Istruzioni per creare un file PDF/A tramite software PDFCreator

Il formato PDF/A rappresenta lo standard dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni adottato per

consentire la conservazione digitale nel lungo periodo degli stessi.

Per creare un file in questo formato occorre aver installato sul proprio PC un software in grado di generare

file PDF da qualsiasi applicazione.

Il software Open Source utilizzato in questa guida è il PDFCreator, è possibile scaricarlo dal sito:

http://www.pdfforge.org/pdfcreator/choose-version

Dopo averlo scaricato ed installato nel Pannello di controllo tra Dispositivi e Stampanti (Windows 7),

comparirà una stampante virtuale chiamata appunto PDFCreator.

Creazione dell’elenco in formato PDF/A

Aprire il file Excel contenente l’elenco, il file riportato nell’immagine sottostante è solo un esempio:

L’elenco opportunamente formattato andrà predisposto per la stampa con l’impaginazione per far rientrare

tutti i campi nel formato carta A4.

Completato l’inserimento di tutti i record e verificata la correttezza degli stessi e dell’impaginazione

complessiva del documento attraverso la funzione Anteprima di stampa, si procede con la creazione del file

PDF/A.

Nel menu File selezionare il comando di Stampa scegliendo come stampante PDFCreator.

Procedere con la stampa e nella successiva finestra di riepilogo delle informazioni selezionare il pulsante

Opzioni, si aprirà la finestra di configurazione delle impostazioni di PDFCreator.

Cliccare sulla voce a sinistra Salvataggio e di seguito scegliere il formato PDF/A e confermare con Salva.

Il sistema a questo punto ripropone la finestra delle proprietà di stampa, nella quale è possibile ciccare su

Salva per procedere con la creazione del file.

Nel finestra successiva indicare il percorso in cui effettuare il salvataggio e il nome del file, confermare

l’operazione ciccando su Salva.

In pochi secondi sul Desktop verrà creato il file nel formato corretto, che dovrà essere poi firmato

digitalmente e crittografato con il certificato pubblico rilasciato dall’ente.

Con la versione di Microsoft Office 2010 utilizzata in questa guida, è anche possibile salvare il file nel

formato PDF/A corretto direttamente dalle opzioni di salvataggio:

Sul menu a tendina “Salva come” selezionare il formato PDF, premere il pulsante “Opzioni” e controllare la

presenza del flag sul campo “Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)”

Procedere scegliendo il percorso corretto e premere il pulsante Salva.

Con OpenOffice Calc (Versione 4) è anche possibile salvare il file nel formato PDF/A corretto eseguendo

l’esportazione del foglio di calcolo in formato PDF dalla voce presente nel menu File:

Nella finestra “Opzioni PDF” spuntare la voce PDF/A-1a e premere il pulsante Esporta, in quella successiva

selezionare il percorso e il nome del file e premere il pulsante Salva.

Istruzioni per firmare digitalmente i file da inviare

Per completare l’operazione è necessario un dispositivo di firma digitale valido:

A) CNS attiva su smartcard

Lettore di smartcard

Software File Protector

in alternativa

B) CNS attiva su token USB

A) Firmare un documento con CNS su smartcard

Il Software di Firma FileProtector è disponibile per il download alla pagina internet:

http://www.card.infocamere.it/infocamere/pub/download-sw-firma_3177

Nella stessa pagina sono presenti anche ulteriori guide all’uso del software di firma.

Una volta installato correttamente lanciare il software tramite la sua icona nel desktop:

La prima volta che si esegue FileProtector sarà necessaria una personalizzazione mediante la creazione di

un nuovo profilo utente:

Una volta aperta la finestra principale di FileProtector potrebbe comparire il messaggio dove viene

segnalata la presenza di nuovi aggiornamenti, confermare e attendere che la procedura finisca.

Una volta completato l’aggiornamento seguire le istruzioni che compariranno sullo schermo e riavviare il

programma.

Dalla finestra principale di FileProtector cliccare sull’icona Firma

Nella finestra “Scegli il file da firmare” che appare, selezionare il file PDF/A da firmare e cliccare su Apri

Verificare che la CNS sia correttamente inserita nel lettore e quindi cliccare su Aggiungi firma nella finestra

“Firma documento….” che è apparsa

Inserire il PIN associato alla CNS nella finestra “Login” che appare e cliccare su OK

Attendere alcuni secondi fino a quando la finestra “Firma documento…” si aggiorna con i dati del firmatario

e quindi cliccare su Salva.

Il file firmato verrà salvato nella stessa cartella dell’originale, ma con l’estensione .p7m

A) Cifrare un documento con CNS su smartcard e il software FileProtector

Scaricare sul proprio computer il file del certificato pubblico di cifratura dal sito internet della

Camera di Commercio di Perugia all’indirizzo:

http://www.pg.camcom.gov.it/P42A2872C27S19/Rinnovo-Consiglio-camerale-2014---2019.htm

Il file da scaricare si chiamerà : RinnovoConsiglio_Certificato_Cifratura.cer

Importare il certificato pubblico di cifratura in FileProtector cliccando su

Strumenti e opzioni > Database dei certificati

dalla finestra “Database personale dei certificati” cliccare su Importa da file > Sfoglia

Dalla finestra “Apertura file” selezionare il file RinnovoConsiglio_Certificato_Cifratura.cer

precedentemente salvato dal sito internet dell’Ente Camerale e cliccare su Apri.

Selezionato il certificato nella finestra “Importazione certificato” cliccare su Importa

Se l’operazione è stata eseguita correttamente appare il messaggio “Importazione del certificato eseguita

con successo”.

Chiudere la finestra “Database personale” e ritornare alla schermata principale di FileProtector.

Cliccare su Cifra e selezionare - dalla finestra che appare - il file PDF/A da cifrare

Cliccare su Cifra e selezionare - dalla finestra che appare - il file da cifrare

Selezionato il file PDF/A nella finestra “Cifratura documento…” selezionare il destinatario

PERA MARIO (PREMRA65C25G478A/74200671…) e cliccare su Aggiungi.

Il destinatario selezionato si sposterà nella colonna di destra.

Cliccare su Salva e attendere la fine dell’operazione, richiederà diversi secondi.

Se l’operazione è stata eseguita correttamente apparirà il messaggio: “Documento cifrato e

salvato correttamente”.

B) Firmare un documento con CNS su token USB (istruzioni per PC Windows)

Collegare il token USB al computer in cui si trova il file PDF/A da firmare.

Se l’Autorun del PC è stato disattivato e il software di gestione non appare automaticamente, cliccare su:

Risorse del Computer > Aruba Key > Autorun.exe

Quando appare la seguente finestra, cliccare su Firma

Dalla finestra “Apri” che appare scegliere il file da firmare, poi cliccare su Apri

Una volta selezionato il file nella finestra che apparirà, inserire il PIN associato alla CNS

e poi cliccare su Next.

Nella finestra che appare, cliccare sul box “Dichiaro di aver preso visione….”

Premere il pulsante Next per completare l’operazione di firma.

Attendere il la fine dell’operazione.

Verificare che al termine dell’operazione venga restituita una schermata che notifica la corretta

sottoscrizione del file.

Il File firmato digitalmente sarà salvato sulla stessa directory ove risiede il file originario aggiungendo al

nome l’ulteriore estensione .p7m.

B) Cifrare un documento tramite il software presente nel CNS su token USB

Scaricare sul proprio computer il file del certificato pubblico di cifratura dal sito internet della

Camera di Commercio di Perugia all’indirizzo:

http://www.pg.camcom.gov.it/P42A2872C27S19/Rinnovo-Consiglio-camerale-2014---2019.htm

Il file da scaricare si chiamerà : RinnovoConsiglio_Certificato_Cifratura.cer

Se non è già collegato, collegare il token USB al computer in cui si trova il file PDF/A firmato.

Se l’Autorun del PC è stato disattivato e il software di gestione non appare automaticamente, cliccare su:

Risorse del Computer > Aruba Key > Autorun.exe

Quando appare la finestra “Token USB”, cliccare su Utilità e poi su Cifra

Dalla finestra “Apri” che appare scegliere il file da cifrare, poi cliccare su Apri.

Nella finestra che appare, cliccare sulla linguetta Certificati Destinatari e poi su Importa da file

Nella finestra “Open” selezionare il file : RinnovoConsiglio_Certificato_Cifratura.cer precedentemente

salvato dal sito internet dell’Ente Camerale e cliccare su Open.

Se l’operazione è stata eseguita correttamente nella colonna di sinistra apparirà il nome del certificato del

destinatario PERA MARIO (PREMRA65C25G478A/74200671…)

Selezionare il destinatario sulla colonna di sinistra e poi cliccare sulla freccia verso destra, se l’operazione è

stata eseguita correttamente il destinatario verrà selezionato e apparirà anche nella colonna di destra.

Infine cliccare su Next.

Nella finestra successiva controllare che il percorso in cui verrà salvato il file cifrato sia corretto, cliccare

nuovamente su Next, senza modificare i campi presenti.

Se l’operazione è stata eseguita correttamente apparirà la finestra “Operazione conclusa”, cliccare

successivamente sul pulsante Finish per concludere l’operazione di cifratura.

Il programma di cifratura crea un file con estensione “.p7e” che include il file originale, questo è il file che

dovrà essere inviato alla Camera di Commercio di Perugia.

Manuali operativi e documentazione dei dispositivi di firma digitale

Per ulteriori informazioni e dettagli sui dispositivi di firma digitale, è possibile consultare e scaricare i

relativi manuali operativi alla seguente pagina internet:

http://www.card.infocamere.it/infocamere/pub/manuali-operativi_3185

Si ricorda inoltre che se si utilizza una versione diversa del sistema operativo o dei software

necessari, il contenuto visualizzato nelle schermate e le procedure indicate possono

leggermente differire da quelli riportati in questa guida.