Gianni Penzo Doria

Università degli Studi di PadovaArchivio Generale di Ateneo

Il sistema archivistico di Ateneo

Padova, 20 aprile 2005

Gianni Penzo Doria

I punti salienti del “Progetto Archivi” (1995)

Eliminazione dell’organizzazione a silos Accensione dei fari sugli archivi Idee e realizzazioni, non slogan Strategie, non tattiche Rapporto con gli informatici paritario Revisione sistematica senza barriere ideologiche

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L’idea principale: l’archivio è unico

Un differenziamento degli archivi in storici e non storici, o non ancora storici, o semplicemente amministrativi, è dunque inconcepibile, al punto da doverne ripudiare perfino la nomenclatura

Antonio Panella, 1938

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Unicità dell’archivio

Esiste una impossibilità di differenziare teoricamente l’ufficio di protocollo dall’archivio, l’archivio corrente da quello di deposito: tutto è semplicemente archivio.

Giorgio Cencetti, 1939

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La tutela apprestata dall’ordinamento per gli atti degli archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla possibile distinzione degli archivi in archivi storici, di deposito e correnti, in quanto l’attenzione del legislatore, al di là della datazione e dell’utilizzazione attuale o meno dell’archivio, si concentra sul complesso degli atti - o su taluno di essi - in funzione della capacità dei medesimi di costituire una rilevante testimonianza storica.

Soc. Sip c. Sovrintendente archivistico Toscana e altro

T.A.R. 1997,I,4017

L’archivio è unicoT.A.R. Toscana sez. II, 25 settembre 1997, n. 653

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Le tre età dei documenti

Protocollo e Archivio correnteAffari in corso di trattazione

Archivio di depositoAffari esauriti entro i 40 anni

Archivio storicoAffari esauriti da oltre 40 anni, dopo le operazioni di selezioneG

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N.B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus

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Tre massime da tenere in tasca

Punta a conquistare la luna. Se non ci sarai riuscito, avrai vagabondato tra le stelle

Non prenderti mai troppo sul serio Divisi cadiamo

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… un problema di metodo

Bisogna normalizzare e coinvolgere enti produttori simili

Non è vero che ogni “archivio fa storia a sé”: la fa solo quando l’archivio non gode di una direzione archivistica e gli standard non vengono applicati

Confrontarsi con gli standard impone: Capacità di confronto Fatica e critiche

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… un’ultima attività: inseguire, anzi precedere il …

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Il formaggio

Nasofino Trottolino

Tentenna Ridolino

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Gli effetti più importanti del “Progetto Archivi” Un titolario in Gazzetta ufficiale 100 anni dopo l’Astengo 4 Conferenze organizzative e 3 seminari Produzione di strumenti innovativi (manuali e voci di

indice) Regolamenti, titolari, massimari preceduti da studi

La linea dell’arco Linee guida per l’anagraficaMassimario e prontuario di selezione Profili archivistici del protocollo informatico

Contributo alla teoria archivistica Allegati Protocollo differito

Scelta di software già presenti e non il Gioco dell’Oca Docflow prima di 3Dinformatica - e Arianna Studio del linguaggio degli informatici

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L’equazione per dialogare meglio

bit : byte = documento : fascicolo

L’errore perenne, anche del legislatore di taglio informatico: focalizzazione/polarizzazione sulle informazioni!

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PROGETTOARCHIVI

Titulus97

Thesis 99

Universitas Rerum

SiciliarchiviVeneziarchivi 1 - Ca’ Foscari

PugliarchiviGiuliarchiviVeneziarchivi 2 - IUAV

InItinereeXtra

EuroTitulus

Titulus

Organi

Ad Personam

I progetti archivistici

Manuale di gestione

Cartesio

Titulus

Caronte

Al progetto

Titulus 97hanno aderito

5454 Atenei italiani

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Titulus 97 (standard)Standard archivistico universitario adottato da una rete estesa di atenei italiani mediante l’utilizzo di un titolario di classificazione normalizzato, nonché mediante la condivisione di una filosofia e di una metodologia di gestione di un archivio universitario.

Titulus 97 (software)Software adottato nell’ambito del sistema per la gestione informatica dei documenti, realizzato dalla software house 3D Informatica srl sulla base delle specifiche dettate dagli atenei aderenti allo standard archivistico.

Le due definizioni di Titulus 97

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Cosa manca al sistema archivistico universitario nazionale?

Adeguamento del Regolamento del 1997 alla normativa sui beni culturali e sulla documentazione amministrativa

Revisione (e semplificazione) delle voci di indice Redazione di un Thesaurus delle voci di indice Individuazione della normativa di riferimento per ogni

tipologia documentaria Revisione della Tabella dei procedimenti amministrativi e

degli affari / attività Individuazione degli oggetti più frequenti di documenti

e fascicoli Redazione del Massimario e del Prontuario di selezione

Adeguamento del Regolamento del 1997

D.lgvo 490/1999 e DPR 445/2000

Revisione e semplificazionedelle voci di indice

RevisioneTabella dei procedimenti

e degli affari/attività)

Redazione del Massimario e prontuario di selezione delle unità archivistiche

Normativa di riferimento

per ogni tipologia documentaria

Testo unico sulla documentazioneamministrativauniversitaria

Thesaurusdelle voci di indice

Individuazionedegli oggetti più frequentidi documenti e fascicoli

Il progetto 2005

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Verso Titulus 97 (ver. 3.0)

XML Interoperabilità Gestione dei fascicoli degli studenti Gestione degli oggetti

Controllo ortografico Visualizzazione oggetti più frequenti

Gestione dell’archivio di deposito Selezione dei documenti Gestione camicia

Il Manuale di gestionedel protocollo informatico

versione 2.0

Venezia IUAV, 19 aprile 2005

Università degli Studi di Padova

Università degli Studi di Pavia

Università Iuavdi Venezia

Alma Mater StudiorumUniversità di Bologna

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Titulus Caronte (ex Medium)

Gestione dell’archivio di deposito Selezione dei documenti Elenchi di trasferimento e versamento

Georeferenziazione Stretta connessione, fino alla semi-identificazione con il

sistema di gestione dell’Archivio corrente Il repertorio dei fascicoli cardine del sistema Proiezione sull’Archivio storico Costruzione di un Archivio di deposito

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Da così...

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IconaI.nformatizzazione delle CO.llezioni di immagiN.i di A.teneo

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Icona

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Condividendo gli stessi obiettivi, enunciati con coerenza,persone assolutamente normali raggiungonorisultati straordinari.                                (Kenneth Blanchard)

Non Superman, ma...

È lo stravolgimento del project management!

Il concetto di “squadra”

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Lavorare sempre insieme, per obiettivi concreti e misurabili con persone capaci...

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