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CGM XDENT software | Invio al MEF Sistema TS 730 versione 1.2 1

GUIDA UTENTE

Invio al MEF Sistema TS 730


PREREQUISITIDISISTEMA.........................................................................................................................4SISTEMAWINDOWS...........................................................................................................................................4SISTEMAMACOSX...........................................................................................................................................4SISTEMALINUX.................................................................................................................................................4

CONFIGURAZIONE.....................................................................................................................................5INVIOALMEF............................................................................................................................................7TRASMISSIONESPESESANITARIEANNO2015...........................................................................................7

USOCONILGESTIONALEXDENTEL’ADDONXDENT730............................................................................................7USOCONPRODOTTOXDENT730..........................................................................................................................8

Importadatidafile...................................................................................................................................8Importadatimanualmente....................................................................................................................11

TRASMISSIONESPESESANITARIEANNO2016.........................................................................................12STATIDITRASMISSIONEDELDOCUMENTO.............................................................................................12GESTIONEDELDATOTRASMESSOALMEF...............................................................................................13

DETTAGLIODITRASMISSIONEDIUNAPRATICADIINVIO..........................................................................................13RICEVUTADITRASMISSIONE..............................................................................................................................14DETTAGLIODITRASMISSIONEDELSINGOLODOCUMENTO.......................................................................................16RICHIESTADIESITO..........................................................................................................................................17MODIFICADELDOCUMENTOFISCALE..................................................................................................................17

Notedicredito........................................................................................................................................17CANCELLAZIONEDELDOCUMENTOFISCALE...........................................................................................................17

OPPOSIZIONEALLATRASMISSIONEDELLASPESA....................................................................................19


INTRODUZIONE

Questo documento contiene le istruzioni operative per la trasmissione dei dati di pagamento delle fatture al MEF Sistema TS 730 precompilato secondo le modalità e i formati previsti dal Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze del 31/7/2015 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.185 dell’11 Agosto 2015.

Per attivare la funzionalità di trasmissione è necessario avere acquistato il modulo aggiuntivo AddOn XDENT 730 per il proprio software XDENT o aver acquistato la versione XDENT 730


PREREQUISITI DI SISTEMA Per utilizzare le funzionalità di trasmissione al MEF ed interagire con il sistema informatico del Sistema TS è necessario che il sistema operativo della postazione PC o MAC che effettua la spedizione abbia preinstallato delle componenti specifiche.

Se queste componenti non sono presenti nel sistema in uso provvedere all’installazione prima di usare questa funzionalità di XDENT. Si noti che questi prerequisiti sono richiesti solo per la postazione PC o MAC da cui si vuole effettuare la spedizione. Per tutte le altre eventuali postazioni di lavoro di studio è richiesto solo l’aggiornamento della versione di XDENT.

Nel seguito sono indicate le componenti necessarie, differenziate per tipo di sistema.

SISTEMA WINDOWS E’ necessario che sia installato almeno .NET Framework 4.5. Le versioni recenti di Windows hanno tutte preinstallato questo Framework, che è possibile comunque scaricare e installare dal sito di supporto Microsoft:

https://www.microsoft.com/it-it/download/details.aspx?id=30653

Windows XP non è più supportato da Microsoft e non è compatibile con il Framework 4.5. Si consiglia di usare per la trasmissione una postazione dotata almeno di Windows 7. Se si hanno solo PC con sistema XP è necessario installare, solo sulla postazione da cui si vuole spedire al MEF, una patch di sistema disponibile su:

https://www.microsoft.com/it-it/download/details.aspx?id=3556

e quindi inviare una richiesta a [email protected] per l’installazione di modulo che consente di estendere la compatibilità del sistema di trasmissione a XP.

SISTEMA MAC OS X E’ necessario che sia installato il Framework Mono. Qualora non sia presente nel proprio sistema Mac OS X procedere all’installazione tramite il seguente link:

http://www.mono-project.com/download/

Si ricorda che la versione richiesta del sistema OS X è 10.6.x o succ.

SISTEMA LINUX E’ necessario che la distribuzione Linux in uso comprenda i pacchetti del Framework Mono. Qualora la distribuzione Linux usata non ha preinstallato Mono procedere all’installazione tramite il seguente link:

http://www.mono-project.com/download/


CONFIGURAZIONE Come primo passo, è necessario inserire, tramite le Preferenze del software, le credenziali di trasmissione al MEF.

Per accedere alle preferenze fare un click sull’icona illustrata in figura presente sulla barra del menu:

Nella Scheda Generali selezionare il tab MEF (vedi figura) e inserire User, Password e Pincode.

Le credenziali di trasmissione al MEF vengono rilasciate dall’Ordine dei medici provinciale o tramite PEC dal Sistema TS.

Consultare il sito per i dettagli:

http://sistemats1.sanita.finanze.it/wps/portal/portalets/home

e la pagina:

http://sistemats1.sanita.finanze.it/wps/content/portale_tessera_sanitaria/sts_sanita/home/sistema+ts+informa/730+-+spese+sanitarie

Qualora si abbia una installazione multi-professionista inserire le credenziali per ogni emittente fattura. Ogni professionista dovrà infatti trasmettere i dati delle proprie fatture utilizzando le proprie credenziali rilasciate dal Sistema TS.

Le installazioni XDENT multi-professionista necessitano di un modulo AddOn XDENT 730 per ogni utenza che trasmette i dati al MEF.

NB

Le credenziali corrette hanno come User il Codice Fiscale e non l’user di rete, la password non è quella di rete ma quella modificata dopo il primo accesso all’area riservata del Sistema TS.


Il PIN è un codice di 10 caratteri che è possibile recuperare e stampare accedendo al Sistema TS con le proprie credenziali di accesso.

Se le credenziali inserite sono errate non sarà possibile trasmettere i dati al Sistema TS e le segnalazioni di errore saranno:

-credenziali di accesso errate

-KO ##### ERRORE NELL’APPLICAZIONE CONTATTARE L’ASSISTENZA

I caratteri #### sono dei numeri mentre la stringa di errore invita a contattare l’assistenza tecnica del MEF per ottenere le credenziali corrette. Per evitare lunghe attese al numero verde del MEF si consiglia di verificare che le credenziali siano corrette provando ad accedere al Sistema TS con User e Password inserite nelle preferenze di XDENT.


INVIO AL MEF

TRASMISSIONE SPESE SANITARIE ANNO 2015

USO CON IL GESTIONALE XDENT E L’ADDON XDENT 730 Se si utilizza un prodotto gestionale XDENT (XDENT basic, XDENT+, XDENT Clinic, XDENT Cloud o XINFO Standalone) l’aggiornamento del software determina automaticamente i dati da trasmettere al MEF, analizzando i documenti fiscali emessi nel 2015 e i relativi pagamenti.

Accedere alla funzione Invio al MEF TS 730 tramite il menu Contabilità o tramite il bottone posto sulla barra. La finestra di gestione dei dati da inviare sarà automaticamente compilata con i dati estratti dai documenti fiscali.

Dai filtri di ricerca selezionare l’anno di riferimento e la data finale relativa alle spese sanitarie da trasmettere. Nel caso del primo invio previsto entro il 31 Gennaio 2016, selezionare Anno 2015 e i dati di spesa dei pazienti fino al 31-12-2015.


Nella tabella saranno evidenziati tutti i dati da trasmettere secondo i filtri scelti. Per avviare la trasmissione fare click sul bottone Invia al MEF

USO CON PRODOTTO XDENT 730 Se si utilizza XDENT 730 non saranno presenti i dati da inviare al MEF in quanto non prodotti con il software XDENT.

Selezionare la voce Invio al MEF TS 730 dal menu Contabilità o dal bottone Contabilità posto sulla barra. Dalla finestra di gestione accedere alle funzioni di importazione e editing dei dati tramite il bottone Dati evidenziato in figura.

Al click sul bottone Dati si aprirà un menu con due opzioni:

Se si vogliono importare i dati da un altro software scegliere la voce “Importa dati da file”. Se si vogliono editare i dati da trasmettere, perché ad esempio disponibili solo in forma cartacea, scegliere la voce “Importa dati manualmente”

Importa dati da file La funzione consente di importare i dati da trasmettere al Sistema TS 730 Precompilato da un file in formato CSV (lista di campi separati da “tabulatore” o ";"). Il formato CSV è uno standard di interscambio che può essere ottenuto come esportazione da Excel o da altri software. Il formato dei campi richiesto è: formato numero: un numero formato testo: qualsiasi combinazione di caratteri e numero formato data: qualsiasi data corretta nella forma gg/mm/aa Nella pagina successiva sono indicati i campi richiesti con i relativi formati.


I valori richiesti da XDENT per la creazione dei dati TS 730 da spedire al MEF sono i seguenti: -Num. Documento; numero progressivo che identifica la fattura o la nota di credito (formato numero es. 15) -Lettere doc*; eventuali caratteri in aggiunta al numero progressivo (formato testo es. 2015A) -Data documento; (formato data es. 12/1/15) -Cognome; del paziente (formato testo es. Rossi) -Nome*; del paziente (formato testo es. Andrea) -Indirizzo*; del paziente (formato testo es. via Roma n. 151) -Città*; del paziente (formato testo es. Ragusa) -Codice Fiscale; del paziente (formato testo es. PNZRCR84H15H163A) -Importo spesa; (formato numero es. 1155,20) -Data pagamento; (formato data es. 22/10/15) -Num. documento di riferimento*; num. doc. di riferimento se nota di credito (formato numero es. 23) -Lettere doc. di riferimento*; eventuali caratteri in aggiunta al num. doc. di rif. se nota di credito (formato testo es. 15B) -Data documento di riferimento*; data doc. di riferimento se nota di credito (formato data es. 12/1/15) I valori contrassegnati da * non sono obbligatori, gli estremi del doc. di riferimento sono obbligatori solo nel caso di nota di credito. Ogni nota di credito può avere un solo documento di riferimento.


Un documento è identificato come nota di credito in presenza del documento di riferimento. L’importo della nota di credito è sempre specificato come valore positivo e non come valore negativo. La tipologia di spesa sanitaria verrà preimpostata a SR="Prestazioni assistenza specialistica ambulatoriale"

Per avere un dettaglio sullo schema di importazione fare click sul bottone “?”

Dopo aver selezionato il file con i dati da importare, XDENT farà una analisi del file dei dati, e individuerà il numero di documenti da importare proponendo l'associazione dei valori individuati con i campi necessari per la trasmissione. Scegliere il tipo di separatore presente tra le opzioni “punto e virgola” e “tabulatore”, quindi associare il dato presente nel file con il campo del 730 tramite la tabella indicata in figura.

L’anteprima dell’importazione consente di visualizzare a video come saranno importati i dati del file.


In alcuni casi, programmi come Excel, producono il file CSV inserendo come prima linea il nome delle colonne che individuano il dato, in questo caso scegliere l’opzione “escludi prima linea” altrimenti anche la linea delle intestazioni sarà considerata come dato da importare.

Dopo aver controllato l’anteprima avviare la procedura di importazione tramite il bottone Importa.

La procedura di importazione effettuerà un controllo di consistenza dei dati presenti nel file e segnalerà eventuali incongruenze o la presenza di dati non corretti.

Se l’importazione andrà a buon fine, oltre alla creazione dei dati da trasmettere al MEF secondo il formato richiesto dal D.M., verranno create le anagrafiche e i documenti fiscali relativi.

Le anagrafiche saranno così già inserite per usare XDENT 730 per le successive fatturazioni e i documenti fiscali potranno essere consultati e modificati in caso di errore segnalato dal Sistema TS in seguito alla trasmissione.

Qualora la procedura individui degli errori nei dati da importare, verrà segnalata la presenza di dati non corretti e stampato un report sugli errori. Se l’errore è dovuto alla presenza di un dato già importato procedere con la cancellazione della fattura prima di ripetere l’operazione di importazione.

Importa dati manualmente Questa funzione consente di inserire in forma tabellare i dati delle fatture emesse e pagate dai pazienti.

Qualora i dati inseriti presentino degli errori questi verranno evidenziati in rosso come illustrato in figura. Ogni riga corrisponde ad una spesa da inserire (una fattura con il relativo pagamento). I


valori contrassegnati da * non sono obbligatori, ma contribuiscono a creare in maniera più completa le anagrafiche di XDENT. Nel caso di nota di credito gli estremi della fattura a cui la nota di credito fa riferimento sono obbligatori.

Terminato l’inserimento dei dati premere il bottone Importa dati.

Qualora la procedura individui degli errori nei dati da importare, verrà segnalata la presenza di dati non corretti e stampato un report sugli errori. Se l’errore è dovuto alla presenza di un dato già importato procedere con la cancellazione della fattura prima di ripetere l’operazione di importazione.

Se l’importazione andrà a buon fine, oltre alla creazione dei dati da trasmettere al MEF secondo il formato richiesto dal D.M., saranno create le anagrafiche e i documenti fiscali relativi.

Le anagrafiche saranno così disponibili per usare XDENT 730 per le successive fatturazioni e i documenti fiscali potranno essere consultati e modificati in caso di errore segnalato dal Sistema Tessera Sanitaria in seguito alla trasmissione.

TRASMISSIONE SPESE SANITARIE ANNO 2016 Fatturando e registrando i pagamenti tramite la funzione di fatturazione presente nel software XDENT i dati da spedire al MEF verranno creati coerentemente con quanto richiesto dalla normativa. Sarà quindi possibile procedere all’invio quando si desidera anche contestualmente all’emissione della fattura.

Qualora le modifiche normative richiederanno una trasmissione in tempo reale rispetto alla registrazione di un pagamento, il software XDENT verrà aggiornato per effettuare la trasmissione contestualmente alla registrazione dell’operazione. Le procedure di trasmissione sono già predisposte per effettuare una trasmissione sincrona in tempo reale.

STATI DI TRASMISSIONE DEL DOCUMENTO Un documento di spesa può trovarsi nei seguenti stati:

-Da inviare: documento non ancora trasmesso al MEF;

-In attesa di esito: documento trasmesso al MEF per cui non è stato ancora ricevuto un esito di accettazione o di errore;

-Scartato: documento trasmesso al MEF in cui sono stati rilevati errori che ne precludono l’accettazione;

-Accettato: documento trasmesso al MEF e accettato senza errori


-Accettato con segnalazione: documento trasmesso al MEF e accettato con segnalazioni che non ne precludono l’acquisizione da parte del sistema TS. In questo caso il documento può essere considerato trasmesso correttamente

GESTIONE DEL DATO TRASMESSO AL MEF Tramite la finestra di Invio al MEF 730 si può accedere alle funzioni che consentono di:

-ottenere il dettaglio di trasmissione di una pratica di invio

-visualizzare e stampare la ricevuta di trasmissione

-conoscere il dettaglio di trasmissione del singolo documento

-richiedere l’esito di una trasmissione

-modificare il documento fiscale che ha generato il dato di spesa da trasmettere

DETTAGLIO DI TRASMISSIONE DI UNA PRATICA DI INVIO Con una singola operazione di invio al MEF si possono trasmettere uno o più documenti attestanti le spese sanitarie dei pazienti. Ogni trasmissione costituisce una pratica di invio.

Una volta che una pratica di invio viene ricevuta dal Sistema TS, a tutti i documenti della stessa pratica viene assegnato uno stesso numero di protocollo

Per conoscere il dettaglio di trasmissione della pratica, selezionare la riga relativa ad un documento e fare click sul bottone “Dettaglio”:


Nel dettaglio della pratica di invio è evidenziato il numero totale di documenti inviati con la stessa pratica e di questi il numero di quelli accettati senza errori, scartati perché con errori, accettati con segnalazione.

RICEVUTA DI TRASMISSIONE Tramite questa funzione si evidenzia la ricevuta di trasmissione prodotta dal MEF con il numero di protocollo assegnato a tutti i documenti di una stessa pratica, cioè spediti con lo stesso invio

La ricevuta di trasmissione è un pdf che evidenzia oltre al numero di documenti trasmessi e accettati senza segnalazione, scartati con errore, accettati con segnalazione, anche la tipologia dei operazione trasmessa.

In particolare sono indicate le operazioni di Inserimento, Variazione, Cancellazione e Rimborso.

L’inserimento identifica un documento di spesa mai trasmesso al Sistema TS.

La Variazione identifica un documento di spesa per cui si sta comunicando una variazione rispetto ai dati già trasmessi al Sistema TS

La Cancellazione indica l’annullamento di un a dato già trasmesso al Sistema TS

Il rimborso indica un documento di spesa che attesta il rimborso al paziente di una spesa precedentemente registrata.


XDENT gestisce in maniera completamente automatica le operazioni da trasmettere al Sistema TS in funzione della emissione delle fatture/note di credito e dei relativi pagamenti. L’utente non dovrà preoccuparsi di specificare quale tipo di operazione trasmettere al MEF.

Il giorno 02/01/2016 alle ore 15:32:02,il dott. PRO con codice fiscale PROVAX00X00X000Y ha inviato il file medico.zip protocollato dal sistema centrale con il numero 16010215320240695 ed elaborato in data 02/01/2016 alle ore 15:32:03 Il file risulta ACCOLTO

ATTESTAZIONE DEI DATI INVIATI AL SISTEMA TSAI SENSI DEL DECRETO 31/07/2015 DEL MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE, ATTUATIVO DIQUANTO DISPOSTO DAL DLGS 175 DEL 21 NOVEMBRE 2014 IN MATERIA DI INVIO DEI DATI DI SPESA

SANITARIA AI FINI DELLA PRECOMPILAZIONE DELLA DICHIARAZIONE DEI REDDITI

VAPRO

RIEPILOGO DATI DI SPESA SANITARIA INVIATI AI FINI DEL 730 PRECOMPILATOcon il file con protocollo 16010215320240695

TOTALI

1 DOCUMENTI FISCALI INVIATI nel file 1 di cui

2 ACCOLTI SENZA SEGNALAZIONI di avviso 03 - Inserimento 04 - Variazione 05 - Cancellazione 06 - Rimborso 07 ACCOLTI CON SEGNALAZIONI di avviso 18 - Inserimento 19 - Variazione 010 - Cancellazione 011 - Rimborso 012 NON ACCOLTI 013 - Inserimento 014 - Variazione 015 - Cancellazione 016 - Rimborso 0


DETTAGLIO DI TRASMISSIONE DEL SINGOLO DOCUMENTO Con questa funzione si evidenzia il risultato di trasmissione del singolo documento di spesa. Selezionare prima la riga relativa al documento e poi fare click sul bottone “Dettaglio” che evidenzierà eventuali errori o segnalazioni restituiti dal Sistema TS.

Se sono presenti errori o segnalazioni nel dettaglio di trasmissione verrà indicato il tipo di errore o segnalazione ricevuto dal Sistema TS.

Esempio di documento di spesa Accettato senza segnalazioni:

Esempio di documento di spesa Accettato con segnalazioni:


RICHIESTA DI ESITO Contestualmente alla spedizione al Sistema TS, XDENT richiede l’esito della trasmissione e in caso di trasmissione a buon fine, l’esito della elaborazione da parte del MEF. Qualora il documento pur essendo spedito non sia ancora stato processato dal Sistema Tessera Sanitaria, resterà “in attesa di esito”.

Per richiedere al Sistema TS l’esito dell’elaborazione selezionare la riga del e fare click sul bottone indicato nella figura sottostante::

MODIFICA DEL DOCUMENTO FISCALE Ogni riga che viene trasmessa al MEF identifica il pagamento a saldo di un documento fiscale. E’ possibile visualizzare e modificare il documento e/o il relativo pagamento direttamente tramite il bottone Modifica.

Questa operazione si rende necessaria qualora il documento è stato spedito al MEF e il risultato della spedizione ha evidenziato un errore formale nel documento stesso che deve essere corretto. La funzione consente di andare subito al documento senza dover aprire l’archivio delle fatture e/o delle note di credito.

Si ricorda che il Conferma di ogni operazione sul documento fiscale comporterà una variazione del dato da trasmettere al MEF e quindi l’inserimento di un opportuno dato di Variazione, Cancellazione o Inserimento da trasmettere.

Il tipo di operazione da trasmettere è completamente gestito da XDENT in automatico e non richiede nessuna operazione da parte dell’utente. XDENT si preoccuperà di individuare cosa trasmettere al MEF in caso di modifica, cancellazione o inserimento di un documento fiscale con relativo pagamento.

Note di credito Qualora il documento da trasmettere si auna nota di credito si ricorda che la nota di credito deve essere associata ad un singolo documento di riferimento (fattura). Pertanto qualora questo riferimento non sia stato inserito, modificare la nota di credito ed associare il documento di riferimento.

CANCELLAZIONE DEL DOCUMENTO FISCALE Qualora si voglia procedere alla cancellazione di un dato da spedire o già spedito al MEF si deve operare tramite la lista delle fatture emesse.


Aprire l’elenco fatture dal menu Contabilità o tramite il bottone Contabilità della barra. Quindi selezionare la fattura e procedere alla cancellazione tramite il bottone “-“.

L’operazione di cancellazione può essere utile quando il dato è stato importato manualmente o tramite file e si vuole procedere nuovamente all’importazione.

Nel caso di utilizzo integrato con il gestionale XDENT la necessità di cancellazione o variazione del dato da spedire al MEF viene automaticamente determinato durante le operazioni usualmente fatte sull’archivio fatture. (modifica o cancellazione di un pagamento o di un documento fiscale)


OPPOSIZIONE ALLA TRASMISSIONE DELLA SPESA Secondo quanto previsto dal D.M. del 31/7/2015 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.185 del18/8/2015, il paziente ha facoltà di manifestare la propria opposizione alla trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria delle spese sanitarie da esso sostenute e inserite in un documento fiscale.

In questo caso spuntare il check “non spedire TS 730” presente in fattura.

La stampa della fattura riporterà la nota relativa alla opposizione del paziente alla trasmissione.

XDENT si preoccuperà di effettuare tutte le variazioni ammissibili qualora si voglia modificare il valore di questa opzione successivamente alla generazione della fattura.

Contestualmente alla annotazione in fattura dell’opposizione è consigliato far firmare al paziente un documento che attesta la manifestazione di opposizione del paziente alla trasmissione. A tal fine è stato predisposto un modello di documento denominato “Opposizione invio STS” che


l’aggiornamento di XDENT inserisce tra i modelli accessibili dal menu Documenti alla voce Modulistica Documenti.

La struttura del modello proposto è la seguente:

Spett. Studio _____ Dr. ________ Via ________ P.IVA __________ Luogo, lì <Data corrente>, Il sottoscritto <Frase completa> ai sensi del D.M. del 31/7/2015 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.185 del18/8/2015 manifesta la propria opposizione alla trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria delle spese sanitarie dallo stesso sostenute di cui alla: fattura n. ____ del _______ La presente opposizione viene altresì annotata sul suddetto documento fiscale. In fede <Cognome> <Nome>

Prima di usare il modello sostituire l’intestazione e il luogo di emissione (evidenziati in giallo) con i dati dello studio che saranno cosi predeterminati per tutti i documenti di questo tipo. Se si ha una installazione multi-professionista con più soggetti che emettono fattura con distinta partita IVA, predisporre più modelli, uno per ogni professionista, in modo da utilizzarli alternativamente allo scopo.

Per creare automaticamente il documento con i dati del paziente selezionare il modello “Opposizione invio STS” dalla scheda paziente come illustrato in figura.


Una volta creato in documento con tutti i dati del paziente è sufficiente inserire solo i dati della fattura per cui il paziente manifesta opposizione all’invio.

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