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Un programma per gestiredati bibliografici

Citation 9 della Oberon, e un’appendicesul test di programmi simili

Talora si dice di una persona cheè “un brav’uomo”, si può dire cosìdi Citation, che è un “onesto pro-gramma”, senza aggiungere la co-da tossica della litote “e non è unacima”. È vero che per gestire bi-bliografie il manipolo di program-mi BMS (Bibliography Manage-ment Software)1 su cui in più oc-casioni ci si è attardati sulle paginedi “Biblioteche oggi” – EndNote,Reference Manager, Library Master,Procite, Bookends, Papyrus – esi-bisce un’opulenza di doti chemancano a Citation. Le righe cheseguono evidenzieranno di quantoCitation sia crudelmente sprovvi-sto, e proprio in virtù di, e nonnonostante, tale esiguità di doticercherò di suffragare l’opportuni-tà di considerarlo un’opzione al-ternativa puntellandomi su due ar-gomentazioni maggiori. I due punti di appoggio sono: ilprogramma è solido, esiste da ven-t’anni, soggetto ad aggiornamenti(la versione 9 per Windows è del2005), usato in giro per il globo(maxime in USA, va da sé), non èil frutto di sprazzi di iniziativa per-sonale sfioriti prima dell’età del-l’ingegnerizzazione, si impara pre-sto ad usarlo (linguaggio per glistili di citazione a parte), non vipianta in asso – tranne il modulodistinto di conversione per l’im-portazione che, quello sì, claudica.E, secondo, questo programma hale sue virtù: è dotato di tutte lefunzioni di base, ed esse compio-

no diligentemente il loro lavoro;virtù è anche la limitatezza effi-ciente del loro insieme, i confiniristretti, netti, modesti e sicuri diciò che può fare e di ciò che nonpuò fare. Indico così un vieto bic-chiere mezzo pieno che può at-trarre qualcuno più dei bicchiericolmi.Citation è prodotto della dittaOberon dal 1987, dapprima in col-laborazione con la ProTem Soft-ware che produceva Notebook II;quando nel 1994 la ProTem sisciolse, la Oberon fuse Citation eNotebook II. Nel 1999 immise nelmercato la versione Legal del pro-dotto, capace di trattare in immis-sione e presentazione un vastoventaglio di documenti legali se-condo vari standard del mondoanglofono.2 Oberon ha continuatoad associarsi ad altre aziende perla promozione di software scienti-fici – di citazione, ricerca, gestionedati, lettura e scrittura – propri edegli associati:3 così nel 2002 si èmessa con askSam Systems e nel2004 si è integrata nella The WriteDirection, con sede in Ohio.Si può acquistare la versione 9 perMS-Windows, altre non ve ne so-no, via Internet o per posta conmanuale a stampa, il prezzo – con-tenuto – varierà dai 100 ai 120 dolla-ri USA (135 circa per noi europei).La documentazione abbonda e sisovrappone, confonde persino, sìche occorre avere voglia di legger-la più che bisogno di compulsarla,

ché questo raramente è fondata-mente infondato.4 Consiglierei diusare la versione aggiornata del-l’aiuto (online help) pubblicata sulsito web dell’editore, ma io stessoho cominciato col manualetto astampa di meno di 125 pagine cir-ca. Già con uno dei due sussidi siperviene a conoscere le regole deimeccanismi che ruotano ordinata-mente e fanno funzionare il pro-gramma: esito confortante dellalettura, atto con cui prende lemosse ogni mio approccio ad unprogramma per dati bibliografici,rifuggendo con timore da quelloimpavidamente disinvolto di chiall’apprendimento si dà tuffandosinell’acqua dei tentativi piuttostoche cercando l’ormeggio delle co-noscenze altrui quali memoria, do-cumentazione, insegnamento. Citation si installa facilmente conautomatico maghetto (Wizard), unpo’ all’antica.5 Rigorosamente mo-noutente, ogni istanza apre un solodatabase e di istanze se ne lancia-no svariate (ha un comando ap-posta: File | New Instance), manessuna compie azioni su più ar-chivi. Offre anche una versioneportatile, di scarne dimensioni (me-no di 2 MB): il Portable CitationPack.Esibisce una peculiare strutturadell’archivio dei dati che in tuttoconsiste di un mero file di testocoi record ospitati sequenzial-mente, leggibile e modificabile an-che in quanto tale (figura 1), otti-

Francesco Dell’OrsoCentro servizi bibliotecari

Università degli studi di Perugiadellorso@unipg.it

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mo per esportare e importare al-trove i dati di Citation; i dati vi sipossono letteralmente scrivere ecorreggere dentro. Non sono poistato capace di localizzare gli indi-ci: sospetto che ricerchi sullo stes-so file dei record. Niente lumi daiproduttori evasivi.Ricco, ricchissimo e mai risolutivoil corredo dei tipi di documentitrattabili – oltre 70 e con grandedispiego di tipologia legale anchenell’edizione Standard che ho pro-vato – corredo incrementabile adlibitum, giostrando con i venticin-que campi a disposizione, questinon incrementabili. I campi, comeè costante nei programmi del ge-nere, possono unicamente mutarenome e posizione all’interno deidiversi tipi di documento: il titoloche ospita uno scritto verrà maga-ri designato “Journal” per un arti-colo, “Series” per una monografia,“Book” per un capitolo, potrei ri-denominarlo “Rubrica” per una re-censione, ma i suoi attributi dimo-reranno inalterati secondo quantoforgiato dal produttore. Che uncampo ammetta, come i nomi, va-lori multipli e una lista ad indicedel proprio contenuto, oppure untrattamento speciale di formatta-zione come le pagine (ad es. : 105-9), o di venire rimpiazzato in stam-pa dalla sua forma abbreviata ecc.,appartiene dalla nascita ai campied è tratto che non si può alienareo mutare. È una costante di questiprogrammi – pochi, come Biblio-scape e Library Master, consento-no di definire e di alterare gli attri-buti dei campi – ed è da tenere amente nell’uso, perché si vedran-no campi inalberare nomi strumó-si a seconda del tipo di documen-to in cui ricorrono, ma sotto, nellatrama della struttura, essi sarannosempre gli stessi e come tali an-dranno modificati. Difatti opera-zioni come la ricerca e la format-tazione della stampa reclamerannoun solo nome per campo e useran-no quello detto “generico”. Troppo

spesso la documen-tazione è corriva alriguardo e l’utentearriva ad orientarsia senso senza con-tezza piena dell’as-setto portante. È in-vece essenziale peresercitare un con-trollo consapevoleed efficace familia-rizzare con il fileForms.def (figura 2)e intendere che inumeri identificanoi campi nella strut-tura, mentre le sigle alfabetiche liidentificano nel linguaggio di for-mattazione ai fini della presenta-zione (output).6

Nessun legame orizzontale o verti-cale insiste fra i record (madre/fi-glio, parenti, originale/riproduzio-ne…) o fra le voci (vedi/visto; poi/già; NT/BT…). Peculiarità,7 manon esclusività (ad es. Biblioscapelo fa molto meglio), di Citation èquella di potere annettere a un re-cord bibliografico delle schede dinote (Notes) che mantengono unlegame filiale – esile in verità – colgenitore: di norma vi si copierannopassi dei testi letti e i propri com-menti, più parole chiave a piaci-mento. Anche queste note testuali,e non solo i riferimenti bibliografi-ci, potranno venire citate dentro idattiloscritti con la facoltà di river-sarvi automaticamente i passi co-piati e i propri commenti. Ma perulteriori e più ampi dettagli circa irecord delle Notes si veda in codail paragrafo a ciò dedicato.L’immissione manuale dei dati sicompie di norma dentro le sche-de8 (Form) diverse per i vari tipi didocumento (figura 3). Beneficiadel suggerimento automatico dellavoce alfabeticamente più vicina aquella che stiamo scrivendo e giàarchiviata nello stesso campo: “auto-completamento” (autocompletion)pervasivo legato al contesto diogni singolo campo; si avvale del

puntello di quattro liste derivate ri-spettivamente dal contenuto deicampi per tutti i tre tipi di autori,per gli editori, per le voci di sog-getto e per i titoli di seriali; l’elen-co dei soggetti può venire condi-viso fra più basi dati e trattato an-ch’esso come file di puro testo.Per immettere caratteri non pre-senti sulla tastiera si può ricorrerea tabelline MS-Windows (invero li-mitate queste) o di Corel Word-Perfect (dove però occorre già co-noscere il codice del carattere,

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Fig. 1 – Formato interno di un database Citation:testo leggibile e modificabile

Fig. 2 – La dichiarazione dei tipi didocumento con la loro struttura incampi

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cioè si indica come 10,8: soloper i sempre più rari “WordPerfectaddicts”). I caratteri accentati paio-no restare di traverso a molti pro-grammatori anglofoni, per cui inricerca “unita” è diverso da “unità”:occorrerà eseguire due ricerche ousare il troncamento (e in ordina-mento “Fewer” viene prima di“Fénelon”). Oggetti esterni (URL,immagini, suoni, testi ecc.) Citationli registra nelle sue schede e li ri-sveglia evocando in OLE (ObjectLinking and Embedding) il pro-gramma che sa usarli: dal campoReference un pulsante guida allaricerca ed al collegamento al fileesterno sollevando dall’onere discrittura nella forma “Errore. Rife-rimento a collegamento ipertestua-le non valido”.L’equipaggiamento include la fun-zione di intercettamento dei dupli-cati con criteri fissi a tre livelli: pa-ragone di tutti i campi, solo di al-cuni, della stringa che identifica unrecord (campo “Cite Key”).Si può fare ricorso ad un dizionario– e ad altri opzionali fra cui ilCustom MS-Office – per il controlloortografico (spell check) di campo,record, o di tutto un file (se vi ca-pita di chiedere la revisione di tut-to un file e vi stancate, né Cancelné Ignore All vi faranno uscire: pri-ma di trascendere premete “Esc”).Di norma l’aspetto tipografico (dacorsivo a sottoscritto) è impostatodalle istruzioni di formato negli sti-li citazionali, ma se – ad esempioper evidenziare un termine in cor-sivo – lo si fissa dentro ai campistessi dei record, Citation offrirà icomandi da menù per farlo e vi-sualizzerà tale formattazione in co-dice e non graficamente, ad esem-pio come “\iaspis aspis\i”, onoran-dola se stampata come file.La funzione di correzione globaleè limitata ad un troppo scarno“cerca e rimpiazza” testo indistin-tamente in tutti i campi, senza pos-sibilità di mirare più precisamentee di compiere solo aggiunte ecc.,

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ma con le scontate opzioni maiu-scolo/minuscolo e parola/stringa.Più archivi possono venire som-mati incollandone uno dietro l’al-tro (funzione di append).Gli archivi al solito possono veni-re incrementati anche con l’input

automatico di un’importazione.Parsimonioso, Citation ne prevedeuna sigillata: da ProCite (formatodelimitato a virgolette), da EndNote(formato Refer: %0) e da Notabe-ne; squaderna inoltre una ventinadi filtri per trattare dati di editori,

Fig. 3 – Una scheda aperta: tipica presentazione dell’archivio

Fig. 4 – Ricerca in Ingenta e importazione automatica da formato divisualizzazione testuale

l

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biblioteche, database: da Dialog aHollis, da Medline a Ingenta, daOvid a ProQuest, da Uncover aSTN, da PubMed a Silver Platter:sigle notissime e non aggiornatissi-me che coprono centinaia di ar-chivi distinti. Altri filtri si possonoaggiungere usando quelli comestampo di partenza, ma i priminon si cambiano e in quelli che sicreano è interdetta l’aggiunta dinuovi campi. Lo strumento softwareche si utilizza è un programma ag-giuntivo, il Convert 7.1, appesanti-to, rigido, zoppicante. I filtri con-sentono operazioni basilari: rece-pire, ignorare, fondere, frammen-tare campi composti (come il classi-co “Source” del tipo: “Nature, vol.28(1968), 3, 15-45 p.”) senza ulte-riori specificazioni, ossia affidan-dosi all’intelligenza degli algoritmiprevisti dentro Citation e a noiinattingibili: veniamo così sollevati– e impediti – dal cercare di indi-care cosa indica l’inizio e la fine diun record, il tipo di documento, iseparatori di sottocampo, l’artico-lazione dei nomi. Va da sé cheCitation non importa file ISO 2709– non lo fa nessuno dei nostri pro-grammi – ma nemmeno MARC adetichette e dunque è già il caso didire che non dispone di modulo diricerca via Z39.50. Ha inveceun’artigianale manovrina di impor-tazione trasparente nei confrontidi quattro fornitori di dati biblio-grafici gratuitamente consultabiliin Internet (Ingenta, Pubmed, PsycArticles Direct & Psycinfo, Libraryof Congress). Per giovarcene dob-biamo visualizzare i record resti-tuiti da una ricerca sullo schermoin formati consigliati, selezionarlicol mouse e copiarli, tornare inCitation e cliccare “Importa”, ebuona fortuna (figura 4). Sì, buonafortuna, perché le mie prove resta-no lontanine dall’essere state tuttecoronate da successo: sulla funzio-ne di importazione – non soloquesta automatica – e la creazionedei filtri sono inciampato meschi-

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namente, ma sui test si veda in co-da finale.9

La funzione di ricerca è scarna, ba-sata sull’uso di al massimo duecondizioni con un operatore boo-leano in mezzo (o anche un NOTunario iniziale), troncamento im-plicito a dritta e a manca, capacedi recuperare i record già marcati(tagged) e che tali restano anchese un archivio viene chiuso e ri-aperto (figura 5). La funzione di“Select” procede come quella diSearch, ma è di fondamentale im-portanza, perché è la sola deputa-ta a enucleare sottoinsiemi (si ve-da oltre). Viene fornita pure unaricerca semplice di caratteri sull’in-tero testo dell’archivio di tipo “Cer-ca il prossimo”: un semplice Findche evidenzia il risultato e fa salta-re all’occorrenza successiva, bru-talmente utile e di discutibile rilie-vo in un archivio di molti recordstrutturati in campi. Il catalogo vie-

ne aperto e offerto sempre con unrecord per pagina, aperto in scrit-tura e accompagnato, volendo, dal-l’anteprima di come comparirà for-mattato secondo lo stile in uso;può venire inoltre visualizzato co-me classica lista breve (figura 6)che di servizio è affacciata in unafinestrella meschina, ma che sipuò allargare, impostata a colonne– cinque, fisse – anch’esse ridise-gnabili grazie al mouse e ordinabi-li: click destro sulla colonna e se-quenza ascendente o discendente(lo stesso si può fare sull’analogafinestra dei risultati di una ricerca).Visualizzare e lavorare solo conuna parte dell’archivio è possibile,si è detto, effettuando una selezio-ne (select): il sottoinsieme va gher-mito (retrieve set) come anonimotemporaneo (untitled) ad esempioper affinare la ricerca, può veniresalvato a parte come stabile unitàfisica distinta o sommato ad altra

Fig. 5 – Finestra di ricerca (Search) o di selezione (Select)

Fig. 6 – Vista del catalogo a mo’ di lista breve

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esistente; in questa fase l’archivioprincipale verrà automaticamentechiuso.Dunque enucleare sottoinsiemidella base dati e lavorare con essiè previsto, ma è mossa meno agi-le che in altri programmi simili:per esportare, correggere, ordina-re, ricercare ulteriormente e stam-pare non tutto l’archivio ma unasua parte, o si marcano (tag) i re-cord a uno a uno, o li si seleziona(Select e non Search). L’insieme aquel punto è temporaneo e va e-splicitamente richiamato e trattatosubito; per stabilizzarlo occorre sal-varlo all’esterno come nuovo ar-chivio fisico e poi richiamarlo. Si può ordinare tutto l’archivio, ol’insieme su cui si lavora, secondotre criteri (autore/data/titolo; auto-re/titolo/data, più un altro basatosu massimo quattro livelli annidatiincardinabili su tutti i campi); perrendere l’ordinamento stabile oc-corre salvare l’archivio con nuovonome e riprenderlo, altrimenti ri-mane un’operazione temporaneaimmediatamente reversibile: è lastoria dei sottoinsiemi di cui si èdetto sopra.Le procedure di stampa si materia-lizzano o nel dare forma a un dat-tiloscritto intercettando i segnaliniposti nel testo, ad es. {Martello 2000a}, e trasformandoli in richiami – ades. un esponente 1, una citazione e-stesa o breve come “(C. Martello,2000a)” – ed in citazioni completenell’elenco finale dei riferimenti bi-bliografici oppure nel produrre su-bito una tradizionale lista di riferi-menti che verrà ordinata secondol’ordine vigente in quel momentonel database o per sequenza alfa-betica di autore/data/titolo. Ci sipuò servire di elenchi di terminicon due forme per ciascuna voce(tipicamente lunga e breve), persostituire in uscita i nomi di editorie i titoli di riviste scritti nei recordcon un’altra forma. Una stampaparticolare produce l’elenco dei re-cord e delle note (Notes) ad essi

connesse e di norma accodate (siveda oltre). L’esito di una stampapuò avere formato TXT, RTF, MS-Word o Corel WordPerfect ed esse-re inviato sullo schermo, copiatonella cartella appunti (clipboard) oscritto come file, non spedito diret-tamente alla stampante.Citation dispone di circa 120 stilidi citazione. Per crearne di nuovi emodificare quelli esistenti occorrefare un passo indietro nel tempo,usando un linguaggio di formatta-zione come non se ne usano piùin simili contesti, dove ora si vuo-le che prevalgano automatismi edove la formulazione esplicita diistruzioni formali viene delegata aitecnici, al punto che anche in que-sto caso gli editori di Citation nonallegano più il manuale per scrive-re gli stili (Custom format editor inun’ottantina di pagine) e ammicca-no “tanto la gente non li usa, pre-ferisce usare quelli che preparia-mo noi”. Mentre, ricevutolo, aper-tolo, lettolo e applicatolo ancheMammolo si capaciterebbe che si

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tratta finalmente di una piccolameraviglia di Citation che gli altriprogrammi non offrono. Vuoi per-ché in quelli le operazioni com-plesse e al tempo minuziose, co-me elencare gli autori (quanti, co-me separarli, come trattare i pre-nomi e le ripetizioni ecc.), sonostate risolte apparecchiando ungeneroso numero di soluzioni pre-confezionate che l’utente deve so-lo cogliere senza lo sforzo di mez-za istruzione che non sia quella dicliccare in una casellina, vuoi per-ché al di là di queste situazioni leistruzioni potenti e articolate comeil porre condizioni (se… allora…)sono state espunte. Mentre lo spar-tano Citation le ha preservate e leoffre: tutte selezionabili da quattromenù, senza onere di memoria edi scrittura, con condizioni persinoannidabili senza limite, insieme acontrolli su presenza/assenza dicampi e di stringhe in essi conte-nuti (Contiene, Non contiene, U-guale, Comincia per…) arrivandoa comporre un linguaggio con cui,

Fig. 7 – Istruzioni per uno stile di citazione: estratto

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si sa, si fatica di più all’inizio ma siriesce a dire più che con le frasifatte (figura 7).10

L’esportazione, via di salvezza (per-ché se è vero che passano gli an-ni, figuriamoci i programmi), pre-vede obbligatoriamente una pro-cedura di stampa di bibliografia edè munita di un ventaglio molto li-mitato di opzioni: tre soli formatipredisposti (RIS, EndNote, Refer,Procite delimitato a virgolette) chedanno anche esiti fallaci. In realtà,il migliore formato di esportazionesarà proprio il database così comeè già etichettato (figura 1). In teo-ria è possibile scrivere un formatodi estrazione, ad etichette, grazieal linguaggio di formattazione de-gli stili di cui si dirà oltre.La formattazione di un dattiloscrit-to, procedura che rimane il distin-tivo specifico di questa famiglia diprogrammi e argomento principa-le di analisi e diatriba da parte de-gli utenti, non dispone in Citationdi appoggi dentro all’elaboratoredi testi (niente CWYW® Cite-while-you-write per intenderci) entro cuio si scriveranno i segnalini (Mar-tello 2000a) a mano oppure ve lisi depositerà lanciandoveli daCitation col comando che copia laCite Key. Per il campo “Cite Key”si veda il paragrafo in fondo all’ar-ticolo. Si può alterare il formatostandard dei richiami in quattromodi: aggiungendo al volo le pa-gine del riferimento puntuale (Mar-tello 2000, p. 32-33), a seconda delcontesto omettendo il nome del-l’autore o la data, o entrambi.11 Ladisambiguazione, tramite suffissodell’anno, di scritti dello stesso au-tore con data identica – 2000a, 2000becc.– è affidata in primo luogo alcontenuto del campo “Cite Key” ein secondo luogo allo stile di cita-zione prescelto. La preparazionedel dattiloscritto incrocia file MS-Word, Corel Word Perfect o un fileRTF, dà forma alle citazioni nel te-sto o in nota (non entrambe con-temporaneamente) e produce l’elen-

co ricapitolativo dei riferimenti citati.Cosa di importante latita in Cit-ation? Ricerca in altri cataloghi viaZ39.50, capacità di pubblicare undatabase dinamicamente via web,versione di rete, codifica dei carat-teri in Unicode, inclusione di im-magini, innesto nell’elaboratore ditesti, stampa di liste con intestazioniin vedetta (subject bibliography):alcune di queste funzioni sono pe-rò veri e proprio lussi non offertinemmeno dagli altri superdotatiprogrammi.Cosa Citation fa maluccio? Gli in-dici di ricerca basati 1:1 sul campoda cui originano, per cui lì gli au-tori saranno separati dai traduttori:ahimè lo fanno in tanti – Library

Master, EndNote, Bookends ecc. – e-videntemente promotori anche in-consapevoli della ricerca ingorda erozza a tutto campo; mentre perfortuna la lista accessibile in cata-logazione fa mannello di autoricuratori e traduttori. I gruppi comeriunioni di record virtuali e non fi-sici sono ridotti ai record marcati.Le correzioni globali sono strimin-zite. Nella ricerca i diacritici pesa-no, mancano operatori relazionali,non si formulano espressioni oltredue sole condizioni, non si salva-no espressioni di ricerca. L’espor-tazione è limitata e con errori, do-vendo importare dati di Citation inun altro programma è di gran lun-ga consigliabile usare il suo data-

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Produttore: The Write Direction Inc., 6346 Rygate Drive, Reynoldsburg OH43068, <http://www.citationonline.net/9-home.asp>.Versione corrente: 9 (aprile 2006); due edizioni: Standard e Legal (cam-biano i tipi di documenti e di campi per i documenti giuridici).Prezzo: ca US$ 100 se via Internet; ca US$ 135, spedizione inclusa, se sucd con manuale di carta.Versione demo: sì, dopo aver riempito un formulario in linea presso:<http://www.citationonline.net/9-trial.asp>; dura 30 giorni.Paniere di risorse gratuite come filtri, stili, aggiornamenti: non dispo-nibile.Lista di discussione: no, fino al 2006 un forum era ospitato dalla askSamSystems presso: <http://www.asksam.com/Forums/ShowForumGroup.aspx?ForumGroupID=4>.Requisiti di sistema: MS-Windows > = 98; Pentium o compatibile; RAM:125 MB; Software: MS Word 97/2000/XP(2002); Corel WordPerfect 8-12,ogni elaboratore di testi che produca file RTF per la formattazione dei dat-tiloscritti; un navigatore Internet.Numero di database gestibili: indefinito; ogni istanza di Citation in ese-cuzione ne legge uno solo.Numero di record per database: indefinito.Numero di caratteri per record: praticamente indefinito.Numero di caratteri per campo: praticamente indefinito.Tipi di documento trattabili: indefinito: se ne possono creare di nuovi ol-tre i circa 70 forniti con l’edizione Standard.Numero di campi per record: max 25.Numero di stili di output: ca 120 e se ne possono creare altri.Numero di filtri di import: ca 20 per grossi agglomerati di file, se ne pos-sono creare altri basandosi su quelli esistenti immodificabili, ma anche inuovi sono rigidi e limitati.Indici/liste di termini: 4 (nomi, editori, soggetti, titoli di seriali).

Carta d’identitàdi Citation v. 9 per Windows

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base testuale originale ad etichet-te. L’importazione è risultata zop-picante, approssimativa e rigida, inogni declinazione da me recitata: ilvecchio Convert per filtri nuovi, ifiltri già fatti, l’Online Researcher.Cosa piace di più? Senz’altro il lin-guaggio di formattazione per crea-re stili, la facile modificabilità edestendibilità dei tipi di documento,la linearità maneggevole del filetestuale dei dati, il funzionamentosolido e affidabile, il buon sensodel poco che lo rende poco impe-gnativo da controllare.Nel complesso un paesaggio tut-t’altro che mozzafiato, campagnadistensiva e rassicurante una voltanota per quanto non può dare e ap-prezzata per quello che dà. L’esi-guità delle funzioni promette inve-stimento di risorse, apprendimen-to e controllo più contenuti e rapi-di di quanto accada con programmipiù potenti e complessi, o vogliamodire un project planning lowbrowvista la learning curve più shortanche se fatta on the job ? Vedremoal prossimo benchmarking.

Dettagli di approfondimentoper gli utenti di Citation

Mi azzardo qui a fornire descrizio-ni che vanno ben al di là di quan-to dica tutta la documentazione diCitation. Di per sé e in generale sitratta di un contributo stimato uti-lissimo da chi usa un programmacome questo. Ma si tratta pur sem-pre di interpretazioni, basate su unnumero limitato di verifiche e sucongetture che, entrambe, per pri-mo ammetto intrinsecamente ap-prossimative. Ci si trova infatti nel-la ridicola, scomoda e ricorrenteposizione di formulare supposizio-ni sul comportamento di un robot;di coniugare quanto è stato pro-grammato come “macchina” in ognidettaglio dietro le quinte con pro-cedimenti ipotetici sul suo funzio-namento al di qua delle quinte (con

il sovrappeso di registi ancora vi-venti, tecnicamente parlanti, spes-so evasivi).Cite Key è un campo di ogni re-cord (TAG 21) che alloggia l’iden-tificativo del record stesso ai fini dirichiamo e citazione delle schededentro i dattiloscritti. Già noto eancora citato in fase di ricerca e diirretimento dei duplicati come“Access Phrase”. Quando è Citationa crearlo e governarlo (lo si deci-de nelle “Preferenze”), sia che siscriva o importi un record, essoimpiega un algoritmo per estrarredai campi del record i dati identi-ficativi: normalmente sarà costituitodal cognome del primo – e secon-do o “et al.” – autore o dalla primaparola del titolo per gli anonimipiù la data, ad es.: “Zalamansky2003” o “Cooper & Mlotek 2000” o“Oystres = Treasures: Klezmer 1999”.Il programma si accorge se in ar-chivio ci sono già record con lastessa chiave – tipicamente stessoautore e stesso anno – e aggiungeda sé ai successivi un esponentealfabetico disambiguante, es. “Mar-tello 2000b”; ma questa chiave CiteKey è mero testo e dunque puòvenire sfigurata o risultare inade-guata, perché tipicamente si tornasul record e si correggono dati nelcampo autori, titolo, data: pertantoquando si rientra in un record permodificarlo è bene svuotare ilcampo “Cite Key” e farlo ricreareal programma, dimodoché esso sifaccia carico della sua univocità.Usare la funzione di ricerca dupli-cati può servire a fare emergererecord dell’archivio che contengo-no identificativi per la citazioneuguali e dunque da disambiguare;essa infatti contempla anche un li-vello di controllo basato solo sullaCite Key.Il campo è dunque in primis avva-lorato in automatico, ma può veni-re alterato da noi. Quanto è impre-scindibile per il funzionamento del-la formattazione di un dattiloscrittocon citazioni ed elenco è che esso

ospiti in ciascun record un valoreunico nell’archivio, perché la for-mattazione funzionerà per sovrap-posizione esatta dei marcatori esi-biti nel dattiloscritto e delle CiteKey memorizzate nei record deldatabase.12 Due documenti di Ecodel 2002 verranno poi disambigua-ti in bibliografia come “Eco 2002a”e “Eco 2002b” a fronte di due con-dizioni: che Citation trovi due valo-ri diversi nel campo Cite Key deidue record (che potranno essereEco 2002, Eco 2002b, ma ancheEchino ed Echetto) e che lo stile dicitazione scelto preveda – come fala stragrande maggioranza – questomeccanismo (e non ad esempio so-lo il nome, o nome e titolo).Note. Le note (Notes o Notecards)in quanto veri e propri record deldatabase, col loro numero, “tipo didocumento”, campi, si propongo-no come corposo tratto distintivodi Citation. Lo scopo è palese enon peregrino né troppo originale:consentire a chi studia, legge escrive, di annotare interi passaggidelle opere che legge e di com-mentarli, legare queste note al re-cord bibliografico che descrive l’o-pera oggetto di studio. È una mo-dulazione della struttura dell’archi-vio che corrisponde bene alle esi-genze di chi ormai si serve dell’e-laboratore come mezzo di scritturae di archiviazione. Una struttura dinote la esibisce anche Papyrus (perMac OS Classic: non più sviluppa-to)13 e Biblioscape per Windows.Quella di Citation direi che riflettela sua fisionomia generale, sempli-ce, non sofisticata e priva di variesfaccettature che ne migliorereb-bero sensibilmente il funzionamen-to. Visto il richiamo e la scarsa do-cumentazione fornisco un somma-rio del funzionamento. L’edizioneStandard presenta quattro tipi didocumento per le note, ma quan-do da dentro un record bibliogra-fico si dice “creagli un record dicopia” di servizio (default) vienesquadernato un record di tipo

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“Notes” a nove campi. Quando sicrea un record di Notes in questomodo esso viene sequenzialmen-te accodato al record genitore chepuò avere quante Notes si vuole.Ogni nota riceve in automaticocome propri identificativi i valoridel campo CiteSource e Note ID.CiteSource in una Note è equiva-lente alla Cite Key del recordgenitore + “:PG” che sta lì per ve-nire sostituito con la paginazionespecifica del passo analizzato. LaNote ID è composta dalla primaparola della CiteSource + N000n, èquesta la Cite Key (o “AccessPhrase”) della nota, ossia la chiavecon cui la si può richiamare in undattiloscritto e citare; essa come ta-le è un campo ricercabile. Tutte leNotes sono ricercabili formulandouna richiesta come “Field=RecordForm Contains Text=Notes”; delpari si può fare una ricerca esclu-dendole, ossia ponendo in unadelle condizioni formulabili: “Field

=Record Form Does Not ContainText=Notes”. Il record genitore non esibisce al-cuna marca di paternità delle sueNotes, salvo precederle necessa-riamente nella sequenza dei re-cord di tutto l’archivio. C’è unafunzione di stampa dedicata cheproduce un elenco dei record se-guiti dalle note (Generate | Note-cards from a datafile). Purtroppo ilmeccanismo automatico di crea-zione dell’identificativo delle Notes(Note ID) appone una radice som-maria insufficiente a contraddistin-guere tutte e solo le note di unostesso record. Un archivio puòcontenere più schede di opere diun autore: Girard 1981; Girard2000 ecc.: le relative note sarannoidentificate come Girard N0001,Girard N0002, Girard N0003, senzache venga indicato quali note si ri-feriscono a quali genitori, essendoottusi gli identificativi delle Notes.Sarebbe invece utile che Citation

discernesse, perché ciò permette-rebbe di selezionare e stampareun record padre con tutte e solo lesue Notes annesse; per arrivarci sidovrà stavolta aggiustare noi l’as-setto manualmente, modificando ilcampo Note ID come: Girard 2000N0001; Girard 2000 N0002 ecc., aquesto punto la selezione di re-cord e di Notes contenenti nelcampo “Access Phrase” la stringa“Girard 2000” darà pulitamente ilrisultato atteso, ossia la coinciden-za fra precisione e recupero.Le note però possono anche venirecreate a sé e non a muovere da unascheda bibliografica cui si annetteannotazione. Basta dichiarare diaprire un record e poi scegliere co-me tipo di documento uno deiquattro a disposizione. A questopunto la scheda di Notes non harapporto filiale con niente. Esisteperò un comando ad hoc “Tools |Link note” per creare la connessio-ne: si sceglierà così il genitore, ma

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Testare i programmi BMSCitation, così come gli altri programmi trattati nei vari articoliapparsi su “Biblioteche oggi”, è stato da me usato e sottopostoa prova. Ma nell’uso, l’intenzione delle analisi compiute è quel-la di darne una descrizione e valutazione piuttosto che quelladi compiere una prova tecnica delle prestazioni verificandonel’accuratezza. Alcune procedure sono testabili semplicemente,rapidamente e molto più efficacemente di altre che invece so-no, a mio avviso, praticamente impossibili da testare in modosistematico. Vediamo appunto i due casi. Immissione, ricerca,ordinamento dei dati, intercettamento dei duplicati ecc. appar-tengono al primo gruppo. Infatti disporre di dati articolati di-pende quasi più dalla fantasia che da altro e disporre di moltidati su cui provare ricerche è diventato agevole grazie all’im-portazione dei dati. Invece del secondo gruppo di funzioni fan-no parte l’importazione di record esterni e quel fulcro crucialeche sono gli stili citazionali. Che ciò suoni paradossale parlan-do di programmi che basano la propria ragion d’essere sulla for-mattazione di dati bibliografici in vista della pubblicazione se-condo lo stile richiesto da molteplici quanto dissenzienti com-mittenti – quali editori, associazioni scientifiche, riviste – mi ve-de abbastanza d’accordo. Abbastanza perché per me resta piùimportante disporre di uno pseudolinguaggio per disegnare sti-li che disporre di mille stili fatti da altri. Testare e verificare lacorrettezza di filtri di importazione e degli stili di citazione è im-presa che deve misurarsi con almeno quattro ostacoli: quantità,diversità, evoluzione, assenza di regole. Prendiamo gli stili di ci-tazione: ognuno di questi programmi ne offre facilmente, cen-to, duecento (ma EndNote più di 2.300 e anche ReferenceManager passa i 1.000 e RefWorks gli 800).14 Ciascuno stile sti-pula convenzioni per dare forma alla citazione di diversi tipi didocumento: libro, capitolo di libro, pubblicazione in più volu-mi, lettera personale, e-mail, sito web, programma per elabora-tore, film, registrazioni sonore, risorse elettroniche varie, artico-li di giornale e magari documenti legali, rapporti tecnici, inter-viste, recensioni, opere d’arte, tesi ecc. (talora anche in formatostringato o completo). Lo stile detta quali elementi vanno regi-strati, in quale sequenza, con che interpunzione e se in corsivoo meno, con rientri, spaziature ecc. Le indicazioni di stile nor-malmente sono pubblicate in veri e propri corposi manuali co-me gli stranoti Turabian, Chicago, APA, MLA, Vancouver o innumero ridotto di pagine talora interne alle stesse riviste. I pro-duttori di BMS (soprattutto per l’aspetto bibliography format-ting) devono raggiungere queste fonti, leggerle, capirle e appli-carle, magari testarle loro stessi, il che implica immettere nei lo-ro database dei record bibliografici con i dati sufficienti a veri-ficare presenza, assenza e correttezza delle combinazioni.Inoltre, nulla è mai fatto per sempre: compaiono nuovi tipi didocumenti o si aggiornano semplicemente gli interessi, e alloradeterminati standard citazionali decidono di includere le speci-fiche del caso, per trattare che so: blog, RSS feed, manoscrittiantichi, regesti notarili, brevetti, DVX ecc. Gli editori di BMS de-vono stare alla posta e guatare se mirano all’accuratezza nellacompletezza. Se volessero tenere aggiornati duecento stili perdieci tipi di documenti (sopra ne sono scorsi una ventina), do-vrebbero far fronte a duemila specifiche. E naturalmente ci ri-sparmiamo dal fantasticare su uno scenario in cui si volesserotenere aggiornati i 2.300 stili di EndNote a fronte di una quin-dicina di tipi di documenti, con 34.500 combinazioni teoriche:siamo subito disposti a cercare di respirare accordandoci che glistili in fin dei conti si ripetono e che magari spesso considera-

no solo pochissimi tipi di documenti, qualsiasi cosa pur di nonimpazzire per così poco. Tuttavia le cifre continuano a spaven-tare: chi paga, chi ha tempo per un lavoro del genere a monte,ossia là dove si produce il BMS? E per verificarlo a valle, chedovrebbero fare l’utente e il sottoscritto?Se solo volessi sottoporre a verifica come questo Citation sa da-re corpo a citazioni fatte secondo il celeberrimo CMS (Chicagomanual of style) dovrei (a parte muovermi a mio agio nell’ul-tima, 15a, edizione del CMS) considerare il ChicagoB per ci-tazioni infratestuali e finali, il ChicagoA con pari elenco finale macitazioni in nota, ove la prima si differenzia dalle seguenti, e in-crociare queste modalità di citazione con almeno una quindici-na di tipi di documento. Alla fine, diligentemente avrei testato –non al 100% – un solo stile su una popolazione di centinaia.Tanto per me da rinunciare in partenza a pretese verifiche diprecisione e dall’impasse pratico risalire a quello teorico. Peggio, ma di molto peggio, accade coi filtri di importazione. Quanti filtri di importazione in ognuno di questi programmi?Nell’ordine delle centinaia. Quanti produttori (content providers)considerare? Citation, che è sobrio, ne enumera una ventina.Quanti database aggrega e fornisce ognuno di essi? Quanti filedistinti ha recuperato, amalgamato o affiancato producendoli inproprio o ricomprandoli, riciclandoli? E quanti tipi di documen-ti tratta ogni file? Con quanti campi per ogni tipo di documento?Dov’è la documentazione accurata di tale topografia che mi fac-cia capire fra l’altro in quali e quanti posti sono finiti i file concodifica “Dialog”, quali sono i campi contemplati e cosa signifi-cano? Per testare la bontà di un filtro di importazione per ogniscenario occorrerebbe mettere alla prova un campione di dati iningresso e il paesaggio auspicato all’arrivo gettando una passe-rella fra versanti asimmetrici, dal momento che non esistonopaesaggi con corrispondenze 1:1. In buona misura il groviglio sipuò rischiarare se non dipanare notando che le cose stanno aquesto modo perché non vigono standard, né per la cataloga-zione dei dati (poniamo: non vigono qui AACR2), né per la co-difica dei dati per lo scambio (mettiamo: non c’è MARC), né perla loro presentazione (non c’è ISBD). Si può stentare a crederlo(ed è corposo discorso che non si svilupperà qui) ma i bibliote-cari da questi punti di vista si sono mostrati da decenni più con-sapevoli, organizzati, seri ed efficienti che il mondo dell’edizio-ne scientifica, dei creatori di banche dati, dei centri di docu-mentazione I&A, ed è per questo motivo che in quel mondo in-vece circolano centinaia, migliaia di stili di citazione e di filtri diriformattazione dei dati. Per questo i non invidiabili produttori diBMS hanno la lingua fuori e i calzini sporchi. Sì, perché, natu-ralmente (oserei dire), qualche test lo faccio coi programmi dicui parlo, così come leggo cosa ne dicono gli utenti: trovaredunque che in uno stile manca una parentesi di chiusura, chec’è uno spazio di troppo, che non infila il trattino al posto giu-sto e simili amenità (e molto, molto di più per i filtri di conver-sione) è a mio avviso del tutto normale, non per suonare blaséma certo per non mammoleggiare fuori luogo. Mai consigliereie mi piegherei ad usare per scopi seri stili di citazione e filtri diimportazione senza verificarli minuziosamente, ossia con datinoti in partenza e in arrivo, il che comporta poco cervello macarta, penna, tempo e attenzione.In ogni modo, e dunque a monte, simili programmi per elabo-ratori vanno a mio avviso testati da chi li ha fatti e conosce neiminimi dettagli e non dagli utenti votati a una rincorsa senza fi-ne della fisionomia del robot che altri hanno progettato.

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il record di Notes non cambierà se-quenza: che la CiteSource denuncila parentela e la Cite Key identifichila nota dovrà essere a cura di chiopera, senza affidarsi al program-ma. Similmente, quando un recorddi Notes è aperto lo si può scolle-gare dal record genitore che ha edare in affidamento a un altro: si sa-rà avvisati che si provoca una per-dita di dati. Questi due sono gli uni-ci casi in cui la nuova nota non sta-rà accodata al genitore e manterràla sua posizione distante anchequando stampata, dovendo poi es-sere responsabile della propria ID.Morale: sconsigliate finché possibilientrambe le manipolazioni, abban-dono iniziale e affiliazione tardiva:se accade di avere Notes non in se-quenza dietro il record genitoreconviene copiarle inserendole alposto giusto, visto che si può farlofacilmente, e sopprimere l’orfana.La funzione di creazione e gestionedelle note pare un germe e non unapianta: al di là della sfrontata assen-za di documentazione reclama chela presenza di note sia incisa dentroil record genitore e che la selezionedi esso con le sue annotazioni siaun grappolo netto senza tralci.

Note

1 Gli anni passano e i programmi evol-vono: la complessità del trattamentodei dati che questi programmi consen-te in immissione, importazione, cor-rezione, ricerca, ordinamento, esporta-zione mi induce ormai a considerarlipiù dei veri e propri gestori che deglistrumenti per dare forma ai dati instampa, donde il privilegio accordatoal nome BMS (Bibliography Man-agement Software) rispetto a BFS (Bi-bliography Formatting Software), cheresta nondimeno denotante. Non in-trattengo alcun rapporto promozionaleo commerciale con la The WriteDirection-Oberon. I nomi dei prodottisoftware citati sono marchi dei rispetti-vi produttori soggetti a copyright. Ma-noscritto terminato il 27 aprile 2007; si-ti web consultati in quella data. Ho

provato la versione 9 di Citation, Stand-ard edition, con Windows XP Profes-sional SP2, MS-Word Professional 2003e Corel WordPerfect 12, su un PentiumIV, 3.4 GHz di clock e 1 GB di RAM. 2 Il The bluebook: a uniform system ofcitation delle università di Harvard,Yale ecc.; l’ALWD citation manual,l’Australian guide to legal citation e laMcGill guide, ossia la Canadian guideto uniform legal citation.3 Contribuisce a promozione e venditadi: askSam, SurfSaver, Dr Paper Temp-lates, the Coradella Collegiate Book-shelf (e-books in PDF), il celeberrimoelaboratore di testi Nota Bene, il clien-te Z39.50 BookWhere.4 Si incontrano il non voluminoso (cir-ca 125 pagine) manuale di base a stam-pa con parte introduttiva e di con-sultazione a voci, la Easy guide (circa90 pagine in PDF), il Custom formateditor per gli stili citazionali (in PDF eneanche più spedito col programma), ilCitation help integrato nel programmama più aggiornato sul sito dell’editore(http://citationonline.net/CitationHelp/index.html), la Citation style guide, l’o-puscolo sull’Online Researcher per im-portazioni da web quasi trasparenti, esul cd del programma giace anche co-pia del più corposo manuale completodella versione 8 (circa 290 pagine).5 Al di fuori di C:\Programmi… e di \Documents and settings…\.6 Tipico il caso del campo “Cite Key”,importante identificativo di ciascunrecord: dentro i record di Notes è ri-battezzato come “Note ID”, mentre ilcoesistente campo “CiteSource” corri-sponde al campo “Author”.7 “A very exciting feature” la stigmatiz-za Norman (JOHN G. NORMAN, Citation(Windows): excellent value, “Chorus.Electronic Research” (upd. August 21,1998), <http://www-writing.berkeley.edu/chorus/eresearch/reviews/win_citation/>.8 E non dentro il file di testo crudo, co-me prima accennato e tuttavia possibile.9 Per importare da EndNote (> = v. 8)occorre ormai un passaggio interme-dio supplementare per ridurre la codi-fica dei caratteri da Unicode a ANSI/ASCII, ci si servirà dello stesso MS-Word o di uno strumento di scritturacon questa capacità (cfr. ad es. EditPadLite, <http://www.editpadpro.com/editpadlite.html>).

10 “Format editor looked horrendous,very program-orientated” lo definisceShapland (MAGGIE SHAPLAND, Evalua-tion of Reference Management Soft-ware on NT (comparing Papyrus withProCite, Reference Manager, Endnote,Citation, GetARef, Biblioscape, LibraryMaster, Bibliographica, Scribe, Refs),28 July 1999, last modified April 2001,<http://eis.bris.ac.uk/~ccmjs/rme-val99.htm>).11 ! per omettere l’autore: {!Myers1922:32} darà “(1922, 32)”; @ per omet-tere l’anno: {@Myers 1922:32} darà:“(Myers, 32)”. Usati contemporaneamen-te oscurano la citazione nel testo per la-sciarla solo nell’elenco complessivo fina-le (ciò è ottenibile anche prefissando conun asterisco): dettagli della documenta-zione inattingibili al “trial and error”.12 E non anche a muovere da una ricer-ca per similitudine che approda poi adesito univoco come in tanti altri pro-grammi, quali EndNote, Biblioscape ecc.13 Prelievo presso: <http://www.researchsoftwaredesign.com/>.14 Cfr. Personal Bibliography Man-agement Software: analysis and com-parison of some packages, April 2007,<http://www.burioni.it/forum/dellorso/bms/text/index.html> a cura di chi scri-ve, in particolare le sezioni: Import eOutput and print.

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Bibliography management or format-ting-software (i.e. BMS or BFS) is agroup of software programs designedto help users in compiling bibliographiesand managing textual bibliographicrecords in one or more databases.Citation (by Oberon & The WriteDirection) is a solid member of thisfamily of products. The article offers adetailed analysis of the package(Windows v. 9) including insights thatare not easily grasped when startingusing the program. It also gives reasonwhy one could select Citation ratherthan other similar packages and pin-point some of its limitations andcaveats even for skilled users. Anentire paragraph is devoted to thegeneral issue of testing these softwarejust as far as their peculiarity is con-cerned: citation styles, reasons aregiven to show how problematic it is.

Abstract