GUÍA PARA LA GENERACIÓN

DEL PLAN DE

SIMPLIFICACIÓN DE

TRÁMITES EN LA

PLATAFORMA GOB.EC

2020

V 1.1 (junio 2020)

GUÍA

Los roles “RAT” y “Editor”, podrán visualizar dentro del menú, la opción “Planificaciones”

Se deberá seleccionar “Agregar planificación”

En la planificación, se ingresará el período de planificación, el cual consiste en el año en el curso,

durante el cual se ejecutará el plan de simplificación de trámites. A continuación, en la parte

inferior del formulario, se hará clic sobre el botón “Guardar”.

La plataforma GOB.EC indicará a través de un mensaje que la planificación ha sido creada.

A continuación, aparecerán cuatro pestañas: “Información”, “Diagnóstico Económico”,

“Priorización”; y, “Planificación:

En la pestaña “Diagnóstico Económico”, se ingresará por cada trámite publicado (o modificado

si estuviese en edición), el valor resultante de aplicar la matriz de diagnóstico económico. Antes

de ingresar el archivo de soporte en el botón “Adjuntar”, se deberá presionar el botón “Guardar”

(el cual se encuentra al final de la página):

Al seleccionar Adjuntar, aparecerá la siguiente ventana:

Después de guardar los adjuntos de todos los trámites, pasar a la pestaña “Priorización”, para

cada trámite se ingresará el puntaje obtenido (total) de la matriz de criterios de priorización:

Una vez que se hayan guardado todos los valores de la priorización, se debe pasar a la pestaña

“Planificación”, en la cual tendrá los valores del diagnóstico económico y puntuación

Al final de este formulario, si están todos los valores ingresados, se habilitará el botón “Calcular

priorización”. Al presionar este botón, GOB.EC realizará el cálculo determinado en el artículo 11

de la Norma Técnica de Diagnóstico Económico y Criterios de Priorización de Trámites, por lo

tanto esta acción determinará los trámites que serán incluidos dentro del Plan de Simplificación

de Trámites de la entidad. Este listado no podrá ser revertido.

Para cada trámite priorizado, se tomará en cuenta la columna opciones, el cual contiene las

siguientes alternativas: “Planificar” y “Editar”.

El botón “Planificar” mostrará la siguiente ventana:

Al seleccionar “Agregar planificación”, se abrirá para el trámite, una nueva ventana, en la cual

se seleccionará:

- Estrategia: Seleccionar una estrategia del listado. La definición de cada una se podrá

encontrar en el anexo 1, en el cual constarán como tácticas.

- Descripción: Se debe describir cómo se implementará la estrategia seleccionada

- Archivos de estrategia: Se podrán adjuntar documentos de soporte (acta de reunión,

cronograma, etc)

- Tiempo de estrategia: Se indicará hasta qué fecha se implementará la estrategia,

considerando los tiempos establecidos en el Decreto 982.

Al seleccionar la opción “Editar”

Los criterios de este formulario están dados por:

- Artículo 24 del Reglamento General de la LOOETA:

o Participación ciudadana

o Programas institucionales

- Art. 7 de la Norma Técnica para la Definición de Metas e Indicadores para el Seguimiento

y Evaluación de la Simplificación de Trámites

- Objetivo de costo de los trámites

- Objetivo de reducción de tiempo

- Objetivo de reducción de interacciones

- Objetivo de reducción de requisitos

Una vez que se haya ingresado toda la información de los trámites, se debe retornar a la pestaña

de planificación, donde se deberá seleccionar el botón “Enviar” y aparecerá la siguiente ventana:

- Si el mismo es presionado por un funcionario con rol “Editor”, solo podrá visualizar

esta información

- Si es presionado por el rol “RAT”, se activará el botón “Firmar y enviar” el cual

desplegará la ventana para que firme electrónicamente y con ello quedará

formalmente enviado el Plan de Simplificación de Trámites.

Las validaciones indican:

- Costeo de trámites: Todos los trámites publicados deben tener un valor de

diagnóstico económico

- Priorización de trámites: Todos los trámites publicados deben tener una puntuación

- Estrategias de planificación: Todos los trámites priorizados deben tener al menos

una estrategia (Opción: “Planificación”)

- Plazo de simplificación: La estrategia no puede tener una fecha superior al 22 de

septiembre de 2020 (fecha que resume el plazo dado por el Decreto 982)

- Trámites en línea: De acuerdo a la transitoria segunda de la Norma Técnica de

Diagnóstico Económico y Priorización de Trámites, el 70% de trámites de las

entidades de la Función Ejecutiva deben iniciar en línea en el 2020

- Objetivo de costo de trámites: Ya que el impacto de la simplificación se medirá en

función del costo (art. 30 del Reglamento de la LOOETA), se debe ingresar el valor

del diagnóstico económico que es esperaría obtener como resultado de la

simplificación.

ANEXO 1

MECANISMOS Y TÁCTICAS PARA SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES El plan de simplificación de trámites institucional deberá identificar por cada trámite priorizado, el mecanismo (estrategia) para simplificación del mismo y la táctica correspondiente para su implementación. Los mecanismos y tácticas deberán enfocarse en el beneficio que la simplificación del trámite tendrá en el administrado, pudiendo ser que el administrado: ya no debe realizar el trámite; debe presentar menos requisitos; puede realizar el trámite en menor tiempo; debe movilizarse un menor número de veces desde y hacia la entidad; debe pagar una menor tasa o contribución; y/o, debe realizar el trámite con menor frecuencia.

Mecanismos (Estrategias) Los mecanismos a considerarse serán:

1. Revisión de requisitos: Consiste en el análisis de todos y cada uno de los requisitos del trámite, para identificar si los mismos son de utilidad para el trámite y cuál sería el impacto de su eliminación. En caso de que sean de utilidad, la entidad analizará la factibilidad de que sea ésta la que obtenga el requisito en lugar de trasladar la responsabilidad al administrado, para el efecto, a fin de cumplir con el principio de no duplicidad de la información, las entidades competentes deberán interoperar con el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos y las fuentes de información necesarias para no solicitar, a modo de requisito, la misma documentación o información al administrado más de una vez.

2. Optimización de la calidad de los formularios: El objetivo de este mecanismo será el de sistematizar, estandarizar y mejorar la calidad de los formularios o formatos para presentar los requisitos en la gestión de un trámite administrativo, procurando que los mismos sean claros y sencillos, expresados en un lenguaje de fácil entendimiento para el administrado. Dentro de esta optimización se analizará también la reducción de campos de información dentro de los formularios o solicitudes, con el objeto Este análisis incluye la verificación de contenidos de los formularios o solicitudes que sean parte de los requisitos, a fin de que estos puedan ser simplificados, ya sea mediante la eliminación de ciertos campos y/o la digitalización de los formularios. De forma posterior a la simplificación de los formularios, la entidad iniciará la transición hacia la digitalización de los formularios para que los mismos puedan al menos iniciar en línea, integrando además mecanismos electrónicos para su completado, como firma electrónica entre otros.

3. Reingeniería o mejora de procesos: Mediante este mecanismo se deberá realizar el análisis de los procesos sustantivos (y adjetivos de ser el caso), que se ejecutan en la institución respecto al trámite. Este análisis debe culminar en la implementación del proceso mejorado.

Para proceder con este mecanismo, se considerarán las directrices y/o metodologías expedidas por el Ministerio del Trabajo.

4. Automatización y digitalización de los trámites: A través de este mecanismo, las entidades se encargarán de automatizar el proceso, es decir, las actividades que ejecutan las instituciones en relación al trámite administrativo. La automatización de un trámite administrativo será consecuencia de la documentación del proceso y su mejora, a fin de evitar la automatización de actividades que sean susceptibles de mejora. En la automatización se considerarán las directrices brindadas para el efecto por el MINTEL.

5. Regulaciones diferenciadas: Para este mecanismo, las entidades identificarán sus permisos, licencias, autorizaciones u otras que puedan considerarse títulos habilitantes.

Para cada título habilitante, en función de la naturaleza de su actividad, se realizará el análisis acorde a criterios de riesgo, los cuales una vez identificados permitirán definir los títulos habilitantes que merecerán su atención a través de procedimientos simplificados (considerados como tal a través de la simplificación de procedimientos y/o requisitos solicitados al administrado).

Para culminar este mecanismo, se elaborará y publicará la normativa requerida para su aplicación.

6. Guillotina de trámites: Este mecanismo consiste en el análisis de los trámites, para determinar si los mismos pueden ser eliminados.

7. Ventanillas únicas: La implementación de ventanillas únicas presenciales, que permitan al administrado, realizar una sola línea para poder realizar el trámite en su totalidad, procurando incluso que se pueda gestionar en la medida de lo posible, los trámites subsecuentes que se deban realizar en otras dependencias de la entidad, así como de otras entidades. La implementación de las ventanillas únicas está orientado a facilitar y mejorar la comunicación entre los administrados y las entidades, para que puedan realizas sus trámites. En ningún caso las ventanillas únicas podrán receptar requisitos no previstos en la normativa y publicados en la plataforma GOB.EC.

8. Ampliación en la vigencia del producto otorgado como resultado del trámite: A través de este mecanismo, se identificará si el producto resultante de un trámite puede tener una vigencia mayor a la existente. En caso de ser factible, este mecanismo culminará con la emisión de la normativa que regularice esta ampliación.

Tácticas Para la implementación de los diferentes mecanismos, la entidad deberá hacerlo a través de al menos de una de las siguientes tácticas:

QUÉ? CÓMO?

Mecanismo (estrategia) Táctica

Ampliación en la vigencia del producto otorgado como resultado del trámite

Incremento de vigencia de producto

Reforma normativa

Automatización y digitalización de los trámites

Automatización de procesos

Firma electrónica

Botón de pagos

Guillotina de trámites Eliminación de trámites

Optimización de la calidad de los formularios

Trámites en línea / Formularios digitales

Firma electrónica

Botón de pagos

Regulaciones diferenciadas Reforma normativa

Mejora de procesos

Reingeniería o mejora de procesos Mejora de procesos

Aplicación de principios de simplificación

Revisión de requisitos

Reforma normativa

Aplicación de principios de simplificación

Interoperabilidad

Ventanillas únicas

Ventanilla única presencial

Aplicación de principios de simplificación

Mejora de procesos

A continuación se describen las diferentes tácticas que deberán seleccionarse al elaborar el plan de simplificación de trámites a través de la plataforma GOB.EC:

1. Eliminación de trámites: Si los trámites no tienen un sustento normativo y técnico, deberían eliminarse, así mismo podría aplicarse la eliminación cuando el trámite se encuentre duplicado o sea similar a otro, en cuyo caso podrían agruparse.

2. Reforma normativa: Modificación de instrumentos normativos que se encuentren al alcance de la entidad (Acuerdos, Resoluciones, Ordenanzas, Decretos, etc). Para la simplificación no se considera solamente el proyecto de reforma, sino que la misma se encuentre emitida y publicada en el Registro Oficial.

3. Interoperabilidad: Consumo de información mediante mecanismos electrónicos con el fin de evitar que esta se requiera al administrado. Para el intercambio de información, se deberá propender al uso de los buses de servicios gubernamentales.

4. Aplicación de principios de simplificación: Incorporación en la normativa y/o procedimientos de principios definidos en la LOOETA, como son:

a. Consolidación.- Todas las entidades reguladas por esta Ley deberán propender a reunir la mayor actividad administrativa en la menor cantidad posible de actos. Además impulsarán la consolidación de trámites de naturaleza similar o complementaria en un solo proceso administrativo.

b. Control posterior.- Por regla general, las entidades reguladas por esta Ley verificarán el cumplimiento del ordenamiento jurídico aplicable a un trámite administrativo con posterioridad al otorgamiento de la correspondiente autorización, permiso, certificado, título habilitante o actuación requerida en virtud de un trámite administrativo, empleando mecanismos meramente declarativos determinados por las entidades y reservándose el derecho a comprobar la veracidad de la información presentada y el cumplimiento de la normativa respectiva.

c. Presunción de veracidad.- Salvo prueba en contrario, los documentos y declaraciones presentadas por las y los administrados, en el marco de un trámite administrativo y de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, se presumirán verdaderos, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales que se generen por faltar a la verdad en lo declarado o informado.

d. No duplicidad.- La información o documentación presentada por la o el administrado en el marco de la gestión de un trámite administrativo, no le podrá ser requerida nuevamente por la misma entidad para efectos de atender su trámite o uno posterior.

5. Trámites en línea / Formularios digitales: Digitalización del formulario de inicio, se recomienda el uso de la herramienta provista por el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información a través de la plataforma GOB.EC.

6. Automatización de procesos: Implementación de sistemas informáticos que permitan el ingreso del trámite en línea y que, los procesos que sean necesarios para la atención del trámite, sean en su mayoría realizados electrónicamente.

7. Incremento de vigencia de producto: En aquellos trámites que el producto sea un certificado, permiso u otro similar, incrementar el tiempo de duración del mismo.

8. Mejora de procesos: Basado en las directrices del ente rector en la materia, realizar la mejora de los procesos sustantivos (y de ser el caso, los adjetivos que pudieran estar afectando a los trámites).

9. Ventanilla única presencial: Establecimiento de ventanillas de atención universal, que eviten que el administrado deba realizar varias filas en la realización del trámite.

10. Firma electrónica: Implementación de firma electrónica en diferentes plataformas informáticas, que permitan que los documentos generados por las entidades, sean suscritos electrónicamente por los servidores públicos.

11. Botón de pagos: Se considerará como tal a la incorporación de cualquier alternativa de pago a través de mecanismos electrónicos, pudiendo ser estos: transferencias electrónicas, uso de pasarelas de pagos.

Previo a la definición de la táctica, cada entidad analizará el que genere el mayor impacto, entendiendo como tal, al mayor ahorro monetario del que se vería beneficiado el administrado en caso de que la estrategia sea aplicada. Para todos los trámites, la primera táctica a considerar por parte de las entidades será la posibilidad de eliminar un trámite. Para priorizar las tácticas, las entidades deberán realizar un análisis causa-efecto (Diagrama de Ishikawa) por cada trámite, en el cual se determine que el problema (efecto): es “costo elevado”. Una vez que se haya identificado la estrategia que se seguirá para simplificar cada trámite, deberán además determinar indicadores de impacto y de gestión: