INFORMATICA 18-Posta elettronicaControllerai l’ortografia e la grammatica del tuo messaggio. 6....

18-Posta Elettronica

MARCO TRAPANI [email protected] 1

INFORMATICA18-Posta elettronica

Marco [email protected]



Origine…

Se qualcuno ci crede è bene che ripassi le dispense su “internet” alla parte “abboccano…”



Elementi strutturali e tecnologici



Tecnologia�Trasmissione di testo / immagini /

allegati�HTML / testo semplice�“on-line” / “off-line”

La email è un sistema di trasmissione che sfrutta internet (o meglio i suoi “tempi morti” inviando un contenuto (testo, immagini, allegati) digitalizzato da un “indirizzo” ad un altro.

Ogni indirizzo rappresenta una “casella di posta” e deve essere “appoggiato” su uno specifico “dominio”

Usare l’HTML per “formattare” la posta può sembrare elegante e simpatico, ma in realtà appesantisce sia l’invio che la ricezione, può veicolare alcuni tipi di virus, non è detto che il destinatario abbia un programma in grado di visualizzare correttamente il formato e diversi altri problemi minori: consiglio: evitatela.

La posta può essere gestita interamente on-line su internet, ma è preferibile procurarsi un programma da istallare sul proprio pc (es. Eudora. Thunderbird) per “scaricare” la posta automaticamente e guardarsela anche off-line, (e comunque mi permette di archiviare la posta sul MIO computer…



Tecnologia�PEC:

�Posta elettronica Certificata

�e-Mail PEC: �Sicurezza identità mittente�Sicurezza ricezione�Validità LEGALE

Si sta sempre più diffondendo il servizio di Posta Elettronca Certificata: è a pagamento (qualche decina di euro l’anno) ma permette di inviare eMail che HANNO VALORE LEGALE.



[email protected]

�prima di @ = nome utentetrapani.marco

�dopo @ = dominiogmail.com

La email è un sistema di trasmissione che sfrutta internet (o meglio i suoi “tempi morti” inviando un contenuto (testo, immagini, allegati) digitalizzato da un “indirizzo” ad un altro.

Ogni indirizzo rappresenta una “casella di posta” e deve essere “appoggiato” su uno specifico “dominio”



Indirizzo@� Italiano: Chiocciolina� Inglese: At�Greco: Papaki (piccolo papero…)�Francese: Arabesque�Polacco: Màupa (scimmia…)�Russo: Sobaka (cane…)�Ungherese: Kukac (vermicello…)�………..

Il simbolo che separa il nome utente dal nome del dominio ha unadenominazione diversa da paese a paese: in italiano lo chiamiamo “chiocciolina”o “chiocciola”, ma in altri paesi hanno denominazioni ancora più fantasiose: attenzione quindi se parliamo con uno straniero: meglio riferirsi all’inglese, eventualmente specificando “At Sign”



[email protected]�NON E’ “case sensitive”

Trapani = trapani = TrApAnI = TRAPANI

�Usabili:abcdefghijklmnopqrstuvwxyz1234567890_-.

Fatelo: �Facile da dire/capire AL TELEFONO�Di cui non vi pentirete tra 10 anni

L’indirizzo è un po’ un “biglietto da visita”

E’ cnsigliabile farlo facile, in modo che se lo dovete dire al telefono l’ascoltatore lo possa trascrivere velocemente e senza errori; è anche consigliabile farsi un “indirizzo” non particolarmente “divertente” (farfallina_amorosa) di cui magari tra 10 anni vi pentirete….



IndirizzoDove “aprire” una casella ? �Servizi “noti”�Attenzione a:

�Costo�Spam�Servizi �Spazio disponibile

“[email protected]”

La decisione di dove aprire una casella di posta è spesso guidata dal semplice consiglio di un amico più o meno informato; dato che poi useremo per anni la stessa casella, e dopo che l’avremo comunicata a mezzo mondo sarà un GROSSO problema cambiarla, PRIMA di aprire una casella di posta è bene valutare:

•Che il “provider” sia abbastanza noto ed affidabile (se apriamo la casella presso“pincopallo.it” e poi questo, per qualche motivo, scompare ?)

•Quale è il costo annuo (ce ne sono molte gratis, ma gratis non è MAI; valutare se gratis come si sostenta il provider: pubblicità ?)

•Se prevede un buon servizio di ANTISPAM per evitarmi/ridurmi una scocciatura non indifferente

•Se lo spazio che mi mette a disposizone (gratuitamente o a pagamento) èabbastanza; ragionare in termini di GB, altrimenti satureremo la nostra casella in pochi mesi, e saremo costretti ad un lavoro di pulizia noioso (per la scelta) o brutale (tutta la posta più vecchia di “x” mesi è da buttare…)



Esempio: GMAIL: google mail

gratis7 GB di spazio (di + a pagamento)buon livello di antispam

Mozilla Thunderbirdgratisottimo per “off-line”facilmente configurabile

GMAIL è il servizio di mail ospitato da Google, un nome ormai di rilevanza mondiale e che da ampie garanzie di durata nel tempo.

La MAIL è gratuita, fornisce ben 7GB di spazio (io, dpo 4-5 anni di uso, sono arrivato ad occupare 1080Mb su 7381 disponibili, appena il 14%)

Questo grazie anche al fatto di usare “Mozilla Thunderbird” (dagli autori di Firefox…) per “scaricare” la posta automaticamente sul mio pc (quindi sul server di Google rimane solo la posta “inviata” (una copia) , mentre TUTTA la posta viene scaricata sul mio PC e posso gestirmela come meglio credo.



Mito e realtà



Mito e realtà�La e-Mail è gratis�La e-Mail è immediata�La e-Mail è sicura�Meglio una e-Mail in più che una

in meno



E’ GratisFALSO

La e-mail costa, e parecchio: � tempo di scrittura� tempo di lettura (moltiplicato per

tutti i destinatari) � spazio su disco� connessione ad internet (tempo di

download, Mb di traffico ecc.ecc.)



E’ Gratis

D

FH

B

A E

C

G

COLLASSO



E’ GratisIpotesi realistica: � leggere una e-mail: circa 4 minuti tra

�distrazione dal compito corrente� lettura effettiva� ritornare al compito

� 20 destinatari = 1h 20m di lavoro � in una organizzazione di 20 persone

bastano 7 mail al giorno per rendere COSTO IMPRODUTTIVO il lavoro di una di esse...



E’ ImmediataFALSO� tempo variabile

�da qualche minuto a qualche ora/gg� attenzione anche ai destinatari:

�potrebbero essere assenti�potrebbero essere a dormire�potrebbero essere impegnati



E’ ImmediataPERICOLOSO�Spesso si risponde "di getto"

�Senza valutazione completa di tutti gli aspetti e fattori di un problema

�Senza interpellare altre persone�Senza coinvolgere tutte le persone

che sarebbe opportuno coinvolgere



E’ ImmediataPERICOLOSORegola delle 12 P:

Prima Pensa, Poi Parla, Perchè Parole Poco Pensate Possono

Produrre Parecchie Puttanate



E’ SicuraFALSO� niente e nessuno garantisce che arrivi� in particolare se

�con allegati grandi�con allegati particolari (file.exe...)

�Accertarsi in altro modo se ricevuta� telefonata, se possibile "ricevuta ritorno"� il feedback...



E’ SicuraDOPPIAMENTE FALSO�� sulla rete può essere intercettatasulla rete può essere intercettata� quindi attenzione a:

�dati importanti (finaziari, bilanci, importi...)

� riservati (carte di credito...)�soggetti alla tutela della Privacy (dati

anagrafici in genere di persone fisiche)



E’ SicuraTRIPLAMENTE FALSO�� LL’’ intestazione può essere falsificataintestazione può essere falsificata�Una mail che arriva da:

[email protected]

�potrebbe essere stata inviata da chiunque….



Mito e realtàCome noi vediamo la e-Mail

M D



Come è

M

D



Meglio + che -FALSOentrambi sono errori� una in più

�RUMORE e DISTURBO�COSTO

� una in meno�SILENZIO / MANCANZA DI

INFORMAZIONE E CONDIVISIONE



Il tempo dedicato alla Il tempo dedicato alla

ee--Mail Mail

tende ad aumentare tende ad aumentare

fino ad occupare fino ad occupare

tutto il tempo disponibile...tutto il tempo disponibile...(adattamento dalle “Leggi di Murphy”)



Uso correttodella e-Mail



Regola 1

"gestire""gestire" la ela e--Mail....Mail....

..non ..non "farsi gestire""farsi gestire"dalle edalle e--Mail !Mail !



“Gestire”�Evitare le segnalazioni di "e-Mail" in

arrivo�suoni, pop-up, girandole, effetti,

cagnolini ecc.ecc....�distrazione�perdita di tempo



“Gestire”�Guardare la e-Mail non più di 4

volte al giorno� Inizio mattina�Fine mattina� Inizio pomeriggio�Fine pomeriggio

Niente è così urgente da non poter aspettare qualche ora…

A meno di chiamarsi “Barnard” e operare a cuore aperto !



“Gestire”�NON rispondere

�prima di 10 minuti

�MEGLIO�se 60 minuti

�MEGLIO ANCORA�"dormirci sopra"

NON rispondere prima che siano passati almeno 10 minuti da quando si è letta una e-Mail

MEGLIO se sono passati 60 minuti

MEGLIO ANCORA se si è avuto modo di "dormirci sopra“

Ultimamente G-Mail ha preparato un’opzione, nella sua mail, per “differire” l’invio delle mail “notturne” e permettere di “cancellarle” prima di spedirle veramente (soprattutto se nel testo individua parole “non appropriate” …)



“Gestire”Ricordarsi la Regola delle 12 P:

Prima Pensa, Poi Parla, Prima Pensa, Poi Parla, PerchPerchèè Parole Poco Parole Poco Pensate Possono Pensate Possono

Produrre Parecchie Produrre Parecchie PuttanatePuttanate



“Gestire”�Se inviamo

�100 e-Mail al giorno: � Considerazione = 0

�2 e-Mail al giorno: � Considerazione > 0

Se inviamo 100 e-Mail al giorno:

ovviamente non saranno prese in seria considerazione; saremo presi per dei rompiscatole che non hanno altro da fare…

Se inviamo 2 e-Mail al giorno:

saranno sicuramente prese nella massima considerazione, anzi, se ci limitiamo ancora di più probabilmente le nostre mail saranno ancora più “particolari” e quindi “visibili”.



10 Comandamenti1. Includerai sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro

e specifico.2. Citerai il testo a cui rispondi il più brevemente possibile .3. Rileggerai il tuo messaggio almeno tre volte prima di inviarlo.4. Rifletterai bene su come il destinatario possa reagire al tuo

messaggio.5. Controllerai l’ortografia e la grammatica del tuo messaggio.6. Non maledirai, non insulterai, non invierai spam e NON

SCRIVERAI MAI A LETTERE MAIUSCOLE.7. Non diffonderai alcun messaggio a catena .8. Non inoltrerai mai, senza l'esplicito permesso del mittente, il

contenuto di una e-Mail9. Se sarai in dubbio se mandare o non mandare un messaggio,

“dormici sopra” e decidi il mattino dopo10.Non invierai ad altri ciò che troveresti sgradevole ricevere

(adattato da "Wikipedia“)



10 Comandamenti�Ovviamente si possono distinguere:

�peccati originali�peccati veniali�peccati mortali�peccati imperdonabili

�attenzione, quindi, a non esagerare...

I peccati originali sono quelli “insiti” nel funzionamento stesso della e-mail; non ci possiamo fare nulla, salvo tenerli presenti ed evitare, se possibile, di aggravare la situazione usando la e-mail quando non è appropriata.

I peccati veniali sono distrazioni, piccoli errori di battitura (NON gli errori di grammatica…), non aver strutturato bene la mail ecc.ecc.

I peccati mortali sono molti: in primis mandare mail a vanvera….

I peccati imperdonabili: inoltrare mail riservate, scrivere con parole “inappropriate” od offensive, ecc.ecc.



ComponentiTO: destinatarioCC: destinatari in copia conoscenzaCCR:destinatari in copia conoscenza “riservata”Oggetto: oggetto della comunicazioneTesto:testotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestotestoFirmaAllegati: file1.ext; file2.ext; file3.ext; file4.ext;



DestinatarioIl destinatario deve essere:�Uno

� Se + di uno = problema della responsabilità diffusa...

�Specifico� deve essere interessato alla

comunicazione�Corretto

� banale, ma sbagliare è tre volte grave...

Sul “corretto” qualche precisazione:

1. è sbagliato perché ho perso tempo

2. è sbagliato perché ho fatto perdere tempo

3. è sbagliato perché perdo tempo di nuovo, e prima che me ne accorga forse la mia comunicazione è ormai in grave ritardo.



DestinatarioResponsabilità diffusa� problema ben noto in "psicologia

sociale"� chiediamo aiuto

�sta passando una folla di gente:� è probabile che NESSUNO si fermi

�se passa una singola persona: � è PIU' probabile che si riceva aiuto

Esempio:

"A TUTTI I DESTINATARI DELLA PRESENTE; MI SERVE UN AIUTO PER CARICARE DEI PACCHI SUL FURGONE..."

quanti pensate che si facciano avanti ?



Destinatario CCLe copie conoscenza devono essere:�Poche

� la e-mail NON E' GRATIS ....�Significative

�destinatari veramente interessati �una e-mail ricevuta in cc dopo poche

ore-giorni viene dimenticata, quindi èsolo un costo...



Destinatario CCRATTENZIONE:�Chi spedisce:

�usarlo significa "tramare"...�Chi riceve:

�si sta ricevendo un "segreto" !�"tradirsi" significa:

� far fare figuraccia al mittente� non riceverne più...



Destinatario CCRDa usare per: � invio multiplo di notizie a "N" persone�NON vogliamo divulgare l'indirizzo e-

mail “tutti a tutti” (privacy...)



OggettoBreve descrizione del contenuto�Breve

� inutile scrivere troppo = perdita di tempo�Pertinente

� Evitare genericismi tipo "Importante...“� Utile

� Evitare di riscrivere il proprio nome…�Completo

� Se la e-mail comprende più argomenti, citarli tutti; meglio fare più e-mail...



TestoContenuto della comunicazione: �Sintetico

� inutile scrivere troppo = perdita di tempo�Completo

� Evitare "rimandi" che costringono a lunghe ricerche

�Seguire “Regole testo”



Testo�usare caratteri standard

�evitare accentate e caratteri speciali� es: à è é ì ù ò °§ €� alcuni programmi non li visualizzano

�usare solo se: � il destinatario USA SICURAMENTE

il mio stesso programma di e-mail�ho la CERTEZZA che nel percorso

non ci siano alterazioni (?)



Testo�MAIUSCOLO

�per massima enfasi, urlo...�corsivo

�citazioni�neretto

�evidenza punti importanti�sottolineato

�evidenza punti (poco leggibile)



TestoColori:

� inutili e dispersivi �rendono più difficile e faticosa la

lettura.�dicono chiaramente: non hai niente

di meglio da fare ?



Testo�Frasi brevi (max 2-3 righe)�"elenchi" e "rientri"

�per migliorare la leggibilità�Attenzione a:

�vocaboli "sofisticati"� tecnicismi�sigle



Testo�Trasmettere “sensazioni“ ?

�SI, a patto di chiamarsi Manzoni, Follett, Hemingway, Tolstoy....

�NO, se siamo persone "normali"...

�Quindi: �non cercare di trasmettere

sensazioni per scritto...�non cercare di leggere sensazioni

da uno scritto...



Testo�Tentativo di trasmettere emozioni:

� tramite "emoticons".... :-)�problemi:

� è un CODICE ! � è conosciuto ? � è condiviso ? � è accettabile nel contesto ? � ....

�ok in e-Mail private, molto meno sul lavoro...



EmoticonsSimboloSignificato SimboloSignificato:-) Sorriso |-) Addormentato:) Sorriso (abbreviato) :-o Meraviglia:-)) Molto contento, felice :-| Indifferente:-D Risata :-/ Indecisione:-> Sorriso sarcastico :-< Disappunto:-( Triste :-X Censura;-) Ammiccante :-|| Arrabbiato>;-) Sorriso diabolico %-) Confuso:-@ Urlando :'-) Piangendo:-O Oops! :~) In lacrimeO:-) Sorriso angelico <:-) Domanda stupida:-} Sorriso voglioso =:-) Con i capelli ritti:-C Molto dispiaciuto :-p Pernacchia:-W Sparlando :-& Con la lingua legata:^) Piccola bugia :---) Grossa bugia

Vedere anche : http://www.muller-godschalk.com/emoticon.html



Testo�Spiritosi o sarcastici ?

�SI se:� non è una e-mail ufficiale� i destinatari numero dispari e < 3� ci si rivolge ad un pari livello� il destinatario è una persona

intelligente� il destinatario è spiritoso !



Decalogo Diabolico1. Siate complessi, criptici, usate dieci parole quando due bastano2. Considerate la punteggiatura una forma di acne: se non c'è, meglio3. Non perdete tempo a leggere. Pensate a scrivere e a spedire4. Fate sentire in inferiorità il lettore: bombardatelo di citazioni e rimandi ad

altre mail, fonti, documenti5. Costringetelo all'apnea o alla rilettura6. Usate molti termini stranieri (feedback, follow-up, deployment...) , sigle

(TCP, XTML, AIF) ed espressioni di moda («nel senso che», «quant'altro», «mi consenta», etc)

7. Dimenticate il soggetto, o cambiatelo senza avvertire8. Non scrivete «Incazzata, andò a trovarlo per guardarlo in faccia» ma

«Adirata, ella si recò da lui per scrutarlo in volto»9. Usate espressioni come

� in riferimento alla Sua del..., � il latore delle presente,� in attesa di favorevole riscontro...

10.Siate noiosi.adattato da "italians" di Beppe Severgnini



TestoPENSA

�Prima di scrivere una e-Mail pensa: � cosa devi scrivere� a chi lo devi scrivere� se è giusto usare una e-mail o è

meglio una altra forma di comunicazione



TestoORGANIZZA

�Prima di tutto: � Prepara un elenco di punti

� (anche direttamente con il PC)� Verifica che siano in ordine

significativo� Verifica di non aver dimenticato

nulla



TestoRIGURGITA

�Scrivi, punto per punto: � tutto il necessario� con gli opportuni rimandi� con le opportune inclusioni� senza omettere niente di importante



TestoCORREGGI

�Verifica quello che hai scritto: � leggibilità� comprensibilità� errori ortografici� errori impaginazione



TestoOMETTI

�Verifica quello che hai scritto: � elimina cose inutili� elimina ridondanze e ripetizioni� elimina cose non accettabili in una

e-mail se pubblica� battute, sarcasmi, ecc.ecc.



TestoChi riesce a dire Chi riesce a dire con venti parole con venti parole

ciò che può essere ciò che può essere detto in dieci, detto in dieci, èè capace pure capace pure

di tutte le altre cattiveriedi tutte le altre cattiverie(Giosuè Carducci)



TestoP.O.R.C.O.

�P.ensa prima di scrivere�O.rganizza quello che vuoi scrivere�R.igurgita tutto quello che vuoi

scrivere�C.orreggi con calma�O.metti quello che non serve a nulla

adattato da "italians" di Beppe Severgnini...



TestoIl vero problema dello Il vero problema dello scrivere non scrivere non èè tanto di tanto di

sapere ciò che dobbiamo sapere ciò che dobbiamo mettere nella pagina, ma mettere nella pagina, ma

ciò che da questa ciò che da questa dobbiamo toglieredobbiamo togliere

(Gustave Flaubert)



Firma�Automatica

�chiara e completa �Almeno Cognome e nome�Riferimenti per contatto extra e-mail

�Dissertazioni su Privacy�ok, mettiamole, ma BREVI (tanto

non le legge nessuno...)



AllegatiPESTE E DANNAZIONE

�Dimensioni = tempo di spedizione e occupazione disco...

�Tipo di file (gestibile dal destinatario?)� Inutilità (file reperibili altrove)

� passare solo "nome" e "indirizzo"�Attenzione in caso di :

� "rispondi a"� scegliere opzione "senza allegati"....



Homework� Inviare una mail al docente con

commenti sulla lezione�Ovviamente che rispetti TUTTE

le regole indicate….

�Mail to: [email protected]

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