Il libro unico del lavoro in formato elettronico

a cura diAlessandro Millo

Libro unico del lavoro

• Sostituisce i vecchi libri di matricola, presenze e paga, il registro d’impresa agricola e del lavoro a domicilio, nonché il registro presenze degli autotrasportatori.

• Vanno registrati i dati relativi a dipendenti, collaboratori ed associati in partecipazione con apporto di lavoro

• Va tenuto sul luogo di lavoro o presso il consulente, previa comunicazione alla Direzione Prov.le del Lavoro

• La comunicazione è contestuale alla delega ad elaborare il LUL, attraverso il punto cliente del sito I.N.A.I.L.

• Va aggiornato entro il giorno 16 del mese successivo

• L’omessa o infedele registrazione è punita solo se determina differenze retributive, contributive o fiscali

( art. 39 e 40, D.L. n. 112/2008; D.M. 9 luglio 2008 )

Libro unico del lavoro:

Modalità di tenuta

a) Stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo,numerati e vidimati dall’INAIL o da soggetti autorizzati

b) Stampa laser, con generazione automatica dellanumerazione, previa autorizzazione da parte dell’I.N.A.I.L.

c) Su supporti magnetici, che garantiscano la consultabilità,integrità inalterabilità e sequenzialità dei dati, previacomunicazione scritta alla Direzione Provinciale del Lavoro

NB La numerazione può essere unitaria per tutte le aziende seguite dallo stesso consulente o appartenenti allo stesso gruppo societario, previa comunicazione ed autorizzazione da parte dell’I.N.A.I.L. (*)

( art. 1 e 2, D.M. 9 luglio 2008 )(*) Min. Lavoro, Vademecum 05/12/2008, A41

Libro unico del lavoro:

Tenuta in formato elettronico

• Il Libro unico del lavoro in formato elettronico (che non siriduca ad una copia del libro cartaceo a stampa laser in formato “.pdf”)

è composto da documenti informatici statici immodificabili,di cui è garantita la data, l’autenticità e l’integrità mediantel’apposizione della marca temporale e della firma digitaledel datore di lavoro, consulente o associazione di categoriache lo ha elaborato sotto la sua esclusiva responsabilità.

• Può essere memorizzato su qualsiasi supporto che neassicuri la leggibilità nel tempo e la consultabilità delleinformazioni mediante funzioni di ricerca in relazione alcognome, al nome ed al codice fiscale del lavoratore, alladata ed alle associazioni logiche di tali dati.

( Min. Lavoro, Vademecum 05/12/2008, A3 )

Libro unico del lavoro:

Firma digitale e marca temporale

• La firma digitale e la marca temporale sono necessarie perdare certezza al Libro unico del lavoro elaborato in formatoelettronico

• Devono essere apposte entro il 16 del mese successivo aquello di riferimento

• Di norma sull’intero complesso delle registrazioni del mesedi paga e non sulle singole operazioni, ma rimane possibilesuddividere in più blocchi le registrazioni dello stesso mese,ad esempio per problemi tecnici

( Min. Lavoro, Vademecum 05712/2008, A1 )

Libro unico del lavoro:

Registrazione tardiva

• Eventuali registrazioni tardive, anche a seguito di visitaispettiva, vanno comunque effettuate con data e sequenzanumerica del mese in corso

( Min. Lavoro, Vademecum 05712/2008, c9 )

Libro unico del lavoro:

Obbligo di esibizione

• Nelle sedi stabili, il libro unico del lavoro deve esseretempestivamente esibito agli organi di vigilanza, anche amezzo fax o posta elettronica.

• In caso di attività mobili o itineranti, deve essere esibitoentro il termine assegnato dagli organi di vigilanza.

• I consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati, devonoesibire il libro unico del lavoro da loro tenuto entro 15 giornidalla richiesta formulata a verbale dagli organi di vigilanza

( art. 3 , D.M. 9 luglio 2008 )

Libro unico del lavoro:

Obbligo di conservazione

• Il datore di lavoro deve conservare il libro unico del lavoroper cinque anni dalla data dell’ultima registrazione

• Nel rispetto degli obblighi di riservatezza e protezione deidati personali previsti dal D.Lgs. n. 196/2003

• L’affidamento ad un consulente dell’incarico di elaborare ilLibro unico del lavoro, non comporta necessariamente la

delega a tenerlo, esibirlo e conservarlo(tale ulteriore delega va segnalata alla D.P.L., tramite il sito I.N.A.I.L.)

( art. 6 , D.M. 9 luglio 2008 )( Min. Lavoro, Vademecum 05712/2008, A10 )

Omessa istituzione €. 500-2500

Omessa esibizione€. 200-2000

*consulenti del lavoro (dopo 15gg.): €. 100-1000

Associazioni di piccole imprese(dopo 15gg.): €. 250-2000

in caso di recidiva: €. 500-3000

Omessa o infedele registrazione(rilevante): €. 150-1500

oltre 10 lavoratori: €. 500-3000

Tardiva registrazione (dopo il 16)(rilevante): €. 100 - 600

oltre 10 lavoratori: €. 150-1500

Omessa conservazione (5 anni) €. 100 - 600

(*) In caso di recidiva, è informato l’Ordine per eventuali provvedimenti disciplinari

(art. 39, c. 6-7 e 40, c. 1, D.L. n. 112/2008, che sostituisce art. 5, L. n. 12/1979)

Libro unico del lavoroSanzioni amministrative: