Introduzione ai Introduzione ai Data BaseData Base

BASE DI DATI

Una base di dati è una collezione di dati utilizzati per rappresentare le informazioni dì interesse per un sistema informativo.

Un database è una raccolta di dati

Un database è un insieme composto da una o più raccolte di informazioni (dati), dalle regole con cui sono correlate e dai metodi per la loro gestione.

Ciascuna raccolta di informazioni viene memorizzata in una struttura organizzata detta TABELLA.

Se il db è formato da più tabelle, i dati delle diverse tabelle possono essere collegati fra loro attraverso relazioni.

Vantaggi del db:

•ordinare una grande quantità di dati

•riordinarli rapidamente in molti modi diversi

•estrarne molteplici informazioni contemporaneamente

aggiungere nuovi dati in maniera semplice e veloce

La gestione di una base di dati è soggetta ad un DBMS (Data Base Management System - sistema di gestione di basi di dati)

che ha il compito di controllare non solo più basi di dati ma è anche un software in grado dì gestire le stesse

I dati vengono organizzati all'interno della base di dati attraverso dei modelli detti modelli di dati,

tale modello dei dati non è altro che un insieme di concetti utilizzati per or ganizzare i dati di interesse e descriverne la struttura in modo che risulti comprensibile ad un elaboratore.

Di conseguenza un modello di dati deve fornire meccanismi di strutturazione.

Molti sono i modelli che vengono utilizzati oggi per strutturare una base di dati, e i più usati sono:

Modello relazionale;

Modello gerarchico;

Modello reticolare;

Modello ad oggetti.

Noi prenderemo in considerazione il modello relazionale, che tra tutti risulta non solo quello più utilizzato, ma anche il più facile, in quanto si appoggia ad un modo di presentare i dati a noi familiare: la tabella.

Una sola relazione può anche essere una base di dati, ma il più delle volte una base di dati è formata da tantissime relazioni che correlano tra di loro i propri dati in maniera da fornire un'informazione esaustiva.

GLI ELEMENTI DEL DATABASE

Per database, quindi, s'intende, semplificando molto, un insieme di dati, cioè informazioni strutturate e organizzate sistematicamente secondo un certo criterio e relazionate tra loro.

Quindi una "base di dati", non è un semplice insieme d'informazioni assemblate senza un preciso ordine, bensì un insieme organizzato e strutturato.

Nei database tale organizzazione è di un certo tipo: i dati sono organizzati per tabelle, campi e record.

Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5

Record 1        

Record 2        

id TITOLO AUTORE EDITORE 1 Peter Pan BARRIE JAMES MATTHEW A.Mondadori

2 Le grandi favole di Walt Disney

DISNEY Walt A.Mondadori

3 Fiabe e antifiabe BRENGOLA PAOLA, ZORDAN ROSETTA Bompiani

4 Fiabe verdi CAGGIANO IDA Pegaso

5 I figli del mastro vetraio

GRIPE Maria A.Mondadori

6 I lupi di Pito e altro racconto

LATINI Angela Paravia

7 Il segreto di Lena ENDE Michael Salani

8 La margherita Favole GRIMM Ponte nuovo

9 Paperino e l'isola del tesoro

DISNEY Walt A.Mondadori

10 Charlie e la fabbrica di cioccolata

DAHL Roald Emme

CAMPO

record

DATI

Tabella - Le tabelle sono strutture fondamentali in un database perché memorizzano i dati che si devono gestire.

All'interno di una tabella, i dati sono organizzati in campi (colonne) e record (righe).

Questo elemento è sempre necessario ed è il primo ad essere progettato, costruito ed implementato

Query - Una query è uno strumento che consente di interrogarsi sui dati contenuti nelle tabelle e di eseguire azioni specifiche sui dati.

Si possono utilizzare le query per combinare o unire dati da varie tabelle separate ma correlate.

Le query possono inoltre consentire di modificare, eliminare o aggiungere consistenti quantità di dati in un solo pas so.

Infine, si possono utilizzare le query come base per maschere e prospetti.

Maschera - Le maschere consentono di visualizzare e immettere dati secondo un formato conveniente simile a quello dei moduli di compilazione su carta.

Le maschere possono anche includere a loro volta altre maschere (denominate sottomaschere) che con sentono di immettere dati in varie tabelle contemporaneamente.

Report - I report consentono di stampare o visualizzare in anteprima dati secondo un formato specifico.

Esempi di report includono etichette postali, elenchi, buste, lettere tipo e fatture.

I report possono presentare anche i risultati delle query in un formato facilmente comprensibile.

Macro - Una macro è un insieme di istruzioni che rende automatico un compito che si deve eseguire spesso.

Quando si avvia una macro, Access esegue le azioni contenute nella macro secondo l'ordine nel quale le azioni sono elencate.

Le macro consentono di assemblare una raccolta di tabelle, query, maschere e prospetti in applicazioni complete che chiunque può utilizzare, anche chi ha una conoscenza limitata di Access.

Modulo - Come le macro, i moduli consentono di automatizzare e personalizzare Access.

I moduli, comunque, diversamente dalle macro, forniscono un controllo più preciso sulle azioni da eseguire e richiedono un'esperienza di programmazione in Visual Basic.

Naturalmente in un database come Access possono esservi più istanze di ogni tipo d'oggetto: così potremo avere più tabelle, più maschere, ecc.

In pratica possiamo dire che oltre ai dati organizzati in tabelle, il database incorpora anche gli strumenti per la visualizzazione dei dati stessi, per il loro inserimento, per la stampa, per la selezione e la ricerca, e per la programmazione e per l'automazione in genere.

Un database è quindi un oggetto complesso, che viene memorizzato come file unico avente, in Access, estensione .MDB.

Quest'unico file contiene tutto ciò che è ne cessario per classificare i dati, manipolarti, elaborarli ecc.

CREARE UN DATABASE NUOVO Per aprire un database esistente è sufficiente selezionare il file avente estensione .mdb con gestione risorse, fargli un doppio click sopra ed automaticamente sì ottiene la sua apertura In Access.

Altrimenti:

avviare Access e nella finestra di dialogo scegliere apertura di un database esistente.

In questa finestra di dialogo compare l'elenco del database utilizzati di recente, se tra questi non vi fosse quello desiderato, selezionare la voce "Altri file", nel medesimo elenco;

si perverrà in tal modo alla consueta finestra di dialogo per l'apertura di file.

Altrimenti se si vuole creare un nuovo database, bisogna:

•aprire Access

•alla finestra di dialogo seleziona re "Database vuoto"

•premere OK

Bisogna considerare che in Access, a differenza degli altri pacchet ti, non è presente il comando di salvataggio. Infatti i dati inseriti in un database vengono salvati automaticamente via via che sono inseriti.

Questa è una prerogativa dei programmi di archiviazione che,

vuoi per ragioni di sicurezza dei dati, vuoi per ragioni tecniche connesse con la necessità di gestire anche archivi assai complessi e voluminosi, tendono a dialogare direttamente con la memoria di massa.

Pertanto quando si crea un nuovo database, viene richiesto immediatamente un nome e il database stesso viene creato e aperto subito

Si raccomanda di dare un nome al database che abbia un'attinenza con il suo utilizzo.

Si sconsiglia vivamente dall'accettare i nomi automaticamente proposti dal programma, come. ad es. - db1.mdb o db2.mdb

Bisogna ricordarsi sempre questa regola generale:

Ad ogni oggetto o elemento di lavoro bisogna sempre dare un nome che ci possa ricordare in futuro il suo utilizzo o il suo contenuto

Una volta creato un nuovo database ci troviamo di fronte ad una finestra come quella qui sotto rappresentata.

Questa finestra mostra il database aperto con tutti i suoi elementi.

CREAZIONE DI UNA NUOVA TABELLA

Per prima cosa occorre creare l'elemento più importante, ossia quello che è preposto a contenere, in forma organizzata i dati grezzi da archiviare. Questo primo e più importante elemento è una Tabella.

Ciccare sul pulsante NUOVO, e nella finestra NUOVA TABELLA scegliere VISUALIZZAZIONE STRUTTURA

1. una tabella è formata da colonne, ciascuna identificata da un nome che indica il nome della categoria d'informazioni che quella colonna deve contenere. Le colonne così intese vengono definite campi;

2. per ogni campo occorre indicare, in fase di progettazione, tutte le sue caratteristiche: il nome, che tipo di dati deve contenere, la dimensione massima dei dati, il formato ed altre minori;

3. tutte queste caratteristiche dei campi devono essere definite a priori e pertanto la costruzione di una tabella richiede che si sia svolto un lavoro di analisi e classificazione dei dati che si vogliono creare;

4. la costruzione delle tabelle richiede che si adotti il principio di massima efficienza, ossia di minimo utilizzo delle risorse;

5. l'insieme dei campi e delle loro caratteristiche definisce la struttura di una tabella;

6. solo dopo avere definito la struttura di una tabella, sarà possibile introdurvi dei dati;

7. i dati verranno introdotti sotto forma di record. Ogni record contiene una informazione strutturata secondo i campi definiti nella struttura.

Nome Campo: identifica il campo e il nome può anche arrivare a 64 caratteri. E' bene utilizzare nomi senza spazi

Tipo Dati: sono il tipo di informazioni contenute. Verranno maggiormente descritte in "Tipi di dati e proprietà dei campi"

Descrizione: opzionale. Consente di dare una descrizione più completa al contenuto e al significato del campo.

Progettazione di una tabella

La costruzione di una tabella richiede un'attenta progettazione del modo in cui classificare le informazioni;

ad esempio, se la tabella dovesse ospitare un indirizzario di persone sarebbe comodo definire i campi con i nomi:

Cognome, Nome, Indi rizzo, Telefono, Fax, ecc..

Ma non sarà sufficiente, anzi,

occorrerà per ogni campo indicare anche che tipo di dati deve contenere, con quale formato ecc.

Supponiamo di voler costruire una tabella per memorizzare i libri della nostra biblioteca. Preventivamente analizziamo come possiamo classificare i nostri libri: (è solo un esempio molto semplice)

•Titolo

•Autore

•Editore

•Pagine

•Costo

•Sezione

•Categoria

•Collocazione

Questa analisi deve essere fatta sapendo quali siano i dati da catalogare, quali le operazioni tipiche, quali le informazioni che possono essere rilevan ti. Insomma chi progetta deve sapere analizzare e deve avere una buona conoscenza del tipo di dati che viene richiesto, del suo eventuale utilizzo, ecc.

Avendo fatto questa semplice analisi, si tratta ora di stabilire quale nome

dare ad ogni campo e che tipo di dati scegliere per ciascuno di essi.

Per ogni campo occorre stabilire un tipo di dati, ovvero le caratteristiche formali e so stanziali del tipo d'informazione che vogliamo memorizzare. Access mette a disposizione svariati tipi di dati, che devono essere scelti sulla base di:

un criterio di coerenza con il tipo d'informazione, per cui se si inserisce un testo, non avrà senso utilizzare un dato numerico, ecc.

un criterio di economicità, nel senso che si deve usare sempre il tipo di dati che impegna meno risorse possibili del computer, sia in termini di spazio che di velocità di elaborazione.

CAMPO DESCRIZIONE

Testo Caratteri alfanumerici (nomi, indirizzi, cap, ...), max 255

Memo Testo molto lungo con caratteri alfanumerici, max 65.535

Numerico numeri su cui devono essere eseguiti calcoli

Data e ora date e orari compresi tra 100 e 9999

Valuta Utile per Euro e altre monete. Precisione 15 cifre + 4 dopo la virgola

Contatore Numero progressivo univoco gestito da Access

Sì/No Valori Sì / No oppure Vero / Falso

Oggetto OLE Oggetto, Immagine collegato o incorporato in una tabella Access

CollegamentoIpertestuale

Collegamento a indirizzi URL

RicercaGuidata

consente la creazione di un elenco deve è possibile selezionare un valore per ogni record.

Generale nome

DimensioneCampo

Lunghezza massima di un campo di testo o numerico. Limita la dimensione del database

Formato Indica l'aspetto dei dati

Etichetta Nome visualizzato come titolo della colonna. Utile perchè il nome del campo normalmente non ha spazi bianchi e soprattutto per la creazione delle maschere e dei report

Valore predefinito Valore inserito automaticamente ogni volta che viene creato un nuovo record

Posizioni decimali Indica per i campi numerici e valuta il numero di cifre decimali

Richiesto Se impostato su Sì obbligherà l'utente a inserire sempre un valore nel campo

Generale nome descrizione

CodiceLibro Contatore (IdLibro)

Titolo Testo 40 caratteri ….

Autore Testo 40 caratteri Cognome in stampatello

Editore Testo 30 caratteri ……

Costo Valuta in Euro con 2 cifre decimali ……

Pagine Numerico ……

Sezione Testo 2 caratteri

CU – cucina TE – teatro FA – fantastici NA - narrativa

Categoria Testo 2 caratteri

00 – usa e getta 01 – raccolta storica 02 – scolastici 04 – non ridati

collocazione Testo 3 caratteri

AAA – scaffale sala BBB – cucina CCC – cassaforte DDD - cantina

Se vogliamo creare una tabella che descriva i nostri libri possiamo avere i seguenti campi

Chiave primaria

Ogni tabella deve contenere un campo che consenta di identificare ogni dato in un modo univoco. Questo campo viene definito chiave primaria. Per noi sarà Libro. Si imposterà questo campo come Chiave primaria.

 

Creazione di una chiave primaria:

Selezionare il campo

Fare click sul pulsante Chiave Primaria

A questo punto sulla sinistra del campo compare una piccola chiave

 

CONVENZIONI

Per rendere maggiormente leggibili le informazioni presenti nel database si preferisce aggiungere ID prima del nome di ogni campo chiave. Quindi Libro diventerà IDLibro.

Modifica di una tabella

Conviene sempre lavorare in visualizzazione struttura. Per lavorare con una tabella chiusa basta farvi clic sopra e utilizzare il bottone .

Inserimento di un campo.Per inserire un campo nuovo si può proseguire dopo l'ultimo campo presente in tabella. Se il nuovo campo deve essere inserito sopra a uno esistente basta fare:

Clic sul campo esistente con il tasto destro del mouse

Scegliere Inserisci righe. La nuova riga verrà inserita sopra al campo esistente

Eliminazione di un campo.

Per eliminare un campo basta fare:

Clic sul campo da eliminare con il tasto destro del mouse

Scegliere Elimina righe.

Dire di Sì per confermare l'eliminazione.

INSERIMENTO DEI DATI IN UNA TABELLA

Una volta creata la struttura della tabella è possibile inserire i dati attraverso la visualizzazione Foglio dati.

Aprire una tabella in modalità Foglio dati

Finestra principale, barra oggetti, selezionare la voce Tabelle > Selezionare il nome della tabella > Pulsante Apri

•Doppio clic

•Tasto dx: Apri

•Invio

 Note

Se il campo chiave è di tipo contatore, verrà incrementato automaticamente.

Durante la visualizzazione sono presenti i seguenti indicatori:

indica il record corrente

nuovo record (riga)

bottoni per spostarsi velocemente tra i record.

Tasti di scelta rapida

Tasto Significato

CTRL + ' Copia nel campo il contenuto del campo che si trova immediatamente sopra

TAB Campo successivo

MAIUSC + TAB Campo precedente

HOME Primo campo record corrente

FINE Ultimo campo record corrente

CTRL + HOME Primo campo del primo record

CTRL + FINE Ultimo campo dell'ultimo record

CTRL + A Seleziona tutta la tabella

F2 Seleziona il contenuto di un campo

Maiusc + F2 Zoom: visualizza l'intero contenuto del campo in una finestra

Salvare un record

Ogni nuovo record od ogni modifica viene automaticamente salvata da Access

Eliminare un record

Selezionare il record da eliminare

Premere CANC o Confermare con Sì

I record eliminati non possono essere recuperati con il tasto annulla (o CTRL + Z)

Salvare Eliminare un record

TIPO DI DATI DA UTILIZZARE PER UN CAMPO DELLA TABELLA

Una tabella deve essere in primo luogo progettata. Ciò significa che

occorre definire:

quanti e quali campi si ritiene che siano necessari:

per campo s'intende una particolare categoria d'informazione atta a formalizzare un dato che si ritiene possa essere necessario per archiviare un determinato "oggetto"; ad esempio se si volesse archiviare i dati personali di un insieme d'utenti i campi saranno del tipo: nome, cognome, indirizzo, ecc.

per ogni campo occorre stabilire:

a) il nome del campo: che deve sempre iniziare con una lettera e non può contenere segni d'interpunzione;

b) che tipo di dati può ospitare il campo: cioè occorre preventivamente definire quale tipo d'informazione verrà memorizzata in ogni campo: se una stringa di testo, se un numero, una data, ecc.

c) definire la dimensione dei campi: se ad esempio si definisce il campo come testuale, occorre definire quale sia il numero massimo di caratteri am messi; se altrimenti si vuole memorizzare un dato numerico, si dovrà stabilire di quale tipo di numero si tratti: intero, decimale, lungo, ecc.

La definizione dei campi è un momento chiave della progettazione di un archivio,

in quanto occorre definirli in modo tale che siano coerenti con il tipo d'informazione richiesto e che siano dimensionati in modo che impegnino il minimo di risorse possibili.

Un'attenta progettazione permette di costruire archivi più efficienti, più veloci, più semplici

Nella definizione dei campi occorre tenere presente che :

Mantenere sempre una coerenza tra il tipo di dati scelto e il dato che deve ospitare: se ad esempio si sceglie un campo numerico, non sarà poi possibile inserirvi del testo e viceversa;

oppure se si vuole memorizzare una data e si è scelto di utilizzare un campo data/ora (campo speciale ricco di funzionalità di calcolo),

non sarà possibile utilizzarlo per memorizzare valori numerici o altro.

Calcolare sempre quale tipo di dati utilizzare e quale dimensione dargli in modo che consenta di occupare la minor quantità di memoria possibile: ad esempio i numeri di te lefono conviene memorizzarli in un campo di tipo testo, dimensionato a 11 caratteri, piuttosto che in un campo di tipo numerico lungo;

Dato che le funzioni di ordinamento vengono potenziate dall'indicizzazione (argomento futuro) si sappia che non sarà mai possibile indicizzare i campi di tipo Memo.

Sulle funzioni di ordinamento valgono le seguenti considerazioni: in un campo Testo i numeri vengono ordinati come stringhe di caratteri (1, 10, 100, 2, 20, 200 e così via), non come valori numerici.

Per ordinare i numeri come valori numerici, utilizzare un campo Numerico o Valuta.

Molti formati di data/ora, inoltre, non verranno ordinati cor rettamente se immessi in un campo Testo.

Per assicurare il corretto ordinamento, utilizzare un campo Data/ora.

Tipo di dati

Utilizzato per

Dimensioni Testo

Testo o combinazioni di testo e numeri, come gli indirizzi, nonché numeri che non richiedono calcoli, come i numeri di telefono, i numeri parte o i codici postali.

Fino ad un massimo di 255 caratteri. Vengono memorizzati solo i caratteri immessi in un campo; non vengono memorizzati gli spazi per le posizioni non utilizzate in un campo Testo. Per stabilire il numero massimo di caratteri che è possibile immettere, impostare la proprietà Di-mensione campo. Memo

Testo e numeri lunghi, come note o descrizioni.

Fino ad un massimo di 64.000 caratteri.

Numerico

Dati di tipo Numerico da utilizzare per i calcoli matematici, ad eccezione dei calcoli di valori monetari per i quali è necessario utilizzare il tipo di dati Valuta. Per definire il tipo di dati Numerico specifico, impostare la proprietà Dimensione campo.

1,2, 4 08 byte. 16 byte

Data/ora

Date ed ore

8 byte Valuta

Valori di tipo Valuta. Utilizzare questo tipo di dati per evitare l'arrotondamento durante i calcoli. Con una precisione di 15 cifre a sinistra del separatore decimale e 4 cifre a destra.

8 byte

Contatore

Numeri sequenziali univoci (con incremento di 1) o casuali inseriti automaticamente quando viene aggiunto un record.

4 byte

Sì/No

Campi che conterranno solo uno di due valori alternativi, come Sì/No, Vero/Falso, On/Off

1 bit.

Oggetto OLE

Oggetti creati con altri programmi utilizzando il protocollo OLE, come documenti di Microsoft Word, fogli di calcolo di Microsoft Excel, immagini, suoni o altri dati Dinari, che possono essere collegati o incorporati in una tabella di Microsoft Access. Per visualizzare l'oggetto OLE, è necessario utilizzare una cornice di oggetto associato in una maschera o in un report.

Fino ad un massimo di 1 gigabyte (in base allo spazio disponibile su disco)

Collegamento ipertestuate

Campo in cui vengono memorizzati i collegamenti ipertestuali. Un collegamento ipertestua-le può essere un percorso UNC oppure un URL.

Fino ad un massimo di 64.000 caratteri.

Autocomposizione Ricerca

Crea un campo che consente di scegliere un valore da un'altra tabella o da un elenco di valori utilizzando una casella combinata. Quando si sceglie questa opzione dall'elenco dei tipi di dati, verrà avviata un'autocomposizione.

Le stesse dimensioni del campo chiave primaria utilizzato per eseguire la ricerca, in genere 4 byte.

Impostazione delle proprietà

Dobbiamo Ancora specificare che per ogni tipo esistono diverse sotto impostazioni, dette anche proprietà del campo. Queste proprietà variano

in funzione del tipo di dati che si è selezionato.

Dimensione campo: Solo per campo di tipo di testo consente un massimo di 255 ca ratteri, per campi di tipo numerico e contatore vedi tabella qui sotto:

DIMENSIONE CAMPO

NUMERO PIU’ GRANDE

CIFRE DECIMALI

Byte

da 0 a 255

Nessuna. Dato arrotondato Itero

da -32768 a 32768

Nessuna. Dato arrotondato Itero lungo

da-2,147,483,648 a 2,147,483,647

Nessuna. Dato arrotondato

Precisione singola

da-3.4x10a3.4x10

Fino a 7

Precisione doppia da-1.797x10 a 1.797x10 Fino a 15

ID Replica Identificatore univoco globale Non disponibile

Decimale da 0 a 255 Disponibile

Formato: Stabilisce la modalità dei dati che appaiono in Visualizzazione Foglio dati. Per campi di tipo numerico vedi tabella qui sotto:

FORMATO CIFRE DECIMALI Numero generico Formato standard. Visualizza il numero come lo si digita Valuta Utilizza la valuta impostata da windows con punto

separatore Euro Utilizza la valuta euro Fisso Il numero standard di cifre decimali è 2. Visualizza almeno

una cifra e il numero viene arrotondato a secondo del numero di cifre decimali impostate.

Standard Usa il punto come separatore delle migliaia. Cifra decimale è 2

Percentuale Moltiplica il numero inserito per 100. Cifra decimale è 2 Notazione scientifica Rappresenta i numeri come multipli di potenze di 10

FORMATO DESCRIZIONE Data generica Valore standard Data estesa Esempio: lunedì 1 maggio 2004 Data breve Esempio: 1-mag-04 Data in cifre Esempio: 1/5/04 Ora esatta Esempio: 06.25.00 Ora breve 12h Esempio: 12.25 Ora breve 24h Esempio: 19.45

Per campi di tipo data/ora vedi tabella qui sotto:

Posizioni decimali: Solo per campi Numerico e Valuta, stabilisce un certo numero di cifre decimali.

Maschera di input: Con questa proprietà è possibile impostare l'aspetto che dovranno avere i nostri dati: es. Codice fiscale, e-mail, ora, CAP, sigla della provincia, data.

Etichetta: Con questa proprietà e possibile cambiare il nome (come alternativa) del campo che appare nella tabella su maschere e report.

Valore predefinito: Imposta nel campo un valore specifico predefinito.

Valido se: E possibile impostare un valore massimo o minimo del dato in quel campo (es. non può superare un determinato numero sia in eccesso o per difetto).

Messaggio di errore: E' possibile inserire un piccolo testo che si vuole che appaia, nel caso che si violino le regole delle proprietà precedenti "valido se".

Richiesto: Con questa proprietà è possibile stabilire l'obbligatorietà di inserimento dati in un report.

Consenti lunghezza zero: Con questa proprietà è possibile stabilire se scrivere nel report delle virgolette (" ") nel caso che non ci siano dati da inserire.

Indicizzato: Se no non consente l'immissione di dati uguali per velocizzare la lettura dei dati di un database.

IMPOSTAZIONE DELLA CHIAVE PRIMARIA

Ogni tabella deve avere almeno un campo impostato come chiave primaria.

Con questo termine si deve intendere un indice, cioè un elenco ordinato di valori, che non am mette duplicati.

In parole molto semplici;

1)se si vuole compiere ricerche e ordinamenti veloci sui dati di un campo, bi sogna associare al campo un indice, ovvero un elenco alfabetico dei suoi valori

2)Access compierà le operazioni di ricerca e ordinamento utilizzando questo indice.

3) Esiste un particolare indice che non ammette valori duplicati: ad esempio se indicizzo il campo cognome non potrò inserire due volte il cognome Rossi

4)     Questo indice che non ammette duplicati viene chiamato Chiave primaria e lo si deve impostare su quel campo che contiene i valori univoci, come, ad esempio, il campo del codice

5)     Ora: è buona cosa che in ogni tabella vi sia un campo univoco (codice) e che su di esso sia impostata la Chiave primaria: questo per evitare che si verifichino delle omonimie

6)     In genere questo è sempre il primo campo di una tabella

7)     Per impostare la chiave primaria basta portarsi sul campo e premere il pul sante con una chiavetta posto nella barra degli strumenti

ORDINARE I DATI

Quando il numero dei dati cresce non è semplice individuare i dati che interessano. Per ordinare i dati basta fare:

Click sulla colonna in base alla quale si vuole fare l'ordinamento

Utilizzare i bottoni di ordinamento

crescente / decrescente

E' possibile selezionare contemporaneamente più campi. L'ordinamento verrà eseguito prima sul campo di sinistra e successivamente sugli altri.

FILTRARE I DATI

Un filtro consente di visualizzare determinati record in base a un criterio.

I filtri sono di due tipi:

Filtro in base a selezione

Filtro in base a maschera

Filtro in base a selezione

consiste nell'indicare il valore del campo che determina il filtro. I passi sono i seguenti:

Click sul valore (ES – “A. Mondadori”)

Click sul bottone Filtro in base a selezione

E' possibile selezionare un ulteriore dato e riapplicare il filtro.

Quindi i dati visualizzati risponderanno a più criteri.

 

Rimuovere il filtro

Basta premere il tasto e i dati nascosti riappariranno.

Filtro in base a maschera

Questo filtro consente di filtrare più colone contemporaneamente, inserire espressioni logiche e specificare alternative

Quando si attiva il filtro in base a maschera compare un foglio dati vuoto

contenente tutte le colonne della tabella.

In ogni colonna compare una freccia che indica la possibilità di utilizzare un elenco di tutti i valori presenti nel campo.

Per ricercare tutti i libri con prezzo minore o uguale a € 20,00 bisognerà inserire il testo <=20,00 nel campo costo

E poi cliccare sul tasto per ottenere il filtraggio voluto

Operatori filtro

Gli operatori di controllo che si possono utilizzare sono i seguenti

Operatore Significato

< minore

> maggiore

<= minore o uguale

>= maggiore o uguale

<> diverso

= uguale

AND entrambe le condizioni devono essere vere

OR almeno una condizione deve essere vera

NOT nega la condizione

BETWEEN x AND y Tra il valore x e il valore y compresi

Per filtrare date dell'intero anno 2002 si scriverà:

(>#01/01/02#) AND (<#31/12/02#) oppure between #01/01/02# AND #31/12/02#

MASCHERA

Permette di inserire nuovi record direttamente nella tabella Tramite una apposita interfaccia creata apposta per il tipo di applicazione considerata

I vantaggi offerti dalle maschere sono:

1. Aspetto grafico più accattivante

2. Possibilità di effettuare controlli sui dati immessi.

3. Visualizzare i dati un record alla volta.

4. Visualizzazione dell'intero campo. Se i campi della tabella sono tanti, il rischio è di vedere solo i dati troncati

Tipi di maschere

Le maschere servono per parecchie cose,

possono essere usate per visualizzare e modificare dati, per inserire dati e anche per rendere più bello e attraente un Database.

Sì possono disegnare in modo da poter contenere tutti i campi in un unica videata, evitando quindi la necessità dello scorrimento.

Ci sono quattro tipi fondamentali di maschere:

A Colonne –

dove i nomi dei campi sono listati sul lato sinistro della maschera, con una colonna sulla destra contenente i valori dei campi. Queste maschere sono particolarmente indicate per l'inserimento di dati.

Tabellari –

dove i nomi dei campi sono posizionati nella parte alta della maschera con i valori nelle rispettive colonne sotto di essi. Queste maschere sono particolarmente indicate per la visualizzazione e la consultazione del

database.

Foglio Dati –

dove i campi sono visualizzati come in una tabella o una query.

Poco utili, in quanto assomigliano molto alla normale visualizzazione foglio dati.

Possono tuttavia risultare idonee in alcuni casi particolari.

Giustificato –

dove i nomi dei campi e i valori sono visualizzati in modo giustificato. Si tratta di una variante del tipo a colonne. Può essere utilizzata in alternativa.

Creazione di una maschera

Le possibilità offerte per creare le maschere sono le seguenti:

•Maschera standard. Soluzione rapida per immettere i dati in tutti i campi della tabella.

•Creazione guidata. Consente di personalizzare la maschera utilizzando già un'impostazione costruita automaticamente in base ai campi della tabella.

Visualizzazione struttura. Permette di intervenire su tutti gli elementi della tabella.

Maschera standard

I passi sono i seguenti:

Nel menù Tabelle, si fa click sulla tabella a cui associare la maschera.

Con il bottone Nuovo Oggetto si seleziona Maschera Standard.

oppure:

Nella finestra principale selezionare la voce

Tabelle > Selezionare la tabella in base alla quale si desidera creare la maschera (creazione guidata):

> Menu Inserisci > Maschera Standard

La maschera viene creata immediatamente.

Questa maschera però non consente di nascondere alcuni campi e visualizza i record uno ad uno.

Visualizza il primo record

Visualizza il record precedente

Visualizza il record successivo

Visualizza l'ultimo record

Nuovo record per inserimento dati

Creazione guidata di una maschera

Per costruire una semplice maschera d'inserimento dati occorre:

1. selezionare la scheda Maschere nella finestra del database;

2. Premere pulsante Nuovo e poi scegliere creazione guidata, oppure, diretta mente dalla finestra database, doppioclick Crea una maschera

mediante una creazione guidata

Si avvia in tal modo l'autocomposizione. Alla seconda videata viene chiesto quali campi debbano essere impostati nella maschera. Nel nostro caso, trattandosi di una maschera per l'inserimento dei dati ci serve che tutti i campi vengano inseriti

Controlla che sia selezionata la tabella giusta

Spostare sulla destra i campi che si vuole visualizzare.

Il bottone sposta un solo campo mentre il bottone li sposta tutti. Proseguire con Avanti.

Nella successiva videata viene richiesto che tipo di formato vogliamo per la masche ra:

1) layout a colonne o giustificato sono più indicati per maschere d'inserimento dati (meglio a colonne)

2) layout tabulare o foglio dati sono più indicati per delle visualizzazione di dati, cioè per la consultazione.

sceglieremo layout a colonne

La schermata dopo ci chiede che tipo di grafica, sfondo colori vogliamo inserire sulla maschera.

Nell'ultima schermata viene chiesto il nome col quale salvare la maschera:

diamo un nome che ci ricorda a cosa serve questa maschera.

Sì noti che Access ci propone come nome quello della tabella o dell'oggetto associato: è buona regola rifiutarlo e dare un nome che

serva da promemoria.

Ogni campo della nostra tabella corrisponde ad una casella di testo.

Con il tasto TAB oppure INVIO sarà possibile spostarsi da una campo all'altro.

Quando si completano tutti i campi, viene aggiunto automaticamente un nuovo record e la maschera è nuovamente pronta per l'inserimento di un

altro prodotto.

VISUALIZZAZIONE STRUTTURA

Con questa visualizzazione è possibile modificare tutti i parametri della maschera: caselle, allineamenti, colori, ecc.

Gli elementi che costituiscono una maschera sono

• Intestazione maschera: Può contenere il titolo, il logo ecc.

• II corpo: contiene i vari campi

• II pie di pagina: può contenere il numero di pagina e eventuali totali

Per inserire elementi nell'intestazione nel pie di pagina occorre trascinare in giù il bordo con il cursore

Modifica degli elementi di una maschera

Gli elementi di una maschera vengono definiti controlli.

Se si fa click sul nome del campo sulla parte valore

compare il cursore significa che si può spostare il controllo.

il cursore che compare nell'angolo in alto a

sinistra consente dì agire solo su una parte del controllo (etichetta / valore)

Barra casella degli strumenti

Attraverso questa barra,

attivabile con il bottone se non presente, è possibile inserire tutti i vari elementi che costituiscono una maschera.

Inserimento di testi

Per inserire un testo, per esempio un titolo, selezionare il bottone

e tracciare un rettangolo nel punto in cui si vuole inserire il testo.

Se il testo non è visibile occorre allargare la casella di controllo.

Inserimento di Caselle di testo

Una casella dì testo normalmente fa riferimento ad un campo.

Il modo più semplice per inserire una casella di testo è utilizzare l'elenco campi attivabile con il bottone

Quindi sì seleziona il campo e lo si trascina all'interno della maschera

Inserimento di immagini

Per inserire un immagine utilizzare il bottone .

Tracciare un rettangolo che conterrà l'immagine e selezionarla attraverso la finestra inserisci immagine.

Per adattare perfettamente il rettangolo all'immagine selezionare

Formato > Allinea > alla griglia.