La Governance dei processi di semplificazione attraverso il Performance Management

Novembre 2012 - 1

Villa Valmarana Morosini, Altavilla Vicentina (VI)23 novembre 2012

VII Panel Osservatorio Legislazione & Mercati

SEMPLIFICAZIONE, FISCO, LIQUIDITA’: TRE MOSSE PER UNA VERA CRESCITA

SEMPLIFICAZIONE ORGANIZZATIVA, SBUROCRATIZZAZIONE: CASI ED ESPERIENZE NEL MONDO AZIENDALE, BANCARIO E NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

2a sessione

Novembre 2012 - 2

nuova gestione

Semplificazione e Performance Management

La Governance dei processi di semplificazione attraverso il Performance Management

Novembre 2012

Novembre 2012 - 3

Indice

•I processi di semplificazione •

Concetti Generali Riferimenti normativi

•La semplificazione attraverso il performance management

Assunti di baseIl modello e le sue componenti

•Alcuni esempi

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I Processi di Semplificazione – concetti generali

eliminazione delle attività ridondanti o inutili attraverso ad esempio la maggiore automazione

I concetti di semplificazione attengono a diversi aspetti dell’attività produttiva e di funzionamento di un ente pubblico. Essi impattano fortemente sul modello operativo modificandone radicalmente gli aspetti cardine. Per questo motivo, i processi di semplificazione possono essere considerati attraverso due diverse ottiche:

miglioramento delle modalità di pianificazione e controllo, attraverso la maggiore automazione e l’innovazione organizzativa

Semplificazione verso l’esterno o “ di servizio”

Semplificazione verso l’interno o “di funzionamento”

In sintesi il concetto di semplificazione può e deve essere coniugato strettamente con il concetto di competitività di degli enti della pubblica amministrazione allo scopo di accompagnare

in maniera sana i processi di cambiamento e transizione, oltre che di modernizzazione in atto.

aumento degli aspetti relativi all’efficienza, intesa sia sotto l’aspetto della produttività sia sotto il profilo economico finanziario

interventi che aumentando il grado di accessibilità, di tempestività e di efficacia siano in grado di ridurre gli oneri verso i cittadini e gli stakeholder in generale

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I processi di semplificazione – Normativa di riferimento 1/2

Ridurre gli oneri amministrativi che gravano sulle imprese è una riforma che non costa, libera risorse per la crescita e, favorendo un migliore ambiente imprenditoriale, fa aumentare l’interesse degli investitori internazionali a sviluppare iniziative economiche nel nostro Paese…Semplificazioni in materia di autorizzazioni per l’esercizio delle attività economiche e di controlli sulle imprese.Semplificazione e razionalizzazione delle procedure amministrative…Razionalizzazione del sistema dei controlli sulle imprese, in modo da garantire la semplicità e la proporzionalità di tali controlli e di favorirne lo svolgimento in un clima più « amichevole » e collaborativo…

I cittadini

Le imprese

Eliminazione di inutili duplicazioni delle certificazioni mediche e di adempimenti ancora richiesti alle persone con disabilità per l’accesso ai benefici loro spettanti…Cambi di residenza in tempo reale e con efficacia immediata…Velocizzazione delle comunicazioni tra amministrazioni per le procedure anagrafiche e di stato civile, che dovranno essere effettuate esclusivamente per via telematica…

I processi di semplificazione e sburocratizzazione, stanno interessando in modo sensibile anche il legislatore quale chiave per aumentare la competitività del paese:

Decreto Legge (DL 9 febbraio 2012 n.5)Semplifica Italia

…"intende modernizzare i rapporti tra pubblica amministrazione, cittadini e imprese, puntando sull’agenda digitale e l’innovazione" …

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Filippo Patroni GriffiMinistro per la Pubblica Amministrazione

Al Decreto Legge 9 febbraio 2012 segue il nuovo pacchetto semplificazioni bis il quale contiene un totale di 34 articoli che affrontano diversi nodi burocratici irrisolti, che vanno dalla previdenza, alla sicurezza sul lavoro, dall’esposizione a torri a frequenze elevate a, non da ultimo, il comparto ambientale.

Il decreto introduce ulteriori e sensibili input di modifica e revisione dei processi interni in ottica di semplificazione, sburocratizzazione e miglioramento delle performance.

…il provvedimento «crea le condizioni ordinamentali di contesto perché possa meglio esplicarsi l'attività economica delle imprese e perché possa essere un po' più semplice in alcuni passaggi burocratici la vita dei cittadini».

I processi di semplificazione – Normativa di riferimento 2/2

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La semplificazione attraverso il performance management – assunti di base

Come dare effettività ai processi di semplificazione avendo garanzia della corretta implementazione degli stessi ?

La fase di programmazione e

pianificazione

La fase di monitoraggio e

valutazione

La fase di rendicontazione e

feedback

Attraverso la definizione degli assi prioritari di sviluppo, degli obiettivi strategici collegati, de i progetti operativi di realizzazione

Obiettivi operativi di semplificazione

Attraverso la definizione dei meccanismi di misurazione e valutazione degli impatti in termini di qualità e vantaggio dei processi di semplificazione

Modelli di valutazione

Attraverso la elaborazione di un sistema di valutazione e di quanto realizzato che sia il più possibile trasparente e aperto

Reportistica aperta e consultabile

In sintesi è necessario un sistema che governi tutte le grandezze sopra elencate e le convogli in un percorso orientato all’innalzamento delle

performance di servizio.

E’ necessario poter disporre di un modello operativo e di gestione che consenta:

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La semplificazione attraverso il performance management Il modello e le sue componenti

Tutta l'organizzazione dell'Ente si muove su direttrici definite di lungo periodo, perseguendo traguardi condivisi

Gli Organi di indirizzo monitorano l'operato dell'Ente (performance) e sono in grado di apportare o correttivi, organizzativi o di processo, o di ritarare le strategie dell'Ente

Il performance management rappresenta uno strumento utile all'organizzazione di un Ente per definire meglio le strategie e monitorare il loro stato di attuazione gestendo e misurando le performance

I benefici del performance management:

Processi correnti SERVIZI

Processi di semplificazione

Linee Strategiche dell'Ente

1 2

Attività dell'Ente

Corrente

Progettuale o di sviluppo

Processi di sviluppo

Driver di miglioramento

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L'approccio ottimale al performance management prevede la pianificazione e programmazione di lungo periodo (3-5 anni) di un Ente

Il primo passaggio è quello di raccogliere ed interpretare le intenzioni alte della politica e delle funzioni dell'Ente

Il secondo è quello di programmare le strategie, traducendole in obiettivi, in base alle risorse a disposizione

Il terzo passaggio è quello di assegnare obiettivi (o target) all'organizzazione e ai processi che governa

Piano di Mandato

(livello strategico politico)

Linee Strategiche delle Strutture/Funzioni

dell'Ente

(livello strategico istituzionale)

programmazione



Target dei servizi

Obiettivi

Obiettivi


INTERSCAMBIO

Attraverso l’utilizzo di un simile approccio è possibile programmare e pianificare interventi di semplificazione e sburocratizzazione calandoli nella realtà “produttiva” dell’ente e monitorandone l’implementazione e gli impatti

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Il processo di sviluppo e di semplificazione si esaurisce una volta raggiunto l'obiettivo; tale obiettivo dovrebbe a sua volta impattare positivamente sull'attività corrente, quindi sui servizi erogati dall'Ente.



Target dei servizi

Obiettivi

Obiettivi


Il performance management, attraverso il monitoraggio degli indicatori associati ai processi correnti o servizi, è in grado di fornire risposte concrete sugli effetti del processo di semplificazione.

Attivitàcostante

Attività a scadenza

Impatto

Perimetro di implementazione

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Un esempio di semplificazione di servizio – Processi di dematerializzazione

Servizio Dimensione di valutazione

Sottodimensione di valutazione Indicatore 2010 2011 2012

Anagrafe

Efficienza

Output

Risorse finanziarie

Risorse umane

AccessibilitàAccessibilità fisica

Accessibilità multicanale Certificati scaricabili on line/ Totale certificati erogabili 20% 20% 80%

Tempestività Tempestività

Efficacia

Conformità

Adeguatezza

Compiutezza

Impatto

Processo di semplificazioneStato avanzamento processo/progetto

2009 2010 2011

Dematerializzazione 20% 50% 100%

Un processo di "Dematerializzazione" apporta sui servizi erogati una sensibile semplificazione ad esempio in termini di accessibilità del servizio. L’esempio riportato, tratto da un comune di grandi dimensioni, dimostra come, nell'anno successivo al suo completamento, ha un impatto positivo sulla qualità del servizio "Anagrafe”; tale impatto è monitorato grazie ai risultati di uno degli indicatori del servizio, sviluppati dal performance management

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Un esempio di semplificazione di servizio – possibilità di benchmarking

Processo di semplificazione

Stato avanzamento processo/progetto

2009 2010 2011

Dematerializzazione 20% 50% 100%

Parimenti, il performance management può far emergere che uno stesso processo di semplificazione "Dematerializzazione" potrebbe avere impatti diversi sullo stesso servizio "Anagrafe" erogato dai diversi Municipi/circoscrizioni di uno stesso Comune a causa di fattori esterno in questo caso di natura demografica

Servizio Dimensione Sottodimensione di valutazione Indicatore 2010 2011 2012

Anagrafe(Mun II)

Accessibilità Accessibilità multicanale Certificati scaricabili on line/ Totale certificati erogabili 20% 20% 80%

Efficacia Adeguatezza Soddisfazione del cittadino 40% 40% 70%

Servizio Dimensione Sottodimensione di valutazione Indicatore 2010 2011 2012

Anagrafe(Mun VI)

Accessibilità Accessibilità multicanale Certificati scaricabili on line/ Totale certificati erogabili 20% 20% 80%

Efficacia Adeguatezza Soddisfazione del cittadino 45% 45% 45%

Municipio II:Età media

38,5

Municipio VI:

Età media 56,3

Impatto

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Un esempio di semplificazione di funzionamento 1/3

L’esempio riportato nelle slide che seguono si riferisce agli interventi di semplificazione introdotti all’interno di un processo di pianificazione generale di un ente pubblico

• Elevata frammentazione dei settori di intervento e dei progetti

• Ridondanza dei settori e dei progetti

• Difficoltà di imputazione degli obiettivi PEG ad un unico progetto

• Coincidenza progetto – obiettivo PEG

• Razionalizzazione settori di intervento e progetti

• da 24 a 9 (settori)• da 280 a 39 (progetti)

• Eliminazione delle ridondanze (il nome del progetto identifica i suoi contenuti e non viene confuso con altri)

• Corretta imputazione dei progetti ai settori e degli obiettivi operativi ai progetti

Settore di intervento

?

Settore di

intervento

Settore di

intervento

Progetto

Progetto

Progetto

?

Progetto

Progetto

Progetto

Obiettivo PEGObiettivo PEGObiettivo PEGObiettivo PEGObiettivo PEG

Obiettivo PEGObiettivo PEG

?

Settore di intervento

Progetto

Progetto

Obiettivo PEGObiettivo PEGObiettivo PEG

Progetto

Obiettivo PEGObiettivo PEG

Obiettivo PEGObiettivo PEGObiettivo PEG

• Semplicità della Struttura della Relazione Previsionale e Programmatica (RPP)

• Maggiore comprensione della RPP

• Migliore redazione della RPP da parte degli operatori

• Corrispondenza logica e di contenuti tra settori di intervento, progetti e obiettivi gestionali

• Facilità di lettura di progetti e obiettivi gestionali

• Migliore comunicabilità dei contenuti di progetto verso l'esterno (un progetto non viene confuso con uno dalla dicitura analoga)

2011 2012 Benefici

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• Mappatura di tutti i servizi erogati

• Suddivisione del PEG in attività corrente attesa e progetti

• Classificazione degli obiettivi in:• obiettivi di mantenimento • obiettivi di sviluppo

• Pesatura degli obiettivi equiripartita

• Il PEG non contempla l’attività corrente attesa ma solo gli obiettivi di sviluppo

• La descrizione degli obiettivi è generica

• Non è specificato come il peso dell’obiettivo venga calcolato

2012

• Misurazione delle performance di circa l’80% delle attività che L’Ente svolge ed eroga ai cittadini (servizi)

• Possibilità di estendere la valutazione personale alle risorse impegnate nell'erogazione dei servizi

• Misurazione dell'efficienza nella gestione dei servizi (output prodotto in relazione alle risorse umane e finanziarie utilizzate)

2011 2012 Benefici

La semplificazione impatta anche sui concetti di chiarezza e fruibilità dei documenti di programmazione:

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In sintesi gli esempi riportati hanno consentito di introdurre una semplificazione sensibile dei processi di pianificazione monitoraggio e valutazione riassumibili come segue:

Sistema di

valutazione

Nuova professionalità all’interno dell’Amministrazione

PEG

Organizzazione

e processi

Planner

Processi di gestione del ciclo piùperformanti

Valorizzazione delle risorse

Efficiente presidio degli obiettivi politico - strategici

Pianificazione, monitoraggio e valutazione dell’intera attività dell’Ente

Misurazione di tutti i livelli professionali, in base a parametri dedicati e specifici

Attraverso l’utilizzo dei sistemi di performance management è stato ridotto il tempo di

ciclo della pianificazione di circa tre mesi ottenendo una

possibilità di rendicontazione dei risultati a cadenze

mensili

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Un esempio di automazione per il cittadino - Il Sistema informatico INFOLLPP

• Il sistema informatico INFOLLPP permette al cittadino di accedere alla banca dati del sistema SILAP (Sistema Informativo Lavori Pubblici) e visualizzare alcune informazioni riguardanti i lavori pubblici in ‘corso di esecuzione’ sul territorio di Roma Capitale;

• al cittadino sarà consentito visualizzare i soli lavori per i quali il Dirigente Responsabile dell’Unità Organizzativa di competenza avrà provveduto alla convalida mediante il sistema informativo SILAP.

Ulteriore esempio di semplificazione dei processi interni gestito in ottica di miglioramento delle performance è rappresentato dal Sistema Info Lavori Pubblici implementato dall’amministrazione di Roma Capitale allo scopo di aumentare l’accessibilità del servizio riducendo gli oneri e i costi per il cittadino utente.

Semplificazione di Servizio

Semplificazione di Funzionamento

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Il Sistema informatico INFOLLPP

2

1

3

muovendo il cursore sull’icona verde di interesse, il cittadino potrà visualizzare le seguenti informazioni: l’oggetto dell’appalto, la data consegna lavori, il Responsabile del Procedimento e tutti i recapiti telefonici

inoltre, il sistema visualizzerà mediante un’icona verde, quelli che sono i lavori presenti nelle vicinanze dell’indirizzo prescelto indicandone anche la distanza

inserendo l’indirizzo prescelto nell’apposita casella, il sistema, dopo averlo localizzato, lo mostrerà a video mediante un’icona rossa

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GRAZIE PER L’ATTENZIONE!!!!!

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ROMA

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