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LA CATALOGAZIONE E LA GESTIONE DELLE RISORSE NEL PORTALE AIRE (METALIB)

1- Informazioni sul manualeIl manuale include le linee guida di Antonella Zane presentate durante il Corso gestione risorse in Metalib 27 ottobre 2006 – Aula Master Dip. Statistica successivamente riviste in occasione del seminario su Metalib del 28/05/2010.

Ultima revisione:data: 02/03/2011 a cura di: Luisa Banzato, Federico Fogo, Antonella Zane

2- Catalogazione

2.1- Accesso all'interfaccia di gestione di MetalibDigitare le proprie credenziali da gestore (quelle ricevute al corso) all'indirizzo: http://metaricerca.cab.unipd.it:8332/M/

Figura 1 - maschera di login

2.2- Autenticazione

Interfaccia /M

• Si entra con il proprio nome utente di Aleph e la password specifica da gestore • Si possono catalogare le risorse e vedere gli aggiornamenti del CKB

Interfaccia /V - utente

• Si entra con il proprio numero Sirio e la password dell'autenticazione nel Catalogo • Si possono vedere tutte le risorse Attive e si possono salvare i dati nell'Area Personale. • Da casa si possono vedere tutte le risorse via Proxy e si possono salvare i dati nell'Area

Personale.

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Interfaccia /V - utente con possibilità di vedere le risorse in Testing

• Main Menù - MetaLib Administration - List of Users • Si modifica lo Status of resources the user can search

2.3- Come aggiungere una nuova risorsa Cliccare Find a resource: per restringere la ricerca si possono applicare dei filtri

Figura 2 - Menù interfaccia di gestione

Se la risorsa non è già presente nel Knowledge Base di Metalib, selezionare Add a new IRD; (Information Resource Description)

Compilare le seguenti schede: Subscription, Presentation primary, Presentation secondary, Presentation library, Categories

IRD – SCHEDA SUBSCRIPTION

(in grassetto: campi obbligatori; in corsivo: campi per la configurazione)

Full Name (INFO) Nome ufficiale

Display Name Quello che visualizza l’utente – breve!!!

Institution Università di Padova

Secondary Affiliation Se la risorsa è gratuita mettere GUEST (Importante! Questo permette a tutti gli utenti di vedere la risorsa) e mettere FREE nella Free/by subscription

IP Filter Viene utilizzato per le risorse con accesso limitato da una sottorete

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Configuration Code

Free/By Subscription Da compilare è un capo obbligatorio

Link to Native Interface Va sempre compilato ad eccezione delle risorse “solo in biblioteca”

Proxy Server Flag

Hostname:Port Dato da chiedere all’editore per poter accedere

Database Code Dato da chiedere all’editore per poter accedere

Authentication Dato da chiedere all’editore per poter accedere

Link to Records in Native Interface Dato da chiedere all’editore per poter accedere

Number of Sessions

Cataloger's Note

Da compilare sempre usando il seguente formato "AAAAMMGG attività Cognome" e andare a capo ad ogni nuova nota. Esempio:20090228 attivata Rossi.20110215 staccata la configurazione Verdi.20110302 resa inattiva perchè rinnovata con altro editore Bianchi.

IRD – SCHEDA PRESENTATION PRIMARY

(in grassetto: campi obbligatori; in corsivo: campi per la configurazione)

Type (INFO)

• collezione di periodici (es. PAO, JSTOR; Elsevier, Blackwell, etc.) • eBooks (versione elettronica di un libro: prodotto editoriale o

digitalizzazione di una monografia o di “pacchetti” di libri) • enciclopedia/dizionario • banca dati bibliografica • banca dati full text (comprende la fattuale) • multimedia (video, audio, foto) • catalogo • quotidiano • motore di ricerca • portale tematico • E-Prints

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• Tesi

Status Active testing inactive

Link to Configuration Active?

Serve per staccare temporaneamente dall'IRD la configurazione nel caso quest'ultima non funzioni

Suppress SFX Button?

Resource Icons

Digitare il nome dell'icona (il nome del file SENZA aggiungere l'estensione .gif). Icone al momento disponibili:

• new • trial • unipdsolobibcd5 • unipdrisorsanondisponibile risorsa temporaneamente non disponibile

Description (INFO)

Breve descrizione delle caratteristiche e contenuto della risorsa sia in italiano che in inglese. Separare le due versioni con una linea di trattini. Nota Bene: in caso di risorse complesse elencare le collezioni contenute. In caso di Multimedia elencare il tipo di file (es. contiene file audio e video o contiene fotografie e video)

Filter for Subset

Expiry Date for NEW Resource

Solo per risorse nuove acquistate o create da Unipd. Vale 3 mesi: alla scadenza dei tre mesi bisogna ricordarsi di eliminare l’icona new

Filter for NEW Resource

Link to Solo per i cataloghi di biblioteca

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Holdings in Native Interface

Rank

IRD – SCHEDA “PRESENTATION SECONDARY”

(in grassetto: campi obbligatori)

Alternative Name (INFO) Nome alternativo utile per gli acronimi

Coverage

Time-Span (INFO) L’anno di partenza (Nei casi in cui è possibile dedurre un arco temporale)

Languages (INFO) (Indicare la lingua del servizio e non quella dei contenuti)

Link to Database Guide (INFO)

(Se esiste)

Full Text Note (INFO)

Specificare qui eventuali note sull’accesso al testo pieno (es. Periodico consultabile solo dai computer di….)

Notes (INFO) es. Altre lingue o CD-ROM su postazione stand-alone consultabile in biblioteca.

Publisher (INFO)

Alternative Publisher Names

Publisher Description

Utilizzare per i dati gestionali di risorse in abbonamento: risorsa acquistata dalla biblioteca di...scade il....n. utenti simultanei. (Chiedere ai colleghi che si occupano degli acquisti delle banche dati di essere aggiornati su eventuali rinnovi. E' importante avere dati precisi per rispondere velocemente agli utenti.)

Publisher URL

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Creator

Copyright

Keywords

IRD – SCHEDA “PRESENTATION LIBRARY”

(in grassetto: campi obbligatori)

Library System

Library Address (INFO)

Va compilato solo per le risorse consultabili esclusivamente in biblioteca; digitare il nome della biblioteca Usare il ; come separatore se più biblioteche hanno la risorsa

Library City Library State/Province

Library Postal Code Library Country

Library Telephone

Library Fax

Library e-mail

Transportation

Access for Disabled

Access Policy

Charging (Loaning) Policy

Opening Hours URL (INFO)

Va compilato solo per le risorse consultabili esclusivamente in biblioteca; digitare l'URL del sito web della biblioteca. In caso di più biblioteche usare http://www.cab.unipd.it/biblioteche/ . In alternativa al sito della biblioteca (e preferibilmente) inserire in questo campo il link al record

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catalografico presente in OPAC

Contact

Note

Figura 3 - Scheda informativa della risorsa

ESEMPI

1) Particolarità della catalogazione delle Risorse accessibili Solo in Biblioteca: IRD -Scheda "Presentation: Primary": compilare anche il campo Resource icons (digitare il nome dell'icona - unipdsolobibcd5- che visualizza l’icona "solo in biblioteca")

IRD -Scheda "Presentation: Library" : compilare i campi Library Address (scrivere il nome della biblioteca), Opening Hours URL (digitare l'URL del sito web della biblioteca o (preferibilmente) il link al record catalografico presente nell’OPAC.

Categorie: inserire la risorsa nella sottocategoria "Solo in Biblioteca" della propria categoria

2) Particolarità della catalogazione delle Risorse novità: A) Nuovi acquisti del SBA :

IRD -Scheda "Presentation: Primary": compilare il campo Resource icons (digitare il nome dell'icona - cioè il nome del file SENZA aggiungere l'estensione .gif- che visualizza il testo "novità”)

IRD -Scheda "Presentation: Primary": compilare il campo “Expiry Date for NEW Resource”.

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Le risorse sono considerate novità per un periodo di 3 mesi.

Pertanto se l’inserimento di una nuova risorsa in Metalib viene effettuato il 10 settembre, indicare come expiry date il 10 dicembre 2006.

B) Risorse ad accesso aperto nel Web che vengono inserite e/o configurate per la prima volta in Metalib: si catalogano normalmente senza aggiungere icone o definire expiry date. Vanno segnalate nel Blog.

3- Come inserire URL nei campi descrittivi Estratto dal manuale di ExLibris del 18/12/2010, p.71:

"URL nella descrizione di un IRDMetalib permette di aggiungere URL all’interno di specifici campi descrittivi dell’IRD e di definire l'eventuale URL, come parte di un campo descrittivo IRD.Per far questo possono essere usati nel IRD i seguenti codici:

• Usare @@U prima del link per riconoscere URL che si intende inserire.• Usare @@D prima della descrizione che si vuole mostrare.• Usare @@E dopo l’URL per definire la fine della stringa.

Questa funzione si applica solo alle seguenti etichette e campi:

TAB. 1 - Aggiungere una o più URL nei campi descrittivi dell'IRDQuesta applicazione può essere implementata nei seguenti modi:

• Mostra l’url all’interno del testo – questa opzione permette di mostrare l’url nella descrizione.

Per esempio, se si è digitato: “PubMed was developed by the National Library of Medicine (NLM) (@@Uhttp://www.nlm.nih.gov@@D@@E). It was developed…”

Nell’interfaccia utente (V) di Metalib verrà visualizzato come segue: “PubMed was developed by the National Library of Medicine (NLM) http://www.nlm.nih.gov. It was developed...”

• Mostra testi descrittivi linkabili – questa opzione permette di mostrare un testo collegato ad uno specifico URL.

Per esempio se vuoi che il nome dell’editore sia linkato all’url dell’editore digita il seguente testo

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nel IRD: @@Uhttp://www.nlm.nih.gov@@DUnited States National Library of Medicineʺ (NLM)@@E ʺNell’interfaccia utente (V) di Metalib verrà visualizzato come segue : United States National Library of Medicine (NLM)

Per esempio se si vuole mostrare un URL all’interno del campo di descrizione digita il seguente testo nell’IRD: PubMed was developed by the @@Uhttp://www.nlm.nih.gov@@DUnited Statesʺ National Library of Medicine (NLM)@@E. It was developed in… ʺNell’interfaccia utente (V) di Metalib verrà visualizzato come segue : PubMed was developed byʺ the United States National Library of Medicine (NLM). It was developed in… ʺ

4- Requisiti per la configurazione

4.1- Risorse con protocollo http Requisito minimo perché una risorsa possa essere configurata è che abbia un form di ricerca.

Non possono tecnicamente essere configurate:

• risorse con id di sessione; • risorse con registrazione personale anche gratuita.

I cookie possono, a volte, influire sul buon funzionamento della configurazione.

Per verificare la presenza di cookie e conoscere se la risorsa ha un form di ricerca che usa il method get o il method post, è necessario installare l'estensione per Firefox Web Developer. È necessario indicare nel campo Cataloger’s note

• se la risorsa è get o post; • se ha id di sessione; • se ha cookie; • eventuali altre informazioni utili a chi configurerà la risorsa.

4.2- Risorse con protocollo Z39.50 (cataloghi, banche dati commerciali) Nel caso Ex Libris non fornisca il record di configurazione c’è bisogno di costruirlo e di avere perciò una serie di dati:

• Hostname:port • Database code • Links to records in native interface • tipo di marc (Metalib usa il MARC 21) • set di caratteri • regole di conversione di dati e attributi dei campi

Questi dati sono generalmente disponibili nella documentazione tecnica pubblicata in rete (cataloghi) o sono da richiedere all'editore (banche dati commerciali).

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5-Gestione

5.1- Assegnazione categorieCategories Master: è il modello di riferimento, non va modificato.

Categories Administration --> Assigning Databases:

1- a sinistra dello schermo: selezionare la categoria e la sottocategoria (Importante!) 2- a destra dello schermo: ricercare la/le risorse, selezionarle, usare la freccia per spostarle dentro la sottocategoria selezionata

3- cliccare su All subcategories (Importante!)

Nota bene: PER LAVORARE SULLE CATEGORIE E’ NECESSARIO USARE INTERNET EXPLORER

In caso di cancellazione (per errore)

1. crearla in Category Master e inserirla nell’ordine giusto utilizzando le freccine in alto a destra

2. porla in Assigning database e cliccare su All subcategories 3. riorganizzare l’ordine delle categorie (freccine in alto a destra) in Categories display sia per

il portale in intaliano che per quello in inglese

5.2- Processi di lavoro

Aggiungere una nuova risorsa

Cliccare FIND A RESOURCE per assicurarsi che la risorsa non sia già presente nel CKB

ADD A NEW IRD

Compilare Scheda subscription, presentation primary, presentation sedondary, presentation library (solo se è una risorsa solo in biblioteca), local

Se si vuole inserire un “aiuto per la ricerca” cliccare sul ? in Resource Configuration notes e compilare i dati in Search hints for the user (LOCAL). Si possono trovare suggerimenti nel CKB di Ex Libris alla voce Note. I dati vengono lasciati in inglese.

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Figura 4 - maschera CKB noesCategories admin (mai usare categories master):

• selezionare Assigning database

• selezionare nel menù a sinistra la mia categoria (Select category)

• scelgliere la sottocategoria (Select Sub-Category)

• ricercare, nel menù a destra, la risorsa

• spostare con la freccia blu la risorsa nella categoria o sottocategoria

• disporre le risorse in ordine alfabetico cliccando A → Z

• Confermare i miei dati cliccando su All subcategory

Questo va fatto sia per la categoria General che per quella All

Infine si valuta se la risorsa può essere configurata: si verifica nel sito web della risorsa l'eventuale presenza di documentazione tecnica relativa alla disponibilità di un server Z39.50 oppure si analizzano i requisiti per una configurazione semplice (metodo GET o POST, session ID, cookies).

Attivazione di una risorsa dal CKB

Se nel file excel con l’elenco delle risorse change / new trovate una nuova risorsa e la volete attivare, seguite i seguenti passaggi:

0) ricercare la risorsa nel Knowledge Base attraverso l’interfaccia di gestione di Metalib; attenzione: è una risorsa ancora inattiva!

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1) cambiare status da Inattiva a Testing

2) compilare la nota del catalogatore

3) preparare il riassunto in italiano

4) compilare campi utili nelle schede IRD (es. resource icons, Full text Note, Publisher description etc.)

4) cliccare su “?” e, se presenti suggerimenti per la ricerca, cliccare su Copy CKB Hints

5) configurazione:

a)se la risorsa è z39 o z39 / sutrs bisogna richiedere i dati all'editore (hostname: POrt, database code, authentication) utilizzando la lettera modello. (per ora nell'archivio dei documenti del gruppo).

b)per le altre configurazioni (Webconfig_simple, Webconfig_complete, Webconfig_xml, External) non c'è bisogno di far nulla

5) verificare dall'interfaccia utente che la descrizione sia a posto

6) verificare dall'interfaccia utente che la configurazione sia a posto lanciando delle ricerche di prova (Trova risorse -> cliccare sulla lente d'ingrandimento e digitare la query)

7)se è tutto OK -> rendere attiva la risorsa

5.3- Aggiornamenti mensili del (KB) di MetalibPeriodicamente viene inviata alla lista WEB/METALIB una mail che indica a che ora verrà effettuato l'aggiornamento. Bisogna sospendere le attività nell'interfaccia di gestione di Metalib durante l'operazione, fino al prossimo messaggio inviato da Antonella Zane.

I dati potranno essere estrapolati sia dal foglio di calcolo sia dal MetaLib KnowledgeBase

1)check nel foglio di calcolo caricato nel wiki: http://wiki.cab.unipd.it/dlp/Organizza/Integra#aggiornamenti_KB

Per la visualizzazione è necessario installare Openoffice http://download.openoffice.org/

2)oppure/e check in /M alle voci:

1. View Resources Added in CKB Update 2. View Resources Changed in CKB Update 3. e verifica in "?"

Nel caso 1.: attivare la risorsa di interesse secondo le istruzioni riportate sopra.Nel caso 2.: prendere visione delle modifiche che sono state apportate da Ex Libris alla risorsa (apposita colonna del foglio Excel oppure pulsante ? dell'IRD). Se sono necessarie modifiche manuali (Manual changes needed), bisogna intervenire sui campi seguendo le istruzioni di Ex Libris.

Alla fine bisogna indicare modifiche fatte e data nel campo Cataloger's Note.

Può capitare che la risorsa proveniente da Ex Libris sia già stata precedentemente descritta e configurata da noi in locale. In questo caso fare un confronto e osservare in quale dei due la ricerca funzioni meglio, attivare la più efficace e inattivare quella meno efficace.

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5.4- Helpdesk: gestione del servizio e casistiche frequenti

L'utente non riesce a visualizzare le risorse

• Non ha attivato il proxy • Non è un utente autorizzato • La risorsa permette pochi utenti simultanei

L'utente entra nella risorsa e questa chiede login e password

• L'abbonamento alla risorsa può essere scaduto • Il browser mantiene la memoria della cronologia dei siti.

E' consigliabile, in caso di malfunzionamenti dichiarati da alcuni utenti, ma non sempre riproducibili, invitare gli utenti a cancellare i "dati personali" del browser e riprovare. Su Internet explorer i dati personali mi sembra vengano chiamati Files temporanei e cookies; su Firefox e' anche possibile impostare il browser affinche' cancelli i "dati personali" alla sua chiusura (e' possibile anche scegliere specificatamente quale tipologia di dati personali si intenda eliminare); spuntare tutte le categorie di "dati personali" per andare sul sicuro a meno che l'utente non dica di avere "Password salvate" sul browser e necessita' di mantenere le cronologie di navigazione. indicazioni di Pier Zinato

L'utente non riesce ad autenticarsi

• controllare in Aleph la situazione dell'utente

L'utente visualizza le risorse a pagamento con l'icona "divieto di accesso"

L'icona con il segnale di divieto di accesso può apparire agli utenti che sono stati registrati per la prima volta nell'anagrafica di Aleph da una biblioteca convenzionata (es. Biblioteca Universitaria, Biblioteche civica, etc.) e che poi sono diventano utenti istituzionali (es. studenti).

La prima biblioteca che inserisce i dati, infatti, determina lo status per SBP50, la sottobiblioteca a cui fa riferimento Metalib. Gli utenti esterni all'Ateneo vengono registrati in SBP50 con codice 40 (lettore), 34 (utente esterno) o 39 (medico ASL).

Per gli utenti istituzionali registrati con uno di questi codici è necessario procedere come segue:

1) inviare una segnalazione a Aleph Help (area riservata del sito web del SBA -> Gruppi di lavoro: Aleph -> Scrivi all´help-desk chiedendo che venga aggiornato in Aleph lo status dell'utente da utente esterno a studente di Ateneo e aspettare che la modifica venga effettuata.

2) aggiornare la scheda utente nel gestionale di Metalib -> funzione: User info (per la ricerca dell'utente utilizzare l'ID utente di Aleph presente nel campo ID00 e non il barcode).

3) eliminare la selezione Guest nel campo Secondary affiliation e salvare la modifica.

Segnalazioni ad aire-help incomprensibili

Chiarimenti da mail di Pier Zinato

Esempio:

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UTENTE: DTVzrLOv

E-MAIL: glhiyn@ciamah.com

TEL.: bjXOnuipbV

QUALIFICA: Personale tecnico-amministrativo

ACCESSO: Casa (tramite servizio proxy)

COMMENTI: o8NKAh <a href="http://nksiilszpfri.com/">nksiilszpfri</a>, [url=http://gqvumbicjhow.com/]gqvumbicjhow[/url], [link=http://xdmwmpxarvqp.com/]xdmwmpxarvqp[/link], http://fbvfqtvuowab.com/

Quando un utente spedisce una segnalazione ad aire-help@lists.cab.unipd.it (lista di discussione a cui giungono i commenti/suggerimenti/segnalazioni degli utenti) tramite compilazione ed invio della "form" presente al seguente indirizzo web: http://www.cab.unipd.it/node/1266

La form viene di norma raggiunta dagli utenti quando cliccano sul link "Richieste di aiuto, proposte, commenti?" che si trova in basso a destra sulle pagine web del nostro PORTALE AIRE (http://metaricerca.cab.unipd.it:8332/V).

Siccome la form e' accessibile da chiunque con un browser e accesso ad Internet, può capitare che alcuni "spammer" utilizzino la form per scopi diversi da quelli per cui esiste.

Vi raccomandiamo quindi di non rispondere ad eventuali richieste e soprattutto di non cliccare su eventuali url presenti nella stessa, in quanto potrebbero portare a pagine web contenenti virus o altre minacce informatiche spiacevoli.

Il campo COMMENTI è forse il più utile per determinare se si tratta di una mail di un utente, come pure controllare che il dominio sia unipd.it .

5.5- Istruzioni per la pubblicazione di post nel Blog "Novità nel Portale AIRE"1. Autenticarsi nel sito web dello SBA cone le seguenti credenziali:

account: Portale Aire password: metalib&sfx

2. Cliccare sul link "Novità dal Portale AIRE" 3. Cliccare nella parte destra dello schermo su "Crea Pagina di Gruppo di lavoro"

4. La regole di redazione del post sono sempre le stesse e cioè:

a) digitare il Titolo includendo la "categoria" a cui si riferisce il messaggio. Le categorie utilizzate finora sono:

* avviso * corsi * ebook * eventi * gruppo di lavoro * nuova piattaforma * nuove risorse * portali

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* psicologia * risorse cessate * servizi * suggerimenti

Esempi: Corsi:Biblioteca...etc. Corsi di aprile: Biblioteca...etc. Risorse cessate: CAB Abstracts Nuove risorse: trial per BHA e RILM (PQ/CSA) Avviso: fermo del servizio lunedì...etc.

b) nel campo etichette inserire una o più categorie (inserire la prima lettera e si apre il menù a tendina).

c) scrivere il testo

d) cliccare su "Gruppi" e selezionare "Pubblico"

e) salvare. Prima di salvare, chi vuole può verificare il risultato dell'operazione cliccando "anteprima"; successivamente salvare.

Attenzione: la visualizzazione del nuovo post nella homepage del Portale AIRE avviene dopo alcuni minuti.

6- Malfunzionamenti interfaccia utenteQuando vengono segnalati malfunzionamenti nell'interfaccia utente ad esempio la non visualizzazione della parte grafica. E' molto importante che ci segnaliate questo tipo di malfunzionamento (email a: pier.zinato@unipd.it, antonella.zane@unipd.it) aggiungendo alcune indispensabili informazioni da inviare contestualmente alla vostra segnalazione.

Di seguito un sintetico promemoria delle informazioni preparato da Pier:

1. data e ora in cui si e' verificato l'evento; 2. indirizzo IP del pc su cui si e' verificato (vedi nota in calce); 3. browser usato; 4. l'url per intero che si puo' vedere nel browser al momento del problema; 5. breve descrizione di cosa si stava facendo appena prima che si presentasse il problema:

1. il problema si verifica nell'interfaccia V o M?; 2. ero autenticato nel Portale AIRE oppure no?; 3. che tipo di ricerca stavo effettuando (importante su quali quickset); 4. qual è la pagina web in cui si e' verificato il problema? ad es: mentre cliccavo sui

primi record della pagina dei risultati e le 3/4 azioni effettuate precedentemente all'evento;

nota su indirizzo IP se non conoscete l'ip della vostra macchina, potete trovarlo nel seguente modo (valido per WindowsXP): Start (in basso a sinistra del monitor) -> Pannello di controllo -> Connessioni di rete -> Supporto -> Indirizzo IP.

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7- DocumentazioneNel Sito Web del CAB --> area riservata --> Gruppi di lavoro --> Gruppo di gestione delle pagine web del sba e delle biblioteche -->Gruppo Aire/Web - sottogruppo Metalib

sono disponibili documenti utili per la gestione delle risorse in Metalib, ad esempio: il modello di lettera da inviare agli editori per la richesta dei parametri di configurazione, requisiti per l'interoperabilità con Metalib, SFX, Refworks (per coloro che devono valutare l'acquisto di una nuova risorsa elettronica), etc.

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