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GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI

Indice:

Le fonti

Principi generale del Codice AD

Il documento informatico

L’archiviazione ottica

Il protocollo informatico

1. Le fonti

Legge 24/12/1993 n. 537 art.2, com.15

“gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti per finalità amministrative e probatorie…si intendono soddisfatti anche se realizzati su supporto ottico purché le procedure realizzate siano conforme a regole tecniche….”

1. Le fonti Legge 15/3/1997 n. 59 art.15, comma 2

“gli atti, dati e documenti formati dalla PA e dai privati su supporto informatico, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici o telematici sono validi e rilevanti di legge….”

1. Le fonti D.P.R. 10/11/1997 n. 513

• D.P.R. 20/10/1998 n. 428

• DPCM 31/10/2000

• D.P.R. 28/12/2000 n. 445 - Capo IV

• Circolare AIPA 28/2001 e 31/2001 - Regole tecniche sul protocollo informatico

• Direttiva MIT 9/12/2002 - Linee guida su trasparenza azione amm.va e gestione

1. Le fonti Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze 23/01/2004 sull’assolvimento dell’imposta di bollo nei documenti informatici

• Deliberazione CNIPA 19/2/2004 n. 11 - Regole tecniche per i supporti ottici

• D.lgs. 7/3/2005 n. 82 Codice dell’A.D

• Direttiva MIT 4/1/2005 Linee guida sulla digitalizzazione della PA

Codice AD D.lgs. 82/2005 Il diritto di richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie dell’ICT nei rapporti con le PA, potendo ricevere servizi e informazioni senza recarsi in ufficio, in ogni momento della giornata

Il diritto di partecipare ai procedimenti amministrativi attraverso le nuove tecnologie, dialogare con il responsabile dell’ufficio e controllare in ogni momento il rispetto dei tempi nella conclusione e la congruità dell’istruttoria Il diritto di accesso ai documenti amministrativi ed ai dati che attengono agli interessi dei cittadini attraverso le nuove tecnologie in maniera veloce, riservata e funzionale alle aspettative

Il diritto di partecipazione democratica alle scelte, l’esercizio dei diritti politici e civili, individuali e collettivi

Codice AD D.lgs. 82/2005

Partecipazione consapevole

Ottimizzazione del fattore tempo

Continuita’ nell’informazione

Flessibilita’ nell’approccio alla PA

Stimolo alla conoscenza

Codice AD D.lgs. 82/2005 Realizzare infrastrutture tecnologiche per consentire l’accesso ai servizi, alle informazioni, ai dati, in qualsiasi momento e nel rispetto della riservatezza e prerogative del cittadino Ripensare tutte le fasi dei propri procedimenti amministrativi ridefinendo gli iter secondo le legittime aspettative di un approccio telematico Consentire la circolarità delle informazioni

Consentire l’integrazione tra le modalità di interazione degli utenti ed i sistemi informatici pubblici al fine di semplificare l’attività degli uffici di back office

Adottare politiche di formazione del personale

Codice AD D.lgs. 82/2005

Riorganizzazione strutturale e gestionale delle PA

Semplificazione nei processi di produzione

Maggiore attenzione all’efficacia, efficienza e qualita’ con cui si erogano i servizi amministrativi

2. Il documento informatico Art. 1 D.lgs. 82/2005 Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti.

(Il documento informatico deve essere: autentico – non ripudiabile – integro - confidenziale)

Art. 20 D.lgs. 82/2005 Il Doc.to inf.co da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente codice ed alle regole tecniche di cui all’art. 71. La PCdM o per delega il Dip. I.T, sentiti Dip. Funzione Pubblica e Garante Privacy emana le regole tecniche (vedi DPCM 8/2/1999 e DPCM 13/01/2004)

2. Il documento informatico

IL DOCUMENTO ANALOGICO O CLASSICO

è un oggetto materiale che coincide con il supporto ovvero il substrato che contiene la scrittura tale per cui la modifica della scrittura è la modifica del supporto fisico

è unico e originale e si differenzia dalle copie

per l’autentica si richiede una modifica fisica

2. Il documento informatico Art. 1 Deliberazione n. 11/2004

Documento analogico: documento formato sulla base di una grandezza fisica che ha valori continui. Deriva il suo termine da analogia (simile) in quanto, per scelta o per necessità, la grandezza viene misurata sulla base di altra grandezza fisica collegata (es. l’andamento del mercurio per misurare la temperatura).Il documento può essere originale o in copia.Il documento originale può essere unico o non unico; è unico quando vi è un solo esemplare mentre è non unico quando è possibile risalire al suo contenuto tramite altri documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (esempio le fatture).


IL DOCUMENTO MODERNO O DIGITALE

è un oggetto immateriale ovvero si sostanzia nel suo contenuto informativo indipendente dal supporto

ogni copia è un originale

non possono esistere modifiche fisiche


Art. 1 Deliberazione n. 11/2004

Documento digitale: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati creati sulla base di una grandezza fisica che assume valori 0/1 dedotti dal sistema binario e che quindi vengono rappresentati da un’elaborazione matematica.

In pratica il termine digitale significa “numerico” (deriva dal corrispondente termine inglese, a sua volta derivato dal latino ad indicare, digitum ovvero dito con cui si conta).

2. Il documento informatico Art. 22 D.lgs 82/2005

Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi compresi l’emanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati e resi facilmente individuati sia i dati relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha effettuato l’operazione.

Le PA provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari validi ad ogni effetto di legge.

2. Il documento informatico Art. 23, D.lgs 82/2005

Comma 4: Le copie su supporto informatico di documenti formati in origine su supporto cartaceo o comunque non informatico sostituiscono ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui all’art. 71.

Comma 5: Le copie su supporto informatico di documenti, originali unici, sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71.

2. Il documento informatico Art. 23, D.lgs. 82/2005

Comma 6: La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di cui al comma 3 esonera dalla produzione e dalla esibizione dell’originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni effetto di legge.

Comma 7: Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate nell'articolo 71, di concerto con il Ministro dell’economia e delle finanze.

3. L’archiviazione ottica • Memorizzazione trasposizione in formato digitale su qualsiasi supporto di documenti analogici o digitali anche informatici

• Archiviazione digitale memorizzazione su qualsiasi supporto di documenti digitali anche informatici identificati in maniera univoca prima dell’eventuale conservazione

• Riferimento temporale

informazione su data e ora in cui viene ultimato il processo di conservazione

3. L’archiviazione ottica • Conservazione digitale processo che attiene ai doc.ti digitali e analogici con cui perviene alla memorizzazione su supporti ottici a cui il responsabile della conservazione appone firma digitale e riferimento digitale.

Se la conservazione riguarda doc.ti originali unici occorre ulteriore firma digitale di pubblico ufficiale

• Riversamento

processo che trasferisce un doc.to da un supporto ottico ad altro

3. L’archiviazione ottica • Conservazione digitale

- Il processo di conservazione può essere affidato in tutto o in parte a soggetti pubblici o privati

- Il documento deve sempre essere leggibile e trasformabile in versione cartacea asseverata al documento informatico

- Per la soppressione del documento analogico occorre sempre l’intervento Ministero dei beni culturali.

3. L’archiviazione ottica • Il responsabile della conservazione

- Definisce i sistemi e requisiti di conservazione

- Gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità degli accessi

- Mantiene copia SW per la verifica del documento

- Verifica la corretta funzionalità

- Verifica almeno ogni 5 anni l’intero sistema e gli archivi

3. L’archiviazione ottica Il pubblico ufficiale nella conservazione digitale • E’ il notaio o responsabile della conservazione tranne per la conservazione di doc.to analogici unici o nel riversamento sostitutivo

• In tali casi è solo il notaio, o nelle PA si procede con la doppia firma di due dirigenti distinti della PA

• Nelle PA, ai sensi dell’art. 5, com. 4 Del. 11/2004, il p.u. è il responsabile dell’ufficio addetto alla conservazione dei documenti tranne nei casi in cui si tratti di riversamento sostitutivo di documenti digitali o analogici o per la conservazione digitale di documenti analogici originali unici. In tali casi è altro pubblico ufficiale della stessa amministrazione

4. Il Protocollo informatico Il protocollo informatico è disciplinato dal Capo III del D.lgs. 82/2005 e dal DPR 445/2000.

Le finalità del protocollo informatico sono:1) Migliorare l’efficienza interna delle PA con:

-eliminazione dei registri cartacei-diminuzione degli uffici protocollo-razionalizzazione dei flussi documentali

2) Migliorare la trasparenza amministrativa3) Collegare il sistema di protocollo alla gestione dei flussi documentali

4. Il Protocollo informatico Il protocollo informatico si articola in 4 possibili livelli di realizzazione:

1) Nucleo minimo

2) Gestione informatica dei documenti

3) Flussi documentali

4) Reingegnerizzazione dei processi operativi


1. Nucleo minimo:

- registrazione- segnatura- classificazione dei documenti

Gestione informatica dei profili ovvero trattamento elettronico delle informazioni essenziali che identificano in maniera univoca un documento


2) Gestione informatica dei documenti: a) acquisizione digitale dei documenti cartacei e la loro archiviazioneb) acquisizione dei documenti informatici firmati digitalmente tramite PEC o sistemi di interoperabilità (portali di servizi)c) assegnazione per via telematica dei documenti al responsabile del procedimentod) gestione avanzata della classificazione dei documenti protocollati e non protocollatif) collegamento dei documenti alla gestione del procedimento e del fascicolog) ricerca documentih) gestione e controllo degli accessii) repository documentale


3) Flussi documentali

Workflow documentale con gestione standardizzata dei flussi documentali all’interno dei processi e dei procedimenti della PA.Occorre razionalizzazione organizzativa dei flussi dei documenti in entrata e uscita con una informatizzazione spinta di tutti i procedimenti interni all’ente; esistono pertanto regole standard per l’indicazione dei tempi, responsabilità, modalità di trattamento dei documenti nei singoli procedimenti


4) Reingegnerizzare i processi operativi

Si parte dai punti sopra indicati per rivedere i processi dell’ente informatizzando tutte le procedure, eliminando passaggi e rivedendo l’organizzazione di gestione dei documenti

4. Il Protocollo informatico • Il sistema di protocollo informatico deve prevedere delle soluzioni cartacee alternative da adottare in via di urgenza qualora vi siano problemi tecnici che non consentano l’utilizzo del sistema.

• La procedura manuale è regolata dall’art. 63 e deve essere autorizzata dal responsabile del servizio.

• L’amministrazione deve inoltre dotarsi di un manuale di gestione nel quale si descrivono le caratteristiche del sistema per la parte di gestione e conservazione dei documenti.

4. Il Protocollo informatico Art. 40 D.lgs. 82/2005

•Le PA che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e alle regole tecniche di cui all’art. 71.

• La redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici su medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell’economicità.


• La PA, titolare di un procedimento, può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all’atto della comunicazione dell’avvio del procedimento comunica agli interessati le modalità per esercitare in modalità telematica i diritti di cui alla legge 241/1990


Le PA valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici


I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche


Il sistema di conservazione deve garantire:

- identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e della PA o dell’AOO di riferimento

- integrità del documento

- leggibilità e agevole reperibilità inclusi i dati di registrazione classificazione originari

- rispetto delle misure di sicurezza di cui agli artt. 31 e 36 del d.lgs. 196/2003 e relativo allegato B

4. Il Protocollo informatico Gestione dei documenti

Insieme di attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperibilità dei documenti amministrativi attuata mediante sistemi informativi automatizzati.

-

4. Il Protocollo informatico Sistema di gestione informatica dei documenti

Insieme degli apparati e procedure informatiche utilizzate dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.Il sistema ai sensi dell’art. 52 d.P.R. 445/2000 deve:

• garantire la sicurezza ed integrità • garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e uscita• dare informazioni su collegamento tra ciascun documento ed il provvedimento finale• consentire di reperire le informazioni sui documenti registrati• consentire in sicurezza, l’accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati• garantire la corretta organizzazione dei documenti nella classificazione di archivio

4. Il Protocollo informatico Segnatura di protocollo

L’apposizione o l’associazione all’originale del doc.to in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il doc.to stesso. Esse sono, ai sensi dell’art. 55 d.P.R. 445/2000:• progressivo di protocollo (almeno sette cifre numeriche rinumerate ogni anno solare)• data di protocollo• identificazione in via sintetica dell’amministrazione o area organizzativaLa segnatura va effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo.

La segnatura può includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento è assegnato o quello dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di classificazione dello stesso ed ogni altra informazione utile.

L’indice di classificazione è l’ordinamento logico delle funzioni e delle attività dell’ufficio in base al quale il documento è protocollato.

4. Il Protocollo informatico Registrazione di protocollo

E’ ai sensi dell’art. 53 d.P.R. 445/2000, la memorizzazione per ogni documento delle seguenti informazioni:

• numero di protocollo generato dal sistema e registrato in modo non modificabile• data di registrazione di protocollo assegnata dal sistema e registrata in forma non modificabile• mittente o destinatario registrato in forma non modificabile• oggetto del documento registrato in forma non modificabile• data e protocollo del documento ricevuto (se esistente)• impronta del documento se trasmesso in modalità telematica

4. Il Protocollo informatico Registrazione di protocollo

Il sistema deve permettere la produzione del registro giornaliero di protocollo

Ai sensi dell’art. 54 le informazioni annullate devono essere memorizzate.

La procedura di annullamento riporta una dicitura o segno in posizione visibile tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie insieme alla data, utente e estremi del provvedimento che hanno consentito l’annullamento.

4. Il Protocollo informatico Manuale di gestione

Il manuale di gestione di cui all’art.5 del DPCM 31/10/2000 descrive il sistema di gestione e conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento e tenuta del protocollo informatico

Il responsabile della conservazione di cui all’art. 61 del D.P.R. 445/2000 ha il compito di predisporre il manuale di gestione:

- pianificazione, modalità e misure

- piano di sicurezza

- modalità di scambio dei documenti dentro e fuori l’AOO

- descrizione del flusso di lavorazione dei documenti

- regole di smistamento e assegnazione dei documenti

- indicazione delle AOO e responsabili e tenuta dei documenti dentro l’AOO


- l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo

- l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e la relativa modalità di trattamento

- il sistema di classificazione con l’indicazione delle modalità di aggiornamento integrato con le informazioni relative ai tempi, criteri e alle regole di selezione e conservazione anche con riferimento all’uso di supporti sostitutivi

- le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico ed in particolare l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporanea operazione di segnatura, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione


- le modalità di utilizzo del protocollo

- i criteri per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali

- le modalità del registro di emergenza

Il manuale deve essere reso accessibile sia tramite Internet sia su supporti informatici o cartacei

Sul sito http://protocollo.gov.it si può trovare uno schema di manuale di gestione del protocollo informatico

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