Introduzione al sistema (schema...

Pag: 1 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

Autore: Alessandro Brizzolesi -Data creazione: 14 maggio 2010 - Modifica:26 luglio 2012 Release:1.1

GRUPPO CAMBIELLI

Posta elettronica (Webmail)

Consigli di utilizzo

Questo sintetico manuale ha lo scopo di chiarire alcuni aspetti basilari per l’uso della posta elettronica del

gruppo Cambielli.

Introduzione al sistema (schema architetturale) Il sistema di posta elettronica utilizzato è basato su IBM Lotus Domino server e lotus inotes. Alla data

odierna (maggio 2010) la versione del sistema è la 8.5.1. Sintesi della architettura del sistema di posta: il

sistema di posta elettronica in cambielli è installato su DIVERSI SERVER. I server sono collegati tra loro, il

server principale si chiama SRVPORTAL, elenco dei server:

srvportal.cambielligroup.it (server principale, Cinisello)

premium.cambielligroup.it (Cinisello)

ef.cambielligroup.it (Cinisello)

dom02.cambielligroup.it (Bologna)

farmq.cambielligroup.it (server Quickr)

COME ACCEDERE ALLA PROPRIA CASELLA DI POSTA L’accesso alla posta elettronica DALLA VPN O DALLA RETE DEGLI UFFICI DEL GRUPPO DEVE AVVENIRE

ATTRAVERSO UN BROWSER (INTERNET EXPLORER V.7 O V.8):

Figura 1 – accesso dalla rete degli Uffici Cambielligroup



Accedere utilizzando il proprio Username quello inviatoVi al momento della registrazione. E’ possibile usare

lo user name intero oppure uno abbreviato Es. “mario rossi” oppure “mrossi” e la password inviata.

Vi apparirà la schermata iniziale della posta

La videata iniziale potrebbe essere diversa e mostrare solo alcuni messaggi (es. gli ultimi 10), la prima

videata può essere personalizzata, ognuno può definire la propria.

Note consigli PER IL PRIMO ACCESSO DA UN NUOVO COMPUTER:

Consigli pratici se + la prima volta che viene usata la web mail da un “nuovo” computer.

1) Installazione ACTIVEX, al primo accesso potrebbe apparire questo messaggio

Server dove risiede la

casella di posta Preferenze (vedi pag. successiva)

Accesso a:

Posta, Agenda (calendario),

Rubrica Contatti Personali, Elenco

Attività

Possibilità di ordinare i

messaggi per data- nome

o oggetto cliccando su

colonna

Funzione di ricerca



Dovete cliccare su OK e poi

Rispondere “INSTALLA” alla finestra che poi appare a video.

2) SITI ATTENDIBILI, consigliamo di aggiungere ai siti attendibili tutti gli indirizzi “cambielligroup.it” vedi

figura 3, per aggiungere all’elenco i siti fare doppio click su il mondo o sulla parola internet (vedi figura 4) e

poi aggiungiamo il dominio cambielligroup.it (vedi fig. 5 e 6) :

Figura 3 - Siti attendibili

Figura 4 - SITO NON RICONOSCIUTO

Cliccare su questo messaggio



Figura 5 - aggiunta sito attendibile

Figura 6 - aggiungere cambielligroup.it

ACCESSO DA INTERNET

(Previsto solo previa autorizzazione)

Figura 2 - accesso da INTERNET

Apparirà la seguente schermata (fig. 7) dove dovrete scegliere l’opzione “CONTINUA CON IL SITO WEB…”



Figura 7 - errore certificato (dovete scegliere di continuare)

Lettura delle mail (posta in entrata)

Tutte le nuove e-mail sono visibili nella posta in entrata (vedi figura sotto).

Per evitare di rallentare il sistema CONSIGLIAMO vivamente di tenere la posta in entrata il più libera e

vuota possibile ARCHIVIANDO IN CARTELLE LE MAIL.

Scegliere di continuare con il sito

Numero tra parentesi sono le mail ancora NON

LETTE (le mail non lette sono quelle rosse)

Funzione “tutti i documenti” visualizza tutti i messaggi

sia in entrata che inviati (usare PER RICERCHE)



Archiviazione delle mail

Esistono due dipi di archiviazione:

1. Manuale: ogni mail può essere spostata in una cartella per argomento/classificazione.

2. Automatica: periodicamente le mail che sono hanno due anni vengono messe in un archivio

separato (in automatico sul server). L’archivio è consultabile solo via link (vedi figura sotto)

Creazione nuovo messaggio

Ecco alcune informazioni relative alla funzione di creazione nuovo messaggio: è possibile inserire più

destinatari (separandoli con una virgola “,” ) sia come destinatari DIRETTI (PER) che come copia conoscenza

(CC) e come copia conoscenza NASCOSTA (CCN).

Funzioni di spostamento e-mail in

cartelle.

Si può spostare una mail anche solo

“trascinandola” con il mouse

Cartelle e sottocartelle

Link a archivio (storico) posta



I destinatari PER e CC non vedranno i CCN e i CCN non vedranno gli altri CCN eventuali

Per cercare nomi si può semplicemente scrivere il nome e cognome e il sistema cerca nella rubrica

AZIENDALE e in QUELLA PERSONALE o negli ultimi Indirizzi usati (contatti recenti). La ricerca nei contatti

recenti (che si può avviare con INVIO o cliccando su apre una tendina o una finestra vedi sotto)

Gli account interni sono seguiti dal suffisso “/GRPPSC/IT” che identifica gli utenti interni al server

Cambielligroup.

Cliccando sulla voce PER / CC / CCN è possibile aprire una finestra di ricerca (vedi figura sotto) dove è

pssibile cercare per “cognome” vedi esempio sotto

Funzioni di formattazione della mail



Il testo della mail può essere personalizzato (font, colori, tabelle) tuttavia occorre considerare che in caso di

invio della mail verso un “indirizzo esterno” la formattazione potrebbe non essere mantenuta (per esempio

la tabella potrebbe trasformarsi in un semplice testo). Per questo motivo nel caso in cui si vogliano inviare

testi particolarmente curati nella forma estetica o formattati consigliamo di allegarli come File.

Opzioni:

- Alta priorità (utile per segnalare urgenza, il server cerca di inviare immediatamente la mail)

- Ricevuta di Ritorno (per ricevere mail di conferma di lettura, è garantita solo per mail interna. Per

mail verso internet potrebbe non tornare mai la ricevuta)

Allegati:

E’ possibile allegare uno o più file alla mail

In caso di problemi con la gestione allegati verificare che la installazione dell ACTIVEX (vedi note pag.2-3). In

alternativa provare con la modalità LITE o Semplificata della posta.

Controllo ortografico:

Al momento di invio della mail potrebbe partire un controllo ortografico (simile a quello che si usa sui

programmi Office). E’ possibile disabilitarlo dalle preferenze.

Aggiunta allegati

1.Scegli rubrica

4. risultati

2. Inserisci testo

3. clicca su cerca



Preferenze (alcuni punti utili)

E’ possibile personalizzare alcune funzioni della posta

Es. FIRMA in automatico sotto la mail (entrare in preferenze-posta e poi FIRMA)

Client di posta predefinito (sezione GENERALI): se si desidera usare la funzione con il tasto destro mouse o

quando si clicca su un indirizzo email su una pagina web es. mailto:[email protected] e fare aprire in

automatico la web mail impostarla come POSTA PREDEFINITA

Inserire la firma che si desidera (solo testo o formattata-

Rich Text)

Decidere se il sistema deve mettere firma in automatico



CONTATTI RECENTI (Immissione facilitata):

FUNZIONE POSTA

PREDEFINITA

DIZIONARIO COLLEGATO

(controllo ortografico)

E’ possibile togliere indirizzi memorizzati in automatico dal sistema o DISATTIVARE la funzione di

completamento automatico (se non si vogliono memorizzare le mail usate)



Cambio password: Il sistema chiede in automatico periodicamente la sostituzione della password: In caso Si

volesse procedere a cambiare la password autonomamente è necessario:

1. Accedere usando l’indirizzo https://srvportal.cambielligroup.it

2. Accedere alle preferenze della propria casella di posta

3. Accedere alla sezione sicurezza

4. Seguire la procedura di cambio password

Iserire la vecchia password e la nuova (due volte).

Una volta completata la procedura il sistema potrebbe accettare ancora (per poco tempo) anche la vecchia

password (periodo di aggiornamento). Questo perché deve aggiornare tutti i server di accesso.

Cliccare per avviare la procedura di

cambio password

La procedura di cambio password è utilizzabile solo se

ci ci trova in modalità “HTTPS” protetta

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