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La Gestione del Tempo

Un METODO semplice ed efficace

Come gli imprenditori di successo riescono a gestire il proprio

tempo ottenendo grandi risultati.

Godendo a pieno dei propri guadagni più di chiunque altro…

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Indice dei contenuti

Prefazione………………………………………………………………..…pag. 3

Introduzione: IL TEMPO………………………………………………pag. 4

Analisi del Problema…………………………………………………...pag. 6

I Quattro Quadranti…………………………………………………….pag. 7

Quadrante Ⅰ………………………………………………………………pag. 9

Quadrante Ⅲ………………………………………………………….....pag. 10

Quadrante Ⅱ………………………………………………………….....pag. 11

Quadrante Ⅳ……………………………………………………………..pag. 13

Far Fronte……………………………………………………………........pag. 14

Soluzione…………………………………………………………….........pag. 15

Alcune attività per singolo Quadrante………………………..pag. 16

Conclusione………………………………………………………………..pag. 17

Mission e Contatti……………………………………………………...pag. 18

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Prefazione

Perché nasce questo e-book?

Perché mi trovo spesso coinvolto in discorsi con clienti o potenziali clienti che polarizzano la loro

attenzione a non avere tempo, non poter fare questo o non riuscire a fare altro.

E se ci pensi bene, qual è il bene più prezioso che abbiamo se non il nostro tempo? Fatti i dovuti

scongiuri, una volta terminato… credo non serva dire altro.

Bene, ora non hai più scuse!

Se applichi i dati contenuti in questo e-book vedrai magicamente lievitare la tua disponibilità di

tempo. Potrai dedicarti a tutte quelle cose che ti donano piacere, a cui spesso devi rinunciare.

Potrai finalmente studiare e pianificare le migliori strategie per la tua azienda e tante altre cose

che oggi non riesci a fare.

Occupandomi di tante attività contemporaneamente, se non avessi questa tecnologia per la

Gestione del Tempo non riuscirei a fare neanche la metà delle cose che faccio.

Ora, dopo più di una dozzina d’anni che uso questo metodo, non devo più pensare “questo va

bene o questo no”, agisco d’impulso consequenziale a quello che mi trovo di fronte. Evitando così

di sprecare il mio tempo.

Buona lettura

Un Ringraziamento Speciale…

Va al mio amico Paolo A. Ruggeri, autore del best seller “I Nuovi

Condottieri” da cui ho attinto le pietre angolari di questo lavoro.

La riconoscenza che intendo dimostrare con queste poche parole è ben

poca cosa a confronto di ciò che ha fatto per me. Con immensa gratitudine.

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INTRODUZIONE: IL TEMPO

Sarai d’accordo con me che trovare ogni metodo utile nella Gestione del Tempo è fondamentale

per una migliore conduzione della nostra VITA. Purtroppo, spesso, manca la consapevolezza del

TEMPO, come se non avesse mai fine. Ma non è così.

Partiamo sull'argomento collegandoci ad uno strumento già trattato nel blog:

http://www.vincenzodicaprio.it/misura-produttivita-pareto/

Legge di Pareto

Analisi paretiana

Questa analisi ipotizza che l'80% delle attività possono essere completate nel 20% del tempo

disponibile, il restante 20% dei compiti verrà completato nell'80% del tempo.

Questo principio è utilizzato per ordinare in due parti le attività.

In base a questa forma di "Pareto-efficienza", si raccomanda che ai compiti che rientrano nella

prima categoria venga assegnata una priorità più alta.

La legge 80/20 può essere applicata anche per aumentare la produttività: si è ipotizzato che l'80%

della produttività può essere ottenuta realizzando il 20% dei compiti. Se la gestione del tempo ha

come obiettivo la produttività, allora questo 20% di compiti dovrebbero ottenere la massima

attenzione.

Semplificare

Vi è sempre un modo più semplice e veloce per completare un'operazione, dipende dal metodo

adottato. Se si utilizza un metodo complesso occorrerà più tempo, perciò si dovrebbe cercare

sempre di trovare vari modi con cui completare ogni attività.

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Suddivisione del Tempo

Ma come faccio a distinguere un’attività dall'altra, da quella più produttiva a quella meno utile allo

scopo?

Tutte le attività sono valutate secondo quattro criteri:

Importante e Urgente: attività da eseguire al più presto e di persona;

Importante e Non Urgente: attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente;

Non Importante e Urgente: attività da delegare se possibile;

Non Importante e Non Urgente: attività da eliminare.

La prima volta che ho osservato questo metodo è stato nel 2004, durante un corso di gestione

manageriale tenuta da un “mostro sacro” della materia: Stephen Covey.

“La gestione del tempo è un termine improprio, la sfida è quella di gestire noi stessi.” Stephen Covey

Mi colpì allora la semplicità del sistema. Piena realtà, nulla che non fosse nelle corde della nostra

quotidianità.

La genesi del sistema è imputabile a Dwight D. Eisenhower il famoso generale americano. Tanto

che è stato denominato Metodo Eisenhower.

Riguardo al metodo, è stata attribuita a quest’ultimo la frase: "Ciò che è importante raramente è

urgente e ciò che è urgente raramente è importante."

Di seguito studiato e approfondito da Stephen Covey.

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Analisi del problema

Ho la tua attenzione?

Mi auguro che questa introduzione abbia suscitato il tuo interesse sull'argomento, cosicché potrai

mettere tutta la tua attenzione nel seguire il corso fino in fondo.

Spesso gli imprenditori mi dicono: “Mi rendo conto che dovrei fare le cose che tu dici con i nostri

collaboratori, ma adesso non ho tempo. Quindi le farò quando avrò un pochino di tempo”.

Quante sono quelle cose che sappiamo farebbero la differenza per la nostra azienda, però

continuiamo a rimandare perché ”non abbiamo tempo”?

Ora, pensa a quelle attività che se tu la facessi regolarmente per i prossimi 6 mesi, all'interno della

tua azienda, cambierebbe davvero il volto e l’efficacia del tuo business.

Ti elenco cosa hai pensato: La Motivazione del Personale; La Formazione del Personale; La

Pianificazione Commerciale e Finanziaria; Il Marketing; etc.

Quante ore dedichi a queste attività in percentuale al tuo tempo? Da 0% al 5%, non di più.

In altre parole, stiamo osservando, che queste attività farebbero un’enorme differenza per lo

sviluppo della tua azienda, però il tempo che dedichi ad esse è minimo o nullo. Perché? “Non

appena ho più tempo, mi dedicherò maggiormente a queste cose”?!

Fattelo dire: È pura follia!

Guardiamo il problema da un’altra angolazione.

Un imprenditore ha tempo solamente in due circostanze specifiche:

A) Quando l'azienda è all'inizio della propria attività oppure

B) quando l'azienda sta per fallire.

Noi siamo imprenditori, siamo gente che non avrà mai tempo. Perché, se ha tempo, troverà

qualcosa da fare. Quindi, la domanda: Come fare per avere più tempo? E’ la domanda sbagliata.

La domanda corretta, è: Come posso usare meglio il mio tempo?

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I QUATTRO QUADRANTI

Per prima cosa, ti mostrerò uno schema che identifica tutto il tempo che hai disponibile:

Ora utilizziamo le suddivisioni secondo i quattro criteri visti nell’introduzione:

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Abbiamo diviso il nostro tempo in 4 quadranti: I, II, III, IV.

Dalla parte sinistra metteremo tutte le attività Urgenti e per urgente intendo qualcosa che deve

essere fatto... subito.

Tutti noi gestiamo numerose attività che sono urgenti.

A destra, abbiamo attività Non Urgenti, cioè che possono essere rimandate o per meglio dire, non

necessitano di un nostro immediato intervento.

Nei quadranti superiore, tutte le attività Importanti, definendo importante cose che fanno una

grande differenza verso il raggiungimento della nostra meta e/o obiettivi di breve/medio periodo.

Nei quadranti in basso si collocano attività Non Importanti. Vale a dire, attività che seppur in alcuni

casi siano urgenti, non fanno alcuna differenza per il raggiungimento della meta aziendale e/o

obiettivi di breve/medio periodo.

Ora abbiamo i quattro quadranti ben definiti.

Quadrante I: Attività sia Urgenti che Importanti

Quadrante II: Attività Importanti ma Non Urgenti.

Quadrante III: Attività Non Importanti ma Urgenti.

Quadrante IV: Attività Non Urgenti Non Importanti.

Vediamo quali attività vengono svolte in ogni singolo quadrante.

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Quadrante I

Che cos'è Urgente e Importante? Le Crisi!

Un esempio di Crisi: Viene da me un collaboratore e mi dice che nella reception vi sono uomini con

una divisa grigia e delle stellette che mi cercano. Non posso rimandare devo occuparmene subito.

Oppure, domani c’è la fiera ad Düsseldorf e chiedo al mio collaboratore se ha spedito i materiali

per l'allestimento dello stand. Ma lui cade dalle nuvole, perché era convinto che lo avessi fatto io.

Anche in questo caso non potrò fare altro che correre ai ripari.

O ancora, viene da me uno dei miei collaboratori migliori e mi dice “Sai ho bisogno di parlarti un

attimo" (intendo dire che sta per dare le dimissioni). Per me è una crisi, non posso rimandarla, me

ne devo occupare subito.

Cos'altro è Urgente e Importante, oltre alle Crisi? Beh, il fatturato, vendere e consegnare (o

realizzare), le azioni volte al raggiungimento del budget.

Non possiamo rimandare la nostra produzione giornaliera. Se non vogliamo correre ai ripari con il

direttore della banca.

Procrastinare

Spesso gli imprenditori o i manager, non possono fare attività di formazione e motivazione dei

collaboratori, perché hanno continue crisi da risolvere.

E qui accade un fenomeno molto comune: Quando una persona continua a gestire le crisi, in modo

inconsapevole, inizia ad entrare nel meccanismo delle urgenze. Senza rendersene conto, finito di

gestire le crisi, quelle vere, inizia a gestire tutta una serie di cose con lo stesso criterio e si imbatte

in tutte quelle attività urgenti che però non hanno nessuna importanza. E così facendo si cade nel

Quadrante III.

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Quadrante III

Cosa appartiene a questa categoria?

In generale tutte le attività che hai dato incarico a qualcun altro ma che, per un motivo o per

l’altro, ti ritornano indietro come un bumerang.

Di sicuro uno degli strumenti più potenti su cui viaggiano attività Urgenti Non Importanti è il

telefono, fisso o mobile.

Ad esempio: Dal centralino ti passano una telefonata di un piccolo cliente che ti chiede qualcosa

che avrebbe potuto risolvere la stessa persona del centralino, ma intanto anche se ne guadagni di

popolarità, ti fa perdere un sacco di tempo; Oppure telefonate da parte di piccoli fornitori non

strategici, che avendo l’occasione di averti a tiro cercano di venderti qualcosa che non raccoglie il

tuo interesse; O, ancora peggio, ti chiama quello del mensile “Tal dei Tali” che ti tiene al telefono

altri 15 minuti.

E tante altre telefonate che si ricevono al cellulare che non hanno nessuna importanza per te ma

che comunque ti fanno perdere moltissimo tempo.

Cosa altro c’è nel quadrante III?

E’ quando per caso arrivi in ufficio in ritardo e la segretaria ti dice che ti hanno cercato in 4, oppure

trovi tutta una serie di post it gialli sul tuo tavolo “richiamare il Sig…” “Chiamare il Dott…”

Bene, il 60/80% di quei post it sono Urgenti, ma hanno Scarsa Importanza.

Alcune visite.

Viene a trovarti un fornitore senza appuntamento. E’ qualcosa di urgente perché è lì che vuole

vederti. Però, non farà alcuna differenza se tu lo veda o meno.

Oppure, viene una persona nel tuo ufficio e ti vuole parlare di qualcosa. Per lui la cosa è

importante, per te è solo urgente.

E’ fare il lavoro dei propri collaboratori.

Che cosa possono rimandare che apparentemente non è urgente, per riuscire a fare tutte le

attività del Quadrante III? Possono rimandare le attività del Quadrante II, le attività che faranno la

differenza, per me e la mia attività.

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Quadrante II

Che cos'è IMPORTANTE ma non URGENTE?

Personale

Formazione del Personale: Nessuno verrà mai a bussare alla nostra porta a chiederci "Per favore

mi insegni come fare questo lavoro?"

Motivazione del Personale: Nessuno ci chiamerà per chiederci “Oh, mi dici qualche volta bravo che

sono un po’ in carenza di motivazione?”

Rafforzamento delle Relazioni Interpersonali: Abbiamo una persona davvero valida in azienda.

Portarla fuori a cena per conoscerla e motivarla, non è urgente, ma nel medio lungo termine farà

davvero la differenza.

Organizzazione

Pianificazione: Arriviamo in ufficio ed abbiamo già così tante cose da fare che non dedichiamo due

minuti a fare un piano di lavoro. Il risultato? Ci disperdiamo e facciamo cose inutili per tutta la

giornata.

Prevenzione: Fare il tagliando alla macchina non è mai urgente. Possiamo sempre rimandarlo, però

un giorno, siamo in procinto di partire e ci accorgiamo che la macchina non parte…

Sviluppo di Nuove Opportunità: Non è mai urgente andare a vedere una fiera, per capire quale

sarà il futuro del nostro business, però è importante.

Famiglia

Curare la Propria Famiglia: Andare in ferie con la moglie non è mai urgente, può essere sempre

rimandato. Fino a che ad un certo momento mi rendo conto che ho un problema.

In generale nel Quadrante II abbiamo tutte quelle attività che ci portano ad avere dei PROGRESSI

STRATEGICI.

Che cosa intendiamo con progressi strategici?

Intendiamo quelle attività che non ci fanno solo ottenere un risultato, ma che Rafforzano sia noi

che la nostra struttura aziendale.

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"Ciò che è Importante raramente è Urgente e ciò che è Urgente raramente è Importante." Dwight D. Eisenhower

Oggi più che mai siamo in guerra

Una guerra non è MAI vinta da chi spara più pallottole. Una guerra viene vinta da chi ha la migliore

pianificazione, da chi per primo sviluppa le armi migliori, da chi ha i migliori ufficiali. Non

dall'esercito in cui il generale è quello che lavora di più.

E che cosa succederà se io continuo a rimandare le attività del Quadrante II? Cosa accadrà se non

motivo i miei collaboratori? Loro non gestiranno i propri cicli lavorativi che si trasformeranno in

nuove CRISI.

Cosa succede se io continuo a rimandare la formazione dei miei uomini? Loro fanno errori perché

non sono formati e questi errori richiedono che io intervenga pesantemente per gestire le crisi.

In poche parole, se io non opero nel Quadrante II, le attività di Quadrante II non fatte si

trasformeranno nelle crisi di domani.

Se noi non facciamo le attività di Quadrante II, il nostro Quadrante I si allargherà a dismisura.

Infatti la maggior parte degli imprenditori hanno dei Quadranti I giganteschi.

Il manager o l’imprenditore dopo un po’ di tempo che gestisce esclusivamente delle crisi, arriva al

punto dove inizia a perdere il controllo, a ragionare in termini di Urgenze e dedica un sacco di

tempo al Quadrante III.

Ma quando arriva a sera…

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Quadrante IV

È così schiantato e demotivato che si dedica al Quadrante IV, attività né Urgenti né tantomeno

Importanti, per esempio:

Inizia a leggere il catalogo della Mondoffice, alla ricerca di qualcosa che potrebbe interessargli, ma

in realtà in quel momento e solo un modo per distrarsi; naviga in internet, all'inizio con fini positivi

“verificare i siti dei concorrenti”, ma poi più passa il tempo, più inizia ad essere attratto da siti tipo

www.cicciolina.com.

Si mette a pulire lo schermo del computer in modo maniacale, ci mette mezz'ora e soddisfatto del

risultato fa vedere ai propri collaboratori come andrebbe pulito.

Fa del lavoro materiale

Fa lavori inutili, come ad esempio: Lui che non conosce Excel, si mette a preparare un modulo

statistico e ci lavora un’intera serata, per accorgersi che dovrà buttare tutto. Perché, la sua

segretaria sarebbe stata in grado di farne uno molto migliore in meno di dieci minuti.

In altre parole, il manager è così frustrato che si dedica anima e corpo ad attività

inutili.

Se continui solamente a Far Fronte alle Crisi, presto sarai circondato da Crisi e non avrai

più il tempo di fare altro.

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FAR FRONTE

C’è una legge del Management (cioè della gestione aziendale) che devi metabolizzare: Con Far

Fronte intendiamo affrontare una crisi per risolverla in modo definitivo. Trovare la giusta

Procedura che non permetta più che il fenomeno accada o lo limiti al massimo.

Se chi, in uno stato di crisi, continua solamente a risolvere il caso del momento e non impianta un

“antivirus” che scongiuri il perpetrarsi del fenomeno nel tempo, la necessità di risolvere il

problema continuerà nel tempo, fino a che il manager non annega.

Gestione del tempo del manager non organizzato

Gestione del tempo di un manager ben organizzato

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SOLUZIONE

La soluzione è dedicare una parte del proprio tempo, ogni settimana, all’Organizzazione. Attività di

Quadrante II.

Il manager efficace opera principalmente nel Quadrante II e così facendo previene e comprime le

crisi del futuro.

Come operare nel Quadrante II?

L’imprenditore o il manager che NON identifica le attività di Quadrante II che dovrà svolgere nelle

prossime settimane e non se le segna in agenda, alla fine finirà sempre per fare attività di

Quadrante I, cioè andar dietro ad urgenze senza sviluppare la sua struttura.

Quando devi dedicarti alle attività del Quadrante II, devi davvero applicare la definizione di

POTERE (inteso come energia personale):

Fare quello che uno sta facendo mentre lo sta facendo.

In altre parole, se hai stabilito che devi formare un tuo collaboratore, devi dedicarti

esclusivamente a quello:

Spegnere il telefono cellulare

Non prendere altre telefonate e

se qualcuno viene a cercarti, non sei disponibile.

Per riuscire a motivare o formare qualcuno in modo efficace, dobbiamo avere la nostra completa

attenzione su di lui.

Devi dedicare due giorni alla settimana alle attività di Quadrante II.

Nessun altro in azienda ha il tuo potere di fare attività di Quadrante II e se non lo fai tu come

titolare o come manager, nessuno lo farà e l’azienda ne soffrirà in modo drastico.

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ALCUNE ATTIVITÀ PER SINGOLO QUADRANTE

Chiaramente sono solo alcune delle attività che ogni giorno ti potresti trovare a fare.

Ho inserito sia nel Quadrante III che nel Quadrante IV, alcune attività come telefonate e visite. Che

a seconda della loro natura saranno sempre Non Importanti ma Urgenti oppure no.

Inoltre, come potrai notare, nel Quadrante II ho inserito Ricreazione personale. Questo ti da

l’Importanza di ritagliare del proprio tempo ad attività piacevoli come i tuoi hobby e la tua

famiglia. Cosa diversa da Attività piacevoli che trovi nel Quadrante IV, con cui sono identificate

quelle attività che possono apparire “piacevoli” ma non aiutano al nostro miglioramento personale

e sociale. Da buon intenditor… poche parole

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CONCLUSIONE

Il Quadrante II è il nostro principale strumento per esprimere la nostra causatività¹.

Perché siamo causa delle prestazioni non ottimali dei nostri collaboratori?

Perché non abbiamo mai fatto o fatto poco, delle attività di Quadrante II.

Quindi per concludere

1. Identificare gli obiettivi di prevenzione, formazione, miglioramento (i progressi strategici)

che si vorranno eseguire nelle prossime settimane.

2. Fissare delle date IRREVOCABILI in agenda per quando ci si dovrà occupare di tali obiettivi.

3. Farlo ora!

Ho il tuo accordo? Bene! Buon lavoro.

Questo breve ma intenso corso di formazione manageriale ha lo scopo di donarti consapevolezza.

Cosicché, mentre stai facendo qualunque cosa, nel corso della tua giornata, ti renderai conto in

quale QUADRANTE ti trovi e magari, agisci di conseguenza.

Con i miei migliori auguri.

Vincenzo Di Caprio

¹- Causatività: Sentirsi la causa di ciò che accade intorno a noi. È la massima espressione di responsabilità.

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MISSION

Il mio obiettivo è sempre stato quello di studiare attentamente il mercato e realizzare e

proporre soluzioni che incrementino lo sviluppo, l’espansione e la prosperità dei miei

clienti. Le varie soluzioni che propongo sono basate su una attenta analisi delle reali

problematiche dei miei clienti.

CONTATTI

Vincenzo Di Caprio

Viale della libertà, 35

81016 – Piedimonte Matese – CE

Rimani in contatto con le mie novità seguendo il blog www.vincenzodicaprio.it

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Vincenzo Di Caprio, classe 1960.

A soli 17 anni intraprendo i miei primi passi nel mondo della vendita, per una nota azienda

americana, la Golden Products.

Nell'80 termino questa esperienza con la posizione di Distributore Generale per adempiere

all’obbligo del servizio militare come ufficiale di complemento.

Al mio rientro riprendo la professione di agente nel modo più classico, con un mandato di agenzia

per un grossista di materiale elettrico. Durato circa quattro anni ed altri quattro nel mondo della

distribuzione alimentare.

Alla fine dell'88, la svolta. Incontro un giovane amico, Silvio, il quale mi parla di un progetto che

stava intraprendendo. Trattare imballaggio per alimenti o packaging alimentare.

Nel 1989 nasce Italcarta, una piccolissima realtà di fornitura di packaging alimentare per il mercato

locale. Il mio ingresso in azienda produce un cambiamento strategico, portando l’azienda ad una

continua ed ininterrotta espansione, anno dopo anno, sino a raggiungere la leadership nel settore

della Distribuzione Organizzata.

Come direttore commerciale dell'azienda, ho gestito oltre 6000 clienti. Ho maturato una grande

esperienza nella selezione delle risorse umane, nell'organizzazione e nel controllo dell'attività dei

venditori. Portando la mia rete vendita ai massimi livelli d'espansione.

Oggi, dopo oltre un ventennio di attività imprenditoriale, nasce DOCTORPACK.

Il marchio che identifica la mia trasformazione da imprenditore a consulente.

Metto a disposizione del mio pubblico tutta la mia esperienza. Prima come consulente del

Packaging, ultimo incarico nel gruppo CE.DI SISA Centro Sud S.p.A., e di seguito in tutte quelle

materie che si possono definire costi vivi di gestione, quali: Energia - Finaziamenti - Marketing e

Management.