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Passepartout s.p.a. – World Trade Center - via Consiglio dei Sessanta 99 - 47891 Dogana (RSM) - tel. 0549 978011 - Fax 0549 978005 www.passepartout.net - [email protected] Pagina 1 di 11 I PAGAMENTI CON BONIFICI ELETTRONICI Per emettere il pagamento a fronte di una fattura ricevuta da un fornitore è possibile utilizzare la modalità “Bonifico Elettronico”. Con Mexal Express si possono generare i file per: bonifici SEPA CBI a tracciato fisso; bonifici SEPA in formato Xml. OPERAZIONI PRELIMINARI Prima di effettuare il pagamento di una fattura a favore di un fornitore tramite bonifico bancario elettronico, occorre impostare una serie di informazioni: - Inserire la propria banca, - Inserire la banca del cliente, - Utilizzare il corretto pagamento in emissione della fattura. CODIFICA BANCA Codificare la propria banca dal menù “Pagamenti – Banche”, come illustrato nel documento “Inserire la propria banca”. Se si deve generare il file in formato XML, a pagina 1/2 compilare il campo “Codice Univoco CBI (CUC)”. A pagina 2/2 il programma imposta in automatico a “SI” i campi necessari all’invio dei bonifici tramite il canale Sepa.
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I PAGAMENTI CON BONIFICI ELETTRONICI Per emettere il pagamento a fronte di una fattura ricevuta da un fornitore è possibile utilizzare la modalità “Bonifico Elettronico”.
Con Mexal Express si possono generare i file per:
bonifici SEPA CBI a tracciato fisso;
bonifici SEPA in formato Xml.
OPERAZIONI PRELIMINARI Prima di effettuare il pagamento di una fattura a favore di un fornitore tramite bonifico bancario elettronico, occorre impostare una serie di informazioni:
- Inserire la propria banca,
- Inserire la banca del cliente,
- Utilizzare il corretto pagamento in emissione della fattura.
CODIFICA BANCA
Codificare la propria banca dal menù “Pagamenti – Banche”, come illustrato nel documento “Inserire la propria banca”.
Se si deve generare il file in formato XML, a pagina 1/2 compilare il campo “Codice Univoco CBI (CUC)”.
A pagina 2/2 il programma imposta in automatico a “SI” i campi necessari all’invio dei bonifici tramite il canale Sepa.
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Occorre invece compilare i dati relativi all’archivio elettronico, ovvero il percorso in locale su cui si vuole salvare il file in formato CBI da presentare in banca.
ANAGRAFICA FORNITORE
Impostare le condizioni commerciali per l’emissione dei bonifici, in particolare la banca sulla quale effettuare il pagamento con le relative coordinate. Selezionare il pulsante “Condizioni e automatismi” (F6 da tastiera) e poi la voce “Condizioni di pagamento”:
Nella videata inserire il pagamento abituale (che deve avere le rate di tipo B) prelevandolo dalla tabella dei pagamenti.
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Per impostare la banca del fornitore, premere il pulsante “Gestione banche d’appoggio” (F6). Come si nota nella videata, si possono impostare fino a quattro banche diverse
Premere invio “Selezione” sulla riga “Banca appoggio abituale” e codificare la banca del fornitore, inserendo i dati per compilare l’IBAN (Cin, Abi, Cab, Conto Corrente).
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INSERIMENTO DELLA FATTURA RICEVUTA
Si ipotizzi di acquistare merce per un valore di 400€ con pagamento bonifico bancario a 30 gg d.f.
Sul campo pagamento del piede, viene impostato in automatico il pagamento inserito in anagrafica fornitore.
Con la modalità di pagamento Bonifico a 30 gg d.f. il programma genera in automatico le rate di tipo B all’interno dello scadenzario.
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EMISSIONE DELLA DISTINTA Per emettere la distinta, è necessario utilizzare la funzione “Pagamenti – Emissione effetti”.
Entrando nella funzione si presenta l’elenco degli invii disponibili. Scegliere “Emissione bonifici elettronici” e premere “Ok” (Invio da tastiera):
Con il pulsante “OK”, o premendo invio sulla riga “Emissione bonifici elettronici” si accede alla maschera di immissione suddivisa in 4 sezioni:
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SELEZIONI DI STAMPA
In questa sezione si selezionano le scadenze da pagare.
Sul campo “Codice Fornitore” si apre la seguente finestra, nella quale sono presenti ulteriori selezioni.
Per poter compilare i campi, occorre premere il pulsante “Opzioni bonifici fornitore” (F5 da tastiera):
“Data valuta bonifico”: indicare la valuta in cui il bonifico deve essere eseguito, se non viene indicato nulla la valuta del bonifico coincide con la data di scadenza della rata. Il dato è obbligatorio se si vuole generare il file in formato XML.
“Raggruppa per data scadenza”: serve a raggruppare le scadenze relative ai bonifici da effettuare per tutti i fornitori. Indicando “SI” tutte le scadenze dei fornitori sono raggruppate e se impostata la “Data valuta bonifico” tutti i bonifici raggruppati sono eseguiti con la valuta indicata, se indicato “NO” i bonifici non sono raggruppati, ma comunque eseguiti con la valuta indicata nel campo “Data valuta bonifico”. Se non viene indicata una data nel campo “Data valuta bonifico” la valuta coincide con la data scadenza della rata.
“Data esecuzione disposizione (solo CBI)”: deve essere impostato ad S se si vuole generare il file in formato XML.
“Visualizza i bonifici già raggruppati”: si attiva solo se il parametro “raggruppa per data scadenza” è impostato a “SI” e permette due modalità di visualizzazione dei bonifici raggruppati:
“SI”: i bonifici vengono visualizzati nella stampa già raggruppati “NO” vengono visualizzati non raggruppati ed ogni rata è visualizzata singolarmente.
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EMISSIONE EFFETTI
In questa sezione, occorre specificare se l’elaborazione è in prova o in definitiva ed il conto contabile per l’emissione della distinta.
Il campo “Conto per emissione distinta” è il conto banca sul quale vengono addebitati i bonifici. Per ricercare la propria banca scrivere su tale campo la parola “Banca” e premere invio, si ottiene l’elenco come da seguente immagine:
Il programma alla conferma compila in automatico i campi prelevandoli dalla banca selezionata:
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STAMPA DISTINTA
In questa sezione, si indica come realizzare la stampa.
ARCHIVIO ELETTRONICO
In questa sezione, si indica che tipo di file generare quando si esegue l’emissione definitiva.
Il campo “Nome archivio Boni” è obbligatorio solo facendo l’emissione definitiva e vi si deve indicare il percorso in cui sarà salvato il file nel formato a tracciato fisso che viene sempre generato. Se compilato in fase di codifica della banca dalla funzione “Banche” i dati vengono prelevati in automatico per la creazione del file nell’archivio indicato. Per le successive elaborazioni il programma emette un messaggio di avvertimento che informa sull’esistenza del file nel percorso indicato. In questo caso è possibile sovrascrivere l’archivio oppure si può indicare un percorso alternativo come ad esempio “C:\TEMP|BON1, C:\TEMP|BON2, ecc…”.
Per generare il file anche in formato XML impostare ad S il campo “Formato Xml”, in questo caso non sarà possibile fare un bonifico urgente.
Una volta inseriti i dati per la presentazione dei bonifici, alla conferma della videata con il pulsante F10 “Ok” vengono elencate tutte le scadenze che rispondono alle selezioni effettuate. Se presenti coordinate bancarie incomplete il programma emette un messaggio di avvertimento:
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In questo caso, occorre annullare l’operazione e sistemare i dati anagrafici. Oppure escludere quelle rate dal flusso che si va a generare. Tramite il pulsante “Includi/Escludi” è possibile selezionare le fatture da escludere nella generazione della distinta Bonifico, il totale effetti si ridurrà dell’importo delle rate escluse.
La videata con l’elenco delle scadenze è la seguente. Tutte le rate sono selezionate ed incluse nel totale (Totale eff. selezionati).
Tramite il pulsante “Includi/Escludi” è possibile selezionare le fatture da escludere nella generazione della distinta per il bonifico, il totale effetti si ridurrà dell’importo delle rate escluse. Se sono state escluse delle rate, queste sono evidenziate con la lettera “E”:
Confermando con il pulsante F10 “OK” eseguite l’elaborazione e la stampa
L’emissione definitiva genera i file che potranno poi essere trasmessi alla banca tramite il proprio Home banking.
Il file CBI a tracciato fisso viene salvato nella directory indicata nel campo “Nome archivio Boni”, mentre se si è scelto di generare anche il file in formato Xml, tale file viene salvato presso la Server Farm Passepartout e lo si dovrà copiare sulla propria macchina attraverso il pulsante “Acquisisci formato SEPA” (ShF7 da tastiera).
La videata che appare è simile alla seguente:
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Premendo Selezione[Invio] è possibile specificare il percorso locale in cui copiare il file.
Con il pulsante Elenco directory[F2] si può aprire Esplora risorse per scegliere il percorso di salvataggio:
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GESTIONE SCADENZARIO Se l’emissione del bonifico è stata effettuata in definitivo, viene generata la registrazione in primanota che chiude il fornitore e movimenta il conto bancario selezionato.
La scrittura può essere visualizzata dalla funzione “Revisione primanota” come descritto nella documentazione “Stampare, consultare, modificare i movimenti di primanota”.
A livello di scadenza, la rata assume lo stato “E” (in esposizione)
La rata sarà impostata allo stato “P” (pagato) dopo che saranno trascorsi i “giorni di esposizione” impostati nei parametri contabili (Impostazioni – Dati aziendali – tasto dati aziendali – Parametri contabili). Di default questo parametro è impostato su 40 giorni ma si può modificare (si veda guida “Modificare i propri dati”).
Nel caso in cui si visualizzi lo scadenzario con una data di accesso a Mexal Express successiva alla scadenza ed ai rispettivi giorni di esposizione (scadenza + 40) automaticamente la procedura considera tale rata pagata.
