I COSTI PER GESTIRE UNA SOCIETA’

Quali e quanti sono i costi per

gestire una società? Questa è una domanda che molti navigatori ci hanno

posto partecipando al nostro sondaggio on line. A questa domanda non c’è una

risposta unica che può essere adattata a qualsiasi tipo di attività, ma sarebbe

necessario scrivere un articolo per ogni categoria di business. Questo accade 

perchè i costi per avviare e gestire un’attività variano in base ad una serie

di fattori. Infatti, una cosa è avviare una società che si occupa dell’erogazione

di servizi, un altro conto è avviare una società di produzione che prevede degli

investimenti più cospiscui. E anche nell’ambito delle società che offrono 

servizi, i costi non sono gli stessi perchè per affrontare l’avviamento di

un’attività di parrucchiere o di un centro estetico i costi da sostenere sono 

inferiori rispetto all’avviare e a gestire, per esempio, un albergo o un’attività di

trasformazione industriale di qualche materia prima per ottenere un prodotto

finito.

Cercheremo tuttavia in questo articolo di dare delle linee guida da seguire  per

fare una stima dei costi necessari per avviare un’attività.

Le prime spese  che un ‘imprenditore deve sostenere sono quelle relative alla

costituzione della sua attività: a seconda infatti che scelga la forma

giuridica di Società in nome collettivo (Snc)  piuttosto che quella della

di Società a responsabilità limitata( Srl) anche i costi per la costituzione

variano. Infatti devi ipotizzare costi diversi: nel caso decidi  di aprire una

Società in nome collettivo  le spese di costitutuzione si aggirano  tra i 3.000-

3.500 euro; mentre, se opti per l’apertura di  una Srl le spese di costituzione

sono un pò più alte perchè stiamo intorno ai 4.000-6.000 euro. L’apertura di

una Società per azioni (Spa) ha costi di costituzione ancora più elevati:tra i

12.000 – 18.000 euro. Questi parametri, in liena di massima, sono però variabili

in funzione della zona geografica in cui occorre aprire l’attività.

Anche i costi di tenuta della contabilità sono maggiori, oltre al fatto che ci sono

un pò di “complicazioni” aggiuntive per le società di capitali piuttosto che per

le società di persone o le ditte individuali: ciò è dovuto al fatto che le società

di capitali hanno l’obbligo di effettuare molti più adempimenti amministrativi 

che impegnano di più i commercialisti.

Dopo aver considerato questa prima tipologia di spese per la costituzione,

passiamo ad analizzare i  costi di acquisto per gli investimenti.

Innanzitutto devi aver chiara una cosa: i costi che sostieni per acquistare i

cosiddetti beni pluriennali sono ben diversi dai costi di gestione cioè dai costi

che devi sostenere tutti i giorni o tutti i mesi per  assicurare lo svolgimento

dell’attività. Per capire meglio questa distinzione facciamo un’esempio:

ipotizziamo di voler avviare e aprire un negozio di parrucchiere (quindi ci

stiamo occupando di un servizio).

Nella fase iniziale  devi fare una stima dei costi dei beni pluriennali che

sostieni per allestire il locale e per acquistare tutti gli “strumenti” per svolgere

l’attività. Nel caso dell’attività  di un parrucchiere, i beni da acquistare sono:

Locale (nel caso decidi di acquistare l’immobile dove svolgere l’attività)

Lavatesta

Poltrone

Sedie  per lavaggio

Carrelli porta attezzi  per parrucchieri

Carrelli per tinture

Carrelli per estetica

Tavoli per manicure

Tavoli per pedicure

Espositori per saloni

Vetrine

Specchi

Asciugacapelli professionali

Caschi asciugacapelli professionali

Sterilizzatori uv per parrucchieri

Impianto di condizionamento

Impianto di illuminazione

PC

Software

……………………….

……………………….

Ognuno di questi beni si caratterizza per il fatto che viene acquistato e

“rimane” in azienda per più di un anno:si tratta delle

cosiddette immobilizzazioni di cui abbiamo già trattato in un altro articolo del

BLOG.

Dopo aver individuato i beni pluriennali  fai la stima  dei loro costi in questo

modo:

Ma non finisce qui. Perché a questi costi iniziali di investimento devi

aggiungere tutti gli altri costi di gestione. Nel caso di un parrucchiere

i costi cosiddetti di esercizio da prendere in considerazione possono essere

ad esempio:Per ogni tipo di beni che intendi acquistare devi individuare il costo

unitario e le quantità del bene che intendi acquistare. La somma dei costi di

acquisto determina il valore degli investimenti.

le spese per acquisto di shampoo e prodotti vari

le spese per l’acquisto di spazzole, pennelli e altro

le spese per le utenze: luce, gas, telefono

le spese per il personale

le spese amministrative

le spese di pubblicità

…………………………….

…………………………..

Queste spese sono sostenute in modo ricorrente (cioè tutti i giorni o tutti i

mesi) e puoi  sintetizzarle in questo modo:

 

Alla luce di quanto abbiamo finora detto, ti rendi conto da te che è impossibile

dare un’unica risposta alla domanda: “Quanti costi servono per gestire una

società?”: dal momento che dipende da una serie di variabili che, come

abbiamo visto, dipendono dalla scelta della forma giuridica, dal tipo di attività

che si svolge, dal settore di riferimento nonchè l’ammontare e la tipologia degli

investimenti. Oltre, naturalmente, ai costi del notaio.

CONOSCERE I COSTI PER STABILIRE I PREZZI NEL MODO GIUSTO

Conoscere i costi della tua

azienda è molto importante perchè  ti serve per andare a calcolare il prezzo a

cui vendere i tuoi prodotti/ servizi.

Devi sapere che i  prezzi di vendita sono strettamente correlati ai costi perchè 

il profitto di un imprenditore è dato proprio dalla differenza tra ricavi (prezzo di

vendita x quantità vendute) e costi.

Molto spesso, nell’attività di consulenza, ci è capitato di incontrare imprenditori

che si lamentano di non guadagnare abbastanza e di non riuscire a calcolare 

correttamente i prezzi di vendita e non sanno come imputare i costi al

prodotto. Lo stesso commercialista molto spesso non ha tempo  o non ha le

competenze per impostare un sistema di contabilità analitica (o industriale ),

che serve all’imprenditore anche nella determinazione del prezzo di vendita dei

suoi prodotti/servizi. Quindi il più delle volte accade che la fissazione del prezzo

di vendita avviene sulla base  di ipotesi o stime approssimative.

La contabilità generale serve al commercialista per la dichiarazione dei redditi;

mentre è la contabilità analitica  (o industriale) che analizza e fornisce

all’imprenditore informazioni preziose sulla struttura dei costi e dei ricavi

aziendali. E’ sempre la contabilità analitica che suporta l’imprenditore nel

prendere le decisioni, anche quelle riguardanti la fissazione dei prezzi di

vendita.

Quindi anche se operi in un settore in cui i prezzi di vendita dei tuoi beni o

servizi sono “condizionati” e fissati dal mercato, è sempre opportuno,

dapprima, fare un’analisi interna  sui  costi della tua azienda! Nell’analizzare i

costi distingui i costi fissi da quellivariabili. E ricordati di imputare  e di tenere

conto anche dei cosiddetti costi “nascosti”. I costi “nascosti” sono quei costi

che non vengono direttamente attribuiti ed imputati ad un determinato

prodotto o servizio. Un costo “nascosto”per esempio potrebbe essere l’ onere

finanziario che un’azienda paga per un un prestito bancario.

Il più delle volte accade però che  gli imprenditori  calcolano i prezzi di vendita

applicando un semplice ricarico ai costi: questa soluzione è un pò troppo

semplicistica  e grossolana, anche se è (probabilmente) il metodo più usato per

stabilire il prezzo di vendita di un prodotto/servizio.

L’analisi dei costiFacendo l’analisi dei costi aziendali l’imprenditore  potrebbe rendersi 

conto e scoprire la presenza di aree di inefficienza che, una volta eliminate,

possono fare aumentare i margini di profitto senza aumentare i prezzi di

vendita. Questo è quanto accaduto ad un’impresa che aveva il magazzino delle

materie prime e dei semilavorati distante dall’impianto di produzione: ciò

comportava delle “perdite di tempo” dovute allo spostamento delle materie

prime e dei semilavorati. Dopo aver fatto l’analisi dei costi, l’imprenditore si è

accorto di questo “spreco di risorse”  e ha deciso di avvicinare  le materie e i

semilavorati all’impianto di produzione. In questo modo ha migliorato i suoi

guadagni senza aumentare i  prezzi di vendita.

Quindi nella determinazione del prezzo di vendità è sempre bene partire

dall’analisi dei propri costi aziendali.  E’ indubbio che la fissazione del prezzo di

vendita nel modo “giusto” contribuisce al successo dell’impresa. Ma qual’è il

prezzo giusto? In questo momento di crisi economica, molti imprenditori  di

fronte a cali di fatturato, pensano di recuperare quote riducendo il prezzo di

vendita attraverso campagne di sconti.

Attenzione a questa strategia perchè alcune volte è proprio il prezzo di

vendita alto cheda valore al tuo prodotto/servizio. Questo perchè alcune

volte un prezzo basso può essere interpretato dal cliente come sinonimo di

scarsa qualità e di poco  valore. Ecco un altro punto su cui soffermarsi: ogni

azienda deve conoscere il proprio valore così da poterlo “vendere” ai propri

clienti. Per comprendere meglio il concetto di “valore” ti raccontiamo quanto è

accaduto ad un imprenditore che si occupa di realizzazione di software

gestionali . Questo imprenditore stabilisce i prezzi di vendita dei software,

partendo dall”analisi dei costi fissi e variabili ed aggiungendo un “valore” che è

dato dal “risparmio” di tempo e di risorse che fa conseguire ai clienti grazie

all’installazione dei suoi software gestionali. Facendo percepire alla sua

clientela,  questo vantaggio  in termini di risparmio di tempo e di risorse, 

vende i suoi servizi  a prezzi più alti di quelli praticati dalla concorrenza ed in

un solo anno i suoi ricavi sono aumentati del 30% .

LA BALANCED SCORECARD (o “scheda di valutazione bilanciata”)

Diciamo subito che si tratta dell’evoluzione dei sistemi informativi aziendali a

supporto del management il quale, sempre di più, necessita di informazioni di

sintesi per prendere decisioni aziendali. Non bisogna pensare, però, (e come

spesso accade)  che si tratta di uno strumento di gestione utile solo alle grandi

aziende; questo strumento  si può adattare benissimo anche alle esigenze di 

imprese di più piccole dimensioni.

Infatti, quando si utilizza il termine “management” solitamente si è portati ad

immaginare una struttura aziendale complessa, organizzata gerarchicamente

(o in altri modi), composta da decine, o centinaia, di persone, che opera su

mercati internazionali e che fattura decine di milioni di euro. Al contrario, il

“management” è presente anche in un’azienda di più modeste dimensioni, con

pochi addetti, che fattura da qualche decina di migliaia a qualche milione di

euro. Management ‘è il processo di gestione di un’impresa presente anche in

un’azienda composta dal titolare e pochi altri collaboratori. E quindi

“management” riguarda qualsiasi organizzazione aziendale.

Fatta questa doverosa premessa, è evidente una cosa: il managment deve

avere a disposizione strumenti in grado di misurare in modo sistematico

la capacità che ha ogni funzione di creare valore per i clienti rispondendo

in modo soddisfacente alle loro aspettative.In tal senso, e nell’ottica del

perseguimento di questo obiettivo, uno strumento come la balanced scorecard

ben si presta a “misurare” una serie di performance dell’impresa.

Di solito, quando si entra nell’ambito della valutazione della performance di

un’azienda, si utilizzano sistemi come  l’analisi del bilancio ,  il controllo di

gestione e/o pochi altri: questi strumenti sono indubbiamente fondamentali

per conoscere alcuni aspetti-chiave dell’attività soprattutto dal punto di vista

finanziario, patrimoniale ed economico. Ma potrebbero non bastare per

conoscere altri aspetti che hanno lo stesso livello di rilevanza.

A questo fine è nata proprio la balanced scorecard, uno strumento che

misura la performance aziendale non solo dal punto di vista strettamente

economico, finanziario e patrimoniale, ma analizza l’azienda nella sua totalità

prendendo in considerazione aspetti che spesso e volentieri vengono tralasciati

quando si effettuano le analisi.

Un dato di fatto: nel nostro Paese sono già abbastanza poche le aziende di

piccole e medie dimensioni (PMI) che adottano sistematicamente tecniche di

analisi del bilancio volte a conoscere la performance economico-finanziaria

complessiva; figuriamoci se c’è il tempo, o anche  la cultura, per effettuare

analisi ad altri livelli! Solo che, poi, queste analisi non sono fini a se stesse ma

sono finalizzate a conoscere anche altri aspetti del business che di solito sono

tralasciati e che invece sono fondamentali.

Infatti, la balanced scorecard (BSC), è un sistema che prende in considerazione

anche altri aspetti del business. Vediamo quali:

La Balanced Scorecard (BSC)In pratica, la BSC è un sistema che analizza l’azienda dal punto di vista delle

“prospettive di miglioramento”: prende in considerazione, cioè, alcune

“prospettive” dalle quali è possibile apportare dei miglioramenti alla

performance complessiva dell’azienda. Le prospettive sono quelle che

analizzano:

1) l’aspetto  economico-finanziario

2) l’aspetto del cliente

3) l’aspetto interno

4) l’aspetto relativo all’innovazione e all’apprendimento

In pratica, si tratta di considerare questi quattro aspetti nell’ottica della

strategia generale dell’azienda:

La prospettiva finanziaria (FINANCIAL) riguarda, ovviamente, gli indicatori

di carattere finanziario che forniscono indicazioni sulla “salute finanziaria”

dellimpresa. In tal senso, gli indicatori utilizzati più comunemente nell’analisi di

bilancio sono sufficienti a fornire le informazioni corrette per prendeer

decisioni.

La prospettiva del cliente (CUSTOMER) serve al management per

identificare aspetti rilevanti che hanno a che fare con l’acquisizione del cliente,

la sua fedeltà, il livello di soddisfazione che esprime ripetto all’azienda e ai suoi

prodotti, e per verificare anche il livello di profittabilità.

La prospettiva interna (INTERNAL) serve al management per identificare i

processi interni che possono rappresentare delle criticità e che devono essere

risolti per permettere all’azienda di eccellere sia nell’ambito della “prospettiva

cliente” che, ovviamente e conseguentemente, nell’ottica della prospettiva

finanziaria, visto che le prospettive sono collegate le une alle altre.

Infine, la prospettiva di innovazione e apprendimento (LEARNING) serve

per identificare la struttura che l’impresa deve costruire per per realizzare lo

sviluppo dell’organizzazione nel lungo periodo. Riguarda, quindi, tutti i processi

relativi alle persone, ai sistemi e alle procedure organizzative e che richiedono

all’impresa di effettuare investimenti nella qualificazione e riqualificazione del

personale in essa operante.

E’ chiaro come la balanced scorecard non si limita ad analizzare solo un

punto di vista, ma ne prende in considerazione quattro che sono collegati tra

loro: il miglioramento di un’area si riflette inevitabilmente sulle altre,

soprattutto in considerazione del fatto che l’impresa è considerato un insieme

“sistemico”, cioè un sistema di relazioni ed interrelazioni tra loro inteconnesse

per portare al successo duraturo un business.

E’ chiaro che in una simile ottica, assumono un’importanza strategica elementi

come lavision e la mission e altri aspetti che hanno a che fare con

la strategia   complessiva dell’impresa e/o dell’imprenditore. Ed è evidente il

contributo che può dare la redazione di un business plan nel pianificare anche

le analisi complessive dell’azienda.