Guida alla Valutazione di Sistema Impresa · operativo Microsoft Windows Server e da una rete di...

Presentazione

IPSOA Editore, leader nel settore dell'informazione specializzata, è parte del gruppo editoriale internazio-nale WoltersKluwer, presente in Europa, Nord America ed Estremo Oriente con un fatturato annuo di 3.7 miliardi di Euro e circa 19.000 dipendenti. L'attività di Ipsoa, società capogruppo a livello Italia, è finalizzata a fornire a professionisti e uomini d'a-zienda gli strumenti e i servizi adeguati per un costante aggiornamento sull'evoluzione della normativa giuridica, fiscale e amministrativa. Il know-how editoriale e l'elevato livello dell'apporto scientifico garanti-scono per ogni prodotto Ipsoa la certezza della qualità e il giusto grado di innovazione. L'informazione viene diffusa utilizzando tecnologie che favoriscono flessibilità operativa e tempestività nell'aggiornamento - programmi software integrati, Cd-Rom per offrire documentazione e tools, servizi di informazione e documentazione diffusi sul web - senza trascurare i canali editoriali più diffusi: dai libri ai periodici alle opere a schede mobili. La formazione professionale, declinata in corsi seminari e convegni, ed integrata dagli strumenti operativi adeguati, rimane uno dei punti qualificanti dell'intervento Ipsoa diretto alle aziende e ai professionisti. Artel Software House, OA Sistemi, OSRA e Pragma Software sono le altre realtà italiane che insieme a Ipsoa Editore lavorano per offrire prodotti e servizi globali e integrati per il professionista. La One stop solution costituisce infatti uno dei punti centrali della mission di Ipsoa. L'attenzione alle esigenze del cliente è l’altro elemento strategico della filosofia Ipsoa Editore, che ha arti-colato la sua struttura organizzativa in sintonia con un'ottica one to one, finalizzata alla piena customer satisfaction. Un ruolo di fondamentale importanza, da questo punto di vista, è ricoperto da una rete capil-lare di agenti e concessionari : una rete orientata all'utenza che provvede al monitoraggio delle esigenze informative del cliente, garantendo assistenza tecnica sul software nonché all’installazione e alla manu-tenzione dei Cd-Rom, offrendo consulenza sull'acquisto e sull'uso dei prodotti, promuovendo l'informa-zione sui prodotti e i servizi anche attraverso incontri e seminari.

4 Guida alla valutazione di Sistema Impresa

Sommario

Sommario 4 Introduzione 5 L’architettura 6

La Scelta del modello di elaborazione 6 La Flessibilità 7 La Sicurezza 8 L’Interattività 8

L’integrazione con Office 10 Mailer 10

L’archiviazione documentale integrata 12 Funzioni gestionali 14

Le caratteristiche generali 14 Anagrafiche 14 Contabilità 17 Sostituti d’imposta e Enasarco 21 Cespiti Ammortizzabili 22 Ratei e Risconti 23 Gestione F24 23 Contabilità Analitica 24 Documenti 24 Magazzino 29 Distinta Base 35 Programmazione degli acquisti e della produzione 37

Integrazione con i software IPSOA 39 Collegamento con Sistema Professionista 39 Conclusioni 42

Le informazioni contenute nel presente documento rappresentano l’opinione corrente dell’azienda produttrice sugli argomenti discussi alla data della pubblicazione. Poiché l’azienda produttrice deve rispondere di condizioni di mercato variabili, queste informazioni non devono essere interpretate co-me impegno da parte dell’azienda produttrice, e la stessa non può garantire l’attendibilità delle informazioni presentate dopo la data di pubblicazione. Questo documento è esclusivamente per scopi informativi. L’AZIENDA PRODUTTRICE ESCLUDE OGNI GARANZIA ESPRESSA O IMPLICITA IN QUESTO DOCUMENTO. Il rispetto di tutte le leggi in vigore in materia di copyright è responsabilità esclusiva dell'utente. Fermi restando tutti i diritti coperti da copyright, nessuna parte di questo documento potrà in ogni caso essere riprodotta o inserita in un sistema di riproduzione o trasmessa in qualsiasi forma e con qualunque mezzo (in formato elettronico, meccanico, su fotocopia, come registrazione o altro) per qualsiasi scopo, senza il permesso scritto dell’azienda produt-trice. Se non specificato diversamente, ogni riferimento a società, nomi, nomi di dominio, indirizzi di posta elettronica, persone, località ed eventi, men-zionato nel presente documento è puramente casuale e ha il solo scopo di illustrare l'uso del prodotto. Microsoft ODBC Driver, Microsoft OLE DB Pro-vider, Excel, Word, Access, Outlook, SQL Server 2000, SQL Server Analysis Services sono marchi o marchi registrati di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e/o altri paesi. I nomi di società e prodotti citati nel presente documento possono essere marchi registrati de rispettivi proprietari. LE FUNZIONALITÀ DESCRITTE NELLA PRESENTE GUIDA SI RIFERISCONO AL PRODOTTO NELLA SUA INTEREZZA; IN RELAZIONE ALLA CONFIGURAZIONE SCELTA DAL CLIENTE ALCUNE DI QUESTE FUNZIONALITÀ POTREBBERO NON ESSERE DISPONIBILI. Guida alla valutazione di Sistema Impresa.

Guida alla valutazione di Sistema Impresa 5

Introduzione

Questa Guida alla Valutazione ha lo scopo di presentare Sistema Impresa, il software gestionale per Microsoft Windows. Sistema Impresa è in grado di soddisfare le molteplici esigenze aziendali e si adatta a realtà commerciali, manifatturiere e di servizi. L’applicazione è stata concepita per fornire una soluzione informatica com-plessiva all’impresa, unisce la completezza delle funzioni gestionali con le più moderne tecnologie di sistema proposte da Microsoft. Fin dall’inizio Sistema Impresa è stato progettato a 32 bit per sfruttare la po-tenzialità e la sicurezza offerta dai sistemi operativi Microsoft Windows. Il pro-gramma consente alle aziende di configurare e adattare alle proprie esigenze le molteplici funzioni gestionali, semplificando i processi aziendali e miglioran-do la comunicazione e la collaborazione. Con Sistema Impresa si introduce nell’azienda una nuova filosofia gestionale, basata sulla capacità di controllare e pianificare in tempo reale le molteplici at-tività aziendali e non più, come succedeva in passato, sulle funzioni dettate da esigenze fiscali obbligatorie. Alcuni esempi di funzioni real time che offre il programma: la verifica dello stato di avanzamento della produzione; la situazione del fido cliente; il recupero dell’archivio documenti acquisito con lo scanner in pochi secondi; la conoscen-za della situazione vendite generale, per agente, per cliente; la programmazio-ne in automatico, in base ai fabbisogni, degli acquisti dei materiali ai fornitori, evitando inutili scorte di magazzino; il collegamento con Sistema Professioni-sta. Da Sistema Impresa è possibile trasferire a Sistema Professionista, attra-verso una procedura guidata, le fatture di acquisto/vendita, le scritture contabili degli incassi/pagamento, i giroconti e le scadenze dei clienti/fornitori. Questa integrazione con Sistema Professionista rende Sistema Impresa utile, sempli-ce, efficiente e vantaggioso per il notevole risparmio di tempo nella gestione degli adempimenti fiscali del commercialista.

Integrato Sistema Impresa è un software modulare, ovvero composto da vari moduli tra loro completamente integrati. I vantaggi offerti da tale integrazione sono molte-plici: l’utente acquisisce, infatti, un unico modello di lavoro indipendentemente dal modulo utilizzato, aumentando notevolmente la semplicità e la velocità di elaborazione, salvaguardando l’integrità e la coerenza dei dati.

Completo La completezza delle funzioni gestionali fanno di Sistema Impresa un software maturo e ideale per aziende esigenti, che ricercano nelle procedure funzioni innovative, in grado di approfondire e ricavare il più ampio numero di informa-zioni strategiche per la propria attività.

Semplice La scelta di utilizzare la stessa interfaccia grafica di Microsoft Windows rende Sistema Impresa un software semplice ed intuitivo. L’utente abituato a servirsi delle applicazioni di Office Automation trova in Sistema Impresa una totale cor-rispondenza nelle logiche operative. Accedere ai dati gestionali con Sistema Impresa risulta quindi semplice ed immediato: da qualsiasi punto del program-ma si possono inserire nuovi record, ricercare altre informazioni, stampare dati, ecc..


L’architettura

Sistema Impresa è stato progettato per funzionare su reti di personal computer con sistema operativo Microsoft Windows. La struttura tipica utilizzata da Si-stema Impresa si compone di un Server Centrale, configurato con il sistema operativo Microsoft Windows Server e da una rete di personal computer client, configurati con sistema operativo Microsoft Windows Per realizzare Sistema Impresa sono stati utilizzati i migliori strumenti di svi-luppo forniti da Microsoft. Tutta la procedura è stata creata secondo il modello di programmazione ad oggetti, che consente una grande flessibilità per le im-plementazioni e per gli eventuali adattamenti, molto frequenti nelle applicazioni gestionali. La base dati è gestita dal database relazionale, che garantisce la sicurezza, l’affidabilità dei dati e l’integrazione con le altre applicazioni azienda-li. I vantaggi ottenuti utilizzando le tecnologie Microsoft sono molteplici, ad e-sempio: la completa integrazione con il sistema operativo, il dialogo diretto con le applicazioni di Microsoft Office, la possibilità di collegare il database di Si-stema Impresa ad altre applicazioni Windows.

La Scelta del mo-dello di elabora-zione

Per determinare quale modello di elaborazione utilizzare all’interno dell’azienda è necessario definire in primo luogo il numero di stazioni di lavoro, le dimen-sioni della base di dati, la struttura hardware esistente, la sicurezza e la scala-bilità richiesta dal sistema, la presenza o meno di collegamenti telematici con sedi remote ecc.. Spesso analizzare tutto questo non è semplice né immedia-to. Tuttavia identificare l’architettura del sistema più adatta alle proprie esigen-ze risulta strategico per il successo del progetto di informatizzazione.

Rete di PC

Nelle configurazioni di reti da 1 a 30 stazioni di lavoro la struttura più semplice, che offre un ottimo rapporto prezzo/prestazioni, si compone di una rete di per-sonal computer con sistema operativo Microsoft Windows Server Family e sta-zioni client con sistemi operativi Microsoft Windows. In questo caso l’elaborazione delle procedure è delegata alla stazione di lavoro client, mentre il server contiene e condivide l’archivio dei dati. I vantaggi di questa configurazione sono: semplicità di gestione, costi di im-pianto contenuti in rapporto alle prestazioni, alto livello di interattività e flessibi-lità sul fronte delle applicazioni.

Esempio di architettura di una

Rete di PC.


Thin/Client-Server

In alcune configurazioni di rete aziendali con hardware obsoleti o con diversi tipi di hardware desktop è conveniente utilizzare la tecnologia Microsoft Windows Terminal Services; in questo caso l'esecuzione di tutte le applicazio-ni, l'elaborazione e l'archiviazione dei dati avviene sul server. Le applicazioni e i desktop degli utenti sono visualizzati tramite software "thin client" che funge da emulatore di terminale. Per questo motivo, l’applicazione può essere eseguita su diverse periferiche hardware client, da un PC ad un terminale, o anche su periferiche non Windows quali una workstation Macintosh o UNIX. È da tenere presente, tutta-via, che per le piattaforme non Windows è necessario software aggiuntivo di altri produttori. La tecnologia Microsoft Windows Terminal Services è vantaggiosa per molti aspetti, per esempio, per il recupero del parco hardware esistente, riduzione dei costi di gestione e manutenzione del software, telelavoro e, non ultimo, per il collegamento di sedi distaccate, attraverso la distribuzione centralizzata dell’applicazione, ricorrendo all’utilizzo di connessioni di qualità e con elevate prestazioni. Con questa tecnologia è possibile configurare una rete, con una sede principale in cui è installato il server ed i client per la normale operatività, e sedi distaccate, che, disponendo di una connessione di buona qualità, hanno i client direttamente collegati al server principale; in questo modo è disponibile un interscambio diretto e in tempo reale di tutte le informazioni aziendali del gestionale fra la sede principale e le sedi secondarie.

La Flessibilità

Videata del Report Designer, l’applicativo per la definizione

dei report di stampa.

Punti fondamentali e indici di qualità di un’applicazione gestionale sono la sua flessibilità e adattabilità alle diverse esigenze aziendali. Con Sistema Impresa si possono implementare, in tempi rapidi, importanti e rilevanti trasformazioni a tutte le procedure, senza intervenire nella parte strut-turale del software. Per esempio, la modifica delle tavole con l’aggiunta di nuo-vi campi, disegnare maschere per implementare funzionalità nuove, La dispo-nibilità di Report Designer, un applicativo di facile utilizzo, intuitivo e potente permette di cambiare il layout di stampa dei vari moduli e creare nuove stampe personalizzate sulla base di quelle fornite come template. Questo aspetto assume un significato importante per le aziende che, con il tempo, intendono raggiungere una propria autonomia di gestione, adattando autonomamente il software alle proprie esigenze. La flessibilità di Sistema Impresa dà la possibilità di installare gli aggiornamen-ti, mantenendo le modifiche apportate al software.


La Sicurezza Il software gestionale rappresenta la colonna portante del sistema informativo aziendale: in esso sono infatti contenute le informazioni più strategiche e riser-vate e per questo si rendono necessari dei livelli di sicurezza per l’accesso ai dati. Un sistema di login con password permette di definire quali utenti possono accedere al sistema, quali dati possono vedere, se sono abilitati alla lettura, alla modifica, all’inserimento ecc.. Tutto ciò è facilmente gestito dall’am-ministratore del sistema che può abilitare o inibire funzioni a livello di utente o gruppo di utenti, configurando anche quali operazioni possono eseguire nella gestione dei documenti.

Dialogo iniziale per entrare nel

sistema fornendo le proprie credenziali.

L’Interattività

Per ottenere il meglio da un software gestionale è necessario considerare la semplicità d’uso e l’intuitività nella ricerca delle informazioni. L’utente, ad un programma, richiede immediatezza e velocità nel reperimento delle informa-zioni e completezza nelle risposte alle sue esigenze. In questa situazione l’interattività di Sistema Impresa ricopre un ruolo importante per il consenso degli utilizzatori finali. Sono state utilizzate le migliori tecniche di interfaccia per rendere più agevole e piacevole l’uso del programma: in poco tempo infatti l’utente prende familiarità con l’ambiente grafico sfruttando al meglio le funzionalità offerte da Sistema Impresa. Nei casi di maggiore difficoltà l’operatore può inoltre ricorrere facil-mente ad un dettagliato Manuale, in cui trovare le informazioni riguardanti la funzione in esame. Per le operazioni di data entry, dove è necessaria una certa velocità, l’interfaccia consente all’utilizzatore di operare agevolmente da tastiera anche senza ricorrere all’uso del mouse.


Videata principale di Sistema Impresa. La struttura a cartelle

favorisce la ricerca delle in-formazioni.

Sistema Impresa ha funzioni avanzate, costituite da un oggetto chiamato browser (maschera che visualizza i dati in un elenco), che facilitano le opera-zioni di ricerca, modifica e inserimento dei dati. Questo sistema di navigazione è proposto in tutti i punti del programma con le medesime caratteristiche di utilizzazione e si presenta sotto forma di lista di informazioni, nella quale i record sono disposti uno di seguito all’altro. Ad esempio è possibile ricercare un par-ticolare record attraverso la ricerca incrementale: l’operatore digita l’informazione in suo possesso in una delle colonne abilitate; il sistema, a mano a mano che i caratteri sono inseriti, recupera il record che più si avvicina a quanto digitato. La ricerca risulta quindi immediata ed intuitiva. Sono inoltre disponibili dei particolari strumenti di navigazione che aiutano l’utente a reperire le informazioni presenti su più campi o con chiavi di ricerca libere, come ad esempio: tutti gli articoli che contengono la parola Scheda. Le operazioni, che l’utente può eseguire, sono sintetizzate nella barra degli strumenti sempre visibile, la quale abilita e disabilita i comandi in funzione del-la procedura attiva. È garantita quindi un’operatività omogenea in qualsiasi punto del programma.

La barra degli strumenti ac-cessibile da qualsiasi punto

del programma.


L’integrazione con Office

Microsoft ha introdotto con Office un nuovo concetto del lavoro d’ufficio: oggi programmi quali Word ed Excel rappresentano per l’azienda strumenti di lavo-ro indispensabili. Sistema Impresa sfrutta al meglio l’integrazione con i principali strumenti di Office: qualsiasi stampa o browser di ricerca può essere esportato con un semplice clic su Word o su Excel. Ad esempio: la stampa di un bilancio può essere passata in formato Excel per una successiva rielaborazione. Da Excel, tramite ODBC (Microsoft Open Database Connectivity) o OLE DB (Microsoft Object Linking and Embedding Database), è inoltre fattibile un collegamento in tempo reale con i dati di Sistema Impresa per successive applicazioni, come ad e-sempio interrogazione dati per le analisi statistiche. Da Word invece si possono creare documenti associati ai dati di Sistema Im-presa per una mailing list attraverso la funzione di stampa unione. Si può otte-nere, ad esempio, una lettera personalizzata a tutti i clienti con la possibilità di filtrare e raggruppare liberamente i dati. Per gli utenti più esperti, sempre tramite ODBC, è possibile con Access utiliz-zare gli archivi di Sistema Impresa per lo sviluppo di applicazioni personalizza-te.

Esempio di estrapolazione dati in Excel per l’analisi statistica

sul fatturato.

Mailer

Il Mailer è una funzionalità applicativa di Sistema Impresa che consente di ge-nerare qualsiasi stampa disponibile nel gestionale nel formato standard PDF (Portable Document Format) e di inviarla tramite mail utilizzando i più comuni software di gestione della posta elettronica.

Più in particolare…

L’indirizzo di posta elettronica a cui inviare le stampe può essere deciso di


Esempio di generazione di una Fattura con invio e-mail in Out-

look.

volta in volta oppure, in caso di stampe che devono essere inviate a più clienti/fornitori (elaborazioni di massa per fatturazione, solleciti, estratti conto ecc…), è possibile decidere a priori: • quali indirizzi di posta elettronica utilizzare per ognuno dei clien-

ti/fornitori; • se inviare gli e-mail per conoscenza agli agenti del cliente; • se generare anche la stampa cartacea; • se eseguire un controllo sugli indirizzi non trovati.

In tutte le maschere è possibile eseguire le stampe con l’opzione di gene-razione della stampa nel formato di file PDF ed invio per e-mail.

Elaborazioni di stampe da inviare a più clienti/fornitori con operazioni au-tomatiche che semplificano l’operatività dell’utente; per esempio: • Stampe delle Circolari; • Stampe delle Partite contabili, estratti conto; • Stampa solleciti; • Stampe dei Documenti, per esempio le fatture da inviare ai clienti.


L’archiviazione documentale integrata

Con Sistema Impresa è possibile associare l’immagine elettronica di un documento cartaceo, acquisito a mezzo scanner o fax, direttamente alle registrazioni contabili e gestionali. I vantaggi offerti dal sistema di archiviazione documentale sono molteplici: l’archivio cartaceo diventa digitale, permettendo un notevole risparmio di tempo nella ricerca di un documento (in pochi secondi è possibile recuperare documenti tra svariate migliaia di immagini inserite); aumenta la semplicità e la velocità di distribuzione dei documenti ad altri utenti, nonchè il fattore di sicurezza e congruenza delle informazioni presenti in archivio.

Con un archivio digitale le informazioni sono gestite in modo veloce, sicuro e organizzato. La peculiarità introdotta nel software di archiviazione documentale, presente in Sistema Impresa, ancora una volta si evidenzia con la completa integrazione alle funzioni gestionali. Con questa funzionalità mediante l’uso di periferiche scanner, l’operatore infatti acquisisce i documenti direttamente dal gestionale. Per esempio al movimento contabile di registrazione di una fattura fornitore si possono associare i documenti relativi come la fattura cartacea del

fornitore, i solleciti ricevuti, ecc.. Durante il processo di acquisizione dati il sistema provvede a creare in automatico le chiavi di ricerca necessarie al successivo ritrovamento del documento stesso. La funzione di acquisizione da scanner è abilitata nei punti più strategici del ge-stionale: nella registrazione dei movimenti contabili, nella creazione di documenti (ad

esempio ordini cliente, ordini fornitore, ecc.), nelle anagrafiche cliente e fornitore. La procedura è abilitata automaticamente con un messaggio di richiesta del tipo Vuoi attivare l’archiviazione documentale?. Confermando la richiesta si apre una finestra nella quale, con un clic del mouse, si abilita la lettura dallo scanner con relativa archiviazione automatica del documento. In pochi secondi il sistema acquisisce il documento e associa le informazioni gestionali relative, per unire in forma logica il documento ad un movimento contabile.


Selezionando un documento,

per esempio l’ordine cliente, in Sistema Impresa si possono

vedere i documenti (elettronici) associati.

Dalla scheda anagrafica cliente e/o fornitore si possono

visualizzare tutti i documenti associati.

L’archiviazione documentale risulta molto utile per tutti gli utenti che utilizzano Sistema Impresa. La possibilità di vedere immediatamente dalla scheda anagrafica di un cliente tutti i documenti ad esso associati consente un significativo risparmio di tempo e migliora la qualità del lavoro.


Funzioni gestionali

Le caratteristiche generali

Come detto in precedenza Sistema Impresa è un software gestionale progetta-to e realizzato per ambienti con sistema operativo Windows. Alcune caratteristiche generali…

Multi-Aziendale: gestione di più aziende con un’unica installazione.

Multi-Esercizio: gestione contemporanea di più esercizi differenziati in contabili e di magazzino.

Esercizio a cavallo dell’anno solare. Per quelle aziende che hanno l’esercizio di gestione (contabile o di magazzino) che non coincide con l’anno solare.

Multi-Valuta. Emissione di documenti e di movimenti di contabilità con va-lute diverse dalla moneta di conto (euro), memorizzazione del fixing e rile-vazione contabile automatica per le differenze cambio.

Manuale d’uso: è disponibile un manuale elettronico che guida l’utente in ogni parte dell’applicazione.

Anteprima di stampa: l’operatore ha la possibilità di visualizzare tutte le elaborazioni di stampa prima che queste siano inviate in stampa vera e propria.

Generazione delle stampe in formato PDF. E’ possibile definire le impo-stazioni utili ad inviare automaticamente un e-mail con allegato il file della stampa generato in formato PDF (Portable Document Format ), visualizzabile con il PDF Viewer Acrobat Reader.

Anagrafiche

E’ quella parte dell’applicazione che contiene le procedure per la gestione di: Anagrafiche Clienti/Fornitori, Piano dei Conti, Banche, Tabelle Principali, Ta-belle Generali e le Impostazioni generali per la gestione degli automatismi. Più in particolare…

La definizione di tabelle principali consente l’inserimento di causali contabi-li, registri IVA, codici valuta e valore dei fixing, codici ed esenzioni IVA.

La definizione di tabelle semplici come gli agenti, le zone, le lingue, i setto-ri, vettori, nazioni, spedizioni, ecc. per selezioni statistiche.

I codici di pagamento con scadenze di tipo fisso o variabile, con rate per-centuali sia per l’IVA che per l’imponibile e suddivisione parametrica delle provvigioni.

Le anagrafiche Clienti/Fornitori sono identificate da un codice alfanumerico univoco di 5 caratteri e racchiudono tutti i dati necessari per:

• Contabilità: dati anagrafici, valuta, banca di appoggio e banca di scon-to, contropartita abituale ecc..

• Documenti: condizione di pagamento, sconti, provvigioni, agente, vet-tore, porto, spedizione, lingua, magazzino di default, ecc..

• Statistiche: nazione, zona, settore, lingua, ecc.. • Controllo fido: numero ed importo insoluti, stato con segnalazioni per

clienti/fornitori bloccati differenziate per contabilità e documen-ti/magazzino.

È possibile definire per ogni anagrafica: listini con prezzi, sconti o provvi-gioni particolari per articolo, per gruppi di articoli e per gruppi di Clien-ti/Fornitori, con data di inizio e fine validità e descrizione articolo persona-lizzata.


Esempio di maschera per la gestione dei dati: Anagrafica

dei Clienti.

Sono gestite la sede amministrativa e le destinazioni diverse per la spedi-zione merce.

I saldi sono raggruppati mensilmente e aggiornati in tempo reale dalla pri-ma nota.

Per ognuna delle anagrafiche inserite sono disponibili delle annotazioni li-bere contenute in un campo note.

Il Piano dei Conti è a 5 livelli e liberamente definibile con ricerca per codi-ce, descrizione e tipo conto. Ad ogni conto è associato un codice breve per velocizzare l’inserimento della prima nota e le ricerche.

L’anagrafica Banche: prevede il collegamento con la tabella dei codici ABI-CAB (fornita con il programma) e per ognuna delle banche inserite l’operatore può definire i dati per la creazione delle distinte su file per sup-porto magnetico.

Gestione delle circolari: personalizzazione di lettere da spedire a clienti o fornitori; è possibile applicare diversi criteri di selezione e decidere di invia-re per mail nel formato PDF.


Visualizzazione del Grafico Fatturato.

La gestione del fido prevede che per ogni cliente sia evidenziato il totale non incassato, lo scaduto, i DDT non fatturati, gli ordini non evasi, il totale del fido, il residuo, ecc..

Situazione del fatturato mensile del cliente/fornitore. Attraverso un’interfaccia utente con selezione delle impostazioni, è possibile una comparazione di più anni e visualizzazione grafica del risultato.


Contabilità La Gestione Contabile Generale contiene le procedure per la gestione della prima nota, delle partite Clienti/Fornitori, la rilevazione dei Corrispettivi (sia con scorporato che con ventilazione), dello scadenzario, le stampe fiscali, i bilanci, le statistiche; la gestione dei modelli INTRA, delle Ritenute d'acconto e dei Ra-tei e risconti.

Più in particolare… Prima Nota

Maschera per la gestione dei movimenti di contabilità gene-

rale.

Inserimento della prima nota in €uro ed in valuta.

Inserimento/modifica dei movimenti di prima nota e aggiornamento in tem-po reale dei dati contabili, dei dati IVA, dei saldi mensili dei conti, delle scadenze, delle partite, dell'archivio ritenute d'acconto, dei dati relativi alle cessioni o acquisti intracomunitari, dei movimenti di ratei e risconti e dei movimenti relativi alla gestione beni ammortizzabili.

Inserimento di scritture contabili come movimenti provvisori, che si posso-no selezionare ed includere nelle stampe di contabilità: bilanci, schede contabili, brogliacci, ecc. Inoltre, attraverso una procedura guidata, posso-no essere confermati e rese definitivi

Possibilità di visualizzare, durante l'inserimento di prima nota, i partitari e lo scadenzario clienti/fornitori.

Inserimento dei corrispettivi con generazione automatica in prima nota del-la registrazione del corrispettivo e del relativo incasso.

Aggiornamento in tempo reale dei saldi contabili dei clienti, fornitori e conti, sia per data registrazione che per data competenza.

Modifica della prima nota direttamente dalla lettura dei partitari a video.

Indicazione del periodo Plafond sul documento e sulle singole righe IVA.

Rilevazione automatica delle differenze cambi nei movimenti in valuta e-stera.

Rilevazione automatica di abbuono nelle scritture contabili di incas-so/pagamento.

Chiusure contabili completamente automatizzate senza sdoppiamento de-gli archivi nel cambio d'esercizio (che garantisce un'effettiva continuità del-le scadenze e delle partite).


Gestione Partite Generazione e aggiornamento delle partite in modo automatico al momen-to dell’inserimento/modifica della prima nota.

Procedura automatizzata per l’accorpamento e la cancellazione delle parti-te.

Stampa partite aperte clienti/fornitori anche in valuta estera.

Scadenzario

Generazione dello scadenzario da prima nota e da gestione documenti,

con la possibilità di modificare le rate calcolate prima della loro effettiva re-gistrazione.

Stampa dello scadenzario attivo e passivo con riepilogo della situazione finanziaria da data a data, con selezione per banca, da cliente a cliente o da fornitore a fornitore, per tipo scadenza.

Contabilizzazione delle scadenze con la generazione automatica della prima nota relativa al portafoglio effetti o alla banca, agli incassi clienti ed ai pagamenti fornitori.


Scadenzario Clienti: stampa effetti, RiBa e bollettini postali con selezione per data e per banca di sconto.

Scadenzario Fornitori: emissione RID e stampa Assegni con selezione per date e per banca di pagamento.

Accorpamento scadenze, ossia la possibilità di effettuare un raggruppa-mento delle scadenze di un cliente/fornitore e creare un unico effetto con la data dell’ultima scadenza raggruppata e l’importo dato dalla somma di tutte le scadenze accorpate. Dopo questa operazione, la scadenza accor-pante potrà essere gestita in tutte le operazioni di contabilità, per esempio per gli incassi/pagamenti e la generazione delle distinte effetti.

Stampa Sintetica ed Analitica del castelletto SBF e del Portafoglio effetti riferiti a ciascuna banca gestita per un periodo liberamente selezionabile.

Calcolo delle provvigioni e stampa dei cedolini agenti provvisori o definitivi, in €uro o in valuta, con selezione per scadenze e per esito scadenza (con-tabilizzate, pagate, insolute, ecc.).

Gestione bonifici a Fornitori con emissione della relativa lettera, sia per la banca che per il fornitore.

Solleciti di pagamento

La gestione solleciti consente di gestire una comunicazione efficace con i clien-ti relativamente a problematiche di recupero crediti. Si tratta di un strumento flessibile che permette di utilizzare diversi tipi di sollecito (ad esempio, per clienti esteri o personalizzati secondo l’agente di riferimento), con gravità di-versificata (in relazione al numero di solleciti emessi) e con testo completa-mente personalizzabile. Lo scadenziario è aggiornato automaticamente: infatti, per ciascuna scadenza sarà memorizzato la tipologia e il numero di solleciti in-viati e la data dell’ultima notifica inviata.


Attraverso un‘interfaccia semplice ed intuitiva, è possibile creare testi per-sonalizzati di lettere tipo da inviare ai clienti, in funzione delle esigenze dell’azienda e delle diverse categorie di clienti.

Associare o inserire (per singolo cliente, ma anche attraverso dei wizard che guidano l’utente per un aggiornamento automatico) il codice o tipolo-gia di sollecito in anagrafica del cliente al quale si intenderà inviare la lette-ra di sollecito.

Stampare la lettera (le lettere) di sollecito (la Stampa dei solleciti) per i clienti selezionati, attraverso una procedura di elaborazione guidata, con la possibilità di applicare anche una % di interessi moratori per i giorni di ri-tardato pagamento.


Stampa del Sollecito generata nel formato PDF, visualizzata

con il PDF-Viewer Acrobat Reader.

Attraverso procedure guidate invio automatizzato della lettera di sollecito via posta elettronica come file allegato di tipo PDF.

Stampe contabili Stampa dei bilanci, con selezione per data registrazione e data competen-

za, integrabili con eventuali scritture extragestionali che consentono di si-mulare in qualunque momento la chiusura dell’esercizio (rimanenze, ac-cantonamenti, ratei, ecc...).

Stampa di bilanci riclassificati secondo la IV direttiva CEE. La procedura offre inoltre la possibilità di riclassificare in modo diverso i conti del piano dei conti in modo da ottenere vari tipi di stampe dei bilanci.

Stampa dei partitari Clienti e Fornitori con il raggruppamento delle scritture contabili per data di registrazione o per data competenza.

Stampa delle schede sospesi clienti, esposizione clienti e situazione fido.

Stampa del Brogliaccio contabile per la verifica delle scritture presenti.

Stampa dei Registri IVA e del Giornale bollato, di prova ed effettiva, con completa recuperabilità in caso di interruzione della stampa stessa.

Stampa del Registro IVA riepilogativo.

Stampa della liquidazione IVA per mese o per trimestre con il riepilogo per Aliquota IVA; generazione automatica della scrittura contabile di giroconto IVA e versamento.

Selezione e stampa dei movimenti IVA con filtri per periodo plafond e ali-quote IVA.

Stampa dell’intestazione e numerazione registri.

Stampa comunicazione annuale dati IVA.


Statistiche Statistiche sul fatturato mensile dei clienti o dei fornitori da archivio conta-

bile.

Comparazione del fatturato di più esercizi.

Incidenza del fatturato mensile per cliente/fornitore sul totale d’esercizio.

Modelli INTRA Gestione delle Tabelle dei codici nazioni, delle transazioni, delle modalità

trasporto e del regime statistico.

Possibilità di associare i codici della tabella Nomenclatura Combinata con gli articoli di magazzino.

Generazione dei movimenti INTRA dalla prima nota e dalla Gestione Do-cumenti, con possibilità di completarli con i dati non calcolati in automatico.

Inserimento manuale delle rettifiche, relative a periodi precedenti, su ac-quisti e/o vendite.

Stampa dei modelli INTRA 1, 1 bis, 1 ter, 2, 2 bis e 2 ter su moduli non prefincati (su carta bianca).

Generazione file INTRA per la presentazione delle dichiarazioni su dischet-to.

Sostituti d’imposta e Enasarco

La gestione Sostituti d’imposta e Enasarco consente di rilevare contabilmente, attraverso degli automatismi che facilitano l’operatività dell’utente, sia le ritenu-te d’acconto relative alle registrazioni contabili di fatture di acquisto che l’Enasarco.


La Tabella dei Tributi, per la gestione delle ritenute d'acconto, è fornita dal programma.

La possibilità di generare con degli automatismi la scrittura contabile di storno della ritenuta (in fase di pagamento fattura) e versamento della stessa (in fase di stampa delle ritenute).

La possibilità di effettuare il pagamento della fattura in modo dilazionato, ossia con più pagamenti e la conseguente rilevazione e versamento par-ziale della ritenuta d’acconto.

Il movimento della ritenuta d’acconto e il pagamento della stessa sono ge-nerati automaticamente dall'inserimento rispettivamente delle fatture forni-tori e del pagamento a fornitore.

Stampa del Riepilogo ritenute da versare e Registro compensi a terzi.

Stampa della dichiarazione annuale, riepilogata per fornitore, con il detta-


glio dei compensi assoggettati a ritenuta d'acconto.

Stampa dell’elenco versamenti Enasarco.

Registrazione contabile automatica dei versamenti e dei giro conti per la rilevazione degli oneri.

Cespiti Ammortizzabili

La Gestione dei Beni Ammortizzabili è quella funzionalità dell’applicazione che interagisce con la contabilità di Sistema Impresa. Con la Gestione dei Cespiti l’operatore definisce, per ciascuna ditta e sulla base delle disposizioni ministe-riali, i coefficienti di ammortamento ordinario, anticipato e ridotto relativi alle di-verse Categorie di Cespiti. Più in particolare…

La visualizzazione e la stampa della scheda di ogni cespite con varie pos-sibilità di ordinamento.

L’inserimento di dati storici di ogni cespite per le ditte che provengono da una gestione diversa.

L’inserimento dei dati relativi alle fatture di acquisto e di vendita diretta-mente dalla contabilità.

Il raggruppamento dei cespiti per impianto.

Il calcolo delle quote di ammortamento, ossia in dettaglio: • possibilità di eseguire delle simulazioni, anche infrannuali, che posso-

no integrare i bilanci contabili; • calcolo delle quote per singoli cespiti o per intere categorie; • possibilità di determinare la modalità di ammortamento più convenien-

te per l’impresa; • generazione automatica delle registrazioni contabili.

In caso di vendita del cespite sono generate in automatico le registrazioni

relative allo storno del fondo e alla rilevazione della plusvalenza o minu-svalenza.


La stampa del registro dei beni ammortizzabili.

La stampa dell’elenco di controllo dei movimenti per cespite e degli ammortamenti calcolati ogni anno.

Ratei e Risconti Procedura di generazione inte-

rattiva delle scritture contabili di assestamento.

La gestione dei Ratei e dei Risconti consente la rilevazione contabile automati-ca di tutte le scritture contabili di assestamento, che solitamente in una attività aziendale rappresentano una fase importante e delicata del processo di forma-zione del bilancio di esercizio. Con questo strumento si potrà avere a disposi-zione, in qualsiasi momento, una “fotografia” dei costi e ricavi di competenza di un periodo specifico. Con l’inserimento della data di competenza nei movimenti contabili, si otterrà la base dati per il calcolo automatico dell’importo di compe-tenza e la generazione automatica delle scritture contabili di rilevazione e stor-no di ratei, risconti, fatture da ricevere e da emettere, note di accredito da rice-vere e da emettere, costi e ricavi anticipati. Questi automatismi permetteranno anche generazione di movimenti provvisori per la gestione di bilanci infrannua-li. Più in particolare…

Generazione automatica delle seguenti scritture contabili:

• Ratei e risconti; • Fatture/Note di accredito da ricevere e da emettere; • Costi/ricavi anticipati.

Generazione automatica, nell’esercizio successivo a quello di chiusura, delle scritture contabili di storno.

Procedura guidata per il calcolo automatico degli importi di competenza e relativa generazione dei movimenti di ratei/risconti, fatture da ricevere e da emettere, ecc.

Generazione delle scritture di assestamento provvisorie che possono es-sere integrate nelle stampe contabili e di bilancio, e successivamente, tra-sformate in movimenti definitivi.

Stampe di controllo.

Gestione F24 La Gestione F24, che è integrata con la Contabilità e dalla quale riceve i dati relativi all’IVA ed alla gestione delle ritenute d’acconto, consente all’operatore di inserire ulteriori dati nelle vari sezioni del modello stesso e, attraverso una procedura guidata, consente di stampare la delega. Tutti i modelli sono memo-rizzati per successive consultazioni.


Contabilità Analitica

Per fornire all’imprenditore un sistema di controllo e di verifica dei costi e/o dei ricavi che permetta di orientare le decisioni aziendali, Sistema Impresa è com-pleto di una gestione per la contabilità analitica che affianca la contabilità fisca-le. Più in particolare…

Una definizione più analitica del piano dei conti (voci di spesa e di ricavo) su più livelli di raggruppamento.

Una suddivisione dell’azienda in centri di costo/ricavo ai quali imputare le voci di spesa e di ricavo.

La possibilità di imputare costi e ricavi anche a livello di commessa.

La pianificazione di un budget di entrata e/o di uscita a livello mensile.

L’inserimento dei movimenti con imputazione diretta dal programma di contabilità analitica o simultaneamente alla scrittura di prima nota.

Una serie di stampe che permettono il confronto fra budget pianificato e dati consuntivi, con calcolo degli scostamenti in importo e in percentuale e con il raffronto di più anni.

La possibilità di definire delle configurazioni di costo che permettono un’analisi a direct e a full costing.

La stampa del bilancio di contabilità analitica per centro di costo, per com-messa o per l’intera azienda con la possibilità di analizzare solo le configu-razioni di costo previste e con il calcolo del margine di contribuzione di primo e di secondo livello.

Documenti

È una parte dell’applicazione che integra la gestione dei documenti e la gestio-ne del magazzino. La gestione dei documenti prevede l’emissione e la stampa di: documenti con i quali sono movimentati gli articoli di magazzino (ordini, documenti di trasporto, per il conto lavoro, ecc.); documenti utilizzati poi ai fini contabili (fatture e note di accredito); documenti generici (offerte, preventivi, ecc.). Più in particolare…

Creazione e parametrizzazione di illimitati tipi di documento: Ordini, Bolle,


Fatture, ordini di lavorazione, trasferimenti tra depositi, consegne a terzisti, ecc..

Configurazione del flusso dei documenti secondo le reali necessità: ad e-sempio il ciclo attivo può essere del tipo classico – Ordine Cliente, Docu-mento di Trasporto, Fattura di Vendita – oppure essere allungato per com-prendere anche Offerta (che sarà poi prelevata dall’Ordine Cliente) e Pre-bolla (che preleva l’Ordine Cliente e che potrà essere prelevata dal docu-mento D.D.T.). In questo modo è possibile creare ed adattare, in modo molto semplice ed autonomo, i documenti secondo le esigenze reali dell’azienda. Inoltre sarà possibile ricavare tutti i dati statistici riguardanti la quantità di offerte che vanno a buon fine rispetto al totale delle offerte o di ordini evasi e da evadere o altro...

Possibilità di inserire o generare documenti in €uro e in valuta con relativo cambio aggiornabile dall’utente e storicizzato per essere riproposto nelle successive operazioni.

Generazione automatica dei documenti come ad esempio bolle da ordini, fatture da bolle, ecc., per un singolo cliente o fornitore, generale per tutti i clienti o tutti i fornitori o per tipo di articoli.

Possibilità di prelevare singoli documenti (es. Bolle di vendita con evasione degli Ordini Clienti, Fatture di vendita con prelevamento delle bolle emes-se, ecc.) con selezioni per: numero, data documento, magazzino, agente, settore, zona, valuta, articolo, gruppo articoli e data consegna. I preleva-menti possono essere totali o parziali ed è possibile modificare il residuo prelevabile per consentire, ad esempio, di chiudere ordini evasi parzial-mente.

Visualizzazione immediata, all’interno del documento, dei documenti che hanno evaso un certo articolo evidenziando il tipo ed il numero e la data di ogni evasione, la quantità totale evasa e la quantità che rimane da evade-re.

Gestione degli sconti per riga o sul totale documento (sconto cassa e/o sconto merce) proposti in base a quanto definito nella parametrizzazione dei documenti o direttamente inseriti dall’utente. Gli sconti proposti posso-no essere associati ai listini clienti/fornitori, alle anagrafiche clienti/fornitori e/o nelle anagrafiche di magazzino.


Riepilogo sullo stato di evasio-

ne del documento.

Gestione delle provvigioni analoga a quella degli sconti con la possibilità di calcolare la provvigione sul lordo imponibile o al netto dello sconto cassa.

Controllo del fido assegnato al cliente nel momento della compilazione dell’Ordine o del Documento di Trasporto (o altro documento...) con possi-bilità del solo controllo o di blocco forzato nel caso di superamento dei va-lori impostati in corrispondenza di ogni singola anagrafica cliente.

Generazione automatica delle scadenze transitorie dai documenti fattura e

nota di accredito con possibilità di interazione manuale di quanto proposto. Le scadenze diverranno poi definitive, a seguito della contabilizzazione dei documenti.

Gestione delle spese di trasporto, imballo e spese varie/generali. Le spese di trasporto, in particolare possono essere associate e dipendere dal sin-golo cliente o al trasportatore della merce (vettore).

Gestione di acconti e abbuoni che generano in automatico la registrazione contabile nel momento del passaggio del documento in contabilità.

Generazione automatica dei movimenti sia per il magazzino di partenza che per quello di arrivo. In presenza di articoli con distinta base si possono generare i movimenti ed aggiornare il magazzino sia per il padre che per i componenti

Controllo automatico della giacenza (o della disponibilità) durante la compi-lazione dei documenti per la gestione del magazzino, affinché possano es-sere evidenziate immediatamente eventuali discrepanze rispetto alle quan-


tità presenti a magazzino.

Esplosione della distinta base nei documenti con possibilità di modificare quantità e valori delle righe generate per i componenti. In questo caso si può scegliere di ricalcolare il costo totale variato a seguito di modifiche ap-portate a quantità o prezzi dei componenti. L’esplosione può agevolare l'inserimento di semplici preventivi, di bolle trasferimento materiali ai terzi-sti, velocizzare l'emissione di bolle/fatture per articoli kit con quantità o componenti variabili, ecc..

Facoltà di scegliere, nel caso della distinta base, cosa si vuole stampare: la riga articolo padre con o senza prezzo, le righe dei componenti con o senza prezzo.

Aggiornamento in tempo reale dei saldi dell'articolo: esistenza, disponibile, carico, scarico, impegnato ed ordinato dei vari magazzini movimentati.

Gestione automatica dello scorporo per i valori comprensivi dell’IVA.

Videata di inserimento/modifica documenti (offerte, ordini, fatture, bolle, ecc.).

Ristampa o modifica dei documenti con conseguente correzione automati-ca dei movimenti di magazzino collegati e dei saldi degli articoli.

Gestione della triangolazione per la spedizione di merci a terzi con la dici-tura Merce che Vi consegniamo in nome e per conto della ditta ... generata in automatico.

Possibilità di definire contemporaneamente 3 diversi moduli di stampa e relative stampanti. Nel caso di stampa di più copie dello stesso documen-to, in presenza di più formati di stampa, è chiesto di volta in volta come si vuole stampare il documento (è il caso ad esempio dell'Ordine Cliente stampato con dati diversi per l'Ufficio Amministrazione o per il Magazzino). E’ possibile, inoltre, visualizzare in anteprima il documento emesso e/o in-viarlo via e-mail come allegato nel formato file PDF.

Statistiche sui documenti inseriti con vari tipi di ordinamento e varie possi-bilità di filtro sui dati di testa/piede (tipo, numero e data documento, clien-te/fornitore, data consegna, settore, zona, agente, valuta, pagamento) e di riga (codice e descrizione articolo, gruppo/sottogruppo, classe/sottoclasse, data consegna, evasi parzialmente, completamente o non evasi).

Statistiche sui documenti inseriti per il calcolo sul margine lordo per prodot-to e sul fatturato per zona, agente, settore, cliente o fornitore.

Stampa archivio transitorio fatture per ottenere un elenco dei documenti che dovranno essere poi passati in contabilità. Nella stampa sono riepilo-gati i dati contabili ed IVA relativi alle fatture e note di accredito emesse.


Procedura detta di contabilizzazione che consente il passaggio dei docu-menti alla prima nota contabile (utilizzabile solo se si gestisce anche la contabilità) in modo automatico e trasparente per l’operatore.

Possibilità di duplicare qualunque documento in un altro copiandone solo le righe o anche l’intestazione.

Ristampa dei documenti con molteplici criteri di selezione: per clien-te/fornitore, per data e numero documento, per agente, zona, settore, ecc..

Una funzione di import/export consente di trasferire dei documenti tramite file (con dischetto o via modem) tra ditte diverse o tra sedi staccate della stessa azienda. Sono previsti vari filtri di selezione: per tipo e numero do-cumento, per data, per cliente/fornitore, ecc.. Per i documenti fiscali come le fatture e le note di accredito durante l’import è aggiornato l’archivio tran-sitorio documenti e sono generate le scadenze transitorie, ai fini della con-tabilizzazione automatica dei documenti. La procedura di Import/Export documenti è la soluzione per tutte le aziende che operano con sedi stacca-te, che hanno quindi la necessità di gestire in modo centralizzato i vari de-positi, magazzini, filiali, ecc.. Il documento trasferito genererà tutti i movi-menti di magazzino al fine di allineare gli archivi. Questa procedura per-mette inoltre di allineare gli archivi dei clienti/fornitori ed articoli.

Lotti e Matricole Le aziende che hanno tra i loro obbiettivi la qualità del processo produttivo e del prodotto (molte volte le due funzioni sono intimamente legate fra loro) sono interessate a rintracciare i lotti e le matricole che hanno acquistato dai fornitori e venduto ai clienti. Sistema Impresa consente la rintracciabilità delle informa-zioni inserite nei diversi documenti. Più in particolare…

Gestione di un numero di matricola da inserire in corrispondenza della riga


del documento.

Gestione di un numero/codice di lotto da inserire in corrispondenza della riga del documento.

Visualizzazione immediata (anche durante la fase di compilazione del do-cumento) delle giacenze/disponibilità di magazzino, per ogni lotto dello stesso articolo con carichi/scarichi e ordinato/impegnato per magazzino-lotto-articolo.

Possibilità di parametrizzazione di ogni singolo documento per la gestione dei campi Matricola e Lotto.

Stampa del documento con possibilità di riportare il numero di matricola e di lotto assegnato in corrispondenza di ogni singola riga del documento stesso.

Possibilità di filtro sul numero di matricola e di lotto sulle selezioni relative alle stampe dai documenti.

Stampa delle giacenze di magazzino per ogni articolo con dettaglio dei vari lotti/magazzini.

Rintracciabilità delle informazioni relative ai numeri di matricola/codici lotto per ciascun articolo.

Gestione delle Commesse

La gestione delle commesse prevede la possibilità di definire un codice com-messa sulla testa del documento e su ciascuna delle righe del documento stesso. Più in particolare…

Gestione di un numero di commessa da inserire in corrispondenza della testa del documento.

Gestione di un numero di commessa da inserire in corrispondenza di ogni riga del documento.

Possibilità di impostare automaticamente lo stesso numero di commessa per ogni riga di documento a partire dall’informazione contenuta sulla testa dello stesso.

Possibilità di parametrizzazione di ogni singolo documento per la gestione del campo Commessa.

Stampa del documento con possibilità di riportare il numero di Commessa assegnato in corrispondenza di ogni singola riga o della testa del docu-mento stesso.

Possibilità di filtro sul numero di commessa sulle selezioni relative alle stampe dai documenti.

Stampe riepilogativa di tutte le righe dei documenti appartenenti alla stessa commessa con possibilità di ottenere un dato consuntivo dei materiali e delle prestazioni impiegati per un certo lavoro.

Magazzino La gestione del magazzino affronta tutti gli aspetti di un magazzino commercia-le e fiscale. Più in particolare…

Causali di Magazzino

Causali di movimentazione liberamente definibili da associare ai diversi documenti.

Possibilità di inserire i parametri per il magazzino di partenza e il magazzi-


no di arrivo; i magazzini possono essere indicati come fissi per velocizzare l'inserimento dei documenti o variabili nel caso di gestione di più magazzini con la medesima funzione.

Descrizioni differenziate sui movimenti per il magazzino di partenza ed il magazzino di arrivo.

Definizione della causale in modo che, in presenza di distinta base, siano aggiornati in automatico le quantità ed i valori di giacenza per il padre e i componenti.

Gestione progressivi separati per carichi e scarichi della merce dovuti a trasferimenti.

Possibilità di indicare se il movimento aggiorna nell’anagrafica articoli gli ultimi dati di vendita/acquisto: data, prezzo lordo, prezzo netto, sconto, cliente/fornitore.

Articoli di magazzino

Articoli di magazzino con lunghezza codice fino a 20 caratteri alfanumerici.

Possibilità di definire fino a 10 codici Alias, si tratta di un codice alternativo con il quale s’identifica l’articolo all’interno del proprio magazzino (o dei propri magazzini). In sede di inserimento di una riga di un documento è possibile richiamare l’articolo di magazzino indifferentemente con il codice o con i diversi alias codificati.

Gestione di codice a barre con possibilità di generazione automatica del codice EAN13; interfacciamento con scanner ottici per la movimentazione del magazzino in modo automatico.

Gestione di codici alternativi degli articoli sia per clienti che per fornitori.

Suddivisione degli articoli in gruppi/sottogruppi e classi/sottoclassi al fine di raggruppare la merce stessa nelle selezioni per le stampe e le statistiche.

Definizione di dati utili nella gestione documenti per il carico e lo scarico della merce quali: codice IVA/esenzione in acquisto/vendita, contropartita di acquisto/vendita per l’Italia e per l’estero, sconti e provvigioni legate all’articolo.

Codice ubicazione da utilizzare ad esempio nella gestione documenti per il prelievo della merce dagli scaffali.


Scheda anagrafica di un Articolo di Magazzino

Visualizzazione dei dati relativi all’ultima vendita e all’ultimo acquisto (codi-ce cliente/fornitore, sconto, prezzo lordo/netto), aggiornati in tempo reale dalla gestione documenti. Dettaglio degli ultimi movimenti di acquisto e di vendita con: data, prezzo, cliente/fornitore, magazzino e causale di movi-mentazione.

Inserimento dei dati di produzione, quali: scorta minima, lotto di riordino, multiplo del lotto riordino, giorni di riordino, produzione massima giornalie-ra, fornitore e costo standard.

Descrizioni in lingua estera degli articoli di magazzino con possibilità di stampare nel documento la descrizione dell’articolo nella lingua definita per il cliente/fornitore.

Assegnazione della nomenclatura combinata a ciascun articolo per la compilazione dei modelli Intrastat relativi agli acquisti ed alle cessioni in-tracomunitarie.

Campo note utilizzato per articoli che necessitano di una descrizione lunga disponibile anche in lingua.

Valori degli articoli dettagliati per magazzino che riportano: giacenza e va-lore iniziale, quantità e valore di carico/scarico, ordinato, impegnato e suc-cessivo calcolo del disponibile.

Valorizzazione degli articoli coi criteri LIFO, FIFO e Costo Medio Pondera-to (il calcolo è effettuato a scatti): per ogni articolo è possibile decidere il ti-po di valorizzazione che sarà poi riportato nella stampa. Sempre nelle stampe l’operatore ha la possibilità di modificare virtualmente il tipo di valo-rizzazione in modo da creare delle vere e proprie simulazioni sui valori de-gli articoli stessi. La valorizzazione di ogni articolo è eseguita automatica-mente dalla procedura di chiusura annuale del magazzino per l'esercizio in gestione.

Gestione di più unità di misura

Sistema Impresa offre anche la possibilità di gestire unità di misura diverse a seconda che stiano acquistando, vendendo o lavorando i prodotti.


Possibilità di definire fino a tre unità di misura alternative alla prima in cor-rispondenza di ogni articolo di magazzino.


Definizione del fattore di conversione tra l’unità di misura principale e

l’unità di misura alternativa.

Possibilità di selezionare l’unità di misura che si desidera utilizzare in cia-scun documento (es. carico in quintali e vendita a chilogrammi).

Possibilità di selezionare un’unità di misura diversa da quella preimpostata all’interno del documento con conseguente ricalcolo del valore unitario.

Possibilità di prelievo di un documento utilizzando un’unità di misura diver-sa da quella originale; gestione del residuo secondo l’unità di misura origi-nale.

I movimenti di magazzino sono effettuati secondo l’unità di misura principa-le in modo da restituire i dati secondo un criterio univoco.

Gestione Listini Sistema Impresa permette di gestire i listini di vendita e di acquisto lasciando all’azienda un ampio grado di libertà nel decidere le proprie condizioni com-merciali. Esistono a tal proposito dei listini standard e dei listini particolari per ogni cliente/fornitore. Più in particolare… Listini standard

Inserimento nella scheda anagrafica dell’articolo di 9 listini standard di vendita, in €uro o in valuta estera.

Associazione ad ogni cliente/fornitore o al tipo documento di uno dei listini definiti in modo che automaticamente siano proposti i prezzi del listino cor-retto in sede di emissione del documento stesso.

Procedura automatica di aggiornamento di un listino in funzione di un valo-re di partenza (listino o costo) e di una percentuale di incremento/ diminu-zione o di un valore fisso. La variazione è possibile anche fra listini di valu-ta diversa. Gli arrotondamenti sono suddivisi in scaglioni di valori e sono calcolati per difetto, per eccesso o commerciale.

Possibilità di stampare (anche come simulazione) i prezzi generati dalla procedura di aggiornamento automatico listini.


Funzione di aggiornamento listini standard

Listini personalizzati Ad ogni cliente/fornitore è possibile associare delle condizioni di vendi-

ta/acquisto diverse per gli articoli presenti a magazzino. La personalizza-zione consiste nel definire prezzo, sconto, provvigione, codice di valuta, data di inizio e fine validità del listino, descrizione articolo, aliquota IVA.

Le condizioni particolari (viste sopra) possono essere definite anche per un gruppo di clienti/fornitori: ogni anagrafica di uno stesso gruppo di clienti a-vrà le medesime condizioni.

Le condizioni particolari (viste sopra) possono essere definite anche per un gruppo di articoli di magazzino: ogni anagrafica di uno stesso gruppo di magazzino avrà le medesime condizioni.

Personalizzazione di un articolo per un particolare cliente

Procedura automatica di creazione/aggiornamento di un listino personaliz-zato in funzione di un valore di partenza (listino generale, costo, listino personalizzato) e di una percentuale di incremento/ diminuzione o di un va-lore fisso. Possibilità di impostare automaticamente una data di inizio e fine validità di più listini personalizzati.


Movimenti di magazzino

Il magazzino è movimentato dalla gestione documenti in base alla configu-razione delle causali di magazzino associate ai documenti stessi. In pre-senza di articoli con distinta base si ottengono anche le movimentazioni delle giacenze sia per il padre che per i componenti.

Gestione di più magazzini/depositi, fiscali o non, per la selezione nelle stampe dell'inventario e del giornale di magazzino.

Gestione dell’impegnato e dell’ordinato e del disponibile per ogni magazzi-no.

Immagini Ad ogni articolo di magazzino è possibile associare più immagini come ad esempio foto del prodotto, disegni, schede tecniche, ecc..

Le immagini associate agli articoli possono essere riportate ad esempio nella stampa dei listini.

Stampa di documenti (ad esempio liste di prelievo da magazzino) con le immagini dei singoli articoli.

Stampe e Statistiche

Stampa delle anagrafiche di magazzino: listini, articoli sotto scorta, costi, ecc. con ordinamenti multipli.

Stampe delle giacenze di magazzino dettagliate per articolo e per magaz-zino.

Stampa del giornale di magazzino conforme alle normative vigenti.

Statistiche multiple sui movimenti di magazzino con valorizzazione a prez-zo medio, a ultimo costo, a costo standard, ecc..

Statistiche mensili, sui movimenti effettuati, analitiche o sintetiche a quanti-tà e valore del venduto/acquistato.

Bar code

Il codice a barre può essere definito come una simbologia o un alfabeto per la codifica di informazioni in un formato tale da poter essere acquisito automati-camente da opportuni lettori, ossia dei dispositivi elettronici di diverso tipo e tecnologia, che trasformano la simbologia in informazione. In Sistema Impresa è disponibile una gestione per i codici a barre che consente all’azienda di au-tomatizzare molti processi, dall’acquisto alla produzione, alla distribuzione. Più in particolare…

Stampe delle etichette da apporre sulle confezioni dei codici articolo, ripor-


tanti, appunto, il codice identificativo del bene, sotto forma di codice a bar-re. Le stampe disponibili hanno diversi layout e riportano vari dati: la quan-tità per confezione, l’unità di misura, ecc.; è, comunque, possibile persona-lizzare il layout.

Procedura di stampa etichette articolo secondo la quantità digitata in riga; ovvero, in fase di inserimento di un nuovo documento, alla conferma, è possibile far stampare un numero di etichette,riferite al codice articolo, pari alla quantità.

Compilazione automatica del D.D.T utilizzando il lettore di bar code. Sono disponibili due funzionalità distinte, secondo il tipo di dispositivo utilizzato: lettura diretta dei codici, per facilitare le operazioni di data entry e memo-rizzazione delle letture in un file che sarà poi letto per una compilazione successiva del documento.

Distinta Base La distinta base è completamente integrata al magazzino da cui preleva le co-difiche degli articoli (siano essi materie prime, semilavorati o prodotti finiti), le rispettive descrizioni e i costi. L’integrazione si estende alla gestione dei docu-menti che utilizza la distinta base per effettuare l’impegno dei componenti a fronte dell’ordine e lo scarico degli stessi quando si carica il prodotto finito. Più in particolare…

Definizione della lista dei materiali (articoli) e delle fasi di lavorazione.

Una distinta base può avere un numero illimitato di livelli di sotto distinta.

Possibilità di definizione della data di inizio e fine validità per ogni compo-nente della distinta con rintracciabilità dell’esatta composizione di un pro-dotto ad una determinata data.

Possibilità di definire, per ogni componente della distinta, fino a 4 coeffi-cienti con calcolo automatico del consumo derivato dal prodotto dei coeffi-cienti stessi.

Gestione dei componenti fantasma/fittizi in corrispondenza degli articoli di cui non si desidera registrare i carichi/scarichi.

Possibilità di definire per ciascun componente della distinta base un’unità


di misura alternativa a quella predefinita, impostata in anagrafica dell’articolo.

Procedura di valorizzazione al costo standard o a uno dei listini di vendita gestiti in anagrafica articoli.

Esplosione a video di più livelli della distinta base.

Descrizioni aggiuntive per ogni distinta.

Definizione dei Centri di Costo e della relativa capacità espressa in minuti.

Definizione delle fasi lavorative all’interno di ciascun centro di costo con possibilità di indicare fasi che richiedono un tempo fisso (attrezzaggio) o variabile (per la lavorazione di più pezzi).

Stampa della distinta base con valorizzazione del costo per i materiali e per le fasi lavorative.

Definizione del cliclo per la fase di lavorazione

Aggiornamento automatico del costo delle distinte ricalcolato in base al co-sto d'acquisto, al costo standard, a uno dei 9 listini, al prezzo medio di ac-quisto o al prezzo medio di vendita di ogni componente.

Modifica e/o sostituzione di componenti in tutte le distinte.

Stampa della distinta completa con esplosione o implosione.

Esplosione della distinta base all’interno dei documenti con la possibilità di variare i componenti o le relative quantità solo per un documento, in modo da garantire lo scarico corretto dei componenti e la valorizzazione del pa-dre in funzione dei componenti effettivamente utilizzati.

Stampa della quantità da produrre per più livelli di distinta base e confronto con la giacenza in magazzino.


Programmazione degli acquisti e della produzione

La Programmazione degli acquisti e della produzione consente di ottenere un’analisi della disponibilità degli articoli di magazzino nel tempo ed una pro-posta di riordino sia questa a fornitori o a produzione (interna/esterna). Più in particolare…

Gestione del calendario con libera definizione dei giorni lavorativi e festivi.

Calcolo dei fabbisogni mediante il Programma di Produzione. Il calcolo dei fabbisogni esamina la disponibilità degli articoli nel tempo per ogni livello di distinta base. Secondo i parametri (impostabili a cura dell’utente) sono presi in considerazione: il portafoglio ordini (Clienti/Fornitori/Produzione), da/a data consegna, le simulazioni/previsioni (inserite manualmente) e le giacenze dei magazzini selezionati. Per consentire un’elaborazione mirata solo per alcuni articoli è possibile selezionare gli stessi da/a: codice artico-lo, gruppo e classe, ultimo cliente e ultimo fornitore.

Ottimizzazione dei riordini considerando il calendario di produzione ed i

dati presenti negli articoli di magazzino quali: scorta minima, lotto di riordi-no, multipli del lotto riordino, giorni di riordino e produzione massima gior-naliera.

È disponibile una serie di stampe che evidenziano la disponibilità degli ar-ticoli nel tempo.

Stampa del piano di produzione con l’indicazione di quali articoli ordinare, quando emettere gli ordini e la data di consegna del materiale richiesto.

Preparazione delle righe per l’emissione automatica degli ordini fornitori e produzione interna/esterna.

Stampa Lista fabbisogni con l’indicazione della disponibilità degli articoli con la possibilità di selezionare solo gli articoli mancanti ordinati per forni-tore.

Stampa Disponibilità ordinata per data consegna intesa come Giacenza - Scorta minima + Ordini fornitori + Ordini lavorazioni Interne + Ordini lavo-razioni esterne - Impegnato.

Stampa Disponibilità per settimana intesa come Giacenza - Scorta minima + Ordini fornitori + Ordini lavorazioni Interne + Ordini lavorazioni esterne - Ordini Clienti.


Stampa Piano di produzione con: Selezioni da/a codice articolo, gruppo, classe, fornitore standard e data consegna. Indicazione degli articoli di tutti i livelli della distinta base esclusi gli articoli Fittizi di cui non è calcolato il fabbisogno e Fantasmi di cui è considerato il fabbisogno dei componenti. Calcolo della disponibilità degli articoli nel tempo. Indicazione dell’origine del fabbisogno che può derivare da un Ordine (Ordine ... Cliente .. con data consegna ...) o da un livello superiore di Di-stinta Base (Indotto da nr .. articolo .. ). Suggerimento dell’eventuale Proposta di lavorazione da iniziare entro... o Proposta di acquisto da emettere entro.... Visualizzazione per ogni articolo della situazione con il dettaglio dei dati del piano di produzione sopra indicati.

Emissione e stampa Ordini Lavorazione Interna o Esterna con :

Selezioni per visualizzare le proposte di riordino da confermare da/a: co-dice articolo, gruppo, classe, fornitore standard e data consegna. Generazione di un ordine per ogni articolo o raggruppamento per fornitore di più articoli in un solo ordine. Possibilità di esplodere in automatico la distinta e di conseguenza stam-pare, oltre all’articolo da ordinare, anche i suoi componenti al primo livello.Più formati di stampa sia per gli articolo che per i componenti (in caso di esplosione distinta base). Visualizzazione delle righe proposte riordino ordinate per articolo o per fornitore standard. Visualizzazione per articolo della situazione generale derivata dalla piani-ficazione. Segnalazione se la data di riordino proposta è antecedente sia al giorno indicato come data emissione sia alla data odierna. Possibilità di ordinare ad un fornitore diverso da quello standard con l’assegnazione del relativo prezzo eventualmente presente nel listino per fornitore. Possibilità di modificare quantità, prezzi, data consegna, ecc. proposti.

Emissione e stampa Ordini Fornitori con: Selezioni per visualizzare le proposte di riordino da confermare da/a: arti-colo, gruppo, classe, fornitore standard e data consegna. Generazione di un ordine per ogni articolo o raggruppamento per fornitore di più articoli in un solo ordine. Più formati di stampa. Visualizzazione delle righe proposte riordino ordinate per articolo o per


fornitore standard. Visualizzazione per articolo degli ultimi acquisti e della situazione genera-le derivata dalla pianificazione. Possibilità di emissione di ordini a fornitore anche per articoli aventi distin-ta base nel caso si renda necessario procedere con l’acquisto per impos-sibilità di produzione. Segnalazione se la data di riordino proposta è antecedente sia al giorno indicato come data emissione sia alla data odierna. Possibilità di ordinare ad un fornitore diverso da quello standard con l’assegnazione del relativo prezzo eventualmente presente nel listino per fornitore. Possibilità di modificare quantità, prezzi, data consegna, ecc. proposti.

Integrazione con i software IPSOA

Collegamento con Sistema Professionista

Il collegamento con Sistema Professionista è una funzionalità che consente di trasferire le informazioni contabili e gestionali al commercialista che solitamen-te tiene la contabilità generale e/o fiscale per conto dell’azienda utilizzando il software Sistema Professionista. E’ una procedura applicativa di Sistema Impresa che, attraverso una configu-razione definita dall’utente, trasferisce le fatture di acquisto/vendita, le scritture contabili degli incassi/pagamenti, i giroconti e le scadenze dei clienti/fornitori, utilizzando un wizard interattivo che esporta i dati tramite file. I file saranno successivamente letti per creare movimenti contabili direttamente in Sistema Professionista. Si elimina quindi la necessità di re-imputare i dati ottenendo un notevole ri-sparmio di tempo ed eliminando il rischio di errori impliciti nelle operazioni che si svolgono più volte. Con questa procedura sarà possibile gestire con efficienza e semplicità le a-ziende del commercialista che in generale utilizzano il software Sistema Impre-sa prevalentemente come applicazione gestionale e fanno ricorso alla consu-lenza del professionista per la gestione degli adempimenti contabili/fiscali. Il commercialista, una volta ricevuti i dati, potrà eseguire in Sistema Professio-nista una procedura guidata che gli consentirà di realizzare un import integran-do i movimenti con i dati di propria competenza.


E’ disponibile una funzionalità di trasferimento dati da Sistema Professioni-sta a Sistema Impresa delle seguenti tabelle: piano dei conti, causali con-tabili, codici IVA, registri IVA e codici valute, per aggiornare regolarmente i due software con i dati nuovi o modificati. In questo modo Sistema Impresa riceve le tabelle generali della ditta preparate dal commercialista. Le tabel-le di Sistema Impresa sono poi raccordate con le tabelle di Sistema Pro-fessionista per stabilire il collegamento tra i due programmi.

La ditta dimostrativa (di prova), disponibile in fase di installazione, è dotata di piano dei conti, causali contabili, codici IVA, registri IVA e codici valute già allineati con le corrispondenti voci della ditta di Sistema Professionista, permettendo quindi un utilizzo immediato della procedura.


Videata per l’associazione fra

le tabelle di Sistema Impresa e Sistema Professionista.

Videata per la configurazione del collegamento fra Sistema Impresa e Sistema Professio-

nista.

Un’utility di configurazione permette di specificare il tipo di trasferimento

dati verso Sistema Professionista che sarà utilizzato nell’applicativo; è possibile precisare il tipo di dati contabili che si desidera trasferire in rela-zione alle specifiche esigenze e competenze dell’azienda, ossia:

• Fatture di acquisto e di vendita con eventuali abbuoni/acconti ed o-maggi.

• Scadenze dei Clienti e/o Fornitori. • Scritture contabili di incasso/pagamento, insoluti e contabilizzazione

effetti. • Scritture di giroconto contabile.


La Suite IPSOA, in cui è di-sponibile il collegamento con

Sistema Impresa

Procedura guidata per il trasferimento dati verso Sistema Professionista; attraverso questa funzionalità sarà possibile generare dei file in formato te-sto, che successivamente saranno importati.


Conclusioni

…gestionale completo

Da quanto finora descritto si può certamente dire che Sistema Impresa è un software gestionale completo e che può soddisfare le necessità delle imprese che si stanno affermando in un mercato in continua evoluzione ed espansione. Le richieste ed i suggerimenti segnalati dai clienti hanno consentito di introdur-re nel progetto Sistema Impresa funzioni e potenzialità finalizzate alla soddi-sfazione totale delle tematiche aziendali.

…le personalizzazioni

Il software gestionale riveste un ruolo di primaria importanza nel contesto del sistema informativo aziendale. Proprio per questo motivo può richiedere personalizzazioni, adattamenti, integrazioni con altre procedure ecc.. Sistema Impresa è stato progettato perché queste sue estensioni siano realizzabili in tempi e costi accessibili per qualsiasi azienda. Attraverso i servizi di supporto offerti dalle Agenzie Ipsoa e con la predisposizione di Sistema Impresa all’implementazione ed all’instal-

lazione di personalizzazioni, è possibile adattare alle esigenze dell’azienda la maggior parte delle funzioni gestionali, senza per questo interferire con le strutture standard di Sistema Impresa.

I servizi offerti ai clienti

La soluzione gestionale che Ipsoa propone non si compone di solo software; per sviluppare dei programmi efficienti e all’altezza delle esigenze del cliente, per dare supporto all’operatore che sta utilizzando il prodotto, ecc., è necessa-rio disporre di figure qualificate e con maturata esperienza in merito alle pro-blematiche aziendali. Per questo motivo, le Agenzie Ipsoa sono strutture con personale qualificato in grado di approfondire le richieste dell’utente e proporre soluzioni, tecnici specializzati per l’installazione dei programmi e delle persona-lizzazioni presso il cliente, personale addestrato per la formazione all’utente e lo staff tecnico di supporto post avviamento. In verità, se da un lato quindi un’accurata analisi offre sicuramente le basi per la realizzazione del progetto, dall’altro la formazione utente contribuisce al raggiungimento degli obiettivi dell’azienda. Un utente adeguatamente istruito all’uso delle procedure dà molto di più e soprattutto aumenta la propria efficienza nel lavoro che svolge. Un buon livello di formazione consente all’impresa di ammortizzare prima gli inve-stimenti e raggiungere con celerità e sicurezza i traguardi prefissati con la scel-ta di informatizzazione adottata.

Guida alla Valutazione di Sistema Impresa · operativo Microsoft Windows Server e da una rete di...

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