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Come approcciare il software per la gestione degli studi legali che accompagna gli utenti della Mela dai lontani tempi di Mac OS

il Mac e lo studio legale: primi passi in EasyLex

—Francesco Pignatelli

Il settore dei gestionali per gli uffici professionali è sempre sta-to caratterizzato da un limite: molte software house sviluppano applica-tivi generici che alla prima installa-zione non possono essere già alline-ati alle esigenze specifiche di chi in-tende usarli. D’altro canto, però, una piccola realtà non giustifica gli inve-stimenti in personalizzazioni che in-vece sono la norma nelle grandi im-prese, quindi spesso finisce per ade-guarsi al funzionamento del softwa-re in configurazione base invece di adeguare questo alle sue procedure e specificità interne. In questo scena-rio EasyLex, destinato al mondo de-gli avvocati, ha sempre fatto un po’

storia a sé: la sinergia tra la software house Softlab e il MacLawGroup, os-sia la principale community italiana di avvocati appassionati di Mac, ha fatto in modo che l’applicativo ve-nisse progettato tenendo da subito presenti le esigenze e le specificità della sua utenza potenziale. EasyLex ha ormai una ventina d’anni di “atti-vità” alle spalle e le operazioni che è in grado di svolgere sono davvero molte. In questo articolo affrontia-mo la filosofia progettuale del sof-tware e alcune operazioni iniziali le-gate all’evento che, in uno studio le-gale, scatena poi tutti gli altri: l’aper-tura di una nuova pratica. In prossi-mi articoli tratteremo con maggior

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dettaglio il “ciclo di vita” di una pra-tica, il collegamento con la parte del controllo di gestione e le funzionali-tà della versione cloud.

L’approccio progettualeEasyLex adotta un’architettura client/server in cui il nodo centrale, tipica-mente il server di studio, ospita il da-tabase (di solito Oracle) con tutti i dati gestiti dal programma e l’istan-za principale di EasyLex stesso. I sin-goli utenti hanno sul proprio Mac (o Pc, volendo) un software client che fa da interfaccia verso il modulo ser-ver. Si può accedere al modulo server anche usando un web browser, sep-pure con qualche funzione in meno: è una funzione utile, ad esempio, per chi vuole dare accesso ai dati di stu-dio anche a una rete di collaboratori esterni. EasyLex esiste anche in una versione cloud che non richiede l’in-stallazione di un server in studio ma permette di usufruire delle sue fun-zioni principali sotto forma di servi-zio in abbonamento.Dal punto di vista concettuale gli ele-menti chiave caratterizzanti di Easy-Lex sono principalmente tre. Il pri-mo, più tecnico ma con molte con-seguenze pratiche, è che il software è mosso da un database relazionale “serio” che tiene bene traccia di tutti i collegamenti in essere fra le informa-zioni che quotidianamente uno stu-dio legale si trova a gestire: ad esem-pio un appuntamento è legato a una pratica, questa a un cliente, connes-so a un’azienda di cui si occupano delle risorse interne di studio, dedi-cate poi anche ad altri clienti... Nel-le singole schede informative asso-ciate a ciascun elemento sono qua-si sempre presenti i rimandi alle al-tre schede direttamente collegate, il che permette di avere sott’occhio, al-

la distanza virtuale di un clic, moltis-sime informazioni senza dover ese-guire ricerche nelle diverse “viste” del database (ovviamente questa opzio-ne c’è, in particolare con una ricerca “full text” molto veloce). Questa im-plementazione con chiavi “n a n” per-mette una grande elasticità nella ge-stione delle informazioni.Il secondo punto chiave di EasyLex è che l’asse portante del programma è rappresentato dalla successione delle scadenze da rispettare e delle operazioni da completare che il sin-golo componente dello studio lega-le deve sempre tenere presenti: nella pratica questo asse si concretizza in una strettissima sinergia tra la parte Agenda e quella Pratiche. Ciò appa-re ovvio agli avvocati, il cui lavoro si snoda in una successione di opera-zioni e formalità da espletare in tempi ben precisi (pensiamo alla presenta-zione di determinati documenti o al-la presenza alle udienze di Tribunale), ma non è nella logica dei gestionali classici, in cui è quasi sempre l’Ana-grafica a fare da asse portante. La fo-calizzazione su Pratiche e Agenda ri-flette poi un’altra peculiarità del la-

voro di studio che è assente in mol-ti settori: la stragrande maggioran-za degli eventi in agenda sono ope-razioni che trasformeranno in voci di fattura, quindi l’agenda ha anche un “valore” economico (di cui Easy-Lex tiene conto) nell’attualizzazio-ne delle pratiche e non solo di trac-ciamento temporale dei compiti da svolgere e svolti.Infine, EasyLex realizza un buon equi-librio tra automatismi e possibilità di personalizzazione introducendo i concetti di Attività e di Procedura. L’Attività, come indica il suo nome, è un singolo compito da svolgere, che può andare dalla presentazione a un nuovo cliente dell’informativa sulla privacy alla visita in cancelleria (che andrà poi dettagliata con i documen-ti richiesti), dall’atto di costituzione come parte civile all’insinuazione a un passivo. EasyLex comprende cir-ca 250 attività predefinite, indica-te come Attività Standard (figura 1), che si possono scegliere via me-nu quando le si vuole inserire all’in-terno di una pratica o come attività a sé. Le Procedure sono invece del-le sequenze di Attività che possono

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essere definite a priori – e anche in questo caso EasyLex ne comprende diverse, circa un’ottantina di Proce-dure Standard (figura 2) – perché de-vono rispecchiare precise norme di legge, ma possono anche essere de-finite dal singolo studio duplicando una Procedura Standard già presen-te e modificandola secondo le pro-prie necessità o in base alle abitudi-ni dello studio stesso.Il vantaggio di questa organizzazio-ne è duplice. Da un lato, nella mag-gior parte dei casi si farà riferimen-to alle Attività e alle Procedure pre-definite: questo fa sì che le informa-zioni vengano immesse sempre in

maniera corretta, sia formalmente (ad esempio usando i termini giu-sti e sempre gli stessi) sia dal punto di vista degli eventi che un’Attività e soprattutto una Procedura scatena-no e che il sistema provvede subito a inserire in agenda secondo le sca-denze di legge. D’altro canto, la pos-sibilità di modificare le Attività e le Procedure, creandone anche di nuo-ve, permette di adeguare il flusso di lavoro alla struttura e alle modalità di lavoro del singolo studio legale (ad esempio assegnando certe atti-vità sempre a un dipendente o a un gruppo, con una suddivisione per-centuale del fatturato ben precisa).

I primi passi di una praticaEasyLex al lancio mostra una scherma-ta Home (figura 3) che mostra l’orga-nizzazione concettuale di uno studio legale con al centro come accennato Pratiche, l’analogo digitale dei vecchi faldoni cartacei, collegate alle altre in-formazioni a cui fanno riferimento: Anagrafica (clienti, controparti, ma-gistrati, aziende...); Documenti, che comprende sia documenti in senso proprio che messaggi di e-mail, tutti protocollabili; Attività, ossia le opera-zioni collegate alla pratica; Fatture e, a valle, Contabilità per avere sempre sotto controllo la situazione econo-mica collegata a una pratica tra ope-razioni fatturate e fatturabili, incassi e un’analisi della redditività dello studio legale. Nella parte inferiore della fine-stra sono elencati alcuni servizi di utili-tà e le Preferenze, nelle quali si posso-no impostare ad esempio alcuni valo-ri standard da impostare automatica-mente nell’apertura delle nuove sche-de. Molti di questi elementi li vedre-mo in dettaglio nei prossimi numeri.Dalla colonna di sinistra si possono attivare due viste importanti. Og-gi permette di avere in una sola oc-chiata le scadenze che si stanno av-vicinando e soprattutto quelle che sono già passate (figura 4), in mo-do che il singolo avvocato non perda

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mai di vista ciò che deve fare, men-tre la sezione Controllo rimanda a una seconda schermata che mostra alcuni “punti di partenza” (figura 5) per comprendere lo stato finanziario dello studio legale, soprattutto quali sue attività portano utile (e con che margini) e quali no.Chi non desidera vedere all’avvio del programma la schermata Home può disattivarla e la sua finestra principa-le di inizio dovrebbe diventare Agen-da, che in gran parte è occupata dalla lista delle attività da completare nel prossimo futuro oppure già scadute. Già in questa schermata si hanno di-versi dettagli sulle singole operazio-ni, poi selezionando una riga appa-re, in alto, una scheda più dettagliata con qualche informazione in più (fi-

gura 6). Come anticipato, in EasyLex tutto è se possibile collegato, quin-di già in questa schermata riassun-tiva basta un clic per richiamare, ad esempio, la pratica associata all’atti-vità selezionata e eventuali altre atti-

vità collegate (nell’esempio di figu-ra 6, anche un’udienza in arrivo evi-denziata dal simbolo della bilancia). L’agenda si può visualizzare per gior-no singolo, che è la schermata più ric-ca di informazioni dettagliate, ma an-che per settimana o mese.Per l’apertura di una nuova pratica la strada più comoda è fare clic su Crea da assistente nella sezione Pratiche della finestra Home, altrimenti c’è il comando Archivi > Inserimento velo-ce > Pratica. Si apre in ogni caso una procedura guidata, che seguiremo per la creazione di una nuova prati-ca con una procedura standard, che

possiamo scegliere dall’apposito me-nu a tendina (figura 7). Anche le voci del quadro Dati Generali si possono completare con selezioni da menu a tendina. Da notare la sezione Referen-ti: indica le persone responsabili della pratica nel nostro ufficio, la sua com-pilazione deriva dalle preferenze del programma e serve (anche) come pri-mo passo per iniziare a “contabilizzare” la pratica, definendo una prima strut-tura dei costi già in fase di creazione. Nella schermata successiva dell’Assi-stente si inseriscono i dati del cliente e alcuni della controparte: digitando le prime lettere del nome e dando In-

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vio si effettua, tra l’altro, una ricerca in anagrafica che permette di trova-re i dati dei clienti già registrati e, so-prattutto, evidenziare un eventuale conflitto d’interessi se il nuovo clien-te è stato una nostra controparte in passato, o viceversa la nuova contro-parte è stata nostro cliente (figura 8). In questa fase, ma quasi ovunque in EasyLex, è possibile inserire “al volo” un nuovo elemento in anagrafica, os-sia non è necessario interrompere la procedura di creazione di una nuova pratica, passare alla sessione Anagra-fica, inserire i nuovi dati del (ad esem-pio) nuovo avvocato “avversario” e poi

riprendere la creazione della pratica da zero. Anche in questa fase EasyLex non perde di vista l’aspetto contabile e chiede, nella sezione Dati Contabili, alcune informazioni importanti (figu-ra 9). Si noti il campo Fido: è la som-ma delle spese progressive sostenu-te oltre la quale lo studio emette una notula o una fattura parziale, per sua tutela ma anche per evitare una uni-ca, molto rilevante, fattura alla chiusu-ra della pratica. Cliccando sul pulsan-te Procedi viene creata la pratica nel database di EasyLex e, soprattutto, il programma provvede a salvare tutti quegli elementi, in specie le Attività,

che sono inevita-bilmente collega-ti alla pratica ap-pena aperta.Lo si vede meglio nella finestra de-dicata alla pratica stessa, dove nella sezione Attività troviamo inserite in automatico le voci relative al de-posito del ricorso e alla sua notifica (figura 10). So-no due scadenze che infatti ritro-viamo anche in

Agenda, spostandoci nel mese indi-cato (figura 11). In questo modo non c’è il rischio di perdere di vista cosa si debba fare per quella pratica: è Easy-Lex a tenere traccia dei vari passi da completare e anche degli intervalli di tempo da rispettare fra di loro. Ad esempio, indicando prima del previ-sto come “fatta” la notifica del ricorso, il software avvisa che da essa dipen-de un’altra Attività e ci chiede (figu-ra 12) se anche per questa vanno ri-calcolati i tempi di esecuzione (sem-pre tenendo conto della sospensione

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dei termini feriali, se questa è impo-stata nelle preferenze del program-ma). Tutte queste operazioni si riflet-tono nelle Agende delle persone col-legate alla pratica, in particolare del suo responsabile.

Le funzioni di ricercaQuando il numero di pratiche e di atti-vità collegate comincia a farsi elevato diventa evidente l’utilità delle funzio-ni di ricerca integrate in EasyLex. So-no in realtà distribuite in tutte le par-ti del programma che gestiscono dei dati, ma nella sezione Pratiche (vi si ac-cede immediatamente cliccando sul pulsante P nella barra degli strumen-

ti) la ricchezza delle opzioni di ricerca a disposizione si trasforma subito in meno lavoro per chi usa il software. Come si vede in figura 13, il campo di ricerca libera principale è il Cerca in alto a sinistra: gli altri menu a tendina servono a delimitare con precisione il raggio della ricerca, filtrandoli per alcuni parametri legati all’organizza-zione interna dello studio (ad esem-pio il responsabile della pratica, o il centro di profitto) come anche alla natura stessa della pratica, ad esem-pio la tipologia o il suo stato conta-bile. Basta inserire una stringa di te-

sto nel campo Cer-ca e dare Invio per eseguire la que-ry, mentre eviden-ziando con il mou-se una particola-re pratica si otten-gono, nel riquadro in basso a sinistra, i suoi dati princi-pali. Nello stile di EasyLex, sono tut-ti collegamenti at-tivi e rimandano alle relative singo-le schede. Un dop-pio clic sulla riga di

una pratica, però, apre più comoda-mente la sua scheda generale, nel for-mato che abbiamo già visto alla fine della creazione della pratica stessa.In effetti la finestra per la ricerca delle pratiche è una finestra di ricerca ge-nerica, come si nota subito esami-nando il riquadro in alto a sinistra. Qui la voce Pratiche è inserita fra le altre voci corrispondenti alle sezio-ni per cui si può effettuare una que-ry: l’anagrafica, le attività in essere, i documenti (e quindi anche i mes-saggi di e-mail) memorizzati e le fat-ture dello studio.

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