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Guida Rapida per il Processo

Amministrativo Telematico

Indice………………………………………………………………………. 1

Normative che disciplinano il PAT………………………….. 2

Strumenti per il deposito telematico……………………… 3

Formato files accettato per atti e documenti

depositabili…………………………….............................. 4

Predisposizione dell’atto telematico……………………….. 6

Tipi di deposito e dimensione deposito………………… 19

Esito del Deposito…………………………………………………. 21

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Normative che disciplinano il PAT

Le principali norme che disciplinano il Processo Amministrativo

Telematico sono:

- Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 16 febbraio

2016, n. 40 che rappresenta il testo base in ambito di processo

amministrativo digitale, recante le regole tecnico-operative per

l'attuazione del processo amministrativo telematico.

- Il decreto n. 154/2016 del Segretario generale della Giustizia

amministrativa (23 dicembre 2016) con il quale si indicano i limiti di

dimensione in megabyte del singolo file allegato al modulo di

deposito effettuato mediante PEC o upload.

- Il decreto del Presidente del Consiglio di Stato n. 167/2016

che introduce criteri di redazione e dei limiti dimensionali dei ricorsi

e degli altri atti difensivi nel processo amministrativo.

- La legge 12 agosto 2016, n. 161 che ha convertito in legge,

con modificazioni, il D.L. n. 117/2016 del 30 giugno 2016, recante

proroga di termini previsti da disposizioni legislative in materia di

processo amministrativo telematico.

- La Legge 25 ottobre 2016, n. 197 che ha convertito in legge,

con modificazioni, il D.L. n.168/2016 del 31 aogsto 2016 recante

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misure urgenti per la definizione del contenzioso presso la Corte di

cassazione, per l’efficienza degli uffici giudiziari, nonché per la

giustizia amministrativa.

Occorre anche tener conto di altre norme che regolano le varie

attività connesse con il processo civile telematico.

Codice dell’Amministrazione Digitale:

- il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82. contenente il CAD.

Questo testo contiene un insieme di definizioni e principi base dei

quali l’avvocato “telematico” non può in alcun modo fare a meno.

Per quanto riguarda la firma digitale:

-il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio

2013, recante le regole tecniche in materia di generazione,

apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate

e digitali.

Strumenti per il deposito telematico

Gli strumenti necessari per il deposito telematico di un atto sono:

- Dispositivo per la firma digitale

I dispositivi più diffusi sono la smart card e la chiavetta (token)

USB, ognuno contiene i certificati digitali di autenticazione (Carta

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Nazionale dei Servizi - CNS) e la firma digitale, che sono rilasciati

da un Ente certificatore accreditato. Hanno diversi prezzi e si

possono acquistare presso l'Ordine degli Avvocati, presso la Camera

di Commercio o anche presso rivenditori come Aruba.

Tutti i dispositivi di firma digitale presenti in commercio

consentono di sottoscrivere i file con firma digitale PAdES o

CAdES. Nel caso del Processo Amministrativo Telematico il tipo di

firma corretto è il formato PAdES-BES anche se vengono accettati i

documenti firmati in formato PAdES-Basic.

- Casella di posta elettronica certificata

L'indirizzo PEC deve essere comunicato all'Ordine degli Avvocati di

appartenenza.

- Adobe Acrobat Reader DC

Il deposito avviene mediante dei moduli PDF, e questo programma

risulta la soluzione migliore per la compilazione e la conseguente

firma senza la necessità di ulteriori programmi.

Formato files accettato per atti e

documenti depositati

Particolare attenzione si deve porre in fase di caricamento degli

atti, rischio nullità dell’invio.

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Tutti gli atti devono essere scritti tramite un programma di video

scrittura.

Metodo non consentito che causa la nullità dell’invio, la stampa

dell’atto, la sua scansione e successivo salvataggio.

Per quanto riguarda gli atti processuali, i formati di files

accettati sono:

- PDF - PDF/A ottenuto da trasformazione di un documento

testuale senza restrizioni per le operazioni di selezione e

copia parti.

- testo piano senza formattazione (estensione TXT);

- testo formattato (estensione RTF);

- archivio compresso WinZip (estensione zip) o WinRar

(estensione rar), nei formati precedentemente dichiarati.

Per quanto riguarda i documenti allegati e la procura alle liti i

formati ammessi sono:

- PDF ottenuto da trasformazione di un documento testuale,

senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia parti;

- Testo piano senza formattazione (estensione TXT);

- Extended Markup Language (estensione xml);

- Immagini (estensioni: jpg, jpeg, gif, tiff, tif);

- messaggi di posta (estensioni: eml, msg), purché contenenti

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file nei formati precedentemente dichiarati.

- archivio compresso WinZip (estensione zip) o WinRar

(estensione rar), nei formati precedentemente dichiarati.

Il metodo consigliato è quello di redigere gli atti con un

qualsiasi programma di videoscrittura (Microsoft Word,

OpenOffice, …) e di salvarli o convertirli in formato PDF.

La conversione può avvenire in diversi modi:

Mediante programmi installati sul PC (Foxit Reader, PDF

Creator).

Mediante siti di conversione (pdf2doc.com/it/,

topdf.com/it/).

Predisposizione dell’atto telematico

Dopo la fase di preparazione dell’atto principale e di tutti i

documenti da allegare al fascicolo telematico, dopo aver

eseguito le dovute conversioni dei files rispettando le consegne

dettate dalle normative vigenti, prima di entrare nella fase di

compilazione del modulo deposito, possiamo compiere la fase di

“firma digitale” di tutti gli atti precedentemente preparati e

convertiti in PDF. Lo affronteremo successivamente ma

particolare attenzione si dovrà porre nella presentazione della

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procura alle liti e della relata di notifica che dovranno essere

asseverate prima di caricarle. La firma degli atti viene eseguita

con l’ausilio del dispositivo di firma, selezionando come formato

di firma il PAdES-Bes e non il PAdES-Basic. Dopo aver convertito

i files da allegare e dopo la loro eventuale firma, subentra la

fase di compilazione di uno dei moduli depositi (Ricorso,

Atto/Documenti, Richieste Segreteria, per Ausiliari del Giudice e

Parti non rituali, Istanza) predisposti dal Sito Giustizia

Amministrativa (www.giustizia-amministrativa.it).

Il programma utilizzato per la compilazione del modulo deposito

deve essere un qualsiasi programma PDF in grado di compilare

moduli. Utilizzeremo Adobe Acrobat Reader DC, come anche

consigliato dal Sito Giustizia Amministrativa.

Le uniche cose in comune tra i diversi moduli di deposito sono il

campo iniziale “Sede” dove si andrà a selezionare la sede

destinataria del deposito e il campo finale “Firma Digitale” dove

si andrà ad apporre, tramite il dispositivo di firma digitale e con

lo stesso programma Adobe, la propria firma digitale.

Dopo aver selezionato la Sede dove andremo a depositare il

nostro modulo, si procede alla compilazione dei vari campi e ad

allegare i vari atti e documenti preparati. Se firmati

precedentemente, effettueremo il semplice caricamento dei files

degli atti nei corrispondenti campi, altrimenti, prima di caricarli,

apporremo la nostra firma digitale, ricordando sempre che il

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formato corretto è il PAdES-Bes anche se firmandoli con il

PAdES-Basic non ci sarà segnalato alcun errore.

Una volta caricati e firmati tutti gli atti dei moduli, saremo

arrivati all’ultimo campo, “Firma Digitale”, dove dovremo

apporre l’ultima firma. La prima volta che useremo Adobe

Acrobat Reader DC dovremo configurarlo per farlo interagire con

il dispositivo di firma digitale.

Vediamo la procedura in dettaglio.

Prima di iniziare con la configurazione occorre controllare che

siano correttamente installati:

Il kit di firma digitale (Chiavetta USB o Smart Card)

Adobe Acrobat Reader DC

1. Apriamo Adobe Acrobat Reader DC e nel menu in alto clicchiamo

sul tasto “Modifica” e poi su “Preferenze”

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2. Una volta cliccato su “Preferenze”, si aprirà una nuova finestra.

Selezionato il campo “ Protezione(avanzata)”, togliamo le spunte

(se presenti) su “Attiva modalità protetta all’avvio” e “Abilita la

protezione avanzata”. Confermiamo il tutto cliccando su “OK”.

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3. Una volta confermato con “OK”, chiudere e riavviare il

programma per salvare i settaggi. Clicchiamo nuovamente in

alto sul tasto “Modifica” e poi su “Preferenze”. Nella nuova

finestra selezioniamo Firme e poi nella sezione “Identità e

certificati affidabili” premiamo il tasto “Altre”.

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4. Si aprirà una schermata dall’intestazione “Impostazioni ID

digitale e certificati affidabili”, clicchiamo sul segno + accanto

alla voce “ID digitale”.

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5. Si aprirà un menù, andiamo a cliccare sulla voce “Moduli e token

PKCS#11”. Le voci “Aggiungi modulo” ed “Aggiorna” devono

essere cliccabili, se non lo sono, vuol dire che nei passaggi

precedenti abbiamo fatto qualche errore, come per esempio, non

chiudere e riavviare il programma.

6. Clicchiamo su “Aggiungi modulo”. Si aprirà una finestra dove

dovremo andare a selezionare il file corrispondente al driver

della Smart Card in uso. La Cartella dove troveremo il file,

solitamente è: C:\Windows\System32, ed il file avrà l’estensione

dll (nomefile.dll), bit4ipki.dll per le carte di produzione ST (tipo

Infocert) e bit4opki.dll per le carte di produzione Obenthur (tipo

Arubakey). Più recentemente, a seguito degli aggiornamenti, il

file da caricare può presentare il nome bit4xpki.dll (dove la x sta

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ad indicare una qualsiasi possibile lettera), sia per le carte ST

che Obenthur. Una volta trovato il file, lo selezioniamo e

clicchiamo sul tasto “Apri”.

7. Ritorniamo nella finestra precedente, dove a questo punto

troveremo, nella destra l’Id del file ed il percorso, mentre sulla

sinistra accanto alla voce “Moduli e token PKCS#11” sarà

comparso un segno +.

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8. Clicchiamo sul +, comparirà la voce corrispondente al file

selezionato, clicchiamoci e sulla destra ci apparirà il nome del

token utilizzato per la firma ed il suo Stato. Dato che stiamo

configurando il sistema di firma, la prima volta risulterà

scollegato.

9. Clicchiamo sul pulsante “Login”, si aprirà una finestra dove

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inseriamo la Password (Pin) della Smart Card e poi clicchiamo

sul tasto “OK”.

10. Se avremo inserito la Password corretta la Smart Card

risulterà collegata al programma.

11. A questo punto andiamo a cliccare sulla voce corrispondente al

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tipo di dispositivo per la firma. Una volta selezionato, sulla

destra troveremo uno o più certificati, selezioniamo quello

identificato con NOME e COGNOME, non selezioniamo quello con

il Codice Fiscale.

12. Clicchiamo su “Opzioni d’uso” e selezioniamo la voce “Usa per

firma”.

13. A questo punto non ci resta che andare a configurare il

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formato della firma (PAdES-Bes). Chiudiamo la pagina e

torniamo su quella delle “Preferenze” dove è selezionata la voce

Firme. Nella sezione “Creazione e aspetto” premiamo il tasto

“Altre”.

14. Nella finestra che si apre andiamo alla voce Formato di firma

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predefinito e clicchiamo sul menù a tendina. Selezioniamo la

voce “Equivalente in CAdES” e clicchiamo sul tasto “OK”.

15. Ritorniamo alla pagina precedente delle Preferenze, clicchiamo

su “OK” per completare la configurazione.

16. A questo punto la configurazione è completata e non saremo

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costretti a ripeterla se non in caso di aggiornamenti importanti o

in caso di nuova installazione del programma, del sistema di

firma o del computer.

P.S. Ricordate, nel momento di firma, di assicurarvi di selezionare il

certificato identificato da NOME e COGNOME e non quello

identificato dal CODICE FISCALE.

Asseverazione procura alle liti e relata di notifica.

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Riprendiamo il problema riguardante il caricamento nel modulo

della procura alle liti e della relata di notifica. Entrambe i documenti

dovranno essere asseverati dall’avvocato che ne dichiarerà la

corrispondenza con la versione cartacea. L’asseverazione può

essere fornita in due modi, con una dichiarazione di conformità da

parte dell’avvocato, da inserire all’interno della procura alle liti e

della relata di notifica, prima della firma dei documenti, o con una

dichiarazione di conformità in un documento a parte, riportante un

riferimento temporale e l’impronta hash del documento da

asseverare. Tali documenti devono essere regolarmente firmati

digitalmente. Ovviamente delle due soluzioni, la più praticabile è

l’inserimento dell’asseverazione all’interno del documento stesso.

Tipi di deposito e dimensione deposito.

Il regolamento tecnico prevede due tipi di deposito, via PEC e via

Upload. Il principale è il deposito PEC mentre il deposito via Upload

può essere utilizzato solo in alcuni casi previsti dalle specifiche

tecniche e nel caso di depositi superiori a 30 MB. Ogni sede di

deposito ha un proprio indirizzo PEC a cui inviare il modulo.

Elenchiamo alcuni fattori di cui tener conto nel caso di deposito via

PEC:

Le caselle indicate sono abilitate esclusivamente al deposito

telematico da parte di caselle di posta certificata. Altri messaggi

saranno scartati.

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• Il modulo di deposito va allegato al messaggio PEC. Non si

possono allegare più moduli di deposito nello stesso messaggio.

• La dimensione del singolo file allegato al modulo di deposito non

può essere superiore a 10 MB.

• Non ci sono limitazioni o regole circa il nome del modulo pdf.

• Non è necessario inserire l’oggetto nel messaggio PEC.

• La ricevuta standard PEC di ACCETTAZIONE attesta che il

messaggio è stato inviato.

La ricevuta standard PEC di CONSEGNA attesta che il messaggio

è stato recapitato alla casella di destinazione.

• Il deposito si intende perfezionato quando si riceve un terzo

messaggio, denominato REGISTRAZIONE DEPOSITO.

• Al momento della ricezione del messaggio di REGISTRAZIONE

DEPOSITO, la data e l’ora del deposito sono riprese dal messaggio

di ACCETTAZIONE. Di conseguenza, i termini processuali

decorreranno dalla data e ora del messaggio PEC di

ACCETTAZIONE.

• Il messaggio di REGISTRAZIONE DEPOSITO riporta, nell’oggetto,

lo stesso oggetto che era stato eventualmente inserito nell’invio; in

questo modo è più semplice tenere traccia dei depositi.

• Se invece si riceve un messaggio di MANCATO DEPOSITO,

l’elaborazione non è andata a buon fine. Nel messaggio di

MANCATO DEPOSITO è riportato l’errore che ha impedito la

registrazione.

Nel caso di deposito via Upload si dovrà selezionare il motivo di tale

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scelta, se a causa di una dimensione del modulo superiore ai 30MB

o se per errore nell’invio via PEC. In caso di errore via PEC dovrà

essere riportato il codice identificativo del messaggio d’errore

ricevuto.

ESITO DEPOSITO

Nel caso di invio del modulo tramite PEC, faranno seguito, per

prima cosa un messaggio di “avvenuta accettazione” da parte

del proprio gestore della PEC di deposito, con indicazione di data

e ora di accettazione. Poi un messaggio di “avvenuta consegna”

da parte del gestore dell’Amministrazione della PEC di deposito.

Infine entro le ore 24.00 del giorno lavorativo successivo al

messaggio di avvenuta consegna, un messaggio di

“registrazione deposito”, che riporta anche l’indicazione del

numero di protocollo assegnato e l’elenco di tutti gli atti e

documenti trasmessi. Una volta ricevuto il messaggio di

“registrazione deposito”, il deposito si considera effettuato nel

momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione della

PEC (il primo messaggio).

Nel caso dell’upload, il deposito si intende tempestivamente

effettuato se, entro i termini, avviene da parte del SIGA la

registrazione dell’invio del ricorso o degli altri atti processuali.

La segreteria della sede giudiziaria coinvolta nel deposito

invierà all’avvocato che ha provveduto all’upload, entro le ore

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24.00 del giorno lavorativo successivo alla elaborazione del

messaggio di ricezione, un messaggio PEC denominato

“Registrazione deposito”, che riporta l’indicazione del numero

progressivo di protocollo assegnato e l’elenco di tutti gli atti e

documenti depositati con l’upload.