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WinFatt 2003WinFatt 2003CIAO,

Mi presento sono il Signor Fatt Win e sono qui per

raccontarti della mia ultima invenzione.

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Ora cercheremo di capire insieme di che cosa si tratta…

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WinFatt2003 è un software creato pensando alle possibili esigenze delle ditte artigiane. Chi utilizza WinFatt2003 cerca un programma pratico e completo per la gestione dei documenti di vendita, senza tuttavia dover incorrere nelle complessità e nei costi tipici di un programma di contabilità. WinFatt2003 permette di creare i seguenti documenti: preventivi, documenti di trasporto (DDT), fatture, note di accredito e di addebito. Durante la compilazione dei documenti è possibile utilizzare i dati già impostati in apposite tabelle che agevolano notevolmente le procedure di inserimento. Tra le principali tabelle troviamo l'archivio articoli, organizzati per famiglie. Sugli articoli in archivio è inoltre possibile operare una completa gestione di magazzino con informazioni in tempo reale su giacenze, giacenze minime, carico, scarico e previsioni sulle disponibilità.WinFatt2003 dispone di una completa lista di stampe statistiche e non.La possibilità di personalizzare le stampe è uno dei punti di forza del programma. E’ infatti possibile inserire un proprio logo aziendale e dati relativi all’azienda stessa così da ottenere stampe professionali anche su semplici stampanti a getto d’inchiostro con carta bianca o carta intestata.

Cos’è WinFatt2003

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LE ANAGRAFICHE

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Gestione ClientiOgni documento creato con WinFatt2003 deve essere associato ad un’anagrafica. Prima di emettere una fattura ad un nuovo cliente bisogna perciò inserire nella tabella le informazioni sul soggetto con tutti gli estremi richiesti dal documento (Ragione Sociale, indirizzo, partita Iva o codice fiscale). Oltre a questi dati indispensabili è possibile aggiungere altri campi come il numero di telefono (ufficio – Cellulare), l’indirizzo e-mail, un numero di Fax, lo sconto ,se previsto, ed un’eventuale filiale.Cliccando sul bottone “NUOVO CLIENTE” automaticamente viene creato un nuovo codice base, in modo da non obbligare l’utente a ricordare l’ultimo codice utilizzato. Inserendo il CAP o la LOCALITA’ vengono automaticamente compilati anche i campi relativi.Nel caso in cui il CAP inserito non fosse presente in tabella, viene visualizzato un messaggio che informa che è inesistente e se lo si vuole inserire. Se la risposta è affermativa viene aperta subito la tabella delle località.

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Fornitori D.D.T.

Consente l’inserimento dei fornitori per il carico D.D.T. a magazzino.Le potenzialità di tale maschera è equivalente a quella illustrata precedentemente. Sono previsti anche i campi ABI e CAB per consentire al programma di gestire i pagamenti ai fornitori.Per effettuare la ricerca di un fornitore è sufficiente digitare le prime lettere della ragione sociale nel campo di ricerca relativo. Se invece si è in possesso del codice sarà sufficiente digitarlo nell’apposita casella.

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Destinatari D.D.T. di carico

I destinatari D.D.T. sono coloro che ordinano la merce ai fornitori (nella maggior parte dei casi corrispondono alla ditta stessa che utilizza il programma) è comunque obbligatorio inserire i dati relativi in tabella.Valgono le stesse regole delle due anagrafiche precedenti.

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I D.D.T. FORNITORI

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Carico D.D.T.Consente il carico dei D.D.T. fornitori.I campi obbligatori sono:FornitoreDestinatario (quasi sempre la ditta utilizzatrice del programma)Data D.D.T.Numero D.D.T.Gli altri campi sono a discrezione dell’utente che carica il D.D.T..Esistono anche dei campi che vengono precompilati e sono:Luogo di Destinazione (“Lo Stesso”)Trasporto a cura del (“MITTENTE”)Questi campi sono comunque modificabili.E’ possibile verificare subito se il D.D.T. è già stato aggiornato o meno, l’informazione viene visualizzata in alto a sinistra. Per aggiornamento si intende lo scarico a magazzino. Nel caso di D.D.T. già aggiornato il programma lo segnala all’utente chiedendogli se vuole liberarlo. Se viene liberato le quantità a magazzino ritornano quelle originali e viene salvata la data di modifica. Tutti i campi a multiselezione sono legati a tabelle (vedi capitolo Archivi).

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Carico D.D.T.

Durante l’inserimento dei prodotti viene richiesto all’utente di inserire quantità e prezzo anche se il prodotto stesso è già presente a magazzino, questo perché non sempre il prezzo rimane invariato.Nel caso in cui il prodotto inserito non fosse presente a magazzino il programma lo segnala e consente l’inserimento automatico in archivio prodotti (vedi capitolo Archivi).

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Visualizzazione D.D.T.

Permette all’utente di visualizzare tutti i D.D.T. fornitori inseriti.Il programma consente di modificare i D.D.T., infatti facendo doppio clic sul fornitore viene aperto il programma carico D.D.T. con il D.D.T. selezionato.Cliccando invece sul “+” vicino al fornitore viene visualizzato il dettaglio del D.D.T..

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LAGESTIONE DOCUMENTI

I D.D.T.

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Emissione D.D.T.

Permette l’emissione di un documento di trasporto.La prima cosa da inserire è il cliente, una volta inserita la ragione sociale vengono visualizzati tutti i dati relativi e compilati automaticamente il campo data e il campo numero. La data del documento è sempre proposta come data odierna (comunque modificabile) il numero invece non è modificabile e progressivo per anno solare.La causale del trasporto, il tipo vettore e il tipo di pagamento sono tutti contenuti in tabelle. Per aggiungere una nuova voce sarà sufficiente cliccare sul bottone corrispondente. La stessa cosa è valida anche per il cliente.Il luogo di destinazione viene valorizzato a “Lo Stesso”.Una volta compilati tutti i campi relativi alla testata del documento si procede alla compilazione del dettaglio ovvero all’inserimento dei singoli prodotti. I prodotti (in ordine alfabetico) sono presi dalla tabella “Prodotti” precedentemente caricata.

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Emissione D.D.T.

Scelto il prodotto vengono visualizzati tutti i dati relativi. Sono tutti dati modificabili tranne l’aliquota iva, che è modificabile andando ad agire direttamente sul prodotto nella tabella prodotti.Completato l’inserimento del dettaglio si potrà, a discrezione dell’utente, inserire anche delle annotazioni (che verrano stampate in calce al documento).A questo punto possiamo decidere se stampare il DDT o passare ad un nuovo documento. Nel primo caso si dovrà cliccare su “STAMPA DDT” nel secondo su “NUOVO DDT”. Nel caso di stampa immediata si potrà scegliere se stampare anche i relativi prezzi selezionando “Stampa prezzi”.E’ possibile scorrere tutti i DDT già inseriti agendo sui pulsanti di spostamento posti in basso a sinistra della schermata. In questo caso verranno visualizzati uno a uno ed in alto a sinistra sarà possibile verificare se il documento è già stato stampato o meno.

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Gestione D.D.T. x Cliente

Consente la gestione dei DDT per Cliente. Sarà sufficiente scegliere il cliente e il programma provvederà a visualizzare tutti i DDT, non ancora fatturati, relativi. Per visualizzare i DDT già fatturati bisognerà cliccare sul bottone “GIA’ FATTURATI”.Cliccando sul “+” a sinistra della riga di testata comparirà il dettaglio. Se il DDT non è ancora stato fatturato sarà possibile modificarlo in caso contrario no.Inoltre si ha la possibilità, direttamente dalla stessa schermata, di fatturare i DDT cliccando sul bottone “Emetti Fattura”. Se il DDT è già stato stampato il programma emette direttamente la fattura altrimenti chiede conferma per l’aggiornamento delle scorte a magazzino.

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Gestione D.D.T. Tutti Presenta le stesse potenzialità della “Gestione DDT x Cliente” con la differenza che vengono visualizzati i DDT non ancora fatturati con in testa la denominazione del cliente.

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LE FATTURE

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Emissione Fatture

Permette all’utente di inserire testata e dettaglio di una specifica fattura. Per la testata è obbligatorio inserire:- il cliente (se non esiste in elenco è possibile aggiungerne uno nuovo cliccando sul bottone).- la data (viene proposta in automatico la data del giorno, che è comunque modificabile) non è consentito l’inserimento di una data antecedente all’ultima fattura emessa.- il tipo pagamento (anche in questo caso, se non esiste in elenco, è possibile inserirne uno nuovo).Per quanto concerne il numero, viene gestito esclusivamente dal programma e NON è modificabile.Per il dettaglio viene semplicemente richiesto il codice prodotto o la descrizione. La ricerca per descrizione consente all’utente di inserire una “parola chiave” che ritiene possa essere contenuta all’interno della descrizione e il programma visualizzerà tutti i prodotti che contengono la “parola chiave”.

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Emissione Fatture

Una volta scelto il prodotto verranno visualizzati i dati relativi ovvero:l’unità di misura, il prezzo, l’aliquota iva applicata e lo sconto. Tutti i campi sono modificabili tranne l’aliquota che potrà essere modificata esclusivamente intervenendo direttamente sull’archivio prodotti (vedi gestione prodotti).Una volta inserito tutto il dettaglio, in calce alla fattura, è possibile inserire delle annotazioni.Concluso l’inserimento della fattura si può scegliere se stamparla o crearne una nuova. Se si passa ad una nuova quella precedente rimarrà come non emessa.IMPORTANTE: il numero fattura che compare in questa schermata è puramente indicativo in quanto il numero effettivo verrà assegnato all’atto della stampa della fattura stessa.

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Gestione Fatture Emesse x Cliente

Consente la visualizzazione e la ristampa di tutte le fatture emesse relative ad un singolo cliente. Scelto il cliente vengono visualizzate tutte le testate delle fatture emesse per quel cliente, per visualizzare il dettaglio sarà sufficiente cliccare sul “+” a sinistra della riga di testata.Selezionata una fattura posso decidere se ristamparla o visualizzarne l’anteprima.

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Gestione Fatture Emesse Tutti

Ha le stesse funzionalità delle fatture emesse per cliente con la sola differenza che vengono visualizzate tutte le fatture emesse con in testa il nome del cliente intestatario.

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Gestione Fatture Non Emesse x Cliente

Visualizza tutte le fatture non emesse (ricordiamo che una fattura si intende emessa al momento della sua consegna o spedizione) relative ad uno specifico cliente. In questo caso sarà ancora possibile modificare il documento.Successivamente si può decidere se emettere o ristampare la fattura non emessa.

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Gestione Fatture Non Emesse Tutti

Consente la visualizzazione di tutte le fatture non emesse con in testa il nominativo del cliente intestatario. Anche in questo caso si può ristampare ed emettere il documento.

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LE NOTE DI ADDEBITO

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Emissione Nota di Addebito

Consente all’utente di emettere una nota di addebito per uno specifico cliente.I campi da inserire obbligatoriamente sono:

•Cliente

•Data documento (proposta dal programma)

•Numero documento (gestito dal programma non modificabile)

•Tipo di pagamento

L’inserimento del dettaglio funziona nello stesso modo delle fatture e dei DDT.

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Gestione Note di Addebito per Cliente

Visualizza tutte le testate delle note di addebito relative ad un singolo cliente. Anche in questo caso la visualizzazione del dettaglio avviene premendo sul “+” a sinistra della testata.E’ possibile visualizzare o stampare l’anteprima del documento scelto.La ricerca del cliente può essere effettuata per codice o per ragione sociale.

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Gestione Note di Addebito Tutti

Visualizza tutte le note di addebito emesse con in testa il nominativo del cliente intestatario.Anche qui è possibile visualizzare o stampare l’anteprima del documento prescelto.

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LE NOTE DI ACCREDITO

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Emissione Nota di Accredito

Consente all’utente di emettere una nota di accredito per uno specifico cliente.I campi da inserire obbligatoriamente sono:

•Cliente

•Data documento (proposta dal programma)

•Numero documento (gestito dal programma non modificabile)

•Tipo di pagamento

L’inserimento del dettaglio funziona nello stesso modo delle note di addebito.

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Gestione Note di Accredito per Cliente

Visualizza tutte le testate delle note di accredito relative ad un singolo cliente. Anche in questo caso la visualizzazione del dettaglio avviene premendo sul “+” a sinistra della testata.E’ possibile visualizzare o stampare l’anteprima del documento scelto.La ricerca del cliente può essere effettuata per codice o per ragione sociale.

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Gestione Note di Accredito Tutti

Visualizza tutte le note di accredito emesse con in testa il nominativo del cliente intestatario.Il dettaglio è visualizzabile premendo sul “+” a sinistra della testata.Anche qui è possibile visualizzare o stampare l’anteprima del documento prescelto.

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I PREVENTIVI

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Emissione Preventivi

Consente all’utente di creare un preventivo per uno specifico cliente.I campi da inserire obbligatoriamente sono:

Cliente

Data documento (proposta dal programma)

Numero documento (gestito dal programma non modificabile)

L’inserimento del dettaglio funziona nello stesso modo degli altri documenti. E’ inoltre possibile inserire delle voci che non sono presenti in archivio prodotti.In calce al documento viene stampata la richiesta di firma per accettazione.

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Gestione Preventivi Tutti

Visualizza tutti i preventivi emessi con in testa il nominativo del cliente intestatario.Anche qui è possibile visualizzare o stampare l’anteprima del documento prescelto.

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GLI ARCHIVI

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Archivio ProdottiPermette l’inserimento, la cancellazione e la modifica dei prodotti.I prodotti sono suddivisi per famiglia.Una volta scelta la Famiglia il programma provvede a creare il codice nel seguente modo:I primi quattro caratteri della famiglia e un codice numerico progressivo di 2 cifreEsempio: Famiglia= “CANCELLERIA” ultimo codice utlizzato=”CANC16”Nuovo Codice=”CANC17” e così via.Il prezzo non è obbligatorio ma viene valorizzato comunque a 0. La giacenza non deve essere in alcun caso inserita visto che è il programma di aggiornamento magazzino, nel carico D.D.T., ad aggiornare questo campo, l’unica eccezione è in fase di inserimento di un prodotto nuovoE’ invece obbligatorio inserire la giacenza minima e l’unità di misura. Se non interressa la gestione dei prodotti in scadenza è sufficiente lasciare la giacenza minima a 0.

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Archivio Prodotti

E’ obbligatorio inserire sempre come primo campo la Famiglia per permettere al programma di creare il codice in automatico.Se si inserisce una Famiglia che non esiste il programma avverte l’utente di inserirla prima nella tabella specifica.E’ inoltre possibile stampare l’elenco di tutti i prodotti con il calcolo del prezzo per la giacenza.

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Archivio Banche

Si utilizza per gestire tutte le banche relative ai fornitori.

Anche in questo caso è possibile produrre una stampa di riepilogo.

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Archivio Località

Serve per automatizzare l’inserimento delle località nelle anagrafiche.

E’ presente la possibilità di eseguire una stampa di riepilogo.

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Archivio Descrizioni

E’ un insieme di tabelle che permette al programmadi essere il più versatile possibile.Le tabelle presenti sono:Causali di TrasportoTrasporto a cura delAspetto BeniTipo PortoTipo Pagamento FornitoriCittàFamiglia ProdottiUnità di MisuraTipi di StampaE’ possibile aggiungere, cancellare e modificarequalsiasi dato, si può anche aggiungere una tabellasecondo le necessità.

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LE UTILITA’

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Scelta StampantePermette di selezionare la stampante da utilizzare per le varie stampe. Il programma presenta l’elenco di tutte le stampanti installate sul PC da dove viene eseguito (sia di rete che connesse direttamente).

Cambio PasswordPermette all’utente di cambiare la propria password inserendo prima la vecchia e poi per due volte quella nuova.Al primo login di un utente la password sarà fissa “a” e successivamente l’utente stesso potrà cambiarla a suo piacimento.

Cambio UtenteConsente di cambiare utente senza dover uscire tutte le volte dal programma.

Gestione UtentiPermette la modifica, la cancellazione e l’inserimento degli utenti.Consente inoltre di definire se l’utente sia abilitato per la conferma degli ordini o meno.

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Abilitazione ProgrammiPermette di abilitare i vari programmi rispetto all’utente. Vista l’importanza della correttezza dei dati inseriti sarà possibile l’utilizzo di questa procedura esclusivamente ad un numero di utenti estremamente limitata. Nel caso in cui un utente non fosse abilitato all’utilizzo di un programma verrà visualizzato a video il messaggio: “Utente non abilitato all’utilizzo di questo programma”

Euro ConvertitorePermette di convertire importi da Lire a Euro e viceversa. Il convertitore rimane sempre visibile e lo si può spostare nella posizione desiderata all’interno dello schermo. Per uscire dal convertitore è sufficiente premere il tasto “ESC”.

Dati AziendaPermette di settare i dati relativi alla ditta utilizzatrice del programma. Sono i dati che verranno stampati su tutti i documenti (è importante che siano inseriti in maniera corretta).

Compatta/Ripristina DataBaseServe per compattare e ripristinare i dati. E’ fondamentale compattare il database almeno una volta alla settimana per la sicurezza dei dati e per lo spazio su disco.Il ripristino, se selezionato, potrebbe causare la perdita dei dati che hanno causato l’eventuale rottura del database. Nel caso in cui anche il ripristino non andasse a buon fine, cosa che viene segnalata dal programma, sarà necessario ripristinare le copie di sicurezza (vedi copie di sicurezza).

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Copie di sicurezzaLa copia di sicurezza è un'esatta duplicazione di un archivio fatta in un determinato istante e posizionata in un disco (disco fisso, dischetto, cd-r, ecc..) o una cartella diversa da quella dove già si trova l’archivio.

Perché fare le copie di sicurezza?Un blocco improvviso del sistema, una caduta di tensione, una rottura del disco fisso, l’azione di un virus: queste sono alcune delle possibili cause di perdita di dati in un computer. Il sistema più sicuro per prevenire i danni procurati da questi eventi. consiste nel fare delle copie di sicurezza dei propri dati: un ripristino con copie recenti riduce notevolmente le perdite.

Come si usa?La massima sicurezza si ottiene facendo delle copie periodiche su dischetti, cd-r o cartucce a nastro usando appositi programmi di backup. WinFatt2003 prevede tuttavia una veloce procedura interna che esegue delle copie dei propri dati. Si può eseguire la copia dell’archivio corrente nelle seguenti 4 modalità:Sul dischetto inserito nel lettore A: inserire un dischetto vuoto o con un salvataggio precedente dello stesso archivio nell’unità di lettura dei dischetti e premere il pulsante “Esegui copia”. Se lo spazio sul dischetto non è sufficiente la copia viene suddivisa su più dischetti. E’ preferibile numerare l’etichetta dei dischetti perché al momento del ripristino sarà richiesto di inserirli nella giusta sequenza.·Sulla directory radice…: con questa opzione si può salvare rapidamente un archivio in una unità disco scelta con l’apposita lista delle unità disponibili presente sulla destra..L’archivio viene memorizzato nella directory principale dell’unità (ad esempio se si salva in D: il file andrà nella directory “D:\ ” ).

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·Sulla directory del disco fisso predefinita…: in questo caso la copia verrà memorizzata nella directory predefinita per le copie di sicurezza, generalmente la directory “copie” presente all’interno della directory dove è installato il programma. ·La copia manuale: (per utenti esperti) si può eseguire la copia su qualsiasi disco accessibile in modalità "scrittura" specificando il percorso e il nome del file di destinazione nell’apposita file box. Quando si deve recuperare una copia?La perdita dei dati avviene in genere per una delle seguenti cause:·problemi del sistema operativo che impongono una reinstallazione di tutti i programmi ;·si cambia il computer e si installa WinFatt2003 su quello nuovo;·un guasto del disco fisso o un attacco di qualche virus informatico che causa la perdita o l'alterazione dei dati;·per qualche motivo si è rovinato un archivio e l’opzione di “correzione” non ha dato esito positivo.

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ApprofondimentiSe perdete i dati di un intero anno perché si rompe il disco fisso e non avete mai fatto una copia di sicurezza, l’unica soluzione possibile sarà quella di reinstallare il programma da zero con la logica perdita di tutti i dati.Esistono alcune regole per sentirsi sufficientemente sicuri: ·fare le copie periodicamente;·se si sono fatte le copie su dischetti o cd-rw, non usare sempre lo stesso supporto;·posizionare i dischi in luoghi diversi e lontani dall’umidità, fonti di calore e fonti elettromagnetiche (monitor, tv, microonde, telefono, ecc…). Non è raro che il dischetto con le copie di sicurezza possa risultare danneggiato quando si recupera un archivio: per questo motivo si raccomanda di fare copie su 4-5 dischetti diversi usandoli a rotazione.Per quanto riguarda la copia sulla directory predefinita del disco fisso, essa è efficace in quanto molto veloce e automatica ma può essere inutile se il disco fisso si guasta, poiché si perdono sia l’intero programma con tutti i dati, sia le copie di sicurezza.Ripristino copie di sicurezzaSe necessario, il ripristino dei dati deve avvenire ricopiando i dati dalla sorgente scelta all’atto delle copie alla directory che si trova in “C:\WinFatt”, cliccando sul bottone “Ripristina Copie”.

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COME FACCIO A…

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Cancellare una riga del documentoPer eliminare una riga del documento, evidenziare la riga desiderata, cliccando a destra, e premere il pulsante Cancella (confermando la cancellazione).

Gestire i codici a barre (BarCode)I codici a barre (bar code) rappresentano un efficiente sistema per identificare articoli ed oggetti. Quasi tutti i prodotti sono accompagnati dalla relativa etichetta con il codice che li identifica.Un codice a barre è una sequenza di cifre rappresentate da righe bianche e nere, facilmente acquisibili da un lettore ottico. Quando il lettore ottico viene puntato su un codice a barre, esso trasferisce al computer le cifre che legge come se fossero digitate con la tastiera. WinFatt2003 consente di specificare il codice a barre corrispondente ad ogni articolo (la corrispondenza è quella del codice). Successivamente, utilizzando il lettore ottico sarà possibile identificare rapidamente ogni articolo sia durante le ricerche nella tabella degli articoli che negli inserimenti delle righe in fattura. WinFatt2003 supporta tutti i lettori ottici che simulano la digitazione dei codici tramite tastiera: quando il lettore ottico legge il codice e lo riconosce, lo invia al sistema come se fosse digitato con la tastiera. In genere questi apparecchi vanno collegati alla presa della tastiera oppure ad una porta seriale. Si occuperà poi uno speciale driver software fornito dal produttore di riconoscere ed inviare al sistema i codici corretti.

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Eventuali malfunzionamenti o mancati riconoscimenti non sono perciò addebitabili ad WinFatt2003 (che si limita a ricevere i codici dal lettore) ma al lettore usato.Per inserire un articolo con il codice a barre posizionarsi sul campo codice e passare il lettore sul codice a barre degli articoli interessati. Se i codici letti corrispondono a codici a barre precedentemente inseriti nella tabella degli articoli, l'articolo corrispondente verrà inserito in una nuova riga del documento. Per un corretto funzionamento, il lettore deve inviare un valore di ritorno a capo (CR) al termine del codice a barre.

Inserire il logo aziendale nei documenti?Per inserire il marchio aziendale nelle stampe dei documenti bisogna disporre dell’immagine del marchio salvata in un file grafico in formato BMP o JPG o TIFF. Tale file può essere ottenuto dallo studio grafico che ha realizzato il logo oppure effettuando un’acquisizione con scanner da un documento dove il marchio è già stampato.Una volta che si possiede il dischetto o il file del logo, bisogna copiarlo nella directory specificata nei dati azienda.A questo punto, in ogni documento verrà automaticamente stampato il logo. Se possedete una stampante a colori (e il logo è a colori) il risultato sarà l’equivalente di una carta intestata.

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Si può usare WinFatt2003 in rete da più computer?Assolutamente sì; il programma è predisposto per essere utilizzato in rete. (questa opzione prevede una richiesta all’atto dell’acquisto o dell’installazione).Attenzione: si ricorda che ogni stazione di lavoro deve essere accompagnata da regolare licenza d'uso. Un singolo prodotto può essere installato su un solo computer: ogni altra installazione è illegale e sarà perseguibile legalmente e punibile in base alle normative vigenti.

Requisiti minimi di sistema

Sistema Operativo: MS Windows 95-98-ME-2000-XPMemoria Ram: 64 Mb (o superiore)Processore: Pentium III (o superiore)Spazio su Disco: Almeno 100 MbRisoluzione Video: 800X600 (o superiore)CD-ROM: 8X (o superiore)Stampante: Getto d’inchiostro o LaserMouse

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WinFatt 2003WinFatt 2003Benissimo,

Ora puoi incominciare ad utilizzare il programma.

Carica programma

Ci vediamo alla prossima invenzione.

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Per avere informazioni sull’acquisto Per avere informazioni sull’acquisto del prodotto del prodotto

telefona allo telefona allo 031 3161031 3161

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WinFatt 2003WinFatt 2003

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