Incontro dematerializzazione DURC 12 dicembre 2011

> Il termine dematerializzazione viene utilizzato per indicare la progressiva perdita di consistenza fisica degli archivi, precedentemente costituiti da documenti cartacei, a seguito della sostituzione della documentazione cartacea con documenti informatici.

> I vantaggi legati alla dematerializzazione sono molteplici:§ Semplificazione delle procedure amministrative

§ Riduzione del tempo di avvio di nuovi servizi

§ Valorizzazione del patrimonio informativo.

§ Riduzione dell’impatto ambientale

§ Miglioramento dell’immagine

§ trasparenza della PA

§ Riduzione dei costi. La gestione documentale vale, per il sistema Paese, in termini di costi, oltre il 2% del PIL; un obiettivo di dematerializzazione pari ad almeno il 10% del volume attuale genererebbe un risparmio annuo di 3 miliardi di Euro (fonte: Forum PA, 19 Maggio 2010 “Sanità Elettronica: Dalle esperienze pilota all’integrazione”).

> Senza conservazione non c’è dematerializzazione - la conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, a garanzia che documenti e informazioni in formato digitale siano conservati nel lungo

periodo, in modo autentico e accessibile, come avviene per i documenti cartacei.

I vantaggi della dematerializzazione

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La Missione

> Essere la struttura di conservazione della Pubblica Amministrazione in Emilia Romagna per l’archiviazione e l’accesso dei documenti informatici e in generale di ogni oggetto digitale a supporto dei processi di innovazione e semplificazione amministrativa e costituire l’archivio digitale della Pubblica Amministrazione Emiliano-Romagnola.

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Risparmi per la dematerializzazione in Emilia-Romagna: due casi concreti resi possibili dall’esistenza del polo archivistico regionale

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> Bollettino Ufficiale Telematico della Regione Emilia-Romagna - La digitalizzazione e diffusione in forma telematica del BURERT consente un risparmio sulle stampe di 2 Milioni di Euro all'anno.

> Piani Urbanistici Comunali - l'invio e la conservazione digitale presso Parer permette agli enti locali un risparmio sulle stampe di circa 300.000 euro il primo anno e successivamente circa 1.000 euro a comune per ciascuna variante principale.

I risparmi annui conseguiti da due soli

interventi di de-materializzazione già

equivalgono ai costi di gestione e

sviluppo del Polo Archivistico Regionale

Collaborazione con la Soprintendenza archivistica

> Nell'ottica della collaborazione tra istituzioni pubbliche in tema di archivi, ribadita anche dal protocollo d'intesa definito nel corso della Conferenza Nazionale degli archivi (novembre 2009), ParER ha stipulato un accordo di collaborazione con la Soprintendenza archivistica dell'Emilia-Romagna che prevede tra i punti più qualificanti:

§ La semplificazione delle procedure autorizzatorie previste per gli archivi pubblici mediante l'approvazione di uno schema tipo di convenzione tra ParER e gli enti produttori per i servizi di conservazione sostitutiva e di sperimentazione per i servizi di conservazione di lungo termine

§ La collaborazione con la Soprintendenza per semplificare lo svolgimento dell'attivitàispettiva che le è propria anche mediante l'accesso telematico al sistema di conservazione di ParER

§ L'impegno da parte di ParER a far sì che in futuro gli archivi conservati siano resi fruibili ai cittadini anche mediante il SAN (Sistema Archivistico Nazionale)

§ Collaborazione tra i due enti per fornire agli enti produttori supporto e consulenza in ambito archivistico, con particolare riferimento alla conservazione digitale

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Valutazione Quantitativa

> La sanità rappresenta, per numerosità di documentazione prodotta, il maggiore fra i produttori/fruitori di documenti informatici (circa 96% di tutta la documentazione digitale); osservando tuttavia il grafico inerente la numerosità degli enti della Comunità di riferimento si nota come essa costituisca solo una minima parte dell’utenza di ParER: sono gli altri enti (ad es. Comuni) ad avere una maggior capillarità sul territorio e a gestire la maggior varietà di documenti e oggetti digitalizzati

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Circa 1 milione di nuovi documenti digitali all’anno per gli enti e la RegioneCirca 20 milioni di nuovi documenti digitali all’anno per la sanità

La documentazione culturale non è stata stimata ma sicuramente si tratta di svariati milioni di documenti

Passato – cosa è già stato fatto

> Cosa è stato fatto:§ È nato nel luglio 2009 come struttura di riferimento della Pubblica Amministrazione in Emilia

Romagna per la conservazione, archiviazione e gestione dei documenti informatici e in generale di ogni oggetto digitale.

§ ha avviato da gennaio 2010 il servizio di conservazione sostitutiva per la Regione Emilia-Romagna

§ ha attivato nel corso del 2011 il servizio ad altri Enti (Province, Comuni, Università)§ sono state stipulate oltre 100 convenzioni con gli enti e le aziende sanitarie§ Si è partecipato al tavolo per la definizione delle regole tecniche del CAD, a progetti regionali

(Prode) e progewtti internazionali (Interpares)

> Avviati servizi di conservazione relativi a:§ Atti e protocollo della Regione

§ Piani Urbanistici Comunali;

§ verbali d’esame dell’UNIBO;

§ documentazione amministrativa (delibere, determine e protocollo..) per provincia di Piacenza e Ravenna e comune di Cesena;

§ mandati e reversali di pagamento per la provincia di Piacenza

Circa 500.000 documenti sono già in conservazione

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Presente - Futuro

> Cosa si sta facendo:§ Continua l’adesione degli enti con la stipula delle convenzione § Continua l’attivazione dei servizi di conservazione per i nuovi enti del territorio§ è impegnato nello sviluppo tecnologico dell’archivio unico di conservazione dei documenti

informatici delle aziende sanitarie e degli enti locali§ Sta consolidando l’infrastruttura e il proprio modello operativo

> Cosa si farà entro la legislatura:§ Si completerà la realizzazione dell’archivio digitale delle pubbliche amministrazioni sia dal

punto di vista tecnologico che di quello archivistico§ Si arriverà ad avere la quasi totalità degli enti che verseranno i documenti digitali nel Parer

con un flusso stimato a regime di circa 20-25 milioni di documenti all’anno § Si costruirà un portafoglio di servizi di accesso con l’obiettivo di rendere accessibile facilmente

ed in multicanalità ai cittadini e imprese i documenti dell’archivio digitale del Polo Archivistico (previa autorizzazione dell’ente proprietario del documento)

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Convenzioni sottoscritte

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Convenzioni sottoscritte

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Convenzioni sottoscritte

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GESTIONE ARCHIVI CARTACEI

CONSERVAZIONE ARCHIVI FISICI

ARCHIVIO DIGITALE(DOCUMENTI INFORMATICI) DEPOSITO DIGITALE

(OGGETTI DIGITALI)

I Servizi di ParER: Portafoglio dei servizi

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SERVIZI DI SEMPLIFICAZIONE E TRASPARENZAAccesso da parte di Cittadini ed Imprese alla documentazione digitale archiviata

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE A LUNGO TERMINE

SERVIZI DI ACCESSO alla documentazione cartacea archiviata

Incontro dematerializzazione DURC 12 dicembre 2011