GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE COME SOLUZIONE INNOVATIVA PER LA GESTIONE DEI PROCESSI · P...
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P artiamo da una semplice osservazione: la gestione del documento cartaceo, per sua natura, si presta a generare inefficienze. Certamente tutti abbiamo avuto almeno una volta esperienza delle “brutte abitudini” dei fogli di car- ta: • Si perdono sotto una pila di loro “fratelli” • Si infilano nelle pratiche nelle quali non dovreb- bero essere • Occupano molto spazio negli archivi • Sono difficili da ricercare e catalogare • Risulta scomodo movimentarli e non si spostano da soli… • Quando qualcuno li estrae dall’archivio, spesso si dimentica di reinserirli correttamente • Saltano fuori quando ormai non servono più. In realtà, a determinare l’aumento della domanda di sistemi di gestione elettronica dei documenti sono la necessità di sfruttare maggiormente la co- noscenza aziendale, il bisogno di rendere più rapi- da ed efficiente la circolazione delle informazioni e la consultazione dei documenti, la crescita volu- metrica degli archivi e l’esigenza di ottimizzare gli spazi unitamente alla possibilità di ottemperare a requisiti legali di conservazione dei documenti. Ciò è confermato dai significativi risultati del Rap- porto 2006 dell’Osservatorio sul Documento Digita- le – opera miliare sul mercato GED in Italia com- missionata a NetConsulting srl da Infocamere, avente l’obiettivo di misurare i benefici derivanti dalla sostituzione del documento cartaceo con quello digitale e la percezione delle aziende sul- l’importanza dei progetti GED. L’indagine conduce subito a considerazioni estre- mamente interessanti poiché dimostra che la ge- stione documentale sta assumendo un’impor- tanza sempre crescente nelle imprese come strumento per ottimizzare i processi. Ma che cosa significa gestione documentale? Tra- dizionalmente esiste un concetto di documento come “qualcosa” di astratto dalla realtà aziendale; “qualcosa” che non è strumento di supporto ai processi di business. Nell’opinione diffusa, infatti, gestione documentale vuol dire archiviazione; ma un archivio è qualcosa di “morto”, che non è dotato certamente di vitalità! Questa concezione riflette una visione di azienda come di un oggetto statico, rigidamente strutturata per funzioni e non operante per processi, non tenendo conto che, an- che nel caso in cui l’azienda sia organizzata per funzioni, in realtà opera per processi. L’opinione corrente, focalizzandosi sul concetto di archiviazione, divide la fase di uso del documento da quello di conservazione del documento (figura 1). Le imprese hanno invece l’esigenza di tenere in vita i documenti riportandoli all’interno dell’a- 38 Novembre-Dicembre 2008 • L’UFFICIO ACQUISTI GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE COME SOLUZIONE INNOVATIVA PER LA GESTIONE DEI PROCESSI Negli ultimi anni è emersa una sempre maggiore attenzione nei confronti della gestione elettronica dei documenti (GED). Andrea Pietrobelli, Ivan Giunta, Valentina Fantini, Key Project s.r.l. ORGANIZ ZAZIONE Uff. Acquisti n.37 Nov-Dic08 27-10-2008 11:35 Pagina 38
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Partiamo da una semplice osservazione: lagestione del documento cartaceo, per suanatura, si presta a generare inefficienze.
Certamente tutti abbiamo avuto almeno una voltaesperienza delle “brutte abitudini” dei fogli di car-ta:• Si perdono sotto una pila di loro “fratelli”• Si infilano nelle pratiche nelle quali non dovreb-
bero essere• Occupano molto spazio negli archivi• Sono difficili da ricercare e catalogare• Risulta scomodo movimentarli e non si spostano
da soli…• Quando qualcuno li estrae dall’archivio, spesso
si dimentica di reinserirli correttamente• Saltano fuori quando ormai non servono più.In realtà, a determinare l’aumento della domandadi sistemi di gestione elettronica dei documentisono la necessità di sfruttare maggiormente la co-noscenza aziendale, il bisogno di rendere più rapi-da ed efficiente la circolazione delle informazionie la consultazione dei documenti, la crescita volu-metrica degli archivi e l’esigenza di ottimizzare glispazi unitamente alla possibilità di ottemperare arequisiti legali di conservazione dei documenti. Ciò è confermato dai significativi risultati del Rap-porto 2006 dell’Osservatorio sul Documento Digita-le – opera miliare sul mercato GED in Italia com-
missionata a NetConsulting srl da Infocamere,avente l’obiettivo di misurare i benefici derivantidalla sostituzione del documento cartaceo conquello digitale e la percezione delle aziende sul-l’importanza dei progetti GED.L’indagine conduce subito a considerazioni estre-mamente interessanti poiché dimostra che la ge-stione documentale sta assumendo un’impor-tanza sempre crescente nelle imprese comestrumento per ottimizzare i processi.Ma che cosa significa gestione documentale? Tra-dizionalmente esiste un concetto di documentocome “qualcosa” di astratto dalla realtà aziendale;“qualcosa” che non è strumento di supporto aiprocessi di business. Nell’opinione diffusa, infatti,gestione documentale vuol dire archiviazione;ma un archivio è qualcosa di “morto”, che non èdotato certamente di vitalità! Questa concezioneriflette una visione di azienda come di un oggettostatico, rigidamente strutturata per funzioni e nonoperante per processi, non tenendo conto che, an-che nel caso in cui l’azienda sia organizzata perfunzioni, in realtà opera per processi.L’opinione corrente, focalizzandosi sul concetto diarchiviazione, divide la fase di uso del documentoda quello di conservazione del documento (figura1). Le imprese hanno invece l’esigenza di tenere invita i documenti riportandoli all’interno dell’a-
38 Novembre-Dicembre 2008 • L’UFFICIO ACQUISTI
GESTIONE ELETTRONICADOCUMENTALE COMESOLUZIONE INNOVATIVA PERLA GESTIONE DEI PROCESSINegli ultimi anni è emersa una sempre maggiore attenzione nei confronti della
gestione elettronica dei documenti (GED).
Andrea Pietrobelli,Ivan Giunta,Valentina Fantini,Key Project s.r.l.ORGANIZ
ZAZIONE
Uff. Acquisti n.37 Nov-Dic08 27-10-2008 11:35 Pagina 38
zienda: il patrimonio informativo di cui sono por-tatori non può essere dimenticato all’interno di unarchivio.Accedere immediatamente ai documenti e po-terli riutilizzare è fondamentale per passaredalla gestione documentale alla gestione del-l’informazione.Per un nuovo approccio alla gestione documenta-le è necessario comprendere quale sia la posizionee il ruolo dei documenti all’interno di un’azienda.A questo scopo è necessario prima di tutto porsialcune domande.1. È corretto parlare semplicemente di documenti?
Se l’obiettivo è gestire, in senso lato, il patrimo-nio informativo aziendale, il termine documen-to potrebbe apparire riduttivo poiché spesso ri-manda all’immagine di un semplice “pezzo dicarta”. Il rischio sarebbe duplice: dimenticare leinformazioni contenute nei documenti non car-tacei e scambiare il contenuto (quello che inte-ressa) con il contenente (semplice accessorio). Ilconcetto di documento deve necessariamenteampliarsi, perché il problema diventa: devo ge-stire documenti o i contenuti dei documenti? Ilfatto che si gestisca un pezzo di carta non è piùdi tanto significativo, come invece lo è gestirneil contenuto.
2. Come opera un’azienda?Come è noto, un processo aziendale è un insiemedi attività svolte in una sequenza definita che,partendo da input (dati, informazioni, materia-li, …) e utilizzando delle risorse, raggiungonol’output previsto. Acquista pertanto importanzauna gestione integrata dei vari tipi di docu-mento, poiché i documenti devono essere cor-relati ai processi aziendali. Ad esempio, un im-piegato addetto alla contabilità deve poter avereaccesso, in modo versatile e tempestivo, a tuttala documentazione inerente un ordine di paga-mento: a partire dalla fattura fornitore, deve po-ter consultare con facilità il DDT collegato, labolla di vendita o l’ordine interno corrisponden-te. Con altrettanta facilità e rapidità, deve poterinoltrare la documentazione all’ufficio Econo-mato e ai soggetti responsabili dell’autorizzazio-ne al pagamento. La gestione dei documenti
deve quindi essere strettamente legata alla ge-stione dei processi. Un documento deve cioèspostarsi facilmente lungo le fasi di un processoe alla tecnologia è delegato questo ruolo di faci-litatore.
3. Con chi interagisce un’azienda?L’azienda non è un organismo isolato, ma èprofondamente integrato all’interno di un tessu-to. Vuol dire, anche in questo caso, che esisteuno scambio di documenti (più in generaleinformazioni) tra tutti gli attori aziendali, e tral’azienda ed i suoi principali interlocutori (clien-ti, fornitori, distributori, agenti, terzisti,…).
Per avvicinare i documenti alla vita dell’aziendaoccorre passare da un’accentuazione delle compo-nenti di semplice archiviazione a quelle di acces-so e fruizione dei documenti. È evidente infattiche la difficoltà di accesso ai documenti rallenta losviluppo dell’azienda poiché ne ostacola alla basel’operatività. Molto spesso le persone non sannoche esiste un certo documento. Anche la reperibi-lità, quindi, intesa come possibilità di rendere ac-cessibile il contenuto dei documenti indipenden-temente dalla loro forma fisica, diventa un aspettocruciale: un documento di cui non si sa l’esi-stenza è un documento che non esiste, anche seè importantissimo.Se l’obiettivo vuol essere supportare il funziona-mento dell’azienda, la gestione dei documenti siconfigura come un processo ciclico e continuo, alcentro del quale vi sono le attività di business che:• generano e creano documenti• organizzano, archiviano e reperiscono documenti• integrano i documenti, tenendo conto delle loro
differenti caratteristiche e dei processi che lihanno generati
• reinseriscono i contenuti dei documenti all’in-terno dei flussi documentali che sottendono iprocessi dell’azienda (come l’inoltro di una fat-tura ricevuta per email all’ufficio competente)
• fruiscono dei documenti, in modalità semplice(accesso per sola lettura) o complessa (elabora-zione e processamento).
La definizione di questo insieme di attività con-sente di costruire un modello di catena del valo-re di una soluzione GED.
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Figura 1
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La figura 3 evidenzia come i diffusi prodotti di ar-chiviazione coprano solo una parte del ciclo di ge-stione documentale. Questo non significa che sia-no pessimi prodotti, ma semplicemente cherappresentano soluzioni che svolgono un limitatospettro di attività. Analogamente, sono presentisul mercato prodotti che consentono e facilitanola creazione dei documenti (come i prodotti di di-gitalizzazione dei documenti cartacei, spesso inte-grati a prodotti di archiviazione), così come solu-zioni di sola gestione di workflow.Due importanti funzioni di un sistema GED sono:• Enterprise Content Management• Workflow ManagementEnterprise Content Management identifica le tec-nologie utilizzate per gestire, archiviare, conserva-
re e distribuire contenuti e documenti pertinentiai processi di business delle organizzazioni. Allabase, per rendere possibili queste funzioni, attivitàfondamentale è la dematerializzazione, con cui siintende l’insieme delle procedure necessarie pertrasporre il documento dal supporto cartaceo alsupporto informatico garantendo pari dignità evalore legale (sancito con il DL n°82/2005, Codicedell’Amministrazione Digitale).Il Workflow Management fa riferimento a quelle at-tività di progettazione e automazione dei processidi lavoro attraverso precise regole procedurali. Insintesi, consiste nell’automazione dei processi dilavoro grazie ai quali documenti e informazionitransitano da un soggetto ad un altro secondo pre-cise regole procedurali per ottenere un risultatoprestabilito. Un processo diventa quindi una con-catenazione di attività legate tra loro da un puntodi vista logico attraverso l’esplicitazione, perognuna di esse, degli input, output, meccanismi econtrolli necessari. Il workflow management so-stiene l’organizzazione del processo di lavoro me-diante programmi software specifici (workflowengine) che aiutano gli utenti nel loro lavoro e liguidano attraverso le attività che devono svolgere.Implementare sistemi di gestione del work-flow significa cogliere l’opportunità di rivede-re i processi aziendali al fine di migliorare ilfunzionamento dell’impresa.La figura 4 mostra il diagramma di flusso inter-funzionale relativo al processo di gestione del ci-clo passivo delle fatture in un’azienda manifattu-riera con produzione su commessa. Nell’ottica di
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implementare una soluzione GED, l’azienda hacolto l’occasione di rivedere il flusso di gestionedella fattura definendo soggetti coinvolti, docu-menti da gestire e punti decisionali del processo.La figura 5 rappresenta il tabulato che sottende lalogica di funzionamento del motore di workflowper il processo rappresentato in figura 4, eviden-ziando i requisiti che il sistema GED deve soddi-
sfare. L’azienda, partendo dalla necessità di ridur-re la mole di carta gestita, con l’adozione del siste-ma GED e il ridisegno dei processi ha ottenuto ve-locità, standardizzazione delle attività edeliminazione degli sprechi. Si tratta sostanzial-mente dell’applicazione della Lean Office, traspo-sizione “in ufficio” dei concetti tradizionalmenteapplicati nel mondo manufacturing. �
Figura 4
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