IL PROGETTO: UNO STRUMENTO

AL SERVIZIO DELLA COOPERAZIONE

IL PROGETTO: UNO STRUMENTO

AL SERVIZIO DELLA COOPERAZIONE

Federica RaggiSTC

IPA Adriatic CBC Programme

CHE COS’È UN PROGETTOCHE COS’È UN PROGETTO

PUÒ ESSERE CONSIDERATO COME UNA “SERIE DI ATTIVITÀ VOLTE A PRODURRE OBIETTIVI CHIARAMENTE DEFINITI IN UN PERIODO DI TEMPO STABILITO RELATIVAMENTE A RISORSE

DETERMINATE (budget e staff)”

PUÒ ESSERE CONSIDERATO COME UNA “SERIE DI ATTIVITÀ VOLTE A PRODURRE OBIETTIVI CHIARAMENTE DEFINITI IN UN PERIODO DI TEMPO STABILITO RELATIVAMENTE A RISORSE

DETERMINATE (budget e staff)”

PERCHÉ UN PROGETTO DI PERCHÉ UN PROGETTO DI COOPERAZIONE TERRITORIALE È COOPERAZIONE TERRITORIALE È

DIFFERENTE?DIFFERENTE?1. Partner di diversi Paesi

con diverse culture (lavorative) e lingue

2. Diverse tipologie di istituzioni (EEPP, priv.)

con diversi campi di esperienza e culture

organizzative

3. Lavoro a distanza per lunghi periodi

4. Obiettivi concreti con budget e tempistica realistici in un contesto multinazionale e

multiorganizzativo

5. Rispetto delle norme per la

rendicontazione

6. Capacità di prefinanziare i costi e di investire risorse per la preparazione (anche in

caso di insuccesso)

I FATTORI DI SUCCESSOI FATTORI DI SUCCESSO

3. Innovazione3. Innovazione

4. Organizzazione del parternariato

4. Organizzazione del parternariato

5. Disseminazione e capitalizzazione dei risultati

5. Disseminazione e capitalizzazione dei risultati

2. Qualità dell’approccio

2. Qualità dell’approccio

1. Qualità dell’azione

1. Qualità dell’azione

LE FASILE FASI

1. Preparazione1. Preparazione

2. Costituzione della partnership2. Costituzione della partnership

3. Sviluppo dell’application form e definizione del budget3. Sviluppo dell’application form e definizione del budget

4. Implementazione4. Implementazione

5. Monitoraggio e valutazione5. Monitoraggio e valutazione

6. Divulgazione e capitalizzazione6. Divulgazione e capitalizzazione

1. PREPARAZIONE1. PREPARAZIONE

Identificazione obiettivi e problemi

Identificazione obiettivi e problemi

1.1 Obiettivi1.1 Obiettivi

Coerenza degli obiettivi con le priorità del Programma di Cooperazione e con le politiche nazionali e locali

Coerenza degli obiettivi con le priorità del Programma di Cooperazione e con le politiche nazionali e locali

bisogno reale da risolvere ovvero opportunità da

cogliere

bisogno reale da risolvere ovvero opportunità da

cogliere

E’ questo il Programma più

appropriato per il progetto?

E’ questo il Programma più

appropriato per il progetto?

1. PREPARAZIONE1. PREPARAZIONE 1.2 Partner, Contesto

1.2 Partner, Contesto

Identificazione partner

Identificazione partner

Analisi del contestoAnalisi del contesto

Studio dell’Application pack

Studio dell’Application pack

Identificazione Lead Partner

Identificazione Lead Partner

Condivisione degli obiettivi/esperienza

da condividere/partnershi

p di interesse

Condivisione degli obiettivi/esperienza

da condividere/partnershi

p di interesse

Dotato di determinate conoscenze e

capacità (gestionali, relazionali…)

Dotato di determinate conoscenze e

capacità (gestionali, relazionali…)

Per valutare il grado di innovatività e di applicabilità ed il supporto politico

Per valutare il grado di innovatività e di applicabilità ed il supporto politico

I partner sono eligibili? Sono adatti per le

attività previste e la scelta è

giustificabile?

I partner sono eligibili? Sono adatti per le

attività previste e la scelta è

giustificabile?

2. COSTITUZIONE DELLA 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIPPARTNERSHIP

2.1 Selezione dei partner

2.1 Selezione dei partner

Criteri di selezioneCriteri di selezione

EligibilitàEligibilità

Competenze ed esperienze in riferimento al tema

progettuale

Competenze ed esperienze in riferimento al tema

progettuale

Ulteriori possibilità di collaborazione future

Ulteriori possibilità di collaborazione future

Effetti accrescitivi e risultati pratici

(economici, sociali, scientifici e/o tecnologici,

ambientali)

Effetti accrescitivi e risultati pratici

(economici, sociali, scientifici e/o tecnologici,

ambientali)

Dimensione ottimaleDimensione ottimale

2. COSTITUZIONE DELLA 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIPPARTNERSHIP

2.2 Definizione

dei ruoli

2.2 Definizione

dei ruoli

E’ stata prevista

almeno una forma di

cooperazione?

E’ stata prevista

almeno una forma di

cooperazione?

Elaborazione congiunta

Elaborazione congiunta

Attuazione congiunta

Attuazione congiunta

•Ideazione congiunta. •Integrazione di idee, priorità e attività. •Il LP coordina il processo, includendo fin dall’inizio tutti i partner.

•Ideazione congiunta. •Integrazione di idee, priorità e attività. •Il LP coordina il processo, includendo fin dall’inizio tutti i partner.

•Attuazione e coordinamento delle attività su tutta l’area di cooperazione. •Il LP è responsabile del coordinamento delle attività, dell’osservanza degli impegni programmatici e della garanzia di qualità.

•Attuazione e coordinamento delle attività su tutta l’area di cooperazione. •Il LP è responsabile del coordinamento delle attività, dell’osservanza degli impegni programmatici e della garanzia di qualità.

Personale condiviso

Personale condiviso

•Responsabilità delle attività di progetto da parte del personale di progetto su tutta l’area di cooperazione.•Il LP definisce ed affida gli incarichi al personale di progetto.

•Responsabilità delle attività di progetto da parte del personale di progetto su tutta l’area di cooperazione.•Il LP definisce ed affida gli incarichi al personale di progetto.

Finanziamento congiunto

Finanziamento congiunto

•Esiste un unico budget di progetto condiviso, distribuito in base alle attività dei partner. •Esiste un unico conto corrente bancario gestito dal LP su cui vengono inviati i pagamenti dal Programma.•Il LP è responsabile dell’amministrazione e dell’inoltro del cofinanziamento IPA ai partner.

•Esiste un unico budget di progetto condiviso, distribuito in base alle attività dei partner. •Esiste un unico conto corrente bancario gestito dal LP su cui vengono inviati i pagamenti dal Programma.•Il LP è responsabile dell’amministrazione e dell’inoltro del cofinanziamento IPA ai partner.

2. COSTITUZIONE DELLA 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIPPARTNERSHIP

2.3 Il Lead Partner

2.3 Il Lead Partner

Responsabilità del LP

Responsabilità del LP

•Svolge attività di networking•Svolge attività di networking

•Assicura la corretta esecuzione dell’operazione

•Assicura la corretta esecuzione dell’operazione

•Trasferisce il contributo comunitario

•Trasferisce il contributo comunitario

•Garantisce che le spese dichiarate dai partner corrispondono alle attività concordate

•Garantisce che le spese dichiarate dai partner corrispondono alle attività concordate

•Verifica la convalida da parte dei controllori delle spese dichiarate dai partner

•Verifica la convalida da parte dei controllori delle spese dichiarate dai partner

3. APPLICATION FORM E 3. APPLICATION FORM E BUDGETBUDGET

3.1 Negoziazione

3.1 Negoziazione

Incontri preparatori

Incontri preparatori

Comprensione reciproca,

informazione, attivazione e

coinvolgimento

Comprensione reciproca,

informazione, attivazione e

coinvolgimento

Definizione tempistica

Definizione tempistica

Definizione ruoliDefinizione ruoli

Consapevolezza dei tempi necessari alla

stesura della domanda

Consapevolezza dei tempi necessari alla

stesura della domanda

Gestione, coordinamento e

scambio di informazioni

Gestione, coordinamento e

scambio di informazioni

Il LP in questa fase svolge il ruolo di facilitatore: fa da

tramite tra i vari partner e si occupa di preparare l’application form.

Il LP in questa fase svolge il ruolo di facilitatore: fa da

tramite tra i vari partner e si occupa di preparare l’application form.

3. APPLICATION FORM E 3. APPLICATION FORM E BUDGETBUDGET

3.2 Programmazi

one

3.2 Programmazi

one

Individuare e descrivere in dettaglio le attività, i rispettivi contenuti, la loro durata e le condizioni

che ne determinano il completamento

Individuare e descrivere in dettaglio le attività, i rispettivi contenuti, la loro durata e le condizioni

che ne determinano il completamento

Programmare logicamente le attività così da definire il metodo migliore per la loro

implementazione

Programmare logicamente le attività così da definire il metodo migliore per la loro

implementazione

Distribuire le responsabilità e le mansioni tra i partner (e definire inoltre il ruolo di ogni

coordinatore).

Distribuire le responsabilità e le mansioni tra i partner (e definire inoltre il ruolo di ogni

coordinatore).

3. APPLICATION FORM E 3. APPLICATION FORM E BUDGETBUDGET

3.3 Il budget3.3 Il budget

Verifica limiti imposti dal bando

Verifica limiti imposti dal bando

Definizione del budget in base alle attività (e non il contrario)

Definizione del budget in base alle attività (e non il contrario)

Distribuzione del budget tra i partner in base alle attività (e non il contrario)

Distribuzione del budget tra i partner in base alle attività (e non il contrario)

I cofinanziamenti previsti sono garantiti per tutta la

durata del progetto?

I cofinanziamenti previsti sono garantiti per tutta la

durata del progetto?

Le risorse finanziarie sono realistiche?

Le risorse finanziarie sono realistiche?

Le spese per il processo di cooperazione e quelle per la gestione sono sufficienti?

Le spese per il processo di cooperazione e quelle per la gestione sono sufficienti?

3. APPLICATION FORM E 3. APPLICATION FORM E BUDGETBUDGET

3.4 Il valore aggiunto

3.4 Il valore aggiunto

Situazione esistente e potenziali miglioramenti

Situazione esistente e potenziali miglioramenti

Elementi di diversità/innovazione

Elementi di diversità/innovazione L’Application form è il

documento attraverso il quale il Comitato di

Valutazione del Programma deve convincersi della bontà

e della opportunità del Progetto.

L’Application form è il documento attraverso il

quale il Comitato di Valutazione del Programma deve convincersi della bontà

e della opportunità del Progetto.

Necessità della partnership transfrontaliera

Necessità della partnership transfrontaliera

Sintonia con gli obiettivi generali e specifici del Programma e con le strategie nazionali e locali

Sintonia con gli obiettivi generali e specifici del Programma e con le strategie nazionali e locali

Esperienze precedentiEsperienze precedenti

Pertinenza con altri progetti sul territorio e non sovrapposizione

Pertinenza con altri progetti sul territorio e non sovrapposizione

4. IMPLEMENTAZIONE4. IMPLEMENTAZIONE 4.1 Fase preparatoria

4.1 Fase preparatoria

Struttura amministrativa

Struttura amministrativa

Ogni beneficiario è responsabile della raccolta e archiviazione dei documenti relativi alle attività da esso

svolte in riferimento al progetto.

Ogni beneficiario è responsabile della raccolta e archiviazione dei documenti relativi alle attività da esso

svolte in riferimento al progetto.

Struttura finanziaria

Struttura finanziaria

Ogni beneficiario è responsabile delle proprie spese, conformemente al

budget stabilito e della propria rendicontazione finanziaria.

Ogni beneficiario è responsabile delle proprie spese, conformemente al

budget stabilito e della propria rendicontazione finanziaria.

L’Accordo di Parternariato stabilisce le “regole base” per il funzionamento della

partnership.

L’Accordo di Parternariato stabilisce le “regole base” per il funzionamento della

partnership.

4. IMPLEMENTAZIONE4. IMPLEMENTAZIONE 4.2 Fase attuativa

4.2 Fase attuativa

Avvio del progettoAvvio del progetto

SupportoSupporto

•Comunicazione di inizio attività•Kick off meeting•Nomina Comitato di Pilotaggio•Individuazione gruppi di lavoro

•Comunicazione di inizio attività•Kick off meeting•Nomina Comitato di Pilotaggio•Individuazione gruppi di lavoro

•Utilizzare servizi di informazione e supporto (STC, Contact Point…)•Formazione dei beneficiari: gestione, aspetti finanziari, comunicazione…

•Utilizzare servizi di informazione e supporto (STC, Contact Point…)•Formazione dei beneficiari: gestione, aspetti finanziari, comunicazione…

“Meetings and events”

“Meetings and events”

•Stabilire le regole delle riunioni del CdP e dei gruppi di lavoro•Prevedere eventi pubblici in concomitanza delle riunioni di parternariato

•Stabilire le regole delle riunioni del CdP e dei gruppi di lavoro•Prevedere eventi pubblici in concomitanza delle riunioni di parternariato

5. MONITORAGGIO E 5. MONITORAGGIO E VALUTAZIONEVALUTAZIONE

5.1 Strumenti e indicatori

5.1 Strumenti e indicatori

Strumenti di monitoraggio

Strumenti di monitoraggio

Scelta degli indicatori

Scelta degli indicatori

•Gestione documentazione•Sistema di comunicazione interno•Modifiche

•Gestione documentazione•Sistema di comunicazione interno•Modifiche

•Indicatori di output•Indicatori di risultato•Indicatori di impatto

•Indicatori di output•Indicatori di risultato•Indicatori di impatto

Caratteristica fondamentale degli indicatori dovrebbe essere la

capacità di descrivere e verificare gli obiettivi di progetto in termini

operativamente misurabili, quali quantità, qualità e tempo necessario.

Caratteristica fondamentale degli indicatori dovrebbe essere la

capacità di descrivere e verificare gli obiettivi di progetto in termini

operativamente misurabili, quali quantità, qualità e tempo necessario.

5. MONITORAGGIO E 5. MONITORAGGIO E VALUTAZIONEVALUTAZIONE

5.2 Il processo di valutazione

5.2 Il processo di valutazione

Il processo di valutazione

Il processo di valutazione

•Piano di lavoro per la valutazione•Piano di lavoro per la valutazione

Un sistema di monitoraggio ad hoc per la valutazione di progetti di cooperazione contribuisce a facilitare il

processo di gestione, legittima e rafforza la credibilità del progetto, motiva i partecipanti, è in grado di

trasferire e riprodurre i benefici ottenuti.

Un sistema di monitoraggio ad hoc per la valutazione di progetti di cooperazione contribuisce a facilitare il

processo di gestione, legittima e rafforza la credibilità del progetto, motiva i partecipanti, è in grado di

trasferire e riprodurre i benefici ottenuti.

•Pianificazione budget (personale/giorni lavorativi/competenze)

•Pianificazione budget (personale/giorni lavorativi/competenze)

•Valutazione•Valutazione

•Presentazione dei risultati•Presentazione dei risultati

6. DIVULGAZIONE e 6. DIVULGAZIONE e CAPITALIZZAZIONECAPITALIZZAZIONE

6.1 Piano di comunicazion

e

6.1 Piano di comunicazion

e

Piano di Comunicazione

Piano di Comunicazione

•Obiettivi•Obiettivi

COMMUNICATION AND VISIBILITY MANUAL for European Union External Actions , April

2008 http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/

COMMUNICATION AND VISIBILITY MANUAL for European Union External Actions , April

2008 http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/

•Tempistica•Tempistica

•Ruoli e responsabilità di ciascun partner

•Ruoli e responsabilità di ciascun partner

•Attività•Attività

•Risorse umane•Risorse umane

•Budget•Budget

6. DIVULGAZIONE e 6. DIVULGAZIONE e CAPITALIZZAZIONECAPITALIZZAZIONE

6.2 Sostenibilità

6.2 Sostenibilità

Impatto sui territoriImpatto sui territori

Follow upFollow up

•Integrazione nella pianificazione territoriale•Target group e attori esterni da coinvolgere•Riproduzione risultati ed effetti su scala più ampia

•Integrazione nella pianificazione territoriale•Target group e attori esterni da coinvolgere•Riproduzione risultati ed effetti su scala più ampia

•Sviluppo di un nuovo progetto•Costituzione di una struttura permanente•Risorse finanziarie di soggetti terzi

•Sviluppo di un nuovo progetto•Costituzione di una struttura permanente•Risorse finanziarie di soggetti terzi

SinergieSinergie•Creazione di reti e gruppi formalizzati•Capitalizzare i risultati•Evitare duplicazioni

•Creazione di reti e gruppi formalizzati•Capitalizzare i risultati•Evitare duplicazioni

ALCUNI SUGGERIMENTI ALCUNI SUGGERIMENTI PER IL SUCCESSOPER IL SUCCESSO

1. Siate chiari, precisi e coerenti nel definire perché, cosa, come e quando.

1. Siate chiari, precisi e coerenti nel definire perché, cosa, come e quando.

2. Scegliete partner appropriati e siate consapevoli delle differenze.

2. Scegliete partner appropriati e siate consapevoli delle differenze.

3. Definite chiaramente i ruoli e le responsabilità.

3. Definite chiaramente i ruoli e le responsabilità.

4. Pensate alla sostenibilità dei risultati anche a conclusione del progetto.

4. Pensate alla sostenibilità dei risultati anche a conclusione del progetto.

5. Curate gli aspetti burocratici e definite le strutture di gestione più appropriate.

5. Curate gli aspetti burocratici e definite le strutture di gestione più appropriate.

Grazie dell’attenzi

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