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Centrale Nazionale di Simulazione Istituto Tecnico Commerciale “L.B.Alberti”

Istituto Don Calabria - Ferrara San Donà di Piave (VE)

7° Fiera internazionale delle Imprese Simulate in Italia

LA FIERA DELLE IMPRESE SIMULATE: PREPARAZIONE, PARTECIPAZIONE E

OTTIMIZZAZIONE DEI RISULTATI

Al fine di agevolare la preparazione e la partecipazione alla fiera elenchiamo di seguito alcuni elementi fondamentali per l’ottimizzazione del lavoro. I principali obiettivi pedagogici della partecipazione alle fiere delle Imprese simulate:

migliorare le competenze imprenditoriali dei discenti; fornire conoscenze sulla partecipazione alle fiere; acquisire esperienza nella preparazione di stand per espositori; sviluppare competenze commerciali e di marketing; promuovere la collaborazione reciproca nella Imprese simulate e lo sviluppo del

commercio virtuale, la presentazione al pubblico dell’esperienza e delle prospettive di collaborazione tra il commercio virtuale e quello reale;

incoraggiare la creazione di nuove relazioni; promuovere l’incontro tra i rappresentanti di aziende provenienti da regioni diverse del

Paese e i futuri specialisti del settore; rafforzare la cooperazione tra gli istituti di istruzione e i partner sociali: imprese

commerciali, rappresentanti di organizzazioni; Per raggiungere tali obiettivi, il formatore della Imprese simulate deve dare importanza al

coinvolgimento dei dipendenti della Imprese simulate in tutte le fasi della pianificazione e

organizzazione della fiera, ossia nelle fasi di scelta della fiera, preparazione, partecipazione e

riepilogo dei risultati.

Requisiti di partecipazione a una fiera

Tariffa di

partecipazione

Solitamente viene indicato il costo di uno stand standard (ad es. 3x2 mq) e

delle attrezzature di base ( ad es. 1 tavolo, 2 sedie, un’insegna davanti allo

stand, e 1 presa elettrica).

Iscrizione È necessaria la pre-iscrizione. Nella maggior parte dei casi i moduli di

iscrizione, firmati e timbrati, devono essere inviati via fax o posta

elettronica. Per alcune fiere esistono dei moduli distinti per la

partecipazione a concorsi, per l’organizzazione di eventi di intrattenimento


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o presentazioni elettroniche.

Orario della

Fiera

Martedì 14/04/2015 – dalle 10.00 alle 18.00 Allestimento degli stand

Mercoledì 15/04/2015 – dalle 09.00 alle 17.00 Fiera

Giovedì 16/04/2015 – dalle 09.00 alle 14.00 Fiera

14.00 - 16.00 Rimozione degli stand

Iscrizione in

loco

In ogni fiera è presente uno stand informativo dove, all’arrivo, è necessario

registrarsi e ottenere ulteriori informazioni.

Scarico dei beni

da esibire

I beni che verranno esposti durante la fiera potranno essere scaricati

Martedì 14/04/2015 dalle 10.00 alle 18.00 e il trasporto di tali beni deve

essere organizzato dagli espositori.

Smantellamento

degli stand

Gli organizzatori chiedono sempre che non si smontino gli stand prima del

termine della fiera. L’orario in cui è consentito iniziare lo smantellamento

dello stand è solitamente indicato nelle istruzioni iniziali della fiera.

Allestimento Sugli stand compaiono i nomi delle imprese simulate.

Si precisa che è assolutamente vietato piantare chiodi, puntine, forare le

pareti degli stand, è possibile utilizzare ganci a "S" per attaccare poster,

quadri, ecc.

L'espositore è responsabile dei danni causati agli oggetti noleggiati.

Il materiale danneggiato (pareti, frontale) dovrà essere pagato

dall'espositore.

Pulizia E’ responsabilità dei partecipanti alla fiera di occuparsi della pulizia dello

stand prima dell’apertura giornaliera. In alcune fiere vengono impiegati

degli addetti alle pulizie per gli spazi comuni

Sicurezza Il controllo di sicurezza dell’area espositiva è solitamente fornito dagli

organizzatori, ma questi ultimi non sono responsabili per danni causati

dalla merce esposta o per furti. La sicurezza dei prodotti esposti durante la

fiera nel periodo di installazione o smantellamento dello stand è

responsabilità degli espositori stessi. In alcune fiere, dopo aver compilato

appositi documenti, è possibile richiedere un’assicurazione aggiuntiva per

la merce esposta. I partecipanti devono rispettare i requisiti antincendio.

Materiali da

portare in fiera:

prodotti dell’azienda madrina da esporre nello stand

ciabatte ed adattatori per la presa di corrente

nastro biadesivo oppure ganci a forma di “S” provvisti di catenelle per


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appendere eventuali poster

cataloghi, volantini dell’impresa simulata (tutti contenenti i loghi

Programma Simulimpresa ED Europen-PEN International)

timbristica, materiale di cancelleria, carta carbone e calcolatrice (si ricorda

che in fiera non è disponibile il fotocopiatore)

modulistica: ordini d’acquisto, fatture, eventualmente documenti di

trasporto, distinte di versamento

per acquisti tra imprese simulate espositrici i mezzi di pagamento

disponibili saranno: carta di credito Europen-PEN International,

bonifico bancario oppure assegno bancario del conto aziendale (TRA

IMPRESE ITALIANE)

biglietti da visita contenenti il nome degli studenti e dell’impresa simulata

sarà possibile utilizzare il conto corrente dei clienti privati per acquisti

individuali presso gli altri stand

PREPARAZIONE

Stabilire gli obiettivi della partecipazione e i compiti

Prendendo in considerazione la situazione della Imprese simulate, occorre stabilire i propri

obiettivi:

cercare nuovi mercati; aumentare il numero di clienti; introdurre sul mercato nuovi prodotti o servizi; valutare la concorrenza per i prodotti o i servizi; prevedere la domanda dei nuovi prodotti o servizi; aderire a determinati contratti (ad es. per la fornitura o la vendita di merci); creare un’immagine positiva dell’impresa sul mercato specifico; intensificare la promozione di nuovi prodotti o servizi ; organizzare la fornitura diretta dei prodotti ai consumatori.

Essendo consapevole degli obiettivi principali della partecipazione alla fiera, l’impresa può

fissare obiettivi concreti, ad es.:

ottenere un determinato numero di contatti utili per l’attività futura; ottenere un determinato numero di accordi per ulteriori incontri con potenziali clienti;


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prendere nota dei desideri dei consumatori, sondare la loro opinione su un certo prodotto o servizio (ad es. in base a criteri specifici di valutazione, quali prezzo, colore, dimensione, imballaggio, gusto ecc.);

stabilire relazioni con aziende di trasporti per la spedizione della merce; distribuire un determinato numero di volantini pubblicitari tra i clienti potenziali; acquistare scorte di beni.

Lavoro di preparazione della fiera

1. Formare un gruppo

Chiedere ai dipendenti quali compiti desiderano svolgere. Ciò aiuterà a scegliere gli incarichi

in modo più preciso; inoltre, i dipendenti saranno soddisfatti quando saranno in grado di

svolgere il lavoro a cui sono interessati. È necessario unire le persone in un gruppo

responsabile della preparazione per la fiera, della partecipazione alla stessa e della

rendicontazione dei risultati. Il leader del gruppo deve essere eletto e i membri devono

spartirsi i vari compiti specifici. Deve anche essere preparato un accurato programma di

lavoro.

2. Mostrare interesse per i materiali visivi preparati da altri gruppi per la partecipazione

alla fiera.

Se non è la prima volta che la Imprese simulate partecipa alla fiera, dovrebbero esistere già

delle fotografie o dei materiali pubblicitari per la stessa fiera (cataloghi, offerte, modelli di

stand ecc.). Guardare anche i materiali video, se esistenti.

3. Consultare gli sponsor relativamente ai prodotti che si desidera esporre nello stand.

Chiedere necessariamente in che modo effettuare le dimostrazioni dei prodotti. Occorre

essere consapevoli del fatto che il vantaggio ottenuto dalla dimostrazione presso le fiere è

indiscutibile.

4. Preparare i materiali pubblicitari stampati da presentare in fiera

Predisporre in modo attraente i quattro elementi fondamentali della pubblicità, ossia la

grafica, il titolo, il testo e lo slogan:

La grafica deve essere interessante, distinta e visibile, cioè deve attrarre l’attenzione in modo inconscio. A tale scopo, occorre utilizzare almeno uno tra gli elementi della pubblicità, quali colori vivaci, caratteri di forma o dimensione inusuali, una grande foto a colori, un testo o persino uno spazio vuoto che appare assai inusuale all’occhio abituato a pagine piene di contenuti.


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Il titolo è l’elemento in base a cui il consumatore è in grado di capire l’argomento della pubblicità e se egli desidera leggerne il testo o meno. Il titolo aiuta ad attrarre il pubblico destinatario. Occorre cercare già nel titolo di specificare il tipo di prodotto, ad esempio”Nuove attrezzature per ufficio…”. Le parole principali del titolo dovrebbero essere “nuovo”, “finalmente”, “per la prima volta” e così via. Quando si crea un titolo, occorre cercare di esprimere l’importanza del consumatore: “Acquistando questo prodotto rivelerai le tue capacità, il tuo coraggio, il tuo talento e la tua fiducia in te stesso, ecc.”

Lo scopo del testo pubblicitario è conquistare il cliente. Il testo deve esprimere i benefici offerti dai prodotti o servizi. Occorre fornire le informazioni con frasi brevi, descrivendo i vantaggi dei prodotti o servizi o raccontando una storia in modo semplice e chiaro. Occorre fornire le informazioni utili per il consumatore. È anche importante la scelta del carattere e il testo può includere il nome, l’indirizzo, gli orari lavorativi, il numero di telefono e altre informazioni di contatto dell’impresa.

Lo slogan è la frase utilizzata per favorire la memorizzazione della pubblicità e aiuta il consumatore a identificare un prodotto o servizio e a generalizzare l’idea dell’iniziativa di promozione.

Anche il formato della pubblicità è importante. Tutti gli elementi di una pubblicità (titolo, grafica, slogan e testo) devono essere facilmente comprensibili e organizzati in modo gradevole da un punto di vista estetico e attraente. È stato dimostrato che la maggior parte dei lettori osserva la pubblicità dall’alto verso il basso e da sinistra verso destra, quindi gli elementi di base della pubblicità riconosciuti come efficaci devono essere situati su una linea diagonale. I formati pubblicitari hanno quasi sempre un elemento predominante, solitamente un’immagine. La pubblicità peggiore è quella in cui tutto il testo è sottolineato, dove nulla è in realtà enfatizzato.

5. Preparare l’elemento pubblicitario cartaceo più importante per la Imprese simulate,

ossia il catalogo dei prodotti o servizi.

I requisiti minimi per coloro che elaborano il catalogo:

specificare il codice di ogni articolo; specificare le caratteristiche più importanti dei prodotti: nome, dimensioni, colore,

composizione del materiale ecc.; inserire le foto dei prodotti; indicare il prezzo (senza dimenticare di specificare se includono l’IVA); specificare i termini e le condizioni di pagamento e consegna; indicare eventuali sconti; numerare le pagine; ideare la copertina e l’ultima pagina. La copertina deve contenere il nome del catalogo,

l’anno di pubblicazione, il marchio, il nome dell’azienda, l’indirizzo, il numero di telefono e di fax, l’indirizzo e-mail e il sito web. Poiché alla fine del catalogo è solitamente incluso anche il listino, è possibile consegnare ai visitatori anche un modulo d’ordine.

6. Scegliere supporti pubblicitari acustici o audiovisivi


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In alcune fiere è possibile preparare moderne e interessanti pubblicità su supporti elettronici

o tramite radio. Sarà possibile utilizzare la presentazione elettronica dell’azienda anche in

seguito diffondendo informazioni sulla Imprese simulate in occasione di eventi diversi.

Occorre cercare di preparare la presentazione in modo tale che si possano aggiungervi nuove

informazioni. Nella preparazione di una pubblicità radiofonica, occorre tenere presente i

seguenti aspetti:

La pubblicità radiofonica consiste principalmente in un annuncio parlato di un annunciatore. Il testo deve essere prossimo al linguaggio parlato e non deve contenere termini complessi. L’espressività della lettura del testo ricopre un ruolo importante. È possibile utilizzare dialoghi e diversi effetti sonori.

Occorre parlare di argomenti che il consumatore apprezza e che lo renderanno felice e a proprio agio, ma non degli argomenti che desidera l’autore (uno dei classici esempi riguarda la pubblicità del dentifricio: “Denti puliti con il nostro dentifricio: i tuoi denti saranno bianchi e splendenti e troverai facilmente nuovi amici!” al posto di “Denti puliti con il nostro dentifricio perché è fatto con gli ingredienti migliori!”).

Occorre ricordare che, per rendere efficace l’annuncio sonoro, esso deve catturare l’attenzione, far sorgere interesse, essere convincente (acquista!) e contenere qualcosa che obblighi ad agire immediatamente. Tutti e quattro questi elementi devono susseguirsi in questa particolare sequenza. Se un elemento manca, la pubblicità non sarà efficace.

Le parole “tu/voi” e “tuo/vostro” devono essere pronunciate entro le prime nove parole. Inoltre: “tu/voi” e “tuo/vostro” devono essere pronunciate il più spesso possibile. Evitare parole come “noi” e “nostro”, poiché il consumatore non è interessato a ciò che accadrà all’impresa. Egli è interessato ai propri vantaggi.

Specificare solamente un recapito nella pubblicità sonora: il numero di telefono oppure l’indirizzo o il sito web.

L’introduzione è la parte più importante della pubblicità sonora. Da essa dipende il fatto che l’ascoltatore continui o meno ad ascoltare l’annuncio. Ad esempio, “Hai l’anima del cowboy e non sai come farla uscire?” L’introduzione deve obbligare le persone a prestare attenzione. Solo dopo di essa si può informare su ciò che si offre e vende.

7. Creare dei gadget che corrispondano allo spirito della Imprese simulate per i clienti, i

partner e i visitatori della fiera.

Offrendo i gadget, sarà possibile migliorare l’immagine della Imprese simulate. Non ritardare

troppo la decisione e la scelta dei gadget, poiché gli ordini urgenti sono più costosi e a volte

persino impossibili da soddisfare.

8. Stabilire la politica dei prezzi

Prendere in considerazione i seguenti elementi: prezzi speciali, sconti per pagamenti

immediati in contanti durante la fiera, sconti per quantità, uso di coupon scontati, sistema di

sconto per determinati prodotti o altri tipi di sconto.


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9. Contattare le imprese per programmare in anticipo la visita in fiera

Contattare telefonicamente o tramite e-mail tutti i partecipanti: Imprese simulate e partner

sociali. Se possibile, confermare per iscritto l’appuntamento per un incontro in fiera.

10. Creare un modello standard

Verificare in ufficio la fattibilità del modello. Verificare che esprima il VANTAGGIO offerto dai

prodotti o servizi. Progettando lo stand, prevedere la posizione del titolo principale a livello

dello sguardo. Deve essere convincente. Pianificarne la sistemazione all’entrata o davanti allo

stand. Cercare di disporre i prodotti in esposizione all’interno dello stand. Utilizzare colori

efficaci. Colori contrastanti e abbinati sono perfetti per creare uno stand attraente. Gli stand

che risultano peggiori sono quelli caratterizzati da un’elevata diversità di colori o da un

sovraccarico degli stessi.

11. Imparare ad essere compratori e venditori

Non dimenticare che vendere è l’obiettivo principale in fiera. Occorre fare in modo che i

potenziali clienti non debbano attendere o vengano ignorati, poiché potrebbero andarsene

dallo stand. Prendere nota in modo semplice delle informazioni relative agli incontri con i

clienti.

Prima della fiera, occorre simulare le situazioni che possono verificarsi durante la fiera e

prepararsi in modo professionale: incontrare i visitatori, rivolgersi a loro in modo cordiale,

comunicare in modo gentile e creare un’atmosfera favorevole, iniziare la conversazione di

affari passando alle negoziazioni relative alla vendita, simulare il comportamento da tenere

nel momento in cui gli interessi dell’impresa corrispondono a pieno con quelli dei visitatori e

non corrispondono affatto, orientare i visitatori e fornire loro informazioni.

12. Pensare a una frase introduttiva per un nuovo cliente

COME, CHE COSA, PERCHÉ, QUANDO e DOVE?

13. Preparare informazioni sui prodotti

Assicurarsi che tutti coloro che lavoreranno nello stand sappiano giudicare al meglio i

prodotti adatti alla vendita e siano in grado di illustrare l’attività svolta dalla Imprese


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simulate, che conoscano la gamma di prodotti, oltre ai loro particolari, alla loro affidabilità, ai

tempi di produzione e consegna e che siano consapevoli non soltanto delle qualità dei

prodotti, ma in grado di soddisfare le esigenze dei compratori. Il personale presente nello

stand deve conoscere bene i vantaggi dei propri prodotti rispetto a quelli offerti dalla

concorrenza, oltre ai loro svantaggi. È in grado di identificare i compratori in base al tipo di

comportamento e di adattarsi agli stessi. Riesce a dimostrare che il prodotto è buono e che è

ciò che serve al compratore. È in grado di dimostrare che il prodotto vale il prezzo stabilito e

di convincere il compratore che il prodotto è ciò che fa attualmente al caso suo.

14. Informarsi su eventuali conferenze o presentazioni speciali in programma durante la

fiera

Quali eventi si svolgeranno durante la fiera? Chi vi parteciperà? Quando e dove si

svolgeranno? A quali eventi parteciperanno i membri del gruppo? Quali membri

parteciperanno? È possibile attirare l’attenzione tramite una presentazione non tradizionale.

Può trattarsi di uno spettacolo, un balletto, una canzone o qualsiasi forma di intrattenimento,

durante la quale i dipendenti della Imprese simulate, sfruttando le loro abilità artistiche,

illustreranno informazioni relative all’azienda, ai servizi e prodotti a cui sono interessati i

partecipanti e i visitatori della fiera.

15. Stabilire chi farà che cosa e quando

Quello che segue è un esempio di come possono essere suddivise le responsabilità tra gli

impiegati che partecipano alla fiera:

Cosa bisogna fare (mansioni) Chi lo deve fare

(dipendenti

incaricati)

Quando bisogna

farlo (in quale

giorno della fiera,

al mattino, al

pomeriggio o

sempre)

Invitare le persone a visitare lo stand

Fare conoscenza con nuovi clienti

Fare pubblicità e vendere nello stand

Compilare eventuali documenti

Consegnare i documenti necessari ai clienti

Inserire dati nel computer


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Visitare altri stand: raccogliere listini prezzi e

offerte, effettuare acquisti

Prendere nota (per iscritto) degli incontri con

clienti e fornitori

Fare fotografie o video

Altro

16. Programmare il viaggio di andata e ritorno per la fiera e la sistemazione per le notti

Trasporto dei prodotti da esporre e delle attrezzature e materiali per lo stand. Viaggi del

personale di andata e ritorno per la fiera. Prenotazione dell’hotel.

17. Spedire inviti per visitare lo stand un mese prima della fiera.

Ad altre Imprese simulate, ai partner sociali e agli sponsor

18. Distribuire buoni sconto ad altre aziende

La Imprese simulate può inviare ai partecipanti alla fiera, in anticipo assieme agli inviti o

distribuendoli all’inizio della fiera, informazioni sui propri buoni sconto o altri tipi di

promozioni che saranno validi durante la fiera relativamente a un determinato prodotto o

servizio.

19. Preparare i documenti

Preparazione di fatture, ordini, contratti, registri o altri moduli. I documenti devono essere

preparati nella lingua di comunicazione specificata dagli organizzatori della fiera. Assicurarsi

che i moduli contengano tutte le colonne necessarie.

20. Ricordare che il sondaggio svolto tra i partecipanti durante la fiera può produrre

risultati affidabili

Presentando un questionario breve e semplice, è possibile scoprire l’opinione delle altre

Imprese simulate riguardo ai propri prodotti, ai relativi prezzi, interventi pubblicitari, alle

vendite e ai compratori. Successivamente, dopo aver analizzato i dati, si avranno a


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disposizione materiali eccellenti per il miglioramento delle campagne di marketing.

21. Munirsi di scorte sufficienti di prodotti destinati alla vendita durante la fiera

Ordinare presso il fornitore una quantità sufficiente di prodotti

22. Creare i biglietti da visita e altri segni identificativi

Solitamente occorre preparare i biglietti da visita dell’azienda e del formatore della Imprese

simulate. Indicare il nome dell’istituto d’istruzione, il nome della Imprese simulate, il marchio

e il nome del dipendente.

23. Pensare agli elementi dell’abbigliamento del personale

I clienti formano la propria opinione dell’impresa e dei suoi dipendenti entro i primi tre o

quattro secondi di comunicazione, quindi è importante avere un aspetto professionale e

attraente.

24. Scegliere i campioni per la fiera

Preventivare il proprio budget. Prendere in affitto, in prestito, acquistare ecc.

25. Preparare lo stand dell’azienda e la disposizione finale dei prodotti esposti

Chiedere agli organizzatori di inviare la pianta del quartiere espositivo con l’area adibita allo

stand. Individuare in che modo e da quale direzione proverrà il flusso principale di visitatori.

Disporre i prodotti esposti nello stand in modo tale che siano distintamente visibili a distanza.

Il personale che lavora nello stand non deve impedirne la visione. Lo stand deve essere diviso

in tre parti:

una zona per il pubblico (la parte principale dello stand, dove si trovano i prodotti in esposizione, dove avviene la comunicazione con i visitatori e dove lavora il personale);

una zona di lavoro (l’area dedicata alle negoziazioni, alle conversazioni importanti e alla compilazione dei documenti);

una zona d’uso da parte del personale (locali ausiliari dove vengono riposte le scorte di prodotti e i materiali pubblicitari).

26. Preparare il budget per la partecipazione alla fiera


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N. Spese previste Note

1. Tariffa di esposizione Solitamente questa tariffa e i servizi in essa inclusi sono

indicati nel modulo di registrazione o nelle informazioni

generali della fiera.

2. Attrezzature e servizi

aggiuntivi

È possibile richiedere agli organizzatori di inviare

informazioni su servizi e attrezzature disponibili e relativi

prezzi.

3. Trasporto Spese di andata e ritorno dal luogo della fiera e dalla fiera

all’hotel.

4. Progettazione dello

stand

Per preventivare queste spese occorre riflettere sul

progetto dello stand e creare un modello preliminare.

5. Pubblicità Catalogo, brochure pubblicitarie, estrazioni a premi ecc.

6. Spese di

rappresentanza

Dolci, caffè, tè, gadget ecc.

7. Personale Il personale dello stand, un autista, i servizi di hotel,

l’indennità giornaliera, lo stipendio

8. Altro Ad esempio l’assicurazione sui prodotti in esposizione

27. Familiarizzare con i documenti finanziari utilizzati alla fiera

Assegni fieristici, carte di credito – di cosa si tratta? Sono annunciati nelle informazioni fornite

dagli organizzatori della fiera. Occorre imparare a compilare i documenti in modo

appropriato. È sempre possibile saldare i conti delle fiere nel modo consueto, ossia

raccogliendo le fatture durante la fiera e pagarle al ritorno.

28. Familiarizzare con i criteri di valutazione dei partecipanti alla fiera indicati nelle

informazioni fornite dagli organizzatori della fiera

Le fiere per Imprese simulate fanno parte del processo di formazione; di conseguenza, in

alcuni Paesi viene organizzata una valutazione dei partecipanti alla fiera. Occorre ricordare ai

discenti che il risultato più importante è l’esperienza acquisita!

29. Mostrare interesse nei confronti degli estratti conti bancari, i cui importi sono gestiti dai

dipendenti della Imprese simulate (per acquisti personali)


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Occorre essere compratori attivi durante la fiera!

30. Stabilire chi è responsabile del corretto imballaggio e trasporto di tutti i prodotti e

documenti della fiera

Creare la seguente lista e verificare che venga rispettata:

Biglietti da visita dell’azienda, materiali audiovisivi e pubblicitari; Gadget per i clienti; Moduli e documenti; Una custodia per i biglietti da visita dei visitatori; Un blocco note per la registrazione dei visitatori; Una cartellina in cui conservare i documenti; Una cartellina in cui conservare le brochure degli altri espositori della fiera; La cancelleria più necessaria: graffette, cucitrice, forbici, nastro adesivo ecc. Il catalogo dei prodotti e servizi offerti in fiera insieme al listino prezzi; Attrezzature domestiche: una prolunga elettrica, una presa multipla, piatti e tovaglioli

usa e getta ecc.; Una calcolatrice Un computer portatile; Una stampante; Caffè, zucchero, dolci, bevande; I medicinali più necessari; Il timbro dell’azienda; Una macchina fotografica o una videocamera; Vestiti e accessori per l’abbigliamento speciale del personale; Altro.

LA PARTECIPAZIONE ALLA FIERA

All’arrivo alla fiera, informare gli organizzatori ed effettuare la registrazione. Allestire lo

stand.

Al momento dell’apertura della fiera inizia il lavoro più duro. Il personale dello stand deve:

prendersi costantemente cura dello stand; annunciare eventi, estrazioni a premi in base al programma delle azioni pubblicitarie,

partecipare alle presentazioni ecc.; dedicare attenzione a ciascun cliente ed essere attivo, visibile ecc. Il lavoro del personale sarà efficiente se:

il numero di persone impiegate nello stand è scelto adeguatamente, tenendo presente che la durata di lavoro efficiente durante la giornata è tra le cinque e le sei ore;

l’illuminazione dello stand è sistemata in modo adeguato; ci si prende cura del kit di primo soccorso;


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gli effetti e i documenti personali vengono tenuti al sicuro; ci sono caffè, tè e snack; le calzature indossate sono comode, poiché solitamente si trascorre la giornata in piedi.

Lavorare con i visitatori della fiera

Le fiere sono visitate da numerose persone interessate all’azienda, alla sua attività e ai suoi

prodotti. I discenti devono sapere:

come presentare l’impresa, i prodotti e servizi, l’istituto d’istruzione e la rete di Imprese simulate;

come presentare l’idea alla base dello stand; come instaurare relazioni iniziali con i visitatori e i clienti, come registrare i visitatori

interessati all’attività dell’azienda (contatti necessari: nome dell’impresa, e-mail, indirizzo, numero di telefono e se possibile nome e cognome);

come soddisfare un cliente speciale (ad es. un potenziale partner sociale) servendo il caffè od offrendo un gadget;

come compilare i contratti, le fatture, gli ordini ecc.; Occorre incoraggiare il personale a comunicare con tutti i visitatori in modo attivo e cortese

(parlare con loro, invitarli, presentarsi ecc.).

Lavorare con altre Imprese simulate

Durante la fiera il personale dello stand deve:

registrare le Imprese simulate che sono interessate ai prodotti dell’azienda (potenziali clienti). Dettagli indispensabili: nome dell’azienda, e-mail, indirizzo, numero di telefono e nome del visitatore;

porre speciale attenzione (offrendo il caffè o un gadget) alle Imprese simulate che hanno prenotato anticipatamente un incontro, con le quali è stata concordata una collaborazione o con le quali vengono sottoscritti dei contratti durante la fiera ecc.;

accettare ordini da altre aziende ed evaderli in modo efficace; organizzare negoziazioni (se necessario, organizzare un incontro con i dirigenti

dell’impresa); prendere nota di informazioni relative alle aziende concorrenti e ai loro prodotti; essere pronti a compilare contratti, fatture, documenti di pagamento, fare ordini

personali presso altre Imprese simulate ecc.; occuparsi delle vendite e degli acquisti durante la fiera, cioè registrare, estrarre e riporre

con cura i documenti al fine di presentare un resoconto alla fine della fiera. Al termine della fiera, controllare quanto segue:

che tutto sia imballato; che tutto venga portato presso i relativi mezzi di trasporto;


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che tutto venga caricato sul mezzo e che tutte le persone siano presenti.

FARE UN RESOCONTO DEI RISULTATI

Ciascuna Imprese simulate deve stabilire gli argomenti di valutazione in base ai propri obiettivi e

alle proprie esigenze. Tuttavia, è necessario prendere in considerazione il numero di visitatori

(quante brochure pubblicitarie sono state distribuite, quanti biglietti da visita sono stati

raccolti), il numero di contatti dopo la fiera, il numero di contratti sottoscritti durante e dopo la

fiera ecc. Nell’analizzare e riassumere i risultati ottenuti in fiera, occorre stabilire se gli obiettivi

della partecipazione sono stati raggiunti. La Imprese simulate deve revisionare i dati oggettivi

(reali), valutare l’efficienza delle spese di partecipazione e individuare gli errori che devono

essere presi in considerazione in futuro.

Si raccomanda di seguire l’esempio sottostante per la presentazione del resoconto dei risultati

ottenuti in fiera:

INFORMAZIONI RELATIVE AI RISULTATI DELLA PARTECIPAZIONE ALLA FIERA

1. Gli obiettivi della partecipazione alla fiera sono stati raggiunti?

2. La preparazione preliminare alla fiera (l’attività pubblicitaria precedente alla fiera, gli inviti

per i visitatori, il materiale informativo ecc.) è stata sufficiente affinché la partecipazione alla

fiera fosse efficace?

3. Quanti contatti sono stati stabiliti tramite la partecipazione alla fiera?

Fino a 10 Tra 10 e 25 Tra 25 e 50

Tra 50 e 100 Tra 100 e 200 Più di 200

4. Tra i contatti ottenuti, ve ne sono di particolarmente importanti per la Imprese simulate (che

potrebbero creare le condizioni per una collaborazione a lungo termine con Imprese simulate

nazionali o internazionali e che consentirebbero di aumentare le vendite di prodotti sul

mercato)?

5. Sono già stati sottoscritti nuovi contratti con Imprese simulate nazionali e internazionali, sono

stati ricevuti ordini di prodotti esposti in fiera tramite le relazioni stabilite in fiera?

Se sì, qual è l’importo totale di tali contratti (ordini)?

Fino a 3.000 Euro Da 3.000 a 30.000 Euro

Da 30.000 Euro a 150.000 Euro Più di 150.000 Euro

6. Quali altri obiettivi sono stati raggiunti tramite la partecipazione alla fiera?


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7. La fiera ha soddisfatto le aspettative (considerando la dimensione e l’importanza della fiera,

l’attrattività per espositori, visitatori, specialisti ecc.)?

8. I prodotti sono stati esposti in modo appropriato in fiera? Commentare.

9. La partecipazione alla fiera (i prodotti esposti e in particolare le dimensioni della

presentazione) hanno offerto dei vantaggi rispetto alla partecipazione delle aziende concorrenti?

10. Quale vantaggio si è ottenuto dai concorrenti che hanno partecipato alla fiera?

11. Che cosa dovrebbe essere fatto in modo differente in caso di partecipazione futura a un’altra

fiera?

12. Note e suggerimenti aggiuntivi.

Stesura di un elenco delle persone interessate ai prodotti dell’azienda

ed instaurazione delle relazioni

Uno degli elementi che indica il raggiungimento dei risultati legati alla partecipazione alla fiera

consiste nel numero di visitatori interessati ai prodotti esposti dall’azienda. Il successo della fiera

si riflette nella quantità di denaro speso per la partecipazione e nel numero di nuovi clienti

acquisiti. Dopo la fiera, è necessario stilare un elenco avente lo scopo di instaurare nuove

relazioni con i clienti potenziali. Successivamente alla fiera, occorre inviare loro informazioni,

cercare di scoprire la loro opinione riguardo alla fiera, chiedere loro se hanno deciso di

acquistare, inviare i listini prezzi od offrire ulteriore collaborazione. È possibile invitare i clienti

(Imprese simulate) provenienti dalla stessa città per un incontro.

Analisi della concorrenza

Uno dei possibili obiettivi della partecipazione alla fiera consiste nella comparazione con altri. Le

imprese che desiderano rimanere sul mercato devono costantemente osservare i prezzi dei

prodotti o servizi offerti dalla concorrenza, i punti di forza e di debolezza della loro attività

aziendale, l’organizzazione della pubblicità, la gamma di prodotti, la qualità ecc. Di conseguenza,

si consiglia all’azienda di preparare un modulo tramite il quale sia possibile operare un

confronto tra le qualità dei prodotti e i benefici forniti all’azienda e le stesse caratteristiche delle

aziende concorrenti.

Calcolo delle entrate e delle uscite

È importante stimare l’efficienza delle spese di partecipazione. È quindi necessario:


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ricalcolare le spese effettive sostenute per la partecipazione alla fiera e confrontarle con il budget totale previsto;

calcolare le entrate ottenute durante la fiera. A tale scopo, dopo la fiera occorre redigere un riepilogo dei contratti di vendita;

confrontare le entrate ottenute durante la fiera con le spese effettive sostenute per la partecipazione e analizzare quali spese hanno offerto un beneficio e quali non hanno portato gli effetti sperati e perché.

Incentivare il personale

I formatori della Imprese simulate non devono dimenticare un premio molto semplice ma

altrettanto efficace che non costa nulla: il ringraziamento. Un messaggio sincero di

ringraziamento inviato in tempo (sia verbalmente che per iscritto, privatamente o in pubblico) è

la garanzia della motivazione. I dipendenti devono sempre essere incentivati per il buon lavoro

svolto o per i risultati eccellenti ottenuti alla fiera, almeno con dei certificati d’onore. Devono

essere presentati pubblicamente alla comunità scolastica, l’amministrazione della scuola deve

essere interpellata per offrire incentivi finanziari e i dipendenti devono anche ricevere dei bonus

per l’attività virtuale dell’azienda.

LA FIERA DELLE IMPRESE SIMULATE: PREPARAZIONE ...€¦ · Al fine di agevolare la preparazione e la...

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