Harmont & Blaine Progetto SAP FMS

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Business Blueprint

Harmont & Blaine Progetto SAP

FMS

Firenze, 28/06/2016

Preparazione:

Cristiano Scappini

____________________

(Consulente area MM)

Lorenzo Berti ____________________

(Consulente area SD)

Laura Corazzesi ____________________

(Consulente area SD)

Giuseppe Zappalà ____________________

(Consulente area BC & RT )

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Giovanni Potenza ____________________

(Consulente area CO)

Raffaele Pagliara ____________________

(Consulente area FI)

Verifica Project

Manager ICM.S:

Emiliano Mangini ____________________ Data: _____________

Approvazione

Harmont & Blaine :

Daniele Ondeggia

____________________

Data: _____________

Gianpaolo Colucci

____________________

Data: _____________

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Sommario

1. GENERALITÀ .......................................................................................................................................... 16

1.1. SCOPO DEL DOCUMENTO ........................................................................................................................ 16

1.2. SCOPO DEL PROGETTO .......................................................................................................................... 16

1.3. APPROCCIO PROGETTUALE ..................................................................................................................... 16

1.4. AMBITO DEL PROGETTO .......................................................................................................................... 17

1.4.1. Ambito societario ........................................................................................................................ 17

1.4.2. Moduli SAP previsti ..................................................................................................................... 17

1.4.3. Aree applicative comprese nello scope ...................................................................................... 17

1.4.4. Interfacce comprese nello scope di progetto .............................................................................. 19

1.4.5. Output del sistema compresi nello scope di progetto ................................................................. 20

2. AREA AMMINISTRAZIONE E FINANZA (FI) ......................................................................................... 21

2.1. STRUTTURE ORGANIZZATIVE ......................................................................................................... 21

2.1.1. Mandante .................................................................................................................................... 21

2.1.2. Piano dei Conti ............................................................................................................................ 22

2.1.3. Piano di Valutazione ................................................................................................................... 22

2.1.4. Controlling Area .......................................................................................................................... 22

2.1.5. Società ........................................................................................................................................ 23

2.2. CONTABILITA’ GENERALE ................................................................................................................ 23

2.2.1. Anagrafiche conti Co.Ge. ............................................................................................................ 23

2.2.2. Struttura di bilancio ..................................................................................................................... 24

2.2.3. Ledger secondario ...................................................................................................................... 25

2.2.4. Voci di costo. ............................................................................................................................... 26

2.2.5. Conti civilistici e gestionali .......................................................................................................... 26

2.2.6. Documenti contabili ..................................................................................................................... 26

2.2.7. Periodi Contabili e Variante di Esercizio ..................................................................................... 27

2.2.8. Gestione divise ........................................................................................................................... 27

2.2.9. Registri IVA ................................................................................................................................. 28

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2.2.10. Tax Free ...................................................................................................................................... 29

2.2.11. Fatture con ritenuta d’acconto attiva derivanti da operazioni Tax-Free ..................................... 29

2.2.12. Note di variazione IVA a clienti per operazioni Tax Free ............................................................ 30

2.2.13. Fatture omaggio ed autofatture .................................................................................................. 30

2.2.14. Reverse Charge .......................................................................................................................... 33

2.2.15. Gestione Bolle Doganali ............................................................................................................. 33

2.2.16. Black List ..................................................................................................................................... 36

2.2.17. Spesometro ................................................................................................................................. 36

2.2.18. Bilancio ........................................................................................................................................ 36

2.2.19. Libro giornale .............................................................................................................................. 36

2.2.20. Registrazione Paghe ................................................................................................................... 36

2.2.21. Cash Management ...................................................................................................................... 37

2.2.22. Banche interne ............................................................................................................................ 38

2.2.23. Interfacce Docfinance ................................................................................................................. 38

2.2.24. Gestione Ratei e Risconti ........................................................................................................... 41

2.2.25. Gestione competenza economica con OdA ............................................................................... 42

2.2.26. Gestione competenza economica con SAP “Accruals Engine” .................................................. 42

2.2.27. Gestione competenza economica con documenti manuali Ratei/Risconti ................................. 45

2.2.28. Valorizzazioni di magazzino di fine anno ai fini del bilancio ....................................................... 46

2.3. CONTABILITA’ CLIENTI ...................................................................................................................... 47

2.3.1. Anagrafica Clienti ........................................................................................................................ 47

2.3.2. Gestione RiBa ............................................................................................................................. 49

2.3.3. Gestione Contabile Punti Vendita ............................................................................................... 49

2.3.4. Gestione Anticipi da ciclo attivo .................................................................................................. 50

2.3.5. Gestione Solleciti Clienti ............................................................................................................. 51

2.3.6. Gestione titoli a garanzia ............................................................................................................ 52

2.3.7. Clienti occasionali ....................................................................................................................... 55

2.3.8. Gestione contabile Buoni negozi ................................................................................................ 55

2.3.9. Gestione buoni emessi da HARMONT & BLAINE ...................................................................... 56

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2.4. CONTABILITA’ FORNITORI ................................................................................................................ 59

2.4.1. Anagrafica fornitori ...................................................................................................................... 59

2.4.2. Gruppi conti fornitori .................................................................................................................... 60

2.4.3. Categorie fornitori ....................................................................................................................... 60

2.4.4. Funzioni partner .......................................................................................................................... 61

2.4.5. Gestione DURC .......................................................................................................................... 61

2.4.6. Condizioni di pagamento e modalità di pagamento .................................................................... 62

2.4.7. Conti di riconciliazione Fornitori .................................................................................................. 62

2.4.8. Gestione Ritenute d’acconto ....................................................................................................... 63

2.4.9. Fornitori occasionali .................................................................................................................... 66

2.5. GESTIONE AGENTI ............................................................................................................................ 66

2.5.1. Gestione HARMONT & BLAINE ................................................................................................. 66

2.5.2. Add-On Ge.Pro. .......................................................................................................................... 67

2.5.3. Maturazione e liquidazione delle provvigioni .............................................................................. 68

2.5.4. Premi ........................................................................................................................................... 69

2.5.5. Compensazioni ........................................................................................................................... 69

2.5.6. Steps del processo ..................................................................................................................... 70

2.5.7. ENASARCO ................................................................................................................................ 71

2.5.8. FIRR e FISC................................................................................................................................ 73

2.6. GESTIONE CESPITI ........................................................................................................................... 74

2.6.1. Introduzione ................................................................................................................................ 74

2.6.2. Strutture Organizzative ............................................................................................................... 74

2.6.3. Descrizione del processo ............................................................................................................ 74

2.6.4. Aree di Valutazione ..................................................................................................................... 75

2.6.5. Gestione anagrafiche .................................................................................................................. 76

2.6.6. Processo di acquisto da Oda ...................................................................................................... 76

2.6.7. Eliminazione cespiti .................................................................................................................... 77

2.6.8. Eliminazione cespiti – Gestione ammortamento......................................................................... 78

2.6.9. Eliminazioni parziali di cespiti ..................................................................................................... 78

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2.6.10. Ammortamenti ............................................................................................................................. 78

2.6.11. Registro Cespiti ........................................................................................................................... 79

2.7. PIANO GO-LIVE FI .................................................................................................................................. 80

2.7.1. Introduzione ................................................................................................................................ 80

2.7.2. Fatturazione attiva ...................................................................................................................... 80

2.7.3. Fatturazione passiva ................................................................................................................... 80

2.7.4. Incassi, pagamenti e prime note senza rilevanza economica .................................................... 81

2.7.5. Gestione cespiti .......................................................................................................................... 81

2.7.6. Flussi da interfacce ..................................................................................................................... 81

2.7.7. Criticità ........................................................................................................................................ 81

2.8. RIEPILOGO GAP RILEVATI AREA AMMINISTRAZIONE E FINANZA (FI) ........................................................... 82

3. AREA ACQUISTI E MAGAZZINI (MM) .................................................................................................. 83

3.1. STRUTTURA ORGANIZZATIVA ACQUISTI ................................................................................................... 83

3.2. DATI ANAGRAFICI ACQUISTI .................................................................................................................... 83

3.2.1. Anagrafica fornitori ...................................................................................................................... 83

3.2.1.1. Gruppo conti ......................................................................................................................................... 84

3.2.1.2. Categoria fornitore ................................................................................................................................ 85

3.2.1.3. Funzioni partner .................................................................................................................................... 85

3.2.2. Gruppi merci................................................................................................................................ 86

3.2.3. Anagrafica materiale ................................................................................................................... 87

3.2.3.1. Assegnazione (listing)........................................................................................................................... 87

3.2.3.2. Prodotti finiti .......................................................................................................................................... 88

3.2.3.3. Semilavorati .......................................................................................................................................... 97

3.2.3.4. Materie prime ........................................................................................................................................ 97

3.2.3.5. Anagrafica Materiali No-Core ............................................................................................................. 100

3.2.4. Stagione/collezione nel ciclo passivo ....................................................................................... 100

3.2.5. Listini di acquisto ....................................................................................................................... 103

3.3. PROCESSI DI ACQUISTO ........................................................................................................................ 104

3.3.1. Acquisto materie prime ............................................................................................................. 104

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3.3.2. Acquisto prodotti finiti commercializzati .................................................................................... 106

3.3.3. Acquisto servizi e materiali di consumo (No Core) ................................................................... 109

3.3.4. Acquisto in conto lavorazione e lavorazioni esterne ................................................................. 112

3.3.4.1. Lavorazioni esterne di produzione ...................................................................................................... 112

3.3.4.2. Ricondizionamenti .............................................................................................................................. 117

3.3.4.3. Riparazioni .......................................................................................................................................... 119

3.4. GESTIONE MAGAZZINO LOGICO INBOUND ............................................................................................... 119

3.4.1. Struttura organizzativa Magazzini ............................................................................................. 119

3.4.2. Movimenti merci ........................................................................................................................ 122

3.4.2.1. Movimenti di entrata merci .................................................................................................................. 123

3.4.2.2. Movimenti di uscita merci ................................................................................................................... 123

3.4.2.3. Trasferimenti interni ............................................................................................................................ 124

3.4.2.4. Inventario di magazzino ...................................................................................................................... 124

3.4.3. Reportistica di magazzino ......................................................................................................... 126

3.5. CONTROLLO FATTURA LOGISTICO .......................................................................................................... 127

3.6. GESTIONE INTRASTAT ACQUISTI ........................................................................................................... 129

3.7. GESTIONE CONAI ............................................................................................................................... 130

3.8. REPORTISTICA ACQUISTI ...................................................................................................................... 131

3.9. GAP RILEVATI – AREA ACQUISTI ............................................................................................................ 131

3.9.1. Gestione mail automatica per conferme fornitore ..................................................................... 132

3.9.2. Gestione mail automatica per contestazione quantità fornite ................................................... 132

3.9.3. Gap relativi a Intrastat Acquisti ................................................................................................. 132

3.9.4. Report calcolo contributo CONAI .............................................................................................. 133

4. AREA PRODUZIONE (PP) ................................................................................................................... 134

4.1. DATI ANAGRAFICI PRODUZIONE ............................................................................................................. 134

4.1.1. Distinte base ............................................................................................................................. 134

4.1.2. Centri di lavoro .......................................................................................................................... 135

4.1.3. Cicli di lavoro ............................................................................................................................. 135

4.1.4. Versioni di produzione .............................................................................................................. 138

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4.2. MRP: PIANIFICAZIONE DEI FABBISOGNI .................................................................................................. 138

4.3. PROCESSO DI PRODUZIONE .................................................................................................................. 142

4.3.1. Allocazione ordini di produzione ............................................................................................... 142

4.3.2. Gestione lead-time modellistica ................................................................................................ 143

4.3.3. Gestione ed avanzamento ordini di produzione ....................................................................... 145

4.3.4. Lavorazioni esterne di produzione ............................................................................................ 147

4.3.5. Ricondizionamenti ..................................................................................................................... 152

4.3.6. Riparazioni ................................................................................................................................ 153

4.3.7. Gestione file fornitore per disposizioni di imballo...................................................................... 154

4.4. PIANIFICAZIONE DELLA CAPACITÀ .......................................................................................................... 156

4.5. REPORTISTICA PRODUZIONE ................................................................................................................. 158

4.6. GAP RILEVATI – AREA PRODUZIONE ...................................................................................................... 158

4.6.1. Report di controllo distinte base ............................................................................................... 159

4.6.2. Tracciatura causale di non conformità componenti .................................................................. 159

4.6.3. Gestione non-riassegnabilità degli ordini in chiusura lotto ....................................................... 159

5. AREA VENDITE E DISTRIBUZIONE (SD) ........................................................................................... 160

5.1. STRUTTURA ORGANIZZATIVA ................................................................................................................ 160

5.1.1. Organizzazione Commerciale ................................................................................................... 160

5.1.2. Canale Distributivo .................................................................................................................... 160

5.1.3. Area Vendite ............................................................................................................................. 161

5.1.4. Ufficio Vendite ........................................................................................................................... 161

5.1.5. Luogo di Spedizione ................................................................................................................. 162

5.2. ANAGRAFICHE...................................................................................................................................... 162

5.2.1. Clienti ........................................................................................................................................ 162

5.2.2. Partner ...................................................................................................................................... 163

5.2.3. Sito ............................................................................................................................................ 164

5.2.4. Stagione .................................................................................................................................... 169

5.3. DETERMINAZIONE PREZZO ................................................................................................................... 170

5.3.1. Prezzo Wholesale ..................................................................................................................... 171

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5.3.2. Prezzo Retail ............................................................................................................................. 172

5.3.3. Omaggi ...................................................................................................................................... 172

5.3.4. Bonus ........................................................................................................................................ 173

5.3.5. Royalties ................................................................................................................................... 174

5.4. LINEE DI VENDITA ................................................................................................................................. 174

5.5. VENDITE WHOLESALE .......................................................................................................................... 175

5.5.1. Campagna Vendite Wholesale ................................................................................................. 176

5.5.2. Riassortimento Wholesale ........................................................................................................ 177

5.5.3. Presa Ordini Online: SAP Fiori ................................................................................................. 178

5.5.4. E-Commerce ............................................................................................................................. 179

5.5.5. Conto Deposito ......................................................................................................................... 181

5.6. VENDITE RETAIL .................................................................................................................................. 182

5.6.1. Retail Allocation ........................................................................................................................ 182

5.6.1.1. Gestione Attuale ................................................................................................................................. 182

5.6.1.2. Gestione Proposta .............................................................................................................................. 183

5.6.1.3. Retail Allocation Prima Linea (H&B) ................................................................................................... 185

5.6.1.4. Retail Allocation HBJ e HS ................................................................................................................. 186

5.6.1.5. Retail Allocation Resi .......................................................................................................................... 187

5.6.1.6. Retail Allocation Licenze ..................................................................................................................... 187

5.6.2. Replenishment Negozi .............................................................................................................. 188

5.6.2.1. Gestione Attuale ................................................................................................................................. 188

5.6.2.1. Gestione Proposta .............................................................................................................................. 189

5.7. ALLOCAZIONE ...................................................................................................................................... 191

5.7.1. Allocazione – Business Requirement ....................................................................................... 191

5.7.2. Allocazione – Definizione .......................................................................................................... 192

5.7.3. Allocazione – Selezione ............................................................................................................ 194

5.7.4. Allocazione – Raggruppamento ................................................................................................ 195

5.7.5. Allocazione – Classificazione.................................................................................................... 195

5.7.6. Allocazione – Logica di Assegnazione ..................................................................................... 196

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5.7.7. Allocazione – Rilascio ............................................................................................................... 197

5.7.8. Allocazione – Workbench ......................................................................................................... 198

5.7.9. To be – Allocazione .................................................................................................................. 199

5.7.10. Allocazione – Regole di Selezione ........................................................................................... 199

5.7.11. Allocazione – Regole di Raggruppamento ............................................................................... 200

5.7.12. Allocazione – Regole di Classificazione ................................................................................... 200

5.7.13. Allocazione – Regole di Assegnazione ..................................................................................... 200

5.7.14. Allocazione – Regole di Rilascio ............................................................................................... 200

5.7.15. Allocazione per Linea di Prodotti .............................................................................................. 201

5.7.16. Allocazione I linea (H&B) .......................................................................................................... 201

5.7.17. Allocazione II e III Linea (HBJ e HS) ........................................................................................ 202

5.7.18. Ottimizzazione assegnazione ................................................................................................... 203

5.7.19. To be – Note ............................................................................................................................. 203

5.8. SPEDIZIONE ......................................................................................................................................... 204

5.8.1. Organizzazione Consegne ........................................................................................................ 204

5.8.2. Campagna Prima Linea (Full Price), Invio Seconda Linea (Full Price) e Terza Linea (Outlet) 206

5.8.3. Riapprovvigionamento Prima Linea (Full Price) e Invio Outlet Prima e Seconda Linea .......... 207

5.8.4. Uscita Merci .............................................................................................................................. 208

5.8.5. Spedizioni all’Estero .................................................................................................................. 209

5.9. RESI .................................................................................................................................................... 209

5.9.1. As is – Resi Wholesale ............................................................................................................. 209

5.9.2. As is – Resi Retail ..................................................................................................................... 211

5.9.3. To be - Gestione Resi ............................................................................................................... 211

5.9.4. Flusso Resi Clienti Wholesale .................................................................................................. 216

5.9.5. Gestione Resi Retail (Negozi)................................................................................................... 221

5.9.6. Gestione Resi Contratti Estimatori ............................................................................................ 223

5.9.7. Diritto al Reso............................................................................................................................ 223

5.10. FATTURAZIONE .................................................................................................................................... 224

5.10.1. Italia e Estero ............................................................................................................................ 225

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5.10.2. Gestione Anticipi ....................................................................................................................... 226

5.10.3. Contabilizzazione ...................................................................................................................... 226

5.10.4. Accrediti e Addebiti ................................................................................................................... 227

5.10.5. Intrastat ..................................................................................................................................... 228

5.11. VENDITE NON CARATTERISTICHE ........................................................................................................... 228

5.11.1. Reverse Charge ........................................................................................................................ 228

5.11.2. Ritenuta d’Acconto Subita ......................................................................................................... 229

5.11.3. Spese Trasporto ....................................................................................................................... 229

5.11.4. Cespiti ....................................................................................................................................... 230

5.11.5. Vendite a Stockisti .................................................................................................................... 230

5.11.6. Vendite Prototipi ........................................................................................................................ 230

5.11.7. Ribaltamento Costi Intercompany ............................................................................................. 230

5.12. CONTROLLO CREDITO .......................................................................................................................... 231

5.13. REPORTISTICA ..................................................................................................................................... 232

5.13.1. Reportistica Retail ..................................................................................................................... 233

5.13.2. Analisi KPI ................................................................................................................................. 233

5.13.3. Confronto Stagioni .................................................................................................................... 234

5.13.4. Reportistica Wholesale ............................................................................................................. 234

5.13.5. Ordinato Wholesale .................................................................................................................. 234

5.13.6. Fatturato Wholesale .................................................................................................................. 235

5.14. PROCESSI END-TO-END ....................................................................................................................... 235

5.14.1. Prima Linea ............................................................................................................................... 235

5.14.2. Seconda Linea .......................................................................................................................... 237

5.14.3. Vendite Wholesale .................................................................................................................... 239

5.14.4. Contratto Estimatorio ................................................................................................................ 241

5.15. GAP RILEVATI – AREA VENDITE ............................................................................................................. 242

5.15.1. Ordini di riassortimento tramite RFID ....................................................................................... 242

5.15.2. Gestione resi tramite RFID ....................................................................................................... 242

5.15.3. Replenishment negozi .............................................................................................................. 242

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5.15.4. Reportistica ............................................................................................................................... 242

6. AREA CONTROLLING (CO) ................................................................................................................. 243

6.1. STRUTTURE ORGANIZZATIVE CONTROLLO DI GESTIONE ......................................................................... 245

6.1.1. – Società ................................................................................................................................... 246

6.1.2. – Area risultato .......................................................................................................................... 246

6.1.3. Voci di costo .............................................................................................................................. 246

6.1.4. Centri di costo ........................................................................................................................... 251

6.1.5. Profit Center .............................................................................................................................. 257

6.1.6. Indicatori statistici ...................................................................................................................... 262

6.1.7. Gruppi di dati anagrafici nel Controlling .................................................................................... 262

6.2. PIANIFICAZIONE DEI RICAVI – BUDGET DELLE VENDITE/COMMERCIALE ..................................................... 263

6.2.1. Pianificazione dei ricavi – Budget delle vendite/commerciale .................................................. 263

6.2.2. Caricare i dati di vendita come base di pianificazione .............................................................. 264

6.2.3. Copiare i dati dell’esercizio precedente .................................................................................... 268

6.2.4. Sintesi funzionalità inserimento budget .................................................................................... 268

6.2.5. Gestione delle Versioni ............................................................................................................. 269

6.2.6. Pianificazione per Centri di Costo ............................................................................................. 271

6.3. FLUSSO VALORI EFFETTIVI ........................................................................................................... 272

6.3.1. Flussi effettivi per centro di costo.............................................................................................. 272

6.3.2. Flusso Costi Ammortamento ..................................................................................................... 273

6.3.3. Flusso Effettivo per Ordini Interni.............................................................................................. 273

6.3.4. Gestione dello stato dell’ordine ................................................................................................. 274

6.3.5. Valori effettivi dell’ordine interno ............................................................................................... 274

6.3.6. Ordini interni statistici ................................................................................................................ 275

6.3.7. Processo di vendita ................................................................................................................... 275

6.3.8. Ricavi di vendita ........................................................................................................................ 275

6.4. COSTO DEL PRODOTTO ........................................................................................................................ 276

6.4.1. Funzionalità del calcolo costi del prodotti ................................................................................. 276

6.4.2. Valorizzazione dei prodotti ........................................................................................................ 276

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6.4.3. Calcolo costi: gestione stato ..................................................................................................... 277

6.4.4. Processo di produzione ............................................................................................................ 278

6.4.5. Ordine di produzione: funzionalità ............................................................................................ 278

6.4.6. Ordine di produzione: flusso dei dati effettivi ............................................................................ 279

6.4.7. Gestione varianze ..................................................................................................................... 280

6.5. RIBALTAMENTI COSTI INDIRETTI ............................................................................................................. 280

6.5.1. Scenario .................................................................................................................................... 280

6.5.2. Giroconto manuale .................................................................................................................... 281

6.5.3. Giroconto periodico ................................................................................................................... 281

6.5.4. Ripartizione ............................................................................................................................... 282

6.5.5. Distribuzione ............................................................................................................................. 282

6.5.6. Ribaltamento diretto d’attività.................................................................................................... 283

6.5.7. Ribaltamento indiretto d’attività ................................................................................................. 284

6.5.8. Cicli di ribaltamento indiretto d’attività ...................................................................................... 284

6.5.9. Sintesi principali differenze tra le varie metodologie di allocazione dei costi ........................... 286

6.6. ANALISI DELLA PROFITTABILITÀ ............................................................................................................. 287

6.6.1. Scenario .................................................................................................................................... 287

6.6.2. Strutture di base ........................................................................................................................ 288

6.6.3. Caratteristiche come dimensioni di analisi per conto economico gestionale ........................... 288

6.6.4. Derivazione caratteristiche ........................................................................................................ 292

6.6.5. Funzione “Report to Report” ..................................................................................................... 293

6.6.6. Campi valore ............................................................................................................................. 293

6.6.7. Valutazione ............................................................................................................................... 293

6.6.8. Esempio Report ........................................................................................................................ 294

6.7. LISTA REPORT ................................................................................................................................. 295

6.7.1. Alcuni Esempi di Report standard SAP .................................................................................... 297

7. INTERFACCE ........................................................................................................................................ 300

7.1. MONITOR FLUSSI ............................................................................................................................ 301

7.1.1. Transazione ZFLW1 ................................................................................................................. 301

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7.1.2. Transazione ZMFDOC .............................................................................................................. 303

7.1.3. Job di rielaborazione flussi ........................................................................................................ 305

7.2. RFID E MOVIMODA ........................................................................................................................... 306

7.2.1.1. Gestione attuale ................................................................................................................................. 306

7.2.1.2. Gestione proposta .............................................................................................................................. 309

7.2.1.3. GAP RFID ........................................................................................................................................... 315

7.3. STORE2 ............................................................................................................................................ 316

7.3.1. Interfacce da Gestionale a Stores2 .......................................................................................... 316

7.4. INTERFACCE DA STORES2 A GESTIONALE .............................................................................................. 318

7.4.1. Gap emersi................................................................................................................................ 322

7.5. E-COMMERCE MAGENTO ...................................................................................................................... 323

7.6. FLY-BUY E ORDER ENTRY ..................................................................................................................... 324

7.7. SISTEMA DOCUMENTALE ....................................................................................................................... 324

7.7.1. Ciclo passivo ............................................................................................................................. 324

7.7.2. Ciclo attivo................................................................................................................................. 325

8. STRATEGIA DI CUT-OFF ..................................................................................................................... 326

8.1. PRIMO STEP 01/01/2017 ..................................................................................................................... 327

8.1.1. Anagrafica Cliente ..................................................................................................................... 327

8.1.2. Anagrafica Fornitore ................................................................................................................. 328

8.1.3. Fatturazione attiva .................................................................................................................... 328

8.1.4. Fatturazione passiva ................................................................................................................. 328

8.1.5. Incassi, pagamenti e prime note senza rilevanza economica .................................................. 328

8.1.6. Gestione cespiti ........................................................................................................................ 328

8.1.7. Flussi da interfacce ................................................................................................................... 328

8.1.8. Criticità ...................................................................................................................................... 329

8.2. SECONDO STEP 01/03/2017 ................................................................................................................ 329

8.2.1. Anagrafica materie prime e accessori ...................................................................................... 329

8.2.2. Anagrafica prodotti finiti ............................................................................................................ 330

8.2.3. Distinte base ............................................................................................................................. 330

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8.2.4. Cicli di lavoro ............................................................................................................................. 330

8.2.5. Commesse di produzione ......................................................................................................... 330

8.2.6. Listini fornitore ........................................................................................................................... 331

8.2.7. Ordini di acquisto ...................................................................................................................... 331

8.2.8. Giacenze ................................................................................................................................... 331

8.2.9. Listini di vendita ........................................................................................................................ 332

8.2.10. Ordini di vendita ........................................................................................................................ 332

8.2.11. Ordini di trasferimento a negozi ................................................................................................ 332

8.2.12. Spedizioni.................................................................................................................................. 332

8.2.13. Resi cliente................................................................................................................................ 333

8.2.14. ......................................................................................................................................................... 333

9. GAP DI PROGETTO ............................................................................................................................. 334

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1. Generalità

1.1. Scopo del documento

Lo scopo principale del documento è quello di formalizzare il modello definito in base ai requisiti

raccolti da ICM.S durante la fase di analisi. Sono quindi definiti tutti gli scenari “end to end“ e le

relative funzionalità che saranno implementate al fine da rendere Harmont & Blaine

massimamente efficacie nell’utilizzo del nuovo sistema SAP FMS.

Il modello definito recepisce quindi, non solo le funzionalità e i processi attualmente implementati,

ma soprattutto la loro revisione in chiave evolutiva, secondo quanto definito dal direzione

aziendale, e le best practices del settore.

L’approvazione del documento certifica che i Business Process Owners di Harmont & Blaine sono

a conoscenza del perimetro del perimetro del progetto, dei processi di business che saranno

implementati e condividono delle soluzioni proposte dal team ICM.S.

Il documento è stato redatto dal gruppo di lavoro ICM.S grazie alla collaborazione dei Process

Owners, dei Key User e degli User coinvolti nel progetto.

La base per la redazione del presente documento è rappresentata dalle informazioni raccolte nel

corso degli incontri effettuati nei mesi di febbraio, marzo, aprile, 2016. Tali incontri hanno coinvolto

le risorse di progetto organizzate in gruppi di lavoro secondo competenze di processo e I risultati di

tali incontri sono documentati nei relativi verbali di riunione approvati.

1.2. Scopo del progetto

Il progetto prevede l'introduzione del sistema nuovo sistema ERP - SAP FMS (Verticale Fashion)

in sostituzione degli attuali sistemi gestionale e di presa ordine (AS400; Flu Buy e Order Entry)

Lo scopo ultimo è quello di dare all’azienda un sistema certificato e che sviluppi al suo interno un

miglior controllo dei processi di business e che permetta di lavorare meglio mitigando i rischi

correlati alla gestione ordinaria d’azienda.

1.3. Approccio progettuale

L’approccio è di tipo “best practices driven”. Verranno adottate le migliori tra le procedure standard

definite per il settore Fashion dall’ERP SAP FMS.

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1.4. Ambito del progetto

1.4.1. Ambito societario

La società oggetto di implementazione che sarà attiva in SAP è la Harmont & Blaine SPA.

Sono escluse tutte le consociate estere (Spagna, Francia e Svizzera) che non saranno attive in

SAP.

1.4.2. Moduli SAP previsti

A fronte delle esigenze presentate da Harmont & Blaine , viene proposta una soluzione basata

sull’implementazione della piattaforma SAP FMS standard relativamente alle seguenti aree

aziendali:

Amministrazione e finanza

Acquisti materie prime, accessori e prodotti commercializzati

Produzione a Façon

Gestione magazzini logici a quantità e valore

Gestione vendite e distribuzione Wholesale

Gestione Negozi di proprietà (Retail)

Controllo di gestione

Oltre a questi moduli, il progetto prevede la connessione di SAP FMS, per mezzo di interfacce

appositamente realizzate al sistema di gestione dei negozi di proprietà (POS).

Verrà altresì integrato per mezzo di un DB di interscambio esterno a SAP Il sistema di letture DFID

utilizzato all’interno dei magazzini Harmont & Blaine.

SAP verrà connesso sempre per mezzo di interfacce ad alcuni sistemi dipartimentali attualmente

utilizzati quali il sistema di gestione paghe e stipendi, e il sistema di gestione tesoreria.

1.4.3. Aree applicative comprese nello scope

Di seguito vengono elencati i processi in scope nel progetto.

Ciclo Attivo

Ordini di vendita

Determinazione del prezzo

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Allocazione Merce

Consegna merci ai clienti

Gestione Resi e accrediti

Fatturazione

Controllo dinamico del fido clienti

Calcolo e liquidazione provvigioni

Web Channel

Reporting

Ciclo Passivo e Magazzino

Acquisti Materie Prime

Acquisto Commercializzato

Acquisto Conto lavoro

Acquisti no core

Movimentazione Magazzino

Inventari

Controllo fattura Logistico

Produzione

Pianificazione fabbisogni (MRP)

Controllo avanzamento produzione

Produzione a Façon

Pianificazione della capacità

Amministrazione e Finanza

Contabilità generale

Contabilità Clienti

Controllo del Credito

Contabilità Fornitori

Contabilità Cespiti

Banche

Cash Flow

Sistema informativo e reporting

Controllo Gestione

Contabilità Per Centri di Costo

Ordini interni

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Reporting P&L

Costo del prodotto

Valutazione magazzino

Analisi della Profittabilità

1.4.4. Interfacce comprese nello scope di progetto

Sono considerate nello scope di progetto una serie di interfacce da e per sistemi esterni a SAP. Di seguito le

interfacce censite che andranno realizzate.

Sorgente Destinazione Flusso

SAP Store 2 Anagrafiche prodotti

Listini

Avvisi di Consegna

Store 2 SAP Movimenti di magazzino (tutti)

Corrispettivi

Registrazioni COPA

Trasferimenti

Resi

Pagamenti, versamenti e spese

SAP DB CONFINE

(RFID/MOVIMODA)

Articoli

Richiesta movimentazione

Consegne (prelievi)

Assegnazione

DB CONFINE

(RFID/MOVIMO

DA)

SAP Riscontro merce in arrivo

Esecuzione Prelievo

Colli (da verificare)

Conferma movimentazione

PAGHE SAP Costi dipendenti (Upload File)

SAP Magento Anagrafiche Clienti

Articoli

Lisitni

Stock

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1.4.5. Output del sistema compresi nello scope di progetto

Nello scope del progetto sono previsti i seguenti output che potranno essere cartacei o pdf:

1. Registro Iva

2. Registri contabili

3. Bilancio aziendale

4. Conferma ordine di vendita

5. DDT

6. Fattura attiva

7. Nota credito/debito

8. Ordine di acquisto

Per ciascuno di questi output è previsto un singolo Layout. Qualora si rendessero necessari in fase

di realization layout diversi per lo stesso tipo di output saranno considerato come GAP.

Magento SAP Ordini di vendita

SAP Documentale Fatture Attive

Fatture Passive

Bolle di consegna

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2. Area Amministrazione e Finanza (FI)

2.1. STRUTTURE ORGANIZZATIVE

Introduzione

Le strutture organizzative di SAP-FI sono le seguenti:

Mandante

Piano dei conti

Piano di valutazione

Controlling area

Società

2.1.1. Mandante

Il Mandante raggruppa i dati che si è deciso siano condivisi da tutte le Società configurate in SAP.

Mandante

Piano dei conti Piano di

valutazione

Società

Controlling

Area

Area

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E’ una entità autonoma all’interno del sistema, con un proprio insieme di tabelle e proprie

anagrafiche; ha una valenza eminentemente tecnica e individua l’ambito applicativo all’interno del

quale si opera.

All’interno di un mandante possono coesistere uno o più piani dei conti, piani di valutazione,

società e Controlling Area.

2.1.2. Piano dei Conti

La rilevazione delle evidenze contabili a livello civilistico e gestionale è gestita mediante l’adozione

di un sistema unico integrato e quindi attraverso un piano dei conti unico, utilizzato sia dalla

contabilità generale (conti civilistico/fiscali) che da quella analitica (conti gestionali).

Il piano dei conti in SAP fa parte delle strutture organizzative e si posiziona gerarchicamente ad un

livello superiore rispetto alla società.

2.1.3. Piano di Valutazione

Il Piano di Valutazione (PdV), è un oggetto della struttura organizzativa della contabilità Cespiti ed

aggrega tutti i trattamenti contabili (civilistico, fiscali, gestionali) necessari alla gestione cespiti sulla

base delle normative vigenti a livello di paese: è quindi un'entità che si colloca ad un livello

gerarchico superiore alla società.

In HARMONT & BLAINE sarà previsto un unico Piano di Valutazione.

2.1.4. Controlling Area

La Controlling Area (C.A.) definisce l’ambito di riferimento della contabilità analitica.

La società è legata in maniera univoca alla Controlling Area. Una Controlling Area può essere

legata a più società.

In Harmont & Blaine sarà creata un’unica Controlling Area.

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2.1.5. Società

La Società è l’unità organizzativa dotata di propria autonomia contabile (entità avente rilevanza

giuridica).

La società è comune a tutti i moduli SAP, anche se è una configurazione tipica del Modulo FI.

In Harmont & Blaine sarà gestita un’unica società.

2.2. CONTABILITA’ GENERALE

2.2.1. Anagrafiche conti Co.Ge.

In Harmont & Blaine verrà gestito un unico Piano dei Conti, con codifica strutturata secondo la IV

direttiva Cee.

Il Piano dei Conti (PdC) in SAP è predisposto per essere multi-lingua e multi-società. Per ogni

conto sarà possibile aggiornare le descrizioni in più lingue e sarà possibile, in prospettiva, aprire gli

stessi conti in un’altra società nel caso si decidesse in futuro di gestirla in SAP. Le anagrafiche dei

conti CoGe infatti prevedono una vista generale comune, con i dati che saranno necessariamente

uguali per tutte le società (Descrizione conto, tipo conto economico o patrimoniale, ecc.) ed una

vista specifica per società, con i dati della gestione del conto in una specifica società (es.

funzionamento a partite aperte, se utilizzabile manualmente o automaticamente, ecc.).

SAP permette di gestire i conti Co.Ge. a saldo o a partite aperte. Il funzionamento a partite aperte

si rende utile ogni volta che il funzionamento di un conto riguarda le diverse fasi di un processo. Ad

es. il conto “Fatture da ricevere” viene movimentato in avere all’entrata merci ed in dare alla

registrazione della fattura. Con la gestione a partite aperte sarà possibile “pareggiare” il movimento

in avere con il movimento in dare in modo di avere immediata evidenza delle partite ancora

“aperte”.

Il PdC SAP di HARMONT & BLAINE sarà sviluppato a partire da un PdC base SAP strutturato

secondo la IV direttiva CEE. A tal proposito dovrà essere prodotto un file Excel con le

trascodifiche dei conti attuali e dei conti SAP che potranno essere 1:1, 1:n o n:1. Tale file sarà

utilizzato come base per la ripresa dei saldi/partite aperte CoGe.

Per i conti già esistenti nel PdC base e per la struttura di bilancio ad esso attribuita, saranno già

presenti le traduzioni nelle lingue principali. Per i conti da creare o modificare, dovranno essere

manutenute manualmente le traduzioni nelle lingue che si vuole gestire.

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Si precisa che, a livello organizzativo, una volta definita la struttura del PdC, le sue successive

modifiche potranno essere apportate solo da utenti autorizzati ed a valle di un percorso

autorizzativo definito.

Naturalmente, ai fini dell’adozione del nuovo sistema, dovranno essere preventivamente condivise

tra Harmont &

Blaine e ICMS le relazioni tra il vecchio ed il nuovo piano dei conti e le relative regole di dettaglio di

migrazione. In linea generale, la migrazione avverà per saldi sui conti patrimoniali (ad eccezione di

alcuni conti transitori che richiederanno le partite aperte), per partite aperte sui patrimoniali che

funzioneranno come sezionali (tipicamente clienti e fornitori) e per singolo cespite sui conti cespiti.

Con riferimento alla verifica del piano dei conti standard SAP, andranno comunque identificati ed

aggiunti i conti gestionali specifici (non presenti nel PDC SAP standard) che dovranno quindi

essere creati ad hoc, ad esempio quelli per categoria merceologica delle giacenze di magazzino.

Relativamente ai beni in leasing, è stato precisato che verranno trattati come canoni.

Vanno infine identificati i conti Mastro, ovvero i conti riepilogativi di sezionali: tipologie di conti

mastro sono A (cespiti), K (fornitori), D (clienti).

Le definizioni relative al piano dei conti (tipologie e utilizzo) vanno effettuate prima di utilizzare

operativamente i conti, in quanto alcuni elementi quali ad esempio la divisa conto, la gestione a

partite aperte, modificati dopo l’utilizzo del conto non consentono il recupero dei dati pregressi,

secondo le nuove regole sono dati non più modificabili una volta che il conto riporta un saldo.

Esiste sempre la possibilità di integrare il piano dei conti in fasi successive, con nuove anagrafiche.

Alcuni dei parametri inseriti in anagrafica sono:

Tipo conto: identifica il conto come economico o patrimoniale (in modo da guidare poi le operazioni

di chiusura e riapertura dell’esercizio).

Inoltre all’interno dei conti economici sarà prevista un’ulteriore classificazione tra conti Civilistici,

che si chiudono a risultato di esercizio civilistico e Gestionali che non influenzano il risultato di

esercizio civilistico.

2.2.2. Struttura di bilancio

Le strutture di bilancio sono strumenti che in SAP servono per riclassificare il piano dei conti.

Definito il piano dei conti, infatti, è possibile creare delle strutture di bilancio per esporre in modo

aggregato i saldi della contabilità generale.

Le strutture possono aggregare tutti i conti piuttosto che solo una parte del Piano dei Conti.

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Nel caso di creazione di un nuovo conto, andrà valutato se esso dovrà essere incluso in una delle

strutture di bilancio disponibili.

L’utente potrà creare nuove strutture di bilancio per esigenze specifiche, a partire dal piano dei

conti definirà la struttura per la riclassificazione dei conti e la creazione di un bilancio basato su

tale struttura:

Sarà fornita una struttura di bilancio IV direttiva CEE. Ulteriori strutture di bilancio potranno

essere create dagli utenti in autonomia.

2.2.3. Ledger secondario

Sarà attivato un ledger secondario per registrazioni contabili eseguite ai soli fini del bilancio

infrannuale (mensili, trimestrali, semestrali)ma anche, in futuro, anche ai fini di redazione del

bilancio secondo i principi IAS.

Il bilancio, così come le partite singole conti CoGe, potranno essere visualizzate nel ledger

secondario.

I ledger secondari non supportano i sezionali clienti/fornitori ma soltanto conti CoGe.

A tale riguardo, il sistema prevedera’ l’attivazione delle funzionalità del New General Ledger.

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2.2.4. Voci di costo.

Il numero di conti del Piano dei Conti in SAP risulterà semplificato grazie all’integrazione con la

contabilità analitica. I conti dovranno essere gestiti soltanto per natura, la classificazione per

destinazione sarà gestita attraverso le voci di costo collegate o, nel caso dei cespiti, dalle singole

matricole cespiti.

I conti di contabilità generale di tipo economico vengono aperti anche in CO (Controlling –

Controllo di gestione) come “voci di costo” in modo che le registrazioni di contabilità generale

aggiornino in tempo reale anche la contabilità analitica.

Le eventuali destinazioni di costo e ricavo sono veicolate attraverso attributi della scrittura

contabile (CdC, ordine interno, Centri di profitto, altri oggetti di controlling) assicurando quindi la

piena quadratura tra il mondo contabile e il controllo di gestione.

2.2.5. Conti civilistici e gestionali

Nel Piano dei Conti saranno gestiti anche conti con rilevanza solo interna, detti “gestionali”. SAP

utilizza in modo automatico questi tipi di conti in numerosi processi, (conti stock, di consumo,

ammortamenti gestionali ecc.) ma possono essere creati anche conti gestionali da utilizzare

manualmente.

2.2.6. Documenti contabili

Ad ogni registrazione contabile il sistema produce un documento identificato da un tipo (es: fattura

fornitore) e da un codice numerico esclusivo per anno contabile.

La stessa numerazione può essere associata a più documenti contabili: es fatture passive e note

di credito passive.

In SAP i documenti non sono cancellabili ma un documento può essere preacquisito (modificabile

ma con protocollo impegnato) o parcheggiato (modificabile ma con protocollo non impegnato). Per

le registrazione sono utilizzate le “chiavi contabili”, dei codici che, principalmente, identificano la

tipologia di conti movimentati ed il segno (dare o avere).

I tipi documento forniti rispecchieranno i processi implementati. Saranno forniti tipi documento

aggiuntivi secondo le esigenze.

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2.2.7. Periodi Contabili e Variante di Esercizio

L’esercizio contabile in SAP è diviso in “periodi” secondo la “variante dei periodi contabili”

utilizzata. Ai fini della redazione del bilancio, si rileva che l’anno fiscale in Harmont & Blaine

coincide con l’anno solare (gennaio – dicembre). Saranno utilizzati, oltre ai 12 periodi ordinari,

anche i cosiddetti periodi speciali (4 in tutto), che permettono di identificare in maniera separata le

scritture di assestamento e rettifica di bilancio effettuate a fine anno con la stessa data

registrazione (31.12) ma su un periodo specifico. In tal modo, sarà possibile produrre bilanci a tutto

il periodo 12, piuttosto che a tutto il periodo 13 e cosi’ via (mediante l’utilizzo di varianti diverse di

lancio del bilancio). Le registrazioni di chiusure contabili di fine anno verranno effettuate nel

periodo speciale 16.

2.2.8. Gestione divise

SAP prevede da standard la gestione delle divise estere.

Tutti i documenti contabili potranno essere registrati in divisa interna (Euro) o in divisa estera, in

questo secondo caso saranno registrati sia gli importi in Euro sia nella divisa del documento

contabile. Il cambio viene derivato automaticamente dalla tabella cambi di SAP ma è lasciata

all’utente la possibilità di inserire un cambio diverso.

Il sistema rileva un utile/perdita su cambi al momento del pareggio delle partite in divisa estera,

come differenza tra controvalore in Euro al momento della registrazione della fattura e controvalore

in Euro al momento del pagamento.

Il sistema rileva gli utili/perdite su cambi anche in sede di rivalutazione delle divise estere tramite

un report ad-hoc da eseguire al 31.12.

I conti di utile/perdite su cambi saranno differenziati a seconda che si tratti di utili/perdite realizzate

o presunte.

Le rivalutazioni da eseguire al 31.12 saranno rilevanti soltanto ai fini del bilancio per cui saranno

automaticamente stornate al 1.1 per annullarne gli effetti. Le rivalutazioni di conti CoGe (ad es. un

conto corrente bancario in valuta) avranno come contropartita patrimoniale in bilancio lo stesso

conto rivalutato, i conti mastro relativi a partite aperte clienti/fornitori avranno invece un conto di

contropartita diverso (es. “Rivalutazione deb. v/forn. In divisa estera”).

Normalmente la tabella cambi è gestita manualmente, sarà analizzata la possibilità di aggiornare in

modo automatico la tabella cambi. Ove ciò non fosse possibile Harmont & Blaine dovrà identificare

le risorse deputate alla sua manutenzione.

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I cambi negli incassi/pagamenti saranno gestiti da Doc Finance mentre i cambi in fattura saranno

gestiti da SAP attraverso la tabella cambi.

La rivalutazione dei debiti/crediti in divisa estera ai fini del bilancio sarà gestita da SAP.

2.2.9. Registri IVA

In Harmont & Blaine saranno gestiti i seguenti sezionali IVA:

Sezionali IVA Vendite:

Vendite (Italia, CEE ed extra CEE)

Note Credito

Note Debito

Corrispettivi

Autofatture

Reverse Charge Beni Intra

Reverse Charge Servizi Intra

Reverse Charge acquisti Italia

Sezionali IVA Acquisti:

Acquisti (Italia, estero)

Acquisti Beni Intra (Reverse Charge)

Acquisti Servizi Intra (Reverse Charge)

Acquisti Italia Reverse Charge (Reverse Charge)

Ogni sezionale IVA sarà legato ad una numerazione documenti specifica che rappresenterà il

numero protocollo IVA. I documenti reverse charge avranno un protocollo unico sia per l’IVA

acquisti che per l’IVA vendite.

Le operazioni reverse charge, a differenza di quanto accade con il sistema attuale, saranno

eseguite con un’operazione unica che avrà rilevanza sia contabile che IVA.

Saranno implementati i seguenti controlli:

Controllo progressività documenti per ogni sezionale IVA

Controlli specifici su codici IVA ammessi per ogni sezionale IVA

Controllo periodo IVA aperto per ogni sezionale IVA

Per i documenti reverse charge, sarà previsto un controllo che richiederà almeno un codice

IVA reverse charge nel documento per evitare buchi nei registri IVA e permettere al tempo

stesso l’utilizzo di codici IVA non reverse charge

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2.2.10. Tax Free

Attualmente le rilevazioni delle note debito ricevute con riferimento alle operazioni Tax-

Free avvengono in due passaggi separati:

Rilevazione ai soli fini della liquidazione IVA (e dei sezionali IVA) senza impatti contabili. La

scrittura è la seguente:

o costo per vendite (imponibile) in Dare

o IVA in Dare

Si tratta di una prima nota squadrata che non ha valenza contabile ma è rilevante ai soli fini

del registro iva e della liquidazione

Registrazione della prima nota contabile “IVA @ Fornitore”

In SAP sarà eseguita un’unica operazione con rilevanza sia IVA che contabile. Verrà eseguita la

registrazione “IVA @ Fornitore”. Sul conto IVA verrà richiesto di inserire il codice IVA di riferimento

e l’imponibile (che potrà anche essere calcolato automaticamente).

Rimane da definire se gestire l’operazione come IVA acquisti (come avviene attualmente) o come

rettifica dell’IVA vendite. In ogni caso il codice IVA sarà dedicato a queste operazioni. Sarà

prevista una validazione (controllo) per garantire le corrette imputazioni a livello di tipo documento

e codice iva.

2.2.11. Fatture con ritenuta d’acconto attiva derivanti da operazioni Tax-Free

Saranno gestite fatture attive con ritenuta d’acconto per le commissioni riconosciute per le

operazioni Tax-Free.

Contabilmente la registrazione sarà:

Cliente 110,5

Ricavo 100

IVA 22

RA

subita 11,5

Nella stampa della fattura ci sarà l’evidenza della ritenuta d’acconto subita:

Ricavo 100

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IVA 22

TOT fatt. 122

RA subita 11,5

Netto a

pagare 110,5

Tecnicamente sarà definito un apposito tipo condizione che calcola un aliquota del 23% sul 50%

dell’imponibile e non va ad incidere sul calcolo di netto e iva scrivendo su un apposito conto

Co.Ge.

2.2.12. Note di variazione IVA a clienti per operazioni Tax Free

E’ stata richiesta l’emissione di note di variazione IVA da emettere al cliente in seguito a

restituzione dell’IVA per la normativa TAX FREE.

La nota di variazione IVA sarà emessa da ciclo attivo, la registrazione contabile sarà:

Cliente 22

Transitorio

IVA 1000 Cod. IVA 22%

Transitorio

IVA 1000

Cod. IVA

esente

IVA vendite 22

2.2.13. Fatture omaggio ed autofatture

Saranno gestite da ciclo attivo le fatture omaggio con rivalsa IVA e senza rivalsa IVA. Nel caso di

fatture omaggio senza rivalsa IVA a clienti non abituali, verrà emessa una autofattura identica alle

fatture omaggio senza rivalsa IVA ma con cliente HARMONT & BLAINE.

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Nel dettaglio, si avranno i seguenti casi gestiti da ciclo attivo:

Fattura omaggio con rivalsa IVA (registro vendite):

Cliente 22

Ricavo

omaggi 100

IVA 22

Sconto

omaggi 100

Fattura omaggio senza rivalsa IVA (registro vendite):

Ricavo

omaggi 100

IVA 22

Sconto

omaggi 100

Sconto

omaggi 22

Autofattura per omaggi a clienti non abituali (Testimonial, registro autofatture):

Ricavo

omaggi 100

IVA 22

Sconto 100

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omaggi

Sconto

omaggi 22

In tutti i suddetti casi di autofattura, il conto di costo non sarà differenziato per importo maggiore o

minore di 50€. Se necessario il costo potrà essere girocontato manualmente.

Autofatture derivanti da acquisto servizi esteri:

1. L’acquisto estero verrà registrato da ciclo passivo con numerazione non rilevante IVA. 2. L’autofattura di vendita verrà registrata da ciclo attivo con stampa con numerazione del

registro delle autofatture. La registrazione sarà:

HARMONT

& BLAINE 122

Autofattura

100

IVA

22

3. Contestualmente sarà registrata la fattura acquisti relativa all’autofattura, con numerazione del registro acquisti:

HARMONT

& BLAINE 122

Autofattura 100

IVA 22

Il coinvolgimento del ciclo attivo rappresenta una modifica anche organizzativa all’attuale sistema

(gestito tutto all’interno del ciclo passivo)

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2.2.14. Reverse Charge

Le operazioni reverse charge, a differenza di quanto accade con il sistema attuale, saranno

eseguite con un’operazione unica che avrà rilevanza sia contabile che IVA.

Il protocollo sarà lo stesso, sia per l’IVA vendite che per l’IVA acquisti.

La registrazione sarà:

Fornitore 1000

Costo 1000

IVA acq 220

IVA vend

220

2.2.15. Gestione Bolle Doganali

Attualmente le bolle doganali vengono gestite nel modo seguente:

Al momento dell’entrata merci arriva contestualmente anche la fattura del fornitore estero

ma attualmente questi eventi non generano impatti contabili fino all’arrivo della bolla

doganale.

All’arrivo della bolla doganale, questa viene registrata in Euro, al cambio indicato nel

documento, utilizzando il fornitore merci che però viene maggiorato degli oneri doganali. Il

documento viene registrato in Euro, al cambio indicato nella bolla, quindi senza gestire la

divisa estera. La registrazione effettuata (rilenvate IVA) è la seguente:

Fornitore 1320

Costo 1000

Oneri

dog. 100

IVA 220

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Contestualmente viene fatto un giroconto che storna la parte di debito da non pagare al fornitore

estero (documento non rilevante IVA):

Fornitore 320

Oneri

dog. 320

Infine, all’arrivo della fattura dello spedizioniere, questa viene registrata nel modo seguente

(documento rilevante IVA):

Sped 320

Oneri dog 320

Viene proposto un flusso diverso, che permette di risolvere vari problemi del flusso precedente:

Al momento dell’entrata merci, questa verrà registrata in contabilità con impatti sia sui costi che sul

magazzino.

Ci saranno due registrazioni automatiche, una civilistica:

Costo 1000

Ft. Da ric. 1000

Ed una gestionale di valorizzazione/movimentazione dello stock:

Stock 1000

Controp. Stock 1000

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All’arrivo della fattura del fornitore estero, generalmente contestuale all’entrata merci, questa verrà

registrata contabilità richiamando la relativa entrata merci. La registrazione sarà eseguita in divisa

estera al cambio della registrazione, ovviamente questo cambio potrà differire da quello della bolla

che arriverà in un momento successivo:

Fornitore

1000

Ft. Da ric. 1000

All’arrivo della bolla doganale, questa viene registrata in Euro al cambio indicato nel documento

(documento rilevante IVA):

Forn. Dogana 1000

Dazi 100

IVA 23

Forn. Dogana 1123

E’ importante inserire manualmente il codice del fornitore estero a cui la bolla si riferisce, nel testo

testata del documento. Infatti le bolle doganali relative ad acquisti con paesi a fiscalità privilegiata

dovranno essere incluse nel report della black list. La gestione SAP Standard della black list

prevede l’inserimento manuale del codice fornitore nel testo testata del documento.

All’arrivo della fattura dello spedizioniere, questa viene registrata in contabilità:

Spedizioniere 135,2

Forn. Dogana 123

Spese sped. 10

IVA 2,2

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2.2.16. Black List

SAP gestisce da standard la produzione dei file strutturati per la dichiarazione Black List.

Attualmente la rilevanza di un fornitore per la black List è gestita a livello di singola anagrafica, in

SAP invece la rilevanza di un fornitore per la Black List è gestita a livello di paese. Sarà fornita una

tabella standard con tutti i paesi rilevanti per la Black List. I clienti/fornitori appartenenti a questi

paesi, verranno automaticamente considerati.

Il report produrrà un file strutturato secondo le specifiche dell’Agenzia delle Entrate.

Per gli acquisti con bolla doganale relativi ad operazioni con detti paesi, verrà selezionata la bolla

doganale attraverso il riferimento del fornitore inserito manualmente nel testo testata del

documento col prefisso “CUST”.

2.2.17. Spesometro

Verrà fornita la soluzione standard che prevede la creazione del file con selezione in base a codici

IVA, codici clienti/fornitori, tipi documento, ecc. SAP rilascia note di aggiornamento per recepire i

cambiamenti nella normativa.

2.2.18. Bilancio

Attraverso una apposita transazione sarà possibile visualizzare il bilancio IV direttiva CEE o il

bilancio con una qualsiasi altra struttura in forma scalare.

2.2.19. Libro giornale

Attraverso una apposita transazione sarà possibile visualizzare il libro giornale.

2.2.20. Registrazione Paghe

Verrà fornito un programma che registrerà le scritture di paga in modo automatico, importando un

file paghe proveniente da un sistema esterno.

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2.2.21. Cash Management

Verrà fornita una struttura base di Cash Management che prevede:

Stato attuale delle finanze: Cioè saldi della liquidità proveniente da fonti certe (conti correnti

bancari, cassa, ecc.).

Previsioni di liquidità: Cioè la liquidità derivante da debiti e crediti commerciali e da ordini di vendita

e di acquisto non ancora fatturati

Memo records: inserimenti manuali di entrate e uscite senza evidenza nel sistema (es. previsioni di

uscite per stipendi, fitti passivi ricorrenti, tasse periodiche, ecc).

I fornitori ed i clienti saranno classificati in “Gruppi Cash Management” in modo da averne

evidenza separata nel report del Cash Management standard. Ad oggi i dipendenti che

sostengono spese in trasferta vengono trattati come fornitori.

I gruppi Cash Management da gestire per i fornitori sono:

Materie Prime

Accessori

Prodotti Finiti

Fasonisti

Investimenti

I gruppi Cash Management da gestire per i clienti sono:

Italia

Estero

Potrà essere inserito un gruppo per fornitore. Se un fornitore appartiene a più gruppi, verrà scelto il

gruppo prevalente.

Altri gruppi potranno essere creati se richiesto.

I gruppi Cash Management saranno importati automaticamente in Docfinance insieme alle

anagrafiche dei clienti e dei fornitori.

Il report standard riporterà in colonna il periodo con estensione inseribile dall’utente (mensile,

settimanale ecc.) ed in riga il tipo di liquidità (banche, clienti, fornitori).

Il report parte da una situazione di riepilogo per macro-voci (Banche, clienti e fornitori) ed

attraverso il drill-down permette di scendere sempre più nel dettaglio, fino ad arrivare alla singola

partita, OdA, OdV.

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Harmont & Blaine segnala la necessità di supporto nella pianificazione/memo di eventi di spesa

che non scaturiscono in forma diretta dalla gestione. Si fa l’esempio relativo ai pagamenti di tasse,

IVA, ecc., specialmente nei casi in cui le relative notifiche non arrivino in modo tempestivo

(problema acuito dall’assenza di un attribuzione formale del presidio di tale attività a

risorse/funzioni specifiche). A tal proposito SAP permette la creazione di “memorecord” dedicati

che fungono da reminder.

2.2.22. Banche interne

Le banche interne identificano le agenzie bancarie (ABI-CAB) con le quali la società intrattiene

rapporti di conto corrente. In una banca interna possono essere codificati più conti correnti

bancari.

In SAP vengono gestite anagrafiche specifiche per le banche interne alle quali sono collegati i conti

CoGe relativi (conto banca ordinario e transitori vari).

I dati di indirizzo della banca interna (nome banca ed indirizzo) sono centralizzati a livello di chiave

banca (che, per le banche italiane, corrisponde alla concatenazione di ABI-CAB), in questo modo

se un appoggio bancario ha un ABI-CAB già censito nel sistema, i dati di indirizzo vengono ripresi

automaticamente.

Le banche interne in SAP sono necessarie per gestire flussi in entrata ed uscita con le banche (es.

disposizioni di pagamento, presentazioni RiBa, importazione di estratti conto ecc.). In Harmont &

Blaine tali flussi dovranno essere integrati con Docfinance, pertanto le banche interne di SAP

dovranno essere riprese in Docfinance e la loro codifica dovrà essere inserita in una tabella di

raccordo Docfinance-SAP.

2.2.23.Interfacce Docfinance

SAP e Docfinance dialogheranno attraverso interfacce in entrata ed uscita. Le interfacce previste

sono:

da SAP a Docfinance (schedulati 2 volte al giorno più on demand):

Anagrafiche clienti/fornitori/Piano dei conti

Scadenziario clienti e fornitori

Flusso Punti Vendita Store SAP DocFinance

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Da Docfinance a SAP:

flussi per registrazioni movimenti banche tramite batch-input: pagamenti, incassi, flussi RiBa,

finanziamenti, mutui.

File per aggiornamento agenzie bancarie

Prime note per rilevazione commissioni bancarie, interessi, ecc

Flusso RIBA

L’emissione delle RiBa sarà eseguito in SAP massivamente attraverso la transazione standard

F110 (su conti transitori).


Cliente Portafoglio RiBa @ Cliente

Nel partitario del cliente verrà visualizzata la partita cliente portafoglio RiBa e non apparirà più la

fattura (che sarà chiusa ma potrà comunque essere visualizzata se si sceglierà di vedere anche le

partite chiuse). Questi movimenti saranno importati in Docfinance per la presentazione.

La presentazione delle RiBa sarà eseguita in Docfinance e sarà registrata in SAP tramite

interfaccia. Al momento della presentazione verrà accreditato il conto transitorio banca c/riba

emesse ed in avere sarà movimentato un conto transitorio specifico per banca “Banca c/anticipi

RiBa Banca X” il cui saldo rappresenta l’esposizione per anticipi ricevuti sulle RiBa presentate.

La registrazione contabile sarà:

Banca c/riba emesse @ Banca c/ant RiBa Banca X

La maturazione delle RiBa sarà eseguita in Docfinance e sarà registrata in SAP tramite interfaccia:

alla scadenza verrà chiusa la partita Banca c/anticipi RiBa e verrà chiusa la partita del cliente.

La registrazione contabile sarà:

Banca c/ant RiBa Banca X @ Cliente Portafoglio RiBa

L’accredito in banca sarà eseguito in Docfinance e sarà registrato in SAP tramite interfaccia.


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Banca @ Banca c/riba emesse

Gli eventuali insoluti saranno rilevati in Docfinance e registrati in SAP tramite interfaccia. In SAP

sarà riaperto il cliente in Dare e movimentato in avere un conto Transitorio insoluti specifico per

banca.


Cliente @ transitorio Banca insoluti RiBa

Il transitorio banca insoluti sarà poi girocontato al conto banca ordinario da Docfinance:

transitorio Banca insoluti RiBa @ Banca

Gestione Divise

I partitari clienti e fornitori verranno riportati in Docfinance con le informazioni riguardanti le divise

estere.

Il cambio in fattura viene rilevato da SAP in base alla tabella cambi SAP generale o al cambio

specifico indicato dall’utente. Il pagamento invece viene effettuato al cambio di Docfinance (in

Docfinance non esiste una tabella cambi mantenibile dall’utente) che viene poi importato in SAP.

In base al differente controvalore in Euro tra fattura e pagamento verrà rilevato in SAP un utile o

una perdita su cambi.

La rivalutazione/svalutazione delle partite in divise estere ai fini del bilancio viene effettuata in

SAP, non ci sono effetti su Docfinance.

Banche interne

Non è prevista un’interfaccia per le banche interne. Le banche interne dovranno essere create in

SAP ed in Docfinance. In Docfinance saranno indicate le corrispondenze tra banche interne SAP e

Docfinance.

Voce finanziaria e Rating

In Docfinance, nelle anagrafiche clienti e fornitori, vengono gestiti due attributi:

Voce finanziaria: corrispondente al campo di anagrafica SAP Gruppo Cash Management

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Rating: con riferimento ai fornitori, indica la priorità per il pagamento, con riferimento ai clienti,

indica la solvibilità. Dovrà essere definito un campo dell’anagrafica in cui, convenzionalmente,

dovrà essere riportato il campo rating.

2.2.24.Gestione Ratei e Risconti

Attualmente la gestione automatica della competenza in Harmont & Blaine ha rilevanza solo

gestionale. Già in sede di registrazione della fattura viene indicato il periodo di competenza ed il

sistema registra nella contabilità analitica le rateizzazioni dei costi.

In SAP la gestione della competenza economica potrà essere fatta attraverso 3 strumenti:

Ordini di acquisto

Funzionalità SAP dell’“Accrual Engine”

Documenti ratei risconti manuali autostornanti

Questi 3 strumenti saranno tutti utilizzati in SAP, a seconda della tipologia di rateo/risconto

sarà scelto lo strumento più adatto.

In generale è stata definita la regola generale che saranno utilizzati i conti civilistici per la

registrazione dei ratei e risconti ai fini del bilancio infrannuale ed annuale, l’unica

eccezione saranno gli ammortamenti gestionali ed i ratei previsionali per i quali saranno

utilizzati conti gestionali.

Sarà previsto uno o più “settori contabili” che saranno inseriti nelle registrazioni al solo

scopo di essere utilizzati come filtri in bilancio. Ovviamente i settori contabili potranno

essere utilizzati come filtri in tutti i report contabili (libro giornale, mastrini ecc.).

In dettaglio è stato definito:

- Costi del personale: gli accantonamenti arriveranno da interfaccia con conti civilistici ma

con settore contabile specifico in modo da poterli escludere dal bilancio.

- Costi da ODA: il flusso standard che prevede i 2 step di entrata merci con rilevazione del

costo per competenza ed entrata fattura con data di registrazione della fattura, fanno sì

che la competenza dei costi sia rispettata automaticamente.

- Risconti: sarà utilizzato l'Accrual Engine su conti civilistici per i costi già sostenuti. Per i

costi/ricavi non sostenuti (ratei previsionali) sarà utilizzato un settore contabile specifico

per escluderli dal bilancio.

- Le registrazioni manuali di rettifica saranno eseguite con documenti autostornanti, cioè

delle prime note nelle quali viene inserita la data di storno. Anche in questo caso sarà

inserito un settore contabile per poter escludere dal bilancio queste registrazioni.

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- Ammortamenti: Saranno registrati gli ammortamenti gestionali mensili sui conti gestionali

e gli ammortamenti civilistici annuali sui conti civilistici secondo la gestione standard degli

ammortamenti in Sap.

2.2.25.Gestione competenza economica con OdA

Tutti i costi derivanti da acquisizione di servizi potranno seguire il flusso standard del ciclo passivo

che prevede la creazione preventiva di un OdA. Al momento dell’acquisizione del servizio, avviene

la rilevazione contabile del “costo @ ft. da ricevere”. Al momento della registrazione della fattura (o

della prima nota della rilevazione del debito in caso non ci sia una fattura, nel caso ad esempio di

fitti da pagare ai privati), il sistema registrerà “ft. da ricevere @ fornitore”. Questo flusso garantisce

naturalmente l’acquisizione dei costi per competenza economica.

In tutti i casi di fatture anticipate, in cui cioè la competenza del costo è successiva alla

registrazione della fattura, si propone di creare un tipo ordine d’acquisto che non prevede lo step

dell’acquisizione del servizio. In tal caso il costo sarà registrato insieme alla fattura e potrà

successivamente essere spalmato in base alla competenza mediante l’utilizzo della funzionalità

SAP di accrual engine descritta nel paragrafo 2.2.26.

I fitti passivi dei negozi hanno una parte minima fissa ed una variabile calcolata nel caso in cui i

ricavi del negozio superano una soglia predefinita (in questo caso quindi si paga un extra che si

aggiunge al minimo garantito). Questo vale generalmente per i negozi presso centri commerciali,

mentre i fitti da privati sono ad importi fissi e non vengono registrate fatture passive, ma solo

registrazioni contabili, inoltre Harmont & Blaine gestisce anche contratti di leasing indicizzati (legati

ad esempio al tasso di interesse Euribor). Dato che il valore dell’OdA non può variare in base a

parametri, si propone la gestione di ordini d’acquisto con importi forfettari in alternativa alla

registrazione diretta in contabilità.

Effetti su bilanci infra-annuali e bilanci al 31/12.

Questa gestione, utilizzando i conti civilistici, ha effetti immediati sia sui bilanci gestionali

infrannuali che civilistici di fine anno.

2.2.26.Gestione competenza economica con SAP “Accruals Engine”

Tutti i costi con competenza contabile da spalmare, saranno gestiti con la funzionalità standard

SAP dell’”Accrual Engine”.

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Rilevazione automatica dei risconti da documenti contabili:

La fattura sarà registrata in contabilità normalmente, senza indicazione della competenza.

Subito dopo la registrazione della fattura, l’utente eseguirà una funzionalità standard di rilevazione

automatica di oggetti ratei e risconti, in cui inserirà in selezione la fattura ed il conto da rateizzare

ed il periodo di rateizzazione. Sarà possibile eseguire la funzionalità per più fatture

contemporaneamente ma il periodo di rateizzazione, essendo inserito come un parametro di

selezione, sarà lo stesso per tutte le registrazioni. Il sistema creerà l’oggetto ratei/risconti, che avrà

lo stesso codice della fattura di riferimento ed eseguirà la registrazione di storno del costo e

rilevazione del risconto attivo:

Risconto attivo @ Costo.

Il sistema rileverà il conto di costo ed il centro di costo (o altro oggetto di contabilità analitica) dalla

registrazione originaria. Il conto di risconto invece sarà predefinito ed uguale per tutte le

registrazioni. Anche il tipo documento da utilizzare sarà predefinito ed uguale per tutte le

registrazioni.

Periodicamente (mensilmente, trimestralmente o annualmente) sarà eseguita massivamente la

registrazione della rateizzazione di tutti i risconti aperti. Le registrazioni saranno:

Costo @ Risconto attivo

I Ratei/risconti saranno mensili con calcolo basato sui giorni.


Questa gestione prevede l’utilizzo di conti civilistici. Il vantaggio è che queste registrazioni sono

immediatamente rilevanti nei bilanci infra-annuali ed annuali.

Un potenziale svantaggio è che, se si preferisce escludere le registrazioni periodiche di ratei e

risconti dal libro giornale e dai mastrini contabili, sebbene il tipo documento sarà specifico e quindi

tecnicamente queste registrazioni potrebbero essere facilmente escluse, di fatto non potranno

essere escluse perché il saldo dei mastrini per i ratei/risconti a cavallo d’anno non sarà 0.

Di seguito un esempio della gestione contabile di un risconto:

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Storno iniziale del costo:

Risconto 1200

Costo 1200

Periodo +1

Costo 100

Risconto 100

Periodo +2

Risconto 100

Costo 100

Costo 200

Risconto 200

Periodo +3

Risconto 200

Costo 200

Costo 300

Risconto 300

Periodo +4 (31/12/20XX)

Risconto 300

Costo 300

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Costo 400

Risconto 400

La soluzione sopra descritta è preferibile rispetto a quella che prevede invece le

registrazioni intermedie dei costi a risconti in modalità incrementale di mese in mese

infatti, stornando ad ogni periodo tutto il pregresso, la registrazione del risconto sarà

sempre al cambio recente.

Registrazioni di ratei previsionali in caso di costi non ancora rilevati

In caso di ratei, dato che non abbiamo ancora una registrazione contabile da rateizzare, l’oggetto

ratei/risconti va creato senza riferimento ad una registrazione contabile e senza registrazione

iniziale del costo (o del ricavo). La successiva registrazione della fattura andrà registrata

direttamente a rateo (in modo di azzerare il saldo) oppure a ricavo da girocontare poi a rateo.

Essendo creato manualmente, saranno inseriti manualmente i conti (che potranno essere sia

civilistici che gestionali), il tipo documento ed il centro di costo. Secondo la gestione scelta,

saranno utilizzati conti civilistici con settore contabile specifico in modo da poter essere esclusi dal

bilancio.


gli effetti saranno automatici sia per i bilanci infrannuali interni che civilistici; Basterà impostare il

filtro sul settore contabile per non avere effetti sul bilancio civilistico.

2.2.27.Gestione competenza economica con documenti manuali Ratei/Risconti

SAP prevede l’utilizzo di documenti “auto stornanti”, si tratta di prime note nelle quali viene

impostata la data di storno già in fase di acquisizione.

La gestione dei ratei/risconti con questo strumento è completamente manuale, nel senso che

l’utente dovrà inserire gli importi, i conti ecc. L’automatismo sarà unicamente lo storno al primo

giorno del periodo successivo.

Questo strumento sarà utilizzato per rettifiche manuali della competenza economica.

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Anche in questo caso, utilizzando conti civilistici con settore contabile specifico, gli effetti saranno

immediati sia sul bilancio civilistico annuale che sui bilanci gestionali infrannuali. Per escluderli dal

bilancio civilistico basterà inserire il filtro sul settore contabile.

2.2.28.Valorizzazioni di magazzino di fine anno ai fini del bilancio

Il valore degli stock di magazzino è aggiornato in tempo reale sui conti gestionali. Le rilevazioni

civilistiche dei magazzini però vanno eseguite manualmente riprendendo i valori dai conti stock

gestionali.

La valorizzazione degli stock sarà a costo standard per i prodotti finiti e a media mobile per le

materie prime ed i semilavorati.

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2.3. CONTABILITA’ CLIENTI

2.3.1. Anagrafica Clienti

Le informazioni dell’Anagrafica Clienti sono condivise dalle Aree Contabilità, che ne definisce le

caratteristiche di base, e dal modulo delle Vendite/Distribuzione (SD) di cui il cliente costituisce

un’anagrafica necessaria per la definizione del ciclo attivo.

La gestione del sezionale Clienti di SAP permette:

il trattamento dal punto di vista contabile delle procedure legate ai clienti (anagrafiche,

fatturazione attiva, trattamento IVA, incassi, gestione degli scadenzari, solleciti);

la gestione integrata per le situazioni di compensazione debiti/crediti in cui il cliente ricopra

anche il ruolo di fornitore.

La contabilità clienti è un sezionale del sistema di Contabilità Generale; i due ambienti sono

collegati attraverso i conti “mastro di riconciliazione” alimentati automaticamente in CO.GE. per

ogni imputazione effettuata su un conto del sezionale Clienti. Per ogni cliente, nella parte

“contabile” dei dati anagrafici, viene indicato il conto mastro a cui appartiene.

Nel sistema SAP le informazioni anagrafiche vengono distinte in tre principali aggregati, che sono:

Dati generali, a livello di mandante in cui si indicano i dati di base (codice,

descrizione/Ragione Sociale, indirizzo, Partita Iva, Codice fiscale, banca di appoggio, ...)

Dati contabilità, a livello di Società in cui si indicano i riferimenti per le registrazioni

contabili (“mastro di riconciliazione”), per le procedure automatiche (“condizioni di

pagamento”, “metodi di pagamento”, …), dati per la strutturazione del partitario clienti

(“chiave di classificazione”), dati per la corrispondenza e specifiche per le procedure di

sollecito.etc.

Dati vendite, a livello di organizzazione vendite in cui vengono inserite le informazioni per

la gestione logistica del cliente.

Il primo livello è essenziale per entrambi i moduli FI ed SD, il secondo livello è essenziale per il

funzionamento del modulo FI, il terzo è relativo al modulo SD.

I dati generali sono definiti a livello di mandante e quindi saranno comuni per le società e per le

aree vendite presenti; il codice dell’anagrafica sarà quindi unico per le due società ma i dati

contabili e dell’area vendite potrebbero essere diversi.

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Presupposto per la creazione delle anagrafiche clienti è la definizione del gruppo conti, strumento

attraverso il quale si definiscono i seguenti elementi:

la natura del cliente;

l’intervallo numerico;

se l'assegnazione del numero deve avvenire internamente ad opera del sistema od

esternamente da parte dell'utente;

quali campi devono essere alimentati o compilati durante la creazione e la modifica di

record anagrafici (stato campo); in particolare quali campi sono obbligatori, facoltativi, in

sola visualizzazione o nascosti.

In Harmont & Blaine saranno gestiti 4 gruppi conti clienti:

Clienti Italia: con numerazione che iniza con 1

Clienti CEE: con numerazione che inizia con 2

Clienti Extra CEE: con numerazione che inizia con 3

Clienti Italia persone fisiche: con numerazione che inizia per 19 e P.IVA facoltativa e cod.

fiscale obbligatorio.

Potranno essere aggiunti altri gruppi conti se ne dovesse sorgere l’esigenza.

Al momento sarà gestita in SAP soltanto la società principale, saranno gestite però le “società

partner” come attributi dei clienti/fornitori appartenenti al gruppo, in modo da avere immediata

evidenza dei costi/ricavi intragruppo.

Le anagrafiche clienti in SAP non avranno la stessa codifica dell’attuale sistema ma saranno

identificabili tramite il “numero conto precedente” riportato in anagrafica.

Le movimentazioni contabili in SAP sono effettuate a livello di contabilità sezionale utilizzando il

Codice anagrafico; mediante il Conto di Riconciliazione (mastro) impostato in anagrafica queste

vengono riportate in Contabilità generale, quale evidenziazione della totalità dei crediti a livello di

bilancio.

Il conto mastro di contabilità generale associato alle anagrafiche clienti sarà di 3 tipi:

Clienti Italia

Clienti Cee

Clienti Extra Cee

Durante la registrazione contabile diretta dal modulo FI (registrazione non legata a documenti

di vendita) sarà possibile movimentare dei conti mastro diversi da quelli presenti in anagrafica

inserendo un codice (in SAP si chiama “codice Co.Ge. speciale”) legato al mastro alternativo

(Mastri Speciali ).

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Sarà definito un campo “Rating” da importare in Docfinance che classifica la solvibilità del cliente.

2.3.2. Gestione RiBa

La situazione “As Is” prevede la gestione delle RiBa attive allo sconto, con emissione di una RiBa

per ogni fattura.

La gestione “To Be” prevederà un flusso RiBa attive allo sconto con emissione di RiBa su singola

fattura.

Il processo adottato sarà quello standard SAP ma i vari step saranno controllati da DocFinance

tramite interfacce specifiche. Il flusso contabile rispecchia quello utilizzato attualmente con la

differenza che in SAP il conto Portafogli RiBa sarà un sezionale clienti (e non un conto coge

normale come avviene attualmente) e quindi ci sarà sempre evidenza nei partitari.

Il flusso contabile è dettagliato nel paragrafo delle interfacce Docfinance.

2.3.3. Gestione Contabile Punti Vendita

Tramite interfaccia Store, viene generata una registrazione per punto vendita ogni giorno.

La registrazione iniziale è una prima nota non rilevante IVA:

Tr.

Versamenti 500

Tr. POS 500

Negozio 1000

Successivamente viene fatta la registrazione rilevante IVA che va nel registro dei corrispettivi:

Negozio 1000

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Corrispettivi 800

IVA 200

I conti transitori POS sono specifici per banca. I negozi saranno gestiti come cliente o come conto

CoGe ma saranno specifici per negozio. Per ogni conto banca ci sono 4 tipologie di conti:

Ordinario

Transitorio incassi

Transitorio pagamenti

Transitorio POS

Il flusso quindi si articola nel seguente modo:

Store invia il flusso (movimenti di versato e POS) alla Co.Ge. producendo le varie scritture contabili

quali ad es:

cassa @ corrispettivi

banca trans versamenti @ corrispettivi

A questo punto in Co.Ge. viene effettuato automaticamente il giroconto del tipo

Corrispettivi @ ricavi

@ iva

Poi Co.Ge. invia a DocFinance un file .txt che contiene i movimenti dei conti banca transitori.

Successivamente DocFinance invia a Co.Ge. il flusso dei movimenti banca ordinari.

2.3.4. Gestione Anticipi da ciclo attivo

Gli anticipi attivi saranno gestiti da ciclo attivo.

In caso di fattura di anticipo la registrazione sarà:

Cliente 122

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anticipo 100

IVA 22

La fattura successiva con assorbimento dell’anticipo sarà:

Cliente 122

ricavo 100

IVA 22

Sarà poi emessa una nota credito per l’anticipo:

Cliente 122

anticipo 100

IVA 22

2.3.5. Gestione Solleciti Clienti

La gestione solleciti in SAP viene gestita attraverso l’attribuzione di una “procedura di sollecito” in

anagrafica cliente.

La procedura di sollecito definisce il numero di livelli di sollecito previsti ed i giorni di ritardo

necessari per far scattare ogni livello di sollecito. Ad ogni livello di sollecito è legata la produzione

di un modulo di stampa con testi differenziati in base al livello di sollecito raggiunto.

Le eventuali partite da non sollecitare, perché ad esempio per accordi col cliente oppure in caso di

spedizioni tardive gli articoli vengono concessi in conto vendite, devono essere bloccate

preventivamente per non essere selezionate dalla procedura.

E’ stata richiesta la selezione delle fatture da sollecitare in base all’agente. In tal caso è necessario

che l’agente sia riportato nella partita del cliente in un campo da definire. Tale campo sarà

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visualizzabile anche nei partitari del cliente e potrà essere utilizzato come filtro o criterio di

ordinamento delle partite.

Sarà quindi previsto un campo in anagrafica cliente in cui inserire l’agente valido ai soli fini statistici

(cioè di selezione dei clienti) dato che l’agente sarà comunque mappato come figura “ruolo

partner” utilizzato appositamente per il calcolo provvigioni.

Quindi, a fronte del requisito indicato da HB che prevede di inviare in un primo momento i solleciti

direttamente all’agente competente per zona, il flusso SAP sarebbe il seguente:

A livello di anagrafica cliente viene inserito il codice agente in un apposito campo.

Nel flusso dall’ordine di vendita alla fattura verrà riportato sempre il dato relativo all’agente

competente.

La procedura solleciti sarà eseguita in un primo momento per codice agente.

Il report prodotto dalla procedura solleciti verrà inviato all’agente.

Se non si ricevono aggiornamenti dall’agente, HB procederà ad inviare i solleciti

direttamente ai clienti.

E’ stata richiesta la possibilità di invio automatico dei solleciti via mail, la possibilità di invio deve

essere discrezionale.

2.3.6. Gestione titoli a garanzia

La gestione “As Is” non permette di avere la situazione reale del cliente in quanto la registrazione

del titolo chiude la partita togliendone l’evidenza nell’aging.

Inoltre, eseguendo una registrazione contabile effettiva, ci sono effetti contabili in bilancio e nel

giornale.

Ancora, in caso di rimessa anticipata, la scadenza è immediata per cui non si ha evidenza della

reale scadenza del credito.

La soluzione “To Be” proposta prevede la “preacquisizione del titolo” con una procedura guidata in

cui l’utente seleziona le partite del cliente da attribuire al titolo, indica per ognuna l’importo a

copertura (il sistema proporrà l’intero importo della partita ma l’utente potrà inserire un importo

inferiore) ed inserisce l’importo totale ed i riferimenti del titolo (numero, banca, note).

Il documento preacquisito avrà in dare il conto cassa assegni per l’importo dell’assegno, con i

riferimenti del cliente ed il numero dell’assegno. In avere le partite cliente, una per ogni fattura a

cui l’assegno è attribuito.

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Cassa assegni 1000

Cliente (Ft. 1) 500

Cliente (Ft. 2) 500

I titoli preacquisiti non andranno in bilancio e non alimenteranno i mastrini ma sarà comunque

possibile visualizzarli nel partitario clienti inserendo un parametro specifico in selezione.

Un job automatico provvederà a registrare e pareggiare i titoli giunti alla data di maturazione con

cadenza giornaliera, pertanto le fatture attive precedentemente registrate verranno chiuse con il

passaggio del documento preacquisito in contabilità

Gli OdV con modalità di pagamento “Rimessa anticipata” dovranno avere le scadenze dei titoli a

garanzia in modo da avere a sistema le scadenze reali (attualmente non ci sono informazioni sulle

scadenze).

Per i titoli da emettere alla creazione dell’OdV, per cui quindi non esistono ancora fatture da

attribuire, sarà prevista una procedura analoga in cui però attribuire il numero dell’OdV relativo al

titolo.

Il documento preacquisito sarà:

Cassa assegni 1000

Cliente (Ord. 1) 1000

L’utente avrà a disposizione una funzione specifica che visualizzerà la lista dei titoli attribuiti ad

OdV fatturati.

Se un OdV viene totalmente o parzialmente fatturato, l’assegno attribuito all’OdV potrà essere

riattribuito parzialmente o totalmente alle fatture tramite un automatismo che cancellerà il

preacquisito precedente e lo riemetterà con l’attribuzione alla fattura o alle fatture emesse più

l’attribuzione residuale all’OdV.

Cassa assegni 1000

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Cliente (Ft.1) 300

Cliente (Ft.2) 300

Cliente (Ord. 1) 400

Nel caso in cui ci siano più fatture parziali, la procedura prevederà uno smontamento graduale del

documento preacquisito originale in modo da tenere traccia dell’importo originale e dei movimenti

successivi.

Esempio. ODV da 3.000 coperto da assegno di 3.000:

Si registra un documento preacquisito del tipo cassa @ cliente 3.000

Vengono poi successivamente registrate due fatture ognuna da 500:

A. Creazione 2 documenti contabili ognuno del tipo cred v/cl @ ricavi per 500

B. Storno totale del documento preacquisito da 3.000

C. Registrazione in contabilità dell’incasso parziale assegno del cliente con due scritture del

tipo cassa @ cliente fatt 1 (fatt 2) per 500

D. Registrazione di un nuovo preacquisito per l’importo di 2.000

E. Registrazione successive delle fatture fino ad esaurimento ODV

F. Ripetizione degli step precedenti B, C e D fino a smontamento completo dell’importo

originario di 3.000

E’ stato richiesto di automatizzare gli step B, C e D

La gestione illustrata costituisce una personalizzazione che rappresenta un Gap. Sarebbe

possibile una gestione “in scope” seguendo il medesimo processo con l’utilizzo dei preacquisiti ma

gestiti in modo manuale.

Relativamente a questo flusso gli OdV con modalità di pagamento di “rimessa anticipata” dovranno

nascere con blocco alla consegna che potrà essere rimosso soltanto dagli utenti abilitati, all’arrivo

del titolo.

Gli OdV di questo tipo dovranno prevedere, nella stesso modulo di stampa dell’OdV (se fosse

richiesto un altro modulo di stampa costituirebbe un Gap), un testo in cui si richiede il titolo a

garanzia “come da ordine” quindi senza specificazione dell’importo.

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2.3.7. Clienti occasionali

Sarà previsto l’utilizzo di “Clienti occasionali”, cioè un codice cliente unico con dati anagrafici da

aggiungere di volta in volta in modo da non sporcare le anagrafiche con clienti con i quali non si

intrattengono rapporti continuativi.

2.3.8. Gestione contabile Buoni negozi

In Harmont & Blaine esistono le seguenti tipologie di buoni:

Buoni emessi dal centro

Buoni emessi da Harmont & Blaine che a loro volta si suddividono in

o Buoni regalo

o Buoni per resi

Rimborso senza emissione di buono

La gestione ipotizzata nei paragrafi sarà vincolata alla fattibilità tecnica derivante dai flussi dei

negozi.

2.3.8.1. Gestione buoni emessi dal Centro

I buoni emessi dal centro non vengono rilevati dal flusso dei corrispettivi ma dal flusso delle

modalità di pagamento solo al momento dell’utilizzo del buono.

Al momento dell’utilizzo del buono, l’importo viene registrato nel flusso delle modalità di

pagamento movimentando un conto “Crediti v/altri”:

Cassa 90

Cred. v/altri 10

Negozio 100

Poi l’amministrazione di Harmont & Blaine emette la fattura al centro commerciale chiudendo il

conto Cred. v/altri con IVA esente:

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Cliente Centro 10

Cred. v/altri 10

2.3.9. Gestione buoni emessi da HARMONT & BLAINE

Harmont & Blaine emette due tipi di buoni: buoni regalo e buoni per reso.

Gestione buoni regalo

I buoni regalo attualmente non hanno evidenza contabile. Al momento dell’emissione il buono non

viene rilevato. Ad es. in caso di corrispettivi 100 di cui buoni 10, la rilevazione attuale è:

Negozio 122

Corrisp. 100

IVA 22

La gestione proposta in caso di rilevazione contabile dei buoni emessi è:

Negozio 122

Corrisp. 90

Deb. Buoni 10

IVA 22

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Al momento dell’utilizzo del buono, attualmente viene rilevato il solo importo incassato. Ad

esempio, in caso di corrispettivi totali 15 di cui 10 incassati con buono, la rilevazione contabile

attuale è:

Negozio 5

Corrisp. 5

La gestione proposta invece è:

Negozio 5

Corrisp. 15

Deb. Buoni 10

L’ostacolo principale della gestione dei debiti per buoni è la mancanza di una data di scadenza,

per cui i buoni non utilizzati rimarrebbero aperti in contabilità e non potrebbero mai essere chiusi a

sopravvenienza per cui la gestione proposta sarebbe ipotizzabile soltanto nel caso che il buono

prevedesse una data di scadenza.

Gestione buoni per resi

In questo caso la gestione è simile a quella dei buoni regalo. A sinistra le rilevazioni contabili AS

IS, a destra la gestione TO BE proposta:

Vendita AS IS

Vendita TO

BE

Negozio 10

Negozio 10

Corrispettivi 10

Corrispettivi 10

Reso AS IS

Reso To Be

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nessuna rilevazione

Corrispettivi 10

Deb. Buoni 10

Utilizzo Buono AS IS (vendita per

12)

Utilizzo Buono To Be

Negozio 2

Negozio 2

Corrispettivi 2

Corrispettivi 12

Deb. Buoni 10

Reso con rimborso (senza emissione buono)

In caso di reso con rimborso in contanti, non è previsto un flusso. Attualmente le rilevazioni

automatiche vengono corrette manualmente prima della registrazione. In caso ad esempio di un

rimborso di 10 su un totale di corrispettivi di 100, le rilevazioni contabili senza correzione sono:

Negozio 100

Corrispettivi 100

Cassa 100

Negozio 100

Invece la rilevazione dovrebbe tener conto dei rimborsi in contanti:

Negozio 90

Corrispettivi 90

Cassa 90

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Negozio 90

2.4. CONTABILITA’ FORNITORI

2.4.1. Anagrafica fornitori

Le anagrafiche fornitori in SAP, specularmente a quanto accade per i clienti, hanno tre viste

indipendenti:

Parte generale: unica per fornitore, che contiene i dati anagrafici del fornitore (ragione

sociale, P.IVA ecc.)

Parte societaria: una per società, contiene i dati relativi alla gestione del fornitore nella

società (condiz. di pagamento, conto CoGe mastro, ecc.)

Parte acquisti: una per ogni organizzazione acquisti, contiene i dati relativi alla gestione del

fornitore nell’organizzazione acquisti (divisa dell’OdA, Cond. di pagamento nell’OdA, ecc.).

Attualmente i due Uffici Acquisti, quando hanno necessità di codificare un nuovo fornitore,

compilano una scheda fornitore contenente i dati di base ed i contatti, e la spediscono all’Ufficio

Amministrazione che si occupa della codifica nell’attuale sistema. Dato che SAP può prevedere

una gestione separata delle varie viste che compongono le anagrafiche fornitori, sarà necessario

definire quale ufficio creerà per primo l’anagrafica nei vari casi e se anche i dati acquisti dovranno

essere gestiti dall’Amministrazione (che attualmente gestisce l’intera anagrafica fornitore) o dagli

Uffici Acquisti.

È stato illustrato il fatto che i fornitori a cui viene spedita la merce da magazzino dovranno essere

creati in SAP anche come clienti, non solamente (come nell’attuale sistema) quando è necessario

emettere a quelle ragioni sociali delle fatture/note di debito attive (es.resi), ma anche quando c’è

una semplice emissione di una DDT (reso a fornitore, invio componenti a faconista, conto visione,

etc.). Per queste ultime tipologie di clienti sarà opportuno creare un gruppo conti clienti ad hoc

“Destinatari merci” con le informazioni strettamente indispensabili lato Spedizione, in modo da

alleggerire la procedura di creazione, in quanto molti fornitori rientrano in questa categoria

(faconisti, conto visione, etc.).

Sarà definito un campo di anagrafica per classificare il livello di “Rating” del fornitore. Questo

campo sarà importato in Docfinance e indicherà il livello di priorità dei pagamenti al fornitore.

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2.4.2. Gruppi conti fornitori

La classificazione principale in SAP delle tipologie di fornitore è data dal “gruppo conti”, che

definisce la codifica delle anagrafiche e i dati anagrafici necessari (es. P.IVA obbligatoria per

fornitori Italia e facoltativa per fornitori extra UE).

I range di numerazione ed i tipi fornitori attuali sono i seguenti:

100000-199999 Fornitori esteri (sia UE che extra-UE)

000000-099999 Fornitori Italia

In SAP saranno invece gestiti i seguenti gruppi conti, ognuno con una numerazione separata ai fini

di agevolare la reportistica:

Fornitori Italia (con partita IVA obbligatoria)

Fornitori Italia senza P.IVA (es. Pubbliche amministrazioni e persone fisiche)

Fornitori UE (con partita IVA comunitaria obbligatoria)

Fornitori Extra-UE

Professionisti (con dati ritenuta d’acconto)

Agenti (con dati ritenuta d’acconto)

Ruoli partner/destinatari merci

Fornitori interni (intra-gruppo e centri di distribuzione)

I codici dei fornitori in SAP non saranno pertanto uguali a quelli attuali ma in anagrafica, nei dati

societari, verrà riportato il codice precedente. Il fornitore sarà ricercabile anche tramite codice

precedente.

Verrà attivato il controllo standard sulla duplicazione delle anagrafiche fornitori in base al campo

“Partita IVA CEE”.

2.4.3. Categorie fornitori

E’ stata manifestata l’esigenza di classificare i fornitori in categorie ai soli fini statistici. Nell’attuale

sistema infatti, il campo “Categoria fornitore” rappresenta la principale categoria merceologica

approvvigionata da quel fornitore (materie prime M, accessori A, prodotti finiti P, pubblicitari Z,

terzisti F, etc.), a solo scopo di reportistica. Le categorie da prevedere sono:

Materie prime

Accessori

Prodotti finiti

Fasonisti

Investimenti (quest’ultima necessaria per il calcolo dell’indice di ritardo pagamenti, questi

infatti devono essere esclusi dall’indice).

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Un fornitore potrà essere attribuito ad una sola categoria, se un fornitore appartiene a più

categorie, si dovrà scegliere la principale.

Questa informazione sarà gestita in un campo statistico nei dati societari.

2.4.4. Funzioni partner

Le funzioni partner sono attualmente gestite (solo i destinatari merce laddove con indirizzo diverso

da quello del fornitore principale) creando un’anagrafica fornitore distinta con codice D + codice

fornitore di riferimento. Il link è automaticamente gestito dall’attuale sistema, ed è possibile quindi

associare un solo destinatario merci ad un certo fornitore.

In SAP sarà usata per questo scopo la funzione partner “Indirizzo Ordine d’acquisto”, ma è stato

illustrato che il link dovrà essere inserito esplicitamente nei dati acquisti del fornitore principale.

Sarà inoltre in questo modo possibile avere più indirizzi ordine per lo stesso fornitore.

Non sono attualmente utilizzate altre funzioni partner (destinatario fattura, payer

divergente, etc.), ma saranno comunque previste per eventuali usi futuri.

2.4.5. Gestione DURC

Per alcuni fornitori italiani (manutenzioni e faconisti, categoria fornitore D o F), sono presenti

nell’attuale anagrafica fornitore i campi “Data di rilascio del DURC” (certificato emesso dall’INPS

per corretto pagamento dei contributi ai dipendenti), “Data richiesta a INPS” e “Data ns.richiesta al

fornitore” (questi ultimi due campi sono a solo scopo informativo, non sono vincolanti per i blocchi).

Tramite queste date è possibile interrogare quali fornitori sono o meno in regola in quel momento

con il DURC, e bloccarli al pagamento laddove non fossero in regola con il DURC.

Il campo “Data richiesta” dovrà essere obbligatorio in SAP in creazione anagrafica per le categorie

fornitore indicate (attualmente in caso di DURC mancante viene inserita una data fittizia

01.01.2000). Il DURC ha sempre una validità di 120 gg dalla data di rilascio, quindi la data di

scadenza può essere calcolata automaticamente a partire dalla data di rilascio.

La richiesta di Harmont & Blaine è che il sistema deve dare un alert dei fornitori con DURC in

scadenza (10gg prima della scadenza). Per i fornitori con DURC scaduto deve essere bloccata la

creazione degli ODA ed il pagamento delle fatture. In caso di adeguamento del DURC devono

essere sbloccate automaticamente le fatture precedentemente bloccate.

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SAP standard non prevede una gestione dei dati relativi al DURC, pertanto questa casistica si

configura come un Gap.

Da un punto di vista organizzativo, bisogna inoltre analizzare i seguenti punti:

Individuare le persone preposte alla richiesta del Durc;

Individuare le categorie fornitori per il quale deve essere richiesto il Durc;

individuare le persone preposte al monitoraggio della scadenza Durc (attualmente viene

effettuato dall’ufficio ciclo passivo attraverso un foglio Excel dove vengono evidenziate le

scadenze dei durc e di conseguenza viene sollecitato il fornitore attraverso mail per

ricevere durc aggiornato ).

2.4.6. Condizioni di pagamento e modalità di pagamento

Saranno riprodotte in SAP le condizioni di pagamento attualmente utilizzate. SAP gestisce

condizioni di pagamento in soluzione unica o rateali. E’ possibile attribuire alla condizione una

percentuale di sconto finanziario in caso di pagamento anticipato.

Mentre le condizioni di pagamento influiscono sulle scadenze delle partite (ad es. 90gg DF FM), le

modalità di pagamento riguardano la modalità con la quale le partite vengono pagate/incassate (ad

es. Bonifico).

Le condizioni di pagamento possono contenere la modalità di pagamento (ad esempio la

condizione “Bonifico 90gg DF può essere attribuito alla modalità di pag. “B” Bonifico”).

La modalità di pagamento, oltre a gestire il modo in cui la partita viene pagata (sia in SAP che in

Docfinance), può essere utilizzata per scopi reportistici, ad es. per filtrare o totalizzare le partite

aperte. A tal fine si consiglia di includere la modalità di pagamento nella condizione di pagamento

in modo che essa venga riportata specificamente nella partita e possa essere utilizzata come filtro.

Se invece la modalità è riportata solo in anagrafica cliente/fornitore, la partita non riporta

l’indicazione di una modalità di pagamento e quindi questa non potrà essere utilizzata come filtro

anche se il funzionamento non cambia in quanto per il trattamento della partita basta l’indicazione

in anagrafica cliente/fornitore.

2.4.7. Conti di riconciliazione Fornitori

Le movimentazioni contabili in SAP sono effettuate a livello di contabilità sezionale utilizzando il

Codice anagrafico; mediante il Conto di Riconciliazione (mastro) impostato in anagrafica queste

vengono riportate in Contabilità generale, quale evidenziazione della totalità dei debiti a livello di

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bilancio. In anagrafica fornitore sarà presente il solo mastro ordinario di riconciliazione ad esempio

“debiti verso fornitori”.

Durante la registrazione contabile sarà possibile movimentare dei conti mastro diverso da quello

presente in anagrafica inserendo un codice (in SAP si chiama “codice Co.Ge. speciale”) legato al

mastro alternativo (Mastri Speciali ).

I mastri speciali permettono di collegare l’anagrafica a più mastri in modo da vedere nello stesso

partitario fornitori tutte le partite fornitore anche se riferite a più mastri.

I mastri speciali consentono di gestire nominativamente eventi quali anticipi, effetti, ecc…

2.4.8. Gestione Ritenute d’acconto

I codici di ritenuta d’acconto vanno inseriti in anagrafica fornitore. Il sistema calcola

automaticamente le ritenute d’acconto se i relativi codici sono inseriti in anagrafica. Saranno

gestite le seguenti tipologie di ritenuta d’acconto:

Codici 1040 (lavoro autonomo)

Codici 1038 (provvigioni)

ENASARCO (Cassa degli agenti, sarà gestita dal modulo delle provvigioni)

Sarà previsto inoltre un codice di ritenuta d’acconto a soggetti non residenti con ritenuta applicata

del 30%.

Gestione operativa

Al momento della registrazione della fattura, se il fornitore è soggetto a ritenuta d’acconto, appare

una finestra in cui viene visualizzato il codice di ritenuta d’acconto e due campi vuoti di imponibile

ritenuta e di importo ritenuta. Se questi campi vengono lasciati vuoti, il sistema considera

l’imponibile fattura (al netto di IVA) come imponibile ritenuta e l’importo della ritenuta sarà calcolato

applicando l’aliquota della ritenuta all’imponibile.

Nella registrazione contabile della fattura non c’è evidenza della ritenuta, nel partitario verrà

visualizzato il totale della partita (non il netto a pagare). L’evidenza contabile della ritenuta ci sarà

al momento del pagamento, l’importo del pagamento sarà detratto dal movimento banca e la

differenza sarà registrata sul conto di debito v/erario:

Forn 1000

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Banca

800

Deb. v/erario

200

Dopo il pagamento, nel report delle certificazioni delle ritenute a fornitore viene evidenziata la

ritenuta.

Le informazioni della ritenuta d’acconto vengono importate da Docfinance che detrae

automaticamente dal pagamento l’importo previsto da SAP.

Non è possibile da standard visualizzare il netto da pagare e l’importo della ritenuta dal partitario.

Se necessario dovrà essere sviluppata una personalizzazione. Ai fini dello scadenziario le partite

quindi vengono indicate comprensive della ritenuta d’acconto.

Pagamenti anticipati

I pagamenti anticipati ai percipienti, verranno eseguiti attraverso una “registrazione promemoria”

che rappresenta una registrazione tronca con una sola posizione avere del totale partita, in questa

l’utente dovrà inserire l’imponibile della ritenuta. A tal proposito in SAP sarà presente unicamente

un campo di imponibile ritenuta da indicare in caso di presenza di somme non soggette, se questo

campo viene lasciato vuoto, l’imponibile ritenuta corrisponderà all’imponibile fattura.

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Per chiarire la gestione operativa, viene riportata di seguito la schermata dei dati di ritenuta

d’acconto che si apre automaticamente in caso di acquisizione di una partita di un fornitore

soggetto a ritenuta. L’utente può modificare unicamente l’imponibile ritenuta (e l’importo della

ritenuta, ma quest’ultimo è consigliabile lasciarlo calcolare al sistema). Se si lasciano questi campi

vuoti, la ritenuta verrà calcolata sull’imponibile fattura per cui se sono presenti somme non

soggette, dovrà essere indicato l’imponibile sul quale eseguire il calcolo. Il netto a pagare e

l’importo della ritenuta non vengono visualizzati in questa fase, è possibile visualizzarli soltanto

simulando un pagamento dopo la registrazione. Prima del pagamento i dati di ritenuta d’acconto

sono modificabili.

La registrazione promemoria non va in contabilità ma viene visualizzata nel partitario del fornitore

se richiesto. Al momento del pagamento viene eseguita una registrazione contabile con rilevazione

della ritenuta d’acconto:

Forn 1000

Banca

800

Deb. v/erario

200

La successiva fattura andrà registrata normalmente, inserendo nuovamente l’imponibile ritenuta,

ed andrà compensata con il pagamento anticipato.

ENASARCO

L’ENASARCO verrà gestito dal modulo agenti per cui si rimanda al paragrafo della gestione agenti

per i dettagli.

CU2016

Secondo una recente normativa le certificazioni delle ritenute d’acconto vanno comunicate

all’Agenzia delle Entrate in via telematica.

L’adempimento per i lavoratori autonomi potrebbe essere adempiuto integrando i dati della

certificazione unica del fornitore delle paghe che già deve produrre i file per i lavoratori subordinati.

Da verificare se la produzione di questi file rientra nel perimetro del progetto.

Ritenuta d’acconto subita

Sarà inoltre gestito il caso di ritenuta d’acconto subita relativo alle fatture attive verso Global Blue

Italia Srl (società che ci cura la gestione dei tax free) per attività di intermediazione, con

applicazione di una ritenuta del 23% sul 50% della prestazione.


Cliente 110,5

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Ricavo 100

IVA 22

RA

subita 11,5

Il conto RA subita riporterà il credito verso l’erario per la ritenuta d’acconto che sarà versata dal

cliente.

Nella stampa della fattura ci sarà l’evidenza della ritenuta d’acconto subita:

Ricavo 100

IVA 22

TOT fatt. 122

RA subita 11,5

netto a pag 110,5

Tecnicamente sarà definito un apposito tipo condizione che calcola un aliquota del 23% sul 50%

dell’imponibile e non va ad incidere sul calcolo di netto e iva scrivendo su un apposito conto

Co.Ge.

2.4.9. Fornitori occasionali

Sarà previsto l’utilizzo di “fornitori occasionali”. Si tratta di un codice fornitore unico con dati

anagrafici da inserire di volta in volta in modo di non sporcare le anagrafiche con fornitori

occasionali.

2.5. GESTIONE AGENTI

2.5.1. Gestione HARMONT & BLAINE

Harmont & Blaine gestisce il calcolo delle provvigioni agenti per le vendite a clienti nazionali, esteri

e anche ai negozi retail.

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Nelle vendite wholesale gli agenti e le relative aliquote vengono attribuiti a livello di singola

posizione dei documenti di vendita in base ai seguenti fattori:

Zona Destinazione Merci

Cliente

Marchio

Ci possono essere situazioni in cui ci sono due agenti nella stessa zona per uno stesso cliente per

due brand diversi. Attualmente vengono fatti ordini, consegne e fatture separate, in SAP sarà

possibile fare ordine e consegna unica e fatture separate per agenti differenti.

La base imponibile per il calcolo delle provvigioni è rappresentata dal fatturato netto. Le vendite ‘no

core’ non sono soggette a provvigione.

Nelle vendite retail gli agenti sono attribuiti direttamente al cliente/negozio e l’aliquota di

accantonamento è uguale per tutti.

La base imponibile per il calcolo delle provvigioni è il valore dei corrispettivi della sola linea uomo

escluse le scarpe.

Sono previste provvigioni anche per gli agenti dei punti vendita direzionali nella misura del 1,5%

calcolato sull’incassato.

Anche le provvigioni legate ai negozi saranno gestite in SAP, mentre al momento vengono

calcolate e liquidate extra-sistema. In base alla modalità di registrazione dei corrispettivi che sarà

scelta (registrazione diretta in contabilità oppure passaggio da ciclo attivo) il calcolo delle

provvigioni verrà dalle fatture di vendita (come per il wholesale) oppure dall’interfaccia dati con

Store2.

2.5.2. Add-On Ge.Pro.

La gestione delle provigioni agenti avverrà tramite uno specifico add-on, sviluppato da ICM.S,

chiamato ‘Ge.Pro.’, il quale:

prevede criteri di maturazione provvigionali per fatturato; incassato totale, incassato

parziale;

riduce l’impegno “manuale” grazie ad automatismi dedicati (fattura fornitore automatica,

corrispondenza automatica, supporti di quadratura) permettendo di focalizzarsi sul controllo

piuttosto che sull’operatività;

tutti i processi sono supportati da un cruscotto direzionale che in tempo reale permette di

verificare il flusso arrivando in dettaglio fino al documento di vendita;

pianifica e consuntiva i costi derivanti dalle vendite in corso integrandosi con ogni “modello”

di controlling previsto.

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2.5.3. Maturazione e liquidazione delle provvigioni

La maturazione delle provvigioni avverrà sull’incassato effettivo.

Il sistema gestirà a tal fine la determinazione degli incassi RiBa e degli insoluti e degli incassi da

titoli a cauzione:

In riferimento alle RiBa (ed agli anticipi fattura dato che seguono lo stesso processo), la data di

incasso non sarà la data di pareggio della partita cliente (che in questo caso è l’emissione della

RiBa o dell’anticipo) ma la scadenza della RiBa più un predefinito numero di giorni aggiuntivi al

termine del quale o sarà registrato un insoluto o la RiBa sarà considerata incassata.

In dettaglio, all’emissione della RiBa (o anticipo fattura) verrà fatta automaticamente una

registrazione che chiude il cliente ed apre una partita “Cliente c/effetti” che rappresenta una partita

cliente visualizzabile nel partitario clienti:

Cliente c/effetti 1000

Cliente 1000

Alla scadenza più un certo numero di giorni aggiuntivi, la partita viene considerata incassata. Se

c’è un insoluto invece verrà eseguita una registrazione che riapre il cliente.

Cliente 1000

Banca 1000

Questa partita cliente sostituisce la partita iniziale, per cui l’incasso sarà rilevato al pareggio di

questa partita aperta. Se verrà emessa una nuova RiBa su questa partita, questa seguirà lo stesso

processo della partita originaria.

I titoli a cauzione non saranno visti come incassi in quanto in SAP (contrariamente a quanto

avviene oggi) non chiuderanno la partita cliente.

La liquidazione delle provvigioni agli agenti avviene con cadenza stagionale (Primavera/Estate e

Autunno/Inverno).

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2.5.4. Premi

A fine stagione possono essere corrisposti dei premi agli agenti in base a differenti obiettivi da

raggiungere.

Una tipologia è quella di premi legati al raggiungimento da parte dell’agente di una quota fissata di

ordinato al raggiungimento della quale Harmont & Blaine decide di corrispondere un valore

aggiuntivo calcolato sull’effettivo fatturato / incassato (al netto quindi di eventuali insoluti).

Esempio:

- Obiettivo di ordinato per agente: 1.000

- Ordinato dell’agente: 1.200

- Fatturato-Incassato (al netto di insoluti): 600

Il calcolo totale sarà: si applica di base il 6,5% su 600 e poi si aggiunge un 1,5% a titolo di premio

per il maggior venduto (obiettivo di vendita raggiunto/superato).

Questo schema può variare da una stagione all’altra.

Tutti i premi extra da corrispondere agli agenti (che quindi non rientrano nel calcolo base delle

provvigioni) saranno calcolati e inseriti all’interno del modulo provvigioni di SAP in modo manuale.

2.5.5. Compensazioni

Dalla maturazione delle provvigioni si fa la compensazione con le fatture di vendita dei campionari

agli agenti (che vengono quindi scalate dalle provvigioni maturate). Ciò avverrà fuori dal modulo

agenti: in sede di pagamenti si procederà alla compensazione delle partite a debito e a credito. In

tale ambito gli agenti saranno creati sia come fornitori sia come clienti e in ognuna delle due

anagrafiche sarà indicato il legame tra di esse; pertanto potrà essere effettuata la compensazione

al momento dei pagamenti. Questo renderà possibile visualizzare nel partitario dell’agente il saldo

complessivo.

Ad oggi viene gestito solo l’agente e non i sub-agenti, tuttavia in futuro potrebbe essere necessario

prevedere la gestione dei procacciatori (sotto uno stesso agente ci possono essere più

procacciatori). In tal caso sarà necessario effettuare degli sviluppi aggiuntivi rispetto al

funzionamento standard del modulo agenti SAP.

E’ stata richiesta la possibilità di avere in prefattura i costi suddivisi per organizzazione

commerciale (store, multibrand, ecc). Sarà verificata la fattibilità. la prefattura è un documento

prettamente contabile, Il dettaglio delle fatture con tutte le informazioni sarà allegato alla

prefattura.

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2.5.6. Steps del processo

Di seguito lo schema del flusso:

Mensilmente sarà eseguito un report che rileverà le provvigioni “provvisorie” nel modulo delle

provvigioni.

Prima della registrazione in contabilità, sarà possibile apportare modifiche manuali alle provvigioni

calcolate automaticamente.

La procedura di registrazione genererà dei documenti contabili di questo tipo:

Provvigioni 100

Agente 100

Contestualmente andrà eseguita un’altra operazione per importare i dati delle provvigioni

nell’analisi di profittabilità.

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Alla fine della stagione, prima della creazione delle prefatture, sarà eseguito un report per la

determinazione delle provvigioni “maturate” in base agli incassi. Questa procedura genererà la

seguente tipologia di registrazioni che include la rilevazione dell’ENASARCO:

Agente 100

Ft da ric. 100

ENASARCO c/ditta 10

Ft.da ric. Enas. c/ag. 10

Debito v/ENASARCO 10

Debito v/ENASARCO 10

Contestualmente alla rilevazione delle provvigioni maturate, viene generata la prefattura da inviare

all’agente. L’agente poi invierà la fattura sulla base di questa prefettura.

All’arrivo della fattura dell’agente, questa verrà registrata richiamando la relativa prefattura. La

registrazione contabile sarà:

Agente 112

Ft. Da ric. 100

IVA 22

Ft. da ric. Enas. c/ag. 10

A fine anno verranno inseriti manualmente i premi da corrispondere agli agenti in base al

raggiungimento degli obiettivi. I premi inseriti saranno inclusi in prefettura in una voce specifica.

2.5.7. ENASARCO

L’ENASARCO verrà gestito dal modulo delle provvigioni.

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E’ prevista una tabella in cui saranno inserite, per ogni anno di riferimento, le aliquote a carico

dell’agente e le aliquote a carico della società. Con i relativi minimali e massimali.

La competenza per il calcolo (minimali, massimali ed aliquote) non sarà la data della fattura

dell’agente ma l’effettiva data di maturazione delle provvigioni.

Contabilmente la rilevazione del debito verso l’ENASARCO verrà rilevato (indipendentemente dalla

registrazione della fattura dell’agente) alla maturazione delle provvigioni con una registrazione di

questo tipo:

Deb. v/ENASARCO

Deb. v/ENASARCO

500

500

ENASARCO c/ditta 500

Ft. da ric. Enas.

c/ag. 500

La registrazione in Avere dell’ENASARCO c/agente viene rilevata nella fattura dell’agente:

Agente 11700

Ft. Da ric. 10000

IVA 2200

Ft. da ric. Enas. c/ag. 500

Attualmente, ogni quarter Harmont & Blaine procede con la rilevazione delle competenze

provvigionali che invia al al consulente del lavoro per il calcolo ENASARCO. Con l’utilizzo del

modulo delle provvigioni tale calcolo sarà eseguito da SAP. L’ENASARCO in contabilità (sia la

parte a carico dell’agente che quella a carico della società) viene rilevata al omento della

maturazione delle provvigioni secondo lo schema suddetto.

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2.5.8. FIRR e FISC

Il modulo delle provvigioni gestirà FIRR (Fondo Indennità Risoluzione Rapporto) e FISC (Fondo

Indennità Suppletiva Clientela).

I parametri per il calcolo saranno inseriti in delle tabelle parametriche dedicate che verranno

manutenute dagli utenti.

I dati storici di fatturato per agente saranno inseriti manualmente in modo da tenerne conto nel

calcolo del FIRR e del FISC.

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2.6. GESTIONE CESPITI

2.6.1. Introduzione

Finalità della contabilità cespiti è rilevare i movimenti contabili relativi alle immobilizzazioni,

materiali e immateriali, di proprietà dell’azienda. A fine esercizio è necessario evidenziare nel

registro dei beni ammortizzabili i beni aziendali presenti a quella data, unitamente alle

movimentazioni intervenute nell’esercizio stesso.

2.6.2. Strutture Organizzative

La gestione della contabilità cespiti in SAP fa riferimento ai seguenti elementi strutturali:

Piano di Valutazione

Aree di Valutazione

Classi Cespiti

Chiavi di Ammortamento

Attribuzione Contabile

La contabilità cespiti in SAP è vista come Contabilità Sezionale, quindi ogni cespite attraverso la

propria classe viene ricondotto al corrispondente conto Co.Ge.

Nella contabilità cespiti è presente una determinazione conti che pilota i conti da utilizzare

automaticamente per ogni classe cespite:

Conto di ammortamento civilistico;

Fondo ammortamento civilistico;

Conto mastro patrimoniale civilistico che accoglie il costo storico;

Il conto transitorio nel quale rilevare la cessione del cespite se questa avviene attraverso il

modulo SD;

i conti Co.Ge nei quali far confluire le minusvalenze e/o le plusvalenze di cessione;

i conti gestionali di ammortamento e fondo ammortamento.

Le registrazioni sono effettuate utilizzando il codice anagrafico del cespite, chiavi contabili che

indicano il segno dell’operazione (Dare/Avere) ed un codice movimento che specifica il tipo

movimento effettuato e classifica l’operazione dal punto di vista della natura.

2.6.3. Descrizione del processo

Il modulo cespiti gestisce l’intero ciclo di vita del bene e la rilevazione contabile di questi eventi

dall’acquisizione all’ammortamento alla dismissione.

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L’acquisizione di un cespite presuppone che questo sia stato creato a livello di record anagrafico, il

sistema effettua controlli di congruenza tra i valori rilevati e le caratteristiche del cespite.

In generale la dismissione di un cespite è effettuata mediante emissione di una fattura attiva che

può essere sia manuale che automatica (attraverso il modulo SD), in quest’ultimo caso alla

contabilizzazione della fattura automatica, il sistema rileva il valore su un conto transitorio e

successivamente attraverso una funzionalità del modulo cespiti sarà possibile gestire la

dismissione vera e propria nella quale il sistema automaticamente effettua lo storno del Conto

Patrimoniale, dei Fondi ammortamento e rileva l’eventuale plusvalenza o minusvalenza.

Ogni operazione eseguita sui cespiti provoca una modifica dell’ammortamento previsto, ma non

da’ origine ad una correzione dei conti di Ammortamento e Fondo ammortamento. Solo il

trasferimento dei valori di ammortamento, che deve essere eseguito periodicamente, dà origine

alla registrazione dell’ammortamento programmato.

Le rilevazioni relative agli ammortamenti (sia civilistico/fiscale che gestionale) sono effettuate dal

sistema in modo massivo. Sia le regole di calcolo (aliquote) che la periodicità di rilevazione sono

definite a livello di area di valutazione (annuale per quelle civilistico/fiscale, mensile per quelle

gestionali).

2.6.4. Aree di Valutazione

La gestione cespiti in SAP prevede la possibilità di gestire diverse “aree di valutazione” che

possono essere considerate come viste differenti dello stesso cespite con valori di costo storico,

fondo ammortamento, ammortamento e durata ammortamento diversi. Ogni report cespiti può

essere eseguito indicando l’area di valutazione.

In Harmont & Blaine saranno gestite le seguenti aree di valutazione:

Civilistica: è l’area principale, legata alla contabilità civilistica che registra gli ammortamenti

al 31.12 senza voce di costo (non rilevanti per il controlling).

Gestionale: è un’area secondaria che registra soltanto gli ammortamenti mensilmente su

conti gestionali aperti come voci di costo e quindi rilevanti per il controlling.

Fiscale: è un’area soltanto reportistica in cui è possibile inserire un costo storico ed una

chiave di ammortamento diversi rispetto all’area 01.

Irap: è un’area soltanto reportistica in cui è possibile inserire un costo storico ed una chiave

di ammortamento diversi rispetto all’area 01.

Delta Civilistico/Fiscale: è un’area derivata dalla differenza delle aree civilistica e fiscale.

Delta Civilistico/Irap: è un’area derivata dalla differenza delle aree civilistica e Irap.

La reportistica dei cespiti è concepita per essere eseguita con un’area di valutazione per volta. E’

stata richiesta la possibilità di eseguire report per più aree contemporaneamente.

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SAP prevede dei report in cui è permessa la selezione di più aree di valutazione insieme, tali

report sono utilizzabili tranne che per i totali che risulterebbero moltiplicati per le aree di

valutazione selezionate insieme. Se richiesti dei report non standard, saranno delle

personalizzazioni che costituiscono un Gap.

Al momento la società Harmont & Blaine ha un solo libro cespiti in cui, per ciascun cespite, viene

evidenziato il valore civilistico, fiscale IRES e fiscale IRAP (ed i corrispondenti totali per categoria).

Se non si effettuano personalizzazioni, SAP consente una visione per volta (quindi la stampa di 3

libri cespiti distinti a seconda del criterio). I disallineamenti potranno essere evidenziati dalle aree

delta in cui però vengono visualizzate solo le differenze.

2.6.5. Gestione anagrafiche

Tutti i cespiti avranno una loro matricola univoca, in anagrafica potranno essere inserite

informazioni utili per la reportistica (ad es. numero inventario, numero di serie ecc.). Le

informazioni utili ai fini reportistici saranno previste nel file Excel di ripresa dati.

Alla creazione di un cespite la chiave di ammortamento viene inserita in automatico in base alla

classe, questo valore però può essere sostituito dall’utente. La chiave di ammortamento predefinita

può essere diversa a seconda dell’area di valutazione.

2.6.6. Processo di acquisto da Oda

In generale, la procedura di acquisto cespiti sarà effettuata attraverso OdA. Saranno previste due

possibilità:

OdA direttamente a cespite: in tal caso l’OdA deve già riportare l’anagrafica del cespite che

sarà movimentato

OdA a conto transitorio cespiti: in tal caso l’OdA contabilizzerà un conto transitorio cespiti

gestito a partite che verrà chiuso con la movimentazione del cespite da eseguire fuori dal

flusso dell’OdA.

Nel primo caso, in sede di creazione dell’OdA bisogna creare anche l’anagrafica del cespite con

indicazione di alcuni dati tra cui la categoria del cespite, quindi chi crea l’OdA deve SAPere, al

momento dell’ordine, se il suo acquisto è capitalizzabile e di che tipologia di cespite si tratta. In

questa ipotesi bisogna definire chi fa questa operazione.

Nel secondo caso si può rinviare la creazione del cespite ad un momento successivo. Le partite

aperte del conto transitorio cespiti daranno l’evidenza dei cespiti in attesa di creazione. Questa

gestione comporta un passaggio in più ma permette di spostare la creazione dell’anagrafica

svincolandola dal processo.

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Per entrambi i casi si dovrà decidere se gestire il “conto fatture da ricevere” o registrare soltanto la

fattura. Se si prevede l’entrata del cespite valorizzata, in contabilità ci saranno due registrazioni:

Al momento dell’ingresso del cespite:

Cespitie @ Fatt. da ricevere

Poi, al momento della registrazione della fattura:

Fatt. da ricevere @ Fornitore

Invece, in caso di entrata del cespite non valorizzata, si registrerà direttamente la fattura:

cespite @ fornitore

La gestione più compatibile con l’organizzazione Harmont & Blaine è quella degli OdA a

“transitorio cespiti” senza gestione del conto Fatture da ricevere. La decisione definitiva dovrà

comunque essere presa coinvolgendo l’ufficio di facility management.

2.6.7. Eliminazione cespiti

Al momento dell’eliminazione di un cespite, il sistema calcola in automatico l’eventuale

plusvalenza-minusvalenza e storna il costo storico ed il fondo ammortamento.

In caso di vendita, il modulo SD (vendite) è slegato dal mondo cespiti, per cui dal lato del ciclo

attivo verrà registrata una fattura di vendita.

Cliente 100

Ric. Cespiti 100

Dal mondo cespiti verrà registrata l’eliminazione che, in automatico, stornerà il costo storico ed il

fondo ammortamento, stornerà il ricavo registrato nella fattura di vendita e rileverà l’eventuale

plusvalenza/minusvalenza:

F.do Amm. 800

Costo storico 1000

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Ric. Cespiti 100

Minusvalenza 100

2.6.8. Eliminazione cespiti – Gestione ammortamento

Alla vendita del cespite viene rilevato il valore contabile del cespite alla data di riferimento indicata,

ciò significa che sarà considerato il fondo ammortamento a quella data. L’ammortamento però sarà

registrato a fine anno per tutti i cespiti, anche quelli eliminati, questo perché in SAP gli

ammortamenti devono necessariamente essere registrati tutti insieme.

Ipotizzando che un cespite di costo storico 1000€ sia ammortizzato per 400€ ma alla data

dell’eliminazione sono maturati altri 100€ di ammortamento, al momento dell’eliminazione avremo:

Costo Storico 1000

Fondo Amm. 500

Minusval. 500

Al 31.12 verrà registrato in automatico, al lancio degli ammortamenti, l’ammortamento residuo del

cespite eliminato:

Ammortamento 100

Fondo Amm. 100

2.6.9. Eliminazioni parziali di cespiti

Le operazioni di eliminazione e giroconto cespiti, potranno essere eseguite parzialmente, in tal

caso l’eventuale plusvalenza/minusvalenza verrà calcolata sulla sola parte oggetto dell’operazione.

2.6.10.Ammortamenti

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Gli ammortamenti verranno calcolati e registrati periodicamente ed automaticamente. L’importo ammortizzato sarà registrato in contabilità massivamente per classi cespiti, mentre il dettaglio per ogni matricola sarà visualizzabile nei report cespiti.

Nei periodi da 1 a 11 verranno registrati mensilmente soltanto gli ammortamenti gestionali. Nel periodo 12 verrà registrata sia la quota mensile dell’ammortamento gestionale che la quota annuale dell’ammortamento civilistico.

Le altre aree di valutazione invece non registrano in contabilità

2.6.11.Registro Cespiti

Sarà previsto un registro cespiti secondo la legislazione italiana.

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2.7. Piano Go-Live FI

2.7.1. Introduzione

La pianificazione del Go-Live del progetto prevede la partenza in due steps:

1/1/2017 Contabilità

1/3/2017 Logistica

In data 1/1/2017 è previsto il go-live della sola parte contabile con:

anagrafiche clienti

anagrafiche fornitori

Piano dei conti

Interfacce Doc Finance

Interfaccia Paghe

Interfaccia negozi per la sola parte contabile

Gestione cespiti

In data 1/3/2017 è previsto il go-live completo.

Le singole funzioni saranno gestite nel modo seguente:

2.7.2. Fatturazione attiva

Le fatture attive dovranno essere emesse sia in AS400 che in SAP per la sola parte contabile. Le

fatture cartacee saranno prodotte da AS400 ma i registri IVA saranno gestiti in SAP per cui la

numerazione tra i due sistemi dovrà coincidere. La registrazione delle fatture in SAP sarà eseguita

manualmente.

2.7.3. Fatturazione passiva

Le fatture passive dovranno essere registrate in AS400 e replicate in SAP per la sola parte

contabile. In questo caso non ci sono vincoli di numerazione per cui i numeri dei documenti

potranno non coincidere (coincideranno invece il numero fattura e la data fattura).

Saranno registrate sia in SAP che in AS400 anche le fatture di acquisto che non riguardano la

logistica in quanto la contabilità analitica sarà gestita da AS400 nel periodo transitorio dall’1/1 al

1/3 per cui tutte le registrazioni con rilevanza economica dovranno essere presenti in AS400.

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2.7.4. Incassi, pagamenti e prime note senza rilevanza economica

Gli incassi, i pagamenti ed in generale tutte le registrazioni che non hanno rilevanza economica

saranno eseguite soltanto in SAP, direttamente o attraverso le interfacce con Doc Finance.

2.7.5. Gestione cespiti

I cespiti saranno gestiti in SAP a partire dall’1/1/2017, il libro cespiti con il dettaglio delle singole

anagrafiche sarà importato con valori al 1/1/2017.

2.7.6. Flussi da interfacce

I flussi derivanti dalle interfacce Doc Finance e Paghe partiranno l’1/1/2017 in modo completo.

L’interfaccia dei negozi invece partirà l’1/1/2017 per i soli flussi contabili mentre i flussi di

contabilità analitica e di logistica partiranno l’1/3/2017.

2.7.7. Criticità

La partenza in due step con contabilità all’1/1/2017 e logistica all’1/3/2017 è particolarmente

onerosa per gli utenti a causa della necessità di dover duplicare la registrazione delle fatture attive

e passive nel periodo transitorio 1/1/2017 – 28/2/2017. Inoltre la partenza all’1/1/2017 non

riguarderebbe la contabilità analitica in quanto, mancando i flussi logistici, non sarebbe completa.

Sarebbe consigliabile partire in modo completo al 1/3/2016, in tal caso potrebbe comunque essere

ripreso il bilancio al 31.12.2015 ed al 28/02/2016 in modo di avere in linea i due esercizi 2015 e

2016. Ovviamente in questo caso i report di dettaglio dei movimenti quali il libro giornale ed i

mastrini dei conti saranno disponibili a partire dall’1/3/2017. I saldi invece sarebbero disponibili a

partire dal periodo 12/1215.

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2.8. Riepilogo GAP rilevati area Amministrazione e finanza (FI)

In area contabilità e controllo sono stati rilevati i seguenti GAP rappresentati da sviluppi custom

non compresi nell’offerta.

Gestione DURC fornitori

Gestione titoli a cauzione

Tabella cambi automatica

Eventuale gestione della CU2016 (file e modulo di stampa per certificazione unica fornitori

soggetti a ritenuta d'acconto, se richiesta è un GAP)

Evidenziazione Ritenute d’acconto e netto a pagare in scadenziari/partitari fornitori

Agenti: determinazione dell’agente non solo in base al cliente ma anche in base al brand

Agenti: prefettura con costi suddivisi per Organizz. Commerciale (store, multibrand, ecc)

Gestione anticipi da ciclo attivo

Ageing griglia scaduto/a scadere

Invio mail solleciti

Agenti in partita clienti per selezioni in scadenziari e procedura solleciti

Report cespiti per più aree di valutazione contemporaneamente

Eventuali personalizzazioni sulla gestione Ratei/Risconti esposta nel BBP

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3. Area Acquisti e Magazzini (MM)

3.1. Struttura Organizzativa Acquisti

In SAP FMS saranno create per Harmont & Blaine due Organizzazioni Acquisti:

Organizzazione acquisti “Core”: materiali commercializzati, accessori e materie

prime

Organizzazione acquisti “No core”: servizi e materiali di consumo

in quanto gli acquisti dei due uffici sono totalmente separati tra loro, sia in termini di anagrafiche

(materiali, listini, etc) che in termini di operatività (ordini, fatture, etc.).

In SAP FMS sarà gestito anche il “Gruppo Acquisti”, un ulteriore attributo organizzativo di

suddivisione dei codici materiale e degli ordini di acquisto, che può o meno corrispondere a

raggruppamenti di responsabilità all’interno delle due Organizzazioni Acquisti. La codifica dei

gruppi acquisti SAP (utilizzabili in tutte le reportistiche acquisti) sarà la seguente:

- Tessuti

- Accessori

- Semilavorati

- Commercializzati

- Lavorazioni esterne

- Servizi

- Materiali No-Core

E’ comunque possibile, se desiderato, dettagliare ulteriormente tale suddivisione nelle fasi

successive del progetto.

3.2. Dati anagrafici Acquisti

3.2.1. Anagrafica fornitori

Le anagrafiche fornitori in SAP FMS, specularmente a quanto accade per i clienti, hanno tre viste

indipendenti:

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Parte generale: unica per fornitore, che contiene i dati anagrafici del fornitore (ragione

sociale, P.IVA ecc.)

Parte societaria: una per società, contiene i dati relativi alla gestione del fornitore nella

società (condiz. di pagamento, conto CoGe mastro, ecc.)

Parte acquisti: una per ogni organizzazione acquisti, contiene i dati relativi alla gestione del

fornitore nell’organizzazione acquisti (divisa dell’OdA, Cond. di pagamento nell’OdA, ecc.).

Nella fase di codifica di un fornitore viene inoltrata dall’Ufficio Acquisti o dall’Ufficio Stile all’Ufficio

Amministrazione una e-mail (biglietto da visita del fornitore, ecc.) contenente tutti i dati societari del

fornitore da caricare; l’Ufficio Amministrazione si occupa poi della codifica del fornitore nell’attuale

sistema. Dato che SAP FMS può prevedere una gestione separata delle varie viste che

compongono le anagrafiche fornitori, sarà necessario definire organizzativamente quale ufficio

creerà per primo l’anagrafica nei vari casi, e se anche i dati acquisti dovranno essere gestiti

dall’Amministrazione (che attualmente gestisce l’intera anagrafica fornitore) o dagli Uffici Acquisti.

I fornitori a cui viene spedita la merce da magazzino dovranno essere creati in SAP anche come

clienti, non solamente (come nell’attuale sistema) quando è necessario emettere a quelle ragioni

sociali delle fatture/note di debito attive (es.resi), ma anche quando c’è una semplice emissione di

una DDT (reso a fornitore, invio componenti a faconista, conto visione, etc.). Per queste ultime

tipologie di clienti sarà creato un gruppo conti clienti ad hoc “Destinatari merci” con le informazioni

strettamente indispensabili lato Spedizione, in modo da alleggerire la procedura di creazione, in

quanto molti fornitori rientrano in questa categoria (faconisti, conto visione, etc.).

3.2.1.1. Gruppo conti

La classificazione principale in SAP delle tipologie di fornitore è data dal “gruppo conti”, che

definisce la codifica delle anagrafiche e i dati anagrafici necessari (es. P.IVA obbligatoria per

fornitori Italia e facoltativa per fornitori extra UE).

I range di numerazione ed i tipi fornitori attuali sono i seguenti:

100000-199999 Fornitori esteri (sia UE che extra-UE)

000000-099999 Fornitori Italia

In SAP saranno invece gestiti i seguenti gruppi conti, ognuno con una numerazione separata (da

definire nella fasi successive di progetto) ai fini di agevolare la reportistica:

Fornitori Italia (con partita IVA obbligatoria)

Fornitori Italia senza P.IVA (es. Pubbliche amministrazioni e persone fisiche)

Fornitori UE (con partita IVA comunitaria obbligatoria)

Fornitori Extra-UE

Professionisti (con dati ritenuta d’acconto)

Agenti (con dati ritenuta d’acconto)

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Ruoli partner/destinatari merci

Fornitori interni (intra-gruppo e centri di distribuzione)

I codici dei fornitori in SAP FMS non saranno pertanto uguali a quelli attuali ma in anagrafica, nei

dati societari, verrà riportato il codice precedente. Il fornitore sarà ricercabile anche tramite codice

precedente. Sarà inoltre presente un controllo affinché non sia possibile creare due volte lo stesso

codice fornitore (se in SAP FMS è già presente un fornitore con la stessa partita IVA/Codice

fiscale).

3.2.1.2. Categoria fornitore

Per Harmont & Blaine è necessario classificare i fornitori in categorie ai soli fini statistici.

Nell’attuale sistema infatti, il campo “Categoria fornitore” rappresenta la principale categoria

merceologica approvvigionata da quel fornitore (materie prime M, accessori A, prodotti finiti P,

pubblicitari Z, terzisti F, etc.), a solo scopo di reportistica. Le categorie da prevedere sono:

Materie prime

Accessori

Prodotti finiti

Faonisti

Investimenti (quest’ultima necessaria per il calcolo dell’indice di ritardo pagamenti, questi infatti

devono essere esclusi dall’indice).

Un fornitore potrà essere attribuito ad una sola categoria; se un fornitore appartiene a più

categorie, si dovrà scegliere la principale.

In SAP FMS questa informazione sarà gestita in un campo statistico nei dati societari del fornitore.

3.2.1.3. Funzioni partner

Le uniche funzioni partner attualmente gestite sono i destinatari merce (laddove con indirizzo

diverso da quello del fornitore principale), creando un’anagrafica fornitore distinta con codice D +

codice fornitore di riferimento. Il link è automaticamente gestito dall’attuale sistema, ed è possibile

quindi associare un solo destinatario merci ad un certo fornitore.

In SAP FMS sarà invece usata per questo scopo la funzione partner “Indirizzo Ordine d’acquisto”;

il link tra fornitore principale e funzione partner dovrà essere inserito esplicitamente nei dati

acquisti del fornitore principale. Sarà anche in questo modo possibile avere più indirizzi ordine per

lo stesso fornitore.

Non sono attualmente utilizzate altre funzioni partner (destinatario fattura, payer divergente), ma

saranno comunque previste in SAP FMS per eventuali usi futuri.

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3.2.2. Gruppi merci

Tramite il gruppo merci SAP FMS è possibile raggruppare più materiali aventi le stesse

caratteristiche, attribuendoli ad un determinato gruppo merci, attributo disponibile nella reportistica

standard SAP FMS.

I gruppi merci SAP FMS si dividono in due categorie:

- Gruppi merci di servizi/materiali di consumo: rappresentano le tipologie di prestazioni di

servizio (lavorazioni esterne, consulenze, cancelleria, etc.) che possono essere acquistate

da Harmont & Blaine (per acquisti quindi senza codice materiale), ed indirizzano anche i

corretti conti CoGe acquisti ad esse legati.

- Gruppi merci relativi ai materiali di magazzino: sono invece attributi fondamentali

dell’anagrafica materiale SAP FMS, e determinano anche:

o Dimensioni delle varianti dei materiali (es. taglia/colore per le camicie, solo colore

per i tessuti, etc.)

o Regole di assegnazione SAP FMS per l’apertura dei codici su negozi/centri di

distribuzione

o E’ possibile inoltre definire dei materiali modello generici per gruppo merci, da usare

in fase di creazione delle anagrafiche.

I gruppi merci SAP FMS saranno creati pertanto secondo le tipologie di servizi e di materiali che

saranno fornite da Harmont & Blaine nelle fasi successive di progetto. L’unica particolarità riguarda

gli accessori, che sono gestiti, oltre al colore, anche con varie altre dimensioni a seconda delle

tipologia di accessorio: ad esempio le lampo sono gestite anche per lunghezza (in cm), i nastri per

altezza, le etichette sono gestite a seconda della composizione stampata su di esse. Alcuni

accessori invece sono gestiti solo a taglia, non a colore.

Per riportare esattamente come nell’as-is queste dimensioni in SAP FMS, dovrebbe essere creato

un gruppo merci specifico per ogni classe di accessori che abbia una sua combinazione di

dimensioni: al gruppo merci sono infatti assegnate le dimensioni (varianti) da gestire su ogni

codice che ad esso appartiene. Pertanto ad esempio dovrebbero essere definiti:

- Un gruppo merci “Lampo” i cui codici saranno tutti gestiti con dimensioni “Colori metallici” e

“Lunghezza (cm)”

- Un gruppo merci “Etichette composizione” i cui codici saranno tutti gestiti con dimensioni

“Colore standard” e “Composizione”

- Etc.

In fase di ripresa dati, per non appesantire troppo la lista dei gruppi merci SAP FMS, sarà pertanto

necessario stabilire quali dimensioni sono effettivamente rilevanti da rappresentare come varianti

di un codice generico in SAP FMS, e per quali (magari poco numerose o per codici poco

acquistati) potrebbero essere creati in SAP FMS codici generici distinti per ogni attuale variante

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(soprattutto se l’attributo attualmente rappresentato nella dimensione è anche un attributo di

anagrafica, con conseguente ridondanza del dato).

3.2.3. Anagrafica materiale

In SAP saranno presenti i seguenti tipi di materiale:

Prodotti finiti

Prodotti finiti commercializzati

Semilavorati

Materie prime (tessuti ed accessori)

Materiali di consumo: questa tipologia di materiale, al contrario delle altre, non avendo

varianti (es. taglia/colore), sarà creata non come codice generico (collettivo) con varianti,

ma come articolo singolo.

Inoltre, saranno presenti materiali di categoria Prepack (codice lotto che gestisco come tale a

magazzino), che rappresenteranno i colli tipo per l’invio ai negozi della seconda linea/outlet. Il

prepack corrisponde ad un insieme di SKU considerabile come un prodotto unico sia in fase di

vendita ma anche di acquisto, pianificazione e valorizzazione di magazzino. Un codice prepack

può contenere solamente varianti taglia/colore di un unico prodotto finito

(modello/tessuto/personalizzazione).

L’anagrafica materiale SAP è organizzate in viste, ognuna contenente i dati afferenti ad una certa

funzione aziendale (Acquisti, Vendita, etc.); l’apertura di una certa vista sezionale determina

l’abilitazione di quel codice a quel processo aziendale. Ai fini di una gestione delle anagrafiche

materiali secondo logiche di competenza e identificazione univoca di responsabilità del dato,

saranno identificate nelle fasi successive di progetto la tipologia di maschere sezionali da creare

ed i relativi contenuti.

In SAP FMS l'apertura di un codice sulla vista di vendita ne sancisce l'abilitazione alla vendita

stessa. A tal proposito occorre definire una procedura interna che, similmente a quanto oggi

indicato nelle procedure transitorie di rilascio della distinta base, identifichi il momento in cui il

prodotto viene abilitato alla vendita ed il responsabile di tale autorizzazione. In generale, per una

gestione delle anagrafiche materiali secondo logiche di competenza e identificazione univoca di

responsabilità del dato, questo concetto potrebbe essere applicato anche ad altre viste (es.

Acquisti).

3.2.3.1. Assegnazione (listing)

Un assortimento è un oggetto di SAP FMS che raggruppa uno o più siti (centri di distribuzione o

negozi). Tramite la cosiddetta procedura di assegnazione, ad ogni assortimento sono attribuiti

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(assegnati) singoli articoli (anagrafiche materiale). L'assortimento raggruppa quindi i centri di

distribuzione o i negozi, per i quali il totale di tutti gli articoli attribuiti tramite gli assortimenti sono

considerati assegnati. In questo modo è possibile abilitare un certo articolo ad un raggruppamento

di negozi o di centri di distribuzione con una sola operazione ed in maniera automatica durante la

creazione dell’anagrafica materiale.

La procedura di assegnazione determina quali controlli vengono effettuati nell'attribuzione di

materiali agli assortimenti. Un articolo viene assegnato ad un assortimento piuttosto che ad un

altro in base al procedimento di assegnazione utilizzato. La procedura di assegnazione viene

indicata in anagrafica materiale durante la sua creazione.

In SAP FMS saranno pertanto create le seguenti procedure di assegnazione:

Centri di distribuzione (valida per tutti i tipi di codici articolo):

- Unica procedura di assegnazione che apre tutti i codici su tutti i centri di distribuzione

Negozi (valide solo per i prodotti finiti):

- Outlet, che apre il codice articolo solo sui negozi outlet (per i prodotti HS)

- Centri commerciali e outlet (per i prodotti HBJ)

- Prima linea, che apre il codice articolo su aeroporti, boutique, resort e centri commerciali

(per i prodotti Harmont & Blaine di nuova creazione)

- Tutti i negozi (per i prodotti Harmont & Blaine che vengono estesi anche agli outlet nelle

stagioni successive)

L’assortimento può anche essere utilizzato per la determinazione di un listino prezzi, se a livello di

cliente non è definito alcun listino prezzi.

3.2.3.2. Prodotti finiti

Codifica prodotti finiti

Al momento in Harmont & Blaine i prodotti sono codificati in modo “parlante” come segue:

CX27901239802BD

C=famiglia prodotto (1 char)

X279 = modello (4 char)

01239 = codice tessuto (5 char)

802 = colore (3 char)

BD = personalizzazione (max 7 char, 2/3 char per personalizzazione)

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Per identificare un prodotto finito per la donna, il secondo carattere del modello è spesso

convenzionalmente una D.

Fuori dal codice materiale è invece gestita la taglia, attraverso la specifica in anagrafica di uno

scalarino taglie.

In SAP FMS, invece, la taglia ed il colore saranno individuati attraverso una matrice che può

essere mono, bi o tridimensionale a seconda del tipo di materiale. Ciascuna delle combinazioni dà

vita ad un codice anagrafico in SAP, in particolare ad un codice variante del prodotto “generico” di

base. Non è emersa la necessità di gestire la terza dimensione (es. per il drop), pertanto i prodotti

finiti Harmont & Blaine avranno al massimo due dimensioni (taglia e colore), sulle quali saranno

definite le varianti.

In SAP FMS, il codice materiale “generico” può essere lungo al massimo 15 char, ed è emersa la

volontà di “allungare” di 1 char rispetto all’attuale codifica sia il modello che il tessuto. Pertanto,

sarà effettuata una ricodifica in SAP FMS degli attuali codici materiali secondo le seguenti regole,

da applicarsi per i codici che saranno creati per la prima volta in SAP FMS e da applicarsi anche ai

codici esistenti in fase di ripresa dati solo laddove il loro codice attuale superi i 15 char:

Codifica SAP (codice generico):

C=famiglia prodotto (1 char)

0X279 = modello (5 char) -> ampliato di 1 char

001239 = codice tessuto (6 char) -> ampliato di 1 char

BD = personalizzazione (max 3 char) -> ridotto di 4 char: da ricodificare, in modo da avere max 1 char per personalizzazione (laddove possono convivere più personalizzazioni per ogni referenza)

Ciò impone la ricodifica delle possibili personalizzazioni in modo da contenere ogni possibile

combinazione in soli 3 char. Harmont & Blaine dovrà quindi estrarre ed analizzare tutte le possibili

personalizzazioni (la cui codifica e lunghezza varia per famiglia di prodotto) in modo da definire nel

dettaglio tutte le eventuali regole di ricodifica che saranno necessarie.

Variante SAP (taglia/colore):

C0X279001239B 001 = col.802,tg.S

C0X279001239B 002 = col.802,tg.M

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….

Le varianti SAP sono pertanto di 3 char (limite non modificabile), per cui per ogni codice sarà

possibile avere al massimo 999 varianti (combinazioni taglia/colore). Nel caso di superamento

delle 999 varianti, sarà obbligatorio in SAP ricodificare il prodotto finito. Naturalmente, le varianti

devono essere “aperte” solo per le combinazioni taglia-colore effettivamente prodotte. E’ stato

espresso da parte di Harmont & Blaine qualche dubbio sulla possibilità, in alcuni casi, di superare

le 999 varianti (es. prodotti finiti continuativi a cui, stagione dopo stagione, vengono aggiunti

sempre nuovi colori). Harmont & Blaine verificherà nell’attuale sistema gestionale quanti casi di

questo tipo sono presenti a sistema, al netto di combinazioni taglia/colore ormai obsolete che è

possibile non riportare in SAP FMS.

Per quanto riguarda invece i prodotti finiti forniti dai licenziatari di Harmont & Blaine (ad esempio le

scarpe e l’abbigliamento bambino), viene sostanzialmente seguita anche per questi codici la

stessa regola di codifica dei prodotti Harmont & Blaine. Anche per l’abbigliamento bambino infatti,

nei casi in cui i prodotti vengano codificati nell’attuale sistema gestionale (ad esempio quelli

venduti tramite canale e-commerce), è stata utilizzata la regola di codifica standard. Pertanto la

regola di codifica SAP sopra descritta sarà applicata anche a tutti i prodotti in licenza, che

dovranno essere tutti presenti a sistema indipendentemente dal canale attraverso il quale verranno

venduti, poiché in SAP FMS sarà gestito interamente lo stock presso i negozi (anche se solo in

conto vendita). Pertanto, tutti i prodotti in licenza dovranno essere codificati in SAP FMS (anche

quelli attualmente non codificati nell’attuale sistema gestionale).

La ricodifica dei materiali comporterà la memorizzazione in SAP FMS anche del codice articolo

precedente alla ricodifica in un campo apposito dell’anagrafica materiale, al fine di garantire la

continuità delle giacenze complessive di magazzino in termini di quantità e valore, oltre che delle

funzionalità del sistema RFID e delle altre interfacce.

Taglie e colori

Esiste una codifica univoca dei colori per tutti i tipi di prodotti finiti Harmont & Blaine. In SAP FMS,

sarà comunque possibile, se desiderato, creare un raggruppamento gerarchico dei codici colore a

piacere (es. per colore base, per famiglia prodotto, etc.), per facilitare il data entry in fase di

creazione dell’anagrafica materiale.

Vi sono invece differenti piani taglie a seconda della famiglia prodotto, ed alcune famiglie prodotto

possono avere singoli prodotti con differenti piani taglia associati come ad esempio, nella famiglia

prodotto camicie vi sono sia articoli con taglie di tipo USA (es. S/M/L) che con misure collo (es.

41/16; 42/17).

Non sono utilizzate al momento conversioni automatiche di taglie e/o colori, ad esempio per la

conversione automatica delle taglie in formato americano a seconda del cliente.

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Sono invece utilizzate le conversioni dei colori in formato del fornitore, pertanto sarà necessario in

SAP FMS creare un ID conversione colore per ogni fornitore che necessita di questa gestione e

gestire nell’apposita tabella di conversione per quell’ID conversione i codici colore per il fornitore.

Prototipi

Attualmente, per acquistare dai fornitori i prototipi, viene utilizzato un codice generico per ogni

famiglia di prodotto, a valore 0 (gestito in un magazzino non fiscale), in quanto il codice definitivo

viene creato a sistema solo in una fase successiva (dopo che è stato definito l’assortimento per il

campionario): questo perché in media solo il 20% dei modelli di prototipo supera questa fase ed

entra a far parte del campionario (per evitare quindi di creare a sistema troppi codici poi

inutilizzati). Anche in SAP FMS sarà mantenuta questa impostazione. Pertanto, non sarà

necessario un valore segmento “Prototipo”.

L’acquisto dei prototipi sarà pertanto realizzato attraverso l’utilizzo di un codice generico NON

gestito a magazzino. Occorre infatti considerare che la gestione di magazzino in SAP si baserebbe

su un magazzino fiscale, con obbligo di dare un valore (seppur minimo). Pertanto la gestione dei

prototipi seguirà il flusso riportato di seguito:

- L’acquisto dei prototipi sarà gestito come un acquisto di prestazione di servizio

(eventualmente con invio ai lavoranti di alcuni componenti dal magazzino) e verrà

direttamente spesato a centro di costo. A tal fine verrà realizzata una struttura di centri di

costo definibile in base ai criteri operativi definiti da Harmont & Blaine (es. per famiglia

prodotto, etc.). Questo consentirebbe di monitorare comunque i costi, alleggerendo la

gestione di questo tipo di acquisti, senza peraltro creare nessuno stock di magazzino dei

prototipi finiti.

- Il tag RFID potrebbe non essere più necessario per i prototipi, dato che non vengono gestiti

a magazzino (potrebbe rimanere solo per opportunità di gestione fisica).

- La vendita dei prototipi (es. a stockisti, è stata esclusa infatti la possibilità di vendita a

negozi/outlet di proprietà) potrebbe essere realizzata tramite codici generici di vendita (di

tipo di prestazione di servizio, con descrizione e numerosità a discrezione di Harmont &

Blaine), da indicare sull’ordine cliente anche insieme a codici “reali” di magazzino.

Segmenti

Il segmento, in SAP FMS, è un attributo che definisce, unitamente al codice materiale ed alla

taglia/colore, la Stock Keeping Unit (SKU, o Unità Minima di Magazzino), utilizzabile per la

mappatura di attributi rilevanti, a parità di codice, taglia e colore, per:

a. Identificazione dello stock

b. Definizione dei fabbisogni

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c. Differenziazione della valorizzazione stock

d. Tracciatura ordini di acquisto, produzione e vendita.

Per i soli prodotti finiti Harmont & Blaine, saranno utilizzati i seguenti segmenti:

1) Tipo (campionario/regolare/etc.): questo concetto è, nell’attuale sistema, cablato nella

definizione della stagione (esiste infatti una stagione campionario, una regolare ed una outlet per

ogni stagione “reale”, non solo per identificare tempistiche diverse, ma anche ad esempio per

indirizzare listini separati per stagione o per rivalorizzare lo stock). Tramite questo segmento,

invece, sarà possibile diversificare, all’interno del codice di prodotto finito, eventuali casistiche da

gestire separatamente lungo tutta la catena del prodotto, ad esempio a fini di valorizzazione

separata di magazzino, MRP/allocazione riservata, listini separati, etc.

Il segmento “Tipo” avrà pertanto i seguenti valori:

Campionario (C)

Regolare (R)

Difettato (D): questo valore di segmento potrebbe essere utile principalmente per svalutare

esclusivamente i pezzi fallati di un certo codice (attribuendogli quindi un valore di magazzino

ed un costo del venduto diverso). Infatti, la semplice creazione di un magazzino “difettati” in

SAP FMS non consentirebbe né una svalutazione separata né una segregazione dello stock

rispetto ai “fabbisogni regolari” in sede di assegnazione o controllo disponibilità.

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E’ stata invece esclusa l’utilità dei seguenti valori di segmento, che pertanto non saranno previsti in

SAP FMS:

“Prototipo”: vedi capitolo dedicato.

“Old season”: oltre alla definizione di una stagione “Old season” da assegnare ai codici che

hanno superato un certo numero di stagioni di vita, per gestire una segregazione logistica

degli stessi è sufficiente un magazzino logico in SAP FMS apposito “Old season (stock)”,

sulla falsariga dell’attuale sistema gestionale. Questo valore segmento non è infatti utile per

la svalutazione perché, quando un codice diventa “old”, tutti i suoi pezzi subiscono una

svalutazione, e non solo una parte degli stessi (in quest’ultimo caso sarebbe invece

necessario il valore segmento apposito).

“Outlet”: poiché non vengono mai effettuate produzioni dello stesso modello/articolo

dedicate nello stesso periodo al canale primario e all’Outlet (queste hanno infatti sempre

codici prodotto differenti), questa circostanza rende inutile un valore di segmento “Outlet”

per gestire e differenziare produzioni contemporanee. Per i listini di vendita dedicati per

l’outlet, potrà essere usato il canale di distribuzione dedicato. Lo stock regolare del canale

primario viene dirottato verso l’outlet a partire dalla stagione successiva: se ciò

determinasse anche un cambio di valore dello stock, sarebbe invece opportuno l’utilizzo di

questo segmento. In base ai dati raccolti in fase di analisi, non sembrerebbe però

necessaria una valorizzazione separata.

2) Made-In: solo per alcuni prodotti finiti che è possibile produrre con diversi made-in, sarà

introdotto questo segmento, informazione adesso non presente nell’attuale sistema gestionale. Ciò

consentirà una segmentazione ad esempio dello stock, delle distinte e dei cicli di lavoro, nonché

un diverso valore di magazzino, senza dover creare codici separati a seconda del made-in.

Data la necessità da parte dell’ufficio Commerciale di gestire un made-in specifico per country

(Made in China, Made in Romania, etc.), per agevolare la gestione dell’origine preferenziale della

merce a seconda del paese del cliente, il made-in di fabbisogno (di vendita) sarà derivato in

maniera automatica dal paese del cliente.

In fase di pianificazione MRP della produzione, il made-in di fabbisogno sarà poi convertito in

made-in di Produzione (paese effettivo di produzione della merce) secondo regole da definire in

SAP FMS per ogni paese del cliente, dipendenti dalle origini preferenziali della merce e dalle

scelte di business di Harmont & Blaine.

La Produzione, dipendentemente dalle quantità della campagna vendite, dai minimi di produzione

e dalla fattibilità allocherà poi la produzione sui vari faconisti intestandola sui rispettivi made-in. In

generale, dovrà sempre essere possibile spedire prodotti Made in Italy anche a clienti che hanno

richiesto un altro Made-in (ad esempio se è stato prodotto più Made in Italy del fabbisogno per

rispettare i minimi), ma non deve essere possibile il contrario. Ciò sarà possibile in SAP FMS

tramite la strategia di copertura che permette di associare segmenti fabbisogno (di vendita) a

segmenti stock (di produzione) anche secondo regole 1:n, seguendo determinate regole di priorità.

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Potranno anche essere definite regole separate per l’assegnazione dei made-in a stock (a terra) ai

made-in di fabbisogno (di vendita) rispetto alle regole di assegnazione definite per la pianificazione

MRP della produzione.

Saranno previste pertanto due strategie di segmentazione per i prodotti finiti Harmont & Blaine:

- Tipo/Made-In

- Solo Tipo (per i prodotti finiti non gestiti a Made-In).

Da notare che la strategia di segmentazione per un certo prodotto finito non è più modificabile una

volta movimentato il codice.

Lo stesso prodotto finito ha un unico EAN indipendentemente dal made-in o dal tipo

(campionario/regolare/etc.), pertanto nessuno dei due segmenti sarà rilevante per l’EAN.

Non è emersa da parte di Harmont & Blaine la necessità di gestire altri segmenti (es.mercato).

Non saranno gestiti segmenti per i codici relativi ai pre-pack (colli tipo per seconda linea ed outlet).

Ove la distinzione dei segmenti fosse utilizzata per la determinazione di gestioni ad hoc dei

medesimi codici materiale (es. invio di prodotti “Made In” sull’estero), sarà necessario definire

coerenti regole di gestione del magazzino, che ne garantiscano anche la separazione fisica in fase

di stoccaggio.

Attributi materiale

Gli attributi materiale presenti sull’attuale sistema gestionale rilevanti per le varie funzioni aziendali

devono essere mappati sul sistema SAP FMS dipendentemente dalle esigenze di ogni ufficio, in

quanto un dato può anche essere gestito in più di un unico attributo SAP laddove di particolare

importanza per più funzioni aziendali (vi sono infatti sia attributi generali che attributi relativi a

particolari processi/funzioni). Di seguito sono riportate le decisioni prese riguardo alla mappatura di

alcuni degli attributi dell’attuale sistema gestionale emersi come più rilevanti.

In SAP FMS, per i codici materiale sono definibili i cosiddetti “Attributi fashion”: si tratta di tre

campi, ognuno dei quali descrive una caratteristica di un articolo di abbigliamento, i cui valori sono

liberamente definibili in SAP FMS a partire da una lista chiusa da definire. E’ stato deciso che negli

attributi fashion SAP FMS saranno mappati i seguenti campi dell’attuale sistema gestionale:

- Brand (marchio)

- Classe merceologica (sia per prodotti finiti che materie prime)

- Categoria merceologica (sia per prodotti finiti che materie prime).

Altro attributo importante in SAP FMS è la cosiddetta “Gerarchia prodotto”, struttura ad albero a più

livelli utile per raggruppare i materiali tramite la combinazione di caratteristiche diverse, che viene

utilizzata per l'analisi e la determinazione del prezzo, e le cui caratteristiche sono facilmente

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derivabile anche in analisi della profittabilità. E’ stato deciso che la gerarchia prodotto avrà i

seguenti livelli:

1) Brand / Utilizzatore (sesso).

2) Famiglia

3) Tipo capo (ulteriore suddivisione all’interno della famiglia).

L’attuale informazione della linea di prodotto sarà memorizzata in SAP FMS nel campo

“Marcatura”.

Il codice composizione tessuto sarà gestito nel corrispondente campo apposito SAP (con il

dettaglio esatto di tessuti e percentuali). Nell’anagrafica SAP FMS del prodotto finito è possibile

anche riportare le istruzioni di lavaggio da riportare sull’etichetta di quel prodotto.

Poiché l’ufficio Produzione ha espresso la volontà di avere sia il marchio che la linea come attributi

principali di analisi degli ordini di produzione e della pianificazione MRP, l’attributo SAP FMS

“Responsabile MRP” (attributo chiave di queste funzioni) conterrà queste due informazioni.

E’ emerso inoltre che nell’attuale sistema gestionale è assente un attributo per la camiceria (Basic

o Speciale) che al momento è solo ricavabile da un char concordato del codice prodotto finito, e

pertanto è stato richiesto che sia riportato come attributo materiale in SAP. In particolare, potrebbe

essere codificato all’interno della gerarchia prodotto come tipo capo della famiglia “Camicie”.

Codici EAN

I codici EAN saranno generati automaticamente e progressivamente per i prodotti finiti Harmont &

Blaine da SAP FMS all’interno del range EAN dell’azienda.

Per i prodotti commercializzati in licenza, gli EAN definiti dai fornitori (comunque riportabili in SAP

FMS se desiderato) saranno ricodificati in fase di acquisto secondo l’EAN di Harmont & Blaine per

abilitarne la lettura tramite RFID. In SAP FMS è infatti teoricamente possibile specificare sia l'EAN

fornitore che un EAN ad uso interno: come quest'ultimo venga generato ed all'interno di quale

range può essere configurato secondo i requisiti Harmont & Blaine.

Gli EAN saranno definiti per taglia/colore, ma non saranno differenziati per segmento (né per tipo

né per made-in).

Valorizzazione di magazzino

La valorizzazione in SAP FMS può avvenire in due diverse modalità:

A prezzo standard - i movimenti sono valorizzati con il prezzo standard corrente indicato

nell’anagrafica materiali, eventualmente risultante dal calcolo costi del prodotto laddove praticabile.

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A prezzo a media mobile - le entrate sono valorizzate al prezzo di acquisto o al costo effettivo del

prodotto, mentre le uscite sono valorizzate al prezzo risultante dalla media mobile di acquisto.

In entrambi i casi è possibile dettagliare il prezzo a livello di segmento; il dettaglio massimo che si

può raggiungere è un valore di magazzino diverso per ogni valore di segmento, anche se è

possibile avere un rapporto 1 a molti indicando dei tipi di valorizzazione di riferimento per più valori

di segmento.

Harmont & Blaine ha deciso di gestire:

- I prodotti finiti di lavorazione esterna ed i semilavorati a prezzo standard (il prezzo a media

mobile potrà comunque essere calcolato da SAP FMS e riportato in anagrafica materiale ai

soli fini statistici)

- I prodotti finiti commercializzati, le materie prime (tessuti ed accessori) e tutti gli altri

materiali di acquisto non presenti in distinta base secondo una valorizzazione a media

mobile (il prezzo standard potrà comunque essere indicato in anagrafica materiale ai soli

fini statistici).

Per quanto riguarda i pre-pack (colli tipo per seconda linea e outlet), il loro prezzo standard sarà

inserito nella loro anagrafica direttamente dall’utente in fase di creazione, oppure sarà calcolato

automaticamente come somma dei prezzi standard delle sue componenti.

Per le combinazioni rilevanti dei valori dei segmento “Tipo” e “Made-In”, potranno essere gestiti

dei tipi di valutazione con un legame 1:n, dove alcuni segmenti potranno generare un valore

specifico di magazzino (ad esempio, lo stock con segmento “Campionario” avrà un valore diverso

da quello “Regolare”) ed altre no.

La valorizzazione dello stock verrà fatta in considerazione del tipo di valutazione attribuito al

segmento, così come tutti i movimenti di magazzino.

Il popolamento dei tipi di valutazione in anagrafica materiale per i vari valori di segmento è

manuale.

SAP FMS non permette la gestione di valori diversi di un medesimo articolo in funzione del

magazzino logico di destinazione. La valorizzazione è infatti diversificabile solo a livello di sito

(centro di distribuzione o negozio) e non a livello di singolo magazzino.

Nell’attuale sistema gestionale, al momento della creazione dell’anagrafica materiale, l’operatore

Harmont & Blaine è deputato alla selezione manuale della relativa categoria fiscale (che determina

i conti CoGe a cui afferisce quel codice), con il rischio di incorrere in errori. La categoria fiscale

sarà sostituita in SAP FMS dal concetto di “classe di valorizzazione”; è stato deciso di ridurre e

semplificare le classi di valorizzazione SAP FMS rispetto alle attuali categorie fiscali, le quali

pertanto saranno abbandonate. A seconda della numerosità delle classi di valorizzazione SAP

FMS scelte, potranno essere impostati dei valori default per tipo di materiale, in modo da ridurre il

più possibile le possibilità di errore.

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Non è necessario per Harmont & Blaine (seppur tecnicamente possibile in SAP FMS) gestire valori

di magazzino diversi per alcune specifiche varianti dello stesso codice generico, ad esempio per le

taglie forti che richiedono maggior consumo di bottoni e tessuto: infatti, ai fini della produzione,

nella distinta base viene inserito un “assorbimento medio” dei materiali, slegato da logiche di

valorizzazione associate a specifiche taglie.

3.2.3.3. Semilavorati

I semilavorati hanno la stessa codifica dei prodotti finiti, con famiglia (primo carattere) S. Questo è

dovuto principalmente al fatto che nell’attuale sistema altrimenti non sarebbe possibile per essi

creare una distinta base. Non è comunque desiderata da parte di Harmont & Blaine per essi una

ricodifica, nonostante SAP non abbia questo limite e siano stati creati dei codici di prodotto finito

(sciarpe) anch’essi inizianti per S.

Tutti i semilavorati hanno una distinta base e subiscono delle fasi di lavorazione esterna. Possono

essere gestiti a taglia e colore, oppure solo a colore.

La maggioranza dei semilavorati (es. maniche per giacche) ha un ciclo di lavorazione complesso,

che passa da più faconisti, con la necessità di tracciare separatamente le varie fasi di lavorazione.

Inoltre, sono caricati a magazzino e successivamente rispediti come componenti al fornitore del

prodotto finito, oltre ad essere pianificati separatamente in maniera aggregata in base alla distinta

dei vari prodotti finiti che li contengono. Pertanto, per questi ultimi si configurano anagrafiche e

processi produttivi equivalenti a quelli dei prodotti finiti, ma separati, anche se ciò aumenta la

complessità di gestione da parte dell’utente (sia nell’attuale sistema come in SAP FMS). Questo

imporrà la loro codifica puntuale e dei relativi dati tecnici (distinta base e ciclo) ad opera dei

responsabili della produzione Harmont & Blaine.

In alcuni casi si potrebbe pensare di alleggerire la gestione dei dati tecnici di alcuni semilavorati:

ad esempio, una minoranza dei semilavorati esistenti corrispondono a fasi preliminari di

produzione, le quali pertanto potrebbero essere incluse nel ciclo di lavoro dei prodotti finiti

corrispondenti, senza la necessità di gestire nemmeno il codice materiale del semilavorato;

oppure, un’altra piccola parte dei semilavorati subisce un’unica lavorazione esterna, pertanto

potrebbe essere acquistata in conto lavoro pieno, secondo lo schema illustrato per i

ricondizionamenti (vedi capitolo dedicato), senza la necessità di creare un ciclo di lavoro.

3.2.3.4. Materie prime

Tessuti

La codifica dei tessuti dipende dalla loro destinazione, ed è sempre a 5 caratteri:

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Camiceria: da 0 a 09999

Tessuti per polo e felpe: da 20000 a 29999

Filati: da 30000 a 39999

Tessuti tecnici per giubbotteria: da 40000 a 49999

Tessuti per pantaloni: da 50000 a 59999

Tessuti per giacche: da 60000 a 69999

Tessuti pellame: da 80000 a 89999

Tessuti per mare: da 90000 a 99999

più 3 caratteri per il colore (con gli stessi codici colore dei prodotti finiti). Tutti i tessuti sono infatti

gestiti a colore. Non sono gestite altre dimensioni aggiuntive al colore.

Viene gestita per i tessuti un’unica unità di misura di base (Metri per la maggior parte dei codici,

tranne Filati e maglieria che sono gestiti a KG ed il pannello che è gestito a Piede Quadro). Non

sono gestite unità di misura alternative diverse dalle unità di peso.

Gli attributi anagrafici principali dei tessuti nell’attuale sistema gestionale sono i seguenti:

Altezza utile / altezza reale (comprensiva di cimosa)

Peso

Codice composizione tessuto

Classe merceologica (lana, cotone prevalente, etc.) - questo attributo, attualmente

presente a puro scopo statistico/di reportistica, sarà codificato in uno dei cosiddetti

“attributi Fashion” dell’anagrafica materiale

Categoria merceologica (tinta, rigato, denim, etc.) - questo attributo, attualmente presente a

puro scopo statistico/di reportistica, sarà codificato in uno dei cosiddetti “attributi Fashion”

dell’anagrafica materiale

Fornitore prevalente e fornitore alternativo.

Se necessario, sarà possibile allegare in SAP FMS all’anagrafica materiale la scheda tecnica della

materia prima.

Lo stesso tessuto potrà essere utilizzato in SAP FMS per tutti i prodotti finiti/semilavorati che si

desidera, indipendentemente dalla loro famiglia prodotto.

In distinta base, i tessuti sono attualmente indicati con un valore di consumo legato alla resa: ad

esempio, per il consumo e realizzazione di un prodotto è previsto l’utilizzo di 1 metro di tessuto,

tuttavia a consuntivo è utilizzato effettivamente 1,05 m, quindi in distinta base si inserisce il valore

di 1,05 m come valore di riferimento. In SAP FMS, sarà possibile invece indicare in distinta il valore

previsto di consumo, indicando poi anche uno scarto percentuale che viene automaticamente

applicato in esplosione della distinta stessa.

In anagrafica tessuto SAP FMS è possibile indicare il codice merceologico di nomenclatura

combinata (per l'Intrastat), il codice PRODCOM (o HS) ed il paese di origine (sempre ai fini di

dichiarazione doganale). Ogni codice materiale SAP può avere uno solo di questi valori. Il codice

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HS può essere scelto da un elenco di valori, ma da standard SAP non può essere ricavato in

automatico, la sua determinazione automatica dalla categoria merceologica sarebbe un GAP di

progetto.

Per quanto riguarda la tracciatura delle diverse lavorazioni subite dai prodotti e materie prime al

fine di determinarne la preferenzialità, le lavorazioni saranno tracciate a sistema, ma non è

possibile un calcolo automatico della preferenzialità dell'origine, anche perchè questa non dipende

solo dal paese di origine delle componenti e delle lavorazioni, ma anche dal paese di destinazione

delle merci. Sarà possibile comunque specificare manualmente il paese di origine in anagrafica

delle materie prime e dei prodotti finiti, e per questi ultimi potrà essere specificato anche il made-in

sul segmento.

Non sarà implementata in questa fase nessuna gestione in SAP FMS dei diversi bagni/nuance di

tessuto (né per il codice tessuto, né per il prodotto finito per cui viene utilizzato), che potrà essere

attivata eventualmente in fasi successive al go-live.

Accessori

La codifica degli accessori è sempre a 5 caratteri:

- I primi 2 rappresentano la famiglia (BT per i bottoni, LM per le lampo, etc)

- Gli altri 3 sono un progressivo numerico.

Quasi tutti gli accessori sono gestiti a colore. Tutti gli accessori metallici (lampo, bottoni, etc.)

hanno una tabella colori diversa dai prodotti finiti, dai tessuti e dagli altri accessori, che dovrà

pertanto essere definita separatamente anche in SAP FMS.

Molti accessori sono gestiti, oltre al colore, anche con un’altra dimensione: ad esempio le lampo

sono gestite anche per lunghezza (in cm), i nastri per altezza, le etichette sono gestite a seconda

della composizione stampata su di esse. Alcuni accessori invece sono gestiti solo a taglia, non a

colore.

Laddove si volesse riportare esattamente queste dimensioni in SAP FMS così come nella

situazione as-is, dovranno pertanto essere condivise tutte le tabelle valori delle varie dimensioni

attualmente in uso, e dovrà essere creato un gruppo merci specifico per ogni classe di accessori

che abbia una sua combinazione di dimensioni: al gruppo merci sono infatti assegnate le

dimensioni (varianti) da gestire su ogni codice che ad esso appartiene. Pertanto ad esempio

dovrebbe essere definito in SAP FMS:

- Un gruppo merci “Lampo” i cui codici saranno tutti gestiti con dimensioni “Colori metallici” e

“Lunghezza (cm)”

- Un gruppo merci “Etichette composizione” i cui codici saranno tutti gestiti con dimensioni

“Colore standard” e “Composizione”

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- Un gruppo merci “Nastri” i cui codici saranno tutti gestiti con dimensioni “Colore standard” e

“Lunghezza(cm)”

- Etc.

In fase di ripresa dati sarà pertanto necessario stabilire quali dimensioni sono effettivamente

rilevanti da rappresentare come varianti in SAP di un codice generico, e per quali (magari poco

numerose o per codici poco acquistati) potrebbero essere creati in SAP FMS codici generici distinti

per ogni attuale variante.

Anche le fodere ricadono negli accessori, ma per esse sarà gestito in SAP FMS (al contrario degli

altri accessori) anche il codice composizione tessuto, che nel sistema attuale è gestito solo per i

tessuti.

Anche per gli accessori sono presenti gli attributi classe merceologica e categoria merceologica,

come per i tessuti; questi attributi, pur essendo gestiti nello stesso campo, hanno valori distinti per

gli accessori e per i tessuti.

3.2.3.5. Anagrafica Materiali No-Core

I codici materiale gestiti dall’Ufficio Acquisti No-Core sono prevalentemente:

- Imballaggi

- Shopper

- Materiali pubblicitari.

Nessuno di questi codici sarà gestito in SAP FMS a taglia e/o colore.

Tali codici saranno tutti gestiti come giacenza a magazzino; non esiste pertanto la necessità di

creare in SAP FMS materiali codificati ma non gestiti a magazzino (cioè acquistati sempre spesati

ad oggetto di costo, senza creare stock).

Per i materiali No-Core viene attualmente creato un ordine di acquisto unico per l’intera quantità

prevista di consumo durante l’anno; non esiste pertanto attualmente una pianificazione dei

fabbisogni (MRP) di questi codici. Tuttavia, SAP FMS permette l’indicazione in anagrafica

materiale dei punti di riordino, al fine di attivare (laddove desiderato) la creazione automatica delle

relative richieste di riacquisto.

3.2.4. Stagione/collezione nel ciclo passivo

In SAP FMS il concetto di ‘stagionalità’ si articola attraverso una struttura a tre livelli:

Stagione (es. primavera/estate, autunno/inverno etc.)

Collezione (es. sportiva, glamour, etc.)

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Tema (es. tennis, golf etc.)

Per Harmont & Blaine potrebbero essere utilizzati anche tutti e tre i livelli della struttura, secondo lo

schema seguente:

Stagione (primavera/estate e autunno/inverno)

Collezione: nel codice collezione sarà integrato il brand e la linea di prodotto (es. “HB

Uomo”, “HB Donna”, “HBJ Uomo”, etc.)

Tema: potrebbe essere utilizzato facoltativamente come sottoinsieme di prodotti di una

collezione che ha delle specifiche delivery window.

Le stagioni hanno un’apposita anagrafica e vengono attribuite agli articoli: ad ogni articolo si

possono attribuire più stagioni, così come una stagione può essere valida anche solo per

determinate varianti di un prodotto (per differenti taglia/colore). Se viene attribuita a livello di codice

generico, la stagione viene ereditata da tutte le sue varianti taglia/colore.

La principale funzionalità della stagione nel sistema SAP FMS è quella di gestire le date che

delimitano i periodi delle campagne acquisti, produzione e vendite, in modo da determinare

dinamicamente la stagione corretta in base alle date dei documenti. Nel ciclo passivo, ad ogni

stagione vengono associate le seguenti date:

- Per gli acquisti, le date (inizio e fine validità) identificano per ogni stagione (e volendo

anche collezione/tema) il periodo di inserimento degli ordini di acquisto e quello di

ricezione della merce (data di consegna per il fornitore). Per la stessa

stagione/collezione/tema potranno essere inseriti range di date differenziati per

organizzazione acquisti e/o gruppo acquisti e/o fornitore.

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- Per la produzione le date identificano il periodo di lancio ed avanzamento della produzione.

Per la stessa stagione/collezione/tema potranno essere inseriti range di date differenziati

per responsabile MRP e/o tipo di ordine di produzione.

La stagione/collezione viene nell’attuale sistema gestionale indicata in tutti i documenti per:

Tessuti (non per gli accessori)

Lavorazioni esterne

Prodotti finiti commercializzati

con lo scopo di determinare il corretto listino. In anagrafica delle materie prime (obbligatoria per i

tessuti, facoltativa per gli accessori) viene inserita la sola stagione di creazione, non più modificata,

sia per estrarre ad esempio tutti i tessuti creati per una certa stagione, che per avere la

valorizzazione del costo del prodotto finito, in quanto per quest’ultimo viene considerato il valore

medio di acquisto di quel tessuto all’interno di una certa stagione.

Per non appesantire l’operatività dell’utente, è stato deciso di non gestire più in SAP FMS la

stagione sulle materie prime. Se desiderato, sarà possibile inserire le stagioni (sia di origine che di

riproposizione) in anagrafica del tessuto a puro fine statistico, ma non sarà determinata la stagione

sui documenti di acquisto delle materie prime; sarà comunque sempre possibile produrre una

reportistica acquisti per data.

La stagione/collezione/tema sarà invece determinata in SAP FMS, secondo le date ad essa legata,

nei documenti di acquisto dei prodotti finiti commercializzati e negli ordini di produzione

(commesse) degli altri prodotti finiti di lavorazione esterna.

In SAP FMS è possibile inserire in anagrafica prodotto la stagione di nascita del codice e tutte le

stagioni in cui esso potrà essere riproposto. Per quanto concerne i prodotti “carry-over”, è

ipotizzabile creare anche in SAP FMS un’unica stagione “Continuativa”.

Per quanto riguarda il legame della stagione nell’attuale sistema gestionale con informazioni quali:

materiale campionario/regolare/outlet

listini di vendita e di acquisto

rivalutazioni/svalutazioni di magazzino

è stato deciso di spostare queste informazioni dalla stagione (che di norma non influenza in SAP

FMS né i listini né la valorizzazione di magazzino) al “segmento”, per cui si rimanda al capitolo

apposito. Anche per questo motivo, la stagione/collezione/tema non sarà gestita a stock in SAP

FMS, per non appesantire il lavoro del magazzino, dato che la maggior parte delle informazioni per

cui era usata saranno fornite dal segmento.

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3.2.5. Listini di acquisto

I listini di acquisto delle materie prime (tessuti ed accessori) e dei prodotti finiti commercializzati

saranno inseriti manualmente dagli utenti dell’Ufficio Acquisti, per data di validità (inizio/fine).

Nell’attuale sistema gestionale, al momento della creazione dell’anagrafica della materia prima

viene già inserito il codice fornitore da cui quel materiale sarà acquistato (in quanto già conosciuto

al momento della codifica). Non è invece sempre presente in quel momento il listino di acquisto,

per cui il listino viene inserito in un secondo momento.

In SAP FMS, invece, l’inserimento del codice fornitore e del listino sono attività che devono essere

svolte nello stesso momento (che coincide appunto con la creazione del recordinfo, cioè

l’anagrafica SAP che crea il legame tra fornitore e materiale, tra i cui campi vi è anche come

informazione obbligatoria il prezzo netto di acquisto). La creazione del listino potrà essere in SAP

FMS contemporanea alla creazione del codice articolo oppure in un secondo momento attraverso

apposita transazione. Dal punto di vista operazionale, si dovrà pertanto o attendere il listino prezzi

per inserire il codice fornitore in anagrafica materiale, oppure inserire l’informazione del fornitore in

anagrafica alla creazione, ma con un prezzo “stimato” a livello almeno di codice generico (primi 5

caratteri), con il rischio però che tale prezzo stimato venga proposto sull’ordine se l’utente si

dimentica di inserire successivamente il listino effettivo a sistema.

I prezzi di acquisto in SAP FMS potranno essere variabili:

- Per ogni singola variante (combinazione di valori delle dimensioni in cui è gestito il prodotto,

es. zip)

- Per ogni valore di una sola variante (ed invarianti per l’altra)

- Prezzo unico a livello di codice generico (primi 5 caratteri del codice), valido per tutte le sue

varianti.

In SAP FMS, al momento della creazione del listino, è sempre necessario specificare un prezzo

netto a livello di codice generico, per poi (solo se necessario) specificare all’interno della matrice

delle dimensioni assegnate al codice i prezzi (se diversi) delle singole varianti. Esiste la possibilità

di fare copia/incolla di righe o colonne della matrice (ad esempio per imporre lo stesso prezzo allo

stesso colore per tutte le taglie), che sostituisce nel data entry in SAP FMS l’attuale concetto di

“filtro” per valore di dimensione.

In SAP FMS sarà anche possibile nel listino di acquisto gestire scaglionamenti di quantità ed il

codice materiale per il fornitore. Saranno disponibili le liste standard SAP FMS per visualizzare i

listini aperti per fornitore e/o materiale e/ gruppo acquisti, per visualizzare ad esempio i listini in

scadenza.

L’anagrafica SAP FMS della source list consentirà poi, se desiderato, di individuare per ogni

materiale, ai fini della pianificazione MRP, il fornitore preferito (per data) tra quelli per cui è stato

creato un listino di acquisto, e quindi far sì che le richieste di acquisto generate dall’MRP siano

attribuite automaticamente a quel fornitore.

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3.3. Processi di acquisto

3.3.1. Acquisto materie prime

Il processo base di gestione degli acquisti in SAP FMS è illustrato nel diagramma seguente:

Del processo sopra riportato, non saranno gestiti gli Outline Agreement (Contratti quadro), in

quanto non sono gestiti in Harmont & Blaine contratti a quantità o a valore a fronte dei quali creare

i singoli ordini di acquisto; infatti ogni singolo ordine di acquisto è di fatto un contratto con il

fornitore.

Non è nemmeno desiderata la gestione delle Richieste di Offerta Fornitore (documenti con cui

richiedere a vari fornitori un preventivo per l’acquisto di un certo codice), in quanto il fornitore è di

norma già stato scelto al momento della codifica del materiale.

Sugli Ordini d’acquisto di materie prime o di commercializzati possono essere implementate delle

strategie di rilascio, ossia delle regole di approvazione degli acquisti, su vari step e funzioni

aziendali (non previste nell’attuale sistema gestionale): esse possono essere settate per tipologia

ed importo di acquisto. Dovranno essere definiti, nelle fasi successive del progetto, gli step

autorizzativi che saranno necessari ed i criteri di determinazione di essi (es. in base all’importo

totale dell’ordine). E’ da sottolineare che un ordine di acquisto non può essere stampato (quindi

inviato al fornitore) finché non è rilasciato da tutti gli step autorizzativi.

L’ordine di acquisto, una volta creato, potrà essere stampato in PDF (tramite stampante di tipo

PDF Creator) ed allegato manualmente ad una mail, con testo predefinito, che viene poi spedita al

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fornitore. In SAP FMS sarebbe possibile prevedere un messaggio di stampa che consenta l’invio

automatico della mail al fornitore, con le seguenti condizioni:

- Una mail per ogni singolo ordine di acquisto

- L’indirizzo mail deve essere gestito nell’anagrafica fornitore

- Il testo della mail deve essere fisso per tutti gli ordini

- L’oggetto della mail deve avere una struttura fissa (di solito riporta il numero di ordine e la

data).

E’ stata espressa la volontà da parte dell’Ufficio Acquisti di prevedere questa possibilità (con invio

non automatico, ma deciso di volta in volta da parte dell’utente), ma anche di mantenere anche la

classica stampa PDF (automatica al salvataggio), ad esempio per inviare al fornitore (fuori

sistema) nella stessa mail più ordini di acquisto. Sarà inoltre possibile monitorare le eventuali mail

non andate a buon fine.

L’attuale layout di stampa OdA sarà ripensato totalmente, in quanto ritenuto non efficiente e

adeguato dall’Ufficio Acquisti Harmont & Blaine, e sostituito da un layout basato sullo “standard”

SAP FMS personalizzabile, che sarà concordato nelle fasi successive di progetto. I dati principali

da riportare sulla Stampa OdA per Harmont & Blaine sono i seguenti:

- Codice materiale per il fornitore (attuale campo “Disegno”): questo dato dovrà essere

mantenuto in SAP nel recordinfo (listino), e sarà da lì recuperato in automatico in tutti gli

ODA di quel materiale creati a quel fornitore

- Codice variante per il fornitore (es. per il colore dei tessuti, attuale campo “Variante”):

questo dato può essere gestito in SAP sia nel recordinfo (quindi per singolo materiale, se

per esempio ci sono codifiche diverse dello stesso colore Harmont & Blaine per lo stesso

fornitore a seconda del materiale) o a livello generale per fornitore, gestendo un ID

conversione per ogni fornitore che richieda questa transcodifica.

L’indirizzo di spedizione per il fornitore è in SAP FMS un’informazione a livello di riga ODA (mentre

attualmente è specificato a livello di testata). Questo perché teoricamente in SAP FMS è possibile

creare un unico ODA ad un certo fornitore, specificando luoghi di consegna separati per le varie

righe. L’Ufficio Acquisti preferisce invece separare in ODA diversi allo stesso fornitore i materiali e

le quantità a seconda dell’indirizzo di consegna; ciò potrà comunque essere fatto anche in SAP

FMS. Lo stesso concetto vale anche per la data di consegna.

Per quanto riguarda i testi fissi, potranno essere previsti in SAP i seguenti testi:

- Testo fisso per ogni stampa di qualsiasi ODA

- Testo aggiunto manualmente (sia a livello di testata ODA che di singola riga)

- Testo automatico a livello di recordinfo (fornitore/materiale)

- Testo automatico a livello di materiale (per ogni fornitore)

- Testo automatico a livello di fornitore (per ogni materiale).

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Questi testi potranno essere solo visualizzati sull’ODA oppure anche riportati in stampa (a seconda

del tipo di testo), secondo le esigenze di Harmont & Blaine.

Una volta stampato l’OdA ed inviato al fornitore, quest’ultimo normalmente invia (non

obbligatoriamente) una conferma d’ordine, che deve essere riportata sull’OdA a sistema. Nel caso

in cui le quantità confermate differiscano da quelle ordinate, viene anche modificata manualmente

la quantità ordinata. In SAP FMS, le conferme potranno essere gestite per ogni riga di ordine

inserendo:

- Numero conferma del fornitore

- Quantità confermata

- Data di consegna confermata

e potranno essere inserite anche più conferme per la stessa riga di ordine (ad esempio in caso di

consegne parziali).

Le conferme non dovranno essere obbligatorie per poter inserire l’entrata merci (non sempre il

fornitore invia infatti la conferma d’ordine), pertanto saranno riportate in SAP FMS come puro dato

statistico, similmente all’attuale gestione (quindi con modifica manuale della quantità ordinata e

della data di consegna in caso di discrepanze).

Gli acquisti di materie prime per prototipia (es. pezze di tessuto per prove) potranno essere gestiti

come nell’attuale sistema gestionale, usando anche codici generici ma sempre gestiti a magazzino

a valore e a quantità. Per quanto riguarda invece gli acquisti di prototipi finiti, si rimanda al capitolo

apposito.

3.3.2. Acquisto prodotti finiti commercializzati

Secondo l’attuale convenzione Harmont & Blaine, si può distinguere tra:

- Commercializzati veri e propri: il fornitore produce in autonomia il prodotto finito senza

l’invio da parte di Harmont & Blaine di nessuna componente (a parte le etichette RFID)

- Semi-commercializzati: Harmont & Blaine mette a disposizione alcune componenti (es.

bottoni, patch, etc.), ma la maggior parte delle componenti è messa a disposizione dal

fornitore; il costo di acquisto è pertanto comprensivo non solo della lavorazione

(assemblaggio), ma anche delle componenti fornite dal fornitore.

Nell’attuale sistema gestionale, tutti gli acquisti di prodotti finiti (commercializzati e semi-

commercializzati) avvengono come ordini di lavorazione esterna, e tutti hanno una distinta base

contenente le componenti da inviare al fornitore (nel caso dei commercializzati, essa contiene le

sole etichette RFID).

In SAP FMS, queste casistiche di acquisto saranno invece gestite come di seguito:

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- Per i commercializzati veri e propri, sarà utilizzato un ordine di acquisto standard a

magazzino, inserendo il codice etichetta RFID (unica componente da inviare al fornitore)

come VAS (Value Added Services), cioè come servizio a valore aggiunto fornito dal

fornitore (in questo caso, gratuito), che crea anche il fabbisogno di prelievo a magazzino

per la pianificazione MRP delle etichette RFID (non ci sarà quindi bisogno di creare alcuna

distinta base per il commercializzato). Sarà poi possibile creare una bolla manuale (non

riferita a nessun documento) per l’invio delle etichette RFID al fornitore e la relativa stampa

DDT. Non è emersa la necessità di gestire lo stock delle etichette RFID presso il fornitore,

quindi esse saranno semplicemente scaricate dal magazzino.

- Per i semi-commercializzati, essi saranno gestiti come una lavorazione esterna, il cui valore

di listino comprende non solo il costo della lavorazione, ma anche il valore dei materiali

messi a disposizione dal fornitore. Pertanto, saranno acquistati con un ordine di acquisto di

“conto lavoro pieno” standard SAP FMS, in cui si acquista il prodotto finito indicando

(manualmente o da distinta base) l’elenco delle componenti da inviare al fornitore. L’invio

dei componenti al fornitore con bolla avverrebbe poi in riferimento all’ordine di acquisto,

come per la produzione regolare. Il valore di entrata merci del semi-commercializzato sarà

dato dalla somma del prezzo di acquisto e del valore delle componenti inviate al fornitore

dal magazzino. Da notare che in questo caso sarà indirizzato un conto CoGe acquisti

dedicato alle lavorazioni esterne (come ad esempio per i ricondizionamenti che sfruttano lo

stesso processo), valorizzato con il prezzo di acquisto, e non (come nell’attuale sistema

gestionale) un conto acquisti di prodotti finiti (come nel caso dei commercializzati).

L’acquisto delle etichette RFID avverrà tramite ordini di acquisto, come per le altre materie prime

gestite a magazzino.

Poiché al momento dell’acquisto non è possibile per il fornitore elaborare un listino, l’acquisto del

campionario dei commercializzati attualmente avviene sempre con un prezzo unitario simbolico

(ad esempio 1 euro al pezzo). Il prezzo reale di acquisto viene poi determinato solo

successivamente all’entrata merci del campionario, cioè quando arriva la fattura fornitore. Solo

dopo l’arrivo del listino (e quindi della fattura) dal fornitore, viene elaborato il listino di vendita del

campionario. Resta però il problema che il valore dello stock di magazzino del campionario (e

quindi il costo del venduto) sarebbe pari a 1 euro finché non viene registrata la fattura fornitore.

Pertanto, se prima di quest’ultimo evento venisse effettuata la vendita del campionario, il costo del

venduto resterebbe 1,00, a meno che non sia registrata in SAP FMS manualmente una

rivalutazione del valore di magazzino. Nell’attuale sistema gestionale è probabile che ci siano delle

rivalorizzazioni automatiche del valore di magazzino del campionario, che in SAP FMS al momento

non sono previste. In generale, per evitare costi del venduto non realistici, si consiglia in SAP FMS:

- di inserire un prezzo non simbolico, ma realistico (anche se non esatto), nell’ordine di

acquisto del campionario dei commercializzati

- di non inserire in SAP FMS il listino di vendita del campionario (e quindi non creare gli

ordini di vendita del campionario) finché non sono state registrate le fatture fornitore, o

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quantomeno finché non è stata effettuata una rivalutazione dello stock di campionario già

entrato a magazzino (se il listino è conosciuto, ma non si può aspettare l’arrivo della fattura

fornitore).

I flussi di acquisto dei prodotti finiti commercializzati (e semi-commercializzati) sono riassunti di

seguito, sia per la prima linea che per la seconda linea/outlet:

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Per quanto riguarda i prodotti finiti commercializzati di seconda linea, l’allocazione delle quantità da

spedire ai negozi verrà effettuata da Harmont & Blaine direttamente sui lotti tipo (pre-pack in SAP

FMS), pertanto la retail allocation creerà in automatico, in base alle quantità di lotti tipo dichiarate,

non solo gli ordini di trasferimento ai negozi, ma anche gli ordini di acquisto a fornitore, usando il

codice del lotto tipo, ma consentendo anche, sull’ordine di acquisto, di visualizzarne il contenuto in

termini di quantità per taglia/colore. Si rimanda al capitolo apposito per ulteriori dettagli.

La pianificazione tramite retail allocation sarà effettuata anche per i prodotti in licenza della prima

linea (ad esempio abbigliamento bambino), anch’essi commercializzati, con la differenza che

l’ordine di acquisto non riporterà un prezzo di acquisto, in quanto saranno acquistati in conto

deposito fornitore (stock speciale K), e che gli ordini di acquisto avranno consegna diretta al

negozio (non saranno quindi generati ordini di trasferimento da centro di distribuzione a negozio).

L’acquisto dei commercializzati propri per la prima linea avverrà invece con l’ausilio dell’MRP SAP,

che genererà le richieste di acquisto in base ai fabbisogni presenti a sistema (ordini di

trasferimento ai negozi e ordini cliente wholesale). Anche i colli cliente dei commercializzati, come

quelli provenienti da lavorazione esterna, avranno di default uno stato “Bloccato” che ne impedirà

la spedizione fino al superamento del controllo qualità in ingresso (si rimanda al capitolo dedicato

alle lavorazioni esterne per ulteriori dettagli in merito).

3.3.3. Acquisto servizi e materiali di consumo (No Core)

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Il flusso Acquisti No Core in SAP FMS è riassunto nella figura seguente:

Il ciclo può avere inizio con una Richiesta di Acquisto: i vari enti richiedenti merci e/o servizi

inseriscono questo documento sul sistema SAP FMS, sul quale viene inserita l’informazione “Tipo

di contabilizzazione”, la quale contraddistingue l’acquisto in:

a) Acquisto a magazzino: in questo caso viene indicato il codice materiale per approvvigionare

il magazzino

b) Acquisto Spesato: in questo caso viene indicato solitamente un gruppo merci (per

identificare la tipologia di servizio e determinare il corrispondente conto CoGe) ed una descrizione

puramente testuale. L’acquisto spesato può essere attribuito ai seguenti oggetti di Controlling:

- Centro di Costo

- Ordine Interno (Investimenti in corso oppure semplici Commesse)

- Cespite.

Anche per gli acquisti spesati sarebbe comunque possibile, ove ritenuto opportuno, una gestione a

codice materiale. Tale gestione viene attivata generalmente solo per particolari acquisti rilevanti,

ricorrenti e standard, e con finalità prevalentemente statistiche.

Sulla Richiesta d’acquisto è possibile ma non necessario inserire il fornitore, così come il valore (a

fini prevalentemente statistici). Per tracciare il reparto che richiede l’acquisto ad un certo centro di

costo “comune” (ad es. al centro di costo IT), potrà essere valorizzato il campo “Richiedente”.

La Richiesta di Acquisto non è un documento essenziale; ad esempio, nell’acquisto di alcuni

materiali, come la cancelleria, la richiesta sarà gestita extra sistema, e l’utente inserirà

direttamente l’ordine di acquisto in SAP FMS. La gestione di eventuali acquisti senza RdA

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(direttamente tramite ordine), ovvero senza ordine (es. attraverso la piccola cassa) dovrà essere

regolamentata in funzione delle policy che Harmont & Blaine vorrà darsi.

Il documento successivo è l’Ordine d’acquisto, in cui l’inserimento del fornitore è una informazione

necessaria, infatti è un documento vincolante nei confronti di quest’ultimo a dei prezzi concordati, e

potrà essere stampato ed inviato al fornitore (con lo stesso layout di stampa degli acquisti

caratteristici).

All’interno del documento, qualora si volesse suddividere l’acquisto su diversi centri di costo (es.

Punti vendita), sarà possibile:

- Inserire “n” righe di acquisto per quanti sono i centri di costo,

- Inserire un’unica riga di acquisto ma con contabilizzazioni separate per centro di costo

(contabilizzazione multipla)

- Inserire un’unica riga di acquisto con un unico centro di costo, la cui scrittura di acquisto

verrà poi in caso ribaltata su altri centri di costo.

La generazione di un Ordine di acquisto, pur non effettuando nessuna scrittura contabile e/o

gestionale, genera un valore impegnato, visualizzabile sui Report di Controllo di Gestione,

sull’oggetto di Controlling inserito.

L’ordine d’acquisto può riferirsi ad un Contratto a quantità e/o a valore con un fornitore. Questo

documento potrà essere utilizzato ad esempio per i contratti di affitto passivi dei vari negozi.

E’ emersa la necessità di gestire la memorizzazione in SAP FMS delle varie versioni dell’ordine

per alcune tipologie di ordine di acquisto No-Core, ad esempio per gli ordini di allestimento dei

negozi. Se questa esigenza sarà confermata, sarà creato un tipo di ordine di acquisto ad hoc che

sarà gestito a versioni, secondo le funzionalità previste dallo standard SAP FMS.

Sulle Richieste d’acquisto e sugli Ordini d’acquisto possono essere implementate delle strategie di

rilascio, ossia delle regole di approvazione degli acquisti, su vari step e funzioni aziendali: esse

possono essere settate per tipologia ed importo di acquisto. Dovranno essere definiti, nelle fasi

successive del progetto, gli step autorizzativi che saranno necessari, i criteri di determinazione di

essi (es. in base all’importo totale dell’ordine) ed il tipo di documento che sarà sottoposto a

strategia di rilascio (richiesta di acquisto oppure ordine di acquisto). E’ da sottolineare che un

ordine di acquisto non può essere stampato (quindi inviato al fornitore) finché non è rilasciato da

tutti gli step autorizzativi e finché la nuova versione non è contrassegnata dall’utente come “attiva”.

A tal proposito si suggerisce di valutare l’inserimento di strategie di rilascio “a valle” del processo di

acquisto (es. direttamente in fase di emissione di OdA) a fine di evitare ricicli di processo dovuti

alla variazione delle condizioni ipotizzate in fase di richiesta (es. in relazione a prezzi unitari, costo

totale della fornitura, ecc.).

I passi successivi all’Ordine d’acquisto sono i seguenti:

1) Entrata Merci: rappresenta un documento di conferma dell’avvenuto acquisto (arrivo della

merce o prestazione di servizio effettuata). Essa sarà valorizzata, ciò significa che viene

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confermato l’acquisto e rilevato il costo, creando un documento contabile del tipo Costo a

Fatture da ricevere.

2) Fattura fornitore: viene registrata in SAP FMS la fattura fornitore, confrontandola con le

quantità ed i prezzi registrati in entrata merci, e creando un documento contabile del tipo Fatture

da ricevere a Debiti vs fornitore.

Le scritture “costo a fatture da ricevere” legate alla gestione dell’entrata merci fanno emergere la

necessità di attivare un controllo periodico (si suggerisce almeno 1 volta al mese)

dell’amministrazione sulle posizioni aperte, con il doppio obiettivo di procedere alla chiusura di

tutte le posizioni, ed effettuare un controllo fattivo sulla gestione, ad esempio su ordini

parzialmente evasi.

Per quanto riguarda i cespiti, il flusso acquisti è del tutto speculare ma con contabilizzazione

specifica. La creazione del cespite avverrà attraverso la comunicazione da parte dell’ufficio

acquisti all’amministrazione dell’acquisto di un cespite. L’amministrazione creerà l’anagrafica

secondo la verifica dei dati civilistico – contabili, comunicando il numero cespite creato all’ufficio

acquisti che potrà procedere alla creazione dell’ordine di acquisto spesato su quel cespite. Si

rimanda comunque al capitolo apposito per ulteriori dettagli.

Per quanto riguarda la registrazione delle utenze, esse saranno registrate direttamente in

contabilità (in ambito modulo SAP FI), quindi senza passare dall’ordine d’acquisto e dal flusso

sopra descritto.

3.3.4. Acquisto in conto lavorazione e lavorazioni esterne

3.3.4.1. Lavorazioni esterne di produzione

Il processo standard SAP FMS cosiddetto di “conto lavoro di fase” sarà utilizzato per tutte le

lavorazioni esterne relative alla produzione di prodotti finiti non commercializzati (per quanto

riguarda le rilavorazioni ed i ricondizionamenti, si fa riferimento ai relativi capitoli).

Il processo di conto lavoro di fase è riassunto nel diagramma seguente:

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Nei paragrafi successivi, viene descritto nel dettaglio (passo per passo) questo processo.

Creazione ordine di acquisto lavorazione esterna

A partire dalle richieste di acquisto di lavorazione esterna generate al salvataggio dell’ordine di

produzione, possono essere creati gli ordini di acquisto (i quali, se necessario, possono essere

stampati ed inviati al faconista). Per Harmont & Blaine né le richieste né gli ordini di acquisto di

lavorazione esterna necessitano di alcuno step autorizzativo di rilascio.

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Attualmente viene creato un ordine di acquisto per commessa/faconista; in SAP FMS l’unico

criterio obbligatorio di splitting è il faconista, pertanto teoricamente si potrebbe avere un unico

ordine di acquisto contenente tutte le lavorazioni esterne di un certo faconista (una riga ODA per

ogni fase di ogni commessa), anche per più commesse diverse insieme, così come invece è

possibile mantenere l’impostazione attuale.

Al momento della conversione dell’ordine di acquisto, ove non fosse possibile gestire i prezzi a

listino ed ove questi non fossero già stati inseriti nei cicli, sarà necessario indicare il prezzo. In

generale, ove questo fosse stato solo “stimato” (es. in fase di produzione del campionario), sarà

necessario modificarlo con il dato reale prima di procedere all’entrata merci della prestazione.

In caso di modifiche comunicate da parte del faconista alle componenti della distinta di una certa

commessa (materiali sostitutivi, extra consumi, etc.), conosciuti solamente dopo il lancio della

commessa (quindi a ordine di acquisto già creato), sarà possibile modificare le componenti

necessarie (modifica quantità e/o aggiunta codici) direttamente sull’ordine di acquisto, senza

modificare l’ordine di produzione SAP FMS, con doppio beneficio:

- Il fabbisogno di componente da spedire (eventualmente) al faconista sarà immediatamente

visto dal monitor (vedi paragrafo successivo) e quindi evadibile immediatamente

- La modifica sarà registrata solo sull’ordine di acquisto, e non sulla commessa, consentendo

così di rilevarla puntualmente all’entrata merci della lavorazione come scostamento di costo

tra costo teorico (distinta base della commessa) e costo effettivo (distinta base sull’ordine di

acquisto).

Laddove poi la modifica fosse dovuta ad un vero e proprio errore in fase di creazione della distinta

base del prodotto finito, sarebbe invece opportuno, oltre a quanto scritto sopra, anche modificare e

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correggere la distinta base del prodotto stesso (in modo che lo stesso errore non sia propagato

anche su produzioni future), ed aggiornare di conseguenza anche l’ordine di produzione

rileggendo la distinta modificata.

Invio componenti al faconista

Tramite l’apposito monitor SAP FMS, l’operatore di magazzino potrà visionare, per ogni faconista, i

fabbisogni di componenti (derivanti dai vari ordini di acquisto di lavorazioni esterne, legati a loro

volta ai vari ordini di produzione) e lo stock attualmente presente presso il faconista, e decidere

quali e quante componenti inviargli. L’eventuale sfrido (scarto %) inserito nella distinta base SAP

viene considerato automaticamente nei fabbisogni in aggiunta alla quantità da distinta.

Secondo la procedura ipotizzata, un operatore che lavora su SAP FMS (responsabile di

magazzino o utente della Produzione) interrogherà periodicamente il monitor per faconista,

visualizzando tutte le componenti che risultano mancanti presso il fornitore (suddivise per ordine di

acquisto), selezionando le componenti che vuole inviare (eventualmente

riducendone/aumentandone le quantità rispetto a quelle proposte) e creando per esse una

richiesta di prelievo per il magazzino (documento di consegna SAP FMS) per il totale delle quantità

per componente.

L’operatore di magazzino potrà poi, a fronte della consegna SAP FMS, effettuare il prelievo. In

SAP FMS sarà creata una consegna per ogni faconista, in cui sarà pertanto possibile raggruppare

tutte le componenti necessarie e nelle loro quantità totali, raggruppando quindi più

ordini/commesse insieme, secondo l’impostazione standard SAP FMS.

Attualmente per Harmont & Blaine il prelievo e l’imballaggio delle componenti da inviare al

faconista viene effettuato segregando fisicamente le stesse in riferimento alle singole commesse

(per agevolarne la gestione del faconista e presidiare maggiormente il consumo puntuale dei

materiali); questa impostazione organizzativa di magazzino del packing fisico per il faconista potrà

se desiderato essere mantenuta, ma la stampa cartacea della picking list SAP FMS non riporterà,

per ogni componente, il riferimento a quanti pezzi sono necessari per ogni singola commessa

(come nella stampa attuale).

In SAP FMS, infatti, poiché la consegna di prelievo componenti per invio a terzista non riporta il

riferimento al singolo ordine di acquisto/commessa, questa logica di reperimento fabbisogni aperti

e loro elenco dovrebbe essere integrata nella stampa della picking list e della DDT standard con

una logica custom (realizzazione di una personalizzazione rispetto allo standard Sap), che si

configurerebbe pertanto come “gap” di progetto.

Se si volesse adottare l’impostazione standard SAP FMS, sarebbe da prevedere la possibilità di un

cambio di modello operativo che preveda un alleggerimento dell’onere della logistica in fase di

packing, ribaltando sul fornitore la separazione puntuale dei materiali ed il monitoraggio di

eventuali extraconsumi. Teoricamente, infatti, le componenti potrebbero anche essere inviate

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senza il riferimento alla singola commessa, purché ci sia un flusso di comunicazione da parte del

faconista dei consumi effettivi da lui riscontrati per ogni singola commessa/fase. Questa è la vera

informazione che consente di registrare puntualmente gli scostamenti di consumo tra teorico ed

effettivo.

La scelta tra effettuare picking puntuali ovvero permettere di inviare quantità “libere” al faconista

dipende da una decisione di carattere organizzativo di Harmont & Blaine.

Registrazione entrata merci ordine di acquisto lavorazione

All’avvenuta conferma (parziale o totale) della lavorazione da parte del faconista, sarà possibile

registrare non solo l’avanzamento logico di fase sull’ordine di produzione, ma anche l’entrata merci

dell’ordine di acquisto della lavorazione. Ciò consente con un’unica operazione di:

- Registrare l’avvenuta lavorazione e consentire quindi la registrazione della fattura fornitore

- Consumare le componenti legate sull’ordine di acquisto a quella lavorazione dallo stock

presso il faconista.

In questa fase è possibile anche specificare le quantità effettivamente consumate (nel caso in cui

ad esempio l’utente sia informato per tempo dal faconista di eventuali extra consumi o modifiche in

corso d’opera). Come specificato al paragrafo precedente, la soluzione migliore per monitorare i

consumi presso il terzista e registrare gli scostamenti di consumo sarebbe, più che organizzare il

packing della spedizione per commessa, stabilire con i vari faconisti una procedura per cui, al

termine di ogni fase di lavorazione di ogni commessa, essi comunichino i consumi effettivi

(quantomeno dei componenti principali). Questi ultimi potrebbero essere registrati puntualmente in

questa fase, in modo che l’eventuale sfrido (sotto-consumo rispetto alla quantità teorica) di

commessa resterebbe in stock presso il fornitore per essere utilizzato per altre produzioni oppure

essere reso a fine stagione.

La conferma logica dell’operazione dell’ordine di produzione e l’entrata merci dell’ordine di

acquisto della lavorazione esterna sono, da procedura standard, due operazioni separate in SAP

FMS. E’ stato ipotizzato di affidarle entrambe (o solo una delle due) direttamente al faconista,

realizzando un portale fornitori web o una app SAP Fiori tramite cui potrebbe registrare in prima

persona gli avanzamenti di fase ed i consumi effettivi. Tale sviluppo potrebbe costituire

un’interessante integrazione futura all’attuale progetto SAP (attualmente tale sviluppo è infatti out-

of-scope) che consentirebbe di snellire l’operatività degli utenti di Harmont & Blaine.

Al fine di garantire l'allineamento del magazzino fisico e di quello contabile presso i terzisti è

necessario effettuare ciclicamente verifiche della consistenza effettiva degli stessi. Ove tali

verifiche avvenissero a valle dell’entrata merci delle lavorazioni, non sarà possibile caricare tali

materiali sulle singole produzioni. In alternativa si darà vita semplicemente a carichi/scarichi dello

stock speciale presso terzista con registrazione del relativo valore/costo.

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Versamento del prodotto finito a magazzino

Il versamento del prodotto finito a magazzino Harmont & Blaine verrà registrato automaticamente

dal portale RFID: si rimanda pertanto al capitolo apposito per i dettagli logistici a riguardo.

Nell’attuale sistema gestionale la merce entra di default in uno stato sospeso “controllo qualità”, poi

il controllo fisico della qualità della merce in ingresso viene effettuato solo su alcuni colli a

campione.

In SAP FMS, invece, tutti i carichi di magazzino da lavorazione esterna saranno registrati nello

stock utilizzabile liberamente. Per quanto riguarda i colli cliente in ingresso (ad esempio per la

prima linea), per replicare un comportamento simile all’attuale senza utilizzare lo stock “Controllo

qualità” in SAP FMS (che complicherebbe la gestione di questa casistica), i colli versati a

magazzino avranno di default uno stato “Bloccato” che impedirà la loro spedizione (pur

mantenendo la loro assegnazione a ordine cliente/di trasferimento). Tale stato potrà poi essere

rimosso puntualmente o massivamente nel caso il controllo qualità in ingresso sia superato oppure

in casi di spedizioni urgenti da registrare.

In caso di controllo qualità non superato, sarà possibile ad esempio spostare il collo nel magazzino

sfusi nel caso venga aperto e disassortito, oppure inviarlo a fornitore per una riparazione. In

entrambi i casi, ciò determinerà una dis-assegnazione automatica della merce dagli ordini clienti a

cui era assegnata.

I lotti tipo relativi alla seconda linea o all’outlet provenienti da faconista, invece, potranno essere

versati a magazzino in SAP FMS nello stock “Controllo qualità” (in questo caso non vi è infatti

allocazione diretta a specifico ordine cliente). Sarà poi possibile, in caso di superamento del

controllo qualità, spostare manualmente i lotti tipo da stock controllo qualità a stock utilizzabile

liberamente tramite apposito movimento merci.

Registrazione fattura fornitore

Le fatture fornitore arrivano dai faconisti con una riga per ogni fase esterna di ogni singola

commessa, e gli opportuni riferimenti (commessa, descrizione operazione, etc.).

In SAP FMS il controllo fattura avverrà con la stessa granularità (una riga per ogni fase esterna di

ogni ordine di produzione); inoltre sarà sempre possibile far riferimento al numero di bolla che il

faconista può avere emesso (nel caso invii la merce a Harmont & Blaine o ad un altro faconista),

se riportato in SAP FMS in fase di registrazione entrata merci dell’ordine di acquisto.

3.3.4.2. Ricondizionamenti

A volte alcuni prodotti finiti (o semilavorati) vengono inviati ad un fornitore affinché siano

ricondizionati. Il ricondizionamento comporta sempre la trasformazione di un codice in un nuovo

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codice di prodotto finito, con il contestuale consumo di altre componenti (es. applicazione patch,

etc.), a volte inviate anch’esse dal magazzino Harmont & Blaine.

Il fornitore può effettuare anche più lavorazioni, ma il listino è sempre unico per l’intero

ricondizionamento, e non c’è la necessità di registrare l’avanzamento delle singole fasi di

lavorazione da parte del terzista. A tal proposito, diversamente dalle altre produzioni, sarebbe

eventualmente possibile anche gestirle “a listino”.

Per questi motivi, sarà utilizzato per i ricondizionamenti il cosiddetto processo SAP FMS di “Conto

lavoro pieno” (come per l’acquisto dei semi-commercializzati), il quale, rispetto al processo

illustrato nel capitolo precedente, consente di creare direttamente un ordine di acquisto per la

lavorazione esterna, con possibilità di specificare (manualmente o da distinta base) l’elenco dei

componenti da inviare al terzista. L’ordine di acquisto non è però un acquisto di una prestazione di

servizio come nel capitolo precedente, ma è intestato al prodotto finito che sarà riconsegnato dal

fornitore. Non vi è pertanto in questo flusso nessun ordine di produzione.

L’invio delle componenti al terzista e l’entrata merci dell’ordine di acquisto (con contestuale

consumo delle componenti presso fornitore) avverranno invece nella stessa identica modalità del

conto lavoro di fase.

L’utilizzo di questo processo consentirà di gestire i ricondizionamenti in maniera estemporanea e

quindi con una gestione veloce e senza troppi dettagli: inoltre, è corretto ai fini Harmont & Blaine

anche il fatto che il valore del prodotto finito ricondizionato sia calcolato come valore della

lavorazione + somma dei valori delle componenti inviate al terzista per quell’ordine di acquisto,

come da processo standard SAP FMS.

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3.3.4.3. Riparazioni

Le riparazioni effettuate presso fornitore esterno, al contrario dei ricondizionamenti, non

comportano un cambio del codice del prodotto finito. Pertanto, il processo di conto lavoro pieno

SAP FMS non è adatto allo scopo, in quanto ricalcolerebbe il valore del prodotto finito

aggiungendovi il costo della riparazione (e delle eventuali componenti), il che non sarebbe corretto.

Pertanto, le riparazioni saranno gestite come un acquisto di prestazioni di servizio scaricate su un

determinato centro di costo (che raccoglierà pertanto il valore delle riparazioni stesse). L'acquisto

delle lavorazioni esterne di riparazione/ripristino non sarà quindi legato direttamente all'articolo, ma

sarà spesato su oggetti di costo appositi (volendo suddivisi per famiglia di prodotto), da cui sarà

possibile periodicamente ribaltare statisticamente questi costi sui vari prodotti finiti.

Le eventuali componenti inviate dal magazzino ai fornitori per le riparazioni potrebbero pertanto

anch’esse essere consumate direttamente da magazzino sullo stesso centro di costo, oppure

inserite come componenti dell’ordine di acquisto e quindi inviate al terzista con le stesse modalità

degli altri processi descritti precedentemente.

Invece, per l’invio dei prodotti finiti in riparazione (o in ripristino dei resi di fine stagione) presso

fornitore, dal magazzino “Resi” potrà essere creato un documento di consegna SAP con un codice

generico, che sarà trasmesso al portale RFID e potrà essere “riempito” dinamicamente con le SKU

lette dal portale RFID. Ciò comporterà pertanto sempre un passaggio sotto il portale RFID dei

pezzi da inviare al fornitore per la riparazione/ripristino di fine stagione. Questo perché le letture da

portale RFID in entrata ed in uscita dai magazzini Harmont & Blaine sono necessarie per

mantenere allineata puntualmente la giacenza e quindi i magazzini fiscali.

Sarà poi prevista una causale RFID apposita di rientro da riparazione/ripristino, che farà rientrare a

stock le SKU lette al rientro dei colli dal fornitore tramite l’apposito movimento standard SAP.

3.4. Gestione magazzino logico Inbound

3.4.1. Struttura organizzativa Magazzini

“Del BO” è il centro di logistica interno dove avvengono entrate ed uscite della merce per tutte le

linee. Questo centro di distribuzione gestisce anche le merci destinate all’estero.

In SAP FMS, sotto il centro distribuzione “Del BO” saranno definiti i seguenti magazzini logici:

Materie prime/sussidiarie

Prodotti finiti (materiali sfusi)

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Colli (prodotti finiti già imballati per il cliente: per colli si intendono infatti i cartoni contenenti

prodotti finiti già pre-imballati per il cliente tramite la creazione del file fornitore con le

disposizioni di imballo, e quindi immediatamente assegnabili già in fase di entrata merci al

singolo cliente)

Lotti (pre-pack, colli tipo per invio seconda linea/outlet)

Resi (per i resi da cliente, solo prodotti finiti)

Old season

Rottamazione

Non sarà più necessario un magazzino dedicato per le materie prime presso l’Ufficio Stile, in

quanto i prelievi dal magazzino materie prime per questo ufficio saranno registrati su un oggetto di

costo dedicato.

Alcune tipologie particolari di giacenze non saranno più gestite in SAP FMS come magazzini logici,

ma in altro modo, generalmente utilizzando i cosiddetti "stock speciali”:

Conto deposito o conto visione c/o terzi (gestione tramite stock speciale W conto deposito

cliente)

Conto visione fornitori e lavorazioni presso terzista (gestione tramite stock speciale O

merce di proprietà presso fornitore)

Merce in viaggio (gestione tramite stock in transito)

Beni di terzi in conto vendita c/o Harmont & Blaine (gestione tramite stock speciale K conto

deposito fornitore).

La piattaforma di logistica esterna “Movimoda” rappresenta un secondo centro puramente

distributivo. In uscita avvengono spedizioni di prodotti finiti verso clienti nazionali, negozi o

trasferimenti verso “Del BO”. In entrata riceve prodotti finiti provenienti da “Del BO”, da fornitori e

dai resi dei punti vendita. Non è prevista un’interfaccia di comunicazione, in quanto gli operatori di

“Movimoda” avranno accesso diretto al sistema SAP FMS di Harmont & Blaine.

Sotto il centro distribuzione “Movimoda” saranno definiti in SAP FMS i seguenti magazzini:

Prodotti finiti (materiali sfusi)

Colli (prodotti finiti già imballati per il cliente)

Lotti (pre-pack, colli tipo per invio seconda linea/outlet)

Resi

Infine, il terzo centro di distribuzione sarà dedicato allo stock per le vendite tramite il canale “E-

Commerce”. Per questo centro di distribuzione saranno definiti in SAP FMS i seguenti magazzini:

Distribuzione e-commerce

Resi e-commerce

Per quanto riguarda invece i negozi Harmont & Blaine, ognuno di essi avrà un unico magazzino.

Inoltre, la merce presso negozio in conto vendita (licenze) sarà gestita tramite stock speciale K

(conto deposito fornitore).

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Nella tabella seguente viene riportata la corrispondenza tra i magazzini presenti sull’attuale

sistema gestionale e la corrispondente gestione in SAP FMS:

Magazzino

AS400 Descrizione AS400

Tipologia

AS400

Centro distr.

SAP

Magazzino

SAP Descrizione SAP

01 Materie

Prime/Sussidiarie Fiscale

Del Bo DBMP Magazzino MP

02 Magazzino Stile Fiscale Del Bo DBMP Magazzino MP

04 Magazzino Prodotti

Finiti Fiscale

Del Bo DBSF Magazzino PF

sfusi

05 Deposito Colli Fiscale Del Bo DBCO +

DBLO

Magazzino PF colli

+ Magazzino lotti

06 Conto Vendita Fiscale Stock speciale W – Conto deposito cliente

07 Magazzino Prototipi Non Fiscale I prototipi non saranno più gestiti a magazzino

08 Conto Affidamento Fiscale Stock speciale W – Conto deposito cliente

10 Merce in Viaggio Fiscale Stock in transito

14 Magazzino Prodotti

Finiti presso terzi Fiscale

Movimoda MVSF Magazzino PF

sfusi

15 Magazzino Logistica

presso terzi Fiscale

Movimoda MVCO +

MVLO

Magazzino PF colli

+ Magazzino lotti

19 Conto Ripristino c/o

Movimoda Fiscale

Movimoda La merce in conto ripristino

sarà inviata a fornitore dal

magazzino “Resi” c/o

Movimoda MVRE

30 Magazzino E-

Commerce Fiscale

E-commerce ECDI +

ECRE

Magazzino

distribuzione +

Magazzino resi

35 Conto Visione Clienti Fiscale Stock speciale W – Conto deposito cliente

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Magazzino

AS400 Descrizione AS400

Tipologia

AS400

Centro distr.

SAP

Magazzino

SAP Descrizione SAP

36 Conto Visione Fornitori Non Fiscale Stock speciale K – Conto deposito fornitore

38 Conto Riparazione Fiscale Stock speciale O – Merce presso fornitore

40 Magazzino Difettati Fiscale

Del Bo Questo magazzino sarà

sostituito dal segmento

“Difettati”

41 Magazzino Difettati

Presso Terzi Fiscale

Movimoda Questo magazzino sarà

sostituito dal segmento

“Difettati”

50 Magazzino Controllo

Qualità Fiscale

Del Bo e

Movimoda

DBRE +

MVRE

Magazzino Resi

60 Magazzino Stock Fiscale Del Bo DBOL Magazzino old

season

70 Magazzino Merce Dis. Fiscale Del Bo DBRO Magazzino

rottamazione

80 Magazzino Furti Non Fiscale Eventuali furti saranno scaricati da magazzino

e addebitati su centro di costo apposito

90 Stores Fiscale Singolo

negozio

STMG Magazzino

negozio

91 Beni Di terzi C/O Noi Non Fiscale Stock speciale K – Conto deposito fornitore

99 NS Conto Lavoro

Esterni Fiscale

Stock speciale O – Merce presso fornitore

3.4.2. Movimenti merci

Tutti i movimenti di magazzino dovranno essere tracciati su SAP FMS: entrate merci, trasferimenti

tra magazzini e/o tipologie di stock (libero, controllo qualità, bloccato), uscite merci. Ogni

movimento produrrà un documento materiale, andrà ad aggiornare la giacenza di magazzino e

produrrà le relative registrazioni contabili. Tutti i movimenti merce avranno associato un codice

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numerico (“tipo movimento”) che identifica univocamente la tipologia di movimento effettuato (ad

esempio, 101 = entrata merci da ordine di acquisto). Inoltre, i movimenti potranno avere associato

anche un codice che ne specifica la “motivazione”, secondo un insieme di valori per ogni tipo

movimento personalizzabile in fase di implementazione del sistema.

Tutta la movimentazione del magazzino in SAP FMS è definita a livello di SKU, cioè codice

prodotto generico più variante (taglia/colore) più segmento. Il livello di SKU può essere definito

come dato anagrafico dei prodotti secondo l’esigenza di Harmont & Blaine.

I movimenti effettuati tramite portale RFID saranno eseguiti tramite interfaccia con il corrispondente

software, mentre quelli che afferiscono ai negozi saranno gestiti tramite interfaccia con il sistema di

gestione dei negozi di proprietà (POS). Si fa pertanto riferimento ai corrispondenti capitoli per

l’analisi di dettaglio di questi processi di movimentazione.

3.4.2.1. Movimenti di entrata merci

Con entrata merci sono definiti tutti i movimenti che hanno come risultato un incremento dello

stock in magazzino. Nei processi Harmont & Blaine sono state identificate le seguenti tipologie di

entrata merci:

Entrata merce a fronte di Ordine d’acquisto – riguarda tutti i tipi di materiale di acquisto

Harmont & Blaine. Nel caso dei prodotti finiti commercializzati, sarà registrata tramite

interfaccia con il portale RFID. Si fa pertanto riferimento ai corrispondenti capitoli per

l’analisi di dettaglio di questi processi di movimentazione.

Entrata merce a fronte di Ordine di produzione (commessa) – riguarda il versamento a

magazzino di tutti i prodotti finiti Harmont & Blaine di lavorazione esterna, che sarà

registrato tramite interfaccia con il portale RFID. Si fa pertanto riferimento ai corrispondenti

capitoli per l’analisi di dettaglio di questi processi di movimentazione.

Resi su vendite – riguarda il prodotto finito reso dal cliente.

Resi da terzista – riguarda il rientro a magazzino di materie prime inviate da Harmont &

Blaine al faconista (ad esempio, tessuti inviati al fornitore ma non utilizzati).

3.4.2.2. Movimenti di uscita merci

Per uscita merci si intendono i processi che hanno come risultato un decremento dello stock in

magazzino del materiale (consumi o vendite).

In Harmont & Blaine sono stati individuate le seguenti causali di uscita merci:

Prelievo per consumo interno a oggetto di costo (ad esempio, a centro di costo).

Uscita merce per vendita (uscita da SD) – riguarda tutti i materiali di vendita Harmont &

Blaine.

Invio materie prime al terzista

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Reso a fornitore.

Il reso a fornitore può essere effettuato in due modi:

Registrazione del movimento di riconsegna – con riferimento all’ordine d’acquisto viene registrato il

movimento di riconsegna, indicando la quantità da riconsegnare e il motivo della riconsegna. Il

sistema effettua in automatico le registrazioni contabili movimentando con segno opposto gli stessi

conti movimentati al momento dell’entrata merce e riaprendo la posizione dell’ordine di acquisto.

Registrazione di un ordine di reso a fornitore – si tratta di un particolare tipo di ordine di acquisto

che permette il reso al fornitore senza riferimento al documento di acquisizione (ad esempio,

quando il reso avviene dopo la registrazione della fattura fornitore). A fronte dell’ordine di reso, si

può emettere una bolla di consegna e registrare una nota di credito dal fornitore.

3.4.2.3. Trasferimenti interni

Si avranno le seguenti tipologie di trasferimenti:

Trasferimenti tra magazzini – Il materiale viene trasferito da un magazzino all’altro

all’interno dello stesso centro di distribuzione.

Modifiche di stato degli stock – riguarda ad esempio il trasferimento del materiale dallo

stock bloccato in controllo qualità allo stock in utilizzo libero.

Trasferimenti da un codice materiale all’altro – gli stock sono spostati da un codice

materiale all’altro o da una SKU all’altra (ad esempio, cambio segmento, cambio taglia,

etc.).

Rettifiche varie - sono i movimenti che rettificano il valore dello stock, quali ad esempio

rettifiche inventariali, rottamazioni, etc.

I trasferimenti tra centri di distribuzione (ad esempio tra Del Bo e Movimoda e viceversa) dovranno

essere registrati in SAP attraverso ordini di acquisto di trasferimento, in modo da poter creare una

bolla di consegna in riferimento ad essi, la quale serve anche per comunicare con l’interfaccia con

il portale RFID. Si fa pertanto riferimento ai corrispondenti capitoli per l’analisi di dettaglio di questi

processi di movimentazione.

Per i trasferimenti da centro di distribuzione ai negozi e viceversa si fa invece riferimento al

capitolo dedicato al Retail.

3.4.2.4. Inventario di magazzino

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In Harmont & Blaine sarà implementata la procedura prevista da SAP FMS per l’inventario dei

magazzini logici, descritta nel diagramma di flusso seguente:

Il processo di inventario SAP FMS prevede le seguenti fasi:

Creazione e stampa del documento d’inventario

Conteggio

Analisi e registrazione delle differenze (ed eventuale riconteggio).

Il processo inizia generando le necessarie liste di conteggio inventario (documenti inventariali),

tipicamente per magazzino e/o gruppo merci.

Durante l'inventario fisico, i materiali possono essere bloccati o meno per la registrazione fino alla

fine del processo di inventario. A tal fine si consiglia di registrare, preventivamente alla creazione

del documento inventariale, tutti i carichi e gli scarichi di magazzino ancora pendenti, in modo da

poter effettivamente bloccare la movimentazione dei codici contenuti nei documenti inventariali

(che possono essere frazionati per raggruppamenti studiati di codici, in modo da velocizzarne la

conta e quindi bloccare per il minor tempo possibile le movimentazioni di quei codici). In caso di

blocco, la merce non è disponibile fino a quando l’inventario non è chiuso.

Una volta stampati i fogli di inventario (che non riportano la giacenza risultante in SAP, per non

influenzare la conta), viene effettuato il reale conteggio dell'inventario fisico per i materiali specifici.

Fuori SAP, sarà possibile stampare anche etichette extra da apporre sui colli (per contrassegnarli

come inventariati e/o per riportarvi l’effettivo contenuto del collo).

Successivamente il risultato del conteggio viene inserito in SAP e si controllano le eventuali

discrepanze rispetto alle quantità del sistema.

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L'inventario può essere ricalcolato fino a quando i conteggi finali non vengono accettati e le

differenze di inventario registrate. E’ possibile anche specificare una causale (da un elenco

definibile a sistema) per specificare a fini statistici il motivo della differenza registrata.

Per i prodotti finiti attualmente l’inventario viene registrato tramite RFID. A tal proposito si propone

di effettuare una pura conta fisica dei colli cliente interi presenti a magazzino (già entrati tramite

RFID) senza ripassare nuovamente tutti i colli sotto il portale RFID, a meno che non vengano

aperti e controllato fisicamente il loro contenuto.

Possono essere inventariati tutti i tipi di stock del materiale: stock in utilizzo libero, stock in

controllo qualità, stock in conto deposito cliente, stock presso faconista, etc.

L’inventario deve essere eseguito a livello di SKU.

3.4.3. Reportistica di magazzino

Non sono emerse esigenze di reportistica operativa di magazzino diversa dai report standard SAP

(giacenze per referenza, per più referenze, lista movimenti merci, stock alla data, etc.).

Non è emersa nemmeno l’esigenza di stampa da SAP di bolle di entrata merci.

Per quanto riguarda invece la reportistica di magazzino a fini amministrativi, il report prioritario in

termini di importanza per Harmont & Blaine l’indice di rotazione di magazzino. Tale report (pur

presente nello standard SAP FMS) è da implementare preferibilmente sulla Business Intelligence,

in modo che possano essere recuperati sia i dati storici dall’attuale sistema gestionale, sia i

movimenti più recenti da SAP FMS, ai fini di un calcolo più corretto e puntuale.

La stagione (parametro di base della reportistica di magazzino dell’attuale sistema gestionale,

anche ai fini di svalutazione dello stock, ma non presente nella reportistica di magazzino standard

SAP FMS) sarà sostituita in parte dal segmento (che comprenderà i concetti di campionario e

outlet attualmente inglobati nella stagione, nonché il made-in), in parte sarà resa inutile da altre

considerazioni legate all’ultima data di entrata merci o altri parametri. Sarà comunque sempre

possibile in SAP FMS per ogni materiale recuperare la sua stagione di origine (ed eventuali

stagioni di riproposizione) semplicemente visualizzando la sua anagrafica. Pertanto, non sarà

gestita a livello di stock (come ulteriori dati SKU) la stagione/collezione/tema.

La visualizzazione della reportistica a disposizione sul sistema SAP FMS sarà fatta in fase di

realizzazione, in quanto non è passibile di modifiche. Eventuali esigenze di reportistica aggiuntiva

verranno individuate e valutate come eventuali GAP da realizzare sul sistema più idoneo (SAP

oppure BI).

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3.5. Controllo fattura logistico

Il procedimento di verifica delle fatture passive si pone a valle del processo vero e proprio di

approvvigionamento, utilizza le informazioni derivanti da questo processo e realizza le registrazioni

di contabilità civilistico-fiscale e di controlling.

Obiettivi del procedimento sono i seguenti:

concludere il processo di approvvigionamento dei materiali con la registrazione della fattura

in entrata

gestire la registrazione della fattura per l’acquisizione di servizi, spese, etc.

gestire la registrazione di addebiti, accrediti successivi, sconti, note di credito

fornire alla Contabilità Finanziaria le informazioni utili a chiudere il ciclo passivo con

l’operazione di Pagamento delle fatture passive.

Tutte le fatture provenienti da ciclo passivo con riferimento ad un ordine d’acquisto, verranno

registrate richiamando la bolla di entrata merci o “l’acquisizione della prestazione” in caso di ordini

relativi a servizi, all’interno della funzionalità SAP FMS del “Controllo Fattura Logistico”. Sarà

pertanto utilizzato il ciclo passivo completo (creazione OdA/acquisizione prestazione/controllo

fattura) non solo per l’acquisto di materiali di magazzino, ma anche per la maggior parte dei servizi

e dei beni non codificati, questo per avere un confronto reale e verificabile tra le prestazioni

erogate e la fattura ricevuta dal fornitore (nonché un impegno finanziario sul relativo oggetto di

costo): ciò richiede un impatto organizzativo sulla gestione di tali prestazioni (solo a titolo di

esempio, compilazione di un rapportino giornaliero per gestire le giornate/ore effettivamente

erogate dal fornitore di servizi). In linea più generale, è opportuno che la registrazione fattura sia

sempre subordinata alla registrazione a sistema dell’entrata merci (o accettazione servizi) per

garantire sempre la perfetta integrazione tra ciclo passivo, controllo di gestione e contabilità;

occorre quindi prevedere una procedura organizzativa in grado di supportare questa impostazione,

tenendo anche conto dei tempi ristretti di registrazione delle fatture passive; proprio in virtù di

queste esigenze, sarà necessario che le entrate merci vengano effettuate prima dell’arrivo della

fattura e solo per eccezione e in ogni caso in tempi brevi dopo l’arrivo della stessa (che comunque

non sarebbe registrabile se non viene fatta l’entrata merce).

Le operazioni di registrazione della fattura sono eseguite sempre con riferimento ad un documento

relativo al processo logistico:

Bolla di Consegna del fornitore (se registrata in fase di entrata merci)

Ordine d’acquisto

Fornitore.

Il metodo del “controllo fattura basato sull’entrata merci” garantisce l’accoppiamento “stretto” tra la

posizione di fattura e la singola bolla di carico registrata a sistema. Tale approccio risulta

ragionevole in contesti per i quali il fornitore effettui anche consegne parziali (ipotesi sempre

realistica). Per Harmont & Blaine, il “controllo fattura basato sull’entrata merci” risulterà attivo per

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ciascuna riga d’ordine (quindi a livello di SKU). In tal modo, inserendo il numero di ordine di

acquisto, SAP FMS proporrà, per ciascuna riga d’ordine, tante posizioni di fattura quante sono le

bolle registrate con riferimento a quella posizione. Inserendo invece il numero di bolla fornitore, il

sistema presenterà tante posizioni di fattura quante sono le bolle selezionate (con le singole

quantità ricevute). Le quantità e l’importo da registrare saranno proposti automaticamente,

rispettivamente in base alle quantità effettivamente entrate ed al prezzo sull’ordine di acquisto.

Anche le contabilizzazioni saranno automatiche in base all’OdA. Le variazioni di importo rispetto

all’OdA saranno gestite automaticamente, con conseguente rivalorizzazione dei materiali.

Il controllo fattura permette di evidenziare automaticamente eventuali scostamenti tra la fattura del

fornitore e i documenti relativi al processo logistico. È possibile impostare delle tolleranze (in valore

assoluto o percentuale), in modo tale che, in caso di scostamenti superiori alle tolleranze definite,

la fattura sarà bloccata automaticamente al Pagamento (codice blocco R):

scostamento di quantità: uno scostamento di quantità si verifica quando la quantità in fattura

è maggiore (o minore) della differenza tra la quantità consegnata e la quantità già fatturata.

Il prodotto tra il prezzo sull’ordine e la variazione della quantità è usato come base per

determinare se la fattura deve essere bloccata automaticamente al Pagamento.

scostamento di prezzo: si manifesta se il prezzo in fattura (importo diviso quantità in fattura)

è maggiore (o minore) del prezzo netto dell’ordine. Il prodotto tra la quantità in fattura e il

prezzo netto dell’ordine è usato come base per determinare se la fattura deve essere

bloccata.

Nel caso si verifichi uno scostamento, il sistema confronta quest’ultimo con i limiti di tolleranza

impostati:

se lo scostamento supera i limiti di tolleranza, il sistema segnala gli scostamenti. La fattura,

comunque, può essere registrata ma è bloccata automaticamente per il pagamento. La

fattura potrà essere pagata dalla contabilità, in un momento successivo, dopo aver eseguito

le operazioni di rilascio al pagamento.

se lo scostamento non supera il limite di tolleranza, il sistema comunque segnala eventuali

scostamenti ma non blocca la fattura.

Una fattura è bloccata per il pagamento anche se solamente una posizione presenta uno

scostamento che supera i limiti di tolleranza. Il blocco al pagamento può anche essere impostato

manualmente dall’utente in fase di controllo fattura, indipendentemente dai limiti di tolleranza

eventualmente calcolati dal sistema.

La transazione del controllo fattura logistico permette di registrare i seguenti documenti:

Fattura

Nota di credito

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Addebito successivo – indica una fattura integrativa in cui non variano le quantità fatturate,

ma solo il valore fatturato. Il fornitore può ad esempio inviare una fattura relativa ad oneri

accessori non inseriti nella prima fattura, oppure fatturare un'integrazione di prezzo.

Accredito successivo – Indica una nota di credito a valore; generalmente rappresenta una

riduzione di prezzo.

I tipi documento di fatturazione previsti (modificabili durante la registrazione), i range di

numerazione, le condizioni di pagamento, i codici IVA e i codici Ritenuta d’acconto sono descritti

nel capitolo relativo alla contabilità (FI).

Le maggiorazioni e sconti o altri costi oneri accessori (es. trasporti in ingresso, contributi CONAI,

etc.) potranno essere inseriti nell’OdA, sia per singola riga OdA che spalmati sulle singole righe

automaticamente, oppure potranno essere inserite direttamente in fase di controllo fattura logistico,

spalmandole su tutte le posizioni dell’OdA oppure registrandole come posizione a parte rilevante

per la sola contabilità (es. spese di bollo). Saranno pertanto previste tutte queste opzioni.

Il conto Fatture da ricevere, alimentato dal flusso passivo, dovrà essere gestito a partite aperte e

quindi prevedrà la funzionalità standard SAP FMS del pareggio automatico delle partite. Potrà

quindi essere controllato periodicamente (si consiglia mensilmente) per verificare eventuali partite

aperte (fatture da ricevere, note credito da emettere, etc.) ed eventualmente eseguire il pareggio in

automatico tramite le funzionalità apposite SAP FMS standard.

Per lavorazioni a diversi stadi per i quali pero' arrivano le varie fatture intermedie da diversi

faconisti, queste dovrebbero essere sospese fino all'arrivo del prodotto/articolo finale e registrate

dopo l'entrata merce. Per sospendere le fatture fornitore fino alla ricezione fisica del prodotto finito

per una certa commessa, è sufficiente non registrare le entrate merci delle righe di ordine di

acquisto delle lavorazioni di quella commessa finchè non viene ricevuto il prodotto finito (senza

l'entrata merci non si può infatti registrare la fattura). Sarà possibile comunque lato Produzione

avanzare la commessa (dichiarando una certa lavorazione come avvenuta) per registrare

comunque a sistema l'avanzamento logico della produzione, senza che ciò abbia però influenza

sull'OdA e quindi sulla fattura fornitore.

3.6. Gestione Intrastat Acquisti

La gestione Intrastat acquisti standard SAP considera solamente le fatture da fornitori comunitari

registrate attraverso il controllo fattura logistico (quindi da flusso OdA/entrata merci/controllo

fattura): le fatture registrate direttamente in contabilità sono pertanto escluse dall’Intrastat standard

SAP, e dovrebbero essere aggiunte esplicitamente all’elenco riportando manualmente tutti i dati

(tramite funzionalità apposite SAP).

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Per quanto riguarda l’Intrastat materiali (beni), i dati relativi alla gestione dell’Intrastat (codice

merceologico, peso, paese di origine, etc.) dovranno essere inseriti in anagrafica materiale; solo se

il fornitore è comunitario, SAP potrà o meno richiedere di inserirli obbligatoriamente nell’OdA nel

caso in cui l’anagrafica non sia aggiornata. In alternativa, tramite funzionalità apposite, sarà

possibile periodicamente verificare tutti gli acquisti comunitari per cui è stata registrata una fattura

ed eventualmente aggiungere manualmente caso per caso le informazioni mancanti.

Per l’Intrastat servizi, invece, i dati Intrastat (codice servizio, etc.), non essendo presente sull’OdA

un’anagrafica materiale, dovranno essere inseriti esplicitamente in ogni riga di OdA. Per le

lavorazioni esterne, che costituiscono la maggioranza dei servizi comunitari acquistati da Harmont

& Blaine, potrà essere verificata la possibilità di uno sviluppo ad hoc (che si configurerebbe

pertanto come “gap” di progetto) per avere una reportistica completa a supporto dell’Intrastat

servizi e/o un calcolo automatico dei dati Intrastat in fase di creazione OdA della lavorazione.

Oltre a quanto detto sopra, attualmente le fatture di lavorazioni esterne da faconisti europei sono

create in modo da avere una doppia rilevazione nella dichiarazione Intrastat: sia nei beni (solo

“statistica”, per evidenziare il rientro fisico della merce) sia nei servizi per l’acquisto della

lavorazione. Questa doppia rilevazione non è gestita dallo standard SAP (che registra un acquisto

solo o come bene o come servizio) e, laddove necessaria, costituisce anch’essa un Gap di

progetto. La soluzione, se il GAP sarà approvato da Harmont & Blaine, dovrà essere studiata nel

dettaglio e concordata nelle fasi successive di progetto.

3.7. Gestione CONAI

La gestione del calcolo automatico del contributo periodico da pagare al CONAI non è prevista da

SAP FMS standard. L’attuale gestione Harmont & Blaine consiste nell’alimentazione manuale di un

file Excel, per ogni fattura fornitore ricevuta da fornitore comunitario, in cui sono riportati i seguenti

dati:

- Fornitore

- Numero e data fattura

- Paese del fornitore

- Importo fattura

- Aliquota % Conai

L’aliquota Conai è attualmente calcolata applicando un’unica percentuale dello 0,06%

dell’imponibile da applicare a tutte le merci entrate rilevanti ai fini CONAI, senza nessuna

distinzione.

L’attuale logica di calcolo potrebbe essere ricreata in SAP FMS attraverso la creazione di un report

ad hoc che riporti le stesse informazioni leggendosi in automatico le fatture comunitarie registrate

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in SAP FMS ed applicando l’aliquota al loro importo totale (l’aliquota potrebbe anche essere resa

parametrica, e non più fissa). Trattandosi di un report ad hoc, e non una funzionalità standard, ciò

si configurerebbe come “gap” di progetto.

Harmont & Blaine non gestisce nessun plafond (pertanto effettua una rilevazione CONAI ex post).

Per quanto riguarda la rilevazione del contributo CONAI riportato in fattura dai vari fornitori, esso

potrà essere registrato o su un conto CoGe ad hoc oppure essere già previsto come onere

accessorio sull’OdA (calcolato secondo il listino CONAI in base al peso del materiale acquistato).

Per una maggiore flessibilità e precisione di gestione, si consiglia la prima soluzione. Harmont &

Blaine non esegue comunque nessuna dichiarazione dei contributi CONAI pagati ai propri fornitori

di imballaggi, né del valore degli imballaggi esportati all’estero all’interno dei propri prodotti finiti. La

verifica sulla necessità di una dichiarazione periodica al CONAI è a carico di Harmont & Blaine, e

risulterebbe in un ulteriore GAP se dovesse essere realizzata tramite report SAP.

3.8. Reportistica Acquisti

Le reportistiche standard SAP FMS relativamente agli Acquisti sono riassumibili nelle seguenti

famiglie:

- Reportistica operativa (lista ODA, analisi valore ODA, previsione entrata merci, etc.);

- Reportistica LIS, che presenta dati periodici aggregati per macro-criteri (ad esempio

fornitore, materiale, gruppo acquisti, gruppo merci, mese).

Nell’attuale sistema i report sono creati dall’IT a richiesta del singolo utente. In SAP FMS invece è

l’utente che, a partire ad esempio dalla lista ODA, può “crearsi” il proprio report, scegliendo sia i

parametri di selezione in input che i “layout” di output, scegliendosi cioè le colonne di interesse,

creando totali e sub-totali, eventuali filtri, etc. e memorizzando tali informazioni per lanci futuri dello

stesso report.

Non sono emersi criteri di selezione o di output ricorrenti e particolari da aggiungere a quelli

standard SAP FMS.

3.9. Gap rilevati – Area Acquisti

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3.9.1. Gestione mail automatica per conferme fornitore

Nell’attuale sistema gestionale è stato sviluppato un meccanismo di invio mail automatico alle

persone dell’Ufficio Acquisti Core (con periodicità giornaliera) che ricorda loro le entrate merci in

scadenza nei successivi 15 giorni, leggendo le conferme fornitore inserite a sistema proprio

dall’Ufficio Acquisti. Ciò consente di avere immediata evidenza di eventuali ritardi nella consegna e

di prendere le adeguate azioni per gestirli.

In SAP FMS, essendo un sistema transazionale, è possibile per l’utente lanciare un report

standard che consenta di visualizzare questi dati, ma non esiste una funzionalità standard di invio

automatico di mail con gli stessi dati.

Ciò potrà comunque essere realizzato (se desiderato) tramite uno sviluppo ad hoc, che si

configura pertanto come “gap” di progetto.

3.9.2. Gestione mail automatica per contestazione quantità fornite

Nell’attuale sistema gestionale, nel momento in cui viene registrata un’entrata merci a magazzino

da fornitore per una quantità inferiore o superiore alla quantità ordinata (al netto delle tolleranze %

in eccesso o in difetto definite), viene inviata una e-mail all’Ufficio Acquisti Core, già predisposta

per essere inoltrata (se ritenuto opportuno) al fornitore, contenente le quantità in eccesso (o in

difetto) riscontrate e la richiesta di una compensazione, secondo modalità predefinite.

Anche questa e-mail automatica non è una funzionalità già esistente in SAP FMS, e potrà essere

realizzata (se desiderato) tramite uno sviluppo ad hoc, che si configura pertanto come “gap” di

progetto.

3.9.3. Gap relativi a Intrastat Acquisti

Per l’Intrastat servizi, per la gestione dei dati relativi all’acquisto delle lavorazioni esterne, che

costituiscono la maggioranza dei servizi comunitari acquistati da Harmont & Blaine, potrà essere

verificata la possibilità di uno sviluppo ad hoc (che si configurerebbe pertanto come “gap” di

progetto) per avere una reportistica completa a supporto dell’Intrastat servizi e/o un calcolo

automatico dei dati Intrastat in fase di creazione OdA della lavorazione, laddove non si voglia

gestire la creazione extra-SAP del file Intrastat relativo ai servizi.

Oltre a quanto detto sopra, attualmente le fatture di lavorazioni esterne da faconisti europei sono

create in modo da avere una doppia rilevazione nella dichiarazione Intrastat: sia nei beni (solo

“statistica”, per evidenziare il rientro fisico della merce) sia nei servizi per l’acquisto della

lavorazione. Questa doppia rilevazione non è gestita dallo standard SAP FMS (che registra un

acquisto solo o come bene o come servizio) e, laddove necessaria (anche se si consiglia una

verifica di questa procedura), costituisce anch’essa un Gap di progetto.

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3.9.4. Report calcolo contributo CONAI

La gestione del calcolo automatico del contributo periodico da pagare al CONAI non è prevista da

SAP FMS standard. L’attuale gestione Harmont & Blaine consiste nell’alimentazione manuale di un

file Excel, per ogni fattura fornitore ricevuta da fornitore comunitario, in cui sono riportati i seguenti

dati:

- Fornitore

- Numero e data fattura

- Paese del fornitore

- Importo fattura

- Aliquota % Conai

L’aliquota Conai è attualmente calcolata applicando un’unica percentuale dello 0,06%

dell’imponibile da applicare a tutte le merci entrate rilevanti ai fini CONAI, senza nessuna

distinzione.

L’attuale logica di calcolo potrebbe essere ricreata in SAP FMS attraverso la creazione di un report

ad hoc che riporti le stesse informazioni leggendosi in automatico le fatture comunitarie registrate

in SAP FMS ed applicando l’aliquota fissa al loro importo totale. Trattandosi di un report ad hoc, e

non una funzionalità standard, ciò si configurerebbe come “gap” di progetto.

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4. Area Produzione (PP)

4.1. Dati anagrafici Produzione

4.1.1. Distinte base

Una distinta base (BOM) SAP FMS è una lista di articoli correlati, che può includere materiali diretti

e indiretti, necessari per la creazione di un prodotto finito. La differenza principale con la distinta

base presente nell’attuale sistema gestionale è che quest’ultima contiene anche il dettaglio delle

lavorazioni esterne con i rispettivi costi standard, nonché i costi standard dei vari materiali

componenti la distinta. In SAP FMS invece la distinta base consiste solamente nell’elenco dei

codici componenti con le rispettive quantità, in quanto l’analisi dei costi (materiali e lavorazioni) è

demandata alle transazioni di calcolo costi del prodotto. E’ in questa fase, infatti, e non sulla

distinta base, che devono essere definite dall’utente le strategie di costificazione del prodotto.

In caso di specifica in distinta di quantità componente diverse (o di componenti diversi) per varianti

diverse di prodotto finito, per assegnare puntualmente la corretta quantità componente per la

combinazione di variante prodotto finito e variante componente, in SAP FMS sarà prevista sia una

modalità di input in forma tabellare, sia (a discrezione dell’utente) un’assegnazione in forma di

matrice, che per un numero di varianti limitato potrebbe essere anche più efficiente.

SAP FMS consentirà di creare distinte diverse anche in funzione del segmento (utile ad esempio

per diversi made-in).

Le modifiche alla distinta base avvengono sempre in SAP FMS per data di validità.

Sarà possibile nella distinta base in SAP FMS specificare i componenti messi a disposizione dal

fornitore, che saranno esclusi dal calcolo costi e dalla pianificazione dei fabbisogni.

Nell’attuale sistema gestionale non è attualmente gestito il concetto di scarto percentuale in

distinta base, presente invece in SAP FMS. Ad esempio, i tessuti sono attualmente indicati in

distinta base con un valore di consumo legato alla resa: ad esempio, per il consumo e

realizzazione di un prodotto è previsto l’utilizzo di 1 metro di tessuto, tuttavia a consuntivo è

utilizzato effettivamente 1,05 m, quindi in distinta base si inserisce il valore di 1,05 m come valore

di riferimento. In SAP FMS, potrei invece inserire ad esempio 1m come quantità in diba, con uno

scarto percentuale del 5%. In questo modo, il fabbisogno effettivo sarebbe comunque di 1,05 m al

pezzo. Comunque, lo scarto percentuale non è obbligatorio, per cui sarà Harmont & Blaine a

decidere di caso in caso se e quando inserirlo, e se inserirlo in diba oppure gestirlo sulla singola

commessa.

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Attualmente il ciclo di vita della distinta base di Harmont & Blaine prevede il passaggio in vari stati

e di precise strategie autorizzative che determinano quali utenze ed in che momento possano

entrare in modifica/validazione della stessa fino al suo “congelamento”, che abilita al lancio della

produzione. SAP FMS non gestisce a standard workflow di approvazione, ma possono essere

utilizzate le seguenti funzionalità standard:

profili autorizzativi cui vengono associate le diverse funzionalità (es. creazione, modifica,

visualizzazione);

diversi impieghi (tipologie) di distinte base (ad esempio, “di progettazione” e “di

produzione”): la creazione della distinta di produzione potrebbe significare il congelamento

della distinta e la sua abilitazione al lancio della produzione (la distinta di progettazione non

viene infatti letta in fase di lancio in produzione)

stati di testata (ad esempio, “non attiva”), cui possono essere associate precise regole di

gestione (es. abilitazione per il lancio della produzione).

SAP FMS permette infine di allegare alla distinta base documenti di diversa natura (es. foto),

tramite l’utilizzo del SAP DMS (Document Management System), la cui configurazione di base è

però fuori dallo scope del presente progetto e pertanto si configurerebbe come GAP di progetto.

4.1.2. Centri di lavoro

I centri di lavoro sono le anagrafiche SAP FMS in cui sono condensate le informazioni relative alla

postazione fisica in cui vengono eseguite le operazioni del processo produttivo, alla capacità

disponibile, alla schedulazione MRP e dove sono definite le informazioni che legano il processo

produttivo stesso e l’attività di controllo di gestione (in termini di centri di costo e tipi attività).

Non sarà gestita in SAP FMS nessuna lavorazione interna, per cui non saranno necessari centri di

lavoro corrispondenti a reparti interni. Il centro di lavoro corrisponderà infatti per Harmont & Blaine

ad un fornitore di lavorazione esterna, e comprenderà le informazioni necessarie per quel fornitore

per la pianificazione della capacità (capacità disponibile) e le formule di calcolo della

schedulazione (durata operazioni).

4.1.3. Cicli di lavoro

Per ciclo di lavoro SAP FMS si intende un insieme di operazioni, con i relativi componenti,

necessari per la realizzazione del ciclo produttivo. Il ciclo di lavoro conterrà pertanto per Harmont &

Blaine la sequenza delle operazioni (tutte di lavorazione esterna) necessarie per la realizzazione

del prodotto finito, comprensiva dell’indicazione dei faconisti e dei tempi di produzione.

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Il ciclo di lavoro riassume in sé i concetti di scheduling (calcolo tempi di produzione), pianificazione

della capacità del fornitore e calcolo costi del prodotto, tutti legati al ciclo di lavoro, dove infatti

sono specificate non solo l’elenco delle lavorazioni necessarie e dei fornitori/costi ad esse

associati, ma anche i tempi di lavorazione, necessari per un corretto calcolo della durata della

lavorazione (per una corretta pianificazione dei fabbisogni) e del carico capacitivo sul fornitore. I

tempi (ed i costi della lavorazione) potranno essere specificati per numero di capi.

In SAP FMS saranno creati dei gruppi cicli (cioè raggruppamenti di cicli di lavoro), ad esempio per

famiglia di prodotto, contenenti tutti i cicli dei prodotti finiti di quella famiglia o insieme di prodotti

(volendo un gruppo cicli per ogni stagione). Ogni singolo ciclo all’interno del gruppo cicli sarà poi

assegnato a uno o più codici di prodotto finito che condividono quelle operazioni e quei fornitori. In

questo modo, al lancio di produzione regolare di tutti questi prodotti finiti, il ciclo (e quindi

l’assegnazione di ogni operazione al rispettivo fornitore) sarebbe automaticamente derivato senza

la necessità di specificare il fornitore per ogni singolo ordine di lavoro. La specifica dei fornitori

associati ad ogni operazione in fase di lancio della commessa, infatti, pur garantendo la massima

flessibilità, comporterebbe necessariamente un aggravio di lavoro.

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Poiché il campionario sarà codificato come valore segmento SAP, i cicli per il campionario e per la

produzione regolare saranno distinti per segmento all’interno dello stesso ciclo, senza la necessità

di cicli separati.

Nel caso di nuovi step non previsti, possono essere aggiunte fasi direttamente sulla singola

commessa (o possono essere aggiunti al ciclo se trattasi di nuovi step che saranno necessari per

tutte le commesse successive). Nel caso di sequenza non lineare, è possibile anche gestire

sequenze parallele di operazioni nel ciclo di lavoro, così come sotto-operazioni.

Può capitare che internamente in Harmont & Blaine vengano effettuate alcune lavorazioni interne

(ad es. taglio di un tessuto): ciò può essere gestito in SAP FMS tramite la creazione di centri di

lavoro interni e l'avanzamento interno di operazioni (come ipotizzato ad esempio per la

modelleria), che essendo interne non genereranno OdA. Le fasi interne potranno essere

specificate sia sul ciclo che su una singola commessa.

Per ogni fase esterna del ciclo di lavoro, insieme all’indicazione del fornitore (faconista), potranno

essere specificate (non obbligatoriamente, ma si consiglia di specificarle sempre laddove

consolidate) altre informazioni, quali la tipologia di lavorazione (gruppo merci SAP FMS) ed il

prezzo della lavorazione.

Per quanto riguarda il listino di lavorazione esterna, sembra che non sia possibile gestirlo come

info record SAP FMS per fornitore e tipologia di lavorazione, in quanto il prezzo della lavorazione

viene concordato da Harmont & Blaine di volta in volta per ogni prodotto finito a livello di:

modello (livello minimo di inserimento)

modello/tessuto

modello/tessuto/variante.

Il prezzo proposto dipende dal numero di ore che il faconista stima impiegare per quel certo

prodotto finito, ma questa variabile è però sconosciuta ad Harmont & Blaine, cui arriva solamente il

prezzo a corpo delle lavorazioni del prodotto. Pertanto, in SAP FMS, il prezzo concordato dovrà

necessariamente essere inserito sul singolo ciclo di lavoro di quel prodotto finito. Ciò fa sì che

dovrà essere realizzato un ciclo di lavoro per ogni prodotto finito (a meno di raggruppamenti di

prodotti finiti che condividano le stesse lavorazioni e prezzi), e che dovrà essere tenuto aggiornato

puntualmente ad ogni variazione di prezzo. È evidente che in questo modo si perde la possibilità di

avere un listino per fornitore, che garantisca una visione completa dei livelli di prezzo dello stesso.

I prezzi delle lavorazioni esterne solitamente sono per prodotto finito, ma capitano prezzi diversi a

seconda della taglia, ad esempio. In quest’ultimo caso, in SAP potrà essere creato un ciclo valido

solo per alcune varianti taglia/colore di un certo prodotto finito, ed un secondo ciclo valido per le

altre (es. solo per alcune taglie): l’unica differenza tra questi due cicli sarà il prezzo di alcune

lavorazioni (o tutte).

Nel caso di lavorazioni separate effettuate dallo stesso faconista (es. taglio + stiro), spesso viene

inviato dal faconista un unico prezzo cumulativo. Laddove però ciò andasse in conflitto con la

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richiesta del Controlling di Harmont & Blaine di avere i costi delle varie lavorazioni esterne separati

per tipologia di lavorazione (gruppo merci in SAP FMS), sarebbe necessario nel ciclo separare le

due lavorazioni, imputando approssimativamente una parte del prezzo all’una ed il restante

all’altra, in modo da avere il valore separato per le due lavorazioni a fini statistici. Nelle fasi

successive di progetto saranno definite da Harmont & Blaine le macro-tipologie di lavorazioni

(gruppi merci SAP FMS, es. taglio, stiro, lavaggio, etc.) che dovranno essere tracciate a sistema a

fini di reportistica, e se a tali gruppi merci dovranno corrispondere anche voci di costo separate

oppure un unico conto generico “Lavorazioni esterne”.

Nel caso emergano delle produzioni con varianti (es. utilizzo di un bottone o altro accessorio

diverso dal modello base, per motivi di disponibilità a magazzino), sarà inoltre possibile in SAP

FMS eseguire l’Allocation Run in modo “mirato” (assegnare cioè un certo ordine di produzione ad

un certo ordine cliente), in modo da evitare di fornire allo stesso cliente lo stesso prodotto finito in

due varianti diverse in momenti separati.

Nel caso si volessero lanciare più calcoli costi di simulazione per ogni diversa combinazione di

fornitori per le varie lavorazioni (a parità di materiali), sarebbe necessario creare un nuovo ciclo per

ogni diversa combinazione di fornitori, da indirizzare poi in fase di esecuzione del calcolo costi.

Per i ricondizionamenti/rilavorazioni, in cui viene inviato a ricondizionare ad un fornitore esterno un

prodotto finito, che diventa un altro prodotto finito, è stato proposta la gestione in SAP FMS di un

semplice ordine di acquisto di conto lavoro pieno, senza la necessità di creare un ordine di

produzione per ogni ricondizionamento, trattandosi prevalentemente di lavorazioni singole

effettuate da un unico fornitore. Si rimanda al capitolo corrispondente per ulteriori dettagli.

4.1.4. Versioni di produzione

Nel caso in cui vi siano cicli di lavoro diversi per lo stesso prodotto finito (ad esempio, due varianti

di produzione dello stesso codice che vanno a fornitori diversi nello stesso range di date di

validità), a meno che non si tratti di una singola eccezione gestibile su una sola commessa, è

possibile assegnare due cicli diversi allo stesso codice, e poi definire in un’apposita anagrafica

SAP FMS chiamata “versione di produzione” quale dei due cicli è quello di default per l’MRP. Sarà

poi possibile, in fase di creazione o lancio di una commessa di quel codice, decidere quale

versione di produzione usare in quel singolo caso. Lo stesso concetto si applicherebbe anche

laddove per lo stesso codice siano presenti distinte base alternative diverse tra loro.

4.2. MRP: pianificazione dei fabbisogni

Harmont & Blaine non svolge produzione interna, ma acquista i prodotti che ha disegnato e

concepito in conto lavorazione da fornitori esterni, che li producono secondo le specifiche ad essi

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trasmesse. Lo stesso prodotto può subire più fasi di lavorazione, anche da fornitori diversi.

Harmont & Blaine acquista e fornisce ai fornitori parte delle componenti necessarie per

l’esecuzione delle fasi di lavorazione, secondo il classico schema del conto lavorazione di fase.

Alcuni prodotti (commercializzati) sono invece acquistati finiti da alcuni fornitori.

La determinazione delle quantità da acquistare deriva da previsioni commerciali effettuate sulla

campagna vendite, e dal mix di prodotti definiti per gli assortimenti dei negozi di proprietà. In

particolare:

- Per la prima linea, la pianificazione viene effettuata a circa metà della campagna vendite,

pertanto si basa per un 50% su ordini cliente effettivi, e per il restante su previsioni, anche

se quest’ultima metà viene utilizzata prevalentemente per l’occupazione delle linee

produttive, più che per la pianificazione degli acquisti.

- Per la seconda linea e per l’outlet, la pianificazione degli acquisti viene effettuata in base ad

una quantità totale di pezzi relativamente certa; ciò che è stimato è la distribuzione di tale

quantità sui modelli effettivi all’interno di quella famiglia di prodotto. Pertanto si tratta di una

pianificazione basata interamente su delle previsioni di vendita.

- Il campionario viene invece interamente pianificato sugli ordini effettivi di distribuzione ai

vari showroom/agenti, i quali sono interamente predeterminati, sia in termini di quantità da

spedire per modello/taglia/colore sia di eventuali focus.

Le previsioni di vendita dovranno essere inserite in SAP FMS attraverso i cosiddetti “fabbisogni

indipendenti pianificati”.

Attualmente, la pianificazione della produzione viene strutturata in cluster temporali separati in

base alla classificazione (priorità di spedizione) del cliente, realizzando quindi degli anticipi di

produzione per i clienti prioritari (indipendentemente dal made-in). In SAP FMS, il concetto di

priorità cliente non è un parametro di base dell’MRP (e quindi della pianificazione della

produzione), ma piuttosto dell’assegnazione dello stock (Allocation Run), riservata

prevalentemente all’ufficio Commerciale. Questo perché, separando i due concetti, è possibile

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rendere dinamica l’assegnazione ordine cliente/commessa di produzione fino all’effettiva

spedizione finale: ciò si rivela particolarmente utile ad esempio in caso di annulli o superamenti.

In SAP FMS, le date di consegna della campagna vendite saranno definite per ogni stagione, e

saranno concordati tra ufficio Produzione ed ufficio Commerciale i cluster di date in cui inserire le

previsioni di vendita e/o gli ordini in modo che i cluster di produzione individuati siano

immediatamente ed univocamente identificati: l’attuale concetto di clusterizzazione per priorità

cliente sarà quindi sostituito da una suddivisione dei lotti di produzione per data fabbisogno (che

potrà essere incrociata con l’introduzione di un lotto di pianificazione periodico, ad es. mensile, di

aggregazione delle proposte di produzione). In questo modo, sarà più semplice individuare i

cluster di produzione, in quanto le proposte di lavorazione nasceranno dall’MRP già aggregate

secondo i lotti periodici concordati, e quindi già allocate ai clienti che avevano generato i fabbisogni

in quegli slot di date.

L’assegnazione puntuale delle righe di ordine/previsioni agli ordini di produzione è sempre

disponibile nella lista stock/fabbisogni standard SAP FMS, e quindi è possibile da parte dell’ufficio

di Pianificazione Produzione anche analizzare in tempo reale a quali clienti saranno inviati quali

ordini (secondo le regole di assegnazione stock definite dall’ufficio Commerciale).

Tramite l’utilizzo dell’MRP di SAP FMS, sarà possibile pianificare i fabbisogni di prodotti finiti

derivanti sia dalla raccolta ordini di vendita, sia delle quantità previsionali inserite a sistema. La

strategia di approvvigionamento del prodotto finito potrà essere parametrizzata, ad esempio, per

effettuare la nettificazione dei fabbisogni previsionali con gli ordini di vendita acquisiti su SAP FMS.

Per tutte le tipologie di materiali (prodotti finiti, commercializzati, materie prime e materiali di

consumo) potranno essere gestiti parametri di pianificazione quali:

Le procedure di pianificazione MRP per il calcolo del lotto (esatto, fisso, periodico, minimo,

massimo, etc..)

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Il tipo di approvvigionamento (make or buy), il tipo di prelievo e il magazzino

I dati di schedulazione (tempi di consegna, tempi di riapprovvigionamento, tempi di entrata

merce)

Le regole di propagazione dei fabbisogni dipendenti

Eventuale stock di sicurezza, lotti minimi, massimi, profili di arrotondamento, etc.

Se il materiale è gestito in base ai fabbisogni effettivi oppure a punto di riordino (in base solo

alla giacenza di magazzino): ciò potrà essere utilizzato per alcuni materiali continuativi

oppure già adesso gestiti “a vista” a magazzino, secondo la logica di pianificazione classica

illustrata:

In base alle quantità calcolate, l’MRP di SAP FMS creerà per i prodotti finiti (ed eventuali

semilavorati) delle proposte di produzione (ordini pianificati) che potranno essere convertite

(massivamente o singolarmente) in ordini effettivi di produzione, se desiderato, verificando

contestualmente la disponibilità delle componenti in distinta base e la capacità produttiva del

fornitore di conto lavorazione (che corrisponderà ad un centro di lavoro esterno).

Le proposte di produzione creano a loro volta dei fabbisogni dipendenti sui componenti in distinta

che a loro volta, in base ai parametri di pianificazione presenti in SAP FMS, possono creare nuove

proposte di produzione (se semilavorati) o proposte di acquisto (se materiali approvvigionati

esternamente), con un calcolo dei tempi di produzione e di consegna a ritroso in base alla data del

fabbisogno iniziale.

Per i materiali di acquisto, i risultati della pianificazione MRP multilivello sono nel caso di Harmont

& Blaine proposte (richieste) di acquisto, generate in base ai fabbisogni dipendenti generati dagli

ordini pianificati o dagli ordini di produzione. In caso di fornitori unici già identificati per certi

prodotti, tramite le source list, queste richieste potranno già essere automaticamente assegnate a

fornitori e/o contratti di acquisto definiti. In caso contrario, sarà l’Ufficio Acquisti a scegliere il

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fornitore in base alle proposte derivanti dai listini di acquisto/source lists/ordini presenti in SAP

FMS.

Nel caso di codici modello/tessuto che sono acquistati come commercializzati per alcuni colori e

prodotti a façon per altri, il tipo di approvvigionamento (acquisto o produzione) potrà essere

modificato manualmente in anagrafica materiale solo per le varianti colore che richiedono una

gestione diversa da quella scelta come default.

Non sono emersi casi particolari in deroga alle logiche standard MRP sopra descritte non gestibili

o pianificabili con le modalità illustrate.

Il corretto funzionamento dell’MRP risiede in buona parte nella correttezza e precisione delle

anagrafiche inserite a sistema (materiali, cicli di lavoro, distinte base) e nell’alimentazione del

sistema SAP FMS in termini di caricamento degli ordini di vendita e relative date di consegna.

4.3. Processo di produzione

4.3.1. Allocazione ordini di produzione

Attualmente, la pianificazione della produzione viene strutturata in cluster temporali separati in

base alla classificazione (priorità di spedizione) del cliente, realizzando quindi degli anticipi di

produzione per i clienti prioritari (indipendentemente dal made-in). In SAP FMS, il concetto di

priorità cliente non è un parametro di base dell’MRP (e quindi della pianificazione della

produzione), ma piuttosto dell’assegnazione dello stock (Allocation Run), tool che si occupa

specificamente di assegnare i fabbisogni di vendita (previsionali o effettivi) allo stock (presente a

magazzino o futuro, cioè ordini di produzione o di acquisto), il quale utilizza regole di allocazione

definite principalmente dall’ufficio Commerciale (si rimanda al capitolo dedicato per ulteriori dettagli

sul suo funzionamento). Questo perché, separando i due concetti, è possibile rendere dinamica

l’assegnazione ordine cliente/commessa di produzione fino all’effettiva spedizione finale: ciò si

rivela particolarmente utile ad esempio in caso di annulli o superamenti.

La necessità di assegnare puntualmente, da parte della produzione, alcuni ordini di lavoro a tali

clienti deriva principalmente dall’attuale organizzazione del lavoro, dove la commessa (=ordine di

produzione SAP) coincide spesso con uno o più ordini cliente con la stessa priorità. E’ anche vero

che in realtà capita spesso (in caso di cancellazioni o superamenti di priorità) che la produzione ri-

assegni alcune commesse (sempre con un criterio “al più tardi”), questo solo finché il faconista non

ha confezionato i lotti di prodotto finito per cliente finale, secondo l’assegnazione a lui comunicata

da Harmont & Blaine. Anche in SAP FMS sarà comunque possibile rilanciare manualmente

l’assegnazione (anche forzatamente su un singolo ordine di produzione) per aggiornarla in caso di

modifiche agli ordinativi di vendita o alle commesse di produzione.

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Per contrassegnare l’avvenuta “chiusura lotto” di produzione per una certa commessa, sarà

previsto in SAP FMS uno stato utente apposito in testata dell’ordine di produzione per cui, se

l’ordine di produzione si trova in quello stato, tale ordine non è più ri-assegnabile ad altri ordini

cliente (perché il faconista ha già confezionato i lotti di prodotto finito per cliente finale). Questo

sarà realizzato con una exit custom sull’assegnazione (pertanto con una modifica allo standard

SAP, che si configurerebbe quindi come GAP di progetto).

L’assegnazione puntuale delle righe di ordine/previsioni agli ordini di produzione è sempre

disponibile nella lista stock/fabbisogni standard SAP FMS, e quindi è possibile da parte dell’ufficio

di Pianificazione Produzione anche analizzare in tempo reale a quali clienti saranno inviati quali

ordini (secondo le regole di assegnazione stock definite dall’ufficio Commerciale).

La Produzione potrà inoltre contrassegnare manualmente le varie commesse con un certo livello di

priorità (sfruttando il campo SAP “Priorità” presente nello standard), secondo un suo ordinamento

interno (es. un livello di priorità per ogni “slot” temporale di produzione all’interno della stagione),

per sfruttarlo in fase di reportistica o reperimento degli ordini.

4.3.2. Gestione lead-time modellistica

Gli ordini di produzione si dividono in due tipologie:

- Piazzati: questi ordini vengono inviati al reparto modellistica interno ad Harmont & Blaine,

che studia (in base alla distribuzione effettiva di taglie e colori decisa per quella commessa)

la disposizione migliore dei tessuti al fine di ottimizzarne il consumo, e quindi ne stima il

consumo effettivo da inviare al faconista.

- Non piazzati: questi ordini prevedono un acquisto del tessuto con consegna diretta al

faconista, pertanto non passano dal reparto modellistica, ma sarà il faconista ad occuparsi

dell’ottimizzazione del tessuto; per questo motivo, il faconista impiegherà però un tempo

maggiore per terminare la sua lavorazione rispetto al caso dell’ordine piazzato.

La gestione di questo lead-time (che può durare anche 5 giorni lavorativi) è molto importante per

Harmont & Blaine, perché non considerarlo può portare a ritardi e disallineamenti che poi si

ribaltano sulle lavorazioni e di conseguenza sulle consegne ai clienti.

Per quanto riguarda la gestione di questo lead time in termini di corretto calcolo della durata

dell’operazione in SAP FMS, una possibile soluzione potrebbe essere la seguente:

- Di default, un tempo fisso (ad esempio, 5 gg) per la modellistica sarà inserito a sistema e

considerato come margine prima della produzione di tutti i prodotti finiti (oppure come

tempo di apertura, cioè come tempo fisso teorico che per SAP FMS intercorre dalla

creazione dell’ordine di produzione al suo rilascio), in fase di schedulazione ordini da parte

dell’MRP.

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- Al lancio della produzione (che corrisponde al momento in cui la modelleria ha terminato il

suo lavoro), nel caso di ordine non piazzato dovrà essere rimosso il margine prima della

produzione relativo alla modelleria e prolungata di conseguenza la durata dell’operazione

effettuata dal faconista per includere il tempo di modellatura (oppure si lascia tutto com’è, in

quanto i due tempi grossomodo si dovrebbero compensare).

Sia nel caso di ordini piazzati o meno, i tempi teorici saranno sempre confrontabili con i tempi

effettivi (es. data di rilascio teorica ed effettiva, data inizio produzione faconista teorica ed effettiva,

etc.): per questo motivo è stato anche ipotizzato di non modificare affatto i tempi teorici in caso di

ordini non piazzati, in quanto alla fine il lead-time totale resta praticamente lo stesso.

Un’altra possibile soluzione di questo problema (che ha però un impatto organizzativo maggiore)

potrebbe essere l’aggiunta nel ciclo di lavoro di un’operazione preliminare interna “Modellistica”

(con il relativo tempo teorico). In questo modo, il reparto modellistica potrebbe, laddove dotato di

un terminale con accesso a SAP FMS, recuperare direttamente da SAP FMS gli ordini di

produzione (per data inizio) che necessitano di piazzamento, ed avanzare direttamente questa

fase in SAP FMS per comunicare all’ufficio Produzione che può procedere con le fasi successive

di lavorazione.

Anche nel caso di piazzamento effettuato dal faconista, potrebbe comunque essere prevista una

fase avanzabile o direttamente dal faconista (tramite app o collegamento diretto a SAP FMS) o

contestualmente alla fase immediatamente successiva (anche automaticamente, nel caso

quest’ultima sia contrassegnata come milestone SAP FMS).

L’ufficio Produzione avrebbe così la possibilità di visionare in SAP giorno per giorno lo stato delle

commesse in lavorazione presso la modelleria (interna o esterna) con relative problematiche e/o

slittamenti rispetto alle date proposte e/o alle commesse prioritarie.

Attualmente l’ufficio Produzione scarica in Excel dall’attuale sistema gestionale l’elenco delle

commesse (commessa/modello/tessuto/colore/taglia/quantità) che devono essere piazzate dalla

modelleria, la quale lavora su questo file Excel per elaborare il piazzamento ottimale (fili e incastri

per ogni componente) e determinando quindi il consumo effettivo del tessuto, che viene

comunicato all’ufficio Produzione che provvede a modificare la commessa di conseguenza.

Nelle fasi successive di progetto, sarà analizzato se e come sarà possibile scaricare da SAP FMS

le informazioni utili per la modelleria (non è definibile al momento se si possa o meno trattare di un

“gap” di progetto). Non è prevista in SAP FMS una funzionalità standard che può sostituire il file

Excel nel calcolo del piazzamento ottimale. Potrebbe essere invece direttamente la modelleria,

laddove fornita di collegamento a SAP FMS, ad inserire direttamente sulla commessa il consumo

effettivo, se desiderato allegando anche alla commessa il file Excel.

Dovrà pertanto essere valutata dal punto di vista organizzativo la possibilità di dotare di accesso a

SAP FMS il reparto Modelleria, per scaricarsi le informazioni a loro necessarie e registrare

direttamente sulle commesse il consumo effettivo da loro calcolato.

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4.3.3. Gestione ed avanzamento ordini di produzione

Il processo SAP FMS di gestione ed avanzamento degli ordini di produzione è riassunto nella

figura seguente:

Le fasi principali di questo processo sono le seguenti:

Rilascio ordine = lancio in produzione

Schedulazione e calcolo tempi

Controllo della disponibilità delle componenti in distinta necessarie per l’ordine

Conferma = avanzamento logico di fase dell’ordine.

Le logiche di verifica delle disponibilità di SAP FMS permettono di determinare quando una

determinata produzione è "lanciabile" a fronte delle disponibilità di materiali, tenuto conto anche di

quelle ancora non disponibili fisicamente a magazzino ma per le quali sia già programmata la data

di consegna. Ove il fornitore di materiali incontrasse problemi nel rispetto dei tempi di consegna,

questi dovranno essere tempestivamente intercettati da Harmont & Blaine che dovrà preoccuparsi

di aggiornare la data di presunta consegna sull’ordine di acquisto al fine di evitare che siano

lanciate produzioni sulla base di informazioni di disponibilità errate. Inoltre, ove il materiale

specifico non fosse a terra e non fosse già stato ordinato, in SAP FMS è possibile indicare per ogni

materiale dei “tempi di approvvigionamento standard” utili alla stima della data in cui la produzione

potrà essere lanciata.

Il controllo disponibilità delle componenti dell’ordine potrà essere effettuato in SAP FMS sia in fase

di creazione dell’ordine di produzione sia in fase di rilascio (=lancio) dello stesso. La creazione

dell’ordine ed il suo rilascio sono due momenti logicamente disgiunti, ma che volendo possono

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essere contestuali. In ogni caso, è stato richiesto da Harmont & Blaine che il fallimento del

controllo disponibilità non sia mai bloccante per il rilascio dell’ordine (potranno infatti esserci dei

casi in cui l’ordine debba essere lanciato nonostante l’assenza di alcune componenti).

Il controllo disponibilità potrà anche essere lanciato periodicamente (ad esempio, tutte le notti) in

modalità massiva, per aggiornare regolarmente la situazione delle disponibilità sulle varie

commesse aperte.

Lanciando manualmente il controllo disponibilità di un ordine, e simulandolo su un numero molto

alto di pezzi prodotti, esso potrà inoltre dare all’utente (insieme alle altre informazioni) anche il

numero di pezzi di quel prodotto finito producibili con lo stock attualmente presente a magazzino.

Poiché è abbastanza frequente che, in caso di assenza di alcune componenti o di non conformità

o di extra consumi da parte del faconista, per una singola commessa siano modificate alcune

componenti o aumentate le quantità, è stato richiesto da Harmont & Blaine che, per una migliore

valutazione di tali non conformità, l’utente che registra in SAP FMS la modifica alla distinta base

dell’ordine di produzione possa anche inserire una causale che specifichi il motivo per cui sta

facendo quella modifica. Questo per consentire poi una reportistica che evidenzi anche i motivi di

tali scostamenti. La gestione di tale causale (che non rientra nello standard SAP, e pertanto si

configura come GAP di progetto) potrebbe essere effettuata sfruttando uno dei campi testuali

standard SAP presenti a livello di singola componente della distinta dell’ordine, da parametrizzare

limitandone le possibilità di inserimento alle sole possibili causali che saranno decise da Harmont

& Blaine. Tale campo sarebbe alimentato manualmente dall’utente che effettua la modifica.

In SAP FMS la commessa di produzione è rappresentata dal master order (ordine di produzione

principale), che contiene a sua volta un raggruppamento di singoli ordini di produzione (uno per

variante taglia/colore). Attualmente Harmont & Blaine raggruppa abitualmente i propri ordini per

colore (come se in SAP vi fosse un master order per materiale/colore, contenente n ordini, uno per

ogni taglia); questa abitudine è dovuta al fatto che il codice colore, nell’attuale sistema gestionale,

fa parte del codice prodotto finito.

Anche se in fase di creazione commessa di produzione in SAP FMS sarebbe possibile splittare la

proposta di produzione in più master order, uno per ogni colore del prodotto finito, l’impostazione

standard SAP FMS è quella di avere un master order per materiale (quindi contenente tutte le sue

varianti taglia/colore): nelle fasi successive di progetto sarà deciso se effettivamente quest’ultima

impostazione sia praticabile, considerando che comunque consentirebbe di

lanciare/avanzare/gestire comunque separatamente tutti gli ordini di un certo colore (cambierebbe

solamente il raggruppamento logico, ma non l’operatività).

Non esiste in SAP FMS il concetto di lancio parziale della produzione a saldo, nel senso che

l'MRP, se esiste un fabbisogno, continuerà sempre a proporre una produzione per la quantità

residua non coperta (l'MRP è infatti sempre pilotato dai fabbisogni). Sarà poi un utente che,

sapendo che alcuni fabbisogni non saranno soddisfatti, individuerà i fabbisogni da

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ridurre/posticipare e/o piloterà di conseguenza l'allocazione attraverso un lancio dell'Allocation Run

SAP FMS "mirato".

In caso di sostituzione di una componente nella distinta base di una commessa di produzione, il

fabbisogno del materiale sostituito viene cancellato e viene creato un fabbisogno per la

componente sostitutiva. Se la proposta di acquisto (RdA) per il materiale sostituito non è ancora

stata elaborata in OdA, sarà cancellata. Se non c'è sufficiente stock del materiale sostitutivo, sarà

creata una RdA per esso.

Nel caso in cui, per un tessuto che è presente in più ordini di produzione, occorra gestire in

maniera trasversale la variazione di quantità consumata, in SAP FMS è possibile o aggiornare la

distinta base ed effettuare una rilettura della distinta su tutte le commesse aperte che lo

contengono, o modificare manualmente la quantità sulle varie commesse (reperibili tramite

reportistica).

Non è emersa la necessità di avere in SAP stampe cartacee dell’ordine di produzione (le liste di

prelievo per il magazzino saranno infatti create a partire dalle consegne di invio in conto

lavorazione). Anche attualmente infatti non esistono stampe riepilogative della commessa. E'

prevista in SAP FMS solamente la stampa dell'ordine di acquisto della lavorazione esterna.

4.3.4. Lavorazioni esterne di produzione

Il processo standard SAP FMS cosiddetto di “conto lavoro di fase” sarà utilizzato per tutte le

lavorazioni esterne relative alla produzione di prodotti finiti non commercializzati (per quanto

riguarda le rilavorazioni ed i ricondizionamenti, si fa riferimento ai relativi capitoli).

Il processo di conto lavoro di fase è riassunto nel diagramma seguente:

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Nei paragrafi successivi, viene descritto nel dettaglio (passo per passo) questo processo.

Creazione ordine di acquisto lavorazione esterna

A partire dalle richieste di acquisto di lavorazione esterna generate al salvataggio dell’ordine di

produzione, possono essere creati gli ordini di acquisto (i quali, se necessario, possono essere

stampati ed inviati al faconista). Per Harmont & Blaine né le richieste né gli ordini di acquisto di

lavorazione esterna necessitano di alcuno step autorizzativo di rilascio.

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Attualmente viene creato un ordine di acquisto per commessa/faconista; in SAP FMS l’unico

criterio obbligatorio di splitting è il faconista, pertanto teoricamente si potrebbe avere un unico

ordine di acquisto contenente tutte le lavorazioni esterne di un certo faconista (una riga ODA per

ogni fase di ogni commessa), anche per più commesse diverse insieme, così come invece è

possibile mantenere l’impostazione attuale.

Al momento della conversione dell’ordine di acquisto, ove non fosse possibile gestire i prezzi a

listino ed ove questi non fossero già stati inseriti nei cicli, sarà necessario indicare il prezzo. In

generale, ove questo fosse stato solo “stimato” (es. in fase di produzione del campionario), sarà

necessario modificarlo con il dato reale prima di procedere all’entrata merci della prestazione.

In caso di modifiche comunicate da parte del faconista alle componenti della distinta di una certa

commessa (materiali sostitutivi, extra consumi, etc.), conosciuti solamente dopo il lancio della

commessa (quindi a ordine di acquisto già creato), sarà possibile modificare le componenti

necessarie (modifica quantità e/o aggiunta codici) direttamente sull’ordine di acquisto, senza

modificare l’ordine di produzione SAP FMS, con doppio beneficio:

- Il fabbisogno di componente da spedire (eventualmente) al faconista sarà immediatamente

visto dal monitor (vedi paragrafo successivo) e quindi evadibile immediatamente

- La modifica sarà registrata solo sull’ordine di acquisto, e non sulla commessa, consentendo

così di rilevarla puntualmente all’entrata merci della lavorazione come scostamento di costo

tra costo teorico (distinta base della commessa) e costo effettivo (distinta base sull’ordine di

acquisto).

Laddove poi la modifica fosse dovuta ad un vero e proprio errore in fase di creazione della distinta

base del prodotto finito, sarebbe invece opportuno, oltre a quanto scritto sopra, anche modificare e

correggere la distinta base del prodotto stesso (in modo che lo stesso errore non sia propagato

anche su produzioni future), ed aggiornare di conseguenza anche l’ordine di produzione

rileggendo la distinta modificata.

Invio componenti al faconista

Tramite l’apposito monitor SAP FMS, l’operatore di magazzino potrà visionare, per ogni faconista, i

fabbisogni di componenti (derivanti dai vari ordini di acquisto di lavorazioni esterne, legati a loro

volta ai vari ordini di produzione) e lo stock attualmente presente presso il faconista, e decidere

quali e quante componenti inviargli. L’eventuale sfrido (scarto %) inserito nella distinta base SAP

viene considerato automaticamente nei fabbisogni in aggiunta alla quantità da distinta.

Secondo la procedura ipotizzata, un operatore che lavora su SAP FMS (responsabile di

magazzino o utente della Produzione) interrogherà periodicamente il monitor per faconista,

visualizzando tutte le componenti che risultano mancanti presso il fornitore (suddivise per ordine di

acquisto), selezionando le componenti che vuole inviare (eventualmente

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riducendone/aumentandone le quantità rispetto a quelle proposte) e creando per esse una

richiesta di prelievo per il magazzino (documento di consegna SAP FMS) per il totale delle quantità

per componente.

L’operatore di magazzino potrà poi, a fronte della consegna SAP FMS, effettuare il prelievo. In

SAP FMS sarà creata una consegna per ogni faconista, in cui sarà pertanto possibile raggruppare

tutte le componenti necessarie e nelle loro quantità totali, raggruppando quindi più

ordini/commesse insieme, secondo l’impostazione standard SAP FMS.

Attualmente per Harmont & Blaine il prelievo e l’imballaggio delle componenti da inviare al

faconista viene effettuato segregando fisicamente le stesse in riferimento alle singole commesse

(per agevolarne la gestione del faconista e presidiare maggiormente il consumo puntuale dei

materiali); questa impostazione organizzativa di magazzino del packing fisico per il faconista potrà

se desiderato essere mantenuta, ma la stampa cartacea della picking list SAP FMS non riporterà,

per ogni componente, il riferimento a quanti pezzi sono necessari per ogni singola commessa

(come nella stampa attuale).

In SAP FMS, infatti, poiché la consegna di prelievo componenti per invio a terzista non riporta il

riferimento al singolo ordine di acquisto/commessa, questa logica di reperimento fabbisogni aperti

e loro elenco dovrebbe essere integrata nella stampa della picking list e della DDT standard con

una logica custom (realizzazione di una personalizzazione rispetto allo standard Sap), che si

configurerebbe pertanto come “gap” di progetto.

Se si volesse adottare l’impostazione standard SAP FMS, sarebbe da prevedere la possibilità di un

cambio di modello operativo che preveda un alleggerimento dell’onere della logistica in fase di

packing, ribaltando sul fornitore la separazione puntuale dei materiali ed il monitoraggio di

eventuali extraconsumi. Teoricamente, infatti, le componenti potrebbero anche essere inviate

senza il riferimento alla singola commessa, purché ci sia un flusso di comunicazione da parte del

faconista dei consumi effettivi da lui riscontrati per ogni singola commessa/fase. Questa è la vera

informazione che consente di registrare puntualmente gli scostamenti di consumo tra teorico ed

effettivo.

La scelta tra effettuare picking puntuali ovvero permettere di inviare quantità “libere” al faconista

dipende da una decisione di carattere organizzativo di Harmont & Blaine.

Registrazione entrata merci ordine di acquisto lavorazione

All’avvenuta conferma (parziale o totale) della lavorazione da parte del faconista, sarà possibile

registrare non solo l’avanzamento logico di fase sull’ordine di produzione, ma anche l’entrata merci

dell’ordine di acquisto della lavorazione. Ciò consente con un’unica operazione di:

- Registrare l’avvenuta lavorazione e consentire quindi la registrazione della fattura fornitore

- Consumare le componenti legate sull’ordine di acquisto a quella lavorazione dallo stock

presso il faconista.

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In questa fase è possibile anche specificare le quantità effettivamente consumate (nel caso in cui

ad esempio l’utente sia informato per tempo dal faconista di eventuali extra consumi o modifiche in

corso d’opera). Come specificato al paragrafo precedente, la soluzione migliore per monitorare i

consumi presso il terzista e registrare gli scostamenti di consumo sarebbe, più che organizzare il

packing della spedizione per commessa, stabilire con i vari faconisti una procedura per cui, al

termine di ogni fase di lavorazione di ogni commessa, essi comunichino i consumi effettivi

(quantomeno dei componenti principali). Questi ultimi potrebbero essere registrati puntualmente in

questa fase, in modo che l’eventuale sfrido (sotto-consumo rispetto alla quantità teorica) di

commessa resterebbe in stock presso il fornitore per essere utilizzato per altre produzioni oppure

essere reso a fine stagione.

La conferma logica dell’operazione dell’ordine di produzione e l’entrata merci dell’ordine di

acquisto della lavorazione esterna sono, da procedura standard, due operazioni separate in SAP

FMS. E’ stato ipotizzato di affidarle entrambe (o solo una delle due) direttamente al faconista,

realizzando un portale fornitori web o una app SAP Fiori tramite cui potrebbe registrare in prima

persona gli avanzamenti di fase ed i consumi effettivi. Tale sviluppo potrebbe costituire

un’interessante integrazione futura all’attuale progetto SAP (attualmente tale sviluppo è infatti out-

of-scope) che consentirebbe di snellire l’operatività degli utenti di Harmont & Blaine.

Al fine di garantire l'allineamento del magazzino fisico e di quello contabile presso i terzisti è

necessario effettuare ciclicamente verifiche della consistenza effettiva degli stessi. Ove tali

verifiche avvenissero a valle dell’entrata merci delle lavorazioni, non sarà possibile caricare tali

materiali sulle singole produzioni. In alternativa si darà vita semplicemente a carichi/scarichi dello

stock speciale presso terzista con registrazione del relativo valore/costo.

Versamento del prodotto finito a magazzino

Il versamento del prodotto finito a magazzino Harmont & Blaine verrà registrato automaticamente

dal portale RFID: si rimanda pertanto al capitolo apposito per i dettagli logistici a riguardo.

Nell’attuale sistema gestionale la merce entra di default in uno stato sospeso “controllo qualità”, poi

il controllo fisico della qualità della merce in ingresso viene effettuato solo su alcuni colli a

campione.

In SAP FMS, invece, tutti i carichi di magazzino da lavorazione esterna saranno registrati nello

stock utilizzabile liberamente. Per quanto riguarda i colli cliente in ingresso (ad esempio per la

prima linea), per replicare un comportamento simile all’attuale senza utilizzare lo stock “Controllo

qualità” in SAP FMS (che complicherebbe la gestione di questa casistica), i colli versati a

magazzino avranno di default uno stato “Bloccato” che impedirà la loro spedizione (pur

mantenendo la loro assegnazione a ordine cliente/di trasferimento). Tale stato potrà poi essere

rimosso puntualmente o massivamente nel caso il controllo qualità in ingresso sia superato oppure

in casi di spedizioni urgenti da registrare.

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In caso di controllo qualità non superato, sarà possibile ad esempio spostare il collo nel magazzino

sfusi nel caso venga aperto e disassortito, oppure inviarlo a fornitore per una riparazione. In

entrambi i casi, ciò determinerà una dis-assegnazione automatica della merce dagli ordini clienti a

cui era assegnata.

I lotti tipo relativi alla seconda linea o all’outlet provenienti da faconista, invece, potranno essere

versati a magazzino in SAP FMS nello stock “Controllo qualità” (in questo caso non vi è infatti

allocazione diretta a specifico ordine cliente). Sarà poi possibile, in caso di superamento del

controllo qualità, spostare manualmente i lotti tipo da stock controllo qualità a stock utilizzabile

liberamente tramite apposito movimento merci.

Registrazione fattura fornitore

Le fatture fornitore arrivano dai faconisti con una riga per ogni fase esterna di ogni singola

commessa, e gli opportuni riferimenti (commessa, descrizione operazione, etc.).

In SAP FMS il controllo fattura avverrà con la stessa granularità (una riga per ogni fase esterna di

ogni ordine di produzione); inoltre sarà sempre possibile far riferimento al numero di bolla che il

faconista può avere emesso (nel caso invii la merce a Harmont & Blaine o ad un altro faconista),

se riportato in SAP FMS in fase di registrazione entrata merci dell’ordine di acquisto.

4.3.5. Ricondizionamenti

A volte alcuni prodotti finiti (o semilavorati) vengono inviati ad un fornitore affinché siano

ricondizionati. Il ricondizionamento comporta sempre la trasformazione di un codice in un nuovo

codice di prodotto finito, con il contestuale consumo di altre componenti (es. applicazione patch,

etc.), a volte inviate anch’esse dal magazzino Harmont & Blaine.

Il fornitore può effettuare anche più lavorazioni, ma il listino è sempre unico per l’intero

ricondizionamento, e non c’è la necessità di registrare l’avanzamento delle singole fasi di

lavorazione da parte del terzista. A tal proposito, diversamente dalle altre produzioni, sarebbe

eventualmente possibile anche gestirle “a listino”.

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Per questi motivi, sarà utilizzato per i ricondizionamenti il cosiddetto processo SAP FMS di “Conto

lavoro pieno” (come per l’acquisto dei semi-commercializzati), il quale, rispetto al processo

illustrato nel capitolo precedente, consente di creare direttamente un ordine di acquisto per la

lavorazione esterna, con possibilità di specificare (manualmente o da distinta base) l’elenco dei

componenti da inviare al terzista. L’ordine di acquisto non è però un acquisto di una prestazione di

servizio come nel capitolo precedente, ma è intestato al prodotto finito che sarà riconsegnato dal

fornitore. Non vi è pertanto in questo flusso nessun ordine di produzione.

L’invio delle componenti al terzista e l’entrata merci dell’ordine di acquisto (con contestuale

consumo delle componenti presso fornitore) avverranno invece nella stessa identica modalità del

conto lavoro di fase.

L’utilizzo di questo processo consentirà di gestire i ricondizionamenti in maniera estemporanea e

quindi con una gestione veloce e senza troppi dettagli: inoltre, è corretto ai fini Harmont & Blaine

anche il fatto che il valore del prodotto finito ricondizionato sia calcolato come valore della

lavorazione + somma dei valori delle componenti inviate al terzista per quell’ordine di acquisto,

come da processo standard SAP FMS.

4.3.6. Riparazioni

Le riparazioni effettuate presso fornitore esterno, al contrario dei ricondizionamenti, non

comportano un cambio del codice del prodotto finito. Pertanto, il processo di conto lavoro pieno

SAP FMS non è adatto allo scopo, in quanto ricalcolerebbe il valore del prodotto finito

aggiungendovi il costo della riparazione (e delle eventuali componenti), il che non sarebbe corretto.

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Pertanto, le riparazioni saranno gestite come un acquisto di prestazioni di servizio scaricate su un

determinato centro di costo (che raccoglierà pertanto il valore delle riparazioni stesse). L'acquisto

delle lavorazioni esterne di riparazione/ripristino non sarà quindi legato direttamente all'articolo, ma

sarà spesato su oggetti di costo appositi (volendo suddivisi per famiglia di prodotto), da cui sarà

possibile periodicamente ribaltare statisticamente questi costi sui vari prodotti finiti.

Le eventuali componenti inviate dal magazzino ai fornitori per le riparazioni potrebbero pertanto

anch’esse essere consumate direttamente da magazzino sullo stesso centro di costo, oppure

inserite come componenti dell’ordine di acquisto e quindi inviate al terzista con le stesse modalità

degli altri processi descritti precedentemente.

Invece, per l’invio dei prodotti finiti in riparazione (o in ripristino dei resi di fine stagione) presso

fornitore, dal magazzino “Resi” potrà essere creato un documento di consegna SAP con un codice

generico, che sarà trasmesso al portale RFID e potrà essere “riempito” dinamicamente con le SKU

lette dal portale RFID. Ciò comporterà pertanto sempre un passaggio sotto il portale RFID dei

pezzi da inviare al fornitore per la riparazione/ripristino di fine stagione. Questo perché le letture da

portale RFID in entrata ed in uscita dai magazzini Harmont & Blaine sono necessarie per

mantenere allineata puntualmente la giacenza e quindi i magazzini fiscali.



4.3.7. Gestione file fornitore per disposizioni di imballo

Il file fornitore contenente le disposizioni di imballo viene prodotto dall’attuale sistema gestionale di

Harmont & Blaine per i clienti wholesale ed i negozi prima linea. Harmont & Blaine genera le

disposizioni di imballo per quasi tutta la prima linea uomo e parte della donna in funzione delle

quantità ordinate al fornitore.

L’outlet (sia HBJ che HBS) ed il campionario non sono gestiti attraverso la procedura di preimballo,

ma sono gestiti con assortimenti standard contenenti un numero fisso di articoli con un set

predeterminato di taglie e colori, che corrisponderanno ai pre-pack SAP FMS.

Attualmente, quando il façonista comunica che il prodotto finito è pronto per essere spedito, viene

estratta dall’attuale sistema gestionale la situazione di abbinamento commessa/ordine cliente in

quel momento, e vengono generati:

Un file Excel da mandare al fornitore (file fornitore)

Una picking list per il magazzino (contenente gli stessi dati ma in un formato diverso).

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Un esempio di file fornitore è riportato di seguito:

Sia il file fornitore che la picking list contengono un barcode contenente la concatenazione di

numero ordine cliente ed anno, che rappresenta il riferimento dell’ordine cliente a cui è assegnato

ogni collo. Per ogni file fornitore, quindi per ogni barcode, è responsabilità del fornitore decidere il

numero dei colli da creare ed il relativo contenuto.

Il file fornitore viene stampato dal faconista ed utilizzato come etichetta collo. Tutti i colli dello

stesso cliente saranno pertanto etichettati con lo stesso barcode.

Il campo Note del file fornitore riporta le istruzioni o requisiti di imballo richiesti dal cliente,

recuperati automaticamente dall’ordine cliente (nota di testo).

Esiste anche una procedura con la quale è possibile cancellare e ricreare il file fornitore già creato

per quel cliente (in caso di modifiche successive).

A parte questi requisiti, relativamente agli imballi per i clienti o i negozi prima linea non vengono

specificate ulteriori istruzioni particolari di composizione del collo (pre-pack, etc.) da parte di

Harmont & Blaine.

La priorità (associata nell’attuale sistema all’ordine cliente) viene anch’essa riportata nel file

fornitore; il faconista la considera nella sua operatività e nell’ordinamento delle spedizioni.

La dicitura “DB” o “MO” presente in alto a destra nel file fornitore identifica il deposito logistico di

destinazione della merce (Del Bo / Movimoda). La suddivisione della destinazione dipende da

regole definite da Harmont & Blaine (attualmente, a Del Bo arriva il Made in Italy, destinato

prevalentemente a clienti esteri, a Movimoda tutto il resto) e viene ricavata nel file fornitore

dall’ordine cliente (dato attualmente in testata). Il file fornitore creato in SAP FMS sarà splittato per

centro di distribuzione di destinazione.

In SAP FMS, sarà sviluppato un report ad hoc con funzioni simili a quanto sopra descritto.

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All’arrivo nel magazzino Harmont & Blaine, i colli, opportunamente etichettati secondo le

disposizioni inviate, passano sotto il portale RFID. L’attuale sistema gestionale associa un ID

univoco per ogni collo, che viene stampato su un’etichetta ed affissa al collo. L’ID collo e l’etichetta

collo saranno generati da SAP FMS. Il sistema RFID, inoltre, associa l’ID collo generato a tutti i tag

RFID in esso contenuti, e comunica tale associazione all’attuale sistema gestionale di Harmont &

Blaine.

Harmont & Blaine procede a confermare la ricezione della merce dall’attuale sistema gestionale e

registrare contabilmente l’entrata merci a magazzino.

Successivamente alla registrazione dell’entrata merci, tramite l’utilizzo di un lettore barcode, il collo

viene poi associato all’ordine cliente assegnato per la spedizione (leggendo il barcode presente sul

file fornitore).

Quando viene poi effettuato il carico per la consegna a cliente, vengono scansionate tutte le

etichette collo che vengono fisicamente spedite in riferimento all’ordine cliente, per verificare che

vengano caricati tutti i colli.

In caso di re-packing dei colli, sull’attuale sistema vengono annullati i colli già registrati, viene

inviato al sistema RFID l’annullo e viene creata una nuova packing list per quell’ordine cliente, a

cui assegnare il nuovo collo riassemblato e ripassato sotto il portale RFID (con conseguente nuova

etichetta collo).

La creazione del collo in SAP FMS e messa in giacenza su relativo magazzino colli è legata alla

pre-assegnazione della merce al cliente. Se al momento della ricezione della merce questo

legame non esiste (ordinato a sfuso) o viceversa è stato cancellato causa revoca ordine o parte di

esso, la merce sarà ricevuta nel magazzino sfusi e gestita come tale. La merce ordinata ma non

assegnata a cliente sarà invece indicata con apposita dicitura nel relativo file fornitore (ad esempio

“Sfusi”) e gestita come tale. In entrambi i casi, la merce sfusa sarà poi imballata (con relativa

creazione ID collo) in fase di successiva spedizione a cliente (dopo la sua ri-assegnazione ad un

altro cliente).

4.4. Pianificazione della capacità

Il centro di lavoro è un’anagrafica SAP FMS che rappresenta la linea di produzione. Nel caso di

Harmont & Blaine, in cui tutte le fasi di lavorazione sono esterne, sarà possibile creare dei centri di

lavoro corrispondenti ai fornitori; questa strutturazione consente infatti un’analisi del carico

capacitivo sul fornitore, ma non si tratta di un obbligo o di un requisito imprescindibile: ad esempio,

si potrà creare un centro di lavoro e fare analisi della capacità solo per i fornitori più importanti o

più critici, e non per altri.

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In SAP FMS ogni tipologia di lavorazione che viene eseguita genera un fabbisogno di capacità in

funzione dei tempi di esecuzione delle lavorazioni e della disponibilità delle linee di

produzione/centri di lavoro (capacità disponibile). La conseguenza immediata è che il sistema

mette a disposizione un’analisi dei carichi di capacità sui centri di lavoro che permette alla funzione

di pianificazione della produzione di adottare misure correttive, modificando il piano di produzione

risultante o variando le date di consegna previste.

La pianificazione della capacità consentirà quindi di verificare anche a campagna aperta, con le

prime date di conferma tessuti e quindi le prime date di commessa confermate dal controllo

disponibilità, la disponibilità dello spazio produttivo e il periodo per il lancio in termini di ore

impiegate per la produzione in un certo intervallo temporale (es. 10.000 ore a marzo / 10.000 ad

aprile / 10.000 a maggio).

A seguito della valutazione del carico di capacità, il responsabile di produzione ha la possibilità di

effettuare le opportune modifiche al piano di produzione, decidendo quali ordini di produzione (o

ordini pianificati) allocare sui centri di lavoro secondo le date previste, e quali posticipare o

modificare; per eseguire questa attività SAP FMS mette a disposizione tavole di pianificazione sia

grafiche che tabellari (le cui schermate sono state visualizzate durante la riunione), le quali

consentono di concatenare opportunamente gli ordini di produzione in funzione delle capacità

produttive dei centri di lavoro.

Per Harmont & Blaine, le capacità disponibili sono concordate con il fornitore ad inizio stagione, e

sono quantificate come numero di pezzi totale per stagione. La comunicazione al fornitore degli

ordini di cui si dovrà occupare avviene tramite file Excel. In ogni modo, attualmente la maggior

parte dei ritardi di produzione dipende principalmente da componenti non inviate da parte di

Harmont & Blaine e non da problemi dipendenti dal fornitore (anche perché alcuni fornitori

lavorano solamente se effettivamente alimentati inviando le materie prime, per cui si sono verificati

in passato superamenti a danno di Harmont & Blaine a causa di tali invii ritardati).

Uno dei faconisti di Harmont & Blaine con i maggiori volumi è la Braiconf, che si trova in Romania.

Questo fornitore lavora ogni stagione per 4 mesi per Harmont & Blaine, con la presenza di un

tecnico in loco che assicura l’esclusività della linea di produzione. Pertanto, ad esempio, in questo

caso la capacità disponibile sarebbe certa e controllata.

La maglieria viene invece prodotta prevalentemente da faconisti italiani, mentre non vi sono

faconisti fuori dall’Unione Europea (dalla Cina sono acquistati solamente prodotti finiti

commercializzati, per i quali sono inviati solamente le etichette RFID).

Nel caso di piccoli faconisti, risulta molto difficile definire la capacità disponibile, e la

comunicazione con essi avviene semplicemente specificando la quantità da produrre e la data di

consegna finale (due date).

Anche per questo motivo, la pianificazione della capacità del fornitore in SAP FMS è risultata

essere per Harmont & Blaine una funzionalità potenzialmente interessante, ma al più utilizzabile

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solo per alcuni fornitori, per i quali è possibile avere una capacità disponibile realistica e

controllabile, ed anche in questi casi potrebbe essere effettuata una semplice analisi dei fabbisogni

di capacità per verificarne i sovraccarichi ed effettuare un livellamento, da effettuare dopo aver

analizzato in primis i risultati della pianificazione MRP ed aver già effettuato le prime azioni

correttive derivanti da essa.

4.5. Reportistica produzione

Il sistema informativo SAP FMS di produzione consente, per ogni singolo ordine di produzione

(variante taglia/colore), di reperire un dettaglio ad esempio per:

- Testata ordine

- Componenti in distinta per ogni ordine

- Operazioni per ogni ordine

- Richieste/ordini di acquisto per ogni ordine

- Conferme (avanzamenti di fase) per ogni ordine.

Sempre nel report, è possibile per ogni view avere anche un confronto tra teorico ed effettivo (ad

esempio, durata teorica operazione calcolata da ciclo e durata effettiva).

La selezione potrà avvenire per stato ordine (es. solo ordini aperti) e/o stato operazione (es. solo

operazioni ancora aperte) e/o per date e/o per altri parametri di selezione (prodotto finito,

componente, fornitore/centro di lavoro, etc.).

Non sono emersi gap a proposito, né riguardanti informazioni attualmente necessarie per la

reportistica non presenti in SAP FMS, né riguardanti report particolari strettamente necessari in

SAP FMS e diversi da quanto descritto.

E’ emersa l’ipotesi di concedere la possibilità direttamente ai faconisti di avanzare la produzione in

SAP FMS, attraverso un’applicazione Web sviluppata ad hoc (non è infatti praticabile, se non per

pochissimi faconisti di fiducia e tecnologicamente capaci, dotarli di accesso diretto al sistema SAP

di Harmont & Blaine). Questa applicazione permetterebbe ai faconisti non solo di monitorare on

line in maniera semplificata lo stato dell’avanzamento degli ordini in lavorazione presso queste

strutture, ma anche di registrare direttamente da parte loro l’avanzamento della produzione e/o i

consumi effettivi, sgravando il personale Harmont & Blaine di queste attività. Lo sviluppo di questa

applicazione Web, pur tecnicamente realizzabile, è stato comunque rimandato ad una fase

successiva all’avvio dell’operatività giornaliera in SAP FMS.

4.6. Gap rilevati – Area Produzione

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4.6.1. Report di controllo distinte base

E’ emerso da parte di Harmont & Blaine il requisito di un report che consenta di controllare le

distinte base esistenti a sistema, ad esempio per verificare che le quantità di tessuto inserite non

superino certe soglie massime, oppure che i costi siano corretti. Un report di questo tipo, non

esistente nello standard SAP FMS in quanto si basa su logiche specifiche del cliente, potrebbe

comunque essere sviluppato una volta individuate precisamente tali logiche. Tale requisito si

configura pertanto come “gap” di progetto.

4.6.2. Tracciatura causale di non conformità componenti

Poiché è abbastanza frequente che, in caso di assenza di alcune componenti o di non conformità

o di extra consumi da parte del faconista, per una singola commessa siano modificate alcune

componenti o aumentate le quantità, è stato richiesto da Harmont & Blaine che, per una migliore

valutazione statistica a consuntivo di tali non conformità, l’utente che registra in SAP FMS la

modifica alla distinta base dell’ordine di produzione (o dell’ordine di acquisto di lavorazione) possa

anche inserire una causale che specifichi il motivo per cui sta facendo quella modifica. Questo per

consentire poi una reportistica che evidenzi la numerosità ed i motivi di tali scostamenti.

La gestione di tale causale (che non rientra nello standard SAP, e pertanto si configura come GAP

di progetto) potrebbe essere effettuata sfruttando uno dei campi testuali standard SAP presenti a

livello di singola componente della distinta dell’ordine, da parametrizzare limitandone le possibilità

di inserimento alle sole possibili causali che saranno decise da Harmont & Blaine. Tale campo

sarebbe alimentato manualmente dall’utente che effettua la modifica.

4.6.3. Gestione non-riassegnabilità degli ordini in chiusura lotto

Per contrassegnare l’avvenuta “chiusura lotto” di produzione per una certa commessa, sarà

previsto in SAP FMS uno stato utente apposito in testata dell’ordine di produzione per cui, se

l’ordine di produzione si trova in quello stato, tale ordine non è più ri-assegnabile ad altri ordini

cliente (perché il faconista ha già confezionato i lotto lotti di prodotto finito per cliente finale).

Questo sarà realizzato con una exit custom sull’assegnazione (pertanto con una modifica allo

standard SAP, che si configurerebbe quindi come GAP di progetto).

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5. Area Vendite e Distribuzione (SD)

5.1. Struttura Organizzativa

Il sistema SAP FMS per quanto riguarda il modulo delle vendite (Sales & Distribution) si basa sulla

definizione di strutture organizzative tramite le quali rappresentare le entità legali e organizzative

che governano i processi attivi. In particolare il modulo è strutturato su due livelli denominati

Organizzazione Commerciale e Canale Distributivo.

5.1.1. Organizzazione Commerciale

L’Organizzazione Commerciale rappresenta l’entità legale responsabile delle vendite e della

distribuzione di beni e/o servizi. Viene quindi utilizzata per suddividere unità organizzative diverse,

con proprie responsabilità di politica commerciale e industriale e proprie leve di mercato.

L’Organizzazione Commerciale è collegata ad una Società e ad essa possono essere associati

uno o più Canali Distributivi.

Per Harmont & Blaine saranno definite le seguenti Organizzazioni Commerciali:

Wholesale

Retail

Questa distinzione deriva dal fatto che si tratta di gestioni completamente indipendenti che

seguono processi e logiche di vendita differenti.

5.1.2. Canale Distributivo

Il Canale Distributivo rappresenta il percorso di vendita utilizzato dall’Organizzazione Commerciale

per raggiungere i clienti con i prodotti aziendali.

Sotto l’Organizzazione Commerciale ‘Wholesale’ sono stati individuati i seguenti Canali Distributivi:

Diretto

Agenzia

E-Commerce

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Il canale ‘Diretto’ prevede la vendita, sia in Italia che all’Estero, a clienti seguiti direttamente

dall’ufficio commerciale di Harmont & Blaine. Il canale ‘Agenzia’ comprende le vendite effettuate

tramite agenti, ai quali viene corrisposta una provvigione. Il canale ‘E-Commerce’ prevede due

modalità di gestione diverse a seconda del portale (Magento o Privalia).

Sotto l’organizzazione commerciale ‘Retail’ sono stati individuati i seguenti canali di distribuzione:

Store

Outlet

Il canale ‘Store’ raggruppa una serie di tipologie di negozio proprietari (boutique, centri commerciali

etc.) che vengono gestiti allo stesso modo e saranno distinti, per fini prevalentemente statistici,

mediante un attributo nell’anagrafica del negozio. Per gli ‘Outlet’ invece avendo logiche di

assortimento e pricing differenti è stato ipotizzato un canale di vendita dedicato.

5.1.3. Area Vendite

La combinazione di Organizzazione Commerciale e Canale Distributivo permette di individuare le

diverse Aree di Vendita, cioè le aree di business all’interno delle quali possono essere diversificati i

dati anagrafici di clienti, articoli e listini.

5.1.4. Ufficio Vendite

L’Ufficio Vendite è un ulteriore elemento della struttura organizzativa che consente di dettagliare le

aree di business per singolo responsabile commerciale. Viene utilizzato per ragioni statistiche e di

analisi dei mercati e può essere associato ai clienti in anagrafica.

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5.1.5. Luogo di Spedizione

Il Luogo di Spedizione rappresenta l’indirizzo fisico dal quale partono le merci per le spedizioni. E’

elemento fondamentale per la creazione e l’organizzazione delle consegne.

Per Harmont & Blaine sono stati individuati i seguenti luoghi di spedizione, uno per ciascun centro

di distribuzione:

Del BO

Movimoda

E-Commerce

I prodotti in licenza non transiteranno dai magazzini/luoghi di spedizione interni ma saranno spediti

ai punti vendita direttamente dal fornitore licenziatario.

5.2. Anagrafiche

I dati anagrafici rappresentano la base di tutti i processi transazionali del modulo delle vendite.

5.2.1. Clienti

Il sistema SAP FMS prevede una struttura dell’anagrafica cliente ripartita in funzione del livello

organizzativo tra Dati di Base (generali), Dati Società (amministrativi) e Dati Vendite. All’interno di

quest’ultima sezione sono raccolte tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento del ciclo

attivo che andranno a appresentare il default per l’acquisizione di documenti commerciali intestati

al cliente e le politiche di vendita ad esso riservate.

I principali dati di questa sezione sono:

Valuta

Divisione di consegna (centro distribuzione dal quale abitualmente partono le spedizioni al

cliente)

Incoterms

Condizioni di pagamento

Gruppo contabilizzazione (determina i conti sui quali vengono effettuate le registrazioni

contabili)

Imposte (gestione IVA ed eventuali lettere di esenzione)

Blocco (possibilità di impostare dei blocchi, con varie causali, in fase di acquisizione ordini o

evasione consegne)

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Sono inoltre state individuate le seguenti informazioni che dovranno essere mappate all’interno

delle anagrafiche clienti di Harmont & Blaine:

Categorizzazione per area geografica (Regioni d’Italia, UE ed Extra-UE)

Indice di priorità per la spedizione

Eventuali clausole rilevanti per la produzione (es. stampa etichette per la dogana messicana)

Codice cliente precedente nel caso di cambio della ragione sociale

Tutte quelle informazioni che non sono codificate in campi strutturati, ma vengono inserite come

testo al momento della predisposizione di alcuni documenti (es. ordini, bolle etc.) al fine di farle

comparire all’interno delle stampe, potranno essere gestite come note di testo ricorrenti attribuite

alle anagrafiche clienti.

Analizzando il portafoglio clienti di Harmont & Blaine sono state identificate le seguenti tipologie di

clienti:

Clienti terzi diretti: con i quali vi è un rapporto senza ausilio di intermediari. Sono i clienti di aree tradizionalmente seguite dalla sede (es. clienti campani)

Clienti terzi indiretti: con i quali vi è un agenzia a fare da tramite. Si tratta di agenzie che coprono ambiti territoriali definiti come ad esempio alcune regioni italiane

Distributori e grandi centri di distribuzione: operano di norma su mercati esteri e si occupano della distribuzione ai dealer di quei mercati

Department Store: clienti organizzati su grandi superfici come ad esempio El Corte Ingles o Rinascente. Per questi clienti normalmente sono necessari livelli di servizio più elevati in termini di flussi logistici e di comunicazioni dati

Clienti Intercompany: sono i clienti che rappresentano le filiali estere di Harmont & Blaine in Spagna Francia e Svizzera, le quali detengono negozi locali e seguono i clienti terzi di quei mercati ricevendo la merce dall’Italia. Ai fini della fatturazione le società estere saranno rappresentate come normali clienti wholesale di Harmont & Blaine Italia

In Italia Harmont & Blaine opera principalmente con vendite a clienti wholesale o attraverso i

negozi di proprietà. All’estero invece utilizza anche contratti di franchising configurati in differenti

tipologie a seconda dei mercati. In generale comunque i franchisee vengono considerati come dei

clienti terzi ed assimilati ad un normale wholesaler ai quali la merce viene venduta direttamente ed

ai quali vengono fatte periodicamente delle proposte di riassortimento. Di norma quindi non ci sono

contratti di franchising che prevedano forme di conto vendita e/o contratto estimatorio.

5.2.2. Partner

Le funzioni partner servono per codificare tutti i soggetti e le entità coinvolte nel processo di

business del cliente. Ad ogni funzione partner corrisponde un record anagrafico che può essere

creato contestualmente al cliente oppure su specifica necessità mediante codifica separata.

Le funzioni partner previste dallo standard di SAP FMS sono le seguenti:

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Committente: intestatario dell’ordine di richiesta della merce

Destinatario merci: indirizzo di spedizione della merce

Destinatario fattura: indirizzo di spedizione della fattura

Esecutore Pagamento: cliente contabile visibile nel partitario

Negli scenari più semplici lo stesso codice cliente assolve tutte e quattro le funzioni ma è possibile

anche che in un singolo documento vi siano quattro differenti funzioni partner.

Per Harmont & Blaine sono state identificate come necessarie anche le seguenti funzioni partner

aggiuntive:

Agente di vendita: colui che effettua la vendita per conto di Harmont & Blaine e che andrà a maturare commissioni sul venduto (sarà mappato come anagrafica fornitore e non come cliente)

Sottocliente: identifica il dealer finale sul cui punto vendita sarà smistata la merce inviata al distributore. Questa informazione è rilevante per Harmont & Blaine a fini statistici

L’indicazione dei partner viene proposta dal sistema sulla base dei default presenti in anagrafica

del committente, il quale deve necessariamente essere inserito manualmente, ma può essere

modificata nel documento commerciale.

Le funzioni partner, ad eccezione del committente, possono essere multiple nell’anagrafica cliente,

in questi casi il sistema propone una finestra di scelta al momento dell’inserimento del documento.

5.2.3. Sito

Il sito è l’unità organizzativa responsabile del ricevimento della merce e delle attività di analisi dei

fabbisogni e pianificazione stock.

Il sito ha una propria gestione dello stock e svolge allo stesso tempo la funzione sia di cliente che

di fornitore, acquistando e fornendo merce ad altri siti.

Ci sono due differenti tipologie di sito:

Centro Distributivo (stabilimento e/o deposito)

Punto Vendita (negozio)

Per quanto riguarda l’organizzazione logistica sono stati individuati i seguenti centri distributivi:

Del BO

Movimoda

E-Commerce

Del BO è il centro di logistica interno dove avvengono entrate ed uscite della merce per tutte le

linee e per l’estero.

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La piattaforma logistica esterna Movimoda rappresenta un centro puramente distributivo. In uscita

avvengono spedizioni di prodotti finiti verso clienti nazionali o trasferimenti verso Del BO. In entrata

riceve trasferimenti di prodotti finiti provenienti da Del BO, da fornitori e dai resi dei punti vendita.

Non è prevista un interfaccia di comunicazione in quanto gli operatori di Movimoda avranno

accesso diretto al sistema SAP FMS di HARMONT & BLAINE.

Lo stock destinato all’E-Commerce verrà caricato nel relativo sito ad inizio stagione tramite un

ordine di trasferimento. Tale sito non sarà rilevante per l’MRP.

Di seguito l’elenco completo dei punti vendita di HARMONT & BLAINE:

Cluster Nodo Linea Marchio

AEREOPORTO APT CAPODICHINO Donna H&B

Uomo H&B

AEREOPORTO APT FIUMICINO Uomo H&B

Donna H&B

AEREOPORTO APT LINATE Uomo H&B

Donna H&B

AEREOPORTO APT MALPENSA Uomo H&B

Donna H&B

BOUTIQUE BTQ BARI Donna H&B

Uomo H&B

BOUTIQUE BTQ GENOVA Uomo H&B

Donna H&B

BOUTIQUE BTQ MILANO MATTEOTTI Uomo H&B

Donna H&B

Bambino H&B

BOUTIQUE BTQ NAPOLI PDM Donna H&B

Uomo H&B

BOUTIQUE BTQ NAPOLI SCARLATTI Uomo HBJ

Uomo H&B

BOUTIQUE BTQ PALERMO Uomo H&B

BOUTIQUE BTQ PALERMO DONNA Donna H&B

BOUTIQUE BTQ TORINO Uomo H&B

Donna H&B

CENTRO COMMERCIALE CC ARESE Uomo H&B

Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC CAMPANIA Donna H&B

Uomo H&B

Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC CASAMASSIMA Uomo HBJ

Uomo H&B

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Donna H&B

CENTRO COMMERCIALE CC CATANZARO Uomo HBJ

Uomo H&B

Donna H&B

CENTRO COMMERCIALE CC CHIETI Uomo HBJ

Uomo H&B

CENTRO COMMERCIALE CC CONCA D'ORO Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC DUE MARI Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC FIUMARA Uomo H&B

Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC MESTRE Uomo H&B

Donna H&B

Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC MILANO CALTACITY Uomo H&B

Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC MISTERBIANCO Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC MOLFETTA Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC NOLA Donna H&B

Bambino H&B

Uomo HBJ

Uomo H&B

CENTRO COMMERCIALE CC PALERMO FORUM Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC POMPEI Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC PONTECAGNANO Uomo HBJ

Uomo H&B

CENTRO COMMERCIALE CC PORTA DI ROMA Uomo HBJ

Uomo H&B

CENTRO COMMERCIALE CC RENDE Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC RIMINI Uomo H&B

Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC ROMA EST Donna H&B

Uomo H&B

Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC ROMA EUROMA2 Uomo H&B

Donna H&B

Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC ROMAGNA Uomo HBJ

CENTRO COMMERCIALE CC TARANTO Uomo HBJ

RESORT H & B CANNES Donna H&B

Uomo H&B

BOUTIQUE H & B PARIGI Bambino H&B

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Uomo H&B

Donna H&B

OUTLET OUT AGIRA Uomo H&B

Uomo HS

OUTLET OUT AGIRA DONNA Donna H&B

Donna HS

OUTLET OUT AGIRA JEANS Uomo HBJ

OUTLET OUT BARBERINO Uomo H&B

Uomo HS

OUTLET OUT C.GUELFO JEANS Uomo HBJ

Donna H&B

Donna HS

OUTLET OUT CASTEL ROMANO Uomo HS

Uomo H&B

Donna HS

Donna H&B

OUTLET OUT EBOLI Donna H&B

Uomo H&B

Donna HS

Uomo HS

OUTLET OUT FOX TOWN Uomo H&B

Uomo HS

Donna H&B

Donna HS

OUTLET OUT FRANCIACORTA Uomo H&B

Uomo HS

OUTLET OUT MANTOVA Uomo H&B

Donna HS

Donna H&B

Uomo HS

OUTLET OUT MARCIANISE Uomo H&B

Uomo HS

OUTLET OUT MARCIANISE DONNA Donna H&B

Donna HS

OUTLET OUT MARCIANISE JEANS Uomo HBJ

OUTLET OUT MOLFETTA Donna HS

Donna H&B

Uomo HS

Uomo H&B

OUTLET OUT MONDOVI Uomo HBJ

OUTLET OUT NOVENTA Donna H&B

Donna HS

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Uomo H&B

Uomo HS

OUTLET OUT PALMANOVA Uomo HBJ

OUTLET OUT PESCARA Uomo HS

Uomo H&B

Donna HS

Donna H&B

OUTLET OUT SERRAVALLE Uomo HS

Uomo H&B

OUTLET OUT SORATTE Uomo HBJ

OUTLET OUT VALDICHIANA Uomo H&B

Uomo HS

OUTLET OUT VALMONTONE Uomo H&B

Donna H&B

Uomo HS

Donna HS

OUTLET OUT VICOLUNGO Uomo H&B

Uomo HS

RESORT RES FORTE DEI MARMI Uomo H&B

Donna H&B

RESORT RES ISCHIA Uomo H&B

Donna H&B

RESORT RES PORTOCERVO Uomo H&B

RESORT RES PORTOFINO Donna H&B

Uomo H&B

RESORT RES PORTOROTONDO Uomo H&B

RESORT RES RICCIONE Uomo H&B

Donna H&B

RESORT RES SANREMO Uomo H&B

Donna H&B

RESORT RES SORRENTO Donna H&B

Uomo H&B

Bambino H&B

RESORT RES VIAREGGIO Uomo H&B

Donna H&B

Saranno definiti dei raggruppamenti di punti vendita con logiche di assortimento e pricing comuni.

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5.2.4. Stagione

Nel sistema SAP FMS il concetto di ‘stagionalità’ si articola attraverso una struttura a tre livelli:

Stagione

Collezione

Tema

Le stagioni hanno un’apposita anagrafica e vengono attribuite agli articoli: ad ogni articolo si

possono attribuire più stagioni, così come una stagione può essere valida anche solo per

determinate varianti di un prodotto (per differenti taglia/colore). Se viene attribuita al livello di

padre, la stagione viene ereditata da tutte le sue varianti.

La principale funzionalità della stagione è quella di gestire le date che delimitano i periodi delle

campagne acquisti, produzione e vendite. Per le vendite le date di validità della stagione

identificano l’intervallo di acquisizione degli ordini di vendita e quello di consegna ai clienti.

Le stagioni possono essere collegate a singoli clienti, gruppi di clienti o aree geografiche. In questo

modo possono essere gestite date di validità diversificate all’interno della stessa combinazione di

stagione/collezione/tema.

In fase di acquisizione ordini cliente il sistema rileva automaticamente stagione/collezione/tema

dall’anagrafica materiale in base a data acquisizione ordine, data consegna ed eventualmente

cliente o area geografica, riportando questa informazione a livello di riga ordine. Nel caso vi siano

più stagioni/collezioni/temi aperti per lo stesso periodo il sistema consente all’utente di scegliere

manualmente. Se stagione/collezione/tema vengono inseriti manualmente nell’ordine il sistema

controlla la coerenza dei dati inseriti.

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Per Harmont & Blaine è stato deciso di impostare la struttura dell’anagrafica stagione nel modo

seguente:

Stagione: Primavera/Estate, Autunno/Inverno, Continuativo (articoli carry-over) e Old-Season

(articoli che hanno terminato il loro ciclo di vita)

Collezione: combinazione di marchio e linea (es. HB Uomo, HB Donna, HBJ Uomo etc.)

Tema: sottoinsieme di prodotti di una collezione che ha delle specifiche finestre temporali

5.3. Determinazione Prezzo

In SAP FMS la determinazione del prezzo avviene all’interno di uno schema prezzi a livello di

posizione ordine. Nello schema prezzi vengono riportati tutti gli elementi rilevanti per il calcolo del

prezzo finale che vengono identificati come tipi condizione, di seguito alcuni esempi:

Prezzo

Sconto

Maggiorazione

Imposta

Accantonamento (consente di accantonare fondi per bonus e provvigioni a fronte

dell’avanzamento delle vendite)

Statistica (non genera scritture in contabilità)

Ogni condizione può essere memorizzata in un record anagrafico, con data di inizio e fine validità,

secondo specifiche logiche di determinazione chiamate sequenze d’accesso. In quel caso sarà

richiamata in automatico dal sistema in fase di inserimento ordine, altrimenti è possibile anche

gestire alcune condizioni in modo manuale.

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5.3.1. Prezzo Wholesale

Il prezzo base degli articoli sarà definito a partire dal relativo costo di acquisto o produzione

secondo specifiche logiche di Harmont & Blaineche saranno determinate extra-sistema e

porteranno alla definizione dei valori di listino wholesale da caricare su SAP FMS. In sostanza il

sistema non “genera in automatico” il prezzo del prodotto, ma mette a disposizione tutte le strutture

di costo a supporto della sua definizione.

Rispetto al prezzo base degli articoli è prevista una maggiorazione del 20% per le taglie forti (dalla

4XL in su).

Il mercato estero prevede un markup rispetto al prezzo base wholesale che varia in base all’area

geografica (livello più generico) o al paese (livello di dettaglio) del cliente. Al momento si registra la

presenza di due soli listini per l’estero (UE ed extra-UE) ma in futuro si rileva la possibilità di dover

gestire aggregazioni diverse (es. country, area etc.) su cui innestare condizioni commerciali

diverse. Alle società estere di Harmont & Blainein Francia, Spagna e Svizzera sarà applicato lo

stesso prezzo base degli altri clienti wholesale.

Al prezzo di base possono essere applicate una serie di tipologie di sconto legate ai singoli clienti

(es. obiettivi commerciali, start-up etc.), a situazioni particolari (es. saldi, merce in ritardo etc.), alle

modalità di pagamento (sconto ‘in fattura’ e non ‘finanziario’) o alla tipologia di prodotto venduto

(es. campionari). Potranno inoltre essere definiti sconti manuali legati alla singola vendita e sconti

generici, validi per tutti i clienti, legati ad una posizione ordine di quantità superiore ad un

determinato valore di soglia (scaglionamento).

Tuttavia non sono state fornite da Harmont & Blaine indicazione precise circa la modalità di

gestione della scontistica, pertanto non sarà formulata nessun ipotesi di soluzione nel corrente

documento di BBP.

Possono essere applicate anche delle maggiorazioni (percentuali o a valore) del prezzo specifiche

per singoli clienti e legate alla richiesta di diritto al reso. Nel caso dei riassortimenti è previsto

l’addebito al cliente delle spese di trasporto.

Saranno inoltre incluse all’interno della schema prezzo le condizioni statistiche, calcolate in modo

automatico dal sistema, relative a costo del venduto e valore statistico della merce.

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5.3.2. Prezzo Retail

Il prezzo di vendita al pubblico degli articoli sarà definito a partire dal relativo prezzo base nel

canale wholesale applicando un markup individuato attraverso procedure definite extrasistema da

Harmont & Blaine in base a obiettivi di marginalità da realizzare sul canale/marchio e su logiche di

posizionamento sul mercato dei prodotti. Il risultato porterà alla definizione dei valori di listino retail

da caricare su SAP FMS.

Saranno previste le seguenti categorie di sconti applicati dai negozi:

Tutti i negozi outlet hanno diritto ad uno specifico sconto percentuale (generalmente il 35%)

Harmont & Blainecomunicherà ai negozi gli sconti che dovranno essere applicati durante i

periodi dei saldi

Tutte le altre riduzioni di prezzo applicate dai negozi (es. fidelity card) sono viste

genericamente come sconti cassa

I negozi in franchising dal punto di vista della determinazione prezzo saranno gestiti allo stesso

modo dei clienti wholesale.

5.3.3. Omaggi

Harmont & Blaine prevede la possibilità di cedere articoli in omaggio ai clienti.

La fatturazione delle merce in omaggio potrà avvenire attraverso tre differenti modalità, di seguito

illustrate insieme ad uno schema delle relative registrazioni contabili:

Autofattura: fattura al cliente Harmont & Blaine di un ordine completamente omaggio. Attualmente Harmont & Blaine effettua una registrazione unica per la parte attiva e passiva, in SAP FMS la registrazione passiva sarà invece eseguita separatamente rispetto alla contabilizzazione vendite

Ricavo autofattura 100

IVA 22

Sconto omaggi 100

Sconto omaggi 22

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Rivalsa Iva: fatturazione merce in omaggio insieme ad altra in vendita con riaddebito dell’Iva al cliente

Cliente 22

Ricavo omaggi 100

IVA 22

Sconto omaggi 100

Senza rivalsa Iva: fatturazione merce in omaggio insieme ad altra in vendita senza riaddebito dell’Iva al cliente

Ricavo omaggi 100

IVA 22

Sconto omaggi 100

Sconto omaggi 22

Non sono previste formule del tipo ‘ogni cinque capi acquistati uno è in omaggio’.

5.3.4. Bonus

E’ prevista la gestione di un Premio Fine Anno corrisposto ad alcuni clienti come sconto ‘fuori

fattura’ al termine della campagna di vendita.

In SAP FMS gli sconti fuori fattura sono gestiti all’interno di un contratto bonus, nel quale viene

definita l’aliquota dello sconto, la relativa sequenza d’accesso (nel caso di Harmont & Blaine

sempre per singolo cliente) ed il cliente beneficiario.

La base imponibile sulla quale calcolare lo sconto è data dal fatturato del cliente al netto di resi e

accrediti.

Una volta definita l’aliquota contrattuale, per ogni fattura di vendita emessa al cliente viene

generata in automatico dal sistema la registrazione del valore da accantonare su un apposito

conto Co.Ge. e registrato il costo nel controllo di gestione. In questo modo è possibile analizzare

costantemente ed in tempo reale l’avanzamento dell’importo del premio.

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Il sistema consente anche di effettuare un ricalcolo retroattivo del premio, con conseguente rettifica

delle registrazioni in contabilità generale e analitica, nel caso di modifiche all’aliquota o di

inserimento dello sconto in un momento successivo rispetto all’emissione delle prime fatture di

vendita.

La liquidazione del premio avviene a fine stagione tramite emissione da parte di Harmont & Blaine

di una nota credito in riferimento al contratto bonus per l’importo totale accantonato dal sistema.

Nel caso in cui invece Harmont & Blaine decida che il cliente non ha raggiunto i requisiti richiesti

per la concessione del premio (es. regolarità nei pagamenti) è possibile chiudere il contratto con

relativa cancellazione automatica di tutte le scritture di accantonamento precedentemente

registrate.

5.3.5. Royalties

Harmont & Blaine gestisce contratti di licenza per alcune linee di prodotti (calzature e bambino) a

marchio proprio vendute da società terze (licenziatari). Questi contratti prevedono delle royalties

percentuali da corrispondere ad Harmont & Blaine in base al fatturato dei licenziatari ai loro clienti.

Durante la fase di campagna vendite il licenziatario invia il suo portafoglio ordini ad Harmont &

Blaine, consentendogli così di effettuare delle previsioni sull’importo della commissione (non viene

generata però nessuna scrittura di accantonamento in contabilità). Successivamente con cadenza

trimestrale il licenziatario invia un riepilogo del venduto ai suoi clienti a fronte del quale Harmont &

Blaine emette fattura (il ricavo andrà contabilizzata su un conto apposito).

Oltre alle royalties ai licenziatari vengono fatturati anche i servizi di consulenza vendite (per i clienti

direzionali), contributo pubblicità e altri contributi vari (ad esempio per spazi espositivi etc.).

5.4. Linee di Vendita

Gli articoli venduti da Harmont & Blaine vengono raggruppati in tre categorie a seconda del

rispettivo marchio/brand:

Prima Linea: prodotti a marchio HB

Seconda Linea: prodotti a marchio HBJ (jeans)

Terza Linea: prodotti a marchio HS (sport)

Ai clienti wholesale saranno venduti solo prodotti di Prima Linea.

Il canale retail-full price prevede la vendita di prodotti della Prima Linea su tutti i negozi e della

Seconda Linea su centri commerciali e boutique Napoli Scarlatti.

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Presso gli outlet sono presenti tutte e tre le linee. I prodotti di Prima e Seconda Linea vengono

venduti negli outlet nella stagione successiva rispetto al loro lancio sul mercato. Per la Prima e

Seconda Linea è stato esplicitamente esclusa la possibilità di avere produzioni in-season

specifiche per l'outlet. La Terza Linea invece è una produzione dedicata per gli outlet.

5.5. Vendite Wholesale

L’ordine di vendita in SAP FMS presenta la seguente struttura:

Testata: contiene i dati generali, prevalentemente legati al cliente, che sono validi per l’intero

documento

Posizioni: contengono le informazioni riguardanti gli articoli in ordine

Schedulazioni: contengono l’indicazione delle date di consegna

Harmont & Blaine al momento divide le tipologie di ordine in base a:

Sesso/età (uomo, donna, bambino)

Tipo di processo (campagna, riassortimento etc.)

Marchio (ordini sono sempre mono-marchio ad eccezione degli outlet)

In SAP FMS è stato previsto di mantenere tipi ordini diversi solamente a seconda della tipologia di

processo. Le altre caratteristiche saranno tutte derivate dalle anagrafiche materiali.

Le vendite wholesale in Harmont & Blaine riguarderanno i seguenti scenari di business:

Prima Linea

Seconda e Terza Linea (solamente per il cliente Privalia)

Non è prevista una presa ordini tramite canale EDI.

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5.5.1. Campagna Vendite Wholesale

Il processo di campagna vendite per clienti wholesale è regolato in base alle date di acquisizione

ordini e distribuzione prodotti determinate dalla stagione e si articola nelle seguenti fasi:

Le date di consegna della merce vengono concordate in base alla data di presa ordine. Se un

ordine arriva in ritardo non ne viene garantita l’evasione completa ed al cliente sarà assegnata una

priorità di consegna bassa.

I campionari vengono sempre venduti e fatturati ai clienti (agenzie). Solo in alcuni casi viene

consentita la possibilità di rendere indietro ad Harmont & Blaine i campionari invenduti con relativa

nota di accredito.

Gli ordini inseriti dagli agenti nascono tutti bloccati in attesa di conferma. Nel caso di nuovi clienti,

per sbloccarli, oltre alla conferma degli agenti occorre anche quella dell’ufficio commerciale di

Harmont & Blaine. Finché non risultano confermati gli ordini non vengono visti come fabbisogno

dalla produzione. Sarà prevista però, attraverso un apposito motivo di blocco, anche la possibilità

di consentire la trasmissione del fabbisogno ma non la spedizione al cliente.

La simulazione della produzione viene fatta dall’MRP che in base ai fabbisogni trasmessi genera

una proposta di produzione, non un ordine di produzione vero e proprio. Questa proposta sarà

soggetto a conferma (oppure modifica) da parte dell’ufficio produzione di Harmont & Blaine. Tale

proposta inoltre potrà essere ‘rigenerata’ e ‘sovrascritta’ nel caso di un lancio successivo dell’MRP.

Gli ordini dei clienti esteri resteranno bloccati fino alla ricezione del pagamento a fronte della

fattura proforma.

Harmont & Blaine prevede un valore minimo ordinato pari a 10.000,00 euro. Nel caso in cui un

ordine sia al di sotto di quella soglia verrà inserito in stato bloccato, solo per la consegna e non per

la produzione, con apposito motivo di blocco.

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Vi possono essere casi di ‘fusione’ tra più ordini inseriti in momenti diversi. In SAP FMS la fusione

sarà effettuata andando ad integrare un ordine all’interno dell’altro utilizzando la funzione di copia

con riferimento e chiudendo o cancellando poi quello copiato.

Talvolta se la spedizione avviene in ritardo rispetto a quanto concordato il cliente in alternativa al

rifiuto può chiedere di avere la merce in conto deposito. In tal caso occorrerà creare un ordine di

reso che faccia rientrare ‘virtualmente’ la merce presso Harmont & Blaine e generi una nota credito

a storno totale della fattura accompagnatoria già emessa. Successivamente sarà creato un nuovo

ordine di vendita in conto deposito, per copia dall’originale, che consentirà di tracciare a sistema

l’effettiva situazione della merce, la quale si trova presso il cliente ma risulta sempre di proprietà

Harmont & Blaine. La regolazione della fatturazione avverrà quindi in un momento successivo in

base al consumo effettivo.

Esistono casi nei quali un ordine viene processato fino alla spedizione ma la merce non viene poi

consegnata al cliente (ad esempio il cliente la blocca presso il corriere). In tale situazione si

provvede a fare un reso che storna l’intero ordine, si ricarica il magazzino centrale e

successivamente, se il cliente sblocca la situazione, viene generato un altro ordine e quello

vecchio viene bloccato per la fatturazione.

5.5.2. Riassortimento Wholesale

Il processo di riassortimento clienti wholesale si svolge generalmente al termine della campagna vendite per fornire ai clienti alcuni dei prodotti già precedentemente ordinati (è possibile tuttavia riassortire anche prodotti non ordinati precedentemente in fase di campagna).

In Harmont & Blaine il riassortimento viene effettuato solamente per gli articoli in giacenza. Non è

previsto l’acquisto o la produzione finalizzata alla fase di riassortimento ma solamente alle

campagne di vendita. Pertanto gli ordini di vendita di riassortimento non effettueranno la

trasmissione dei fabbisogni alla produzione e su di essi verrà eseguito un controllo della

disponibilità che andrà a bloccare la vendita di articoli non disponibili in giacenza.

A differenza della campagna vendite, non sarà effettuato nessun controllo sulla soglia minima di

valore degli ordini.

La fase di riassortimento ha delle date di inizio e fine validità per l’acquisizione degli ordini che

talvolta possono anche andare in parziale sovrapposizione con la campagna vendite. Si tratta di

date variabili in quanto vengono determinate di volta in volta.

Insieme agli ordini di riassortimento normali alcuni clienti possono presentare delle richieste di

sostituzione di alcuni articoli precedentemente acquistati. Per accettare la richiesta di sostituzione

devono essere rispettate determinate regole:

il valore della merce riassortita deve essere sempre di almeno il 20% superiore rispetto a

quello della merce restituita

la sostituzione è consentita solamente all’interno di intervalli temporali prestabiliti

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per ogni codice deve essere restituita almeno una taglia centrale

Riassortimento e sostituzione daranno vita a due ordini separati di vendita e reso che produrranno

rispettivamente una fattura ed una nota di credito (a prezzo pieno).

La merce destinata al riapprovvigionamento di clienti wholesale sarà disponibile a magazzino

come sfusa.

Gli ordini di riassortimento vengono attualmente inseriti prevalentemente tramite il sistema di presa

ordini via web ‘Fly Buy’ al quale accedono agenti, back office commerciale Harmont & Blaine ed

anche alcuni clienti diretti che hanno un regolare ordine per la stagione in corso. Tale sistema sarà

sostituito da SAP Fiori.

In alcuni casi meno frequenti gli ordini vengono inseriti manualmente dal back office commerciale

di Harmont & Blaine che crea il documento andando ad alimentare solo la testata con i riferimenti

al cliente. Le posizioni con gli articoli da riassortire sono generate successivamente in automatico

dalla radiofrequenza quando la merce viene prelevata a magazzino.

Per mappare questo processo in SAP FMS occorrerà definire un’apposita interfaccia tra RFID e

sistema gestionale. Non essendo prevista nello scope di progetto sarà eventualmente considerata

un gap e quotata a parte.

5.5.3. Presa Ordini Online: SAP Fiori

La presa ordini via web effettuata da agenti, negozi e clienti avverrà mediante il nuovo sistema

SAP Fiori. Questo sia per quanto riguarda gli ordini di campagna che quelli di riassortimento e i

trasferimenti tra siti.

L’utente che accede al portale online potrà inserire ordini solamente per una lista di clienti sui quali

è autorizzato.

SAP Fiori è un sistema nativamente integrato con SAP e legge direttamente dal suo database.

In relazione alle specifiche esigenze espresse da Harmont & Blaine le principali funzionalità offerte

da SAP Fiori sono le seguenti:

Report di controllo andamento delle vendite per agente in riferimento al budget assegnato

(definito extra-sistema e caricato su SAP Fiori tramite file Excel)

Visualizzazione di una scheda cliente riepilogativa di dettagli anagrafici e portafoglio ordini

Gli ordini provenienti da SAP Fiori saranno di tipo ‘rush order’, ovvero effettueranno allocazione

e creazione consegna in modo automatico appena inseriti

Il controllo della disponibilità sugli articoli per gli ordini di riassortimento avviene in fase di

inserimento in base all’effettiva giacenza disponibile sul sistema gestionale aggiornata online

Il processo di sostituzione merce prevedrà l’inserimento (separatamente) di ordine vendita e

richiesta reso con l’esecuzione in automatico dei relativi controlli

Acquisizione degli ordini di riapprovvigionamento/trasferimento inseriti dai negozi

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5.5.4. E-Commerce

La piattaforma utilizzata da Harmont & Blaine per il processo di e-commerce è Magento.

Il ciclo di vendita degli articoli tramite e-commerce comincia con l’estrazione dal sistema gestionale

di un file Excel contenente le informazioni di base (codice, descrizione, marchio, prezzo di vendita

etc.) che saranno integrate extra-sistema con quelle provenienti dall’ufficio stile, o dai licenziatari

nel caso di prodotti in licenza, ed eventuali indicazioni commerciali (es. mettere in evidenza alcuni

prodotti).

Una volta completato il file sarà trasmesso a Magento e gli articoli saranno così disponibili per la

vendita online (previa verifica su foto, prezzo e descrizione).

Il prezzo di vendita comunicato a Magento è quello wholesale. Magento poi applicherà un markup

che varia per zona (Italia, Francia, Europa, Extra-UE) e potrà applicare degli sconti per campagne

promozionali.

Magento gestisce i prezzi di vendita in differenti valute, questi prezzi sono soggetti a variazione in

base agli scostamenti del tasso di cambio, rilevato giornalmente dalla Banca d’Italia, che dovrà

essere comunicato dal sistema gestionale.

Gli aggiornamenti della giacenza saranno comunicati giornalmente più volte dal sistema gestionale

a Magento. Non essendo aggiornato online lo stock su Magento è possibile che vengano caricati

ordini per i quali non c’è effettiva disponibilità. In questo caso l’ordine non viene annullato ma si

cerca di recuperare, tramite trasferimenti da altri siti, la merce necessaria per evaderlo

completamente.

Il caricamento di un ordine su Magento genera in automatico l’invio di una mail al back-office di

Harmont & Blaine, contenente le informazioni su cliente, SKU vendute e relativi prezzi, e

l’inserimento sul sistema gestionale.

Tutti i clienti che effettuano un ordine devono essere mappati sul sistema gestionale (vengono

prima creati su Magento e poi trasmessi al gestionale), quelli registrati sul portale ma che non

hanno mai fatto acquisti invece saranno presenti solo su Magento.

Il cliente sul portale può richiedere un confezionamento regalo, che si traduce in caratteristiche di

packaging differenti. In SAP FMS questo si può gestire tramite i VAS (Value-Added-Services),

servizi o accessori aggiuntivi che vengono inseriti negli ordini di vendita. Nel caso del

confezionamento regalo potranno essere determinate sull’ordine cliente delle particolari scatole ed

etichette. Le scatole saranno rappresentate attraverso codici materiale gestiti a magazzino (di

conseguenza dovranno essere gestite le relative giacenze) mentre invece le etichette saranno

delle semplici righe di testo informative.

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La giacenza destinata all’e-commerce sarà separata (riservata) dal resto della merce attraverso la

definizione di un centro di distribuzione dedicato.

Gli ordini e-commerce saranno evasi nel più breve tempo possibile, pertanto sarà utilizzata in SAP

una tipologia di ordine che prevede allocazione e creazione consegna in automatico (‘rush order’).

Successivamente sarà creato il collo (o i colli), la pre-bolla (consegna) ed infine emessa la DDT.

Le spese di spedizione potranno essere addebitate al cliente oppure no, viene deciso da Magento

in base a destinazione e valore dell’ordine.

Solitamente per l’Italia i costi di spedizione e reso sono a carico di Harmont & Blaine, per l’estero si

applica il seguente criterio:

UE: se l’importo ordinato è maggiore di 150 euro la spedizione è gratis (anche il reso)

Extra UE: se i costi di spedizione sono inferiori al 10% del valore ordinato non vengono

addebitati, in caso contrario invece sì

La spedizione della merce viene fatta da Harmont & Blaine al cliente finale mentre la fatturazione è

sempre indirizzata a ‘Drop’, provider del servizio di e-commerce che gestisce l’incasso dai clienti.

La fatturazione avviene con cadenza quindicinale con l’emissione di una fattura riepilogativa (la

ricerca delle fatture di riferimento per i resi avverrà tramite il numero ordine di Magento). Tutte le

fatture a Drop sono soggette ad uno sconto commissione del 13% (attualmente, ma l’aliquota può

variare ad ogni stagione) per il servizio effettuato.

Le richieste di reso arrivano in prima istanza al customer care di Drop, il quale invia una mail al

back-office di Harmont & Blaine. Questo verifica la richiesta e carica manualmente l’autorizzazione

al reso sul sistema gestionale. Una volta inserita l’autorizzazione il cliente ha un mese di tempo per

effettuare la restituzione della merce.

Quando i capi in restituzione arrivano presso Harmont & Blaine vengono riscontrati a magazzino e

si effettuano una serie di verifiche sulla loro integrità (es. confezione originale, tagliando antifrode

etc). Finché questi controlli non avranno dato esito positivo i capi non dovranno essere visti come

disponibili per la rivendita.

Se tutto è ok il passaggio successivo sarà l’emissione della nota di credito a Drop.

Nel caso di richieste per cambio merce prima viene registrato il reso, con conseguente accredito, e

successivamente, dopo il controllo della merce ricevuta, viene caricato un nuovo ordine per

spedire (e fatturare) i capi sostitutivi.

Il cliente Privalia, outlet online, sarà gestito con la formula del contratto estimatorio. La merce verrà

spedita in conto vendita e periodicamente Privalia comunicherà il venduto ad Harmont & Blaine

che effettuerà la fatturazione.

Anche il cliente Amazon, rivenditore online, sarà gestito con la formula del contratto estimatorio. In

questo caso però la merce sarà fatturata al momento della spedizione. A fine stagione Amazon

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comunicherà l’invenduto ad Harmont & Blaine che, in base agli accordi preventivati, provvederà ad

attivare le pratiche di reso e accredito.

5.5.5. Conto Deposito

La modalità di vendita in conto deposito prevede che la società fornitrice effettui la consegna al

cliente ma rimanga proprietaria legale della merce. Successivamente quando il cliente

comunicherà l’avvenuta vendita della merce la società venditrice provvederà ad effettuare lo

scarico della giacenza e ad emettere fattura.

Le fasi del processo di conto deposito sono quindi le seguenti:

1. La merce viene inviata al cliente dalla società fornitrice

2. Il cliente effettua la vendita della merce ricevuta e ne dà comunicazione al fornitore

3. Il fornitore registra lo scarico della giacenza ed emette fattura al cliente

4. Il cliente restituisce la merce invenduta al fornitore (se previsto contrattualmente)

Harmont & Blaine utilizza questa formula di vendita in alcuni casi particolari, come in seguito a

spedizioni di campagna vendite in ritardo, e con il cliente Privalia.

In SAP FMS lo stock di conto deposito presso terzi viene rappresentato come uno ‘stock speciale’

legato al codice del cliente presso cui si trova la merce.

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5.6. Vendite Retail

5.6.1. Retail Allocation

Con il termine retail allocation si intende il processo di distribuzione iniziale della merce presso i

negozi. Può essere inteso come distribuzione iniziale (inizio stagione) oppure di prodotti flash o

promozionali, oppure ancora nell’ottica di ridistribuzione dei resi della merce di prima linea presso

gli outlet.

La retail allocation infatti, a partire dai fabbisogni dei singoli siti, può pianificare l’intero processo di

approvvigionamento (ordini d’acquisto) e distribuzione successiva (ordini di trasferimento).

5.6.1.1. Gestione Attuale

La gestione della distribuzione delle collezioni presso la catena di negozi di proprietà ha dinamiche

diverse a seconda del marchio e della tipologia di merce. In generale però vi è una larga

operatività extra sistema (excel) che porta alla definizione degli assortimenti da inviare in negozio.

Attualmente per la prima linea (HB), destinata alle Boutique ed ai clienti Wholesales, gli

assortimenti vengono definiti per gruppi di negozi. Harmont & Blaine crea un unico “master order”

che raccoglie tutta la nuova collezione, quindi procede a definire gli assortimenti da destinare alle

varie tipologie di negozio. Una volta ultimato questo processo gli Ordini di distribuzione vengono

immessi a sistema sotto forma ordine di vendita per ciascun negozio, considerato in questo caso

come un cliente Wholesales a tutti gli effetti.

La produzione a marchio HBJ è destinata solo ad alcune tipologie di negozi, tipicamente i centri

commerciali, ed eccezionalmente a qualche Boutique mentre quella del marchio HS è destinata

agli outlet. La logica di distribuzione iniziale segue una procedura diversa da quella della prima

linea. Il fabbisogno totale viene tracciato con un master order generico ma la distribuzione della

merce avviene tramite l’utilizzo di un lotto modello, ovvero un assortimento fisso di capi, definito in

una fase successiva al lancio in produzione o all’ordine dei capi, ma in ogni caso prima che il

fornitore invii il prodotto finito, in modo tale che la merce possa già essere pre-imballata dal

fornitore stesso.

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Oltre alle produzioni speciali vengono distribuiti anche i rientri della prima linea. In questo caso la

distribuzione segue logiche puramente commerciali; se ad esempio gli articoli rientrati non

verranno riproposti nei negozi la stagione successiva, la loro destinazione seguente sarà l’outlet.

Per quanto riguarda le licenze (calzature e linea kids) il processo distributivo si distingue per il fatto

che sono approvvigionate direttamente dal fornitore. Attualmente la funzione di pianificazione

retail immette gli ordini di distribuzione sotto forma di ordini di vendita direttamente sul sistema del

fornitore. Solo successivamente l’ufficio acquisti crea un ordine di acquisto speculare sul proprio

gestionale.

A fine stagione Harmont & Blaine corrisponde al fornitore per quanto effettivamente venduto,

determinato come differenza tra la merce inviata dal fornitore presso i negozi ad inizio stagione e

la merce resa da Harmont & Blaine al fornitore a fine stagione.

I codici delle calzature sono definiti sul gestionale attuale mentre i codici della linea kids invece

sono gestiti solo in Store a meno che tali articoli non vengano venduti sul canale e-commerce. In

questo caso gli articoli vengono ricodificati secondo le logiche proprie di Harmont & Blaine.

5.6.1.2. Gestione Proposta

La gestione in SAP della retail allocation avviene tramite la definizione di tabelle di allocazione

dedicate.

Le tabelle di allocazione sono una delle funzionalità Retail che supportano i processi 'push'

utilizzati per distribuire centralmente articoli tra un gran numero di negozi. Questo tool è

comunemente utilizzato per attività promozionali, articoli flash, e la distribuzione iniziale degli

articoli.

La retail allocation supporta i seguenti scenari di distribuzione:

Articoli distribuiti direttamente dal Venditore ai negozi

Articoli consegnati dal fornitore ai centri di distribuzione e successivamente ai negozi

Tutti gli scenari sono implementati in SAP con funzionalità standard.

Le tabelle di allocazione offrono inoltre vari modi per distribuire l’articolo tra i diversi siti. Può

essere fatto manualmente, con regole di allocazione predefinite, o basato su uno storico di vendite.

In dettaglio, le strategie di allocazione possono essere le seguenti:

Split manuale: i siti destinatari e le quantità sono specificati manualmente.

Gruppo di siti: si possono utilizzare dei raggruppamenti di siti come destinatari utilizzando una

quantità di distribuzione totale che poi sarà suddivisa tra i singoli siti del gruppo secondo le

strategie di allocazione.

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Determinazione dei destinatari: specificando il centro di distribuzione, il sistema è in grado di

proporre tutti i negozi che possono essere riforniti da tale centro di distribuzione. Le quantità

potranno poi essere successivamente suddivise secondo le strategie di allocazione.

Regole di Allocazione: questo è un oggetto separato tramite il quale è possibile individuare

automaticamente sia siti che la quota di merce che ciascuno sito deve ricevere. Una volta utilizzato

nella tabella di allocazione, il sistema proporrà i siti destinatari e le quantità che devono ricevere

basata su quote predefinite.

Strategia di allocazione: questa opzione è alternativa alla regole di allocazione ed è utilizzata

congiuntamente con gruppi di siti o con l’opzione di determinazione del destinatario. E’ utilizzabile

anche con i siti singoli. La distribuzione delle quantità avviene tramite l'utilizzo di diversi algoritmi di

allocazione:

Uguale attribuzione: la quantità totale indicata in tabella per un determinato articolo viene divisa in

parti uguali tra tutti i siti.

Replenishment: lo stock target dell'articolo viene confrontato con il SOH (stock-on-hands) nel sito

ricevente e la quantità pianificata da ordinare o consegnare viene calcolata in base alla differenza.

Reso: determina la SOH nei negozi ed propone tale stock come la quantità prevista per i siti

riceventi.

Si citano anche tipologie differenti non applicabili presso Harmont & Blaine.

BW - Quote: La strategia consente di accedere alla storia delle vendite disponibili in SAP BW, e

restituisce una quota per ogni sito.

BW - Top Down: la quantità prevista per l'articolo è specificato manualmente, e quindi la strategia

fornisce le quantità previste per i siti di ricezione in base alla storia delle vendite disponibili in SAP

BW.

BW – Bottom Up: La strategia consente di accedere alla storia delle vendite disponibili in SAP BW

e restituisce la quantità prevista per ogni sito. La quantità pianificata per l'articolo è il risultato della

somma delle quantità dei singoli siti riceventi.

Dal momento che i processi di distribuzione iniziale e replenishment della merce dipendono dal

marchio trattato, distinguiamo di seguito i processi per linea di prodotto.

La tipologia di tabella di allocazione, in particolare categoria posizione, permette di guidare tutto il

flusso successivo.

A partire dalla tabella di allocazione è infatti possibile generare:

ordini di acquisto della merce con consegna diretta presso il negozio

ordini di acquisto e successivo ordine di trasferimento a negozio tramite centro di

distribuzione

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ordini di trasferimento a negozio da centro di distribuzione (da stock derivante da ordini di

produzione)

5.6.1.3. Retail Allocation Prima Linea (H&B)

La prima linea viene destinata esclusivamente alle Boutique ed ai clienti Wholesales. I rientri a fine

stagione possono poi essere accantonati per essere successivamente distribuiti presso gli outlet.

La tabella di allocazione dovrà contenere per ogni singolo articolo la quantità totale da destinare al

negozio o al gruppo negozi. Nel caso si utilizzi un raggruppamento di negozi come ente

destinatario potranno essere definite a sistema delle regole di ripartizione delle quantità con le

regole o le strategie di allocazione.

E’ inoltre possibile definire in questa fase la modalità di consegna della merce ovvero se il fornitore

consegnerà direttamente al negozio (direct-shipping) o se la merce passerà prima dal centro di

distribuzione (Del Bo). In generale la prima linea passa prima dal centro di distribuzione e viene già

organizzata in colli etichettati per il negozio o per il cliente.

La tabella di allocazione permette inoltre, nel caso la merce arrivi prima nel centro di distribuzione,

di creare automaticamente gli ordini di trasferimento verso i negozi.

La quota parte che sarà invece approvvigionata tramite processo di produzione esterno, dovrà

essere specificata in tabella come merce in consegna diretta dal centro di distribuzione.

Una volta entrata a magazzino ed attribuita al negozio, la merce potrà poi essere messa in

consegna e spedita a negozio.

Si riassume di seguito lo schema della retail allocation della prima linea:

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5.6.1.4. Retail Allocation HBJ e HS

Il processo di distribuzione delle linee HBJ (riservata ad alcune tipologie di negozi) e di HS

destinato agli outlet è simile pertanto verrà trattato come un unico argomento.

Inizialmente viene decisa la quantità totale dei capi da acquistare o far produrre per le seconde

linee. In una seconda fase viene definito il lotto tipo (pre-pack in SAP). Il pre-pack sarà pertanto un

articolo con una propria anagrafica in SAP che conterrà, a sua volta, un articolo declinato in più

varianti (colori e taglie) e confezionato in un unico collo e costituirà l’unità minima di assortimento o

riassortimento dei negozi a cui esso è destinato.

La tabella di allocazione sarà pertanto creata utilizzando già i codici pre-pack definiti a sistema. Gli

ordini d’acquisto creati pertanto conterranno l’indicazione del pre-pack e con la singola

declinazione in prodotti finiti.

La quota parte invece che verrà prodotta sarà indicata come merce distribuita dal centro di

distribuzione senza alcun processo di acquisto esterno. Sarà utilizzato a questo scopo lo stock

versato a fronte degli ordini di produzione relativi.

La tabella di allocazione per HBJ (ed analogamente per HS) sarà quindi definita indicando il

numero di pre-pack per negozio o per gruppo di negozi utilizzando opportune regole o strategie di

allocazione (distribuzione delle qtà).

La merce arriverà pertanto già pre-imballata secondo le indicazioni impartite da Harmont & Blaine

e sarà immagazzinata a stock come pre-pack sul centro di distribuzione, su magazzino dedicato.

Di conseguenza gli ordini di trasferimento successivi verso i negozi conterranno i codici pre-pack.

La particolarità di questo oggetto è che una volta entrato in negozio verrà automaticamente

“spacchettato” in singoli articoli, pertanto la giacenza del negozio sarà caricata del solo contenuto

del pre-pack.

Si riassume di seguito schema della retail allocation delle linee HBJ e HS:

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5.6.1.5. Retail Allocation Resi

I resi della prima linea da destinare agli outlet possono essere distribuiti utilizzando una apposita

tabella di allocazione.

Anche in questo caso sarà necessario indicare in dettaglio gli articoli e relativa quantità per singolo

negozio o gruppo di negozi. In questo caso però la distribuzione partirà dallo stock esistente.

Di seguito lo schema del flusso del processi di retail allocation per i resi:

5.6.1.6. Retail Allocation Licenze

Il flusso di approvvigionamento della merce prodotta in licenza verrà gestito con una tabella di

allocazione con direct-shipping al negozio. La merce ricevuta in negozio dovrà essere mappata su

uno stock speciale (stock K fornitore).

Sarà necessario in questo caso utilizzare una inbound delivery per inviare i dati della bolla a

Store2.

Di seguito la schematizzazione del flusso:

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Store2 dovrà gestire lo stock della merce in conto vendita su un magazzino logico diverso rispetto

a quello contenente la merce di proprietà.

5.6.2. Replenishment Negozi

5.6.2.1. Gestione Attuale

Il riassortimento dei negozi Harmont & Blaine segue logiche differenti per la prima e le seconde

linee. Esso avviene in modo puntuale per i singoli capi richiesti per la prima linea nelle boutique

oppure a lotto tipo per le seconde linee destinate ai centri commerciali ed agli outlet.

Il riassortimento viene effettuato solamente con gli articoli in giacenza presso il magazzino

derivanti da annulli di altri clienti sul canale Wholesales o attingendo alle giacenze considerate

“invendute” di altri negozi, tramite quindi trasferimento di stock. Non è attualmente previsto

l’acquisto o la produzione finalizzata alla fase di riassortimento. In generale si tende ad allocare e

distribuire immediatamente il 100% della produzione.

Tutta la fase di replenishment è seguita manualmente dai buyer del canale Retail sulla base di

estrazione di dati relativi alle giacenze a magazzino al sell out del singolo negozio e alle esistenze

presso altri negozi (attività settimanale, o bisettimanale, per i negozi più grandi). In alcuni casi

anche i negozi inseriscono le richieste di riassortimento tramite il sistema di presa ordini on-line

‘Fly-Buy’ che mostra un’immagine (statica) della giacenza a magazzino aggiornata al giorno

precedente l’interrogazione.

Per il replenishment delle seconde linee (HBJ e HS), si opera secondo la logica dei lotti, ovvero la

merce acquistata dal fornitore arriva in lotti pre-confezionati che comprendono determinate

quantità in distribuzioni predefinite di taglie e colori.

La procedura operativa è simile alla precedente ma in questo caso viene selezionato il “lotto” di

riassortimento e non il singolo capo.

Le logiche di riassortimento sono state oggetto di discussione in interna nell’ottica della revisione

dei processi. La tendenza sarà quella di non produrre e distribuire tutto lo stock in logica push ma

di riservare una quota parte dello stock prodotto al riassortimento a stagione in corso, prevenendo

ove possibile l’indisponibilità del capo presso in negozi.

La disponibilità di stock dedicato al riassortimento dei negozi consente di ottimizzare il riordino sui

negozi riducendo i costi logistici e organizzativi di bilanciamento dello stock tra punti vendita.

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5.6.2.1. Gestione Proposta

SAP permette di gestire il replenishment con due modalità diverse.

La prima, più complessa ma meno indicata per il mercato di riferimento del cliente, prevede una

logica di riassortimento sulla base previsionale delle vendite future. Non essendo il fashion un

mercato sul quale è possibile adottare questa logica, la metodologia di replenishment semplificata

proposta è basata puramente sul venduto (sell-out).

La logica di replenishment standard SAP semplificata prevede l’impostazione di alcuni parametri

necessari per il calcolo del fabbisogno del negozio:

Orizzonte di pianificazione: data di analisi del venduto e dello stock presente presso il

negozio (comprensivo di eventuali entrate future).

Target stock: è lo stock desiderato in negozio alla data impostata nell’orizzonte di

pianificazione

Punto di riordino: stock minino sopra il quale l’MRP non tiene in considerazione il

fabbisogno del negozio e quindi viene generata alcuna proposta di riassortimento.

Prerequisito affinché un codice possa essere riassortito è che lo stock presso il negozio sia

inferiore al Punto di riordino.

La formula di calcolo della procedura di riassortimento semplificata è la seguente:

Stock target – Stock disponibile presso il negozio = Fabbisogno di riassortimento

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Tale procedura potrà essere utilizzata in SAP sia per quanto riguarda le proposte di riassortimento

delle prime linee (boutique) a capo singolo che il riassortimento dei negozi o outlet che trattano le

seconde linee (HBJ e HS); nel secondo caso il fabbisogno di riassortimento sarà fatto calcolato sul

prepack a fronte anche di singoli fabbisogni sul capo sfuso.

Si riepiloga di seguito lo schema di replenishment suddiviso per linea.

In ogni caso l’approvvigionamento dei negozi potrà essere gestito manualmente ed a richiesta.

Attualmente il sistema Fly-buy è utilizzato a tale scopo. Tale sistema sarà sostituito da un add-on

SAP FIORI, il quale essendo pienamente integrato in SAP potrà dare informazioni in tempo reale

(quali ad esempio disponibilità) che il sistema Fly-buy non è in grado di offrire.

Il processo di replenishment attraverso Fiori sarà puntuale ed a richiesta del negozio, e può essere

schematizzato come segue.

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5.7. Allocazione

5.7.1. Allocazione – Business Requirement

Al momento Harmont & Blaine gestisce un sistema di allocazione commesse ordini. L’esigenza

manifestata è quella di introdurre il concetto di allocazione nel sistema FMS, con le seguenti

caratteristiche:

I. L’allocazione avviene principalmente sugli ordini di acquisto di prodotti finiti e sugli ordini di

produzione alla Façon, e solo in quota marginale sulla disponibilità a magazzino (es.

riassortimenti o extra produzione) proprio perché Harmont & Blaine ha sviluppato un

modello distributivo basato sul Cross Docking che prevede la formazione dei colli cliente

presso il fornitore, il ricevimento dei colli presso il magazzino interno e il successivo rilancio

della spedizione verso la destinazione finale.

II. Si tende ad allocare tutti gli ordini presenti a portafoglio anche se il controllo sul fido ha dato

esito negativo.

III. L’allocazione avviene seguendo 4 livelli di priorità in rapporto gerarchico sotto elencati,

individuati in funzione del tipo di cliente:

Priorità 1: (i primi ad essere allocati) quasi tutti i Wholesaler esteri, alcuni negozi retail

Italia ed altri clienti strategici (es. Rinascente),

Priorità 2: Wholesaler esteri non in priorità 1, alcuni Wholesaler italiani, negozi Retail

medi,

Priorità 3: quasi tutti i clienti wholesaler italiani, Negozi Retail piccoli,

Priorità 4: Rientrano in questa casistica ordini con riserva fuori campagna.

Le logiche di assegnazione secondo priorità prevedono che:

A parità di priorità viene servito prima il cliente estero rispetto al cliente italiano,

A parità di zona mercato (estero/italia) si assegna in base alla data di acquisizione

ordini,

A parità di data di acquisizione si segue il progressivo ordine.

IV. L’allocazione ha come output la lista di picking da inviare al fornitore. Nel caso di

allocazione di merce presso il magazzino interno è previsto anche l’utilizzo di merce

sostitutiva (esempio: fabbisogno materiale X colore A posso allocarlo anche con il materiale

X colore B).

V. Gli outlet hanno una strategia di allocazione particolare che prevede l’allocazione dello

sfuso, con la possibilità di assegnare materiali con taglie disassortite e senza seguire la

regola del saldo colore.

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VI. Quando Harmont & Blaine effettua l’allocazione è da tenere conto del dato MADE IN.

Alcuni clienti infatti, a causa dei dazi doganali, richiedono la merce con un particolare

made-in (Italia) - o comunque occorre salvaguardare l’Origine Preferenziale, per accedere

a tassazione di importazione agevolate nei paesi di destinazione.

Al momento Harmont & Blaine produce i propri prodotti con i seguenti made-in:

MADE IN ITALY: maglieria, pantaloni, calzature, accessori, giubbotti, polo

MADE IN ROMANIA/ALBANIA: camice, giacche, giubbotti

MADE IN CHINA: giubbotti

MADE IN INDIA: polo

Di norma il made è un attributo del prodotto, definito in funzione della commessa di produzione.

Attualmente questa informazione viene gestita come attributo del capo per mezzo del legame con

il tag RFID che funge da Serial number. In SAP FMS, invece, il made-in farà parte del segmento

del prodotto finito, pertanto l’allocazione per made-in seguirà le logiche definite in fase di

definizione del segmento stesso. Si rimanda al capitolo dedicato per ulteriori dettagli.

5.7.2. Allocazione – Definizione

L’order allocation run (Arun) è uno strumento molto utile per le aziende del mondo del fashion.

Tale strumento assicura che ai fabbisogni individuati (ordini di vendita e ordini di trasferimento) sia

assegnato lo stock presente a magazzino, gli ordini di acquisto e le eventuali commesse di

produzione in base alle mutevoli esigenze del mercato, garantendo la possibilità di gestione di

eventuali variazioni del portafoglio ordini o di disallineamenti tra quantitativi lanciati e realmente

prodotti.

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La particolarità della dinamica di domanda e offerta nel settore della moda richiede una

ottimizzazione della distribuzione dello stock (anche futuro) rispetto ai fabbisogni esistenti. In ogni

situazione di stock non sufficiente alla copertura dei fabbisogni complessivi derivanti dall’ordinato e

all’approvvigionamento dei negozi di proprietà, il tool di allocazione assicura un'assegnazione

ottimale della disponibilità in completo accordo con le politiche commerciali aziendali. Sarà quindi

possibile operare una distribuzione secondo priorità dei clienti, dei mercati, dei canali di

distribuzione o tenere in considerazione particolari criteri di esigibilità del cliente stesso

(esposizione, puntualità pagamenti ecc..). Queste logiche possono operare con la stessa efficacia

anche nella attribuzione delle commesse di produzione e degli ordini di acquisto ed essere

utilizzate quindi per definire le istruzioni di imballo per il fornitore (quali prodotti a quali clienti) in

modo da far “avvicinare” i colli clienti nella logica della successiva spedizione.

SAP FMS fornisce anche un utile mezzo per affinare l’allocazione, per effettuare modifiche e

correzioni: Allocation Run Workbench.

Il processo di allocazione inizia a valle della creazione degli ordini di vendita e gli ordini di

trasferimento a negozio:

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Dopo le operazioni di allocazione e dell’eventuale successiva ottimizzazione per mezzo dello

strumento Allocation Run Workbench, segue la fase di creazione consegna che effettua la messa

in spedizione della merce.

L’allocazione si articola in una serie di passi sequenziali che sono:

Selezione,

Raggruppamento,

Classificazione,

Allocazione,

Rilascio.

5.7.3. Allocazione – Selezione

Il primo passo per definire le modalità con cui effettuare l’allocazione è la selezione dei fabbisogni

e dello stock.

Normalmente le regole di selezione dello stock riguardano le tipologie allocabili e, nel caso di stock

fisico, eventualmente la dislocazione in magazzini. Di norma la loro struttura risulta abbastanza

semplice in quanto si tende a selezionare tutto lo stock allocabile.

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Più articolate risultano invece essere le regole di selezione dei fabbisogni. Si utilizza questo step

per filtrare i fabbisogni. In questo modo si può evitare, ad esempio, che gli ordini dei clienti con

blocco di credito ricevano lo stock che dovrebbe essere destinato ai clienti senza problemi di

pagamenti o esposizioni debitorie entro limiti consentiti. Sono disponibili da standard i seguenti

controlli:

1. Controllo credito in testata dell'ordine (applicabile solo a ordini cliente),

2. Data di storno: data di storno dell'ordine superata (applicabile solo a ordini cliente). La data

di storno rappresenta la data ultima di validità oltre la quale un ordine non è più considerato

valido, in quanto rappresenta il superamento della data ultima per la consegna al cliente.

3. Controllo stagione: stagione valida attribuita (applicabile a ordini cliente e a ordini di

trasferimento)

5.7.4. Allocazione – Raggruppamento

SAP FMS consente di definire delle condizioni per raggruppare i fabbisogni che soddisfano gli

stessi criteri durante un'esecuzione di assegnazione dell'ordine (ARun). La formazione di “gruppi di

assegnazione” abilita all’utilizzo di strategie di allocazione diverse, specifiche per ciascun gruppo.

Ad esempio, è possibile specificare che in un'esecuzione di assegnazione dell'ordine tutti

fabbisogni vengono raggruppati per:

Committente,

Canale di distribuzione (retail, Wholesale, etc),

Zona di mercato (estero, Italia, etc).

5.7.5. Allocazione – Classificazione

In SAP FMS è possibile utilizzare le regole di classificazione per:

1. Fabbisogni,

2. Stock.

I fabbisogni possono essere di due tipi:

Ordine cliente,

Ordine di trasferimento (OdT).

Ad esempio, è possibile specificare che i documenti di vendita per clienti ad alta priorità devono

essere attribuiti sempre per primi. In tal modo, è possibile ottenere il miglior risultato di

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assegnazione possibile per questi fabbisogni, anche in caso di copertura stock in difetto (ovvero di

quantità prodotte inferiori a quelle lanciate).

Le regole di classificazione dello stock servono per specificare l’ordinamento nel quale lo stock è

allocato. Ad esempio, è possibile assegnare differenti priorità per tipo di stock come evidenziato

sotto:

Priorità Campo Testo

1 Ordine di acquisto

2 Partita a Stock

3 Avviso di Consegna

Un’altra possibilità è utilizzare le regole di classificazione dello stock per dare allo stock di una

specifica locazione di magazzino una priorità di allocazione maggiore rispetto allo stock nelle altre

locazioni.

5.7.6. Allocazione – Logica di Assegnazione

In questo step viene decisa la strategia per assegnare lo stock esistente ai fabbisogni durante

un'esecuzione di assegnazione dell'ordine ARun. In sostanza si tratta di decidere se, dato uno

stock:

l’allocazione debba seguire logiche di priorità,

l’allocazione debba essere effettuata per soddisfare il numero massimo di clienti,

eventualmente distribuendo al meglio le quantità prodotte;

l’allocazione debba essere effettuata con un mix delle precedenti regole.

L'assegnazione si può basare, per esempio, sul principio FIFO (first in first out) o sul principio di

distribuzione proporzionale in base alla quantità di fabbisogno (logica SPREAD). Le strategie

utilizzate per assegnare lo stock esistente vengono di seguito illustrate:

FIFO: se si assegna lo stock tramite logica FIFO, i fabbisogni una volta ordinati secondo i

criteri stabiliti, (es. una priorità superiore) ricevono l'assegnazione dello stock disponibile in

sequenza secondo l’ordine fissato. Il sistema cercherà quindi di coprire l’intero fabbisogno

dal primo all’ultimo ordine, con la conseguenza che fabbisogni con priorità inferiore

possono non trovare copertura (o solo per quantità parziali);

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DISTRIBUZIONE (SPREAD): se si effettua l'assegnazione tramite DISTRIBUZIONE, lo

stock esistente viene distribuito proporzionalmente in base alla quantità del fabbisogno tra i

fabbisogni individuali di un gruppo di assegnazione, secondo determinate regole che

possono definire quote minime e massime di assegnazione.

Riportiamo un primo esempio:

Supponiamo che l'utente abbia tre ordini di 100 PZ di uno stessa SKU. L'utente ha soltanto 150 PZ

in stock e la classificazione viene eseguita in base al numero di ordine.

Utilizzando la logica FIFO, il primo ordine riceverà 100 PZ, il secondo ordine 50 PZ e il

terzo nessun pezzo.

Utilizzando la logica di SPREAD di assegnazione, ogni ordine riceverà 50 PZ.

Segue un secondo esempio con logiche anche di quote minime e massime a livello di

schedulazione prodotto:

Quantità

Confermata

FIFO SPREAD FIFO con quota

massima

SPREAD con

quota massima

Gruppo 1 Ordine 1 (50) 50 50 35 35

Ordine 2 (50) 50 50 35 35

Gruppo 2 Ordine 3 (50) 25 13 35 28

Ordine 4 (50) 0 12 20 27

5.7.7. Allocazione – Rilascio

In SAP FMS si definisce una regola di rilascio per determinare le quantità accettabili per i propri

clienti.

In sostanza tali regole verificano che, l’allocazione effettuata dalla macchina (secondo le regole

impostate dall’utente) risponda a delle regole qualitative che la rendono “accettabile".

Si può indicare ad esempio la percentuale minima delle quantità da soddisfare ai diversi livelli di

rilascio, in modo tale che sia possibile rilasciare un ordine per la consegna. Tali quantità minime

possono essere inoltre definite garantendo le taglie centrali del prodotto, o un assortimento minimo

per tutte le taglie esistenti oppure per saldo colore, in funzione delle policy che Harmont & Blaine

vorrà darsi.

È possibile definire queste percentuali per i fabbisogni a livelli di:

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Testata documento,

Gruppi di consegne o attributi stagione,

Articoli generici,

Schedulazione.

Il sistema settato con le regole scelte può impostare i seguenti stati a seconda che le regole siano

soddisfatte o meno:

Risultati Stato Descrizione

Regole di rilascio soddisfatte Fissato (F) La consegna è possibile

Fissato e messo da parte (H) La consegna non è possibile

Regole non soddisfatte Riservato (R) Le quantità sono riservate e

allocate ai fabbisogni

Blank Non è allocato niente ai

fabbisogni

Dove gli stati evidenziati identificano le seguenti opzioni:

F: fissato. La merce è legata all’ordine, può essere imballata e spedita.

H: fissato e messo da parte. La merce è legata all’ordine, la quale può essere preparata. La

consegna però ancora non è possibile.

R: riservato. La quantità minima non è stata raggiunta. La merce può essere comunque

riservata per quello specifico ordine, in modo tale che, quando altra merce entra in

magazzino, l’ordine può essere completato e la merce spedita.

Blank: non è stato allocato niente.

5.7.8. Allocazione – Workbench

L’allocation run workbench è utilizzato per verificare e gestire le allocazioni effettuate tramite

l’allocation run. Tale strumento consente di vedere i dettagli dell’allocazione dello stock, per

esempio, le quantità riservate, quelle fissate per essere consegnate o quelle aperte.

È possibile modificare o cancellare manualmente i risultati dell’allocazione. In particolare è

possibile eseguire le seguenti funzioni:

Allocare: è possibile specificare la quantità che deve essere allocata. Il sistema però alloca

utilizzando solo la logica FIFO.

De-allocare: specificare le quantità da de-allocare da ordini già allocati.

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Rilasciare: è possibile manualmente modificare lo stato degli ordini allocati da R (riservato)

a F (fissato). È possibile specificare anche le percentuali delle quantità che necessitano di

essere rilasciate.

Bloccare: è possibile bloccare un ordine cambiando lo stato da F (Fissato) a R (Riservato).

5.7.9. To be – Allocazione

Da quanto emerso negli incontri e basandosi sulle specifiche esigenze di Harmont & Blaine, il

processo di allocazione sarà implementato come descritto in seguito:

5.7.10.Allocazione – Regole di Selezione

Nella soluzione individuata si prevede di selezionare tutti i fabbisogni esistenti sia ordini di vendita

che ordini di trasferimento.

Per quanto concerne gli ordini di vendita, viene gestito un blocco sulla spedizione per i clienti

identificati dall’amministrazione che consenta, comunque, di vedere i fabbisogni e di assegnare la

merce. Sarà poi l’amministrazione a sbloccare le spedizioni quando sarà ritenuto opportuno. Si

agirà quindi con una logica di esclusione mirata. Il blocco individuato sarà relativo alla gestione del

fido e, quindi, ai clienti che supereranno il fido accordato sarà possibile prevedere blocchi sulle

spedizioni.

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Gli utenti che inseriranno gli ordini avranno visione del blocco cliente, in quanto si prevede la

creazione di un messaggio di avviso (Warning) per i clienti che superano il fido.

5.7.11. Allocazione – Regole di Raggruppamento

Non sono previste particolari regole di raggruppamento.

5.7.12.Allocazione – Regole di Classificazione

Si ipotizza di mantenere le priorità adesso stabilite su AS/400.

Di conseguenza l’allocazione avverrà seguendo quattro livelli di priorità in rapporto gerarchico

sotto elencati, individuati in funzione del tipo di cliente:

Priorità 1. Rientreranno in proprità 1 tutti i Wholesaler esteri, alcuni negozi retail Italia

ed altri clienti strategici (es. Rinascente).

Priorità 2. In priorità 2 saranno classificati i clienti Wholesaler esteri non in priorità 1,

alcuni clienti Wholesaler italiani e negozi Retail di medie dimensioni.

Priorità 3. Rientrano in priorità 3 i clienti che non rientrano nelle altre casistiche.

Priorità 4. Rientrano in questa casistica ordini con riserva fuori campagna.

5.7.13.Allocazione – Regole di Assegnazione

La strategia per assegnare lo stock esistente ai fabbisogni durante un'esecuzione dell’allocation

run seguirà logiche di priorità, con il rischio di non soddisfare le richieste dei clienti con i livelli di

priorità più bassa in caso di produzioni più “corte” delle quantità lanciate.

Tale logiche prevedono che:

A parità di priorità verrà servito prima il cliente estero rispetto al cliente italiano,

A parità di zona mercato (estero/italia) si assegnerà in base alla data di acquisizione

ordini,

A parità di data di acquisizione si seguirà il progressivo ordine.

5.7.14.Allocazione – Regole di Rilascio

Per quanto concerne le regole di rilascio sarà implementata solo la regola inerente l’assortimento

taglie. Solo per la I linea (H&B) è necessario garantire a tutti i clienti l’assortimento di taglie

completo seguendo la proporzione rispettata negli ordini di vendita.

Solo in casi particolari, come per gli outlet, è consentito l’invio di prodotti con un possibile

disassortimento di taglie.

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5.7.15.Allocazione per Linea di Prodotti

Le funzioni dell’allocazione variano a seconda della tipologia di prodotto. Si distigue in particolare

l’allocazione della I linea (H&B) da quella della II e III linea (HBJ e HS) che sono del tutto

assimilabili.

5.7.16.Allocazione I linea (H&B)

Per quanto riguarda la gestione della prima linea l’allocazione è lo strumento utilizzato per

l’associazione delle commesse agli ordini.

Per quanto concerne la vendita della prima linea, i fabbisogni che si creano saranno:

Ordini di vendita per i clienti Wholesale,

Ordini di trasferimento per i negozi.

Gli ordini di trasferimento sono generati tramite retail allocation e comprendono i materiali che

vengono acquistati e spediti direttamente ai negozi.

In base agli ordini di acquisto esistenti e alle commesse di produzione, l’allocazione assegna gli

ordini alle commesse.Dai risultati dell’allocazione sarà previsto un programma che, leggendo le

tabelle dell’allocazione genererà il file fornitore.

Una volta che la merce sarà entrata in magazzino e trasferita al magazzino colli sarà rilanciata

l’allocazione in modo da assegnare i colli di magazzino agli ordini di vendita e gli ordini di

trasferimento.

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5.7.17.Allocazione II e III Linea (HBJ e HS)

La funzione della allocazione nel processo di vendita della II e III linea (HBJ e HS) è del tutto

analogo. I fabbisogni sono gli ordini di trasferimento generati tramite la retail allocation, mentre lo

stock interessato sono i colli presenti all’interno del magazzino Colli. Si ricorda che i colli che

possono essere assegnati per la II e III linea sono colli tipo, cioè colli omogenei.

Tramite l’allocazione vengono assegnati i colli agli ordini di trasferimento, in modo da poter

generare successivamente i documenti di consegna.

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5.7.18.Ottimizzazione assegnazione

A valle dell’assegnazione che potrà avvenire con modalità diverse (on line e batch notturni), e con

cadenze diverse (giornaliera settimanale ecc..) sarà comunque possibile affinare ulteriormente i

risultati dell’allocazione per rispondere ad eventuali esigenze di eccezione. Per fare ciò SAP FMS

predispone un tool specifico denominato Allocation run Workbench.

Per mezzo di questo strumento sarà possibile cambiare i risultati dell’allocazione senza di

assegnare e riassegnare l’intero monte ordini ma agendo a livello puntuale sui singoli ordini clienti.

Tra le funzionalità più importati sarà possibile:

Revocare automaticamente gli ordini assegnati a saldo di fine stagione

Riassegnare una giacenza da un ordine cliente ad una altro ordine cliente

Possibilità di modifica priorità cliente “in corsa”, attraverso l’apposizione di particolari

segnalazioni sugli ordini di vendita in modo che queste siano opportunamente interpretate

dai lanci successivi.

Possibilità di assegnare e riassegnare in maniera mirata (rigenerazione mirata), a un

singolo cliente

5.7.19.To be – Note

Dal momento in cui sono definiti i vari tipi di allocazione, è possibile mappare una grande varietà di

processi di business, per esempio è possibile creare speciali tipi di allocazione con settaggi ad hoc

per alcuni clienti. In questo modo è possibile essere sicuri di tener conto di ogni richiesta

particolare rilevata nell’elaborazione degli ordini.

Sono comunque sempre disponibili a Sistema le modalità di allocazione FIFO e SPREAD, cosi

come spiegate nel paragrafo apposito. Inoltre è possibile creare nuove strategia di allocazione a

seconda delle esigenze riscontrabili in azienda, dovute ad un approfondimento delle casistiche e

delle realtà quotidiane.

SAP FMS fornisce inoltre la possibilità di eseguire l’allocazione sia in modalità online che

background. Ogni lancio di allocazione è controllato dal tipo di allocazione scelto, tutte le regole

che influiscono sul lancio sono raggruppate in esso. Per quanto concerne la modalità in

background risulta molto utile quando sono presenti un grande volume di ordini da allocare.

Durante i processi in background i dati sono processati mentre sono effettuate altre funzioni a

schermo, quindi non sono visibili agli utenti, nessun messaggio appare sullo schermo, ma hanno la

stessa priorità dei processi online. Una pratica comune e programmare l’allocazione in background

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di notte. Tutti i fabbisogni clienti del giorno sono raggruppati e processati insieme. Questo

garantisce che sia effettuata un analisi globale dei fabbisogni e che l’allocazione sia eseguita

secondo la strategia selezionata. Il giorno successivo se è necessario è possibile modificare le

singole allocazioni tramite l’allocation Workbench.

SAP FMS fornisce inoltre la possibilità di effettuare un lancio di allocazione secondo tre modalità:

standard,

simulazione,

preview.

In modalità standard il sistema effettua l’assegnazione tra i fabbisogni e lo stock. L’ordine è

aggiornato, lo stock assegnato e può essere spedito al cliente.

Nella modalità simulazione il processo è simile, ma il sistema non aggiorna gli ordini e i fabbisogni

non sono assegnati allo stock. Questa modalità è utilizzata per effettuare test.

Nella modalità preview, il sistema effettua assegnazioni fittizie di fabbisogni esistenti a stock fisico

e futuro. Questa modalità risulta utile per testare possibili scenari.

5.8. Spedizione

Il processo logistico di spedizione della merce in SAP FMS si articola attraverso i passaggi di

seguito descritti.

5.8.1. Organizzazione Consegne

La consegna in SAP FMS è un documento elettronico, simile a quella che attualmente in Harmont

& Blaine viene chiamata pre-bolla, creato a partire da una lista di ordini allocati e contenente tutti i

dati necessari per il processo di spedizione (destinazione merce, luogo di spedizione, magazzino

di prelievo, incoterms, data di consegna ed eventuali note).

Il documento di consegna può essere creato in modo ‘singolo’, in riferimento al numero di uno

specifico ordine di vendita, oppure in modo ‘massivo’, elaborando il portafoglio ordini secondo

determinati parametri di selezione (es. cliente, data di consegna etc.) ed ottenendo una lista di

evasione di ordini allocati da cui si procede con la creazione dei documenti di consegna.

Le consegne possono essere ‘complete’ (1 ordine – 1 consegna), ‘parziali’ (1 ordine – N

consegne) o ‘raggruppate’ (N ordini – 1 consegna, in questo caso luogo di spedizione e

destinazione merci dovranno essere gli stessi per tutte le consegne).

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E’ prevista la possibilità di impostare diverse tipologie di blocchi (es. amministrativo, commerciale,

spedizioni all’estero etc.) sull’ordine di vendita che non consentano la creazione del documento di

consegna.

Nel cruscotto (tool) di creazione delle consegne di SAP FMS l’operatore non visualizzerà gli ordini

sui quali insiste un blocco per il superamento del fido, mentre invece potrà visualizzare quelli sui

quali siano state ravvedute altre ragioni di blocco, con evidenza delle stesse.

Rispetto ai blocchi per superamento del fido il processo prevedrà che, alla registrazione del

pagamento da parte del cliente, l’amministrazione dovrà andare manualmente (per singolo ordine

o massivamente per cliente) a rimuovere il blocco.

Contestualmente alla creazione del documento di consegna sarà generata in output la stampa

della lista di prelievo.

Eventuali richieste di uno specifico packaging (es. etichette particolari per Rinascente) saranno

gestite come VAS (Value-Added-Services) determinati automaticamente in base al cliente che

prevedono l’inserimento nel documento di consegna di righe di testo informative.

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5.8.2. Campagna Prima Linea (Full Price), Invio Seconda Linea (Full Price) e Terza Linea

(Outlet)

Il processo logistico nel caso di vendite in campagna della Prima Linea (full price, non outlet) ed

invio (sia campagna che riapprovvigionamento) della Seconda Linea (full price) e Terza Linea

(destinata solo agli outlet) prevede una modalità operativa di prelievo a colli.

In SAP FMS il collo viene definito HU (‘Handling Unit’, ovvero ‘Unità di Imballaggio’).

In Harmont & Blaine si distinguono due diverse tipologie tipi di colli:

Lotti (prepack): sono da considerarsi colli tipo di Harmont & Blaine e rappresentano l’unità di

movimentazione per negozi di proprietà e outlet, ad eccezione della Prima Linea. Saranno colli

a composizione fissa (es. un prodotto con determinati colori secondo un apertura taglie

standard)

Colli cliente: sono legati a specifici ordini di vendita e rappresentano l’unita di movimentazione

per i clienti wholesale e la Prima Linea retail

Il primo step nel flusso della logistica a colli è l’arrivo a magazzino dei colli inviati dal fornitore.

I colli, con allegate le copie del file fornitore, vengono passati sotto il portale RFID, il quale stacca

un numero di identificazione del collo univoco che viene stampato in un’etichetta attaccata poi

fisicamente al collo. Il sistema RFID associa questo numero identificativo a tutti i tag contenuti nel

collo. A questo punto il collo potrà essere assegnato all’ordine per la spedizione.

I colli dopo il passaggio sotto il portale RFID vengono controllati a campione. Tale controllo qualità

prevede il blocco dei colli per il prelievo, consentendone comunque l’allocazione. Una volta

effettuato il controllo il blocco sarà rimosso consentendo prelievo e spedizione del collo.

Nella gestione a colli in SAP FMS l’imballaggio della consegna viene fatto non per codice materiale

ma utilizzando il codice identificativo del collo (codice HU). Un volta inserito il codice nel

documento di consegna, il sistema automaticamente declina tutti i codici dei materiali contenuti

all’interno del collo. Questa modalità operativa prevede come prerequisito la definizione di

magazzini gestiti a colli, dove fare le entrate merci dei colli provenienti dai fornitore e dove

prelevare i colli per le consegne ai clienti.

Per quanto riguarda i colli cliente SAP invia la richiesta di prelievo specificando il numero collo (ID

univoco). L’operatore non può prelevare in questo caso un collo diverso. Invece relativamente al

prelievo di un lotto tipo SAP invia un codice generico e l’operatore può prelevare qualsiasi lotto

dello stesso formato.

Si possono presentare le seguenti casistiche particolari:

Re-packing colli: è possibile annullare i colli già registrati. Il collo viene aperto e sottoposto

ad un nuovo prelievo dello sfuso, poi una volta riassemblato sarà ripassato sotto il portale

RFID con conseguente creazione di un nuovo identificativo ed una nuova etichetta collo. Il

nuovo collo sarà quindi assegnato all’ordine cliente.

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Colli anonimi: quando un collo non è assegnato a nessun ordine cliente può essere aperto

e gestito a sfuso o sottoposto a re-packing.

5.8.3. Riapprovvigionamento Prima Linea (Full Price) e Invio Outlet Prima e Seconda Linea

Il processo logistico nel caso di riapprovvigionamento Prima Linea e di invio merce agli outlet di

Prima e Seconda Linea (ovvero i resi delle campagne di vendita che vengono mandati la stagione

successiva agli outlet) prevede una modalità operativa di prelievo e imballo sfusi.

In questo caso il prelievo viene fatto per singolo capo, a livello di SKU, in base alle indicazioni

contenute nella lista di prelievo.

Lo stock che si viene a creare dagli ordini clienti annullati sarà gestito come sfuso.

Successivamente alla conferma delle quantità prelevate, potranno essere create (non è

obbligatorio) una o più HU per l’imballaggio dei capi sfusi da spedire.

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5.8.4. Uscita Merci

L’uscita merci rappresenta la fase conclusiva del processo di spedizione. Una volta registrata non

saranno più consentite modifiche al documento di consegna, sarà tuttavia possibile annullare

l’uscita merci tramite operazione di storno.

Gli effetti della registrazione uscita merci sono i seguenti:

Scarico della giacenza di magazzino e relativa diminuzione del valore dello stock

Generazione del numero bolla di accompagnamento (DDT) e stampa cartacea del relativo

documento

Inserimento della consegna nel portafoglio fatture

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5.8.5. Spedizioni all’Estero

Nel caso di clienti esteri, soprattutto extra-UE, sono spesso richieste della garanzie prima di

procedere con la spedizione. A tal proposito viene generata una fattura proforma, necessaria

anche per espletare le operazioni doganali, che non ha rilevanza dal punto di vista contabile e può

essere creata in riferimento alla consegna oppure all’ordine.

Nel caso in cui la proforma viene creata da consegna ciò avviene dopo l’entrata merci dei colli a

magazzino, in modo che faccia riferimento all’esatta quantità spedibile. La spedizione viene

successivamente sbloccata solo quando il cliente dichiara di poter adempiere alla proforma. La

proforma da ordine invece viene creata quando una parte dell’ordine deve essere pagato in

anticipo.

5.9. Resi

Attualmente in Harmont & Blaine i resi cliente e i resi da negozi di proprietà o outlet sono gestiti

seguendo procedure diverse. La distinzione fondamentale risulta per canale:

Wholesale

Retail

5.9.1. As is – Resi Wholesale

Il flusso di reso inizia con la richiesta da parte del cliente di procedere al reso, con indicazione dei

prodotti coinvolti (che può essere più o meno puntuale in termini di qualità e quantità) e delle

motivazioni sottostanti (e qualche volta dei riferimenti alla fattura/bolla). Le casistiche censite sono:

Reso di un Fallato,

Reso per sostituzione,

Reso per accordi commerciali,

Resi degli invenduti a fine stagione,

Resi per conto riparazione,

Reso per data consegna (consegnato troppo tardi /troppo presto).

Il customer service valuta la richiesta e, ove ammissibile, stacca un codice di protocollo la cui

comunicazione rappresenta di fatto l’autorizzazione a procedere. A tal proposito è opportuno

sottolineare che, ad oggi, la stessa può data anche senza un’evidenza precisa dei prodotti oggetto

di reso (stesso discorso vale per il canale retail).

Se il reso risulta giustificato, viene creata una autorizzazione al reso in conto visione.

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Per tutte queste casistiche, quando i resi arrivano nel magazzino di Harmont & Blaine, l’origine dei

capi viene tracciata tramite RFID. Se la merce non ha l’id RFID, viene rigenerato. Come riferimento

per l’accredito viene presa l’ultima fattura per quella SKU.

Ad oggi esiste una sola causale di reso in magazzino, pertanto attualmente non sono oggetto di

analisi statistica. In particolare la causale specifica è desumibile dalla prima lettera del codice del

protocollo di reso.

Inoltre è opportuno sottolineare come ad oggi, il controllo di congruenza delle quantità riscontrate

con l’RFID, funzionale ad operare l’entrata merci a magazzino, è effettuato sulla base della bolla e

non dell’autorizzazione al reso.

Qualora la quantità o i codici della merce rilevata dall’RFID fossero diversi da quelli evidenziati nel

reso cliente, possono essere intraprese le seguenti strade:

Accettazione del reso. Per esempio, dato un semplice scambio di taglia/colore, può essere

deciso di accettare comunque il reso.

Respingimento totale del reso. Per esempio, nel caso di particolari accordi commerciali per

il reso con sostituzione, il valore dell’ordine relativo alla merce richiesta in sostituzione deve

essere maggiore del 20% del valore del reso. Nel caso il riscontro a magazzino non

rispettasse questa proporzione, il reso non viene accettato. Viene quindi creata una nuova

bolla, indicante i riferimenti relativi all’arrivo della merce, e la merce rispedita al cliente.

Respingimento parziale del Reso. Per esempio, nel caso in cui viene resa più merce di

quanto accordato, possono essere accettati i prodotti e le quantità evidenziate nella

autorizzazione al reso e respinte le eccedenze. Viene quindi creata una nuova bolla, e la

merce eccedente rispedita al cliente.

Se il reso è accettato, durante la fase di conto visione, il materiale viene portato al settore di

competenza per la verifica di quanto indicato dal cliente.

In seguito a tale verifica si procede come segue:

In caso di sostituzione dell’articolo dichiarato fallato con lo stesso

articolo/tessuto/colore/taglia si procede con la messa a stock del capo fallato e l’invio del

nuovo capo al cliente con emissione di DDT con causale ‘sostituzione merce’.

In caso di riparazione dell’articolo reso segue il rinvio del capo al cliente con emissione di

DDT con causale ‘riparazione merce’.

In caso di mancato riscontro del difetto del capo o fallo non imputabile ad Harmont & Blaine

(errato lavaggio del cliente, uso improprio del capo ecc..) si procede con rinvio ed

emissione di DDT con causale ‘restituzione merce al cliente’.

Solo nei casi di rimborso al cliente o di invio in sostituzione di capi differenti da quelli resi

procediamo con l’emissione della Nota di Credito e nuova fatturazione.

Le procedure di sostituzione/riparazione e restituzione merce sono attualmente utilizzate

sia per il canale Wholesale che per i resi di merce difettata provenienti dal canale Retail.

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Si precisa che non sempre, a fronte di una partita di reso, la fattura relativa alla vendita della

stessa è già stata emessa. In questi casi la fattura viene prodotta al rientro dei capi, prima di

procedere alla predisposizione della relativa nota di credito.

Inoltre, nei casi in cui il reso sia accettato in fase di entrata merci, anche qualora le quantità

riscontrate non fossere congruenti rispetto a quelle del protocollo di reso, non vengono effettuate

attività di modifica dello stesso, procedendo comunque all’entrata merci.

5.9.2. As is – Resi Retail

Per quanto concerne il caricamento dei resi a sistema è importante precisare che in Harmont &

Blaine, attualmente, possono arrivare:

Automaticamente da STORE: la maggior parte dei resi arrivano tramite interfaccia tra AS400 e

STORE.

Inseriti manualmente su AS400: tale casistica è limitata a casi eccezionali.

Gli ordini di reso arrivano gia suddivisi, tramite causale, in:

Resi di fine stagione,

Resi fallati/difettati e non conformi.

Quando i resi arrivano nel magazzino di Harmont & Blaine, l’origine dei capi viene tracciata tramite

RFID. Se la merce non ha l’id RFID, viene rigenerato.

Nonostante l’ordine di reso arrivi direttamente da STORE in AS400, l’entrata merci a magazzino

viene fatta solo dopo la lettura RFID. Nel caso in cui siano riscontrate delle differenze, vengono

effettuate delle rettifiche manuali direttamente in STORE.

I principali problemi possono nascere dal fatto che i negozi staccano il codice RFID e mettono il

cartellino con il solo codice EAN. Se i capi vengono invertiti, o il cartellino con l’EAN si stacca, etc,

si possono creare delle discrepanze tra quello che viene evidenziato dal negozio e quello rilevato a

magazzino con RFID. Inoltre, dato che la merce arriva tramite corriere in magazzino, ci possono

essere ammanchi per furti o smarrimenti.

Si precisa che ove arrivassero capi in quantità maggiori rispetto a quelle attese, Harmont & Blaine

procede al carico del magazzino della sede, procedendo eventualmente in un momento

successivo alle rettifiche su Store.

5.9.3. To be - Gestione Resi

Per la gestione dei resi è previsto l’utilizzo dello strumento “Advance Return Management”. È

possibile utilizzarlo per gestire i resi da cliente, i resi da un sito dell’azienda o i resi a fornitore.

Questi processi possono essere semplici, complessi o frammentati, ma sono comunque supportati.

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Il programma consente di gestire le seguenti tipologie di reso:

Ordine di reso, tale documento viene creato quando un cliente rende un prodotto

all’azienda;

Ordine di reso a fornitore, tale documento viene creato quando l’azienda rende un

materiale ad un fornitore esterno; in SAP viene creato un ordine d’acquisto a tale scopo

Ordine di reso da negozio, tale documento viene creato quando un materiale viene reso da

un sito dell’azienda (ad esempio un negozio) ad un altro (ad esempio centro di

distribuzione), in SAP viene creato un ordine di trasferimento

A seconda della natura del reso e della autorizzazione degli utenti alla modifica di reso, tutti o

alcuni step successivi possono essere decisi direttamente al momento della creazione del

documento di reso.

In caso di scenari di reso più complessi, l’utente autorizzato per ciascun step successivo può

generare una worklist di ordini di reso o consegne che richiedono di essere processati, per

esempio ordini di reso in attesa di approvazione o consegne in attesa di ispezione.

Quando i prodotti rientrano da cliente o da altri siti della azienda, devono essere ispezionati per

verificarne la completezza e i danni evidenziati. A seconda della complessità del processo di reso

e l’autorizzazione degli utenti, il risultato dell’ispezione può essere inserita direttamente nel

documento di reso in fase di creazione o in uno step successivo.

Dopo che il materiale è rientrato e ispezionato, è necessario decidere le attivita successive. Le

attività logistiche successive sono utilizzate per specificare i movimenti dei materiali di reso, per

esempio effettuare uno spostamento tra i materiali difettati, spedirlo a fornitore o trasferirlo in stock

utilizzo libero.

Le attività successive possibili sono riassunte nella tabella seguente:

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Attività di Follow-

Up

Descrizione Disponibile nei

Documenti di Reso

Ricezione nel Plant Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato

(per esempio, stock bloccato)

Ordine di reso

cliente

Spostare

immediatamente

nello Stock utilizzo

Libero

Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato

(per esempio, stock utilizzo libero)

Ordine di reso

cliente

Spostare

immediatamente tra

i Difettati

Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato. Ordine di reso

cliente

Spostare in un altro

Plant

Le merci rese sono spedite in un altro plant. Se viene

selezionata questa attività in un ordine di reso cliente,

la merce viene assegnata prima al proprio magazzino.

Ordine di reso

cliente, ordine di

trasporto di reso,

Ispezione materiali

in magazzino

Spedire al Fornitore La merce resa viene spedita ad un fornitore. Se viene

selezionata questa attività in un ordine di reso cliente,

la merce viene assegnata prima al proprio magazzino.

Ordine di reso

cliente, ordine di

acquisto di reso,

Ispezione materiali

in magazzino

Spedire al Fornitore

partendo da un altro

Plant

La merce resa viene spedita ad un fornitore passando

da un altro plant. Se viene selezionata questa attività

in un ordine di reso cliente, la merce viene assegnata

prima al proprio magazzino.

Ordine di reso

cliente, ordine di

trasporto di reso,

Ispezione materiali

in magazzino

Spedire

direttamente al

Fornitore

La merce sera viene spedita direttamente ad un

fornitore senza essere assegnata al proprio

magazzino.

Ordine di reso

cliente

Ispezione presso il

Sito del Cliente

Si seleziona questa attività come base preliminare

fino a che non si riceve i risultati della ispezione, in

modo da specificare l’attività successive

Ordine di reso

cliente

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Attività di Follow-

Up

Descrizione Disponibile nei

Documenti di Reso

definitivamente.

Consegnare presso

il plant — Resi di

Massa

Si sceglie questa attività quando l’esatto volume dei

resi non è noto.una volta che la merce è stata

fisicamente ricevuta è possibile fare un Inbound

delivery ed è possibile aggiornare l’ordine di reso.

Ordine di reso

cliente

Trasferire nello

Stock Utilizzo Libero


e locazione di immagazzinamento.

Ispezione materiali

in magazzino

Spostare tra i

Difettati

Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato Ispezione materiali

in magazzino

I materiali restano

presso il sito del

clliente

Le merci restano presso il sito del cliente dove

vengono distrutti. Il cliente riceve il rimborso.

Ordine di reso

cliente

Spostare

immediatamente in

apposito stock


(per esempio, stock controllo qualità)

Ordine di reso

cliente

Trasferire in uno

Stock specifico


e locazione di immagazzinamento.

Ispezione materiali

in magazzino

Restituzione al

cliente

Le merci rese sono rispedite al cliente Ispezione materiali

in magazzino

Uscire dal plant di

ricezione

Le merci rese sono spedite dal plant di ricevimento a

quello che le ha fornite.

Ispezione materiali

in magazzino

Una volta che le attività successive sono state specificate, il sistema crea i documenti necessari in

background, per esempio ordine di trasporto di reso, ordini di acquisto di reso, inbound e outbound

deliveries e movimenti merci. Questo libera gli utenti responsabili dei resi dal creare manualmente i

documenti.

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Un altro step fondamentale è la politica del rimborso. La decisione si può basare su diversi

elementi, per esempio sul motivo di reso, i risultati delle ispezioni o altre considerazioni di

business. In base alla complessità del processo o alla autorizzazione degli utenti, questa decisione

può essere presa direttamente in fase di creazione del documento di reso o in uno step

successivo.

Ciascun step del processo del “advanced returns” può essere associato a differenti ruoli. Gli step

successivi sono soggetti a check autorizzativi:

Creazione ordini di reso,

Inserimento risultati di ispezione,

Esecuzione passi successivi logistici,

Esecuzione determinazione del rimborso,

Rilascio note credito.

Tutti i documenti creati nel processo di reso sono raccolti e raggruppati in un monitor resi. È

possibile verificare lo stato dei differenti step e riprocessare i documenti successivi che sono stati

creati con errori in background.

Data la natura del business di Harmont & Blaine, nei paragrafi successivi saranno dettagliate le

procedure inerenti i flussi di reso cliente e da negozio. L’elemento con il quale distinguiamo i flussi

di reso è il canale.

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Nella realizzazione dei flussi di reso saranno suddivisi i due canali:

Wholesale: in SAP gli ordini di reso per questo canale saranno gestiti come particolari

ordini di vendita.

Retail: in questo canale passeranno tutti i resi da negozi e outlet. Tali resi saranno gestiti

come ordini di trasferimento.

5.9.4. Flusso Resi Clienti Wholesale

I resi da clienti saranno gestiti con l’advanced return management.

L’advanced returns management integra tutti gli step della gestione dei resi:

Creazione dell’ordine di reso cliente,

Registrazione dei risultati della ispezione,

Decisioni inerenti le attività successive logistiche,

Determinazione della politica di rimborso cliente,

Monitoraggio del processo.

Ciascun step può essere associato a differenti ruoli utente con differenti autorizzazioni:

rappresentante vendite, responsabile magazzino, addetto magazzino, etc.

L’advance return management provvede inoltre alla creazione e alla traccia di tutti i documenti

necessari per i processi logistici e contabili. Questo comprende le consegne di reso, movimenti

merci, note credito etc.

La figura seguente illustra il processo di reso cliente mediante il flusso di documenti associato:

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L’ordine di reso cliente innesca tutto il processo di reso perchè contiene le informazioni che sono

alla base dei processi logistici e finanziari che seguono la creazione dei resi. Questo include anche

la creazione automatica dei documenti successivi.

Per il canale Wholesale, il flusso dei resi può essere schematizzato come segue:

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Creazione del ordine di reso. Tale richiesta può essere fatta in riferimento ad un documento

precedente, solitamente una fattura. In questo modo è possibile selezionare solo i materiali

oggetto del reso e il sistema “copia” in automatico nel reso non solo i codici materiali ma

anche tutte le condizioni di pricing (prezzi, sconti, maggiorazioni) che avevano nella fattura

originale. In questa fase vengono inserite all’interno dell’ordine tutte le informazioni che

innescano il processo di reso determinando le successive fasi del processo di reso, incluso

la creazione automatica dei documenti successivi.

Creazione consegna in background. Quando l’ordine viene salvato, il sistema crea una

consegna che automaticamente effettua l’entrata merce. Tale movimento va ad

incrementare un apposita tipologia di stock (stock bloccato resi, o controllo qualità)

all’interno del magazzino resi.

Ispezione dei materiali. È possibile inserire i risultati della ispezione effettuata sul materiale

reso. Una volta che la merce è stata ispezionata tramite RFID, gli utenti, possono inserire

tali risultati manualmente nell’ordine di reso.

Determinazione della politica di rimborso del cliente. Tale step consente di determinare

quanto rimborsare al cliente e creare la corrispondente richesta di nota credito. Ad

esempio, il sistema consente la creazione della richiesta nota credito in riferimento alla

richiesta di reso. Tale documento eredita tutti i dati presenti nell’ordine (materiali, quantità,

condizioni di pricing). L’utente in questa fase può inserire nuove condizioni in base agli

accordi presi con il cliente. Il flusso termina con la creazione della Nota credito in

riferimento alla richiesta nota credito.

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Creazione automatica dei documenti successivi. Il sistema crea in automatico i documenti

successivi basandosi sui settaggi per i passi successivi logistici e i controlli relativi ai

rimborsi.

Overview del reso: le transazioni di overview del reso consentono all’utente di monitorare in

ogni momento tutti gli step del processo di reso, tutti i documenti successivi creati nonchè

le infomazioni sullo stato logistico. Un esempio è evidenziato nella seguente figura:

Il monitor resi cliente si divide nelle seguenti aree:

1. l’area di selezione che consente di generare un lista di resi clienti da processare

2. la lista di testata mostra gli ordini di reso cliente che incontra i criteri di selezione

3. la lista di posizione mostra tutti gli elementi dell’ordine di reso selezionato

4. l’albero di dettagli mostra tutti gli step nel proscesso di reso selezionato con i link ai

documenti corrispondenti.

All’interno del monitor è quindi possibile navigare all’interno dei singoli documenti relativi al

reso selezionato. È inoltre possibile lo stato generale, logistico e di rimborso del reso e i

documenti processati. Se i documenti successivi non sono stati creati a causa di errori, una

volta risolto le cause è possibile riavviare la creazione dei documenti successivi.

Approfondendo l’analisi in base alle casistiche rilevate abbiamo che:

Reso di un Fallato, saranno gestiti in Sap allo stesso modo in cui sono gestiti attualmente.

Sarà creato a sistema una richiesta di reso, la merce sarà inviata in Harmont & Blaine e, in

seguito al riscontro RFID, sarà emessa la nota credito per l’importo della merce.

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Reso per sostituzione, seguirà il procedimento attuale. Dopo il flusso di restituzione merce,

con l’emissione Nota credito, partirà un nuovo flusso di vendita con la merce in

sostituzione ed emissione fattura che “pareggerà” la Nota credito inizialmente emessa.

Nel caso di particolari accordi commerciali che prevedono un reso in sostituzione solo se

acquisti un 20% in più di quanto precedentemente acquistato. Questo controllo può essere

fatto come segue:

1. Viene inserita una condizione statistica in testata degli ordini di vendita che calcoli il

valore della merce da prendere in sostituzione nel caso in cui da quel ordine si

originasse un reso.

2. Quando l’ordine di reso viene creato in riferimento alla fattura di vendita, tale

condizione viene ereditata.

3. Il valore della condizione viene confrontato con il valore del reso e nel caso in cui

tale valore sia minore, l’ordine di reso viene bloccato.

Reso per accordi commerciali e resi degli invenduti a fine stagione. Attualmente gli utenti

non dettagliano l’autorizzazione di reso con tutte le quantità e i valori. Fanno solo un check

per verificare se il reso è accettabile o meno. Creare una rischiesta “vuota” in SAP, però,

non è fattibile. Per poter ovviare al problema, è possibile creare in SAP una richiesta di

reso con un codice fittizio unico (posizione di testo con materiale non specificato) la

quantità totale del reso e il valore. Quando poi arriva la merce a magazzino, con la lettura

RFID, si procederà ad alimentare l’ordine tramite interfaccia con tutti i dettagli (codici

materiali, quantità).

Nel caso di resi per invenduto, successivamente all’accredito al cliente, viene riaddebitata

una quota parte del valore. Attualmente la nota debito viene inserita senza riferimento ai

singoli articoli, in SAP, invece, dovranno essere dettagliati. Sara’ possibile creare la nota

debito per copia dalla nota credito in modo tale da riprendere in automatico tutte le

referenze ed indicare in testata del documento la percentuale da riaddebitare rispetto

all’importo totale (es. nel caso si desideri riaddebitare il 10% dell’importo complessivo della

nota credito occorrerà inserire in testata una condizioni di sconto pari al 90%).

Resi per conto riparazione, non possono essere gestiti in SAP con la stessa modalità

attuale, in quanto SAP non gestisce la merce di terzi (cliente) presso quarti (fornitore che

si occupa della riparazione). Per il conto riparazione sono pertanto stati ipotizzati due

scenari:

o Per resi relativi a quantità e valori elevati, la merce rientrerà in Harmont & Blaine e

sarà emessa una Nota credito al cliente. In tal modo la merce tornerà di proprietà di

Harmont & Blaine e potrà essere spedita in riparazione, gestendola come in stock

W (conto deposito).

o Per piccole quantità e valori, le movimentazioni verranno gestite extra-sistema (es.

excel) e con bolle manuali.

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5.9.5. Gestione Resi Retail (Negozi)

I resi del canale Retail in SAP sono gestiti come ordini di trasferimento. I negozi, infatti, sono del

tutto assimilabili a magazzini. Dato che si tratta, quindi, di trasferimenti tra magazzini dell’azienda,

la merce deve essere costantemente tracciata. Viene, quindi, gestito il “viaggiante”. La merce che

è in transito da un magazzino all’altro viene considerata all’interno del viaggiante.

Il flusso di reso per il canale retail (negozi e outlet) prevede gli step evidenziati nella figura

sottostante:

Creazione dell’ordine di trasferimento di reso. I resi da negozi e outlet arriveranno

automaticamente in SAP tramite interfaccia con STORE (casi eccezionali prevedono

l’inserimento diretto in SAP). Verrà, quindi creato in SAP un ordine di trasferimento. In base

alla natura del reso e alla autorizzazione degli utenti che ricevono la merce, è possibile che

tutti o alcuni dei passi successivi siano effettuari direttamente del documento di reso

Outbound Delivery: innesca il trasporto delle merci dal negozio al magazzino di Harmont &

Blaine. Una volta effettuata l’uscita merci, sarà automaticamente caricato con i materiali e

le quantità del reso il “viaggiante” (rappresentativo della merce trasferita).

Inbound Delivery: Quando la merce arriva in Harmont & Blaine, sarà effettuata l’inbound

delivery che conferma i materiali e le quantità del viaggiante.

Ispezione. Processo che consente la verifica tra quanto dichiarato nel reso e quanto

rilevato all’arrivo della merce in Harmont & Blaine. Tale verifica comprende la completezza

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del reso e i danni evidenziati. Se la complessità del reso lo richiede è possibile inserire i

risultati della ispezione direttamente nel reso o in uno step successivo. Se viene effettuata

in uno step successivo, i materiali possono essere splittati a seconda dei risultati della

verifica.

Overview del reso: le transazioni di overview del reso consentono all’utente di monitorare in

ogni momento tuutti gli step del processo di reso, tutti i documenti successivi creati nonchè

le infomazioni sullo stato logistico. Un esempio è evidenziato nella seguente figura:

Il monitor resi fornitore si divide nelle seguenti aree:

1. l’area di selezione che consente di generare un lista di resi da processare,

2. la lista di testata mostra gli ordini di reso che incontra i criteri di selezione,

3. la lista di posizione mostra tutti gli elementi dell’ordine di reso selezionato,

4. l’albero di dettagli mostra tutti gli step nel proscesso di reso selezionato con i link ai

documenti corrispondenti.

All’interno del monitor è quindi possibile navigare all’interno dei singoli documenti relativi al

reso selezionato. È inoltre possibile lo stato generale, lostisco e di rimborso del reso e i

documenti processati. Se i documenti successivi non sono stati creati a causa di errori, una

volta risolto le cause è possibile riavviare la creazione dei documenti successivi.

Rettifica su STORE. Successivamente, saranno effettuate le eventuali rettifiche evidenziate

tramite lettura RFID. Tali rettifiche non possono essere anticipate, in quanto il “viaggiante”

non è modificabile.

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5.9.6. Gestione Resi Contratti Estimatori

Caso particolare all’interno della gestione dei resi da Negozio, sono i resi da contratto estimatorio.

Si intende per contratto estimatorio, la gestione della linea Bambino e Calzature. Per questi casi

specifici, sono gestiti i resi dell’invenduto a fine stagione. Anche questa casistica viene coperta

dalle funzionalità all’interno del’advanced return management. Il procedimento è il seguente:

Creazione di un ordine di acquisto di reso.

Registrazione dei risultati della ispezione. L’ispezione può essere effettuata presso il

negozio o direttamente dal fornitore. I dati ottenuti saranno inseriti manualmente nell’ordine

di acquisto di reso.

Decisioni inerenti le attività successive logistiche, per gli ordini di aquisto di reso abbiamo

solo la seguente opzione:

Spedire al Fornitore La merce resa viene spedita al fornitore

Determinazione della politica di rimborso al fornitore.

Monitoraggio del processo. Le transazioni di overview del reso consentono all’utente di

monitorare in ogni momento tuutti gli step del processo di reso, tutti i documenti successivi

creati nonchè le infomazioni sullo stato logistico. I resi a fornitore si controllano dl medesimo

monitor degli ordini di trasferimento di reso (per dettagli vedere paragrafo precedente).

5.9.7. Diritto al Reso

Harmont & Blaine concede, secondo particolari accordi commerciali, ai clienti che pagano in modo

regolare, il diritto al reso. Gli accordi possono prevedere le seguenti casistiche:

Sconto del 10% e diritto al reso su intere giacenze sul consegnato valorizzazione al 45%

Sconto del 10% e diritto al reso su intere giacenze sul consegnato valorizzazione al 55%

Sconto del 10% e diritto al reso massimo del 20% delle giacenze valorizzate al 70%

Sconto del 10% e diritto al reso delle intere giacenze valorizzate al 30%

Sconto 10% e diritto reso del 5% delle giacenze sul consegnato valorizzato al 100%

Sconto 10% e diritto reso del 10% delle giacenze sul consegnato valorizzato al 100%

Sconto 10% e diritto reso integrale valorizzato al 100%

Sconto in fattura 10% e diritto reso integrale valorizzato al 100%

Sconto 10% e diritto reso giacenze 10% su consegnato, valorizzato al 100% (Tale casistica è

solo per il “gruppo Raimonda”)

Sconto 20%, diritto al reso delle giacenze valorizzate al 35% e svalutazione ante saldi del 20%

(Accordo previsto per il Grillo e Rinascente)

Diritto reso integrale valorizzato al 100%

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Diritto reso del 20% sul consegnato, valorizzato al 100%

Diritto reso al 10% sul consegnato e reso giacenze residue valorizzato al 40%

Lo sconto del 10% è inteso come 'bonus' sulle vendite al netto dei resi sia fallati, che per cambio

merce, che reso giacenze. Tale bonus decade se eventuali crediti non pagati dal cliente (escluso

la componente resi di fine stagione, che va a compensazione dei crediti della stagione

successiva), sono inferiori al bonus del 10% da versare. Negli altri casi Harmont &Blaine non

riconosce il bonus (e né il reso) se il cliente non versa almeno la differenza del credito in più

rispetto al bonus.

Il diritto al reso può essere garantito sull’intero ammontare della merce spedita (intere giacenze)

oppure solamente su una quota parte.

Per la valorizzazione del reso Harmont & Blaine procederà emettendo Nota Credito al cliente a

storno totale del valore originario di vendita della merce restituita e contestuale emissione di Nota

di Debito per la parte di onere a suo carico (pari al differenziale es. 45%, 55% etc). Anche per i resi

la condizione non è applicabile se vi sono crediti non pagati dal cliente che farebbero decadere il

beneficio, e qualora non vi fossero ordinativi confermati per la stagione successiva che coprano

almeno il debito per resi, da versare al cliente.

L’accettazione o meno di un reso da parte di Harmont & Blaine, in base alle logiche sopradescritte,

sarà sempre soggetta ad approvazione da parte del back-office senza prevedere alcun

automatismo del sistema.

5.10. Fatturazione

La fatturazione rappresenta lo step finale del processo di vendita. Il documento di fattura nasce a

fronte di uno o più documenti di consegna e contiene tutte le informazioni necessarie per

permettere la stampa della fattura cartacea ed il rilascio in contabilità.

In SAP FMS vi possono essere tre differenti scenari di fatturazione:

Fatturazione singola: ad una bolla di consegna corrisponde un documento di fattura

Fatturazione collettiva: più bolle di consegna vengono fatturate insieme in un unico documento

Split fattura: una bolla di consegna origina più documenti di fattura

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In SAP FMS i documenti di fatturazione una volta emessi non possono essere più cancellati o

modificati, se già contabilizzati, ma possono venire stornati. L’operazione consiste nella creazione

di un documento con scritture contabili uguali e contrarie a quello stornato.

Le registrazioni di storno andranno sullo stesso registro iva del documento originario.

Nel caso in cui sia da annullare anche la movimentazione della merce a magazzino, dopo aver

effettuato lo storno del documento fattura occorrerà stornare anche l’uscita merci della consegna.

Nel caso in cui la quantità sia da correggere solo parzialmente non sarà possibile effettuare uno

storno ma occorrerà procedere con rettifica manuale della giacenza ed emissione nota di credito.

5.10.1.Italia e Estero

Harmont & Blaine effettua per i clienti nazionali sia fatturazioni singole che collettive. Tali fatture

possono essere emesse contestualmente alla registrazione bolla (fattura accompagnatoria) oppure

con cadenza giornaliera o mensile (l'ultimo giorno del mese).

I clienti esteri invece avranno sempre una fatturazione singola svolta giornalmente. Per alcuni

clienti sarà effettuata una fatturazione separata (split fattura) in base al made-in degli articoli.

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5.10.2.Gestione Anticipi

Ad alcuni clienti, prevalentemente esteri ma anche italiani, viene richiesto un pagamento parziale

in anticipo alla conferma dell’ordine. In SAP FMS l’anticipo sarà gestito attraverso l’inserimento

nell’ordine cliente di due righe, anticipo e recupero anticipo, valorizzate manualmente dall’utente

con l’importo del pagamento anticipato.

Le fasi del processo di vendita con pagamento in anticipo saranno le seguenti:

1. Creazione della fattura di anticipo in riferimento all’apposita riga dell’ordine di vendita. La

scrittura contabile di ricavo andrà su uno specifico conto anticipi.

2. Fatturazione di quanto spedito in riferimento alle consegne create per l’ordine.

3. Emissione di una nota di accredito in riferimento alla riga di recupero anticipo nell’ordine di

vendita. In contabilità sarà generata una registrazione che andrà a stornare l’anticipo

registrato in precedenza.

5.10.3.Contabilizzazione

In SAP FMS il documento di fattura presenta una doppia numerazione: una interna, che identifica il

documento nel mondo commerciale, ed una contabile, che identifica il documento nel mondo

amministrativo. E’ stato deciso per Harmont & Blaine di mantenere separati questi due range di

numerazione in modo da evitare la presenza di discontinuità nei sezionali iva (es. in caso di storno

della fattura).

Quando viene creato un documento di fattura il sistema può effettuare automaticamente il rilascio

in contabilità, ossia la generazione del documento contabile che alimenta i conti Co.Ge., oppure

richiedere una conferma manuale all’utente, consentendo così un maggior controllo agli utenti.

Infatti quando il documento di fattura è stato creato ma non ancora contabilizzato si possono

modificare le condizioni di prezzo, il gruppo di contabilizzazione (elemento che contribuisce alla

determinazione dei conti CoGe) e le note di testo. Per Harmont & Blaine è stato deciso di attuare

questo controllo su accrediti, addebiti e vendite non caratteristiche, mentre invece la fatturazione

delle vendite core-business (caratteristiche) da magazzino procederà con il rilascio automatico.

Attualmente in Harmont & Blaine sono tenuti i seguenti registri iva relativi alle vendite, ognuno con

un proprio sezionale di numerazione, ai quali in SAP FMS corrisponderanno apposite tipologie di

documenti fattura:

Fatture di vendita (nessuna distinzione tra clienti nazionali ed esteri)

Note di credito emesse

Note di debito emesse

Reverse charge

Autofatture

Corrispettivi (un registro separato per ogni negozio)

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Le vendite dei negozi di proprietà saranno registrate in accordo con la comunicazione dei

corrispettivi provenienti dai sistemi di cassa Store.

Tutte le società del gruppo Harmont & Blaine (Harmont & Blaine Svizzera, Harmont & Blaine

Francia e Harmont & Blaine Spagna) saranno codificate in SAP FMS come ‘società partner’, in

modo da consentire di identificare agevolmente le registrazioni contabili intercompany sia dal lato

patrimoniale che economico. Inoltre sarà definito un conto specifico per i ricavi intercompany.

5.10.4.Accrediti e Addebiti

Le note credito (a quantità e valore) e debito (solo a valore) saranno generalmente emesse a

fronte di resi, sconti non concessi, differenze prezzo, merce mancante oppure nel caso si debba

annullare fatture errate già inviate al cliente. All’interno del documento sarà indicata la motivazione

per la quale si sta emettendo la nota credito/debito.

Le richiesta di accredito/addebito possono essere create in riferimento ad una o più fatture o ordini

di vendita. La creazione per copia porta non solo i riferimenti ai materiali venduti con le relative

quantità, ma anche tutte le condizioni di prezzo. Sarà comunque possibile inserire le richieste di

accredito/addebito anche senza far riferimento a documenti precedenti.

Le richieste di accredito/addebito nascono bloccate in attesa di rilascio delle autorizzazioni da

parte dell’ufficio preposto. Una volta rilasciate le relative autorizzazioni sarà possibile generare il

documento definitivo con la conseguente registrazione contabile dell'accredito/addebito.

Nel caso delle note credito ‘a quantità’ il documento di richiesta reso prevedrà l’attivazione anche

del processo logistico di rientro della merce a magazzino.

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5.10.5.Intrastat

Sarà effettuata a sistema la gestione della dichiarazioni Intrastat per l’Agenzia delle Dogane

relativa alla vendita di beni e servizi.

La procedura Intrastat in SAP FMS prevede le seguenti fasi:

Estrazione mensile delle fatture rilevanti ai fini Intrastat e salvataggio dei dati in una apposita

tabella database

Eventuali correzioni e aggiunte manuali ai dati generati dal sistema nella fase precedente

Generazione file con il formato secondo normativa

Download del file in un dischetto

Per una corretta gestione dell’Intrastat sarà necessario alimentare tutte le seguenti informazioni

anagrafiche:

Anagrafica cliente o Partita IVA comunitaria

Anagrafica materiale o Codice merceologico o Peso netto o Regione di origine

Anagrafica condizioni o Valore statistico della merce (percentuale sull’importo della fattura variabile in

funzione di peso, incoterms e destinazione)

5.11. Vendite non caratteristiche

Con ‘vendite non caratteristiche’ si intende generalmente la cessione di beni e servizi che non

rappresentano il core business dell’azienda.

5.11.1.Reverse Charge

Il ‘reverse charge’ o ‘inversione contabile’ è una particolare modalità di assolvimento dell’Iva per

effetto della quale il destinatario di una cessione di beni o prestazione di servizi, se soggetto

passivo nel territorio dello Stato, è tenuto all'assolvimento dell'imposta in luogo del cedente o

prestatore. Harmont & Blaine andrà a gestire questa particolarità per le fatture ricevute da fornitori

di servizi quali pulizia e manutenzione. Il meccanismo prevede che il fornitore emetta fattura senza

addebitare l'imposta e Harmont & Blaine debba registrare il documento sia nel registro iva degli

acquisti che in quello delle vendite.

In SAP FMS questa registrazione sarà effettuata direttamente dal modulo della contabilità senza

passare dal mondo delle vendite.

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5.11.2.Ritenuta d’Acconto Subita

La ritenuta d’acconto subita sarà determinata, attraverso un’apposita tipologia di condizione, sulle

fatture di vendita dei clienti per i quali è richiesta. Determinerà un importo del 23% sul 50%

dell’imponibile senza andare ad incidere sul calcolo di netto ed iva e scrivendo su un apposito

conto Co.Ge.


Cliente 110,5

Ricavo 100

IVA 22

RA

subita 10,5

Nella stampa della fattura sarà data evidenza della ritenuta:

Ricavo 100

IVA 22

TOT fatt. 122

RA subita 10,5

Netto a

pagare 110,5

5.11.3.Spese Trasporto

Nella maggior parte dei casi le spese di trasporto non vengono addebitate al cliente direttamente in

fattura (funziona così solo per i riassortimenti) ma viene emessa successivamente una nota di

debito.

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5.11.4.Cespiti

La vendita di un cespite in SAP FMS sarà registrata prima nell’area commerciale utilizzando un

codice articolo apposito che contabilizzerà su un conto transitorio cespiti. Successivamente la

dismissione vera e propria avverrà nell’area amministrativa, calcolando automaticamente tutti gli

importi da chiudere e gli utili/perdite emergenti.

5.11.5.Vendite a Stockisti

Harmont & Blaine effettua la vendita a stockisti di alcuni articoli che non sono però identificati a

magazzino perché molto vecchi (ad esempio si sono perse le etichette). Attualmente questo

processo viene gestito extra-sistema.

In SAP FMS questi articoli saranno mappati come codici dummy, uno per ciascuna categoria

merceologica, gestiti a stock con un valore di magazzino fittizio. La cessione agli stockisti avverrà

quindi attraverso questi codici con un normale processo di vendita.

E’ stato richiesta la possibilità di generare in automatico l’ordine di vendita a partire dalla lettura dei

colli con RFID. Tale processo si configura come un GAP di progetto.

5.11.6.Vendite Prototipi

I prototipi vengono gestiti in SAP FMS tramite degli oggetti di contabilizzazione chiamati ‘Ordini

Interni’ dove vengono spesati i costi di produzione. Nel caso in cui un prototipo venga venduto sarà

codificato mediante un codice dummy, distinto per categoria merceologica, non dettagliato a livello

di SKU e non gestito a stock. Le posizioni relative a prototipi negli ordine di vendita dovranno

essere portate in consegna anche se non gestite a stock, per permettere il picking tramite RFID

agli operatori di magazzino, e compariranno nella stampa della DDT pur non dando vita ad alcuna

movimentazione di magazzino né dal punto di vista logistico né da quello contabile. Nell’ordine di

vendita dovrà essere inputato l’ordine interno relativo al prototipo venduto.

La vendita dei prototipi è prevista esclusivamente per clienti terzi e non per negozi/outlet (in quel

caso sarebbe necessario codificare dei codici dettagliati per SKU e gestiti a stock in quanto

sarebbero trasmessi a Store).

5.11.7.Ribaltamento Costi Intercompany

Harmont & Blaine effettua il ribaltamento di alcuni costi sostenuti per conto delle altre società

estere del gruppo (Spagna, Svizzera e Francia), gestite in SAP FMS come clienti, emettendo nei

loro confronti una fattura di vendita che andrà contabilizzata su un apposito conto di ricavo.

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5.12. Controllo Credito

La gestione del fido permette di definire all’interno di SAP FMS la politica creditizia per un

determinato cliente e di garantire il rispetto di questa politica nell’ambito delle operazioni contabili e

di vendita. Il controllo si basa su impostazioni predefinite del sistema e su valori inseriti in

anagrafica cliente.

L’affidabilità di un cliente sarà quindi verificata controllando il superamento di un limite fido per

impegni contratti e/o da altri eventi contabili (es. ritardi di pagamento, livello di sollecito, etc).

Il controllo del credito viene effettuato entro un’Area di Controllo Credito, unità organizzativa della

contabilità che svolge la funzione di proporre e controllare il limite del fido valido per i diversi clienti,

che può essere legata ad una o più società.

L’area di controllo credito può essere suddivisa in più Classi di Rischio, unità organizzative tramite

le quali è possibile inquadrare un cliente in relazione al proprio rischio commerciale e predisporre i

relativi controlli. Per ciascuna classe di rischio e tipologia operazione (ordine, consegna o uscita

merci) è possibile definire tipo e modalità di controllo del fido e le relative azioni in caso di mancato

superamento della verifica (avviso di warning, impostazione stato di blocco o errore bloccante).

Le possibili tipologie di controlli attivabili per ciascuna classe di rischio sono le seguenti:

Fido statico (non considera orizzonte temporale)

Fido dinamico (considera orizzonte temporale)

Valore massimo del documento

Percentuale massima di partite scadute da tot giorni rispetto al saldo contabile del cliente

Partita aperta scaduta da oltre un certo numero di giorni

Livello di sollecito massimo consentito

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Una volta predisposte le necessarie parametrizzazioni, il controllo credito è attivabile a livello di

cliente esecutore del pagamento.

All’interno dell’anagrafica di controllo credito sono indicati il valore limite del fido, la classe di

rischio ed una data di orizzonte temporale oltre la quale non considerare eventuali documenti in

grado di generare credito.

Sono previsti in SAP FMS i seguenti report parametrici che permettono una agevole gestione del

controllo del fido.

Lista clienti non correttamente attivati per il controllo del fido e segnalazione anomalie

Dati riassuntivi relativi alla situazione creditizia di ogni cliente

Dettagli relativi alle partite in sofferenza, all’analisi ritardo dei pagamenti, alla regolarità dei

pagamenti etc.

Situazione e analisi dei ritardi per le singole partite

Visualizzazione compatta del limite fido associato ad uno o più clienti, eventualmente

differenziato per più aree di credito

E’ previsto lo sblocco puntuale e temporaneo di un singolo documento di ordine di vendita e di

consegna, da parte dell’ufficio amministrativo, senza intervenire a livello anagrafico del cliente e

senza modificare le condizioni di fuori fido.

E’ stato richiesto da Harmont & Blaine di non prevedere il trasferimento dei fabbisogni alla

produzione per gli ordini bloccati dal controllo credito.

I documenti (ordini e/o consegne) che vengono bloccati, sono sbloccabili manualmente da

apposite liste di lavoro.

Il valore di limite fido sarà stabilito da Harmont & Blaine in accordo con le informazioni reperite

tramite sistemi di informazioni creditizie e valutazioni interne derivanti dalla conoscenza del cliente.

Successivi aggiornamenti sulla situazione di un cliente comunicati ad Harmont & Blaine dai sistemi

esterni saranno riportati a sistema mediante modifica manuale in anagrafica al limite fido e/o alla

classe di rischio.

La gestione degli anticipi, con il blocco della spedizione fino alla ricezione del pagamento, non

rientra nello scenario di controllo credito ma sarà gestito manualmente attraverso il blocco e lo

sblocco dell’ordine di vendita da eseguire in modo manuale.

5.13. Reportistica

E’ stata fatta una analisi della reportistica attualmente utilizzata da Harmont & Blaine in ambito

retail e wholesale.

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Si ricorda che l’interfaccia con il sistema di Business Intelligente non è inclusa nel perimetro di

progetto e qualsiasi reportistica non coperta dalle transazioni standard di SAP FMS sarà da

considerarsi un gap quotato a parte.

5.13.1.Reportistica Retail

La reportistica attualmente utilizzata da Harmont & Blaine per analizzare i dati relativi alle vendite

dei negozi è composta da due report principali:

Analisi KPI

Confronto stagioni

Entrambi i report prevedono il passaggio dati dal sistema di cassa Store2 al sistema gestionale e

poi la comunicazione da questo al sistema di Business Intelligence, sul quale gli utenti visualizzano

ed elaborano le informazioni.

5.13.2.Analisi KPI

Nel report di analisi KPI vengono rilevati i seguenti indicatori:

Incassato

Margine lordo

Incidenza COGS % (Costo del venduto/Valore di vendita * 100)

Pezzi venduti

Prezzo medio (Incassato/Pezzi venduti)

Numero scontrini

Valore medio scontrini (Incassato/Numero scontrini)

Sconto applicato %

Pezzi per scontrini (Pezzi venduti/Numero scontrini)

Numero ingressi in negozio

Scontrini per ingressi % (Numero scontrini/Numero ingressi * 100)

In input l’utente seleziona due intervalli temporali, appartenenti solitamente alla stagione in corso

ed a quella precedente, per i quali estrarre i dati ed eseguire il confronto.

Il report inoltre consente di effettuare il confronto anche tenendo conto solamente dei dati

provenienti da negozi aperti in entrambi gli intervalli temporali (L4L).

I livelli di dettaglio in base ai quali viene effettuata l’analisi dei dati sono i seguenti:

Macro tipologia di negozi (es. outlet, centro commerciale etc.)

Tipologia specifica di negozi (es. flagship, resort, HBJ etc.)

Negozio

Macro tipologia di negozi + Marchio (HB/HBJ/HS) + Linea (Uomo/Donna/Bambino) + Stagione

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Negozio + Marchio + Stagione

5.13.3.Confronto Stagioni

Nel report di confronto stagioni vengono rilevati i seguenti indicatori:

Capi inviati a negozio

Capi venduti

% Vendita (Capi venduti/Capi inviati a negozio * 100)

Sconto applicato %

Incassato

Prezzo medio

In input l’utente seleziona due intervalli temporali, appartenenti solitamente alla stagione in corso

ed a quella precedente, per i quali estrarre i dati ed eseguire il confronto.

Il report inoltre consente di effettuare il confronto anche tenendo conto solamente dei dati

provenienti da negozi aperti in entrambi gli intervalli temporali (L4L).

I livelli di dettaglio in base ai quali viene effettuata l’analisi dei dati sono i seguenti:

Canale (Full Price/Outlet) + Stagione + Marchio + Linea

Canale + Stagione + Marchio + Linea + Famiglia prodotto (es. camiceria, polo etc.)

Negozio + Stagione

5.13.4.Reportistica Wholesale

Vengono effettuate da Harmont & Blaine analisi statistiche per i clienti wholesale sia sull’ordinato

che sul fatturato.

La reportistica sul fatturato viene gestita tramite Business Intelligence mentre quella dell’ordinato

sta attualmente sul sistema gestionale.

5.13.5.Ordinato Wholesale

La reportistica sull’ordinato consente di selezionare il portafoglio ordini in base ad una serie di

attributi legati al cliente (es. zona, tipo cliente, destinazione merci etc.) o agli articoli (es. famiglia

prodotto, marchio, linea etc.) ed alla stagione.

Gli indicatori rilevati sono generalmente capi venduti, prezzo netto, valore ordine e costo del

venduto.

Anche i resi sono inclusi nelle statistiche con valore negativo rispetto a quello delle vendite.

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Alcuni report consentono l’analisi dei dati anche a livello di taglia e non solo di articolo (che

nell’attuale codifica di Harmont & Blaine include anche il colore).

E’ prevista la possibilità di effettuare il confronto dei dati tra la stagione in corso e quella

precedente.

5.13.6.Fatturato Wholesale

La reportistica sul fatturato attualmente ha come unico indicatore rilevato il fatturato netto. E’ stato

richiesto però da Harmont & Blaine di tenere conto nella futura reportistica anche degli sconti

applicati sul fatturato lordo.

I dati relativi al fatturato vengono selezionati all’interno di un determinato intervallo temporale e

suddivisi secondo le seguenti categorie:

Clienti Nazionali

Clienti Esteri

E-Commerce

Altro (vendite occasionali a stocchisti, agenti etc.)

Le vendite a clienti nazionali/esteri possono essere a sua volta dettagliate per regioni/paesi.

5.14. Processi End-to-End

5.14.1.Prima Linea

Nel diagramma è evidenziato tutto il flusso prima linea end-to-end (tutto il processo dei prodotti a

marchio H&B).

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Per la prima linea troviamo i fabbisogni identificati come:

1. Ordini di vendita Wholesale

2. Ordini di transferimento Retail. Questi ordini sono originati da una pianificazione

Extrasistema e generati tramite Retail Allocation.

Tali fabbisogni sono letti dal MRP che produce:

Richieste di acquisto per i prodotti commercializzati e questi danno origine a ordini di

Acquisto

Ordini pianificati per prodotti finiti e questi danno origine a ordini di produzione.

Da un primo lancio di allocazione i fabbisogni sono associati agli ordini presenti e viene generato il

file fornitore.

In base alla tipologia di ordini abbiamo che:

La merce che arriva da ordini di acquisto, arriva già a colli, viene effettuata l’inbound

delivery e l’entrata merci nel magazzino colli.

La merce prodotta da commesse di produzione, entra nel magazzino merci sfuse e viene

poi trasferita, dopo aver creato i colli, nel magazzino colli.

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Una volta che la merce è in magazzino viene effettuato un secondo lancio dell’allocazione, che

associa gli ordini allo stock. La merce viene messa in spedizione, creata la consegna e la lista

prelievo colli.

In seguito all’uscita merce abbiamo:

La fattura per gli ordini Wholesales

Carico del “viaggiante”, inbound delivery e carico negozio per gli ordini di trasferimento

retail.

5.14.2.Seconda Linea

Per quanto riguarda la seconda linea, i fabbisogni (ordini di trasferimento) sono generati tramite

Allocation table, una volta che i lotti sono stati definiti.

Per quanto concerne lo stock, abbiamo una iniziale dipanazione del flusso tra:

Seconda Linea Commercializzato

Seconda Linea Produzione Façon

Nel caso dei prodotti commercializzati la Retail Allocation creerà in automatico, in base ai lotti

definiti ed al master order excel, gli ordini di acquisto a fornitore. L’entrata merce avverà

direttamente nel magazzino lotti.

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Nel caso della produzione a façon la pianificazione di produzione è di tipo push, sono quindi creati

gli assortimenti a livello di SKU e immessi a sistema come fabbisogni indipendenti pianificati.

Questi vengono letti dall’MRP che li traduce in proposte di produzione (ordini pianificati) che a loro

volta verranno trasformati in commesse (ordini di produzione). L’entrata merce dei prodotti finiti

avverrà tecnicamante nel magazzino sfuso, per effetuare la corretta chiusura della commessa, e

immediatamente consolidata in lotti e trasferita nel relativo magazzino. Occorre notare che la

disponibilità della merce sarà solo nel magazzino lotti.

Gli ordini di trasferimento ai negozi per la distribuzione saranno creati tramite Allocation Table una

volta che il lotto è gia stato definito.

Una volta che tutta la merce è all’interno del magazzino lotti, viene effettuato un lancio di

allocazione che fissa lo stock agli ordini, viene creata la consegna, la lista di picking e l’uscita

merce.

5.14.3.Vendite Wholesale

Il processo di vendite wholesale si articola nelle seguenti fasi:

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Gli ordini inseriti dagli agenti nascono tutti bloccati in attesa di conferma. Sarà prevista, attraverso

un apposito motivo di blocco, la possibilità di consentire la trasmissione del fabbisogno ma non la

spedizione al cliente. Gli ordini dei clienti esteri resteranno bloccati fino alla ricezione del

pagamento a fronte della fattura proforma.

Tali fabbisogni sono visti dal MRP che genera:

Richieste di acquisto per prodotti commercializzati che si trasformano in ordini di acquisto,

Ordini pianificati per prodotti finiti che si traducono in Ordini di produzione.

In base alla tipologia di ordini abbiamo che:

La merce che arriva da ordini di acquisto, arriva già a colli, viene effettuata l’inbound

delivery e viene effettuata l’entrata merci nel magazzino colli;

La merce prodotta da commesse di produzione, entra nel magazzino merci sfuse, e viene

poi trasferita, dopo aver creato i colli, nel magazzino colli.

Una volta che la merce è in magazzino viene effettuato un secondo lancio dell’allocazione, che

associa gli ordini allo stock. La merce viene messa in spedizione, creata la consegna e la lista

prelievo colli.

In seguito all’uscita merce abbiamo la generazione della fattura per gli ordini Wholesales.

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Talvolta se la spedizione avviene in ritardo rispetto a quanto concordato il cliente in alternativa al

rifiuto può chiedere di avere la merce in conto deposito. In tal caso sarà creato un ordine di reso

che fa rientrare ‘virtualmente’ la merce presso Harmont & Blaine e genera una nota credito a

storno totale della fattura accompagnatoria già emessa. Successivamente sarà creato un nuovo

ordine di vendita in conto deposito, per copia dall’originale, che consentirà di tracciare a sistema

l’effettiva situazione della merce, la quale si trova presso il cliente ma risulta sempre di proprietà

Harmont & Blaine. La regolazione della fatturazione avverrà quindi in un momento successivo in

base al consumo effettivo.

5.14.4.Contratto Estimatorio

Gli assortimenti sono decisi extra sistema, generando un file Excel. Tale file viene utilizzato dalla

Retail Allocation per generare ordini di acquisto con consegna diretta. La merce carica “il

viaggiante”. Viene generata l’inbound delivery e l’entrata merci è effettuata con le quantità teoriche

del viaggiante. Eventuali rettifiche sono effettuate successivamente direttamente su Store. Su SAP

l’entrata merce viene fatta sul Punto Vendita (carico stock conto deposito fornitore).

Dal Sell Out registrato su Store vengono riportati i corrispettivi su SAP, dai quali è generata la

prefattura a fornitore.

A fine stagione, viene effettuato il reso dell’invenduto.

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5.15. Gap rilevati – Area Vendite

5.15.1.Ordini tramite RFID

E’ stato richiesto per i processi di riassortimento e vendita agli stocckisti la possibilità di generare in

automatico gli ordini di vendita a partire dalla lettura dei capi/colli con RFID.

Per mappare questo processo in SAP FMS occorrerà definire un’apposita interfaccia tra RFID e

sistema gestionale. Non essendo prevista nello scope di progetto sarà eventualmente considerata

un gap e quotata a parte.

5.15.2. Gestione resi tramite RFID

Nell’attuale sistema gestionale è stato rilevato come GAP la rilevazione dei materiali resi a fine

stagione automaticamente tramite sistema RFID.

5.15.3.Replenishment negozi

E’ stato richiesto uno strumento di interrogazione (report) che a fronte del fabbisogno di

riassortimento di un negozio (taglie mancanti) mostri la disponibilità della merce mancante non

solo sul centro di distribuzione, come da tool standard, ma anche presso i negozi.

La richiesta di trasferimento del capo sarà poi fatta puntualmente su Stores2 come da procedura

attuale.

5.15.4.Reportistica

Eventuali report custom (personalizzazioni non previste dallo standard SAP FMS) sul sistema

gestionale.

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6. Area Controlling (CO)

Nel modulo CO (controlling) di SAP FMS si rilevano gli accadimenti dell’azienda dal punto di vista

del controllo di gestione.

Il modello SAP proposto garantisce per natura e destinazione ed in modo integrato, la tracciabilità

del conto economico sulle dimensioni strategiche di analisi di Harmont & Blaine.

Il modello proposto è sviluppato secondo il processo caratteristico tipico delle aziende operanti nel

settore della moda.

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Nello specifico ambito del settore della moda in cui variabili come la stagionalità e la collezione

giocano un ruolo di estrema importanza per la rilevazione dei dati aziendali, occorre seguire il

processo di creazione e sviluppo della collezione in elementi che passano dalla sua ideazione fino

alla sua chiusura:

Creazione del prototipo;

Determinazione del costo standard per materiale di campionario e collezione;

Vendita della collezione;

Altri ricavi extra gestione caratteristica;

Processo di rivalutazione e svalutazione delle collezioni.

Trasversalmente a tutte queste attività strettamente legate al processo aziendale devono essere

considerate altre attività di contabilizzazione nell’ambito della struttura aziendale, che consistono

nella registrazione di costi indiretti e generali (costi commerciali, costi indiretti di produzione) nei

seguenti oggetti di contabilizzazione:

Centri di costo

Ordini interni

Fatta questa premessa, occorre introdurre il più importante strumento offerto da SAP FMS in

merito al controllo di gestione e cioè l’analisi della profittabilità in ottica pluridimensionale.

Tale funzionalità costituisce l’ambiente di analisi finale di tutti i flussi di contabilizzazione sopra

evidenziati. Infatti, tale ambiente di analisi del controllo di gestione, oltre a poter essere alimentato

direttamente al momento della manifestazione del costo o del ricavo (in quanto oggetto di

contabilizzazione diretto di costi e ricavi), può essere utilizzato per la pianificazione delle vendite

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(budget), nonché destinatario finale di costi temporaneamente contabilizzati su altri oggetti di

contabilizzazione come gli ordini interni o i centri di costo. Quindi, attraverso una procedura di

scarico periodico di tali oggetti attivata dal controllo di gestione ogni fine mese, è possibile

alimentare di dati essenziali tale ambiente di analisi e poter quindi ottenere conti economici

gestionali che riassumono l’insieme dei costi e ricavi sino al Margine Ante Imposte ed Oneri

Finanziari.

Nel presente documento, dopo aver trattato l’aspetto legato all’ inserimento del budget di vendita,

alla struttura organizzativa in tema di controlling, si partirà con il descrivere puntualmente i flussi di

contabilizzazione legati alla contabilità per centri di costo ed ordini interni. Per concludere verranno

indicate le relative dimensioni di analisi come per gli schemi di reportistica di conto economico.

6.1. Strutture Organizzative Controllo di Gestione

Le principali strutture organizzative di SAP per ciò che riguarda il Controllo di Gestione sono le

seguenti:

Controlling area

Società

Area risultato

Controlling area

La Controlling Area (CA) definisce l’ambito di riferimento della contabilità analitica.

La CA è l’unità organizzativa di livello più alto nel Controllo di gestione; contiene tutti gli elementi di

tale modulo (gerarchie standard, Centri di Costo, Voci di Costo, Profit Center ), cioè tutti gli oggetti

che permettono l’analisi dei costi.

Essa è dunque utilizzata per gestire i costi ed i ricavi in modo indipendente dalla struttura giuridica

dell’organizzazione e può essere strutturata in modo da riflettere il modello organizzativo

dell’azienda.

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La società è legata in maniera univoca alla Controlling Area: si possono avere più società

associate ad una CA, ma non viceversa, cioè non c’è la possibilità di associare una società a più

controlling aree. L’attuale soluzione in questione prevede una singola Controlling Area.

6.1.1. – Società

La Società è l’unità organizzativa dotata di propria autonomia contabile (entità avente rilevanza

giuridica).

La Società è comune a tutti i moduli SAP, anche se è una configurazione tipica del Modulo FI.

6.1.2. – Area risultato

L’area risultato rappresenta è il più alto livello di reporting ed è impiegata nell’Analisi della

profittabilità (CO-PA): ne è la struttura fondamentale, in quanto definisce le varie caratteristiche e

campi valore utilizzati, identificando un segmento di mercato.

Una o più controlling area possono essere attribuite ad una singola area risultato. Quando i dati

vengono trasferiti a PA, il sistema determina l’area risultato appropriata in base alla controlling

area. Si deve dunque attribuire una controlling area ad un’area risultato quando si personalizzano

le strutture organizzative.

Tecnicamente un’ area risultato è un settore che comprende sia oggetti validi per tutti i mandanti,

come le strutture dati e l'ambiente dell’ area risultato, sia oggetti specifici di un mandante quali ad

esempio attributi, schemi di analisi della profittabilità, report.

6.1.3. Voci di costo

Le Voci di Costo sono degli oggetti di CO strettamente legate alla contabilità: esse possono essere

definite come dei conti che permettono di visualizzare una scrittura contabile anche nella

contabilità analitica. Vi è infatti un rapporto di 1 ad 1 con la contabilità.

Le voci di costo (VdC) sono i vettori dei costi, cioè quegli elementi che definiscono la natura del

costo.

Tutte le volte che su SAP un conto di contabilità è aperto come Voce di Costo, il sistema richiederà

un Oggetto Controlling a cui attribuire la destinazione economica.

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Ogni voce di costo è legata in anagrafica ad un tipo voce di costo che determina la tipologia di

operazione per la quale può essere usata.

Le voci di costo possono essere

Primarie:

Univocità di codifica tra Contabilità Generale e Controlling

Imputazione diretta in Contabilità Generale

Secondarie:

Ad uso esclusivo del Controlling (Non sono rilevanti per la Contabilità Generale)

Utilizzate per trasferire i costi all’interno del mondo Controlling (es. Ribaltamenti, etc. )

La creazione delle voci di costo avviene indicando la tipologia, di seguito le tipologie possibili:

Tipo di voce

di costo

Descrizione Tipologia Note

1 Costi Primaria Usata per i costi, accetta

contabilizzazione su tutti gli

oggetti di costo

11 Ricavi Primaria Usata per contabilizzazione dei

ricavi, accetta contabilizzazione

solo su oggetti di costo su cui è

previsto un ricavo. Ad esempio

sul “Segmento risultato di CO-

PA”, Commesse\Ordini Interni.

Non accetta contabilizzazione su

Centri di Costo in maniera

effettiva ma solo statistica.

12 Rettifica di Ricavi Primaria Come la voce di costo di tipo 11,

usata per differenziare i valori di

puro ricavo. Ad esempio viene

usata per gli sconti attivi

22 Scarico Costi (voce primaria) Primaria Usata per i processi di scarico

costi. Ad esempio viene usata

per scaricare i costi dalle

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commesse d’investimento.

21 Scarico Costi (voce secondaria) Secondaria Usata per i processi di Scarico

costi degli ordini\commesse.

Viene usata per poter scaricare

e raggruppare più nature di

costo in una unica voce di costo

secondaria

41 Quote costi generali Secondaria Voce di costo usata per il calcolo

dei costi generali. Ad esempio

se si usa per imputare la quota

di costo del dazio su base

percentuale rispetto al valore

della materia prima

42 Voce di Distribuzione Secondaria Voce di costo usata per i cicli di

riallocazione dei costi. Usata per

le regole di Distribuzione costi.

43 Voce per ribaltamento basato

su attività

Secondaria Voce di costo usata per il

ribaltamento costi d’attività

basato sull’allocazione dei costi

in basde ad una quantità ed una

tariffa. Questo tipo di voce di

costo viene inserito

nell’anagrafica del tipo d’attività.

I conti civilistici e gestionali economici di costo e ricavo verranno aperti di default come Voci di

Costo, affinché abbiano rilevanza in Controllo di Gestione e ci sia una perfetta quadratura tra FI

(modulo di Contabilità) e CO. Ad ogni registrazione quindi, il sistema richiederà un oggetto di

Controlling a cui attribuire la scrittura contabile. È’ possibile mappare delle relazioni Voci di costo –

centri di costo, affinchè il sistema, tutte le volte che verrà utilizzato un determinato conto (VdC)

attribuirà un Centro di costo in modo automatico.

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Esempio REGISTRAZIONE FI-CO:

Il sistema genererà due documenti:

Il documento di Contabilità (FI) esegue un addebito sul conto co.ge. di costo ed esegue un

accredito sul conto di bilancio.

Il documento CO addebita l'oggetto CO (utilizzando la voce di costo primaria corrispondente con lo

stesso numero del conto co.ge.). Nel documento CO non viene eseguito il relativo accredito.

Le voci di costo primarie rappresentano la modalità con la quale il sistema rileva, secondo lo

schema contabile unico, i valori economici delle transazioni della contabilità generale rendendoli

visibili nel modulo CO.

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Dal momento in cui un conto del piano dei conti è aperto come una voce di costo il sistema in ogni

movimentazione contabile richiede sempre una destinazione del controlling: centro di costo, ordine

interno, ordine di produzione, oggetto risultato. L’inserimento dell’oggetto gestionale avviene

mentre si effettua la transazione di prima nota contabile (FI), oppure quando si creano i documenti

di acquisto/vendita (Richiesta di Acquisto, Ordine di Acquisto, Ordine di Vendita).

E’ possibile associare come default una voce di costo ad un oggetto CO. Questo è utile per le

transazioni che generano dei movimenti automatici o per i quali la destinazione CO è fissa.

Quando si crea una voce di costo è sufficiente inserire il relativo conto di contabilità generale ed il

sistema rileva in automatico la descrizione, dando comunque la possibilità di modificarla. Un

parametro importante, da inserire nella creazione dell’anagrafica della voce di costo, è il codice del

tipo voce di costo. Questo parametro permette di differenziare, in particolare, se si tratta di una

voce di costo o voce di ricavo oppure di una riduzione di ricavo. Ad esempio il valore 01 (voci di

costo primarie generali) permette le registrazioni primarie standard provenienti dalla contabilità (FI)

o dalla gestione materiali (acquisti, movimenti di magazzino).

L’implementazione di SAP FMS prevede l’utilizzo delle voci di costo/ricavo primarie relativamente

alla registrazione delle transazioni derivanti da:

Gestione acquisti

Movimenti di materiale per la produzione

Registrazione dirette dalla contabilità

Gestione vendite

E’ importante evidenziare che la definizione delle voci di costo è il risultato dell’analisi della parte

economica del piano dei conti. Quindi, nel processo di revisione e definizione del piano dei conti

della contabilità generale , devono essere considerate in maniera puntuale le esigenze riferite alla

gestione dei costi e dei ricavi in ambito controlling.

Le voci di costo secondarie, a differenza delle voci di costo primarie, sono create per un utilizzo

esclusivo nel modulo CO per identificare i flussi di costi interni come i ribaltamenti dei costi. Le voci

di costo secondarie non sono collegate a conti di contabilità generale.

Nella creazione dei dati anagrafici delle voci di costo il Sistema SAP richiede le seguenti

informazioni:

Campo Note

Cod. voce di costo Codice identificativo della voce di costo. Str

Data di validità - Da/a Definisce il periodo di validità di una voce di costo

Definizione Definizione della voce di costo

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Tipo voce di costo Determina per quali operazione è impiegata una voce di

costo.

6.1.4. Centri di costo

I centri di costo sono le unità organizzative di riferimento per la rilevazione dei costi nell’ambito del

sistema di controllo. Questi oggetti sono individuati sulla base della struttura organizzativa

dell’azienda. La contabilità per centri di costo si realizza nel modulo CO-CCA Controlling Cost

Center Accounting.

Nella creazione dei dati anagrafici dei centri di costo il Sistema SAP richiede le seguenti

informazioni:

Campo Note

Cod. centro di costo Codice identificativo del centro di costo

Data di validità Definisce il periodo di validità di un centro di costo

Definizione Descrizione oggetto di costo

Responsabile Informazione statistica

Tipo Centro di Costo Tipologia del centro di costo: produzione, ausiliario,

amministrazione

Area Funzionale Attribuzione ad Area Funzionale di riferimento

Profit Center Attribuzione al profit center di riferimento

Area gerarchia Livello della gerarchia standard al quale appartiene il centro di costo

Società Società associata al CdC

La struttura dei centri di costo è stata definita riflettendo l’attuale struttura aziendale, di seguito la

definizione dei centri di costo con l’attribuzione del profit center:

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Profit Center

in anagrafica Descrizione CDC Descrizione

HB100-R01 APT Milano Linate 1000001 Costi Punto Vendita - APT Milano Linate

HB100-R02 APT Capodichino 1000002 Costi Punto Vendita - APT Capodichino

HB100-R03 APT Fiumicino 1000003 Costi Punto Vendita - APT Fiumicino

HB100-R04 APT Malpensa 1000004 Costi Punto Vendita - APT Malpensa

HB100-R05 Porto Cervo 1000005 Costi Punto Vendita - Porto Cervo

HB100-R06 Palermo Jeans 1000006 Costi Punto Vendita - Palermo Jeans

HB100-R07 Riccione 1000007 Costi Punto Vendita - Riccione

HB100-R08 Portofino 1000008 Costi Punto Vendita - Portofino

HB100-R09 Bari 1000009 Costi Punto Vendita - Bari

HB100-R10 Porto Rotondo 1000010 Costi Punto Vendita - Porto Rotondo

HB100-R11 Sorrento 1000011 Costi Punto Vendita - Sorrento

HB100-R12 Genova 1000012 Costi Punto Vendita - Genova

HB100-R13 Salerno 1000013 Costi Punto Vendita - Salerno

HB100-R14 Ischia 1000014 Costi Punto Vendita - Ischia

HB100-R15 Napoli Piazza dei Martiri 1000015 Costi Punto Vendita - Napoli Piazza dei Martiri

HB100-R16 Viareggio 1000016 Costi Punto Vendita - Viareggio

HB100-R17 Napoli Via Scarlatti 1000017 Costi Punto Vendita - Napoli Via Scarlatti

HB100-R18 Milano C.so Matteotti 1000018 Costi Punto Vendita - Milano C.so Matteotti

HB100-R19 Palermo 1000019 Costi Punto Vendita - Palermo

HB100-R20 Forte dei Marmi 1000020 Costi Punto Vendita - Forte dei Marmi

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HB100-R21 Torino 1000021 Costi Punto Vendita - Torino

HB100-R22 Sanremo 1000022 Costi Punto Vendita - Sanremo

HB100-R23 C.C. Auchan Mestre 1000023 Costi Punto Vendita - C.C. Auchan Mestre

HB100-R24 C.C. Casamassima 1000024 Costi Punto Vendita - C.C. Casamassima

HB100-R25 C.C. Campania 1000025 Costi Punto Vendita - C.C. Campania

HB100-R26 C.C. Euroma 2 1000026 Costi Punto Vendita - C.C. Euroma 2

HB100-R27 C.C. Gran Shopping Molfetta 1000027 Costi Punto Vendita - C.C. Gran Shopping Molfetta

HB100-R28 C.C. Le Fontane Catanzaro 1000028 Costi Punto Vendita - C.C. Le Fontane Catanzaro

HB100-R29 C.C. Maximall Pontecagnano 1000029 Costi Punto Vendita - C.C. Maximall Pontecagnano

HB100-R30 C.C. Chieti Megalò 1000030 Costi Punto Vendita - C.C. Chieti Megalò

HB100-R31 C.C. Metropolis Rende 1000031 Costi Punto Vendita - C.C. Metropolis Rende

HB100-R32 C.C. Forum Palermo 1000032 Costi Punto Vendita - C.C. Forum Palermo

HB100-R33 C.C. Porta di Roma 1000033 Costi Punto Vendita - C.C. Porta di Roma

HB100-R34 C.C. Roma Est 1000034 Costi Punto Vendita - C.C. Roma Est

HB100-R35 C.C. Genova Fiumara 1000035 Costi Punto Vendita - C.C. Genova Fiumara

HB100-R36 C.C: La Cartiera Pompei 1000036 Costi Punto Vendita - C.C: La Cartiera Pompei

HB100-R37 C.C. Romagna Center 1000037 Costi Punto Vendita - C.C. Romagna Center

HB100-R38 C.C. Auchan Taranto 1000038 Costi Punto Vendita - C.C. Auchan Taranto

HB100-R39 C.C. Le Befane 1000039 Costi Punto Vendita - C.C. Le Befane

HB100-R40 C.C. Vulcano Buono 1000040 Costi Punto Vendita - C.C. Vulcano Buono

HB100-R41 C.C. Milano Vulcano 1000041 Costi Punto Vendita - C.C. Milano Vulcano

HB100-R42

C.C. Centro Sicilia

Misterbianco 1000042

Costi Punto Vendita - C.C. Centro Sicilia

Misterbianco

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HB100-R43 C.C. Conca D'oro 1000043 Costi Punto Vendita - C.C. Conca D'oro

HB100-R44 C.C. Due Mari 1000044 Costi Punto Vendita - C.C. Due Mari

HB100-R45 Outlet Marcianise Jeans 1000045 Costi Punto Vendita - Outlet Marcianise Jeans

HB100-R46 Outlet Castel Guelfo 1000046 Costi Punto Vendita - Outlet Castel Guelfo

HB100-R47 Outlet Agira Uomo 1000047 Costi Punto Vendita - Outlet Agira Uomo

HB100-R48 Outlet Agira Donna 1000048 Costi Punto Vendita - Outlet Agira Donna

HB100-R49 Outlet Agira Jeans 1000049 Costi Punto Vendita - Outlet Agira Jeans

HB100-R50 Outlet Barberino 1000050 Costi Punto Vendita - Outlet Barberino

HB100-R51 Outlet Castel Romano 1000051 Costi Punto Vendita - Outlet Castel Romano

HB100-R52 Outlet Eboli Uomo 1000052 Costi Punto Vendita - Outlet Eboli Uomo

HB100-R53 Outlet Franciacorta 1000053 Costi Punto Vendita - Outlet Franciacorta

HB100-R54 Outlet Mantova 1000054 Costi Punto Vendita - Outlet Mantova

HB100-R55 Outlet Marcianise Donna 1000055 Costi Punto Vendita - Outlet Marcianise Donna

HB100-R56 Outlet Marcianise Uomo 1000056 Costi Punto Vendita - Outlet Marcianise Uomo

HB100-R57 Outlet Molfetta 1000057 Costi Punto Vendita - Outlet Molfetta

HB100-R58 Outlet Mondovì 1000058 Costi Punto Vendita - Outlet Mondovì

HB100-R59 Outlet Noventa 1000059 Costi Punto Vendita - Outlet Noventa

HB100-R60 Outlet Palmanova 1000060 Costi Punto Vendita - Outlet Palmanova

HB100-R61 Outlet Pescara 1000061 Costi Punto Vendita - Outlet Pescara

HB100-R62 Outlet Serravalle 1000062 Costi Punto Vendita - Outlet Serravalle

HB100-R63 Outlet Soratte 1000063 Costi Punto Vendita - Outlet Soratte

HB100-R64 Outlet Valdichiana 1000064 Costi Punto Vendita - Outlet Valdichiana

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HB100-R65 Outlet Valmontone 1000065 Costi Punto Vendita - Outlet Valmontone

HB100-R66 Outlet Vicolungo 1000066 Costi Punto Vendita - Outlet Vicolungo

HB100-W17 WholeSales Italia 1000067 Costi associati a canale - WholeSales Italia

HB100-W18 WholeSales Europa 1000068 Costi associati a canale - WholeSales Europa

HB100-W19 WholeSales Asia 1000069 Costi associati a canale - WholeSales Asia

HB100-W20 WholeSales USA 1000070 Costi associati a canale - WholeSales USA

HB100-W21 WholeSales ME 1000071 Costi associati a canale - WholeSales ME

HB100-W22 WholeSales SA 1000072 Costi associati a canale - WholeSales SA

HB100-E01 E-commerce 1000073 Costi associati a canale - E-commerce

HB100-S01 Canale Stockista 1000074 Costi associati a canale - Canale Stockista

HB100-C01 Prodotti Campionario 1000075 Costi associati a - Prodotti Campionario

HB100-O01

Overhead 2000000 CDA - Coll. Sindacale - Legale Societario

Overhead 2000001 Direzione generale

Overhead 2000002 Dir. Comm. - WH Italia OVH Costs

Overhead 2000003 Dir. Comm. - WH Estero OVH Costs

Overhead 2000004 Dir. Comm. - Retail OVH Costs

Overhead 2000005 Dir. Comm. - Business Development OVH Costs

Overhead 2000006 Dir. Comm. - Customer Service OVH Costs

Overhead 2000007 Dir. Comm. - Showroom Via Tortona - MI

Overhead 2000008 Dir. Comm. - Visual Merchandiser

Overhead 2000009 Logistica - Direzione

Overhead 2000010 Logistica DEL BO

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Overhead 2000011 Logistica MOVIMODA

Overhead 2000012 F. Centrali - Servizi Generali

Overhead 2000013 F. Centrali - Facilities Mgmt

Overhead 2000014 F. Centrali - Acquisti No Core

Overhead 2000015 F. Centrali - Costo SEDE

Overhead 2000016 F. Corporate - AFC

Overhead 2000017 F. Corporate - Servizi Informativi

Overhead 2000018 F. Corporate - HR

Overhead 2000019 F. Corporate - Legal

Overhead 2000020 Produzione & Acquisti Core

Overhead 2000021 Comunicazione & PR

Overhead 2000022 Dir. Stile - HB Stile Uomo

Overhead 2000023 Dir. Stile - HB Stile Donna

Overhead 2000024 Dir. Stile - HBJ HS Stile Uomo

Overhead 2000025 Dir. Stile - Modelleria

Overhead 2000026 Dir. Stile - Merchandising

Overhead 2000027 Dir. Stile - Grafica

Overhead 2000028 Dir. Stile - Prototipia

Overhead 2000029 Dir. Stile - Direzione

Overhead 2000030 Magazzino

I centri di costo sono organizzati in base di una Gerarchia Standard. La gerarchia descrive la

struttura operativa della società. E’ possibile creare altri raggruppamenti che rappresentano

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modalità alternative di aggregazione dei valori registrati sui singoli centri di costo per soddisfare le

esigenze legate al reporting.

Livello Centro di Costo

Gruppo

Società

Area Funzionale

Raggruppamento

Dettaglio

Ogni gerarchia si compone di diversi livelli di aggregazione per ognuno dei quali risulta significativa

una totalizzazione dei costi. Il livello di massimo dettaglio è costituito dal singolo centro di costo sul

quale sono effettuate le registrazioni contabili.

6.1.5. Profit Center

I Centri di Profitto rappresentano dimensioni interne di analisi su cui imputare costi e ricavi al fine

di misurarne la performance in termini di risultato di Conto Economico.

L’assegnazione dei “cost object” al Centro di Profitto permette di far confluire automaticamente i

dati registrati sugli oggetti di CO nel Centro di Profitto stesso.

Attrib. con legame anagrafico

Centri di profitto CdC

Imputazione automatica

FI

MM

ALTRI

SIST.

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E’ possibile effettuare riallocazioni di costi/ricavi da un Centro di Profitto ad altri Centri di Profitto

attraverso l’uso di driver di natura quantitativa o a valore (saldi di conti).

Sono stati definiti i profit center per Harmont & Blaine considerando le due tipologie di business

Retail e Wholesale.

Per quanto riguarda il Retail, ogni punto vendita sarà un centro di profitto (oltre che un centro di

costo).

Per il Wholesale è presente una suddivisione per macroaree geografiche, il profit center in questo

caso verrà derivato mediante regole legate al cliente.

Di seguito la lista dei centri di profitto:

1° Livello 2° Livello 3° Livello Profit

Center Descrizione

VALORE DELLA

PRODUZIONE

NODO

RETAIL

ITALIA

Nodo

Aeroporti R01 APT Milano Linate

R02 APT Capodichino

R03 APT Fiumicino

R04 APT Malpensa

Nodo

Boutique R05 Porto Cervo

R06 Palermo Jeans

R07 Riccione

R08 Portofino

R09 Bari

R10 Porto Rotondo

R11 Sorrento

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R12 Genova

R13 Salerno

R14 Ischia

R15 Napoli Piazza dei Martiri

R16 Viareggio

R17 Napoli Via Scarlatti

R18 Milano C.so Matteotti

R19 Palermo

R20 Forte dei Marmi

R21 Torino

R22 Sanremo

Nodo Centri

Comm R23 C.C. Auchan Mestre

R24 C.C. Casamassima

R25 C.C. Campania

R26 C.C. Euroma 2

R27 C.C. Gran Shopping Molfetta

R28 C.C. Le Fontane Catanzaro

R29 C.C. Maximall Pontecagnano

R30 C.C. Chieti Megalò

R31 C.C. Metropolis Rende

R32 C.C. Forum Palermo

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R33 C.C. Porta di Roma

R34 C.C. Roma Est

R35 C.C. Genova Fiumara

R36 C.C: La Cartiera Pompei

R37 C.C. Romagna Center

R38 C.C. Auchan Taranto

R39 C.C. Le Befane

R40 C.C. Vulcano Buono

R41 C.C. Milano Vulcano

R42 C.C. Centro Sicilia Misterbianco

R43 C.C. Conca D'oro

R44 C.C. Due Mari

Nodo Outlet R45 Outlet Marcianise Jeans

R46 Outlet Castel Guelfo

R47 Outlet Agira Uomo

R48 Outlet Agira Donna

R49 Outlet Agira Jeans

R50 Outlet Barberino

R51 Outlet Castel Romano

R52 Outlet Eboli Uomo

R53 Outlet Franciacorta

R54 Outlet Mantova

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R55 Outlet Marcianise Donna

R56 Outlet Marcianise Uomo

R57 Outlet Molfetta

R58 Outlet Mondovì

R59 Outlet Noventa

R60 Outlet Palmanova

R61 Outlet Pescara

R62 Outlet Serravalle

R63 Outlet Soratte

R64 Outlet Valdichiana

R65 Outlet Valmontone

R66 Outlet Vicolungo

W17 WholeSales Italia

NODO WH

ESTERO

W18 WholeSales Europa

W19 WholeSales Asia

W20 WholeSales USA

W21 WholeSales ME

W22 WholeSales SA

Altri Ricavi O01 Altri Ricavi

E-commerce E01 E-commerce

Stockisti S01 Vendita a Stockista

Campionario C01 Vendita PF Campionario

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Intercompany I01 Intercompany

Dummy 9999 Dummy

6.1.6. Indicatori statistici

Gli indicatori statistici rappresentano delle attività e delle grandezze caratteristiche di un CdC, e

sono misurati in unità di misura o di tempo (scatti telefonici, numero dipendenti etc.).Essi possono

essere utilizzati sia per i flussi di dati del budget sia per i valori effettivi.

Nell'ambito del controlling gli indicatori statistici sono utilizzati per la distribuzione e ripartizione dei

costi. Essi formano la base per il calcolo dell'addebito sull'oggetto destinatario.Nella creazione dei

dati anagrafici degli indicatori statistici il Sistema SAP richiede le seguenti informazioni:

Campo Note

Cod. indicatore

statistico

Codice identificativo dell’indicatore statistico

Unità indicatore

statistico

Unità con la quale si misura il valore dell’indicatore statistico

Il valore dell’indicatore statistico può essere definito come:

valore fisso – il valore costante dal mese di inserimento per esercizio fiscale.

valore totale – il valore inserito nel mese non viene riportato nei mesi successivi

6.1.7. Gruppi di dati anagrafici nel Controlling

Per tutte le tipologie di dati anagrafici del Controlling sarà possibile creare gruppi. Con questa

funzione sarà possibile elaborare contemporaneamente le informazioni relative a più dati

anagrafici nelle seguenti operazioni:

gestione delle funzionalità di allocazioni dei costi;

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operazioni di pianificazione;

analisi dei report;

analisi dei dati anagrafici.

Per il Sistema SAP il gruppo di dati anagrafici è una struttura gerarchica. I dati anagrafici sono

attribuiti a diversi livelli ognuno dei quali analizzabile separatamente o all’interno del nodo al quale

appartiene al livello più alto.

6.2. Pianificazione dei ricavi – Budget delle vendite/commerciale

6.2.1. Pianificazione dei ricavi – Budget delle vendite/commerciale

Su SAP sarà possibile registrare il Budget delle vendite mediante il modulo dell’Analisi della

Profittabilità. I dati potranno essere pianificati in fogli elettronici per poi essere trasferiti all’interno

del sistema

Sarà possibile pianificare su molteplici caratteristiche (come ad esempio: le aree geografiche, i

clienti, i gruppi di clienti, i prodotti, i gruppi di prodotti, canale distributivo, il brand, …) in base alle

esigenze.

Nel caso di H & B si inserirà il budget delle vendite, inteso come quantità venduta, ricavi e costi,

sulla seguente struttura:

RETAIL:

Punto vendita

Brand

Stagione

Linea (u,d,j)

Famiglia

WHOLESALE

ITALIA

Regione

Brand

Stagione

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Linea (u,d,j)

Famiglia

ESTERO

Nazione

Brand

Stagione

Linea (u,d,j)

Famiglia

Sarà possibile creare e selezionare vari layout di pianificazione in base alle caratteristiche indicate.

I layout saranno essere integrati con excel: in tal modo si potranno sfruttare i controlli di coerenza

di SAP con la flessibilità del foglio di calcolo.

Sarà prevista la possibilità di copiare i dati effettivi o pianificati da un altro esercizio o da altre

versioni.

Le versioni di pianificazione permetteranno la creazione diverse varianti di budget e di metterle a

confronto.

6.2.2. Caricare i dati di vendita come base di pianificazione

I dati previsionali di vendita potranno essere caricati come base per la pianificazione ricavi.

Sarà possibile identificare i vari segmenti di mercato grazie all’analisi della profittabilità.

In base alle caratteristiche rilevanti per la pianificazione( ad esempio: periodo di riferimento,

Società, Divisione, Org. Commerciale, Canale di distribuzione, Cliente, Gruppo cliente,

Brand,Stagione,Linea, Famiglia ecc…), sarà possibile selezionare vari layout di pianificazione:

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Il caricamento dei dati esterni, potrà avvenire in vari modi:

Inserimento manuale: in questo caso si lancerà il layout di pianificazione prescelto e si inseriranno

i dati richiesti. Come da schermata che segue sarà possibile compilare lo schema ad esempio su

Brand, stagione, linea e/o Articolo, con i dati di pianificazione desiderati, quali ad esempio:

Quantità di vendita,

1. Prezzo di vendita,

2. Costo del venduto.

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Si può prevedere un particolare tipo di layout, che permette la completa integrazione con Excel

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È possibile inserire i dati manualmente oppure mediante la funzione Copia e Incolla da un proprio

foglio Excel.

Caricare un file di dati esterno, mediante un opportuno upload.

Il foglio elettronico viene elaborato e formattato con i dati necessari per la pianificazione e salvato

come formato *.txt. Accedendo poi alla transazione di upload:

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E compilando i campi relativi a:

Area risultato;

Tipo analisi Profittabilità;

Inserire file singolo/directory;

Percorso del file

Verrà eseguito il caricamento dei dati da file esterno.

6.2.3. Copiare i dati dell’esercizio precedente

È possibile, per le caratteristiche desiderate copiare i dati richiamando la relativa funzione.

I dati vengono copiati nel periodo di pianificazione (con un offset del periodo pari a 12; ad esempio

01.2012 è copiato in 01.2013).

6.2.4. Sintesi funzionalità inserimento budget

Sarà possibile:

Copiare i dati relativi alle vendite dell’ anno precedente

Caricamento dei dati di vendita esterni come base di pianificazione

Visualizzazione dati

Effettuare delle rivalutazioni

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Revisionare le quantità

Eseguire la ripartizione Top-down

Valutazione

Sarà possibile effettuare una ripartizione top-down da gruppo prodotti a singolo articolo, e poi

ritrasmetterli.

Sarà consentito inoltre effettuare la Valutazione dei costi mediante calcolo costi del prodotto, se

questi sono stati calcolati e salvati per i vari articoli.

6.2.5. Gestione delle Versioni

È prevista la possibilità di poter redigere un budget con revisione durante l’esercizio. Ciò sarà

possibile prevedendo una versione “0” operativa che, a cadenza periodica potrà essere

cristallizzata, attraverso la copia su altre versioni.

La soluzione prevede l’individuazione e la creazione di diverse Versioni di pianificazione, che

consentano aggiornamenti e modifiche.

Le versioni di pianificazione vengono aggiornate ogni Esercizio e, mediante un codice di Blocco

non ne è possibile la modifica di pianificazione, se non su un’altra versione.

Si può effettuare la copia tra una versione e l’altra, selezionando:

- i periodi di riferimento;

- le versioni interessate;

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- se ci si riferisce a dati effettivi/pianificati;

- altre funzioni (rivalutazione, ecc,…)

Cliccando in alto sull’icona Regole di elaborazione, si può decidere quali dati si vogliono copiare: si

possono infatti selezionare e controllare i dati associati a quali campi valore e criteri di selezione

(caratteristiche) si vogliono copiare.

Ad esempio tutti:

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Le varie versioni non solo consentiranno di revisionare periodicamente il budget, ma verranno

utilizzate per analizzare gli scostamenti tra pianificato ed effettivo, o tra le stesse varie versioni di

pianificazione.

6.2.6. Pianificazione per Centri di Costo

Il processo di Pianificazione per Centri di Costo permette di programmare i costi per i centri di

costo in base a diverse tipologie/voci di costo, da parte dei relativi responsabili, durante il processo

di pianificazione del budget annuale, partendo solitamente da dati effettivi dell'anno

corrente/precedente.

Ciò permetterà di confrontare i costi pianificati e effettivi, e monitorare i costi per i centri di costo.

Sarà possibile inserire la pianificazione copiando dai dati effettivi o pianificati da un altro esercizio

o da altre versioni di pianificazione.

I layouts di pianificazione potranno essere integrati con template di caricamento excel.

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6.3. FLUSSO VALORI EFFETTIVI

6.3.1. Flussi effettivi per centro di costo

I costi effettivi saranno consuntivati da tutte le operazioni che individuano il centro di costo come

oggetto di destinazione:

Richieste di acquisto / Ordini di acquisto

Contabilizzazione diretta dalla contabilità (FI)

Movimenti di magazzino

Operazioni di allocazione dei costi

Nei documenti di acquisto sin dalla loro creazione è possibile inserire un centro di costo sul quale

contabilizzare il costo derivante dall’acquisto.

Nei documenti di richiesta negli ordini d’acquisto verrà mappato il “Richiedente” che in alcuni casi

sarà un soggetto differente dal Responsabile del Centro di Costo. In questo modo sarà possibile

mappare mediante opportuni report anche il soggetto o reparto che ha richiesto la spesa oltre che

il responsabile della spesa.

Il sistema al momento della registrazione dell’entrata merce / avvenuta prestazione effettua la

registrazioni seguenti:

Contabilizzazione da acquisto

FI

Conto acquisti Fatture da ricevere

100 100

CO

Centro di costo

VdC Acquisto

100

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Successivamente, al momento della registrazione della fattura, l’eventuale differenza prezzo si

riporta nel centro di costo sul quale è stata registrata precedentemente l’entrata merce / avvenuta

prestazione.

6.3.2. Flusso Costi Ammortamento

Nel modello proposto il costo di ammortamento, anche dal punto di vista gestionale, viene

determinato sulla base di aliquote civilistico/fiscali. Con il sistema SAP, al fine di garantire la

possibilità di contabilizzare i costi di ciascun cespite al centro di costo di appartenenza verrà

inserito il relativo riferimento nell’anagrafica cespite stessa.

Inoltre verranno duplicati i conti civilistici legati alla rilevazione del costo di ammortamento in conti

gestionali (che non entreranno in bilancio). Per tali conti verranno create le relative voci di costo

primarie che consentiranno di rilevare nel controllo di gestione la relativa quota di ammortamento

gestionale mensilmente.

6.3.3. Flusso Effettivo per Ordini Interni

L’ordine interno è un oggetto di contabilizzazione dei costi effettivi creato nell’ambito della specifica

controlling area. Tali oggetti possono essere scaricati a conto economico Analisi della Profittabilità

attraverso delle procedure di scarico manuali mensili al fine di permettere la lettura dei relativi dati

contabili in ottica sia di destinazione del costo che di competenza di stagionalità.

Nella creazione dell’anagrafica dell’ordine interno, il parametro Tipo ordine determina l’utilizzo e la

modalità di gestione dell’ordine stesso. In particolare determina:

range di numerazione

regole di scarico costi

gestione della classificazione

stato operativo

Nella creazione dei dati anagrafici degli ordini interni il Sistema SAP richiede le seguenti

informazioni:

Campo Note

Cod. ordine interno Codice identificativo dell’ordine interno generato

automaticamente dal sistema secondo un range guidato dal

Tipo Ordine

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Descrizione Es.: W05_Prototipi

Società Società alla quale l’ordine interno appartiene

Divisione Divisione Produzione Abbigliamento

CdC responsabile Codice del cdc responsabile dell’ordine interno

Il campo Descrizione sarà valorizzato secondo una codifica che evidenzia le informazioni relative

alle dimensioni organizzative (destinazione dei costi) alle quali si riferisce l’ordine interno. Si avrà

così una gestione più immediata nell’analisi della reportistica.

Per la gestione della prototipia sarà prevista una tipologia specifica di ordine interno.

6.3.4. Gestione dello stato dell’ordine

Sarà possibile gestire uno Stato dell’ordine interno. Gli stati definiscono il ciclo di vita di un ordine

interno. Stabiliscono le operazioni eseguibili sull’ordine in un dato momento.

Seguendo una logica di progetto, l’ordine interno può assumere i seguenti Stati:

Aperto: il sistema permette di eseguire la pianificazione dell’ordine interno.

Rilasciato: il sistema permette di eseguire le contabilizzazioni.

Chiuso tecnicamente: non è consentito emettere documenti di acquisto.

Chiuso: sono bloccate tutte le attività.

6.3.5. Valori effettivi dell’ordine interno

Per tali ordini interni i costi effettivi saranno generati a fronte di documenti di acquisto. Questi, al

momento della creazione sono impostati per poter contabilizzare su un ordine interno il costo

dell’acquisto. E’ importante segnalare che per una corretta gestione dei flussi, l’individuazione

dell’ordine interno nel momento in cui si redigono i documenti di acquisto, facilita la fase di analisi

ed attribuzione dei costi a conto economico.

.

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6.3.6. Ordini interni statistici

Verranno creati degli ordini interni di tipo statistico al fine di monitorare l’ammontare determinati

costi legati ad eventi (commesse) per i quali saranno utilizzati al fine di fornire un maggiore livello

di dettaglio nell’imputazione dei costi rispetto ai centri di costo. In questo caso la registrazione

risulterà di tipo effettivo nel centro di costo e di tipo statistico nell’ordine interno.

Al momento della registrazione di un costo il sistema contabilizzerà tali costi in via effettiva sui

centri di costo e in via statistica (solo informativa) sull’ordine stesso (senza duplicazione di costo).

6.3.7. Processo di vendita

L’intero processo di vendita è incentrato su di un particolare documento di fondamentale

importanza per l’intero flusso logistico: l’ordine di vendita .Nella logica del processo caratteristico

aziendale come percorso informativo completo, tale documento costituisce la fonte primaria per la

rilevazione nel mondo del controlling di SAP FMS sia dei ricavi effettivi di vendita che della

determinazione del costo del venduto. Tali informazioni di base, ereditando molte delle

informazioni aggiuntive contenute nell’ordine di vendita e dall’anagrafica materiale (tipo: gruppo

merce; stagione; collezione; brand etc.), possono essere lette in una logica multidimensionale

completa.

6.3.8. Ricavi di vendita

Per quanto riguarda la determinazione dei ricavi effettivi di vendita il sistema rileverà nel conto

economico CO-PA tali valori in modo automatico soltanto al momento del rilascio in contabilità

della fattura di vendita. Tali dati si riferiscono alle seguenti tipologie di materiali (Prodotti finiti,

Commercializzati) e ricavano le relative caratteristiche (vedi nel seguito: lista dimensioni di analisi -

gruppo no.1) dall’ordine di vendita stesso piuttosto che dall’anagrafica del materiale venduto.

Per i processi di vendita legati al flusso Retail non sarà presente l’ordine di vendita e sarà prevista

una interfaccia dall’applicativo STORE2 per la contabilizzazione dei ricavi con i dettagli d’analisi

necessari alla CO-PA.

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6.4. Costo del prodotto

6.4.1. Funzionalità del calcolo costi del prodotti

Il calcolo del costo del prodotto è un processo integrato del Sistema SAP. La struttura tecnica delle

quantità si ricava dalle seguenti applicazioni:

distinte base per le quantità di impiego dei materiali

cicli di lavoro per le lavorazioni esterne

Queste strutture anagrafiche sono definite nel modulo di Production Planning (PP).

Il risultato del calcolo costi determina la definizione del costo ed il valore della giacenza del

prodotto finito a livello di anagrafica.

Dal punto di vista delle strutture CO, il calcolo costi prevede la definizione di un Costing Layout

(Elementi di Costo). Il Costing Layout è uno schema che permette di evidenziare in fase di analisi

delle operazioni di calcolo costi e poi successivamente a livello di conto economico gestionale, la

stratificazione delle diverse tipologie di costo che compongono il costo standard del prodotto.

E’ stato definito che il costing layout sarà composto dai seguenti elementi di costo:

Materie Prime

Materiali accessori

Lavorazioni esterne

Questo schema è attribuito ai prodotti che hanno una distinta base di produzione e dei cicli di

lavoro.

In questi elementi di costo confluiranno tutti i conti movimentati dai prodotti e dalle prestazioni

presenti nella distinta base relativamente alla tipologia di costo che si intende rilevare nel calcolo

del costo del prodotto.

La distinta base fornisce la struttura e le quantità dei materiali di cui è composto un prodotto finito

o un semilavorato. La distinta base è l’elemento chiave per la determinazione dei costi dei materiali

impiegati per un prodotto da fabbricare.

All’interno del conto economico i risultati del calcolo dei costi sono utilizzati come base per il

calcolo dei margini.

6.4.2. Valorizzazione dei prodotti

Materie Prime e sussidiarie

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E’ stato definito che la valorizzazione dei prodotti acquistati (materie prime) avverrà a media

mobile. I materiali acquistati saranno valorizzati a stock con la media mobile di movimento SAP

con un costo che non terrà conto né dei costi di trasporto, né degli altri oneri accessori come i dazi

(costi indiretti d’acquisto). L’uso della media mobile per i materiali oggetto d’acquisto farà in modo

d’ottenere il valore aggiornato in tempo reale ad ogni movimento di magazzino.

Prodotti Finiti

Per i prodotti oggetto di Produzione verrà effettuata una valutazione a costo standard. La

procedura di calcolo costi sarà utilizzata per tutti quei prodotti che avranno una distinta base e dei

cicli di produzione.

Di seguito vengono indicate le caratteristiche della valorizzazione a costo standard:

Valorizzazione costante nei diversi periodi di analisi e non influenzato dai movimenti

Il valore è predeterminato secondo un benckmark di riferimento

Permette di tracciare gli scostamenti di produzione su determinati conti gestionali in un

conto economico (differenze)

Split dei vari componenti di costo (Materie prime, accessori, lavorazioni, etc) nel conto

economico di profittabilità (CO-PA)

Le differenze dei costi di produzione non incidono nel valore di magazzino e quindi

nell‘analisi del costo del venduto. Esse costituiscono elemento di reddito positivo\negativo

del conto economico, nel periodo in cui vengono accertate

Prima di lanciare la procedura di calcolo costi è necessario che si sia definito:

Anagrafica prodotto FMS per il quale si deve eseguire il calcolo costi con la Stock category

Viste contabili per tipi valutazione

Distinta base

Cicli di lavoro

6.4.3. Calcolo costi: gestione stato

La procedura di calcolo costi prevede la gestione delle seguenti fasi:

Calcolo: in questa fase si controlla che il calcolo costi non abbia errori bloccanti e che tutte

le componenti necessarie siano state recepite. In caso di errore il sistema dettaglia con un

log errori quali sono i problemi.

Solo i calcoli costi senza errori bloccanti possono essere fatti avanzare alla fase

successiva.

Questa fase è utile nel caso si volesse elaborare un calcolo costi per effettuare

puntualmente delle analisi di Make or Buy. Il sistema infatti offre tutti i dettagli di costo

come se si trattasse di un prodotto del quale si è iniziata la produzione.

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Marcatura: in questa fase il costo standard si marca. Nell’anagrafica del prodotto nella

vista Calcolo costi è inserito nel campo Prezzo Futuro.

Rilascio: con questa operazione si Rilascia il costo calcolato e ‘Marcato’, questo costo

diventa il costo standard corrente.

Dal momento in cui si determina un nuovo costo standard, se per quel prodotto esiste una

giacenza, il sistema rileva le differenze di valorizzazione delle giacenze per il nuovo standard, ed

automaticamente genera le scritture contabili per adeguare i conti stock.

6.4.4. Processo di produzione

Il controllo e l’analisi dei costi di produzione sarà effettuata nel sottomodulo di CO, CO-OBJ

(contabilità per oggetti di costo). La struttura principale di quest’area è l’ordine di produzione.

6.4.5. Ordine di produzione: funzionalità

L’ordine di produzione è l’oggetto di costo sul quale si effettua la pianificazione ed il controllo dei

costi della produzione.

Questa struttura anagrafica si crea nel modulo di Production Planning ed è condivisa tra questo

modulo e il modulo Controlling. Demandiamo per una più puntuale analisi dell’ordine di produzione

alla parte di analisi dell’area Production Planning.

Nel modulo Controlling l’ordine di produzione è visto come un oggetto di costo dove è possibile

registrare i costi.

Nel momento in cui si crea un ordine di produzione il sistema, sulla base del lotto di produzione e

del costo standard, determina i costi teorici, riferiti al prodotto oggetto della produzione.

Questi costi saranno la base per la determinazione degli scostamenti. In pratica il sistema valuta il

lotto di produzione secondo la distinta base ed i cicli di lavoro e memorizza i dati in una versione

chiamata versione Target.

I costi teorici vengono calcolati nel modo seguente:

Consumo di materiali

Le registrazioni di consumo di materiale (Materie Prime) verranno valorizzate a media

mobile

Costo delle lavorazioni esterne

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Tali lavorazioni vengono valorizzate al costo di listino della specifica lavorazione. Tale

costo deriva dall’anagrafica Sap (Inforecord) che attribuisce un prezzo di listino alla

combinazione lavorazione/fornitore.

In SAP il listino può essere compilato manualmente in base allo storico o ad un valore di

riferimento, che può essere aggiornato periodicamente.

6.4.6. Ordine di produzione: flusso dei dati effettivi

Una volta che l’ordine produzione è Rilasciato il sistema permette di eseguire le operazioni di

avanzamento dell’ordine. Le operazioni riguardano:

Consumo di materiali

Le registrazioni effettive di consumo di materiale (Materie Prime) verranno valorizzate a

costo di media mobile. Tale costo viene aggiornato dinamicamente dal sistema in base

alle diverse entrate merci.

Costo delle lavorazioni esterne

Tali lavorazioni, invece, vengono valorizzate al prezzo dell’ordine di acquisto, al

momento dell’entrata merce. Con l’entrata fattura il relativo costo viene ritoccato con

l’eventuale differenza.

Tutti i costi effettivi sono contabilizzati nell’ordine di produzione in tempo reale. In tal modo si ha in

ogni momento la possibilità di analizzare i costi già generati e sin da subito è possibile effettuare

dei confronti tra valori pianificati per il lotto di produzione e valori effettivi con il supporto delle

funzioni di reporting.

Durante l’esecuzione di un ordine di produzione sono possibili versamenti parziali o totali al

magazzino prodotti finiti. Occorre sottolineare che al momento del versamento dell’ordine di

produzione è necessario che sia stato eseguito e rilasciato il calcolo costi relativo al prodotto.

Tutti i movimenti generano delle registrazioni sia nella Contabilità (FI) su conti di consumo e conti

stock, sia nel Controlling sulle relative voci di costo.

Per quanto riguarda, invece, la manifestazione dei costi effettivi il sistema contabilizza

automaticamente i singoli costi in modo diverso a seconda della loro tipologia:

le singole registrazioni di consumo di materiale da magazzino vengono contabilizzate a

ordine di produzione al momento della registrazione dell’entrata merce del relativo ordine di

acquisto di c/lavoro nel caso di operazione esterna; al momento del prelievo componenti

agganciato nel modello all’avanzamento della fase interna;

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le quantità di lavorazioni esterne vengono anch’esse contabilizzate al momento della

registrazione dell’entrata merce del relativo ordine di acquisto.

6.4.7. Gestione varianze

Dopo aver versato il prodotto finito nello stock prodotti finiti, e prima di chiudere un ordine di

produzione, è necessario calcolare le varianze.

Il Sistema SAP calcola le varianze come differenza tra il costo teorico sull’ordine, valutando il lotto

di produzione con la distinta base e cicli di lavoro, ed il costo effettivo generati sull’ordine di

produzione durante l’avanzamento dell’ordine.

Una volta calcolato, il valore della varianza, sarà contabilizzato su un conto gestionale di

Differenza e scaricato direttamente in CO-PA con il dettaglio dell’articolo. Le varianze costituiranno

elemento di reddito positivo\negativo nel conto economico dell’articolo nel periodo in cui si sono

manifestate.

Il delta tra il valore derivante dal costo teorico e quello effettivo del consumo di materiali può

corrispondere ad una differenza scorporabile in due componenti fondamentali:

delta prezzo = dato dalla differenza tra la valorizzazione a costo media mobile delle

materie prime.

delta quantità = dato dalla differenza di quantità tra distinta base del codice relativo e lista

dei componenti consumati.

6.5. Ribaltamenti costi indiretti

6.5.1. Scenario

SAP fornisce svariati strumenti che permettono un’allocazione puntuale, in modo automatico o

manuale, dei costi da degli oggetti di Controlling (es. Centri di costo) ad altri oggetti.

In fase realizzativa del progetto d’implementazione verranno formati gli utenti per l’inserimento e

modoifica delle regole d’allocazione dei costi. Sarà prevista l’implementazione dei strumenti

standard SAP d’allocazione costi esplicitati nei paragrafi seguenti

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6.5.2. Giroconto manuale

Il Giroconto è uno strumento del Sistema SAP che permette la mobilitazione di importi tra oggetti di

contabilizzazione diversi, quali possono essere CdC, Ordini, ecc…, mantenendo però la natura di

costo originaria e utilizzando una voce di costo.

I giroconti non hanno alcun effetto in contabilità, hanno solo un fine reportistico in CO, questo

perché gli importi che vengono movimentati sono già inglobati totalmente nella contabilità.

Il giroconto può essere riferito a partite singole: in questo caso si utilizza come riferimento ad un

determinato documento contabile; ciò consente di tracciare e conoscere la scrittura originaria a

livello di dettaglio sugli strumenti di reportistica.

6.5.3. Giroconto periodico

Il Giroconto periodico è uno strumento del Sistema SAP che permette la mobilitazione periodica di

importi tra oggetti di contabilizzazione diversi, mediante delle regole inserite sul sistema.

Ad esempio, le registrazioni primarie (ad es. boll. telefoniche) sono contabilizzate in un oggetto di

allocazione (CdC, ordine per costi gen.) per ridurre al minimo in numero delle registrazioni in FI.

La registrazione iniziale attribuisce l’importo totale a un CdC di imputazione. A fine periodo,

mediante delle regole mappate sul sistema, tale importo verrà giro contato su altri oggetti CO.

SAP AG

R

Giroconto periodico

Centro di costo “transitorio”

473120 +15.000.-

473120 - 15.000.-

Telefono

gennaio

Regola allocazione:Indicatore statistico(telefonate interurb.)

473120 +6000.- 473120 +6000.- 473120 +3000.-

Interurbane

2000

Interurbane

2000

Interurbane

1000

2100 - 2100 - FinanzaFinanza & &

AmministrazioneAmministrazione2200 - 2200 - RisorseRisorse

umaneumane2300 -2300 -

AcquistiAcquisti

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6.5.4. Ripartizione

La Ripartizione è un’ operazione tipica di chiusura periodo ed uno strumento di CO necessario per

ripartire i costi da un determinato CdC mittente ad “n” CdC destinatari mediante una Voce di Costo

Primaria.

Mediante delle regole tracciate sul sistema, essa permette il mantenimento dell’origine dei costi

utilizzando VdC Primarie ma consente di ripartire solo i costi primari, in base a dei drivers.

Le registrazioni di ripartizione, cioè le partite singole, sono registrate sia dal lato mittente che

destinatario per documentare con esattezza le allocazioni.

Questa operazione può essere annullata e ripetuta per un numero illimitato di volte.

6.5.5. Distribuzione

La Distribuzione è un’ operazione tipica di chiusura periodo è uno strumento di CO necessario per

distribuire i costi da un determinato CdC mittente ad n CdC destinatari mediante una Voce di

Costo Secondaria (di tipo 42).

Le Voci di Costo originarie sono raggruppate in VdC di distribuzione (Cat. VdC Sec.=42). Per

ciascuna allocazione viene definita la relazione tra VdC originarie e di distribuzione, e i driver di

ribaltamento.

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Le registrazioni di distribuzione, cioè le partite singole, sono registrate sia dal lato mittente che

destinatario per documentare con esattezza le allocazioni.

Le Voci di Costo originarie non sono visualizzate nei destinatari, per cui l’allocazione di

distribuzione si rivela utile quando la scomposizione dei costi non è importante per il destinatario.

SAP AG

R

Applicazione di giroconto periodico,

ripartizione e distribuzione

Metodo di allocazione Allocazione di Allocazione conAllocazione con Informazioni inInformazioni in

partite singolepartite singole ApplicazioneApplicazione

Giroconto

periodico

Costi

primariVoce diVoce di

costocosto

originariaoriginaria

Supporto di registra-Supporto di registra-

zione per raccogliere zione per raccogliere

e ricontabilizzare i e ricontabilizzare i

costi primaricosti primari

Ripartizione Costi

primariVoce diVoce di

costocosto

originariaoriginaria

OggettoOggetto

mittente emittente e

destinatariodestinatario

Allocazione di costiAllocazione di costi

primariprimari

Distribuzione Costi

primari e

secondari

Voce di costoVoce di costo

di distribuzionedi distribuzione

(= secondaria)(= secondaria)

OggettoOggetto



Allocazione diAllocazione di

costi primari ecosti primari e

secondarisecondari

OggettoOggetto



6.5.6. Ribaltamento diretto d’attività

Il Ribaltamento attività permette l’inserimento puntuale delle quantità di ore lavorate effettuate dalle

risorse di un “CdC mittente” per un altro “CdC destinatario”.

Per effettuare tale operazione, è necessario inserire sul sistema:

Centro di Costo che fornisce il servizio (CdC mittente)

punto dove viene ricevuto il servizio (oggetto destinatario, es. altro CdC)

tipo di servizio erogato (tipo di attività, es. manodopera)

relativa quantità (es. 10 H).

SAP AG

R

Distribuzione420000 Manod. diret.

Gennaio

416100 Elettricità

612000 Manutenz.

Bar

420000 6000.-416100 1000.-612000 2000.- 9000.-631000 -9000.-Distribuzione (Bar)

Regola allocazione:

Indicatore statistico

(Dipendenti)

Dipendenti

30

Dipendenti

10Dipendenti

50

1000 - 1000 - ServiziServizi

corporatecorporate1220 - 1220 - Parco autoParco auto 3200 - Marketing3200 - Marketing

631000 +3000.- 631000 +1000.- 631000 +5000.-

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L’allocazione diretta di attività accredita il CdC mittente e crea una relazione in dare sul

destinatario. Le registrazioni in dare e in avere utilizzano una VdC secondaria (tipo VdC=43) e

sono calcolate sulla base della quantità di attività prodotta moltiplicata per il prezzo dell’attività.

6.5.7. Ribaltamento indiretto d’attività

L’allocazione indiretta di attività è un’ operazione periodica tipica della chiusura periodo. Essa

consente di attribuire automaticamente, in base a delle regole inserite sul sistema, le attività.

Contrariamente a quanto avviene nell’allocazione diretta, si devono definire delle chiavi (fattori di

ribaltamento) per allocare le attività ai destinatari.

Nel quadro dell’allocazione indiretta di attività, i costi vengono allocati sotto una voce di costo di

allocazione di attività interne (categoria di voci di costo secondarie = 43)

I centri di costo fungono da mittenti nell’allocazione indiretta di attività.

I destinatari possono essere altri centri di costo, ordini interni, oggetti di costo, ecc…

La voce di costo deriva come valore di default dal record anagrafico tipi di attività.

6.5.8. Cicli di ribaltamento indiretto d’attività

Le regole di ribaltamento per ripartizione, distribuzione, ribaltamento indiretto di attività, ecc…

vengono inserite sul sistema mediante la mappatura di Cicli e Segmenti.

La mappatura di questi oggetti permette di rispondere alle seguenti domande:

Da quale/i oggetti sono allocati i costi?

A quale/i oggetti sono allocati i costi?

Quali costi devono essere allocati?

Su quali base i costi vengono suddivisi tra i destinatari?

Il segmento definisce una relazione mittente-destinatario e le regole in base alle quali i valori del

mittente devono essere imputati ad uno o più destinatari.

Esso combina i CdC mittenti con oggetti destinatari in base a regole identiche.

Quando le regole relative a un’allocazione sono diverse, deve essere creato un segmento distinto

e, per ciascuno di essi, bisogna stabilire la percentuale di costi da allocare. Le percentuali

sommate non possono superare il 100%.

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Esempio

Esempio unico segmento con regole identiche:

Iil centro di costo «Amministrazione – edifici» alloca i costi di manutenzione degli edifici a tutti i

centri di costo amministrazione in base alla superficie in metri quadrati occupata.

ESEMPIO segmenti distinti, regole relative a un’allocazione diverse:

Il centro di costo «Energia» alloca i costi energetici ai centri di costo amministrazione in base alla

superficie in metri quadrati riscaldata e ai centri di costo produzione in base alle letture del

contatore gas. Per questa allocazione sono necessari due segmenti.

I Segmenti multipli si combinano in un ciclo.

Un’imputazione viene effettuata eseguendo uno o più cicli.

Il ciclo rappresenta il raggruppamento di regole di imputazione, all’interno del quale si possono

definire più segmenti che definiscono gli oggetti mittenti e destinatari, oltre alle basi di riferimento e

regole di ribaltamento.

Le regole di allocazione combinano le relazioni tra mittente e destinatario.

I valori del mittente possono essere: importi registrati, importi fissi o percentuali.

E’ possibile specificare un tasso percentuale inferiore a 100% per cui l’importo residuo

corrispondente resta nel CdC mittente.

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Dal lato destinatario le regole possono essere: importi fissi, percentuali fisse, parti fisse o parti

variabili. Il fattore di ribaltamento delle percentuali variabili identifica un valore registrato nel centro

di costo che funge da base per l’allocazione (es. valore indicatore statistico)

6.5.9. Sintesi principali differenze tra le varie metodologie di allocazione dei costi

Metodo

Allocazione

Allocazione di Allocazione con Informazioni in

partite singole

Appicazione

Giroconto

Periodico

Costi Primari Voce di costo

Originaria

Oggetto mittente e

destinatario

Supporto di

registrazione per

raccogliere e

ricontabilizzare i

costi primari.

Viene usato ad

esempio per

rettificare delle

errate imputazioni

contabili

Ripartizione Costi Primari Voce di costo

Originaria

Oggetto mittente e

destinatario

Allocazione dei

costi primari:

Viene usato come

strumento di

ribaltamento dei

costi con lo scopo

di preservare la

natura originaria

della voce di

costo.

Distribuzione Costi Primari e

Secondari

Voce di costo di

distribuzione di

tipo 42

Oggetto mittente e

destinatario

Allocazione di

costi primari e

secondari. Viene

usato per

raccogliere in

un'unica voce di

costo secondaria

varie voci di costo

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primarie d’origine.

Ribaltamento

Attività

Costi Primari e

Secondari

Voce di costo di

ribaltamento

attività di tipo 43

Oggetto mittente e

destinatario

Allocazione dei

costi basato sulla

quantità e tariffa

6.6. Analisi della Profittabilità

6.6.1. Scenario

Il modulo dell’analisi di profittabilità (CO-PA) consente di analizzare la profittabilità dei segmenti di

mercato strutturati in base alle dimensioni tipiche del prodotto, dell’area geografica e del

clientenonché alle unità organizzative come la società, la divisione, etc.

La valorizzazione di tutte le righe del conto economico sarà effettuata raccogliendo i valori dai vari

moduli del Sistema SAP e memorizzandoli in Campi Valore. I campi valori sono analizzati sulla

base di Caratteristiche. Le caratteristiche rappresentano le dimensioni di analisi. Le Caratteristiche

sono derivate da dati anagrafici o da altre fonti, al momento della derivazione del documento

COPA.

La definizione del modulo di CO-PA, ha determinato l’organizzazione dei flussi dei dati nel

controlling. In pratica, la destinazione dei campi valore utilizza dimensioni attribuite nella struttura

di conto economico.

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6.6.2. Strutture di base

L’obiettivo del modulo CO-PA è quello di avere delle analisi per segmenti di mercato. Questi

segmenti sono costituiti da un insieme di informazioni memorizzate in una struttura composta da

Caratteristiche e Campi valori.

6.6.3. Caratteristiche come dimensioni di analisi per conto economico gestionale

Le caratteristiche, rappresentano le dimensioni di analisi per le quali è possibile redigere dei conti

economici.

Nel momento in cui si genera il Settore risultato il sistema automaticamente predefinisce un certo

numero di caratteristiche di base (caratteristiche fisse) ad esempio:

Società

Divisione

Cliente

Prodotto

Organizzazione commerciale

Ufficio vendita

Canale distributivo

Settore merceologico

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Elenco delle caratteristiche del modello

FKART Tipo di fattura

BESKZ Tipo di Approvvigionamento

KDGRP Gruppo clienti

KMLAND Paese

KVGR1 Gr. clienti 1

MATKL Gruppo merci

REGIO Regione

VKGRP Gruppo Addetto Vendite

WW001 Elemento matrice

WW002 Categoria fabbisogno

WW006 Modello

WW007 Tipologia prodotto

WW008 Tipologia vendita

WW009 Stagione

WW010 Collezione

WW012 Macro Categoria Merceologica

WW013 Categoria Merceologica

WWBWT Tipo valorizzazione

WWCOL Collezione

WWSEA Codice stagione

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WWPTV Punto Vendita

L’analisi della profittabilità CO-PA dovrà considerare le seguenti caratteristiche di analisi importanti

per Harmont & Blaine (i dati sono effettivi e pianificati):

CANALE Retail and Wholesale

1- Wholesale:

1.1 Italia

1.2 Estero

o WholeSales Europa

o WholeSales Asia

o WholeSales USA

o WholeSales ME

o WholeSales SA

2- Retail:

2.1 Aeroporto

o APT Milano Linate

o APT Capodichino

o APT Fiumicino

o APT Malpensa

2.2 Boutique

o Porto Cervo

o Palermo Jeans

o Riccione

o Portofino

o Bari

o Porto Rotondo

o Sorrento

o Genova

o Salerno

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o Ischia

o Napoli Piazza dei Martiri

o Viareggio

o Napoli Via Scarlatti

o Milano C.so Matteotti

o Palermo

o Forte dei Marmi

o Torino

o Sanremo

2.3 Centri commerciali

o C.C. Auchan Mestre

o C.C. Casamassima

o C.C. Campania

o C.C. Euroma 2

o C.C. Gran Shopping Molfetta

o C.C. Le Fontane Catanzaro

o C.C. Maximall Pontecagnano

o C.C. Chieti Megalò

o C.C. Metropolis Rende

o C.C. Forum Palermo

o C.C. Porta di Roma

o C.C. Roma Est

o C.C. Genova Fiumara

o C.C: La Cartiera Pompei

o C.C. Romagna Center

o C.C. Auchan Taranto

o C.C. Le Befane

o C.C. Vulcano Buono

o C.C. Milano Vulcano

o C.C. Centro Sicilia Misterbianco

o C.C. Conca D'oro

o C.C. Due Mari

2.4 Outlet

o Outlet Serravalle

o Outlet Marcianise Jeans

o Outlet Castel Guelfo

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o Outlet Agira Uomo

o Outlet Agira Donna

o Outlet Agira Jeans

o Outlet Barberino

o Outlet Castel Romano

o Outlet Eboli Uomo

o Outlet Franciacorta

o Outlet Mantova

o Outlet Marcianise Donna

o Outlet Marcianise Uomo

o Outlet Molfetta

o Outlet Mondovì

o Outlet Noventa

o Outlet Palmanova

o Outlet Pescara

o Outlet Soratte

o Outlet Valdichiana

o Outlet Valmontone

o Outlet Vicolungo

3- E-commerce

Altre caratteristiche di analisi sono:

- Brand / Utilizzatore (sesso),

- famiglia,

- tipologia capo (ulteriore suddivisione all’interno della famiglia derivata dalla gerarchia

prodotto).

6.6.4. Derivazione caratteristiche

La Derivazione è l’operazione che il sistema elabora per valorizzare le caratteristiche. La

definizione di una derivazione dipende dalla caratteristica. Ci sono caratteristiche per le quali il

sistema in automatico genera le regole di derivazione al momento in cui si seleziona la

caratteristica nel Settore risultato. Per altre caratteristiche è necessario elaborarle in fase di

customizing.

La base dalla quale parte il sistema per elaborare la derivazione sono i documenti che si registrano

in CO-PA.Ad esempio la registrazione della fattura attiva valorizzerà la caratteristica prodotto, il

cliente, l’organizzazione commerciale, il canale distributivo etc. Inoltre il codice prodotto a sua

volta determina la valorizzazione di tutte le caratteristiche presenti nella sua anagrafica.

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6.6.5. Funzione “Report to Report”

Occorre tenere presente che la struttura della reportistica permette la visualizzazione dei dati

presenti nel conto economico sfruttando i criteri di navigazione predefiniti attraverso le diverse

dimensioni di analisi.

Per ottenere questo risultato è necessario però seguire un particolare percorso informativo

piramidale che permette di passare da una serie di caratteristiche ad un’altra serie, dove

quest’ultima costituisce una selezione di ulteriore dettaglio rispetto alla precedente. Tutto questo

viene consentito dalla funzione “Report to Report” che permetterà di visualizzare i dati relativi ad

un particolare codice cliente solo se preventivamente si sono ristretti gli ambiti di analisi

dimensionale.

6.6.6. Campi valore

I campi valore rappresentano le celle nelle quali si inseriscono gli importi relativi ai documenti che

si registrano in CO-PA. Ad esempio la registrazione della fattura attiva inserirà nel campo valore

Ricavi lordi il valore corrispondente determinato nel Pricing.

L’insieme dei campi valore solitamente determina le poste del conto economico gestionale.

Contrariamente alle caratteristiche non esistono dei campi valore fissi. Ognuno di essi deve essere

creato ad hoc.

Ogni riga del conto economico, tranne i subtotali, sarà creata come campi valore.

6.6.7. Valutazione

La valutazione è un operazione che il sistema elabora per completare i valori durante la

registrazione di alcuni documenti in CO-PA.

Si utilizzerà la valutazione con il calcolo costi per memorizzare in CO-PA il costo del venduto. In

questo modo, quando si registra una fattura attiva, per tutti quei prodotti per i quali è stato calcolato

un calcolo costi, il sistema automaticamente trasferisce in CO-PA il valore del costo del venduto

nelle righe di conto economico predisposte per ricevere questi dati.

Per i prodotti che non hanno distinta base di produzione la valutazione del costo del venduto sarà

fatta rilevando il valore in anagrafica del prodotto che si sta fatturando.

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6.6.8. Esempio Report

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6.7. LISTA REPORT

Di seguito sono descritti i principali report standard previsti per gestite i processi presenti sul

modulo SAP CO per Harmont & Blaine.

Codice Descrizione Report Note Modulo SAP

… ..

KSBL Visualizzazione report

pianificazione CdC

Contabilità → Controlling →

Contabilità per centri di costo →

Sistema informativo → Reports

della contabilità per CdC →

Reports pianificazione → CdC:

riepilogo di pianificazione

PIANIFICAZIONE

CONTABILITÀ

ANALITICA E

INDUSTRIALE

KABL Report Pianificazione Contabilità → Controlling →

Ordini interni → Sistema

informativo → Reports per ordini

interni → Reports pianificazione

→ Ordine: riepilogo pian.

PIANIFICAZIONE

CONTABILITÀ

ANALITICA E

INDUSTRIALE

S_ALR_87013019 Lista: budget/eff./imp.fin. Contabilità → Controlling →



interni → Ulteriori report → Lista:

budget/eff./imp.fin

PIANIFICAZIONE

CONTABILITÀ

ANALITICA E

INDUSTRIALE

S_ALR_87012993 Report confronto

pianificato/effettivo




interni → Confronti pian./eff. →

Ordine:eff./pian./scostamento

PIANIFICAZIONE

CONTABILITÀ

ANALITICA E

INDUSTRIALE

S_ALR_87013340 Report Profit Center Contabilità Controlling

Contabilità per profit center

Sistema informativo Reports

Contabilità per profit Center

ANALISI PROFIT

CENTER

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Codice Descrizione Report Note Modulo SAP

Report orientati a liste

S_ALR_87013611 Report Centri di costo Contabilità → Controlling →




Confronti pian./eff. → CdC:

eff./pian./scostamento

CHIUSURA

PERIODICA

S_ALR_87012993 Report CdC confronto







CHIUSURA

PERIODICA

KKBC_ORD Report di dettaglio Contabilità → Controlling →

Controlling dei costi del prodotto

→ Contabilità per oggetti di costo

→ Controlling costi prodotto in

base a ordini → Sistema

informativo → Report sul

controlling prodotto relativo agli

ordini → Reports di dettaglio →

Per ordini

CHIUSURA

PERIODICA

KE30 Report della profittabilità Contabilità → Controlling →

Analisi della profittabilità →

Sistema informativo → Eseguire

report

CHIUSURA

PERIODICA

MRN9 Analisi della valutazione

dello stock

Logistica → Gestione materiali →

Valutazione → Valutazione di

bilancio → Risultati → Val. bil.

per conto

VALUTAZIONE

DELLO STOCK DI

MAGAZZINO

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6.7.1. Alcuni Esempi di Report standard SAP

KSBL Visualizzazione report

pianificazione CdC





Reports pianificazione → CdC:

riepilogo di pianificazione

PIANIFICAZIONE

CONTABILITÀ

ANALITICA E

INDUSTRIALE

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S_ALR_87013019 Lista: budget/eff./imp.fin. Contabilità → Controlling →



interni → Ulteriori report → Lista:

budget/eff./imp.fin

PIANIFICAZIONE

CONTABILITÀ

ANALITICA E

INDUSTRIALE

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S_ALR_87012993 Report confronto







PIANIFICAZIONE

CONTABILITÀ

ANALITICA E

INDUSTRIALE

S_ALR_87013340 Report Profit Center Contabilità Controlling

Contabilità per profit center

Sistema informativo Reports

Contabilità per profit Center

Report orientati a liste

ANALISI PROFIT

CENTER

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S_ALR_87013611 Report Centri di costo Contabilità → Controlling →




Confronti pian./eff. → CdC:

eff./pian./scostamento

CHIUSURA

PERIODICA

7. Interfacce

Harmont & Blaine demanda ad alcuni sistemi esterni la gestione di alcuni processi logistici.

In particolare la gestione dei negozi (vendite e stock) è affidata a Stores2.

Il sistema RFID gestisce la generazione dei TAG RFID e la spunta dei capi in ingresso ed uscita

dai magazzini di Del Bo e Movimoda.

Movimoda ha un proprio sistema per la gestione dello stock e comunica con il gestionale per

tracciare la merce in ingresso ed in uscita.

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Le vendite B2C sono gestite da un terzista (DROP) che utilizza un sistema di presa ordini Magento

che invia gli ordini al gestionale tramite interfaccia e ne riceve le anagrafiche.

Il sistema Fly-buy viene utilizzato per i riassortimenti, ed in parte per i resi se il riassortimento è

fatto a fronte di un diritto al reso. Tale sistema verrà sostituito da Fiori.

Il sistema DAP invece gestisce il documentale. Sul sistema documentale Harmont & Blaine salva

le fatture attive e passive, i documenti di trasporto e le conferme ordine.

Alcune delle suddette interfacce saranno monitorate attraverso uno strumento sviluppato da ICM.S

che sarà opportunamente customizzato per Harmont & Blaine. In particolare saranno tracciati nel

monitor flussi tutte quelle interfacce che prevedono una sequenza di operazioni a fronte di un'unica

fonte dati ricevuta da un sistema esterno.

7.1. MONITOR FLUSSI

Il monitor flussi è uno strumento di monitoraggio di processi custom più o meno complessi da

eseguirsi in qualsiasi ambito aziendale. Ogni processo o in questo caso flusso è un insieme di step

riutilizzabili (Function Module) e liste oggetti (tabelle di dati) che posti in un predeterminato ordine

sequenziale ci consentono di eseguire attività come l’aggiornamento delle anagrafiche, la

creazione/modifica/rettifica di documenti (movimenti materiale, ordini di vendita, ordini di

produzione, ...) e altro. Inoltre, oltre all’ovvia funzionalità di log delle operazioni svolte, in caso di

errori consente la rielaborazione dello step e la prosecuzione delle successive attività del flusso.

Il monitor flussi si compone quindi principalmente in due parti:

- Monitor e log delle attività svolte - Customizing per la definizione dei processi

7.1.1. Transazione ZFLW1

Tutti i flussi possono essere monitorati e gestiti dalla transazione ZFLW1.

La schermata della Monitor Flussi si presenta in questo modo:

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La parte sinistra contiene la Barra di Comandi e la suddivisione dei vari tipi flussi in

Superclassi/Classi, la parte destra invece contiene il log dello stato dei flussi eseguiti.

La barra degli strumenti viene utilizzata per impostare ordinamenti e filtri:

- Ricerca dei documenti creati dai flussi

- Filtro su date di creazione del flusso

- Ordinamento per società/classe del flusso

- Dettaglio dello stato dei flussi flussi

- Refresh dei dati

La classificazione invece mostra l’organizzazione dei flussi creata a livello di Customizing.

La parte destra del monitor mostra inizialmente gli stati dei flussi e successivamente l’andamento

dei singoli flussi.

Dettagliando un singolo flusso:

Possiamo vedere i seguenti tasti:

- Visualizzazione dei una singola classe flussi

- Flussi in errore

- Flussi non ancora avviati

Barra di

comando

Classificazione

flussi

Barra di

comando

Classificazione

flussi

Log stato dei

flussi

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- Flussi con messaggi di Warning - Flussi terminati con successo - Flussi sospesi - Flussi bloccati -

Nella barra di comando le operazioni più utilizzate ed importanti sono:

- Rielaborazione del flusso (nel caso non sia terminato con successo) - Blocco dei flussi (nel caso di sistemazioni manuali al flusso o che il flusso non sia stato creato

correttamente)

- Lettura della/e liste oggetti coinvolte e generate nel flusso

- Modifica della/e liste oggetti del flusso

7.1.2. Transazione ZMFDOC

Come descritto nel capitolo precedente, ogni flusso è composto da diversi step ognuno dei quali

esegue una determinata operazione. Queste operazioni possono creare dei documenti come

movimento materiale, Ordine di Vendita, Ordine di Trasferimento, Ordine di Produzione, Conferme,

Fornitura, Consegna, Fattura.

Nr del Flusso

Step del

flusso

Documenti

generati

(possibile link alla

Transazione per

visualizzare il

doc.)

Stato generale del

flusso

Barra dei

comandi

Informazioni di creazione del

flusso

Log del flusso

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La transazione ZMFDOC (Report ZMFDOC) consente appunto di ricercare questi documenti. Dal

monitor flussi ZFLW1 lo stesso report è raggiungibile dal pulsante presente nel pannello di

controllo (vedi Gestione monitor flussi - Transazione ZFLW1).

La schermata di selezione si presenta come da immagine:

E il risultato mostrerà i documenti presenti nei vari flussi:

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7.1.3. Job di rielaborazione flussi

Durante l’elaborazione dei flussi ci possono essere alcuni problemi “temporanei”, ad esempio a

blocchi di oggetti da parte di altri utenti.

In questi casi, è necessario rielaborare il flusso che risulterà bloccato in errore tramite il pulsante

.

Visto che questa operazione può essere eseguita solamente se un utente verifica lo stato dei flussi

diventare molto più pratico schedulare dei job che eseguono la rielaborazione dei flussi in errore in

maniera automatica.

Per questo utilizziamo la transazione ZMF. Il report omonimo viene utilizzato per filtrare

direttamente i flussi di una determinata classe senza passare dalla classica transazione ZFLW1

del monitor flussi. Un esempio della schermata iniziale del report può essere la seguente:

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In questo caso, verranno visualizzati i flussi della classe ‘EMCL’ con stato “Da avviare” ,

“Errato” e “Con eccezioni da risolvere” .

Il comando diretto “ELABORA” invece avvia la rielaborazione del flusso bloccato, stessa

funzionalità eseguita tramite il pulsante .

Per eseguire in automatico queste operazioni vengono definiti dei Job (uno per ogni classe flusso)

contenenti 2 step:

- 1° step: report ZJOB_CHECK_TWICE che verifica se il Job è già in esecuzione - 2° step: report ZMF con i parametri di selezione appena presentati (ovviamente la classe flusso

varierà in base alla classe flusso)

Solitamente i Job sono chiamati ZMF_<classe_flw> ed eseguiti da un utente facilmente

riconoscibile (diverso dalle utenze normali per i dipendenti) ad esempio USERJOB.

7.2. RFID e MOVIMODA

Il sistema RFID attuale comunica con il Gestionale di Harmont & Blaine tramite un middleware

basato su SQL server sviluppato in .NET.

Il Sistema RFID si occupa di creare ed associare i tag RFID ad ogni singolo capo. I tag RFID sono

pre-generati e serializzati.

La lettura dei TAG RFID nei processi di entrata merce o spedizione/trasferimento avviene tramite il

passaggio dei capi attraverso tunnel o gabbie. Logisticamente i tunnel RFID sono posizionati sia in

sede, che presso Del Bo e Movimoda. Sono inoltre presenti delle gabbie di lettura RFID (ad

esempio nell’area E-COMMERCE).

Lo scambio dati tra il sistema RFID ed AS 400 avviene tramite lettura/scrittura tabelle di

interscambio definite e gestite su AS/400.

7.2.1.1.Gestione attuale

Anagrafica del TAG

Il processo di creazione ed attribuzione TAG RFID – capo nasce dal gestionale attraverso una

richiesta di stampa etichette per commessa e/o ordini di commercializzato.

Il gestionale alimenta una tabella di confine con tutti gli attributi del campo (modello, tessuto, taglia,

colore, commessa, ean). Il sistema RFID legge i dati dalla tabella ed associa in modo univoco un

TAG per ogni SKU stampando l’etichetta del capo. L’etichetta contiene sia il barcode dell’EAN

della SKU che il barcode del tag RFID.

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Attualmente non c’è una tracciabilità esplicita del MADE IN. Il tag è generato a fronte di una

commessa mono-MADE, pertanto è necessario risalire alla commessa di produzione del TAG per

determinare il MADE-IN del capo.

L’associazione TAG RFID/SKU viene poi scritta su una tabella AS. Il sistema RFID comunica infatti

con il gestionale tramite il codice univoco del TAG associato al capo. Il tag RFID è definito sul

gestionale con un proprio codice materiale, e data la materialità del costo, è strutturalmente

inserito all’interno delle distinte base. In futuro, grazie ad una probabile riduzione sostanziale del

prezzo, si valuterà una sua gestione a consumo.

Entrata merce da fornitore

Le etichette dei capi generate e stampate dal sistema RFID sono inviate al fornitore ed utilizzate

dallo stesso per etichettare i capi.

In fase di ricezione merce, il fornitore imballa i capi in uno o più colli. Ogni collo riporterà il totale

dei capi in esso contenuti.

I controlli che il magazzino esegue sono i seguenti:

a) Controllo visivo DDT fornitore / numero colli reale

b) Scansione del collo (tunnel o gabbia RFID)

c) Associazione di un ID univoco che identifica il collo (stampa da AS400 di un’etichetta

aggiuntiva identificativa del collo). I tunnel sono dotati di bilancia, pertanto possono

contestualmente pesare il collo (il codice dell’imballo utilizzato viene specificato

manualmente dall’operatore).

d) Controllo fisico per ogni collo solo nel caso in cui la quantità letta da RFID non coincida con

quella dichiarata sul collo. Nel caso in cui i capi letti siano inferiori al numero dei capi

riportati sull’etichetta collo, l’operatore procede con l’apertura del collo per la conta manuale

e per controllare che non ci sia qualche capo senza RFID. In questo caso le etichette

mancanti vengono stampate in magazzino.

e) Invio al gestionale delle letture, opportunamente identificate con apposita causale.

Harmont & Blaine riceve le letture sul gestionale e confronta quanto ricevuto con quanto atteso.

Nel caso di entrata merce da ordine d’acquisto verifica che i capi entrati corrispondano a quanto

ordinato. Nel caso di reso cliente, verifica che quanto ricevuto corrisponda a quanto dichiarato

nell’autorizzazione al reso. Nel caso di reso da negozio viene fatto un controllo con quanto

dichiarato dal negozio (bolla di reso su Stores2).

I movimenti di entrata merce rimangono sospesi sino a quando l’operatore non ha concluso le

verifiche e confermata l’entrata.

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La merce una volta accettata viene ingressata e resa disponibile per la spedizione, dopo

opportuna fase di allocazione. Eventualmente è possibile bloccare tutti i colli contenenti un certo

capo di un certo laboratorio per motivi qualitativi della merce, attraverso l’apposizione a sistema di

un flag. Ciò significa che il collo non viene de-assegnato al cliente, ma viene semplicemente

bloccata la spedizione finché il collo non è stato controllato e sbloccato.

I colli ricevuti possono essere pre-assegnati ad un cliente/negozio oppure non assegnati

(assortimenti tipo, campionario, outlet, ed in genere tutto ciò che non è stato comunicato al

fornitore con le disposizioni di imballo).

L’ID collo viene generato in ogni caso dal sistema RFID. Solo dopo l’accettazione della merce è

possibile assegnare il collo al cliente (tramite pistola RF con applicazione gestita su AS400).

Il sistema gestionale analizza tali attribuzioni e verifica la congruenza contenuto collo/ordine

cliente.

Nel caso in cui il collo non risponda a quanto atteso, si procede alla riapertura del collo ed

eventualmente alla creazione un nuovo collo con il contenuto corretto.

Il comando di distruzione del collo viene impartito dal gestionale.

Rispetto all’attuale articolazione dei controlli, viene richiesto di valutare la possibilità di anticipare il

controllo della congruenza dei capi letti dal sistema RFID con la commessa/ordine. Tuttavia, ad

oggi, il limite appare essere legato più ai processi sulla base dei quali sono state implementate le

logiche di funzionamento del sistema RFID che alle potenzialità del futuro gestionale.

Nel caso in cui la merce stia entrando in Movimoda, il movimento di ingresso dello stock viene

inviato tramite interfaccia dal gestionale a Movimoda. Il software di Movimoda aggiorna lo stock

presso i magazzini propri. AS invia inoltre contestualmente anche le anagrafiche degli articoli.

Uscita merce

In uscita merci si distinguono le due casistiche:

Colli già etichettati per cliente o per negozio: viene fatta solo la spunta dei colli e notificata l’uscita merci al sistema RFID che fa dei controlli di coerenza

Altri casi (sfuso o assortimenti tipo): i capi in uscita vengono letti tramite una gabbia RFID. Vi sono delle gabbie in cui il collo viene inserito ed è poi effettuato un controllo di coerenza tra ordine cliente e contenuto del collo.

Per quanto riguarda Movimoda il gestionale invia la bolla di consegna per consentire il prelievo e

dopo la risposta di Movimoda con le quantità prelevate re-invia la bolla per autorizzare la

spedizione. Nel secondo caso la bolla contiene solo l’indicazione dei colli da spedire, senza il

dettaglio del contenuto.

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Trasferimenti

I trasferimenti interni dai magazzini Del Bo a Movimoda vengono letti in uscita e verificati in

ingresso. La bolla di trasferimento è emessa sul gestionale. Lo stesso vale per l’invio capi a

ripristino.

E’ possibile utilizzare i varchi RFID anche per le procedure inventariali (con opportune causali).

Harmont & Blaine non esclude la possibilità in futuro di eseguire l’inventario dei negozi tramite

scanner RFID.

Inventario

Attualmente l’inventario viene fatto facendo passare sotto il tunnel RFID tutti gli articoli, compresi i

colli cliente.

Gestione dello stato del TAG

Il sistema RFID tiene conto dello stato del singolo tag per controllare se compatibile con la causale

scelta dall’operatore per la movimentazione, dal momento infatti che ne traccia l’ingresso a

magazzino, l’uscita, l’attribuzione al cliente ogni causale utilizzata deve poter essere compatibile

con lo stato del TAG (ad esempio per evitare una doppia scansione in uscita).

7.2.1.2.Gestione proposta

Lo scambio dati tra SAP ed il sistema RFID sarà fatto utilizzando un DB di interscambio,

esattamente come per la gestione attuale.

Il TAG non sarà gestito in SAP; l’attribuzione univoca del codice TAG alla singola SKU

(articolo/tessuto/colore/taglia/madein/ean) sarà presente solo sul db di interscambio dati. Sarà

pertanto compito del sistema RFID mantenere i controlli di congruenza dello stato del TAG con la

causale di movimentazione.

SAP utilizzerà quindi tale tabella di confine per decodificare le letture ricevute dal sistema RFID o

per ricostruire lo storico del TAG qualora l’informazione sia richiesta in SAP.

Sarà invece riportato in SAP l’id univoco che il sistema RFID associa al collo cliente/negozio (non

ai colli tipo che resteranno generici). In generale in SAP si gestirà un magazzino a colli per quanto

riguarda i colli già etichettati e pre-assegnati al cliente. Tutto il resto verrà gestito come sfuso. La

gestione generica dei lotti tipo con Movimoda sarà invece gestita con un codici pre-pack definiti

appositamente. Non sarà pertanto gestito alcun ID collo per i pre-pack.

Gestione del TAG

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Analogamente alla gestione attuale, SAP invierà al sistema RFID l’elenco delle commesse di

produzione lanciate o degli ordini di acquisto di prodotti finiti a fronte del quale il sistema RFID

dovrà generare i TAG e stampare le etichette da inviare ai fornitori. Sarà anche possibile re-inviare

al sistema RFID il comando di stampa, ad esempio per eventuali etichette che sono state smarrite.

Eventuali integrazioni successive alle commesse potranno essere gestite generando nuovi ordini

di acquisto o di produzione, quindi nuovi TAG RFID, senza bisogno di una ristampa.

Successivamente in SAP sarà eseguito il processo di pre-allocazione della merce al cliente o al

negozio per la merce di prima linea. Sarà inviata al db di interscambio la ripartizione della

commessa o dell’ordine d’acquisto negli ordini cliente/negozio. Tale informazione sarà inviata pure

al fornitore (disposizioni di imballo).

Entrata merce

Il processo di entrata merce in SAP nascerà dalla lettura dei colli sul sistema RFID.

Distinguiamo le seguenti casistiche.

Ricezione dei colli cliente

I colli della prima linea destinati ai clienti wholesale o alle boutique arriveranno con un’etichetta

collo contenente il numero di ordine di vendita del cliente o il numero ordine di trasferimento del

negozio ed il numero totale dei capi in esso contenuto.

Il sistema RFID leggerà i tag degli articoli contenuti nel collo e l’operatore controllerà che il numero

di capi sia coerente con quanto dichiarato in bolla. In caso di differenze si procederà come oggi

all’analisi ed alla risoluzione manuale del problema (tag mancante che deve essere ristampato, tag

invertito, ecc). Una volta superati i controlli, SAP FMS genererà tramite apposita funzione un ID

univoco da associare al collo e ne stamperà relativa etichetta barcode da applicare ad esso. Il

sistema RFID associerà l’ID collo ai tag in esso contenuti, ne determina il peso, ed esporta i dati

con il suo contenuto verso il db di interscambio dati.

L’associazione del collo all’ordine cliente non viene fatta dal sistema RFID. Dovrà essere fatta da

un tool esterno SAP. Il legame tra collo e ordine sarà mantenuto nella tabella di interscambio.

I dati relativi ai colli cliente saranno quindi acquisiti da SAP attraverso un accesso al db di

interscambio.

L’elaborazione dei dati relativi al collo scatenerà i seguenti processi in sequenza, in automatico e

monitorabili attraverso il BFC (monitor flussi).

Se il collo ingressato è relativo ad un ordine di acquisto:

- Creazione inbound delivery con il totale della merce ricevuta relativa all’ordine d’acquisto

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- Creazione dei colli sull’inbound delivery (handling unit in SAP). Il collo creato riporterà l’ID

univoco generato sul sistema RFID ed eventuali ulteriori caratteristiche del collo (peso,

volume).

- L’entrata merci della inbound delivery renderà disponibile lo stock sul magazzino colli e

sarà visibile e movimentabile come un'unica entità.

- Assegnazione del collo all’ordine cliente (ARUN)

Se il collo invece è ricevuto a fronte di un ordine di produzione:

- Entrata merce dello stock contenuto nel collo su magazzino sfusi

- Trasferimento dello stock da magazzino sfusi a magazzino colli. Il processo standard

prevede un movimento logico che crea una inbound delivery sulla quale viene poi creato

fisicamente il collo (handling unit in SAP). Il collo creato riporterà l’ID univoco generato sul

sistema RFID ed eventuali ulteriori caratteristiche del collo (peso, volume).

- L’entrata merci della consegna renderà disponibile lo stock sul magazzino colli e sarà

visibile e movimentabile come un'unica entità.

- Assegnazione del collo al cliente (ARUN)

Ricezione dei pre-pack

Il pre-pack sarà definito come un set fisso di taglie e colori dello stesso articolo. Tale tipologia di

assortimento è solitamente utilizzata per le linee HBJ e HS.

L’ingresso dei pre-pack sarà pilotato da una apposita causale. Il collo in ingresso potrà essere

preassegnato o libero, ovvero senza alcun riferimento ad ordine negozio.

Il processo di entrata merce sarà realizzato in SAP con i seguenti processi in sequenza:

- Entrata del pre-pack su magazzino dedicato (saranno rilevati il numero di colli fatti entrare)

- Eventuale assegnazione al negozio (ARUN) se esiste una pre-assegnazione.

Ricezione della merce sfusa

Tutto ciò che non è riconducibile ad un collo cliente/negozio o al pre-pack verrà ingressato come

sfuso in apposito magazzino.

In SAP sarà fatto un movimento di entrata merci da ordine d’acquisto o di produzione sul

magazzino sfusi.

Uscita merce

Il processo di uscita merci in SAP è sempre guidato da una bolla di consegna o di trasferimento.

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La richiesta di prelievo (bolla) può essere utilizzata come lista di prelievo per il magazzino.

Distinguiamo i seguenti casi di prelievo per spedizione o trasferimento:

Prelievo colli cliente/negozio prima linea

SAP produce una lista di prelievo (picking) con l’elenco dei colli da prelevare. La picking conterrà

gli ID collo generati dal sistema RFID da prelevare. La richiesta di prelievo sarà esportata sul DB di

confine.

Il prelievo dei colli non avverrà tramite l’utilizzo del portale RFID. Sarà sviluppato un tool per

rilevare i colli prelevati (tramite lettore RF collegato ad un PC). L’elenco dei colli prelevati per bolla

sarà memorizzato sul db di confine. SAP acquisirà il prelievo dei colli dal db di interscambio; i colli

saranno legati alla bolla di consegna e sarà aggiornato lo stato di prelievo che a questo punto sarà

pronta per la spedizione.

Prelievo pre-pack

La lista di prelievo proposta da SAP conterrà il numero di pre-pack da prelevare. Dal momento che

i pre-pack sono gestiti solo presso Movimoda i dati di prelievo sarano esportati allo stesso modo

sul db di confine ma la conferma del numero di pre-pack sarà eseguita dal software di gestione

magazzino di Movimoda. In SAP, acquisito il prelievo, sarà aggiornato solo il numero di pre-pack

prelevati senza alcuna indicazione dell’ID collo prelevato. Aggiornato il prelievo la consegna

risulterà spedibile e dovrà essere nuovamente esportata sul db di interscambio, con un apposito

stato (es. ‘prelievo completato’) in modo tale che Movimoda possa procedere alla spedizione.

Prelievo sfusi

La lista di prelievo prodotta in SAP conterrà solo l’elenco delle sku da spedire.

La richiesta di prelievo sarà esportata sul db di confine con l’elenco degli articoli da prelevare

(senza alcun riferimento al TAG).

Il sistema RFID risponderà con i capi prelevati ed il collo (o i colli) creati. In SAP si procederà ad

aggiornare il prelievo e creare i relativi colli in consegna.

Invio prodotti finiti a fornitore

Per l’invio dei prodotti finiti in riparazione (o in ripristino dei resi di fine stagione) presso fornitore,

dal magazzino “Resi” potrà essere creato un documento di consegna SAP con un codice generico,

che sarà trasmesso al portale RFID e potrà essere “riempito” dinamicamente con le SKU lette dal

portale RFID. Ciò comporterà pertanto sempre un passaggio sotto il portale RFID dei pezzi da

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inviare al fornitore per la riparazione/ripristino di fine stagione. Questo perché le letture da portale

RFID in entrata ed in uscita dai magazzini Harmont & Blaine sono necessarie per mantenere

allineata puntualmente la giacenza e quindi i magazzini fiscali. Questo flusso si configura come

“gap” di progetto.

Poiché questo processo verrà gestito da Movimoda, ma è comunque necessario definire una bolla

in SAP, che potrà poi essere alimentata dalle letture RFID, sarà da valutare da parte di Harmont &

Blaine se dare accesso a SAP al personale Movimoda.



Trasferimenti interni

I trasferimenti interni che saranno trattati tramite interfaccia sono i trasferimenti tra siti ovvero tra

Del Bo e Movimoda. Eventualmente da considerare i movimenti tra e da E-Commerce che avrà un

sito dedicato.

Gli ordini di trasferimento nasceranno in SAP. La stampa dell’outbound delivery costituirà la lista di

prelievo per il sito cedente. Prelevata (tramite RFID) la merce, sarà inviata al sito di destinazione.

La merce spedita sarà tracciata come stock viaggiante. Al momento dell’uscita merce SAP genera

una inbound delivery sul sito ricevente. La inbound delivery sarà utilizzata per riscontro della

merce presso il sito ricevente. Il sistema RFID in questo caso rileverà i capi letti in ingresso; in SAP

si registra il prelievo e l’entrata merce sulla inbound delivery.

Si riassumono di seguito le interfacce ed i processi da implementare tramite le tabelle di

interscambio dati.

Origine Destinazione Utilizzatore Processo Dettaglio

SAP Db

interscambio

RFID

Movimoda

Generazione

commessa/Oda

Invio dettaglio SKU per

commessa o ordine

d’acquisto

RFID db

interscambio

SAP

Movimoda

Generazione TAG Generazione TAG per

commessa /oda

SAP db

interscambio

Assegnazione colli

cliente/ pre-pack

Invio ordini di vendita o di

trasferimento per

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commessa/oda

RFID Db

interscambio

Entrata merce Invio letture TAG per

collo/ordine o sfuso

SAP Db

interscambio

Assegnazione

SAP db

interscambio

Movimoda Entrata merce Documento di entrata merci

registrato in SAP

SAP Db

interscambio

RFID

Movimoda

Bolla di

consegna/trasferimento

Invio consegna +

colli/prepack/sfusi

RFID Db

interscambio

Prelievo per consegna Invio sfusi prelevati

Tool

prelievo

Db

interscambio

SAP Prelievo per consegna Prelievo colli cliente (prima

linea)

Movimoda Db

interscambio

SAP Prelievo per consegna

Prelievo pre-pack

SAP DB

interscambio

Movimoda Conferma spedizione Bolla pre-pack confermata

per la spedizione

Tutte le altre tipologie di rettifiche che non comportano la produzione di una bolla di

accompagnamento dovranno essere eseguite manualmente sia sul sistema SAP che sul sistema

RFID (es, scarichi a centro di costo, ecc).

Inventario

La procedura inventariale SAP standard prevede la produzione di uno o più documenti di

inventario per i codici oggetto di verifica. Per ogni sku proposta nel documento SAP si aspetta il

relativo conteggio. E’ possibile analizzare le differenze riscontrate prima di registrare le rettifiche

effettive.

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Per quanto riguarda Harmont & Blaine si propone di effettuare una conta fisica dei colli

cliente/negozio e non del loro contenuto. I pre-pack ed i capi sfusi invece potranno seguire la

procedura di conta standard.

Alternativamente tramite lo sviluppo di un programma ad hoc è possibile ricevere lo stock ad una

certa data da parte del sistema RFID, confrontarlo con la giacenza in SAP ed applicare le rettifiche

in SAP tramite causali dedicate e tracciabili.

Si riporta di seguito una slide riassuntiva dei processi su cui sono coinvolti i sistemi RFID e

Movimoda.

7.2.1.3.GAP RFID

E’ stato richiesto un report per interrogare lo stato del TAG tramite il db di interscambio dati.

Anche il flusso di invio prodotti finiti in riparazione a fornitore (tramite bolla SAP riempita

dinamicamente da lettura RFID) risulta un gap di progetto.

Per quanto riguarda Movimoda sono state richieste le seguenti interfacce aggiuntive: anagrafica

articoli, bolla di entrata merci (in SAP movimento di entrata merce a fronte di ordine d’acquisto o

ordine di produzione), poiché era previsto nello scope di progetto la sola interfaccia con Movimoda

per le richieste di prelievo per spedizione. Tali interfacce aggiuntive risultano pertanto gap di

progetto.

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Come previsto da offerta, i dati anagrafici e di movimento (bolle) per Movimoda saranno esportati

sullo stesso db di confine del sistema RFID e normalizzati, ovvero con formato unico per entrambi i

sistemi. Se non è possibile avere un formato unico di interscambio dati, tutte le interfacce dedicate

per Movimoda sono da considerasi come gap di progetto.

L’anagrafica articoli sarà già esportata verso il db di interscambio per la generazione dei TAG.

Qualora Movimoda richiedesse un formato diverso da quello esportato, tale nuova interfaccia sarà

considerata un GAP di progetto.

7.3. STORE2

Store2 è il sistema che gestisce le vendite e lo stock presso i negozi. Tramite Stores2 è inoltre

possibile gestire i trasferimenti tra i negozi ed i resi verso il deposito centrale.

SAP gestirà le interfacce attualmente in essere con il gestionale AS400 con le medesime logiche.

E’ richiesto, a differenza dell’attuale gestione, che Stores gestisca un magazzino apposito per la

merce in conto vendita distinta dalla merce di proprietà. E’ richiesto infine che venga tracciata la

modalità di pagamento tramite buono, attualmente non utilizzata e causa di alcune squadrature.

Si riporta di seguito uno schema generale e successivamente il dettaglio delle interfacce coinvolte.

7.3.1. Interfacce da Gestionale a Stores2

Anagrafiche

Attualmente AS400 è il master delle anagrafiche. I prodotti, con le relative varianti, sono definiti

sull’attuale gestionale ed inviati massivamente e quotidianamente a Stores2 con job serale. Per

ogni singola variante del prodotto viene inviato inoltre il relativo EAN code.

Harmont & Blaine codifica tutte le tipologie di prodotto in vendita su AS400, siano esse di proprietà

o in conto vendita (Harmont & Blaine Junior, calzature) anche se queste ultime non sono tracciate

nella giacenza del Gestionale.

SAP sarà quindi il master per quanto riguarda le anagrafiche. I dati anagrafici verranno inviati in

modo massivo e con cadenza giornaliera a Stores2 con job serale.

Attributi

AS400 invia giornalmente tutte le informazioni legate al prodotto, in termini di scalarini taglie e

stagioni di vendita (intesa come PE o AI); alla stagione viene poi legato l’anno di riferimento.

SAP invierà le stesse informazioni quotidianamente.

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Listini

Il Gestionale AS400 è il master dei listini. Per listini si intendono: listino di sell-out e listino saldi.

Eventuali promozioni o sconti manuali vengono gestiti direttamente su Stores2. I listini sono inviati

giornalmente o a richiesta. Viene inviato sempre il listino pieno e non le sole modifiche.

La gestione resterà analoga con SAP. I listini full-price e saldi saranno definiti in SAP ed inviati

giornalmente o a richiesta a Store. Eventuali promozioni flash continueranno ad essere gestite

direttamente in Stores2. Stores poi invierà a SAP lo sconto applicato.

Bolle

Il Gestionale invia giornalmente tutte le bolle di spedizione dal magazzino centrale ai negozi a

Stores2. La giacenza del magazzino centrale e del negozio viene aggiornata sul Gestionale al

momento dell’emissione della bolla. La giacenza presso il negozio su Stores2 risulta invece

disponibile solo al momento della conferma della bolla prima della quale la merce risulta in stato

“sospeso”. Non è gestito pertanto lo stato di merce in viaggio sul Gestionale. L’unico strumento

che l’utente ha per evidenziare la merce in viaggio è analizzare la merce in sospeso su Stores2.

Per quanto riguarda il carico della merce in conto vendita (ad esempio H&B Junior) che viene

approvvigionata in modalità direct-shipping dal fornitore, viene fatto un carico fittizio della merce

presso un magazzino logico di transito sul Gestionale e successivamente emessa la bolla di

spedizione che scarica il magazzino di transito e notifica a Stores2 la bolla per consentire la

ricezione della merce, cosi come per le spedizioni della merce di proprietà. In questo caso

specifico non viene tracciata alcuna giacenza della merce in conto vendita presso il Gestionale.

Store2 gestisce anche la giacenza della merce in conto vendita ma non la distingue in alcun modo

dalla merce di proprietà. Gestisce infatti un unico magazzino per negozio.

SAP invierà le bolle Stores2 una volta registrata l’uscita merce. La merce non sarà però

automaticamente caricata in giacenza del negozio ma resterà in uno stato particolare (merce in

transito) sino ad avvenuta conferma della ricezione in Stores2. La merce in viaggio in SAP

corrisponderà alla merce sospesa in Stores2.

La conferma della bolla in Stores2 scaricherà lo stock in transito ed aggiornerà lo stock disponibile

presso il negozio. Eventuali rettifiche saranno registrate in SAP previa approvazione dal parte

dell’utente.

E’ richiesta la definizione in Stores2 di un nuovo magazzino per ogni negozio che gestisce merce

in conto vendita, in modo da separare logicamente lo stock e favorire la corretta movimentazione

in SAP. In particolare si fa riferimento allo stock per le calzature e per la linea kids.

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7.4. Interfacce da Stores2 a Gestionale

Movimenti

Tramite l’interfaccia dei movimenti Stores2 trasmette quotidianamente gli scontrini (vendita, cambi

merce, emissione di buoni), le rettifiche inventariali, le rettifiche scaturite dalla conferma delle bolle

(eccedenze o ammanchi a fronte della conferma di una bolla), trasferimenti tra negozi e relative

rettifiche ed i resi al deposito centrale.

Le rettifiche giunte al Gestionale sono solitamente analizzate prima di procedere alla modifica della

giacenza presso il negozio, che viene fatta in ogni caso manualmente. Sono soggette a particolare

attenzione le rettifiche derivanti da differenze tra merce spedita a negozio e merce ricevuta, in

quanto soggetta a controllo ed eventuale richiesta di risarcimento al vettore in caso di ammanchi.

La merce “mancante” viene attualmente posta in un magazzino “furti” non fiscale sino a completa

verifica e gestione della pratica.

Il processo di verifica dei resi a magazzino da negozio è sottoposto alle stesse modalità di

controllo. Se al deposito centrale arriva merce in eccesso, dal momento che la lettura dei codici

avviene tramite RFID, si procede allo scarico manuale della merce ricevuta in eccesso dal negozio

sul Gestionale. La differenza viene registrata anche su Stores2.

Nel caso in cui la merce ricevuta sia in difetto si procede ai controlli come per gli ammanchi relativi

alle bolle.

La richiesta di Harmont & Blaine è di gestire in automatico tutte le rettifiche che non richiedano

controllo approfondito, ovvero i casi di merce ricevuta in eccesso al negozio o resa in eccesso, e di

notificare e far gestire all’utente i casi in cui si verifichino ammanchi.

I trasferimenti tra negozi arrivano sempre tramite l’interfaccia dei movimenti. In genere tra la fase di

spedizione dal negozio cedente alla ricezione del negozio destinatario passa qualche giorno. Lo

scarico del cedente ed il carico del destino vengono quindi registrati in momenti differenti ma

contabilmente registrati nella stessa data (data di spedizione della merce).

Anche in questo caso è possibile tracciare la merce in viaggio solo su Stores2 analizzando la

merce sospesa presso il negozio ricevente.

Per quanto riguarda gli scontrini sono tracciati con opportune causali i resi cliente ed i cambi merce

che scatenano una rettifica positiva presso il negozio. A fronte di un reso cliente Harmont & Blaine

può emettere un buono. Tali buoni sono codificati solo su Stores2 e non sul gestionale.

In SAP il flusso dei movimenti sarà gestito in modalità automatica attraverso il Monitor Flussi. Ad

ogni scontrino/movimento corrisponderà un flusso univoco di movimentazione. Si valuterà in fase

di realizzazione se differenziare i flussi per tipologia di movimento (vendita/resi/rettifiche).

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I movimenti saranno registrati automaticamente (giornalmente) a seguito della ricezione dei dati da

Stores2. Bisognerà predisporre una tabella di mapping tra le causali di movimentazioni in Stores2

ed analogo movimento logico in SAP; è fondamentale quindi l’utilizzo del magazzino conto vendita

per movimentare in modo corretto la merce venduta.

Corrispettivi

Stores2 invia all’attuale Gestionale (AS400) i corrispettivi con il dettaglio degli scontrini tramite il

flusso dei movimenti. I corrispettivi tengono conto delle vendite della merce di proprietà e della

merce in conto vendita (calzature ed Harmont & Blaine Junior).

Per ogni articolo venduto Stores gestisce il prezzo di vendita originale, quello finale e gli sconti

applicati. Per quanto riguarda in particolare gli sconti, questi restano su Stores2, mentre in

contabilità arriva direttamente solo il netto; in BI invece arriva l’informazione di dettaglio nell’ambito

del flusso diretto analitico da Stores2 alla BI.

In caso di reso o cambio merce, il negozio può emettere un buono. L’importo di tale buono verrà

poi scorporato sullo scontrino da Stores2 al momento della vendita. I negozi Harmont & Blaine

vendono anche Gift Card. La codifica delle Gift Card è fatta direttamente su Stores2. Il Gestionale

non codifica tali articoli.

In SAP i corrispettivi saranno registrati con scrittura diretta in contabilità. In particolare i corrispettivi

saranno registrati con un documento contabile rilevante IVA:

Negozio 1000

Corrispettivi 800

IVA 200

E’ possibile, a seguito di errato importo digitato sul POS, che il negozio faccia un rimborso in

contanti al cliente. Tale rimborso è tracciato nello scontrino e nelle modalità di pagamento. Tale

casistica viene poi gestita direttamente a mano sul sistema AS 400; la stessa modalità di gestione

manuale su AS 400 viene applicata alla casistica che prevede la restituzione dei contanti al cliente

che effettua un reso e non trova articoli sostitutivi.

Le eventuali fatture richieste dal cliente finale sono gestite solo su Stores2. Nessun dato viene

trasferito al Gestionale.

Tutti i dati delle vendite e dei clienti (CRM) sono trasferiti al Gestionale, anche se non utilizzati

direttamente, ma necessari per le analisi su BI.

L’analisi del venduto è attualmente fatta sulla BI tramite i dati acquisiti dal Gestionale.

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Pagamenti

Stores2 invia quotidianamente le modalità di pagamento utilizzate in negozio (contanti, POS, CC,

bonifico). Non esiste una causale relativa all’utilizzo del buono. L’incassato odierno viene decurtato

dell’importo dei buoni utilizzati. In tale ambito i buoni regalo rappresentano un punto di attenzione

ad oggi in quanto non se ne ha la visibilità: ad es. a fronte di una vendita di 200 euro dei quali 100

coperti da un buono, si ha l’informazione solo dei 100 euro incassati.

L’incassato del giorno viene controllato da Harmont & Blaine e quadrato dopo la registrazione sul

Gestionale.

Attualmente non esiste alcuno strumento di controllo prima dell’acquisizione del dato pertanto

l’attività di quadratura a posteriori richiede parecchio tempo.

Infatti ad oggi viene effettuato un controllo tra quanto registrato come corrispettivi nei negozi (Pos

e Cassa) e quanto presente sul documento cartaceo inviato in sede. Il documento cartaceo

contiene tutti i movimenti di dettaglio (distinti tra POS e Cassa), il flusso da Stores2 invece

trasferisce due righe di totale e la quadratura avviene confrontando questi dati di totale con la

distinta movimenti cartacea che contiene i dettagli.

Nel caso in cui sia necessario modificare qualche dato, non si interviene su Stores2 ma si procede

a modificare solo su AS400 (ad esempio in caso di resi nei negozi). Pertanto, dal momento che

Stores2 alimenta sia AS 400 sia la BI con due flussi paralleli, ne consegue che, a fronte di

modifiche effettuate solo su AS 400 e non anche su Stores2, ci sia un disallineamento tra AS400

(dove avvengono le modifiche) e la BI (che non recepisce le modifiche di AS400).

In SAP i corrispettivi del giorno per negozio dovranno essere quadrati con la somma delle differenti

metodologie di pagamento registrate. Dal momento che attualmente non tutte sono mappate (es.

buoni) si richiederà la definizione di tutte le causali mancanti in Stores2.

La registrazione contabile stornerà la partita del negozio aperta con la rilevazione dei corrispettivi e

rileva i versamenti sui conti transitorio POS e transitorio versamenti:

Tr.

Versamenti 500

Tr. POS 500

Negozio 1000

Spese

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Esiste un flusso che traccia tutte le uscite di cassa per spese varie. Anche queste informazioni

sono esportate quotidianamente. I negozi inseriscono l’uscita di cassa e poi su AS 400 viene

registrata la relativa scrittura “spese varie @ fornitore”.

Analoga scrittura verrà eseguita in SAP.

Versamenti

Il flusso dei versamenti prevede sia i versamenti in banca che i versamenti di contanti presso la

sede.

In SAP saranno tracciati tramite scrittura diretta in contabilità su conti opportunamente definiti.

Scritture in CO-PA

L’analisi della profittabilità prevede delle scritture dirette in CO-PA. La scrittura nascerà dall’analisi

dei movimenti di vendita ricevuti da Stores2 e dovrà rispettare i criteri di analisi indicati dal cliente.

Si rimanda al capitolo relativo all’analisi della profittabilità per il dettaglio delle scritture.

Inventario

E’ necessario che Stores2 esporti giornalmente la giacenza del negozio. E’ necessario, lato SAP,

sviluppare un programma che analizzi lo stock ad una certa data del negozio e confronti la

giacenza in SAP con la giacenza dichiarata da Stores2.

Sarà possibile registrare le eventuali differenze come rettifiche inventariali.

Riepilogo interfacce da sviluppare

Origine Destinazione Processo Dettaglio

SAP Stores2 Anagrafiche Anagrafica articoli, varianti, ean

SAP Stores2 Listini Listino full-price e saldi

SAP Stores2 Bolle Bolle di spedizione a negozio (carico)

Stores2 SAP Scontrini

(movimenti)

Vendite, cambi merce su scontrino.

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Stores2 SAP Rettifiche

(movimenti)

Rettifiche da carico, rettifiche da trasferimento,

rettifiche inventariali

Stores2 SAP Corrispettivi

(movimenti)

Registrazione corrispettivi di vendita per negozio

Stores2 SAP Controlling e

Analisi

profittabilità

(movimenti)

Registrazioni CO-PA

Stores2 SAP Pagamenti Dettaglio modalità di pagamento (contanti, pos,

cc, buoni)

Stores2 SAP Versamenti Versamenti in banca o presso sede

Stores2 SAP Spese Spese di cassa

Stores2 SAP Trasferimenti

(movimenti)

Trasferimenti tra negozi (bolle)

Stores2 SAP Conferma

bolle

(movimenti)

Conferme bolle di carico o di trasferimento

Stores2 SAP Resi

(movimenti)

Bolla di reso

Stores2 SAP Giacenza Giacenza ad una certa data presso il negozio

(suddivisa per merce di proprietà e merce in

conto vendita)

7.4.1. Gap emersi

E’ stato richiesto uno strumento per monitorare le differenze in caso di spedizione di merce da

centro di distribuzione a magazzino o trasferimento tra negozi o reso a centro di distribuzione. In

caso di differenze elevate è necessario infatti fare indagini accurate per accertare le differenze.

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A tal proposito si propone lo sviluppo di un report custom che evidenzi per alcune tipologie di

movimento (da individuare tramite opportuno flag nella tabella di mapping delle causali) le

eventuali differenze rilevate.

Sarà possibile validare le diverse registrazioni direttamente dal monitor per poi sottometterle alla

gestione automatica del monitor flussi.

Tutti gli aggiornamenti che avranno impatto sulla giacenza di Stores2 e che scaturiranno da questa

analisi dovranno essere eseguiti manualmente, ovvero non è prevista una interfaccia di rettifica

automatica dello stock del negozio su Stores2.

7.5. E-commerce Magento

Il sistema utilizzato da Harmont & Blaine per l’e-commerce è Magento.

Il dettaglio dello scambio dati tra il gestionale in essere e Magento è stato trattato nel capitolo

riservato all’e-commerce. Di seguito si citeranno le interfacce da sviluppare tra SAP e Magento.

Le interfacce in ingresso in SAP saranno tracciate attraverso il monitor flussi (modalità asincrona).

Origine Destinazione Processo Dettaglio

Magento SAP Anagrafica

clienti

Gli acquirenti si registrano direttamente su

Magento. I dati anagrafici devono essere trasferiti

a SAP al momento dell’acquisto

SAP Magento Anagrafica

articoli

SAP deve produrre un file excel con l’elenco degli

articoli destinati al canale web. Il file sarà poi

arricchito manualmente dagli utenti con

informazioni gestite solamente all’interno di

Magento

SAP Magento Listini SAP deve inviare i listini di vendita full-price o

sales. Per l’estero viene applicato un markup in

base al paese di destinazione direttamente su

Magento. Gli sconti sono gestiti direttamente su

Magento

SAP Magento Disponibilità SAP deve esporre la disponibilità dello stock per

Magento. Valutare se esportare la giacenza

periodicamente o pubblicare un web service per

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avere la disponibilità in tempo reale.

Magento SAP Ordine di

vendita

Magento invierà l’ordine di vendita inserito dal

cliente in SAP.

SAP Magento Feedback

ordine di vendita

SAP deve inviare un feedback sulla creazione

dell’ordine di vendita.

7.6. Fly-buy e order entry

I sistemi Fly-buy ed order entry sono attualmente utilizzati dagli agenti per caricare gli ordini di

riassortimento e per i resi.

Tali sistemi saranno sostituito da FIORI un add-on di SAP studiato appositamente per le esigenze

del mondo della moda.

Per ulteriori informazioni a riguardo fare riferimento all’apposito paragrafo nel capitolo delle

vendite.

7.7. Sistema documentale

Harmont & Blaine utilizza un Sistema documentale per l’archiviazione delle fatture attive e passive

e delle DDT.

7.7.1. Ciclo passivo

Attualmente Harmont & Blaine registra le fatture passive sul proprio sistema gestionale ed allega la

scansione della fattura passiva ricevuta dal Fornitore.

Dopo aver registrato la fattura passiva sul sistema gestionale, prima di scansionare la fattura

cartacea AS400 genera una etichetta che poi viene apposta sulla fattura cartacea.

Successivamente procede alla scansione del documento con gli eventuali allegati. Eventuali

modifiche comportano la ristampa (rigenerazione di una nuova etichetta) e la nuova scansione

sostituisce la precedente.

L’etichetta apposta sul documento contiene le seguenti informazioni: data registrazione fattura,

codice fornitore, Protocollo IVA ed una serie di righe (al massimo 4) su cui è possibile riportare una

serie di conti CoGe.

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Tali informazioni potranno poi essere utilizzate per ricercare ed eventualmente ristampare la

fattura passiva tramite il sistema documentale.

Si allega un esempio della fattura passiva con relativa etichetta.

Tale operatività sarà proposta analogamente in SAP.

7.7.2. Ciclo attivo

L’archiviazione delle fatture passive e delle DDT (documenti di trasporto) è trasparente per

l’utente. Un job notturno rileva infatti tutte le fatture e le DDT emesse in giornata e non ancora

archiviate (informazione riportata su un campo di testata del documento) ed esegue la stampa del

documento e l’archiviazione dello spool sul sistema documentale.

In questo caso non è necessaria la gestione di alcuna etichetta. La ricerca dei documenti sul

sistema documentale può essere fatta, infatti, tramite il numero fattura o DDT generato dal

gestionale stesso.

I dettagli tecnici relativi alla creazione del file e successiva trasmissione del dato saranno

approfonditi in fase di analisi.

In SAP la generazione dei documenti sarà legata ad un messaggio di stampa ad hoc per ogni

tipologia di documento coinvolta (ordine, consegna, fattura). Il messaggio potrà essere elaborato in

tempo reale a salvataggio del relativo documento o tramite job notturno.

Scansione fattura

passiva.pdf

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7.8.

8. Strategia di CUT-OFF

La strategia di cut-off è stata definita in modo da ridurre il rischio e l’impatto complessivo di avvio

del nuovo sistema SAP FMS, tenendo conto dei requisiti della parte amministrativa e dei vincoli

operativi tipici dei ciclo stagionale del fashion. L’esigenza è infatti quella non spezzare l’esercizio

contabile su due sistemi e quindi di partire a gennaio 2017, ma questo periodo non è compatibile

con l’operatività del ciclo stagionale che si trova in piena attività sulla PE17 e con il periodo

natalizio e i saldi di fine stagione della AI16 nei punti vendita. Per mitigare il rischio complessivo, lo

scenario di go-live della parte operativa deve essere sincronizzato con i lanci in produzione della

nuova stagione AI17. In termini di piano di progetto, questo comporta uno slittamento del go-live di

tutto ciò che non è amministrazione al 1 Marzo 2017.

Il go-live SAP sarà quindi articolato in due step:

01/01/2017 Contabilità: in modo da consentire la chiusura del bilancio 2017 in SAP.

01/03/2017 Logistica/Operation: in modo da intercettare il lancio in produzione delle

commesse per la stagione AI17.

Secondo questo approccio, dal 9 gennaio gli utenti cominceranno a lavorare su SAP per la sola

parte amministrativa. Il resto delle funzioni avrà un avvio simultaneo al primo marzo 2017. Questo

significa che il set up della stagione AI2017, comprensivo dell’approvvigionamento dei campionari

e dell’avvio della campagna vendite, avverrà sul sistema AS400 attuale, mentre

approvvigionamenti di prodotti finiti e produzione della stessa saranno realizzati direttamente in

SAP.

Nel periodo di delay tra la partenza della contabilità e del resto della Logistica/Operation, della

durata di circa 40 giorni, è necessario che alcune attività amministrative vengano duplicate

manualmente sui due sistemi. In particolare le fatture attive verranno emesse da AS400 e

registrate manualmente in SAP, mentre le fatture passive dovranno essere registrate in SAP e

parallelamente anche in AS400 (ai fini della determinazione del valore delle giacenze e quindi del

COGS sul vecchio sistema).

La figura sottostante riepiloga le macro fasi del progetto:

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8.1. Primo Step 01/01/2017

In data 1/1/2017 ci sarà il go-live della parte contabile con:

Anagrafiche clienti

Anagrafiche fornitori

Piano dei conti

Interfacce Doc Finance

Interfaccia Paghe

Interfaccia negozi per la sola parte contabile

Gestione cespiti

Connettore con sistema documentale ArchiFlow (in particolare fatture passive registrate su

SAP)

Di seguito l’impatto sui diversi oggetti di migrazione della prima fase.

8.1.1. Anagrafica Cliente

Saranno migrate tutte le anagrafiche clienti al 01/01/2017 ad eccezione dei negozi di proprietà, che

non saranno più mappati come clienti in SAP. Sarano invece ripresi come codice cliente

Intercompany wholesale i clienti delle società estere (Spagna, Francia, Svizzera), che non saranno

attive in SAP.

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8.1.2. Anagrafica Fornitore

Saranno migrate tutte le anagrafiche fornitore.

8.1.3. Fatturazione attiva

Le fatture attive dovranno essere emesse in AS400 e registrate in SAP per la sola parte contabile.

Le fatture cartacee saranno prodotte da AS400 ma i registri IVA saranno gestiti in SAP per cui la

numerazione tra i due sistemi dovrà coincidere. La registrazione delle fatture in SAP sarà eseguita

manualmente.

8.1.4. Fatturazione passiva

Le fatture passive dovranno essere registrate contabilmente in SAP e replicate in AS400. In

questo caso non ci sono vincoli di numerazione per cui i numeri dei documenti potranno non

coincidere (coincideranno invece il numero fattura e la data fattura).

Saranno registrate sia in SAP che in AS400 anche le fatture di acquisto che non riguardano la

logistica in quanto la contabilità analitica sarà gestita da AS400 nel periodo transitorio dall’1/1 al

1/3, per cui tutte le registrazioni con rilevanza economica dovranno essere presenti anche in

AS400.

8.1.5. Incassi, pagamenti e prime note senza rilevanza economica

Gli incassi, i pagamenti ed in generale tutte le registrazioni che non hanno rilevanza economica

saranno eseguite soltanto in SAP, direttamente o attraverso le interfacce con Doc Finance.

8.1.6. Gestione cespiti

I cespiti saranno gestiti in SAP a partire dal 1/1/2017, il libro cespiti con il dettaglio delle singole

anagrafiche sarà importato con valori al 1/1/2017.

8.1.7. Flussi da interfacce

I flussi derivanti dalle interfacce Doc Finance e Paghe partiranno l’1/1/2017 in modo completo.

L’interfaccia dei negozi invece partirà l’1/1/2017 per i soli flussi contabili, mentre i flussi di

contabilità analitica e di logistica partiranno l’1/3/2017.

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8.1.8. Criticità

La partenza in due step con contabilità al 1/1/2017 e logistica al 1/3/2017 è particolarmente

onerosa per gli utenti, a causa della necessità di dover duplicare la registrazione delle fatture attive

e passive nel periodo transitorio 1/1/2017 – 28/2/2017. Inoltre la partenza all’1/1/2017 non

riguarderebbe la contabilità analitica in quanto, mancando i flussi logistici, non sarebbe completa.

8.2. Secondo step 01/03/2017

Nel secondo step del 01/03/2017 verranno avviate tutte le altre funzioni aziendali che prevedono la

migrazione (automatica o manuale) dei seguenti oggetti:

Anagrafica MP

Anagrafica Prodotti finiti

Cicli

Distinte base

Commesse PE17

Commesse AI17

Listini Fornitore

Oda Materie prime

Oda Lavorazioni Esterne

ODA commercializzati AI17

Giacenze di magazzino

Giacenze presso Façon

Giacenze negozio

Giacenze conto Estimatorio

Listini vendita e WS/RT

Spedizioni a cliente e trasferimenti

Ordini di vendita aperti

Richieste di reso cliente

Parallelamente verranno avviati i restanti flussi di interfaccia previsti in scope.

8.2.1. Anagrafica materie prime e accessori

Saranno riprese con procedura automatica tutte le anagrafiche dei prodotti giacenti a magazzino e

tutti quelli inseriti nelle distinte base dei prodotti a partire dalla collezione AI17. Per i tessuti giacenti

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da lungo periodo verrà valutato dopo l’inventario se è possibile procedere alla codifica puntuale o

se verranno gestiti codici aggregati.

8.2.2. Anagrafica prodotti finiti

Saranno ripresi con procedura automatica tutti i codici giacenti presso i magazzini e le varie

tipologie di negozio (compresi anche quelli presenti in conto estimatorio), e tutti quelli generati

dalla PE17 per la gestione di possibili resi. Resi su codici precedenti saranno gestiti andando a

creare l’eventuale l’anagrafica mancante prima dell’ingresso dei resi.

8.2.3. Distinte base

Saranno riprese da AS400 e caricate con procedura automatica in SAP tutte le distinte base della

stagione AI17.

8.2.4. Cicli di lavoro

I cicli di lavoro saranno inseriti in SAP per tutti i prodotti della AI17. Saranno definiti cicli quanto più

precisi e puntuali possibile, in quanto è necessario individuare le lavorazioni esterne per

l’inserimento dei relativi prezzi di acquisto. Tuttavia gran parte dei dati non sono attualmente

presenti a sistema AS400 e quindi potrebbe essere presente in prima battuta un certo grado di

approssimazione. È stata ipotizzata una procedura di caricamento in SAP da file Excel, compilato

ad opera degli utenti Harmont & Blaine a partire dai dati presenti in AS400 aggiungendo le

informazioni attualmente non presenti (tempi di lavorazione, etc.).

In uno step separato dovrà essere caricato anche l’abbinamento dei componenti della distinta base

alla fase del ciclo, informazione anche questa non presente in AS400. Anche per questo caso si

ipotizza una procedura di caricamento a partire da file Excel preparato dagli utenti Harmont &

Blaine.

8.2.5. Commesse di produzione

Per le commesse di produzione si avrà la seguente situazione:

Coda della PE17: sono relative a prodotti che hanno registrato problemi nel loro

approvvigionamento e si trovano ancora in tutto o in parte da versare a magazzino (circa

5% della produzione complessiva). Saranno riprese manualmente per la parte non ancora

versata a magazzino come Ordini di Acquisto a fornitore, che avranno come prezzo di

acquisto il costo della lavorazione esterna.

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Campionari AI17: saranno tutti già versati al 01/03/2017, e quindi non saranno migrati in

SAP.

Produzione AI17: non saranno ancora state lanciate le relative commesse (previste dal

09/03/2017), le quali saranno create direttamente in SAP attraverso la generazione delle

proposte via MRP e relativi lanci.

8.2.6. Listini fornitore

Saranno ripresi da AS400 dal personale Harmont & Blaine e caricati in SAP con procedura

automatica a partire da file Excel tutti i listini fornitore per i materiali migrati.

8.2.7. Ordini di acquisto

Per gli ordini di acquisto si determinerà la seguente situazione:

Ordini di Lavorazione esterna (coda della PE17): non saranno ripresi in SAP, in quanto i

relativi costi saranno inseriti negli ordini di acquisto di prodotto finito che mapperanno le

commesse residue, in accordo a quanto descritto nella voce “commesse di produzione –

coda della PE17”.

Ordini di Acquisto dei campionari AI17: saranno tutti già stati versati al 01/03/2017, quindi

non saranno migrati in SAP.

Acquisti di prodotti commercializzati PE17: non saranno ancora stati emessi al 01/03/2017

e quindi saranno creati direttamente in SAP attraverso la generazione delle proposte di

acquisto via MRP e relative conversioni in Ordini di Acquisto.

Ordini di acquisto di Materie Prime: saranno inseriti manualmente in SAP per la parte

“aperta” (non ancora entrata a magazzino).

Altri ordini di acquisto: saranno anch’essi inseriti manualmente in SAP per la parte aperta.

8.2.8. Giacenze

Per le giacenze si determinerà la seguente situazione:

Giacenze di magazzino: saranno riprese in automatico le giacenze di tutti i materiali

presenti in tutti i magazzini di Harmont & Blaine indipendentemente dalla tipologia. Saranno

quindi ripresi i prodotti finiti, materie prime e accessori di qualsiasi stagione sulla base

dell’inventario al 28/02/2017. Per quanto riguarda i tessuti che possono essere anche molto

anziani come presenza a magazzino sarà valutata, in base alla loro riconoscibilità, la

possibilità di caricarne la giacenza su codici aggregati (a valore simbolico o zero).

Giacenze dei negozi: verranno caricate le giacenze di tutti i negozi in base a quanto risulta

sul sistema di gestione POS al 28/02/2017.

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Giacenze di prodotti finiti in conto estimatorio: Verranno riprese dal sistema POS le

giacenze di prodotti dei fornitori presenti in conto vendita all’interno dei negozi (Bambino,

Calzature). Questo stock non sarà valorizzato in SAP.

Giacenze di Materiali in conto Lavorazione presso Façon: non verrà ripresa nessuna

giacenza in relazione a commesse in ritardo di produzione della PE17, in quanto saranno

inseriti come costo di acquisto nell’ordine migrato. Eventuali stock normalmente lasciati

presso il lavorante esterno verranno tendenzialmente fatti rientrare prima del go live. In

caso questo non fosse possibile verranno caricati manualmente in SAP.

8.2.9. Listini di vendita

Saranno migrati tutti i listini di vendita con procedura automatica per tutti i prodotti delle stagioni

PE17 e AI 17. La procedura di caricamento sarà da file XLS. Eventuali dati mancanti saranno

completati a cura di Harmont & Blaine.

8.2.10. Ordini di vendita

Saranno migrati tutti i gli ordini di vendita aperti (non consegnati) verso i clienti Wholesales delle

stagioni PE17 e AI17. La procedura di caricamento sarà da file Excel. Eventuali dati mancanti

saranno completati a cura di Harmont & Blaine.

8.2.11. Ordini di trasferimento a negozi

Saranno migrati tutti i gli ordini di vendita aperti (non consegnati) verso i negozi di proprietà delle

stagioni PE17 e AI17 sotto forma di Ordine di trasferimento intracompany. La procedura di

caricamento sarà da file Excel. Eventuali dati mancanti saranno completati a cura di Harmont &

Blaine.

8.2.12. Spedizioni

Non sarà ripresa in SAP nessuna spedizione e nessun transito di merce. Tutte le spedizioni verso

clienti terzi dovranno essere eseguite prima del 28/02/2017. Tutti i trasferimenti a negozi dovranno

essere ricevuti entro il 28/02/2017. Occorre gestire l’operatività del magazzino in modo da

garantire questa condizione. Le spedizioni ricominceranno direttamente in SAP dopo la partenza.

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8.2.13. Resi cliente

Saranno migrate le sole richieste di reso aperte (non ricevute a magazzino). Per queste i

riferimenti alle fatture originarie saranno comunque inserite manualmente.

Resi già ricevuti a magazzino saranno accreditati in SAP con nota di credito manuale.

8.2.14.

Tutte le procedure automatiche di caricamento dati in SAP si basano sulla produzione di un file

Excel il cui formato e struttura sarà fornito da ICM.S. Il file Excel sarà prodotto (attraverso

estrazione dati dai sistemi attuali e/o manualmente) e validato da Harmont & Blaine.

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9. GAP di progetto

Il seguente riepilogo riporta le richieste o esigenze emerse nella fase di analisi in termini di

processi, automatismi e funzioni che non erano comprese nello scope originario del progetto sulla

base del quale è stata fatta la valutazione dell’effort in fase di offerta. Per ognuno di questi Gap

verrà quindi fornita una stima per e saranno realizzato solo dopo esplicita autorizzazione da parte

di Harmont & Blaine

AREA ID PROCESSO GAP RILEVATO

MM 1 Gestione mail automatica per

conferme fornitore

Sviluppo di un programma di invio mail

automatico all’Ufficio Acquisti Core che ricordi

loro le entrate merci in scadenza nei successivi

15 giorni.

MM 2 Gestione mail automatica per

contestazione quantità fornite

Sviluppo di un programma di invio e-mail

automatico all’Ufficio Acquisti Core, alla

registrazione di un’entrata merci a magazzino da

fornitore per una quantità inferiore o superiore alla

quantità ordinata, contenente le quantità in

eccesso (o in difetto) riscontrate e la richiesta di

una compensazione.

MM 3 Gap relativi a Intrastat Acquisti Sviluppo di una reportistica completa a supporto

dell’Intrastat servizi per le lavorazioni esterne e/o

un calcolo automatico dei dati Intrastat in fase di

creazione OdA della lavorazione.

MM 4 Report calcolo contributo CONAI Creazione di un report che legga le fatture

comunitarie e calcoli l’aliquota CONAI secondo le

attuali regole di calcolo Harmont & Blaine.

PP 5 Report di controllo distinte base Creazione di un report che consenta di controllare

le distinte base esistenti a sistema, ad esempio

per verificare che le quantità di tessuto inserite

non superino certe soglie massime, oppure che i

costi siano corretti, secondo regole personalizzate

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PP 6 Tracciatura causale di non

conformità componenti

Gestione di una causale che spieghi il motivo

della modifica alla distinta base delle componenti

di una certa commessa/OdA.

PP/SD 7 Gestione non-riassegnabilità degli

ordini in chiusura lotto

Gestione di uno stato utente in testata dell’ordine

di produzione per cui, se l’ordine di produzione si

trova in quello stato, tale ordine non sia più ri-

assegnabile ad altri ordini cliente (“chiusura lotto”

di produzione per una certa commessa).

FI/MM 8 Gestione DURC fornitori Blocco automatico del fornitore alla scadenza del

DURC

FI 9 Titoli a Cauzione Gestione titoli a cauzione

FI 10 Tassi di cambio Tabella cambi con aggiornamento automatico

FI 11 Gestione CU2016 Eventuale gestione della CU2016 (file e modulo di stampa per certificazione unica fornitori soggetti a ritenuta d'acconto)

FI 12 Evidenziazione Ritenute d’acconto e netto a pagare in scadenziari/partitari fornitori

FI 13 Gestione Agenti Agenti: determinazione dell’agente non

solo in base al cliente ma anche in base al brand

Agenti: prefettura con costi suddivisi per Organizz. Commerciale (store, multibrand, ecc)

Agenti: Indicazione Agente in partita cliente per selezioni in scadenziari e procedura solleciti

FI 14 Anticipi Cliente Gestione exit per registrazione su conto CO.GE. Speciale

FI 15 Scadenziari Ageing griglia scaduto/a scadere

FI 16 Solleciti Invio mail solleciti

FI 17 Ratei e risconti Richiesta la possibilità di prevedere il calcolo

basato sulo computo dei giorni e non solo su

base mensile

RT 18 Replenishment Retail E’ stato richiesto uno strumento di interrogazione

(report) che a fronte del fabbisogno di

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riassortimento di un negozio mostri la disponibilità

della merce mancante non solo sul centro di

distribuzione, come da tool standard, ma anche

presso i negozi.

MM/SD 19 Interfacce RFID Richiesto un report per interrogare lo stato del

TAG tracciato sul db di interscambio dati

MM 20 Interfacce Movimoda Richiesto di inviare il movimento di entrata merci

a Movimoda a partire dal quale il sistema esterno

aggiorna lo stock di magazzino

MM 21 Interfacce Movimoda Esportazione anagrafiche ( se flusso diverso da

RFID o non tramite db di interscambio)

MM 22 Store2 Tool di monitoraggio ed approvazione rettifiche

ricevute da Stores2

MM/SD/PP 23 RFID Alimentazione di documenti di spedizione o

trasferimento in SAP a partire da letture RFID

(invio prodotti finiti a fornitore in conto riparazione

o ripristino di fine stagione)

MM/SD 24 Gestione Resi tramite RFID Nell’attuale sistema gestionale è stato rilevato

come GAP la rilevazione dei materiali resi a fine

stagione automaticamente tramite sistema RFID

SD 25 Reportistica Eventuali report custom (personalizzazioni non

previste dallo standard SAP FMS) sul sistema

gestionale

Harmont & Blaine Progetto SAP FMS

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Transcript of Harmont & Blaine Progetto SAP FMS