time

Produttivitànell’organizzazione

� Spunti sulla gestione del tempo e dei processi interniA cura di Paolo Vallicelli – Gruppo Len

4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 1

Pianificare la giornata…una storia

Un giorno un agricoltore disse alla moglie: “Domani aro il campo ovest”.

Il mattino successivo uscì per lubrificare il trattore,

ma gli mancava l’olio e andò al negozio a procurarselo.

Per strada notò che non era stato dato da mangiare ai maiali.

Si diresse verso il silos per prendere il granoturco.

Là vide dei sacchi che gli ricordarono che c’era bisogno di mettere le patate a

germogliare. Si avviò verso la buca delle patate e per strada scorse il deposito

della legna e si ricordò che prima aveva promesso di portarne un po’ a casa.

Prima però doveva tagliarla e aveva lasciato l’accetta nel pollaio.

Andando a cercare l’accetta incontrò sua moglie che dava da mangiare alle

galline e sorpresa lei gli chiese: “Hai già finito di arare?”

“Finito?” gridò l’agricoltore “Non ho nemmeno cominciato”

4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 2

La Gestione del tempo…

Non significa fare più cose possibili,

significa fare quelle più importantiNNon significa fare pion significa fare piùù cose possibili, cose possibili,

significa fare quelle pisignifica fare quelle piùù importantiimportanti

Significa controllare la risorsa più importante,

quella più scarsaSSignifica controllare la risorsa piignifica controllare la risorsa piùù importante, importante,

quella piquella piùù scarsascarsa

Significa considerare non solo efficienza ed efficacia, ma anche

benessere personale e organizzativo

Significa considerare non solo Significa considerare non solo

efficienza ed efficacia, ma anche efficienza ed efficacia, ma anche

benessere personale e benessere personale e

organizzativoorganizzativo

4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 3

� Problemi organizzativi (processi/comunicazione/collaborazione)

�Disordine (documenti-pc)

�Mancanza di pianificazione

� Mancanza di disciplina

� Tendenza al rinvio

� Comunicazione scadente

� Non delegare (non far crescere il tuo personale)

� Non saper dire di NO (seguire le priorità di altri)

� Non gestire le interruzioni

� Riunioni inutili

� Obiettivi o priorità poco chiare

QUIZZONE: cosa ci fa perdere tempo?

4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 4

Ma soprattutto…NON AVERE PRIORITA’

Ma Ma soprattuttosoprattutto……

NON AVERE PRIORITANON AVERE PRIORITA’’

SindromeSindrome delldell’’urgenza o urgenza o

del fare quelle che si ha davanti (no al del fare quelle che si ha davanti (no al L.I.F.O.L.I.F.O. !!!)!!!)

Sindrome del rimandare le attività che non ci

piaccionoSindromeSindrome del rimandare le attivitdel rimandare le attivitàà che non ci che non ci

piaccionopiacciono

PrioritPrioritàà: : èè unun’’attivitattivitàà pipiùù importante, importante,

perchperchéé legata ai vostri legata ai vostri obiettiviobiettivi

4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 5

Il principio di Pareto: la regola 20/80

•Il 20% di un documento contiene l’80% delle informazioni rilevanti

• Il 20% dei clienti contribuisce all’80% del fatturato…

Il 20% delle vostre attività può produrre

l’80% dei risultati

Il 20% delle vostre attività può produrre

l’80% dei risultati

Ci sono attività e clienti ad elevato valore

4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 6

Riflessione: dove perdete più tempo?

Rilavorazioni. Il tempo speso a rifare attività già

fatte (male) da altri o da noi stessi.

Lavoro inutili. Il tempo sprecato per attività

superflue e senza valore aggiunto.

Doppi lavori. Il tempo impiegato per svolgere

attività che altri stanno già facendo.

Ladri di tempo. Il tempo che ci viene sottratto da

altri.

Rilavorazioni.Rilavorazioni. Il tempo speso a rifare attivitIl tempo speso a rifare attivitàà gigiàà

fatte fatte (male)(male) da altri o da noi stessi.da altri o da noi stessi.

Lavoro inutili.Lavoro inutili. Il tempo sprecato per attivitIl tempo sprecato per attivitàà

superflue e senza valore aggiunto.superflue e senza valore aggiunto.

Doppi lavori.Doppi lavori. Il tempo impiegato per svolgere Il tempo impiegato per svolgere

attivitattivitàà che altri stanno giche altri stanno giàà facendo.facendo.

Ladri di tempo.Ladri di tempo. Il tempo che ci viene sottratto da Il tempo che ci viene sottratto da

altri.altri.

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LA MATRICE DEL TEMPO

UrgenteN

on

im

po

rtan

teIm

po

rtan

te

1°

Crisi

Problemi pressanti

Progetti a scadenza

Riunioni/Report

3°

Interruzioni, alcune telefonate, e-mail

Certe riunioni

Attività urgenti

4°

Routine

Alcune e-mail telefonate

Attività di “fuga”

Eccessi

Non Urgente

2°Pianificazione

Costruire relazioni

Preparazione Prevenzione

Pensiero Creativo/migliorativo

Cronicità del problema

4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 8

LA MATRICE DEL TEMPO

UrgenteN

on

im

po

rtan

teIm

po

rtan

te

Necessità

Stress

Problemi e scadenze

“Spegnere l’incendio”

Minimizzare e gestire

Le priorità degli altri

Pensano di essere nel 1° Q.

“Spegnere l’incendio in

altre nazioni”

Eliminare, cestinare

Inefficienza ed inefficacia

Senso di inutilità

Licenziamento

Non Urgente

Produttività

Equilibrio

Valore aggiunto

“Prevenire l’incendio”

4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 9

Dove stiamo più spesso:Il metodo “urgenza ed importanza”

Urgente: subito! Attenzione immediata.

Sono le attività ben “visibili” e spesso

“facili”

Noi reagiamo alle faccende urgenti.

Le attività importanti, MA NON urgenti richiedono più iniziativa (PROATTIVITA’)

Noi Noi reagiamoreagiamo alle faccende urgenti. alle faccende urgenti.

Le attivitLe attivitàà importanti, MA NON urgenti importanti, MA NON urgenti richiedono pirichiedono piùù iniziativa iniziativa (PROATTIVITA(PROATTIVITA’’))

4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 10

L’approccio del Q2 : Dovrei proprio…

••PianificarePianificare la settimana e la giornatala settimana e la giornata

•• Quel progetto che stai Quel progetto che stai rimandandorimandando ……

•• Risoluzione di problemi Risoluzione di problemi cronicicronici

•• RinforzareRinforzare le relazionile relazioni

•• AggiornamentoAggiornamento

•• Aumentare la Aumentare la collaborazionecollaborazione tra colleghitra colleghi

•• Extra lavoro (es. fare esercizio fisico)Extra lavoro (es. fare esercizio fisico)

Lavorando sul 2Lavorando sul 2°°Quadrante si riduce il tempo passato nel 1Quadrante si riduce il tempo passato nel 1°°

Quello che stairimandando si

trasformain crisi

4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 11

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