Contesto di riferimento e finalità generali del corso perché si lavora per progetti: L'esperienza americana GPRA e NPR

La pianificazione è stata introdotta negli USA in modo sistematico da una Legge del Congresso del 1993: il Government Performance and Results Act , (GPRA). Questa prevede: il Piano strategico pluriennale,

− il Piano delle prestazioni ex ante (annuale), intimamente legato al primo, − il Rapporto sulle prestazioni ex post (annuale); − e infine la rendicontazione e flessibilità gestionale (deroghe alle procedure di controllo se legate a

risultati prestabiliti dai Piani). Mentre sul piano legislativo si compiva il ciclo del GPRA, con il comune supporto di senatori sia repubblicani che democratici, la nuova amministrazione di Clinton lanciava nel 93 la National Performance Review (NPR) - traducibile come "Riforma della Capacità di Prestazione della Nazione" - finalizzata sostanzialmente alla riforma dei metodi gestionali della amministrazione federale, che la GPRA aveva lanciato con rigore, metodo e procedura, appunto, con la pianificazione strategica e sistematica. Nella PA di tutto il mondo occidentale si sono progressivamente consolidate prassi e metodologie che fanno riferimento a questo tipo di impostazione. Sempre di più, anche all'interno delle strutture pubbliche, molte attività hanno le caratteristiche di complessità e di orientamento al risultato tipiche dell'attività “progettuale” in senso stesso, con tutte le dimensioni e le criticità connesse alla definizione degli obiettivi, delle fasi, dei budget, alla creazione e gestione dei gruppi di lavoro che integrano strutture e professionalità diverse, al monitoraggio e alla valutazione dei risultati. Risulta quindi opportuno che la cultura del “project management” sia un patrimonio diffuso anche alle posizioni non apicali e che le competenze relative siano in possesso del personale coinvolto a qualunque titolo nella conduzione e/o nel coordinamento di specifiche attività complesse. Questo corso intende supportare lo sviluppo di capacità di project management negli operatori dell'Agenzia coinvolti nella gestione e coordinamento di attività complesse e di interfaccia tra strutture organizzative diverse. Al termine dell'intervento il personale coinvolto deve essere in grado di: • pianificare e organizzare le attività: preparare, in concerto con i referenti e i responsabili superiori, il planning delle attività da svolgere nell'ambito dell'area e/o del progetto assegnato, in funzione degli obiettivi previsti e delle risorse umane e finanziarie a disposizione; • organizzare e gestire le risorse umane: pianificare e ripartire le attività da svolgere, individuando ruoli e funzioni delle risorse umane coinvolte nel progetto, in relazione agli obiettivi da raggiungere, alle competenze professionali necessarie e alle risorse economiche disponibili; • programmare ed eseguire il monitoraggio e la valutare delle attività: supervisionare e alutare lo sviluppo delle attività in relazione agli obiettivi previsti, ai risultati ottenuti e a quelli attesi.

Riassumo velocemente i TITOLI del percorso che faremo insieme:

l concetto di risorsa. Risorse informatiche. Strumenti di supporto alla pianificazione sequenziale del lavoro. Strumenti per la quick analysis e il problem solving. Strumenti di Community management”. Strumenti per il management delle risorse. Strumenti per la restituzione grafica degli elaborati progettuali. Procederemo così: dedichiamo intanto una prima parte del nostro tempo a cercare di capire insieme cosa è un progetto, perché si progetta, che cosa si intende per project management. Utilizzerò la lavagna per annotare le risposte e le osservazioni interessanti che farete. (l’apertura di aula punta a definire concetti chiave e ad acquisirli nel percorso: progetto: finalità, obiettivi risorse vincoli tempo strumenti attività competenze Qualche osservazione:

Un progetto rappresenta l’impegno unico per realizzare un prodotto nell’ambito di tempi, risorse, vincoli e caratteristiche di qualità preventivamente determinate.

‐ Il progetto è per natura “unico”

‐ Ha una tempistica ben definita

‐ Ha un budget predefinito e approvato

‐ Ha risorse limitate

‐ Comporta dei rischi

‐ Persegue dei cambiamenti, dei benefici.

Project Management: comporta una serie di skills (abilità) un serie di strumenti utili (tools) una serie di processi o competenze. Un buon progetto

1) deve essere chiaramente formulato 2) deve mostrare e dimostrare la sua realizzabilità 3) deve conquistare i suoi lettori ed i valutatori 4) deve mostrarsi attendibile nelle previsioni economiche finanziarie (di spesa e di incasso) 5) deve prestarsi a diversi livelli di lettura, farsi comprendere nelle grandi linee ad un lettore

veloce e persino superficiale (documento agile, snello, linguaggio tecnico ma comprensibile) 6) Importanza della sintesi (spesso è la parte di progetto che viene più letta)

Il PM, chi ha dunque le responsabilità di un progetto, ha spesso la necessità di scrivere documenti, dai quali spesso può dipendere il successo del progetto stesso; bisogna dunque che questo lavoro sia ben fatto. Qualche consiglio: Essere semplici; Andare al sodo; Rispettare una struttura chiara; curare la stesura di un indice (tavola dei contenuti) usare immagini per rendere il lavoro più facile da leggere ; inserire tabelle e diagrammi per spiegare i punti difficili; usare paragrafi brevi per valorizzare punti importanti; usare bene la formattazione del testo (grassetto e corsivo) usare la elencazione per punti ( bullets) perchè attrae l’attenzione e si memorizza meglio; cercate sempre di raccontare una storia. A tutti piacciono le storie belle; cerchiamo allora di scrivere ogni documento come una bella storia: con un inizio , introducete subito le cose importanti e spiegate cosa si imparerà a leggere tutto il documento. E, dopo il corpo del vostro documento, curate la conclusione.

La buona riuscita di un progetto richiede

1) che i problemi siano ben affrontati 2) che ci sia una buona pianificazione 3) che siano valide le relazioni causali esplicitate (causa effetto) 4) che gli operatori siano competenti 5) che ci sia una sufficiente capacità organizzativa (management di progetto). Importanza della

segretaria di produzione (figura intermedia). La cultura organizzative deve essere diffusa. 6) che ci sia un buon piano di comunicazione. Citizen empowerment. Soprattutto nei progetti

pubblici (esempio nel caso di lavori pubblici). 7) che ci sia la capacità di evidenziare e valorizzare i risultati 8) che i partners siano affidabili e rispettino gli impegni.

PROJECT MANAGEMENT PROCESS

1. Acquisire precise specifiche di progetto. 2. Pianificare il progetto – tempi, team, attività, risorse, finanziamenti. 3. Comunicare il piano di progetto al vostro project team. 4. Condividere e delegare le azioni di progetto. 5. Gestire, motivare, informare, incoraggiare, rafforzare il project team. 6. Check, measure, review project progress; adeguare il piano di progetto e

informare il project team e gli altri. 7. Completare il ; review and report su project performance; valorizzare i

successi e ringraziare il project team.

Fase iniziale /Business case E’ la fase nella quale si identificano dettagliatamente benefici e costi del progetto, meglio della soluzione progettuale, nella quale il committente piò apprezzare che la vostra soluzione è quella più vantaggiosa

Project Charter /Preliminare La elaborazione del preliminare di progetto è forse lo step più significativo del PLC; è in questa fase si definiscono tutti i parametri entro i quali il progetto dovrà essere consegnato: in questa fase

Si illustrano la vision e gli obiettivi del progetto Si definisce lo scopo operativo del progetto Si elencano tutti i possibili risultati del progetto Si descrive la situazione dei clienti e di tutti I soggetti interessati al progetto Si elencano l ruoli chiave e le responsabilità Si definisce una struttura organizzativa per il progetto Si elencano I rischi , I problemi, le iniziative per prevenirli

• La Vision. E’ l’idea di fondo, il sogno al quale vorremmo dare concretezza attraverso il

progetto. Si tratta di immaginare un’idea bella, senza aver paura di osare troppo. Non dobbiamo mettere alle prova le nostre capacità di pensare in grande. Ogni organizzazione infatti, ha bisogno di migliorarsi, altrimenti tende ad implodere. Il miglioramento deve essere continuo, si devono introdurre continuamente elementi di novità. Le organizzazioni hanno invece una naturale tendenza a stabilizzarsi.

• L’obiettivo. Deve essere concreto, misurabile. • Orientering. Sapere a che punto siamo. Discernimento. Tra la vision ed il sogno ad occhi

aperti c’è la differenza che deriva dalla consapevolezza del dove siamo. Per poter fare un passo avanti è necessario avere la consapevolezza di dove appoggiano i nostri piedi, di quale sia la realtà.

• Lo sviluppo. Descrivere il dinamismo che si vorrebbe attivare attraverso il progetto: quello che si vorrebbe far accadere realizzandolo, la succesione delle fasi della sua attuazione.

• Iniziative/Attività. Prevedere una sequenza di attività con la relativa durata temporale. Il tempo 0 è la partenza, il tempo finale è la scadenza del progetto. Sono le attività più o meno strutturate che si scelgono per dare sviluppo al progetto. Per ogni fase ci sono anche gli obiettivi di quella fase. Alcuni di questi obiettivi sono regolati da un rapporto causale. Percorso critico (possibilità di utilizzare software specifici, diagrammi di flusso).

• Matrice delle responsabilità. Prevedere chi fa che cosa. Per ogni attività si deve indicare qual è il soggetto che ne risponde.

• Persone. E’ l’elenco delle persone coinvolte e dei loro compiti: più concreti sono i compiti, più semplice sarà realizzarli. Importante pensare ad incontri collegiali. Per ogni fase ci deve essere una perosna singola responsabile.

• Destinatari • Tempi

• Sinergie. La “comunione nella comunità” • Costi e reperimento fondi. Occorre essere capaci di reperire le risorse: quelle necessarie

per finanziare il progetto. Shareolders (sostenitori), stakeholders (interessati) Verifica della fase iniziale: in questa fase si accerta che:

E’ possibile procedere a schedulare l progetto Il Budget assegnato è sufficiente L’elenco dei prodotti è stato realizzato e approvato I rischi sono stati controllati e mitigati I problemi sono stati identificati e risolti I cambiamenti previsti sono stati adeguatamente affrontati Il progetto è alla partenza

Project Plan Eccoci finalmente all’elaborato centrale, in cui :

Sono identificate tutte le fasi, le atività ed i compiti

Sono riassunti tutti gli sforzi necessari a quelle attività e ai compiti

Sono documentate tutte le interdipendenze all’iterno del progetto

Sono elencate le scelte ed i vincoli

È elaborato una scheda dettagliata di tutto il piano progettuale Sono comprese in questa fase;

La identificazione dei milestones La stesura della Work Breakdown Structure La progettazione del monitoraggio della allocazione delle risorse e del loro consumo

I sistemi di reportistica al committente

riprendiamo ora l’itinerario che avevamo annunciato, e che ripetiamo l concetto di risorsa. Risorse informatiche. Strumenti di supporto alla pianificazione sequenziale del lavoro. Strumenti per la quick analysis e il problem solving. Strumenti di Community management”. Strumenti per il management delle risorse. Strumenti per la restituzione grafica degli elaborati progettuali.

RISORSA, abbiamo detto RISORSE INFORMATICHE:

‐ le informazioni prima di tutto; l’informatica consente di usare meglio le informazioni ‐ cosa si intende per datawarehouse ‐ informazioni sui contesti: interno – esterno

TOOLS Tools per assistere la progettazione Esempi:

http://www.12manage.com/methods_PEST_analysis_it.html

pest analysis

analisi swot http://www.slideshare.net/progettare/l-analisi-swot-sintesi http://www.12manage.com/methods_swot_analysis_it.html http://www.studiamo.it/blog/prendere-una-decisione.phpdiagrammi di flusso

http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_97.htm

http://programmazione.html.it/guide/lezione/1246/introduzione-alla-logica-e-diagrammi-di-flusso/

Tools: Ganttproject http://www.ganttproject.biz/

I

Fabiano Corsini

Ora che abbiamo visto un po’ dei tools che possiamo utilizzare, passiamo ad una rilettura analitica della teoria del project management. Troverete la presentazione sul sito www.slideshare.net/progettare , col titolo Project Management. Ora ci avventureremo in questo percorso, che interromperemo – ad un certo punto – per parlare del tema Community Management.