“Ho bisogno di un sistema adatto

alle mie necessità”

Ora è possibile con GESAP

Caratteristiche delle personalizzazioni sviluppate per le Capitanerie di Porto secondo le normative vigenti.

Ho bisogno di un sistema adatto alle mie necessità 1

“GESAP in sintesi...”

Nell’anno 2001 dall’incontro tra la Capitaneria di Porto di Livorno e la GESAP, è nata l’idea di iniziare un percorso di personalizzazioni per rendere il pacchetto software completamente aderente alle normative e le leggi che gestiscono il presonale nelle Capitanerie di Porto d’Italia. Dopo un lungo sviluppo, alla fine del 2003, GESAP diviene un prodotto le cui parametrizzazioni permettono di rispondere al 100% alle necessità di gestione amministrativa del personale della moderna Capitaneria. I vantaggi che presenta il pacchetto software sono numerosi, ne ricordiamo schematicamente alcuni:

Gestione automatica della reperibilità e delle contabilizzazioni ad essa legate. Gestione di tutte le tipologie di orario (su 5 o 6 giorni, Autocompensante, Guardie,

SAR, Piantoni, etc) Contabilizzazione degli orari e divisione degli stessi per le categorie: Feriali diurne,

Feriali notture e festive diurne, Festive notturne, Reperibilità, GNL+GF, Recuperi maturati per servizi armati e non, CFG a pagamento, Mensa.

Gestione delle più diffuse causali di giustificazione quali Aspettativa, Ferie, Fuori sede, Licenza ordinaria, Licenza R.FF.SS., Licenza speciale, Licenza straordinaria, Malattia, Missione, Navigazione, Ore di permesso, Recupero GNL/GF, Recupero orario.

Gestione dei servizi quali: Sar H24, Arm/Sped, Autista di servizio, Boston, Ispezione, NOIP, Sottordine A/S, Sottordine NOIP, SVH, Guardia Centralino.

Gestione del budget annuale e delle assegnazioni. Gestione del pagamento delle ore per il personale. Gestione delle statistiche sui dati raccolti e storicizzati per l’elaborazione SIGEST. Gestione delle licenze, calendari ali e non, conteggio del tetto annuale, fruito e

rimanente. Gestione automatica dei riporti del mese precedente. Gestione automatica delle compensazioni a fine mese. Gestione della contabilizzazione del recupero/compenso per servizi armati e non di

durata pari o superiore a 24 ore. Gestione automatica delle divisioni delle eccedenze per i VFP1 e VFP4 (con il

riconoscimento automatico delle guardie presidiarie). Gestione automatica delle pause pranzo e cena sia obbligatorie che facoltative. Gestione guardie V.F.B. di 1°, 2°, 3° e 4° uomo. Stampa dello statino del personale come da disposizione Maristat e della scheda

riepilogativa. Visualizzazione immediata presenti/assenti e stampa del rapportino giornaliero. Gestione delle autorizzazioni agli straordinari ed ai recuperi. Gestione delle giustificazioni preventive.

(alcune delle caratteristiche precedenti si attuano attraverso moduli opzionali) GESAP vi permetterà di risparmiare molto tempo sulla gestione delle contabilizzazioni, con il vantaggio di avere la situazione del personale sempre aggiornata. Le lunghe elaborazioni ed i difficili conteggi a fine mese per la preparazione

degli statini saranno solamente un ricordo!

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La gestione delle reperibilità è ora semplice ed

automatica....

Gestire la reperibilità di centinaia di persone non è semplice. GESAP gestisce la reperibilità in automatico, generandola autonomamente in base ai servizi assegnati al personale, oppure all’atto della timbratura sul terminale di rilevamento delle presenze con l’inserimento di una causale di servizio. Se ciò non bastasse l’utente può intervenire sulle reperibilità generate modificandole o concellandole oppure inserendone di nuove, tutto attraverso un calendario visuale di facile utilizzo e di grande impatto visivo. Il sistema in base alle parametrizzazioni, calcolerà la reperibilità (5 minuti ogni ora) ed eventualmente l’ammontare delle ore svolte durante la chiamata.

Grazie all’alto livello di parametrizzazione, ogni cambiamento del contratto non sarà un problema: qualche modifica alle impostazioni di GESAP ed il programma si adatterà facilmente alle vostre esigenze.

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Contabilizzare le ore di servizio: facile e veloce

In GESAP la gestione degli orari è semplice e veloce: il sistema carica in automatico le timbrature dai rilevatori di presenza ed accessi e calcola giorno per giorno per ogni persona i compensi orari divisi per le cateorie definite. Tenendo conto dell’orario impostato per ogni dipendente (5 o 6 giorni, Autocompensante, qualsiasi tipo di guardia o Impiegati civili), le ore giornaliere vengono automaticamente divise per Feriali diurne, feriali notture e festive diurne, festive notturne, Reperibilità, GNL+GF, Recuperi maturati per servizi armati e non, CFG a pagamento, Mensa. L’utente avrà comunque la possibilità di variare le contabilizzazioni e giustificare le assenze con le causali definite quali Aspettativa, Ferie, Fuori sede, Licenza, Licenza R.FF.SS., Licenza speciale, Licenza straordinaria, Malattia, Missione, Navigazione, Ore di permesso, Recupero GNL/GF, Recupero orario, Sar H24, Servizio: Arm/Sped, Servizio: Autista di servizio, Servizio: Boston, Servizio: Ispezione, Servizio: NOIP, Servizio: Sottordine A/S, Servizio: Sottordine NOIP, Servizio: SVH, Timbratura controllata. GESAP permette di analizzare le ore effettuate dai dipendenti sia su base mensile (figura sopra) che su base giornaliera (figura seguente). Ogni modifica o giustificazione riconteggia la giornata o il mese in automatico, l’utente non

deve preoccuparsi di effettuare alcun ricalcolo manuale.

GESAP è in grado tramite il modulo GESAP-SERVER di collegarsi a qualsiasi sistema di rilevamento presenze o accessi esistente, mentre, con GESAP-SERVER(TMC) avrete tutta la potenza del collegamento real time e parametrizzazione trasparente ed automatica dei vostri rilevatori con la possibilità di disporre di funzionalità aggiuntive quali la messaggistica e l’interrogazione dei dati come straordinari, ferie permessi da

parte del dipendente.

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Con un semplice click è possibile elaborare in qualsiasi momento la scheda riepilogativa (a lato) e lo statino dei dipendenti (nella pagina seguente). Queste solo alcune delle oltre cento stampe a colori che caratterizzano il programma e se avete bisogno di stampe personalizzate GESAP vi assisterà nella progettazione e nella realizzazione.

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Ecco riportato un esempio di statino mensile (alcuni dati sono volutamente oscurati)...

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GESAP permette di gestire il budget del personale, incrociando i contratti dei dipendenti con il budget annuale e le rispettive assegnazioni, il sistema gestisce la possibilità di pagare ed il tetto delle diverse causali di retribuzione. I dati dei pagamenti vengono riportati automaticamente sullo statino e scalati dal budget: in ogni momento è possibile sapere la quantità di denaro rimanente per i pagamenti.

Ogni parte viene corredata delle proprie stampe personalizzate secondo le normative in vigore attualmente come in questo caso: il prospetto per la retribuzione delle ore di lavoro straordinario. Con GESAP risparmiate tempo nella compilazione della

modulistica.

La gestione del budget ed il pagamento del

personale.

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La gestione del pagamento delle ore è semplice ed intuitivo: è possibile pagare ogni persona singolarmente o a gruppo, inoltre, il pagamento può avvenire specificando un importo (ad esempio 300,00 Euro per la Reperibilità) oppure una quantità (ad esempio paga 20 ore di Feriali Diurne).

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“Voglio avere la situazione del personale sempre sotto

controllo”

Tramite l’utilità Presenze/Assenze è possibile conoscere istantaneamente ll personale presente in forza: sapere se non è mai entrato, se era presente ma attualmente uscito, se presente in Capitaneria; anche in questo caso semplicemente selezionando la stampa opportuna è possibile creare lo Statino giornaliero del personale diviso per categoria (es imbarcati, ufficiali, etc.).

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La scheda riepilogativa: lo strumento che soddisfa il bisogno di avere SEMPRE la

situazione sotto controllo!

GESAP, in automatico, mese per mese, aggiornerà la scheda riepilogativa (figura sotto, alcuni dati sono volutamente oscurati) secondo le ore svolte dal personale e le giustificazioni immesse nel sistema, riportando quindi i valori aggiornati di Fd, Fn/FD, FN, Reperibilità, GNL+GF, CFG, Recuperi maturati per servizi armati e non ed ore pagate. Il programma permette inoltre l’esportazione della scheda su Microsoft Excel per eventuali altre post-elaborazioni.

I dati riepilogativi ed aggiornati in TEMPO REALE saranno visibili direttamente dall’ anagrafica del personale (nelle figure sono riportate la visualizzazione dei Riporti, a lato, e delle Ore pagate, sopra).

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Il database che giorno per giorno viene popolato con tutti i dati del personale, diviene una risorsa importante per la previsione e la consuntivazione dell’andamento di parametri significativi quali le ore lavorate, le ore di assenza, le ore di ferie, etc; tramite la potente elaborazione statistica di GESAP è possibile “costruirsi” report su misura, schede riepilogative personalizzate ed ogni tipo di analisi sul personale, come l’elaborazione dati per la

L’elaborazione statistica dei dati - SIGEST.

I dati calcolati potranno essere esportati automaticamente in EXCEL per ulteriori elaborazioni oppure in formato XML. Le statistiche GESAP sono completamente configurabili. Possono infatti essere definiti gruppi di calcolo a piacere per rispondere alle più disparate necessità di analisi. Utilizzando i terminali di rilevamento presenze GESAP, è possibile “pubblicare” dati statistici a scelta (come le Fn/FD, FN, FD, i GNL+GF, i CFG) che potranno essere liberamente consultati da ogni dipendente all’

atto della timbratura!

compilazione del rapporto SIGEST, già presente e configurata sul sistema GESAP. Da oggi avere dati reali ed aggiornati in qualsiasi momento è una

realtà!

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Altre funzionalità implementate...

Nelle pagine precedenti sono state analizzate in dettaglio alcune delle caratteristiche del software mirate alla gestione del personale nelle Capitanerie ma non è tutto. GESAP gestisce le contabilizzazioni sullo statino del personale gestendo i riporti delle classi di divisione dell’orario da un mese al successivo, compensando inoltre i valori come di legge.

GESAP permette inoltre di gestire l’abilitazione agli straordinari del personale (sia a gruppi che singolarmente) specificandone i giorni e la massima quantità oraria (figura laterale). GESAP contiene già la nuova gestione della contabilizzazione del recupero/compenso per servizi armati e non di durata pari o superiore a 24 ore: tramite una tabella a calendario (figura sotto) è possibile specificare quali giornate vengono pagate (per i servizi di Ispezione e SAR H24), su tale prospetto vengono elaborati automaticamente i

conteggi di CFG, GNL+GF e Recuperi per servizi. Per venire in contro alle necessità di registrare e gestire licenze, trasferte, aspettativa o altre causali di giustificazione preventiva, GESAP gestisce le giustificazioni preventive che consentono di contabilizzare e giustificare quelle situazioni che possono durare anche dei mesi: una volta inserite a sistema il software giorno per giorno ricorderà all’operatore di abilitarne o meno il conteggio.

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Direzione Marittima di Genova Descrizione del sistema: L’installazioni più prestigiosa in ambito CC.PP.: GESAP installato su

tre postazioni di lavoro per oltre 400 persone gestite (Moduli opzionali: gestione budget, gestione reperibilità, gestione licenze, prenotazione Web della mensa, richiesta via Web delle licenze, gestione fogli di viaggio per tutta la Direzione Marittima, invio statini presenze tramite mail), acquisizione dati di presenza da tre terminali di rilevamento presenze di tipo TRAX+G (rif. Figura), due posti al piano terreno della sede ed uno al primo piano, tutti connessi via TCP/IP sulla rete informatica della Capitaneria permettendo

così l’acquisizione dati in tempo reale. Due terminali di tipo HotMax controllano gli accessi del personale alle due porte automatiche dei primo piano (rif. Figura) ed al centro di elaborazione dati.. Due TRAX+G sono stati installati alla sede DASM (Pronto intervento presso l’aereoporto di Genova) e Porto Petroli: questi ultimi vengono interrogati

automaticamente da GESAP attraverso normali modem su linea commutata Telecom. Un ingresso è stato riservato agli Spedizionieri, che vengono controllati mediante la gestione degli accessi. Sistema Web per la visualizzazione a tutto il personale dei propri statini, del residuo licenze, gestione per tutta la Direzione Marittima dei Fogli di viaggio, gestione della mensa personale. Una curiosa caratteristica del sistema è data dalla possibilità da parte del personale di consultare il proprio accumulo di Eccedenze, CFG, Recuperi maturati per servizi e GNL+GF direttamente dal terminale di rilevamento presenze, (dati aggiornati giornalmente in automatico dal sistema) riducendo drasticamente le visite all’ufficio personale. In parallelo alla “canonica” gestione del personale, la Direzione Marittima di Genova ha acquistato GESAP Web, un ambiente intranet che permette all’intero personale di svolgere le seguenti attività:

Prenotazione della mensa e consuntivazione da parte dei cuochi della quantità di pietanze da preparare.

Gestione automatica ed informatizzata dell’emissione dei fogli di viaggio per tutta la direzione marittima.

Gestione della visualizzazione del proprio statino e della situazione ferie/licenze in tempo reale su ogni postazione PC.

Direzione Marittima di Livorno Descrizione del sistema: GESAP installato su due postazioni di lavoro (Moduli opzionali:

gestione budget, gestione reperibilità), acquisizione dati di presenza da due terminali di rilevamento presenze di tipo PROX (rif. Figura), uno posto all’ingresso della sede distaccata ed uno presso la sede principale, entrambi connessi via TCP/IP sulla rete informatica della Capitaneria permettendo così l’acquisizione dati in tempo reale. Sistema Web per la visualizzazione a tutto il personale dei propri statini e del residuo licenze.

Anche in questo caso il personale può consultare il proprio accumulo di Eccedenze, CFG, Recuperi maturati per servizi e GNL+GF direttamente dal terminale di rilevament presenze, (dati aggiornati giornalmente in automatico dal sistema) riducendo drasticamente le visite all’ufficio personale.

Alcune delle attuali installazioni presso le

Direzioni Marittime e le Capitanerie.

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Direzione Marittima di Bari e stazione COSPAS-SARSAT Descrizione del sistema: GESAP installato su una postazione di lavoro (Moduli opzionali:

gestione budget, gestione reperibilità), acquisizione dati di presenza da due terminali di rilevamento presenze di tipo PROX (rif. Figura), uno posto all’ingresso della sede COSPAS-SARSAT ed uno presso la sede principale: il terminale della sede COSPAS è conneso al GESAP mediante MODEM analogico che attraverso una normale linea telefonica permette l’acquisizione delle presenze a cadenza giornaliera (automaticamente) mentre, per il terminale della sede di Bari si è optato per la connessione via TCP/IP sulla

rete informatica della Capitaneria permettendo così l’acquisizione dati in tempo reale. Sistema Web per la visualizzazione a tutto il personale dei propri statini.

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Direzione Marittima di Venezia e sedi di S.Marco, Teleporto, Santa Marta Descrizione del sistema: GESAP installato su una postazione di lavoro (Moduli opzionali:

gestione budget, gestione reperibilità), acquisizione dati di presenza da due terminali di rilevamento presenze di tipo SuperTrax (figura a sinistra), uno posto nella stanza del piantone della sede di San Marco ed uno presso la sede principale. Due terminali X2 (figura a destra) sono stati posti nelle sedi di Teleporto e Santa Marta. Tutti i terminali sono stati connessi alla rete SPC e vengono gestiti dal sistema GESAP in tempo reale.

Primo nucleo aereo di Sarzana (La Spezia) Descrizione del sistema: GESAP installato su due postazione di lavoro, 200 persone gestite,

(Moduli opzionali: gestione budget, gestione reperibilità, gesione licenze), acquisizione dati di presenza da due terminali di rilevamento presenze di tipo TRAX+G (rif. Figura), posti uno nella palazzina uffici e l’altro nell’hangar, tutti connessi via TCP/IP sulla rete informatica della Capitaneria permettendo così l’acquisizione dati in tempo reale. Sistema Web per la visualizzazione a tutto il personale dei propri statini e del residuo licenze. Una curiosa caratteristica del sistema è data dalla possibilità da parte

del personale di consultare il proprio accumulo di Eccedenze, CFG, Recuperi maturati per servizi e GNL+GF direttamente dal terminale di rilevament presenze, (dati aggiornati giornalmente in automatico dal sistema) riducendo drasticamente le visite all’ufficio personale.

Direzione Marittima di Pescara Descrizione del sistema: GESAP installato su tre postazione di lavoro, 200 persone gestite,

(Moduli opzionali: gestione budget, gestione reperibilità, gesione licenze), acquisizione dati di presenza da due terminali di rilevamento presenze di tipo TRAX+G (rif. Figura), posti uno nella palazzina della Capitaneria e connesso via TCP/IP sulla rete informatica della Capitaneria permettendo così l’acquisizione dati in tempo reale, l’altro posto nella sede distaccata delle motovedette e collegato al sistema GESAP mediante modem GSM. Sistema Web per la visualizzazione a tutto il personale dei propri statini. Una curiosa caratteristica del sistema è data dalla possibilità da parte del personale di consultare il proprio accumulo di Eccedenze, CFG,

Recuperi maturati per servizi e GNL+GF direttamente dal terminale di rilevamento presenze, (dati aggiornati giornalmente in automatico dal sistema) riducendo drasticamente le visite all’ufficio personale.

Capitaneria di Porto di La Spezia Descrizione del sistema: GESAP installato su una postazioni di lavoro (Moduli opzionali:

gestione budget, gestione reperibilità, gestione licenze), acquisizione dati di presenza da due terminali di rilevamento presenze di tipo PROX (rif. Figura), uno posto all’ingresso della sede distaccata ed uno presso la sede principale,

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entrambi connessi via TCP/IP sulla rete informatica della Capitaneria permettendo così l’acquisizione dati in tempo reale. Sistema Web per la visualizzazione a tutto il personale dei propri statini e del residuo licenze.

La nostra organizzazione si prefigge la fornitura di

soluzioni tecnologicamente avanzate ad aziende ed

enti che vogliono essere competitive rispetto alla

tecnologia informatica attuale, rivolgendo sempre

uno sguardo al futuro.

I nostri prodotti si sono affermati sul mercato

grazie agli ampi consensi riscossi dalla nostra

clientela, alla nostra disponibilità, alla nostra

professionalità ed alla semplicità d’uso dei nostri

software....

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Lo staff di progettazione e sviluppo GESAP.

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