ID VERSION DATA AUTORE AGGIORNAMENTI · i-Faber S.p.A. Via Livio Cambi, 1 20151 Milano Tel. +39 02...

i-Faber S.p.A.

Via Livio Cambi, 1

20151 Milano

Tel. +39 02 8683 8410

Fax +39 02 8728 3800

Sede Legale: Via Livio Cambi, 1 - 20151 Milano

Capitale Sociale: euro 5.652.174,00 i.v.

REA di Milano n° 1659481

R.I.m C.F. e P.IVA n° 03233500960

Società soggetta all’attività di direzione e

coordinamento di UniCredit S.p.A.

ISTRUZIONE OPERATIVA RDO IN BUSTA DIGITALE E RDI

ID VERSION DATA AUTORE AGGIORNAMENTI

1.0 08.01.2014 Stesura Documento

Milano, 08 gennaio 2014

2 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Sommario

1. PRESENTAZIONE OFFERTA – PROCEDURA AD INVITO 3

2. PRESENTAZIONE OFFERTA – PROCEDURA APERTA/RISTRETTA 18

3. SALVATAGGIO/CANCELLAZIONE DELLA BUSTA 22

4. RITIRO BUSTA 24

5. PRESENTAZIONE OFFERTA – ASTA ONLINE - LIBERO MERCATO 26

6. PRESENTAZIONE OFFERTA – ASTA ONLINE D.P.R. 207/2010 33

3 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

1. PRESENTAZIONE OFFERTA – PROCEDURA AD INVITO

Accedere all’indirizzo di seguito indicato:

https://campus.i-faber.com/vendor

Inserire username (indirizzo e-mail) e password e cliccare LOGIN.

In caso di perdita della password procedere con l’apposita funzionalità RECUPERO PASSWORD:

La pagina che si presenta fornisce le seguenti possibilità:

Iscrivere una nuova azienda (se siete stati invitati ad una gara o avete già fatto la registrazione,

la vostra azienda è già iscritta, quindi NON DOVETE PROCEDERE AD UNA NUOVA

ISCRIZIONE);

Accedere al Vendor/Albo fornitori;

Accedere alla piattaforma gare.


4 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Per visualizzare la gara a cui siete stati invitati, andare nella sezione “Accedere alla piattaforma

gare”, selezionare dal menù a tendina (se non è già presente) la ragione sociale della propria

azienda e cliccare ACCEDI:

All’accesso visualizzerete due tabelle, nel dettaglio:

Le gare a cui siete stati invitati o a cui avete partecipato;

Le gare a cui potete partecipare (procedure ristrette/aperte).

Cliccare il nome della gara a cui siete stati invitati:

5 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Cliccando la gara la piattaforma vi fa accedere al dettaglio della gara:

Da DOCUMENTAZIONE DI GARA visualizzate i dettagli di gara, la relativa documentazione

allegata.

Da questa pagina potete direttamente fare una richiesta di chiarimenti e monitorare le risposte

della STAZIONE APPALTANTE alle domande poste:

6 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Da COMUNICAZIONI avete la possibilità di tenere controllate tutte le comunicazioni con la

Stazione Appaltante e di richiedere un chiarimento in merito alla gara a cui siete stati invitati.

Per leggere le cmunicazioni inviate dalla Stazione Appaltante è sufficiente cliccare VEDI:

Da INVIO DELL’OFFERTA è possibile inviare l’offerta per la gara.

La piattaforma presenta una procedura a STEP con passaggi obbligatori.

Cliccando DA COMPLETARE al primo step si inizia la compilazione della busta:

7 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

8 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Step 1 – Forma di partecipazione/Dati identificativi

La piattaforma presenta la compilazione dei dati del Rappresentante Legale/Procuratore.

Controllarli, compilare i dati obbligatori mancanti e cliccare PROCEDI:

Procedere con dichiarare la MODALITA’ DI PARTECIPAZIONE.

Ad esempio se si partecipa alla gara come impresa singola cliccare dal menù a tendina IMPRESA O

SOCIETA’;

9 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Al contrario, se si partecipa come raggruppamento di imprese, selezionare la modalità di

partecipazione dal menù e aggiungere i relativi membri con l’apposito tasto.

In questo caso dovranno essere inseriti tutti i dati dei rappresentanti legali di ciascuna impresa.

L’offerta dovrà essere presentata dalla CAPOGRUPPO.

Selezionata la FORMA DI PARTECIPAZIONE, per confermare il tutto cliccare VALIDA E SALVA.

10 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Step 2 – Documentazione amministrativa

Completato il primo step, procedere con la compilazione della documentazione amministrativa:

Allegare la documentazione richiesta tramite il tasto SFOGLIA e successivamente ALLEGA.

Per le modalità di invio leggere la legenda sotto riportata.

Compilare le dichiarazioni ON LINE, dove trovate il tasto COMPILA:

Nel caso del COMPILA completare tutte le richieste obbligatorie (indicate con la stella rossa):

11 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Al termine della compilazione on line cliccare INVIA, la piattaforma genererà un MODELLO, da

CONTROLLARE, scaricare, far firmare al Legale Rappresentante/Procuratore e riallegare in

piattaforma (SFOGLIA – ALLEGA):

Al termine della compilazione della DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA, cliccare VALIDA E

SALVA:

12 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

13 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

STEP 3 – Offerta e documentazione per il lotto 1 In questa fase si procede con l’inserimento dell’offerta economica, cliccare DA COMPLETARE:

Inserire, come per la DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA, la documentazione ECONOMICA.

Allegare eventuali allegati (SFOGLIA – ALLEGA).

Quando si ha il tasto COMPILA procedere come precedentemente indicato.

In caso si inserisca un valore in Euro non inserire né la valuta (Euro), né il separatore di migliaia

(ex: 20.000 €, in piattaforma vanno inseriti nel seguente modo 20000).

I decimali, se richiesti, vanno separati dalla virgola.

In caso di sconto NON INSERIRE IL SIMBOLO DI %.

14 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Completare l’offerta on line:

La piattaforma genera un MODELLO DA CONTROLLARE:

15 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Scaricare il MODELLO, firmarlo e riallegarlo alla piattaforma (SFOGLIA – ALLEGA) ed al termine cliccare VALIDA E SALVA:

16 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Step 4 – Conferma e completa invio dell’offerta:

Cliccando DA COMPLETARE si ha il riepilogo dell’offerta, CONTROLLARLA, e cliccare INVIO.

In caso di errori basta tornare INDIETRO:

Inviata l’offerta la piattaforma visualizza un messaggio di recepimento della stessa, fornendo

DATA E ORA di invio. Stampare la pagina che visualizzate (CTRL P). La piattaforma invierà anche

una mail di conferma di invio dell’offerta:

17 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

18 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

2. PRESENTAZIONE OFFERTA – PROCEDURA APERTA/RISTRETTA

Dall’homepage della piattaforma gare https://campus.i-faber.com/sourcing/unibs vengono

visualizzate le gare PUBBLICHE, cliccare sul nome della procedura a cui si intende partecipare:

Se interessati cliccare il tasto in alto ACCEDI PER PARTECIPARE ALLA GARA:

https://campus.i-faber.com/sourcing/unibs

19 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Leggere il DETTAGLIO della gara, scaricare i documenti, leggere/fare le eventuali RICHIESTE DI

CHIARIMENTO dall’apposita sezione.

Dall’homepage https://campus.i-faber.com/sourcing/unibs in alto inserire USERNAME (indirizzo

mail), PASSWORD e cliccare LOGIN, se si è già registrati alla piattaforma.

Nel caso in cui non si sia registrati procedere con la registrazione cliccando “clicca qui” a sinistra

dell’homepage:

https://campus.i-faber.com/sourcing/unibs

20 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Procedere con il tasto REGISTRAZIONE UTENTE, scaricare i documenti messi a disposizione e

compilare i dati richiesti:

Cliccare ACCEDI per accedere alla piattaforma gare e visualizzare la gara a cui si vuole partecipare:

21 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

La piattaforma vi presenta il menù della gara. Per procedere con l’INVIO DELL’OFFERTA cliccare

l’apposito tasto e seguire le istruzioni date dalla piattaforma e dal precedente paragrafo (pagina

6):

22 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

3. SALVATAGGIO/CANCELLAZIONE DELLA BUSTA

Se non avete a disposizione tutti gli elementi per completare la presentazione della busta, in

ciascuna fase della presentazione dell’offerta è possibile salvare l’offerta che si sta presentando,

tramite il tasto SALVA ED ESCI.

È possibile anche CANCELLARLA, in tal caso nella piattaforma NON VERRA’ SALVATO NULLA:

Nel caso del salvataggio la piattaforma vi ricorda che NON AVETE COMPLETATO L’OFFERTA:

Cliccando OK la piattaforma provvede al salvataggio dell’offerta completata parzialmente:

23 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Una volta salvata, al successivo accesso, troverete l’offerta tra le offerte salvate, cliccare

RECUPERA per continuare la compilazione:

La compilazione riprende dal punto in cui era stata interrotta.

24 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

4. RITIRO BUSTA

Presentata l’offerta, la piattaforma da la possibilità di ritirare la busta fino a quando la gara non

scade.

ATTENZIONE: un’offerta ritirata e non ripresentata equivarrà ad un’offerta NON presentata.

Accedere alla piattaforma con le proprie credenziali e cliccare sulla gara per cui si è fatta offerta:

Cliccare RITIRO BUSTA:

Se si è sicuri di volerla ritirare cliccare RITIRA:

Per ripresentare offerta cliccare INVIO DELL’OFFERTA:

25 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

La piattaforma tiene memorizzati i dati dell’offerta precedentemente inseriti, procedere con le

modifiche cliccando anche sui campi che erano già stati COMPLETATI e provvedere all’invio

dell’offerta completando tutti gli step previsti di gara.

26 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

5. PRESENTAZIONE OFFERTA – ASTA ONLINE - LIBERO MERCATO

Accedere alla piattaforma https://campus.i-faber.com/vendor inserire la propria username e

password ed accedere alla piattaforma gare. Per presentare offerta cliccare il nome della gara a cui

siete stati invitati:

Cliccando la gara la piattaforma vi fa accedere al dettaglio:


allegata e tutte le comunicazioni/chiarimenti resi disponibili dall’ Università degli Studi di Brescia.





27 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I






SOCIETA’;

28 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I






29 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Step 2.1 – Offerta e documentazione

In questa fase si procede con l’inserimento dell’offerta economica, cliccare DA COMPLETARE:

In questa pagina è possibile visualizzare i dettagli dell’asta.

Hot time: indica i minuti di intervallo critico; se viene inviata un’offerta durante questo periodo scatta il meccanismo dell’estensione temporale.

Extra time: indica i minuti di estensione temporale che consente, qualora un fornitore presenti un’offerta entro un determinato intervallo critico, di estendere automaticamente l’asta del tempo definito.

Asta cieca: se l’asta è impostata come “cieca” non è possibile visualizzare le offerte degli altri fornitori ma si viene informati solo del fatto che la propria offerta sia o meno la migliore.

Ribasso minimo: è possibile rilanciare anche di un valore che non è multiplo del rilancio minimo; è sufficiente che sia uguale o superiore al valore impostato.

Ribasso massimo: rilancio massimo che può essere inviato dal fornitore.

Per inserire la propria offerta è necessario compilare i campi previsti e quindi cliccare

“Invia”

30 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

E’ possibile (se l’asta non è impostata come cieca - per verificarlo controllare i documenti

di gara) inoltre visualizzare l’elenco delle offerte presentate e la propria posizione in

classifica:

31 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

L’evento è dinamico, quindi possibile effettuare più rilanci fino alla chiusura dell’asta.

Nell’eventualità in cui si faccia un’offerta nel periodo di Hot Time (tempo critico indicato

dall’Università degli Studi di Brescia nei documenti di gara), l’asta si estenderà per il

periodo indicato di Extra Time.

Esempio:

Durata dell’asta 20 minuti;

Hot time: 3 minuti;

Extra time: 2 minuti;

Se un Operatore Economico fa un’offerta dal 17esimo minuto in poi, l’asta si estenderà di

2 minuti da aggiungersi ai 20 minuti di durata dell’asta, quindi l’asta si chiuderà al

22esimo minuto.

Se perviene poi una successiva offerta dal 19esimo minuto in poi, l’asta si estenderà di 2

minuti da aggiungersi ai 22 minuti di durata dell’asta, quindi l’asta si chiuderà al 24esimo

minuto.

Così in avanti fino a quando non perverranno offerte.

32 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

La piattaforma visualizza un messaggio che informa dell’inizio dell’Hot Time e aggiorna

costantemente l’ora di fine dell’asta. L’orario che fa fede è SEMPRE quello visualizzato

dalla piattaforma (in alto a destra).

L’orario di fine originaria previsto per l’asta era 10:45 (vedi immagine sopra), Hot time – 3

minuti – iniziato alle 10:42, offerta pervenuta alle 10:42:55, la fine dell’asta si è

automaticamente aggiornata con l’Extra time – 2 minuti – alle 10:47.

33 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

6. PRESENTAZIONE OFFERTA – ASTA ONLINE D.P.R. 207/2010

Accedere alla piattaforma https://campus.i-faber.com/vendor inserire la propria username e

password ed accedere alla piattaforma gare. Per presentare offerta cliccare il nome della gara a cui

siete stati invitati:

Cliccando la gara la piattaforma vi fa accedere al dettaglio:


allegata e tutte le comunicazioni/chiarimenti resi disponibili da Università degli Studi di Brescia.





34 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I






SOCIETA’;

35 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I






36 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Step 2.1 – Offerta e documentazione

In questa fase si procede con l’inserimento dell’offerta economica, cliccare DA COMPLETARE:

In questa pagina è possibile visualizzare i dettagli dell’asta. Questa tipologia di asta deve durare, come

stabilito dal D.p.R 207/2010, MINIMO 1 ORA, la durata massima viene invece definita dalla Stazione

Appaltante.

In particolare si visualizza nella tabella in alto:

Nome della trattativa: nome della procedura;

Base time: Il “tempo base”, ovvero quel periodo di tempo a partire dal

recepimento dell'ultima offerta migliorativa, entro il quale, se non sono effettuate

ulteriori offerte migliorative da parte di almeno uno dei partecipanti all'asta, la

stessa si ritiene conclusa prima del raggiungimento della durata massima stabilita.

37 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

A destra della pagina:

Inizio: data e ora di inizio dell’asta. Da questo momento l’Operatore Economico

può cominciare il procedimento di presentazione dell’offerta;

Inizio fase di ultimo rilancio: sono gli eventuali ultimi 5 minuti di buio (termine

fissato dalla Legge) prima della chiusura della gara. In questi ultimi 5 minuti , i

concorrenti saranno avvisati dal sistema della possibilità di effettuare, da quel

momento, ed entro la durata massima dell'asta, soltanto un eventuale ultimo

rilancio, senza visualizzare le offerte degli altri concorrenti;

Fine nominale: termine massimo stabilito dall’Università degli Studi di Brescia di

durata dell’asta, oltre il quale la negoziazione non sarà più possibile. L’asta dovrà

durare minimo 1 ora.

Nel momento in cui si effettua il primo rilancio il sistema aggiunge delle voci nella tabella,

nel dettaglio:

38 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Termine di chiusura attualmente previsto: è il termine di chiusura della gara

nel caso in cui la situazione rimanga come quella che si presenta al momento

attuale dell’ultima offerta pervenuta. Questo campo viene costantemente

aggiornato dalla piattaforma nel momento in cui si faccia offerta nel Base Time.

Ad esempio la gara sotto riportata ha le seguenti caratteristiche:

Inizio: ore 11:45

Inizio fase ultimo rilancio: ore 13:10

Fine nominale: ore 13:15

Base Time: 5 minuti

N.B: L’ASTA DURA MINIMO 1 ORA, QUINDI DEVE ESSERE GARANTITA LA

NEGOZIAZIONE FINO ALLE ORE 12:45

Nel caso in cui le uniche offerte pervenute siano registrate prima delle ore 12:40

(60 minuti – ora garantita - meno il tempo base) l’asta si chiuderà all’ora garantita.

Se invece pervengono offerte anche tra le ore 12:40 e le 12:45 (l’ora meno il Base

Time), l’asta si proroga di 5 minuti (Base Time) dal momento di presentazione

dell’offerta. Vedi esempi sotto:

Offerta pervenuta alle ore 12:40:33

Termine di chiusura attualmente previsto si AGGIORNA alle ore 12:45:33


39 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I




40 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

41 di 41

IST

RU

ZIO

NE

OP

ER

AT

IVA

RD

O E

RD

I

Se non pervengono più offerte, alle ore 12:49:54 la gara si chiude, senza entrare nei 5

minuti di buio e quindi avendo una durata di gara minore rispetto a quella fine nominale

che era stata stabilita dall’Università degli Studi di Brescia.

Nel caso in cui nessun concorrente presenti offerta (gara deserta), l’asta rimarrà aperta

fino alla durata nominale. Cinque minuti prima della fine del tempo stabilito per la durata

massima dell'asta scatta la fase di ultimo rilancio, secondo le medesime modalità sopra

descritte.

ID VERSION DATA AUTORE AGGIORNAMENTI · i-Faber S.p.A. Via Livio Cambi, 1 20151 Milano Tel. +39 02...

Documents

Transcript of ID VERSION DATA AUTORE AGGIORNAMENTI · i-Faber S.p.A. Via Livio Cambi, 1 20151 Milano Tel. +39 02...