La consultazione, nella forma di focus group, e i s uoi contributi alla realizzazione del Progetto AIR GED “Modello di Archiviazione della Documentazione Amministrativa

di Roma Capitale” .

Paola Sisto

Settembre 2012

Dipartimento Comunicazione e Diritti dei Cittadini –Progetti Strategici e Grandi Eventi U.O. Progetti di partecipazione e tutela dei diritti dei cittadini - AIR

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Tra le fasi di realizzazione del progetto GED ha avuto, a mio avviso, un ruolo importante quello della consultazione, sulla gestione elettronica documentale, delle 19 strutture territoriali e dei corrispondenti gruppi di Polizia Locale (in seguito gruppi PL), coinvolti attraverso le figure dei responsabili e degli addetti alla protocollazione1.

La forma di consultazione prescelta dal gruppo AIR GED è stata quella dei focus group, perché implicante un’interazione costante, con i partecipanti e tra i partecipanti, in grado di rivelare:

� i modelli di gestione elettronica documentale e di archiviazione adottati dalle singole strutture, in base ad atti formali o in maniera informale,

� le reali necessità evidenziate da ciascuno e da tutti i partecipanti rispetto alla protocollazione e all’archiviazione.

Per il gruppo di lavoro AIR GED prendere visione dei suddetti modelli e delle necessità citate avrebbe significato, così come nei fatti ha significato:

1) verificare se occorresse o meno procedere all’omogeneizzazione dei modelli di gestione documentale, per poi puntare alla realizzazione dell’obiettivo miglioramento del sistema di protocollazione informatica vigente; 2) tener conto delle necessità effettive, ai fini della realizzazione di un sistema di classificazione dei documenti fondato sui requisiti di fruibilità e sostenibilità.

Tenendo conto delle informazioni già desunte da precedenti consultazioni2, il gruppo di lavoro ha ritenuto di strutturare i focus group con domande su argomenti specifici, di seguito indicati; l’intento era quello di servirsi dell’elaborazione delle risposte nel processo definitorio:

a) di opzioni al modello organizzativo e procedurale di archiviazione della documentazione capitolina vigente; b) di un intervento migliorativo sull’altrettanto vigente sistema di protocollo informatico.

Pari a 6, tali domande3 hanno puntato a verificare:

1. se le strutture e i gruppi PL avessero o meno individuato la tipologia di documenti non soggetti a protocollazione e, in caso di risposta affermativa, di quali si trattasse;

2. se, nell’ambito del sistema di protocollo web, le strutture e i gruppi PL avessero o meno identificato i documenti protocollabili scansionabili e quelli non scansionabili, con la precisazione, riguardo a questi ultimi, che la non de materializzazione d’essi dipendesse, ad esempio, da impossibilità tecnica, motivi di riservatezza o altro ancora;

3. le modalità di utilizzo del sistema web delle strutture e dei gruppi PL, esplicitabili nei criteri: a) “documento fisico”4, “documento logico”5, “gestione pratica”, “aggiungi protocollo in pratica; b) classificazione dei documenti ritenuti dalle stesse strutture più coerenti con l’attività - documenti in entrata e in uscita, criteri organizzativi/funzionali basati

1 Se per i nomi dei singoli partecipanti rinvio al Report 2012, Analisi d’impatto della Regolazione, “Modello di

archiviazione della documentazione amministrativa di Roma Capitale”, mi preme, invece, ringraziare ciascuno e tutti per la squisita disponibilità e la preziosa collaborazione offerta. Per la presa visione del Report segnalo: 1) il numero di protocollo GE/5642 del 28/06/2012; 2) la sua pubblicazione nella Intranet. 2 Mi riferiscono: 1) all’indagine conoscitiva effettuata, mediante questionario, dalla Direzione Pianificazione e Controllo Interno, 2) alla consultazione telefonica che ho realizzato, con l’U.O. AIR del Dipartimento Comunicazione e diritti dei Cittadini – Progetti Strategici e Grandi Eventi, nei mesi di dicembre 2011 e gennaio 2012. Per entrambe le indagini rinvio al Report 2012, di cui alla nota precedente. 3 Per le domande nella loro strutturazione originaria rinvio allo schema di questionario somministrato, in sede di focus, ai partecipanti, riprodotto alle pp. 5 -6 del presente lavoro. 4 Per mera correttezza espositiva preciso che questo criterio identifica la tipologia di documento che, in fase di protocollazione, si sta per classificare; ad esempio: lettera, determina dirigenziale, delibera. Per la schermata della “Protocollazione” del sistema rinvio a p. 4. 5 Esclusivamente per correttezza espositiva rilevo che il criterio in questione definisce il canale di spedizione del documento; ad esempio: quello a mezzo autista, quello della posta ordinaria, della posta Campidoglio. Per la schermata della “Protocollazione” del sistema web rinvio a p. 4.

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sull’articolazione dell’ufficio/settore di competenza, criteri basati sul tipo pratica/procedura o altri criteri -;

4. quali criteri le strutture e i gruppi PL adottassero per l’organizzazione dell’archivio - archivio corrente e di deposito, massimario di scarto, archivio storico –, e se avessero o meno organizzato l’archivio digitale. In caso di risposta affermativa, in che modo,

5. se le funzionalità del sistema GED, per la gestione della posta elettronica tra AOO, avessero ridotto i carichi di lavoro – si, no, parzialmente –, altresì se avessero prodotto impatti positivi – ad esempio, riduzione carichi di lavoro – o implicato criticità – come la duplicazione di procedure -,

6. se i partecipanti ritenessero utile e necessario l’ampliamento delle competenze informatiche ed archivistiche del personale addetto alla protocollazione.

I focus si sono svolti tra il mese di febbraio e quello di marzo 2012 alla presenza dei membri del gruppo AIR GED, integrato dai funzionari dell’Archivio Capitolino e del dott. Bruno Di Folco, responsabile della privacy. Sono stati condotti dagli esperti del Consorzio MIPA, Fabio Lanzoni, direttore, e dalla dottoressa Barbara D’Amen.

Proprio come previsto, hanno fornito l’approfondimento necessario all’elaborazione delle opzioni “zero”, “A” e “B”, e, congiuntamente, all’individuazione di una serie di esigenze, legate al sistema web, (di carattere specifico, tecnico, organizzativo e metodologico), dalle quali l’Amministrazione non potrà prescindere. Poiché, come in precedenza accennato, hanno implicato l’interazione tra gli stessi partecipanti, i focus group hanno assicurato quello scambio comunicazione, su metodologie e pratiche, che ha posto ciascuno e tutti i presenti nella condizione di:

� aprirsi ad altri modi di operare, � scorgere soluzioni a difficoltà procedurali, credute insormontabili6, � comprendere le funzioni di dati criteri del sistema web fino ad allora mai sperimentati7, � raccordarsi su incontri ulteriori, nell’intento di omogeneizzare le pratiche di protocollazione

e/o snellire, il più possibile, il lavoro reciproco – i raccordi si sono avuti, soprattutto, tra il Comando e i gruppi di Polizia Locale, ma aperture a colloqui successivi si sono registrati anche tra alcune strutture e i rispettivi gruppi di Polizia Locale –,

� concordare sulla necessità di una formazione archivistico-informatica allargata.

6 Esemplifico con l’espediente dell’abilitazione alle riservate, a favore della risorsa umana preposta alla

gestione d’esse; e rilevo che l’esplicitazione di una tale possibilità-applicativo ha permesso a determinate strutture territoriali di evitare il ripetersi della pratica spiacevole, per la quale qualunque collaboratore poteva prendere visione degli atti riservati, ricercandoseli mediante il numero di protocollo assegnato. 7 Richiamo, per tutti, il criterio della fascicolazione, che consente il collegamento tra i documenti afferenti alla stessa pratica e ne anticipa l’archiviazione.

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AIR sul caso “Modello di archiviazione della documentazione ammi nistrativa

di Roma Capitale ”

Focus Group Struttura _________________________

1) Sono state specificate/individuate le tipologie di documenti non soggetti a protocollo?

Sì No

�

In caso affermativo, quali sono le principali tipol ogie? 2) Nell’ambito dell’applicativo “protocollo web” so no stati specificati/individuati i documenti protocollabili scansionabili e non scansionabili?

Sì No

Quali sono le principali tipologie di documenti pro tocollabili non scansionabili (es.: non scansionabili per impossibilità tecnica, atti di cu i fa fede solo l’originale cartaceo, non scansionabili per motivi di riservatezza ecc.)? 3) Modalità di utilizzo del sistema “Protocollo web ”.

Si utilizza esclusivamente la funzione “documento fisico”

È utilizzato (nel menù protocollazione) anche il criterio “documento logico” È utilizzata anche la funzione “gestione tipologia pratica”

È utilizzata anche la funzione “ aggiungi protocollo in pratica” (fascicolazione) Quali dei seguenti criteri di classificazione dei d ocumenti ritiene più coerenti/applicabili con l’attività della Struttura di appartenenza?

Dipartimento Comunicazione e Diritti dei Cittadini –Progetti Strategici e Grandi Eventi U.O. AIR

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� Criteri oggettivi legati ai flussi (es.: documenti in entrata e uscita, doc. interni, doc. misti)?

� Criteri organizzativi/funzionali basati sull’articolazione del settore/ufficio di competenza?

� Criteri basati su tipo pratica/procedura (anche trasversale a più uffici)?

� Altri criteri?

4) Per l’organizzazione dell’archivio cartaceo, qua li dei seguenti criteri/metodi sono adottati nella Sua struttura?

Distinzione tra archivio corrente e di deposito8 Previsione di un Massimario di scarto9

�

Esistenza di un archivio storico (si conserva documentazione antecedente al 1970)10

È In corso di organizzazione l’archivio digitale? I n che modo? 5) A seguito delle nuove funzionalità previste dal sistema GED per la gestione della posta tra le AOO e delle indicazioni operative dello scor so ottobre 2011, si sono ridotti i relativi carichi di lavoro?

Sì No

�

Parzialmente �

In linea generale, quali sono i principali impatti positivi e le maggiori criticità delle nuove procedure di protocollo e di gestione elettronica d ocumentale (es.: semplificazione, riduzione carichi di lavoro, facilità reperimento d ocumenti, duplicazione di procedure ecc). 6) Ritiene sia necessario predisporre interventi mi rati a rafforzare/introdurre competenze archivistiche e informatiche nel personale addetto al protocollo?

8 Per “Archivio Corrente” si intende il «complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale» (Cnipa, 2006, p. 98) mentre per “Archivio di Deposito” si intende il «complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi nell’arco degli ultimi quarant’anni, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico» (Ibidem). 9 Per “Massimario di Scarto” si intende lo «strumento che consente di effettuare razionalmente lo

scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni» (Ibi, p. 106). 10 Per “Archivio storico” si intende la parte di documentazione relativa ad affari esauriti da oltre quaranta anni che, previe attente ed autorizzate operazioni di scarto, deve essere conservata permanentemente per garantirne la consultazione al pubblico per finalità di studio e di ricerca.