INPS numero 1986 del 28-01... · di competenza tramite l’applicazione Cassetto Previdenziale, ......

INPS Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici

Area Aziende

Funzionalità “Contatti” del Cassetto Previdenziale

Documento: Manuale Utente Funzionalità “Contatti”

Data: Settembre 2010


Funzionalità “Contatti” del Cassetto Previdenziale Manuale Utente

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Contenuti del documento: 1 Premessa _______________________________________________________________________ 3

2 Funzionalità “Contatti” _________________________________________________________ 4

2.1 Accesso al Cassetto Previdenziale Aziendale __________________________________________________ 4 2.2 Accesso alla Funzionalità “Contatti” __________________________________________________________ 6 2.2.1 Dati di contatto ___________________________________________________________________ 6 2.2.2 Lista Richieste ____________________________________________________________________ 6 2.2.3 Nuova Richiesta __________________________________________________________________ 10 2.2.4 Agenda Appuntamenti ____________________________________________________________ 12



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1 Premessa

L’INPS ha avviato un radicale processo di trasformazione nella gestione delle proprie attività, in un’ottica di continuo miglioramento ed allargamento dell’offerta di servizi in modalità multicanale.

Gli obiettivi primari consistono nel promuovere la disponibilità dei servizi attraverso diversi canali, in primis il canale telematico, nell’erogazione di una più efficace assistenza e consulenza speciali-stica, nella semplificazione ed automazione dei processi di back office, e nel miglioramento della qualità dei servizi.

In questo quadro assumono un ruolo determinante le tecnologie telematiche ed informatiche, quali fattori abilitanti nella trasformazione degli Enti in aziende orientate ai servizi web che metta-no al centro della propria azione l’utente e i suoi bisogni.

In rispetto di tali esigenze si posiziona la volontà dell’Istituto di sviluppare un processo di comuni-cazione bidirezionale, che lo orienti verso i bisogni dei propri utenti e che migliori la citizen sati-sfaction, indice di rilevanza strategica per l’evoluzione dei servizi pubblici.

L’obiettivo della Funzionalità “Contatti” da Cassetto Previdenziale Aziende consiste nel realizzare nuove modalità di comunicazione strutturata tra l’utente e l’Istituto, aumentando l’efficacia comu-nicativa e diminuendo i tempi di risposta e l’impiego di risorse.

L’utente ha a disposizione un’ulteriore gamma di servizi internet ed intranet che faciliteranno la re-lazione con l’Istituto e le sue strutture territoriali. Nello specifico il consulente e/o azienda ha la possibilità di comunicare anomalie, richiedere informazioni, inviare della documentazione alle sedi di competenza tramite l’applicazione Cassetto Previdenziale, che diviene il suo desktop personale per interfacciarsi con l’Istituto, evitando di dover recarsi personalmente presso le strutture.

Il progetto inoltre garantisce la storicizzazione delle comunicazioni da e verso i consulenti e/o a-ziende e la loro accessibilità all’utente dal Cassetto Previdenziale e alle sedi tramite i Sistemi di Back-Office.



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2 Funzionalità “Contatti”

2.1 Accesso al Cassetto Previdenziale Aziendale

L’accesso all’applicazione Cassetto Previdenziale Aziendale avviene tramite la sezione del sito isti-tuzionale “Servizi on line – Servizi per le Aziende e Consulenti”, inserendo il proprio codice fiscale e il pin rilasciato dall’Istituto.

L’autenticazione tramite pin permette di visualizzare una finestra contenente diversi ambiti di ser-vizio tra i quali quello relativo al Cassetto Previdenziale Aziendale.



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L’utente accede al Cassetto Previdenziale Aziendale tramite il relativo link.



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2.2 Accesso alla Funzionalità “Contatti”

Il consulente e/o l’azienda abilitati ad accedere al Cassetto Previdenziale Aziendale possono, tra-mite il link “Contatti”, modificare i propri dati di Contatto (link “Dati di contatto”), visualizzare in-formazioni inerenti alle richieste in essere (link “Lista Richieste”), inviare una nuova richiesta (link “Nuova Richiesta”) oppure prenotare un appuntamento (link “Agenda Appuntamenti”).

Il link “Contatti” è attivo solo selezionando una matricola associata all’utente.

2.2.1 Dati di contatto

L’utente tramite il link “Dati di contatto” può visualizzare i propri dati di contatto ed eventualmen-te modificarli.

I dati visualizzati sono:

- Cognome (non editabile);

- Nome (non editabile);

- Email

- Flag Posta Elettronica Certificata

- Telefono Fisso

- Telefono Cellulare

- Fax

- Flag Notifiche via email

- Flag Notifiche via sms

- Flag reminder Appuntamenti via email

- Flag remainder Appuntamenti via sms

2.2.2 Lista Richieste

L’utente tramite il link “Lista Richieste” visualizza le informazioni delle richiesta da lui inviate.

La ricerca di una o più richieste è effettuabile tramite i seguenti parametri:



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- Matricola Azienda;

- Oggetto della richiesta;

- Stato della richiesta (aperta, in corso, chiusa);

- Data apertura dal – al;

- Data ultimo aggiornamento dal – al.

La lista delle richiesta permette di visualizzare informazioni quali:

- La matricola associata alla richiesta;

- Il numero di protocollo della richiesta;

- L’oggetto della richiesta;

- La sede territoriale INPS competente per la matricola e la richiesta;

- La data apertura della richiesta;

- Lo stato della richiesta;

- L’esito della richiesta;

- Il canale di apertura della richiesta



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Cliccando sul campo Matricola è possibile accedere al dettaglio della singola richiesta.

Nella vista di dettaglio vengono visualizzati:

- I link a eventuali richieste collegate (con informazione su data e ora apertura)

- I dati di contatto associati alla richiesta:

- Nome;

- Cognome;

- E-mail;

- L’indicazione se la posta è certificata;

- Il Consenso/Dissenso a ricevere notifiche via email;

- Il Consenso/Dissenso a ricevere notifiche via SMS;

- Il numero di Telefono Cellulare;

- Il numero di Telefono Fisso;

- La matricola dell’azienda;

- La sede territoriale INPS di competenza;

- Il numero di protocollo della richiesta;

- La data di apertura della richiesta;

- Lo stato di lavorazione della richiesta;

- La data di aggiornamento dello stato di lavorazione della richiesta;

- La presenza di eventuali allegati;

- Il canale di apertura della richiesta;

- L’oggetto della richiesta;

- Le note all’oggetto della richiesta;

- Il testo della richiesta;

- I dettagli di eventuali allegati (Nome e grandezza);

- L’esito della richiesta;

- Eventuali commenti inseriti dall’operatore di sede.



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Nel caso in cui:

· La richiesta visualizzata non abbia richieste collegate inviate successivamente

· La richiesta visualizzata sia in stato chiuso

È abilitato il tasto Rispondi che permette la creazione di una richiesta collegata.

Alla pressione del tasto Rispondi, viene aperta la schermata di creazione di una richiesta (vedi par. 2.2.3 – Nuova Richiesta).



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2.2.3 Nuova Richiesta

L’utente per inviare una nuova richiesta deve prima selezionare una delle matricole aziendali a lui associate tramite la funzionalità “Ricerca” del menù.

L’utente può inviare una nuova richiesta tramite il link “Nuova richiesta” posizionato all’interno del link “Contatti”.

I dati obbligatori da inserire sono:

- Dati di contatto:

- E-mail;

- Numero di telefono Cellulare o Numero di telefono fisso (E’ obbligatorio inserire almeno uno dei due recapiti telefonici. Se l’utente desidera ricevere notifiche via SMS è obbliga-torio il numero di telefono cellulare);

- Oggetto della richiesta;

- Note oggetto;

- Testo della richiesta.

I dati facoltativi da inserire sono:

- Consenso a ricevere notifiche via email;

- Consenso a ricevere notifiche via SMS;

- Numero di telefono fisso;

- Indicazione se la posta è certificata;

- Fax.



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L’utente può allegare documentazione in formato pdf, tiff, jpeg e gif fino ad un massimo di 3 file la cui grandezza cumulata non deve superare i 3Mb.

Alla pressione del tasto “Invia” la richiesta viene sottomessa: l’utente troverà la richiesta all’interno del link “Lista Richieste” presente nel Menu del Cassetto Previdenziale Aziende.



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2.2.4 Agenda Appuntamenti

Il consulente e/o l’azienda abilitati ad accedere al Cassetto Previdenziale Aziendale possono, tra-mite l’area “Contatti”, facendo Click sul link “Agenda Appuntamenti” accederà alla schermata di gestione e visualizzazione degli appuntamenti.

La schermata iniziale di Agenda Appuntamenti propone in automatico l’elenco degli appuntamenti in stato “Confermato” relativi alla matricola selezionata.

Le informazioni visualizzate sono:

§ Data e Ora

§ Oggetto

§ Stato

§ Collocazione (Sede)

§ Punto di Incontro

§ Cancella Appuntamento

Il consulente ha la possibilità di filtrare gli appuntamenti per:

§ Canale (Cassetto previdenziale Aziende, Altri)

§ Oggetto

§ Stato (Confermato, Cancellato, Tutti)

§ Data da – a

§ Ora da – a

Sulla schermata in basso è presente il pulsante “Prenota Appuntamento” che permette la prenota-zione di un appuntamento presso la sede associata alla matricola selezionata.



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2.2.4.1 Prenotazione Appuntamento L’utente tramite il link “Prenota Appuntamento” accede alla schermata di Prenotazione Appunta-mento dove ha la possibilità di

- Confermare i dati di contatto:

o E-Mail

o Flag Posta Elettronica Certificata

o Telefono Fisso

o Telefono Cellulare

o Fax

- Confermare il canale di Notifica:

o E-mail

o Sms

- Selezionare i dati dell’appuntamento:

o Scegliere l’oggetto: l’utente ha la possibilità di selezionare l’oggetto dell’appuntamento (è possibile la selezione multipla selezionando più oggetti e te-nendo premuto il tasto “Ctrl”)

o Inserire Note Oggetto: Campo obbligatorio

o Selezionare il punto d’incontro: attraverso la scelta tramite pick list

o Aggiungere Allegati utili

L’Utente ha la possibilità di confermare le selezioni e verificare la disponibilità dell’agenda per fis-sare l’appuntamento tramite click sul bottone “Avanti”. Altresì l’Utente ha la possibilità di resettare i cambiamenti fatti con il click sul bottone “Ripristina Valori” (in automatico vengono riproposti i valori di default).



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L’applicazione presenta all’utente tutte le date ancora disponibili.

L’utente ha la possibilità di selezionare una data tra quelle disponibili oppure di tornare alla schermata precedente cliccando il tasto “Indietro”.

Una volta selezionata la data il sistema proporrà la scelta degli orari ancora disponibili quindi l’utente potrà prenotare l’appuntamento cliccando l’orario desiderato.



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2.2.4.2 Conferma Appuntamento

Una volta selezionata l’ora il sistema propone una schermata riepilogativa dell’appuntamento pre-notato.

- Messaggio di avviso: Conferma l’avvenuta prenotazione e suggerisce la conferma dell’appuntamento ricordando all’utente che in caso di mancata conferma (entro 10 minuti) il sistema cancellerà la prenotazione.

- Dati per contatti (non editabili)

o Email

o Posta Elettronica Certificata

o Telefono fisso

o Telefono cellulare

o Fax

o Notifiche via sms

o Notifiche via e-mail

- Dati per appuntamento (non editabili)

o Oggetto

o Note oggetto

o Allegati

o Punto di Incontro

o Giorno

o Ora

- Promemoria

o Promemoria via sms (opzionale facoltativo)

o Promemoria via email (flaggato in automatico e non editabile)



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La pressione del tasto “Indietro” fa ritornare il consulente alla schermata iniziale di prenotazione dell’appuntamento. In automatico il sistema rilascia il giorno e l’ora selezionati dal consulente.

La pressione sul tab “Lista” fa ritornare il consulente alla schermata di visualizzazione degli ap-puntamenti. In automatico il sistema rilascia il giorno e l’ora selezionati dal consulente.

Cliccando il tasto “Conferma” la prenotazione passa in stato “confermato” quindi il sistema pre-senterà una schermata con le stesse informazioni della precedente ma tutte in stato di sola lettu-ra.

Cliccando il pulsante “Stampa” il consulente ha la possibilità di salvare il riepilogo dell’appuntamento in formato PDF.

2.2.4.3 Cancellazione di un appuntamento

Il consulente ha la possibilità di cancellare un appuntamento in stato Confermato, cliccando sull’icona (cestino) presente nell’ultima colonna della tabella presente sulla pagina iniziale di A-genda Appuntamenti.

Prima della cancellazione effettiva dell’appuntamento viene richiesta conferma al consulente.



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