di Marzia Gorini

Come stai impiegando il tuo tempo?Rispondere a questa domanda in modo puntuale ed esaustivo determina il successo ol’insuccesso nella vita professionale, personale e familiare.

Il tempo è l’asset più prezioso. E’ una risorsa indispensabile e insostituibile.La gestione del tempo è essenziale per massimizzare la salute e l’efficacia personale.

Questa guida è stata creata per imprenditori, professionisti, manager e dirigenti decisi adiventare più organizzati, esperti, capaci e veloci nel guidare le proprie azioni di businessverso obiettivi di successo.

GESTIONE DEL TEMPOGESTIONE DEL TEMPO11 STRATEGIE PER DIVENTARE PADRONIDEL PROPRIO TEMPO

1GESTIONE DELTEMPO11 STRATEGIE PERDIVENTARE PADRONI DELPROPRIO TEMPO

Chi sono e cosa posso fare per te pag. 2

Premessa Il mantra moderno: non ho tempo! pag. 4

Benefici gestione del tempo pag. 6

Strategia 1 Creati una mentalità vincente pag. 8

Strategia 2 Organizza il tuo posto di lavoro pag. 15

Strategia 3 Stabilisci obiettivi prioritari pag. 16

Strategia 4 Programma il futuro pag. 17

Strategia 5 Pianifica la strategia pag. 19

Strategia 6 Impara a dire di NO! pag. 21

Strategia 7 Inizia a delegare pag. 22

Strategia 8 Gestisci telef.,appuntam.,mail pag. 23

Strategia 9 Organizza riunioni lavoro pag. 25

Strategia 10 Governa ansia e stress pag. 26

Strategia 11 Trova un tuo metodo pag. 27

Conclusioni Questa non è la fine…. pag. 28

Marzia Gorini - Ottobre 2016

Ebook gratuito

Tutti i diritti sono riservati. E’ vietata la riproduzione anche parziale deicontenuti senza espressa autorizzazione dell’Autrice.

Il tuo futuro non èlegato al tuo passatoma al tuo presente.

Ogni decisione eazione del presentedetermina ciò chevuoi essere e diventare.

Cosa stai facendo?

Come utilizzi il tuotempo?

A cosa dedichi piùtempo?

Questa guida chiara,facile e pratica contienestrategie e tecnichecollaudate daimprenditori, manager eprofessionisti perguadagnare efficacia,salute e benessereogni giorno.

Imparerai a:

Bloccare il tuo tempo

Gestire le interruzioni,le mail, le telefonate

Decidere quali compitidelegare

Focalizzarti sullepriorità

Vincere la tendenza aprocrastinare

Dedicare più tempoalle tue passioni

E molto altro!

2

CHI SONO E COSA POSSO FARE PER TE

Marzia Gorini

Ogni persona desidera migliorare la qualità della vita, avere padronanza delle proprie idee ed

emozioni, libertà di scelta e azione.

Ogni persona può avere successo senza limiti di età, sesso, razza, religione e cultura se spinta

da una MOTIVAZIONE PROFONDA e da una PSICOLOGIA ROBUSTA insieme

coordinate da una STRATEGIA VINCENTE e da STRUMENTI semplici, pratici ed

efficaci.

Negli ultimi 17 anni ho studiato, ricercato e provato nuovi metodi e approcci per scoprire

qual'è la differenza che fa la differenza nella vita, nel lavoro e nel business.

Ho compreso e trovato le "7 CHIAVI DI SUCCESSO" di ogni persona, impresa eprofessione:

1. Obiettivi chiari & Piano d'azione strategico

2. Leadership positiva

3. Intelligenza emotiva: emozioni intelligenti

4. Time management efficace

5. Comunicare per convincere

6. Network & Partnership

7. Governare ansia & stress

Una trentennale esperienza come ragioniera, iscritta all’Ordine dei Dottori Commercialisti ed

Esperti Contabili di Udine, mi ha guidato alla creazione del metodo “BCS Business

Coaching Strategico”, in modo da affiancare donne e uomini imprenditori, professionisti e

manager a produrre rapidi cambiamenti nella gestione di tutte le situazioni di sviluppo,

trasformazione e risoluzioni problematiche nel campo specifico del lavoro e del business.

Il metodo “BCS Business Coaching Strategico” ragiona per Risultati, identifica lo Scopo,

stabilisce la Direzione, stimola all’Azione.

3Il metodo “BCS Business Coaching Strategico” tiene conto delle variabili delle potenzialità

umane e di business:

Migliora la qualità della vita personale, famigliare e lavorativa

Accresce stabilità interiore, potere personale, governa l’imprevisto

Aumenta il fatturato dell’azienda e dello studio professionale

Determina chiarezza, focalizzazione e motivazione

Crea alleanze e fidelizza clienti e stakeholders

Stimola e motiva la creazione di team coesi ed efficaci

Sviluppa la leadership positiva, in particolare quella femminile

Il ROI del “BCS Business Coaching Strategico” è misurabile oggettivamente con parametri

quantitativi e qualitativi.

Specializzazioni

PMI, start up, imprenditoria femminile, passaggio generazionale, leadership positiva,

comunicazione, negoziazione, motivazione.

Corporate, executive, team and career coaching.

Intelligenza emotiva: certificata nell’utilizzo del questionario SEI – Six Seconds di Goleman.

4PREMESSA

Il mantra moderno: non ho tempo!

La sensazione di “non avere il controllo” del proprio tempo è la fonte principale diansia, stress e depressione. Il mantra quotidiano più comune è lamentarsi del pocotempo a disposizione; tuttavia il lamentarsi continuamente non porta beneficitangibili, anzi crea più disagio e senso di frustrazione sia a chi si lamenta, sia a chiascolta.

Quali sono le principali cause di questa nuova percezione del tempo?

Il mondo accelera e va a 1000 km all’oraCome afferma Ray Kurzweil, inventore, informatico e saggista statunitense, lavelocità del progresso non è lineare ma esponenziale. Viviamo in un momentostorico in cui il progresso tecnologico sta cambiando velocemente la realtà incui viviamo e il modo di pensare al futuro, che appare sempre più minacciosoperché sconosciuto.E’ previsto che nel 2029 (solo fra 13 anni), ci fonderemo con la nostratecnologia. Le nanotecnologie consentiranno un’espansione straordinariadell’intelligenza umana grazie all’accoppiamento delle potenzialità dellemacchine – memoria, precisione, ripetitività, velocità – con quelle propriedella mente umana – creatività, individualità, riconoscimento deglischemi, dei modelli. Quindi, per avere successo è importante riuscire aprevedere le tendenze del futuro?Quale impatto avrà tutto questo sul mondo economico?Siamo convinti che il progresso ha un impatto negativo sull’economia oriusciamo a vedere le enormi opportunità che vi sono contenute?Siamo spaventati dall’idea del cambiamento e opponiamo resistenza in tutti imodi sperando che qualcuno o qualcosa provveda a fermare questo caosgenerale o cerchiamo di attivarci per rimanere in equilibrio, per imparare acorrere alla stessa velocità cogliendo i nuovi scenari, le nuove opportunità?

5Siamo focalizzati sui problemi invece che sulle opportunità

Tutti sono occupati a risolvere problemi, pochi si occupano delle opportunitàesistenti, del proprio benessere psico-fisico e mentale, del proprio futuro.

La maggior parte dei professionisti, imprenditori e manager vive di scadenze,imprevisti, adempimenti burocratici. Vivono il loro tempo quotidiano a risolvereurgenze e problemi immediati, clienti insoddisfatti, dipendenti e collaboratoristressati e demotivati.

Solo il 3/5 per cento della popolazione mondiale conosce, decide e pianificaobiettivi certi, concreti, prevedibili e misurabili con una visione a lungo termine,ma i tempi sono cambiati: il tempo solo del fare si è concluso, ora è venuto iltempo di fermarsi a pensare, pianificare strategie innovative ed efficaci e perultimo, solo per ultimo, agire.

Pianificare obiettivi strategici e conoscere le tecniche per la gestione del temposignifica avere il controllo della propria vita lavorativa, personale, familiare e dellapropria salute fisica e mentale.Le persone di «successo» sanno cosa vogliono ottenere, in quanto tempo lovogliono ottenere, gestiscono le loro attività in base alle loro priorità, valori eobiettivi. Sanno distinguere le cose urgenti dalle cose importanti, scelgonocontinuamente e velocemente in base al tempo che decidono di “spendere” per lediverse attività in base alle loro priorità.

Un time management degno di questo nome presuppone l’assunzione diresponsabilità e controllo su una sequenza di eventi, in armonia con ciò che contadi più ed in linea con i propri valori.

Una buona notizia: la gestione del tempo è un’attività semplice come andare inbicicletta. E’ composta da una serie di metodi, di tecniche, strategie e skills che puoiimparare, mettere in pratica e padroneggiare con la motivazione, determinazione eripetizione.

OBIETTIVO di questa guida è dare, a chi mi legge, in particolare professionisti,imprenditori e manager, strumenti pratici, facili e veloci utilizzati da tutte le persone dimaggior successo. Una cassetta degli attrezzi testati, contestualizzati e inseriti nellanostra piccola-media realtà imprenditoriale e professionale italiana, dei quali conoscoi risultati, se utilizzati e applicati in modo sistematico e quotidiano.

6Benefici gestione del tempo o time management

Cosa dicono i miei clienti?

La gestione del tempo mi ha portato a capire:

1. Quantità – ogni singola azione per essere ottimizzata va strutturata emisurata. In questo modo si percepisce il VALORE del tempo impiegato intermini di costi/benefici.

2. Qualità – quando comprendi il VALORE del tempo, inizi a “goderlo” invece di“sprecarlo”.

3. Tempistica – conoscere la misura temporale dei processi permette di averescadenze realistiche rispetto alla realizzazione di un progetto e ilraggiungimento di una scadenza o di un obiettivo.

4. Calendarizzazione – la valutazione del tempo permette di creare un processoautomatico di calendario, chiaro a tutti i collaboratori, che funzionaindipendentemente dalla nostra presenza.

5. Delega – Una volta stabiliti gli obiettivi e condivisi con collaboratori èsufficiente fare delle verifiche una tantum invece di essere sempre lì achiedere e controllare continuamente.

6. Pianificare e verificare – applicare il metodo della gestione del tempo mi hatranquillizzato e ne ha giovato la mia salute grazie alla diminuzione di insonnia,ansia e stress.

7. Evitare di procrastinare – ho imparato a suddividere le cose da fare traurgenti e importanti e questo approccio mi evita di rimandare le attività daeseguire.

“Non hai bisogno di tempo ma di spazio. Fai chiarezza su ciò che vuoi!”

7Iniziamo. Blocca del tempo prezioso per leggere e fare gli esercizi cheseguono.

Ti sei mai chiesto quanto tempo hai a disposizione in un anno, mese, anno, giorno?

1. Come e per cosa usi il tuo tempo?

2. Quanto vale il tuo tempo?

3. Dedichi del tempo per te, le tue passioni, la tua salute, i tuoi cari? Quanto valequesto tempo per te?

La tabella sotto indicata si riferisce al calcolo delle ore complessive in un annosuddivise tra tempo “obbligatoriamente occupato - sonno e lavoro” e “tempo libero”

Le 1600 ore lavorate si riferiscono ai lavoratori dipendenti, mentre le 2000 sono leore lavorate, in media, dai lavoratori autonomi. Naturalmente ognuno sa, mi auguro,quanto lavora e può verificare con questa tabella se corrisponde alla realtà. In ognicaso, come potete notare, solo il 32% del tempo è dedicato al lavoro, il 68% a tutto ilresto.

Ti manca veramente tempo o lo utilizzi male e lo sprechi?

8STRATEGIA N. 1

Creati una mentalità vincente

Autostima

Una buona gestione del tempo non incide solo sulla vita lavorativa, il business, maanche sul nostro benessere psico-fisico, sull’autostima.

L’autostima è il risultato di un insieme di fattori equilibrati tra di loro. Dipende daquello che pensiamo di noi, da come ci vediamo, da come crediamo ci vedano lealtre persone, dai successi personali nella vita privata e lavorativa. L’autostima hanatura fragile e mutevole e aumenta quando viviamo nel rispetto dei nostri VALORIPERSONALI e diminuisce ogni volta che il nostro comportamento non è coerentecon quei valori.

L’autostima dipende da come ci percepiamo efficaci, competenti, produttivi e capacidi risolvere problemi, di fare il proprio lavoro e di raggiungere gli obiettivi desiderati.L’insieme di tutti questi fattori crea la cosiddetta “efficacia auto-percepita”.

Le caratteristiche principali di una persona che si auto-stima sono:

- Avere fiducia in se stessi

- Accettare se stessi così come si è

- Gestire le proprie emozioni

- Comunicare e negoziare con gli altri

- Affermare se stessi di fronte agli altri

- Affrontare i conflitti

- Accettare la realtà

Qual è il tuo livello di autostima? Come ti senti? Come ti percepisci?Da 1 a 10 che voto dai alla tua autostima?

Esercitati e rispondi alle domande dell’esercizio seguente.

Rispondi e segna una X alla risposta corrispondente. Finito di rispondere vai a vedere i punti

per ogni risposta indicati a fine esercizio, fai la somma e saprai quanto ti stimi.

9Qual'é il tuo livello di autostima

1. Mi accetto come personaMai A volte Spesso Sempre

2. Ho fiducia in me stessoMai A volte Spesso Sempre

3. Mi so affermare di fronte agli altriMai A volte Spesso Sempre

4. Sono benvoluto praticamente da tuttiMai A volte Spesso Sempre

5. Mi esprimo senza fatica all'interno di un gruppoMai A volte Spesso Sempre

6. Merito di esserefeliceMai A volte Spesso Sempre

7. Ritengo che la mia opinione sia importante quanto quella degli altriMai A volte Spesso Sempre

8. Vi dite: "errare è umano" quando vi capita di commettere un errore?Mai A volte Spesso Sempre

9. Vi riesce facile ascoltare una critica giustificata che vi viene mossa?Mai A volte Spesso Sempre

10. Siete capaci di dire a un altro adulto che trovate inaccettabile iI suo comportamentonei vostri confronti?Mai A volte Spesso Sempre

11. Quando una situazione si fa insostenibile, siete capaci di interromperla?Mai A volte Spesso Sempre

12. Siete capaci di dire no quando serve?Mai A volte Spesso Sempre

10Calcola per:ogni SEMPRE punti 3ogni SPESSO punti 2ogni A VOLTE punto 1ogni MAI punti 0

RISULTATIda 0 a 15 punti É necessario superare alcuni ostacoli.

Verifica quali sono i tuoi punti di forza e inizia a lavorare su quelli.

Da 16 a 25 punti Sei sulla buona strada. Hai ancora da perfezionare alcuni punti importanti.Cosa ti piacerebbe migliorare, modificare o eliminare?

Da 26 a 36 punti La tua autostima é più che apprezzabile.Identifica gli aspetti che vuoi migliorare, sarà sempre più piacevolevivere in mezzo agli altri.

11Allineati ai tuoi valori

La gestione del tempo coincide di fatto con il miglioramento della produttivitàpersonale in tutti gli ambiti della vita, sia personali che di business e non puoi gestirecorrettamente il tuo tempo se non sai esattamente quali sono i tuoi valori piùprofondi, quelli inderogabili, quelli per i quali non sei disposto a transigere. In cosacredi, cosa pensi e come agisci rispetto a ciò che sei, non a ciò che ritieni di essere.Lo stress si crea quando si fanno cose in contraddizione con i valori più profondi,quando ci si crea un’immagine, un lavoro, un’azienda o una professione apprezzatasocialmente ma incoerente con se stessi.Esercizio – analizza i tuoi valori (investi almeno 30/60 minuti del tuo tempo)

Prendi carta e penna e fai un elenco di tutti i valori per te importanti cheappaiono nella tua mente.

Una volta scritti tutti, proprio tutti, scegli quali sono i 3 max 5 valori piùimportanti e ai quali non rinunceresti mai in questo momento della tua vita.

FATTO?

Ora, pensa ad un episodio importante positivo e uno negativo della tua vita, everifica quali dei 3/5 valori hai scelto per affrontarlo. Ti riconosci? Sono valoriche hai sempre usato anche in passato o sono cambiati. Se sono sempre glistessi significa che sono per te principi assoluti inderogabili ai quali non ti puoisottrarre, RICORDALO! Ogni volta in cui ti trovi ad un bivio e non sai cosa farefermati, rifletti, chiediti con quali valori sceglieresti la soluzione e lei apparecome per incanto, senza drammi o rimorsi. Semplice vero?

Prova a immaginare un episodio in cui hai rinunciato ai tuoi valori. Cosa haifatto? Perché lo fai fatto? Come ti sei sentito? Come vi hai posto rimedio?

Ora prova ad elencare quali sono i valori che applichi in famiglia, nel tuolavoro, in azienda o nella professione. Conosci quelli dei tuoi collaboratori,clienti, fornitori?

Cosa dicono di te le persone che ti circondano, come ti descrivono? Come tivedono. L’immagine che descrivono di te corrisponde a quello che credi dimostrare?

Questo esercizio lo puoi fare con tutte le persone che conosci, ami e frequenti. I tuoicari, la tua famiglia, i tuoi amici. Inizia a farlo, mettilo in agenda, scoprirai un mondosconosciuto al quale probabilmente non hai mai dato importanza, ma sul qualepoggiano le tue radici.

12Scopri le tue potenzialità

Ognuno di noi ha dei punti di forza, delle abilità, dei talenti, delle potenzialità dascovare e allenare fino dalla nascita. Secondo Martin P. Seligman, il padre dellapsicologia positiva, ogni individuo possiede 24 potenzialità creative, costruttive,imprese nel DNA che delineano il carattere, le passioni, le emozioni, le scelte di vita,del lavoro, delle relazioni. Le ricerche effettuate dal team di lavoro di Seligmanscopre che il coraggio, l’orientamento al futuro, l’ottimismo, la speranza, l’etica allavoro, l’onestà, sono poteri, punti di forza di qualunque individuo che se scoperti eallenati fungono da un lato da salvagente per non andare alla deriva e dall’altraspingono verso obiettivi desiderati e realizzabili. Sono il motore delle relazioni buone,delle organizzazioni felici ed efficaci.

Se conosciute, curate, allenate e trasformate in progetti e relazioni possonodiventare poteri intesi come la capacità di incidere positivamente sul proprio vissutoindividuale e sociale. In questo caso il potere non è inteso solo come forza,significa anche possibilità, è un poter essere/fare che dipende dalla forza divolontà con cui si fanno scelte coscienti e incoscienti.

Il potere di decidere è portatore di piaceri, di appagamento. E’ la capacità di restarein contatto con la realtà in cui si vive, di cambiarla, trasformarla, integrarla, costruirlain base alla propria visione, soddisfazione, passione, all’etica morale.

Per questi motivi, la riscoperta dei valori intesi come potenzialità personalipermette il miglioramento delle competenze e delle strategie efficaci per raggiungeregli obiettivi, ma soprattutto permette di rivedere il significato e lo scopo della propriavita.

Le potenzialità allenate, ovvero la riflessione e gli esercizi sui propri valorifondamentali, diventano poteri in grado di cambiare la realtà, affrontare iproblemi, raggiungere e sviluppare competenze e talenti.

Le potenzialità sono un tratto del carattere, un’emozione positiva, un’attivitàconcreta. Quando sono attuate si prova soddisfazione, piacere, sensazione digratificazione personale. Si traducono in abilità, competenze, risorse, virtù, poteri.Se espresse e allenate rendono la vita migliore, se riconosciute dagli altri diventanotalenti.

Ogni individuo, ogni organizzazione esprime potenzialità, possibili, allenabili,represse.

13Esercizio: scopri le tue potenzialità

1) quando decido o giudico cerco di essere una persona giusta e imparzialeVoto ………….

2) è praticamente impossibile togliermi il buon umore, in situazioni difficili uso l’ironia.Voto …………

3) porto sempre a termine ciò che ho cominciato, amo lavorare su obiettivi a lungo termine e nonsottovaluto mai la fatica.Voto………….

4) nella mia vita non avrei raggiunto risultati importanti senza l’aiuto determinante di altre persone.Voto …………

5) anche quando sono molto arrabbiato o deluso o provocato, riesco sempre a controllare lemie emozioni.Voto…………

6) la vita mi piace sempre e comunqueVoto………..

7) quando ammiro la natura o guardo un’opera d’arte o ascolto la mia musica perdo il senso dello spazioe del tempo.Voto………..

8) E’ più importante rimanere se stessi/e che essere popolareVoto………..

9) so perdonare gli amici che sbaglianoVoto………..

10) ho molti interessi e sono sempre aperto/a ad esplorare nuove esperienzeVoto………..

11) per me è facile comprendere ciò che pensano e sentono i miei amiciVoto………..

12) sento che la mia vita ha un significato importanteVoto………..

13) Mi piace studiare e imparare nuove coseVoto………..

14) conosco bene quali sono i miei punti di forza e i miei limiti, non mi piace parlare troppo dime stesso/a.Voto………..

15) mi piace essere gentile anche con chi non conoscoVoto………..

16) impegno, fatica, possibilità di fallire sono cose che non mi spaventano se sono motivatoVoto………..

17) mi piace sperimentare, inventare e scoprire cose nuoveVoto……….

18) l’amicizia e l’amore per me sono le cose più importanti

19) sono ottimista e ho una grande speranzaVoto……….

1420) fra i miei amici sono un punto di riferimento per molte cose

Voto……...

21) cerco sempre di prevedere le conseguenze delle mie azioniVoto………

22) sento la responsabilità di migliorare il mondo in cui vivoVoto………

23) i miei amici mi chiedono sempre consigli su cosa fareVoto……….

24) so cambiare idea se mi accorgo che sbaglioVoto………..

Leggere e rispondere dandosi un punteggio da 1 a 10 indicando la prima risposta che viene in mente.Evidenziare le domande che hanno punteggio maggiore (es: tutti i 10 o 9 o 8…) e le prime tre del gruppoindicarle nelle righe sottostanti con il numero della domanda.

Le mie 3 principali potenzialità sono:1. ____________________________________

2. ____________________________________

3. ____________________________________

Verifica le risposte e scegli a quali potenzialità si riferiscono nell’elenco sotto indicato

POTENZIALITA’

1) Imparzialità 13) Amore per l’apprendimento

2) Umorismo 14) Umiltà

3) Perseveranza 15) Gentilezza

4) Gratitudine 16) Audacia

5) Autocontrollo 17) Creatività

6) Vitalità 18) Amore – amicizia

7) Apprezzamento bellezza 19) Speranza

8) Integrità 20) Leadership

9) Capacità di perdonare 21) Prudenza

10) Curiosità 22) Cittadinanza

11) Intelligenza sociale 23) Lungimiranza

12) Spiritualità 24) Apertura mentale

Pensa ad un evento piacevole della tua vita e verifica che cosa hai messo in atto.Come ti sentivi? perché ti sentivi così? quale potenzialità hai messo in atto,corrisponde a quelle che hai scelto?

Crea una bussola di riferimento delle tue scelte e azioni e verifica se utilizzi i tuoivalori e potenzialità o quelli che qualcun altro??!!!

Quando diventerai consapevole delle tue azioni, dei motivi delle tue scelte, deituoi valori e potenzialità avrai acquisito una MENTALITA’ VINCENTE!

15STRATEGIA N. 2

Organizza il tuo posto di lavoro

Contrariamente a quanto comunemente si crede il disordine, il caos e la scrivaniapermanentemente ingombra ruba tempo prezioso nella ricerca dei documenti su cuilavorare. E’ dimostrato, dagli studi condotti sull’argomento, che avere uno spaziolavorativo pulito e ordinato raddoppia o triplica la produttività immediatamente.Inoltre, a livello psicologico, un luogo di lavoro o una scrivania disordinata genera unfeedback negativo a livello inconscio rinforzando la percezione delladisorganizzazione. Il disordine distrae continuamente, poiché gli occhi e l’attenzionesi spostano continuamente da un oggetto all’altro.

Le persone con risultati ottimali e di successo operano nell’ordine, lavorano solo congli attrezzi o i documenti di cui necessitano in quel preciso momento, sonoorganizzati e riescono a rimanere focalizzati su quello che fanno perché hannosottomano tutti gli strumenti importanti per il lavoro che stanno facendo.

A me è capitato diverse volte di entrare in uffici o aziende disordinate, disorganizzatee poco pulite. Come pensi fossero i loro fatturati? Come pensi lavorassero i lorodipendenti? Senza contare l’impatto negativo sui clienti. Come pensi di venirpercepito quando dai la sensazione che navighi a vista nel caos generale?Prova ad entrare in un negozio dove tutta la merce esposta, invece di essere ripostaordinatamente negli scaffali, è messa alla rinfusa sui banconi del negozio. Tifermeresti a comprare? Come fai a scegliere la tua taglia in mezzo a mucchi diarticoli accatastati alla rinfusa? Prova a pensare ad una cucina di ristorante o a unasala operatoria o a un cantiere in disordine.

Dove c’è disordine e caos regna l’improduttività, lo spreco, la disorganizzazione, lostress e molto altro.

16STRATEGIA N. 3

Stabilisci i tuoi obiettivi prioritari

Sapere cosa è più importante per noi è il passo fondamentale per decidere che cosa sivuole realizzare in un arco di tempo stabilito.

Che cosa è più importante per te in questo momento della vita?

A che cosa dai più importanza? Da che cosa sei attratto di più?

In che cosa ti vuoi impegnare di più?

Vuoi creare una famiglia? Vuoi avere dei figli? Vuoi creare un lavoro che ti soddisfi,un’impresa, una professione?

Vuoi migliorare la tua energia fisica e mentale? Vuoi migliorare la tua salute? Vuoimigliorare la tua persona, le tue emozioni? Vuoi dimagrire o smettere di fumare? Continui afarti eterne promesse di iniziare quel fatidico lunedì che non arriva mai?

Come impegni le tue giornate?

In che cosa ti vuoi impegnare maggiormente?

Inizia ad esercitarti.

Blocca almeno 30 minuti del tuo tempo e inizia a rispondere a queste domande.

Scrivi in dettaglio che cosa vorresti ottenere nell’arco di un anno (365 giorni) nelle aree piùimportanti della tua vita:

a) Obiettivo relativo al lavoro, carriera, business

b) Obiettivo relativo alla sfera affettiva, relazione di coppia

c) Obiettivo relativo alla salute fisica-mentale

Una volta ultimato l’esercizio metti in ordine di priorità e decidi, per ogni obiettivo, quanto

tempo vuoi investire per realizzarlo, nell’arco di un anno.

17STRATEGIA N. 4

Programma il futuro: stabilisci obiettivi a lungo termine

Pensa prima di agire

L’errore più comune commesso dagli essere umani è quello di non fermarsi apensare su cosa si vuole ottenere in un lasso di tempo abbastanza lungo. Siamoabituati, molto spesso, a lavorare a testa bassa senza prenderci il tempo necessarioa domandarci che cosa si vuole ottenere veramente.

Alcune delle numerosissime ricerche compiute sul cervello in questi ultimi 30 annidimostrano che ci sono due tipi di pensiero, quello veloce e quello lento; i qualivanno usati in modo differente secondo le necessità e le varie situazioni daaffrontare nella nostra vita quotidiana.

Il pensiero veloce è da usare quando si affrontano compiti, attività, problemi esituazioni di breve termine, perché in questi casi si agisce istintivamente erapidamente.

Il pensiero lento è a usare quando abbiamo bisogno di riflettere e approfondire unadeterminata situazione, più complessa, prima di agire.

Le scoperte indicano che la causa di molti errori commessi nella nostra vitasono da attribuire alla mancanza di utilizzo del pensiero lento.

Il pensiero lento è importante e necessario per prendere le distanze dalla velocità edalla operatività abitudinaria e quotidiana. E’ necessario per poter organizzare iltempo in modo da diventare più produttivi, trarre la massima soddisfazione e felicitàin ciò che si fa.

Conclusione: per ottenere i risultati voluti ed eccellere nella gestione del tempobisogna usare il pensiero lento. Bisogna avere le idee molto chiare su ciò che siintende veramente realizzare; quindi smettila di correre, fermati, blocca il tuo tempo,inizia a pensare e chiediti onestamente che cosa vuoi ottenere fra 5-10-20 annialmeno.

Inizia a porti delle domande di significato. Che cosa voglio diventare? Come sarò edove mi vedo fra 10-20 anni? Quale opera o segno importante voglio lasciare? Checosa voglio cambiare, innovare o trasformare della realtà che non mi piace? Cosavoglio che dicano di me i miei figli e le persone che più contano per me quando nonci sarò più?

18Inizia a rispondere a queste domande scrivendo le risposte.

Se lo farai avrai compiuto il primo passo per un futuro desiderato e unpresente ricco di soddisfazioni.

CHIEDITI SE QUELLO CHE STAI FACENDOOGGI TI STA PORTANDO PIU’ VICINO

A DOVE VUOI ESSERE DOMANI!

19STRATEGIA N. 5

Pianifica la strategia

Stabilisci delle priorità chiare

Una volta fissati gli obiettivi bisogna pianificarli per iscritto, con dei piani d’azionegiornalieri per essere sicuri di percorrere la strada voluta. Questo metodo permettedi avere chiarezza, qualità fondamentale per avere successo in ogni ambito dellavita, personale, familiare e lavorativa. Più gli obiettivi sono complessi, piùnecessitano di piani strategici pensati, valutati, scritti e verificati.

L’errore comune è credere che il lavoro sia azione, il pensare è ritenuto una perditadi tempo. Probabilmente pochi conoscono i benefici dello scrivere e l’importanzadella pianificazione: ogni minuto dedicato alla pianificazione e alla creazione dicheck list fa risparmiare dieci minuti nell’esecuzione del lavoro. Il lavoropianificato verrà fatto bene, velocemente, probabilmente con meno errori delprevisto, con benefici anche dal punto di vista della salute, l’ansia e lo stressdiminuiranno e l’autostima invece accrescerà ogni qualcosa riuscirai a raggiungerel’obiettivo programmato.

Il principio di Pareto 80/20

Vilfredo Pareto, economista italiano vissuto tra l’800 e il 900 sembra abbia fatto deglistudi in cui dimostrò che in quasi tutti gli ambiti della vita esiste una costante, ovverol’80% dei risultati è dato dal 20% delle attività.In economia l’80% della ricchezza è detenuta dal 20% della popolazione, nellasocietà l’80% degli incidenti è provocato dal 20% dei guidatori e così via.Negli affari l’80% del fatturato è dato dal 20% dei prodotti o servizi proposti evenduti, il 20% dei clienti in portafoglio generano l’80% del fatturato. Per quantoriguarda il capitale umano l’80% dei risultati è dato dal 20% dai collaboratori.Questo dimostra che, per raggiungere risultati ottimali, è necessario conoscere qualisono le attività importanti e prioritarie che corrispondono a quel 20% che producel’80% dei risultati di successo e quali sono i collaboratori che generano 80% delleattività importanti e di successo.

L’errore comune è credere di conoscerlo senza averlo testato e verificato, èsupposto ma alla verifica dei fatti concreti, il più delle volte, si scoprono risultatiinaspettati e sottovalutati.

20Inizia a fare l’esercizio seguente (prenditi del tempo necessario a creare con ilpensiero lento. Tieni presente che ci vogliono 60 minuti per essere focalizzato ecreativo).

Una volta chiariti gli obiettivi inizia a scrivere l’elenco di tutte le cose da fare perciascun obiettivo (lavoro, relazione, salute).

Lascia uno spazio in modo da poter aggiungere, anche successivamente, ulterioriattività da fare che ti vengono in mente.

Inizia con l’obiettivo più importante in questo momento della tua vita, poi passa alsecondo e infine al terzo.

Una volta completato l’elenco organizza le attività da fare per priorità (dalla piùimportante alla meno importante), in questo modo scoprirai il tuo 20% che generanol’80%.

Non è tempo sprecato, è tempo investito

21STRATEGIA N. 6

Impara a dire di NO!

Diventa produttivo.

Le principali fonti di perdite di tempo nel lavoro sono le interruzioni inattese, leurgenze, i colleghi, il cellulare, le mail ed ogni altra persona che ti chiede aiuto ovuole che presti la tua attenzione ai suoi problemi.

Dalle ricerche effettuate si stima che il 50% della giornata lavorativa si perde inchiacchiere improduttive con colleghi, clienti, fornitori e così via. Senza contare iltempo dedicato alle riunioni inefficaci, le quali il più delle volte assumo la veste diluoghi di battaglia dove si fa a gara su chi ha ragione, si cerca il colpevole invece ditrovare soluzioni efficaci agli ostacoli incontrati durante il percorso realizzativo eproduttivo (per le riunioni efficaci vai alla strategia 9).

Se pianifichi la tua giornata prima, meglio la sera seguente, vedrai che diventerai piùproduttivo e non avrai tempo di dedicarti ad altro e a fine giornata sarai soddisfattodel tuo lavoro con aumento dell’autostima.

Se hai bisogno di tempo per il tuo lavoro, informa i tuoi collaborati di non disturbartiindicando anche per quanto tempo vuoi essere lasciato in pace. Se necessita mettifuori dalla porta il cartello NON DISTURBARE. Metti in modalità aereo o altro ilcellulare, togli la posta e ogni altro segnale di disturbo.

ADESSO SEI PRONTO A DIVENTARE PRODUTTIVO!

22STRATEGIA N. 7

Inizia a delegare

Saper delegare è una delle regole fondamentali per ottenere un time management disuccesso. Presupposto fondamentale è aver chiaro le cose di minor valore che vuoidelegare e conoscere a chi le vuoi delegare. Questo è uno dei motivi per i quali averchiaro che cosa si vuol ottenere e saper suddividere le cose urgenti da quelleimportanti fa la differenza nel business.

La delega è la competenza con la quale puoi affidare parti più piccole del tuo lavoroe dove puoi liberare del tempo di valore in cui farai fruttare le tue skills, le tue migliorcompetenze. Se una persona è in grado di fare il 70% del tuo lavoro delegalo everifica se lo fa correttamente con dei step successivi e pianificati.

Nel mio lavoro vedo continuamente deleghe che non sono deleghe ma urgenze,lavori che passano da una mano all’altra così da non aver né il controllo dellepratiche, né la responsabilizzazione di chi viene letteralmente “investito” dall’incarico.

La delega, per essere tale, ha bisogno delle seguenti caratteristiche:

Va affidata alla persona giusta, ovvero alla persona capace di svolgerel’incarico assegnatole

Si basa sulla fiducia e responsabilizzazione

Va determinata in modo che sia chiaro e condiviso il compito, la tempistica, lascadenza, lo standard di qualità

Va verificata durante lo svolgimento del lavoro

Delegare è una competenza che si può imparare a fare, come tutte le competenze dibusiness.

Tutto si può imparare a padroneggiare con la dedizione, pratica e ripetizione.

23STRATEGIA N. 8

Gestisci le telefonate, gli appuntamenti, le mail

A) Riduci le interruzioni con garbo

Al telefono riduci al minimo i preamboli, se ti chiamano fai in modo che la personavada direttamente al sodo, evita di perdere tempo.

Evita di accogliere senza appuntamento, anche i clienti, soprattutto i clienti e ifornitori! Le persone vanno educate ai comportamenti, alle regole tue e della tuaorganizzazione. So che quanto dico desterà la tua perplessità e inizierai a dire: non èpossibile, non posso trattare male i clienti, tuttavia ti lamenti perché i clienti ti fannoperdere tempo, i fornitori ti fanno perdere tempo, insomma tutti ti scocciano e nienteha valore per te.

In realtà, lavorare solo per appuntamento significa dare valore a quello che fai,dimostri che il tuo tempo è prezioso, come il loro. Sei attento alle loro necessità,riesci ad ascoltarli e a risolvere i loro problemi in breve tempo e con unaprofessionalità eccellente.

Ti è mai capitato di andare dal medico, avvocato, commercialista, che invece diascoltarti attentamente continua a guardare il cellulare per vedere gli ultimi sms o abattere sui tasti della tastiera del computer o a rispondere a una telefonata e fartiaspettare quasi a dimostrare che è potente e ricercato? Come ti sei sentito? Lo faianche tu?

Prova a cambiare queste abitudini, inizia a fare il primo passo, magari con qualcunoche conosci bene se temi reazioni negative. In realtà ti accorgerai come migliorerà larelazione, la fidelizzazione dei tuoi clienti e dei stakeholder in generale perché sisentiranno ascoltati, curati e apprezzeranno il fatto che hai deciso di dedicare deltempo prezioso tutto per loro. Meglio 10 minuti attivi che 30 minuti distratti!

B) Gestisci attivamente la posta elettronica

Decidi quante volte al giorno vuoi leggere e rispondere alle mail. Ti consiglio di farlonon più di due volte al giorno. Ti sarai già reso conto che la maggioranza delle mailsono spazzatura, inutile perdita di tempo. Le mail importanti sono veramente poche eforse rientrano in quel famoso 20%. Quante mail importanti ricevi al giorno?Incomincia a cancellarti dalle mail che non vuoi più ricevere, fai pulizia come con lascrivania, evita di intasare il cestino del computer, svuotalo almeno una volta algiorno.

24Togli il campanello avviso posta in arrivo è una fonte di distrazione inimmaginabile.

Smetti di essere schiavo della posta e fai in modo di farla diventare unostrumento di lavoro efficace.

25STRATEGIA N. 9

Organizza riunioni di lavoro efficaci

Il tempo dedicato per gli incontri in corridoio, sessioni informali e riunioni formali è perlo più tempo sprecato poiché non producono risultati apprezzabili a causa del modocon cui vengono organizzate. Diverse indagini dimostrano lo spreco in questo tipo diattività che può arrivare anche fino al 50% del tempo complessivo sui luoghi dilavoro.

Durante la mia lunga carriera ho partecipato a numerosissime riunioni, consiglid’amministrazione, assemblee di ogni genere e grado. Si va da una presenza fisicae totale assenza mentale della maggioranza dei presenti, i quali partecipano o perobbligo o per abitudine o per noia o semplicemente perché ricevono un compenso. Ilpiù delle sembrano luoghi di battaglia, dove i presenti si accusano vicendevolmente,si fa a gara su chi ha ragione e chi no, si cerca il colpevole invece di trovare soluzioniefficaci agli ostacoli incontrati durante il percorso realizzativo e produttivo. Da taliriunioni si esce stanchi e frustrati perché invece di creare si distrugge, l’energia fisicae mentale viene prosciugata e in conclusione si giura non tornarci più.

Come fare dunque per ottenere risultati soddisfacenti e apprezzabili da tutti?

Incomincia a dare un valore orario al tuo tempo e a quello delle persone che chiamiin riunione (se sono dipendenti/collaboratori a tuo carico).

Evita riunioni non necessarie. Chiediti se quella riunione che vuoi convocare èveramente necessaria. Se non è necessaria non organizzarla ed evita di parteciparea quelle che non ritieni produttive, nel senso più ampio del termine.

Decidi quanto tempo vuoi che duri la riunione, questo ti permetterà di massimizzare iltempo, essere più direttivo e veloce. Rispetta l’orario di inizio e fine e non permettereritardi, né fuoriuscite prima del termine. Se lo fanno non si sanno organizzare.

Prepara una riunione scritta con gli argomenti da trattare mettendoli in ordine dipriorità. Qualche giorno prima comunica l’ordine del giorno, l’orario di inizio e fine, inmodo da far preparare alle persone che vi partecipano riflessioni e appunti.

Una volta iniziata la riunione, evita interruzioni esterne, se non veramente urgenti.

Quando sei in riunione esponi gli argomenti, proponi, fai domande e ascolta. Apri leorecchie più di quello che apri la bocca e scrivi tutto in modo da fare una relazione afine riunione per veicolarla successivamente ai presenti. Se la sottoscrivono, meglio.

26STRATEGIA N. 10

Governa ansia e stress

Una delle principali cause di ansia, stress e infelicità è la sensazione che quello chesi sta facendo non ha alcun significato, nessuno scopo rispetto ai propri valori econvinzioni.

La tensione, la frustrazione e lo stress derivano dalla sensazione di essere costretti afare cose poco importanti rispetto a quello che vorremmo veramente. Instauriamorelazioni che logorano, lavori che non piacciono e che non amiamo, situazioniincongruenti con chi siamo e cosa desideriamo. Le persone con uno scopo e in lineacon i propri valori sono entusiaste, piene di energia e di passione, amano il lorolavoro e la realtà che hanno creato. Per questi motivi questa guida inizia proprio dallascoperta dei propri valori e potenzialità. Se si fanno cose che non sono coerenti coni propri valori più profondi il nostro io ci avvisa e provoca ansia e stress che siaggiunge alla velocità con cui viviamo. Ribadisco che i valori fanno parte del proprioDNA, della propria personalità, possono variare nel tempo per adattarsi allevariazioni dell’età e della vita, se non cambiano sono principi radicati, profondi,ineluttabili che mostrano la strada da seguire. I nostri valori ci guidano, ci allertano, cispianano la strada, sono la bussola del nostro vivere quotidiano.

Sono consapevole che quanto dichiarato in queste poche righe non è sufficiente a“tramortire” l’ansia e lo stress della vita moderna, quindi bisogna attrezzarsi construmenti inusuali per noi occidentali, ma realmente efficaci per governare il male delnostro secolo, la fretta e la mancanza di tempo.

La prima cosa da fare è imparare a respirare lentamente e profondamente con lapancia, non con lo sterno. Un esercizio da farsi la mattina appena svegli e la seraprima di addormentarsi, per pochi minuti e ogni volta che se ne sente il bisogno, finoa quando non diventa un’abitudine quotidiana. Se lo si fa in modo costante, simodificherà la respirazione che porterà giovamento a tutto il corpo, al cervello, allecellule, al DNA senza che te ne renderai conto.

Impara a meditare pochi minuti al giorno, non serve stare ore davanti a un muro.Trovi online tutte le meditazioni del caso, credo sia inutile darti dei suggerimenti. Mase proprio non sai da dove cominciare scrivimi e ti risponderò: info@marziagorini.it.

Prenditi delle pause durante la giornata lavorativa, bevi qualche bicchiere d’acquaper togliere pesantezza al cervello, cerca di stare il più possibile in mezzo alla naturae inizia a programmare il tuo futuro. Ne trarrai un beneficio inaspettato.

27STRATEGIA N. 11

Trova un tuo metodo

Inizia a scrivere un diario personale e uno lavorativo.

Dividi la giornata in due parti. Quando hai più energia svolti i compiti importanti:creazione, progettazione, pianificazione – il 20%.

Crea dei blocchi temporali di lavoro tutti uguali. Fissa un tempo per leggere tutte lemail, fare le telefonate, ricevere clienti e così via.

Pianifica con un’agenda in mano, possibilmente elettronica condivisibile su tutti glistrumenti tecnologici che utilizzi, così potrai anche utilizzare i colori per suddividereed evidenziare le attività.

Misurati, quando lavori, con un orologio-cronometro.

Lavora per 50 minuti, fai una pausa di 10 minuti.

Utilizza strumenti tecnologici innovativi, facili e pratici da usare per organizzare,ricordare, pianificare. C’è ne sono molti in circolazione. I più conosciuti e usati ancheda me sono Todoist, Evernot, Dashlane, Dropbox, Google Drive, Google o Applecalendario. Sono condivisibili su cellulari, ipad, computer fisso e sono gratuiti.Solo in un secondo tempo, quando sceglierai bene lo strumento da utilizzare, ticonsiglio di passare a pagamento, per avere maggiori possibilità di utilizzo.

Dati un obiettivo quotidiano e verifica la sera se lo hai ottenuto.

Fai una lista ogni giorno delle cose da fare e verifica a fine giornata il risultato.

Dedica un tempo per le tue passioni, la tua salute, i tuoi cari. Mettili per prima inagenda, poi inizia a pianificare il lavoro.

Evita di scoraggiarti, continua ad allenarti ogni giorno.IMMAGINA, PIANIFICA, SCRIVI, AGISCI, VERIFICA I RISULTATI

BUON LAVORO!

28CONCLUSIONI

Questa non è la fine, è solo l’inizio!

Questa guida non ha la pretesa di essere esaustiva, considerati i diversi metodi,approcci e casistiche che si possono raccogliere e utilizzare per gestire al meglio ilproprio tempo e la propria vita. Tuttavia, di una cosa sono certa, se farai gli esercizie applicherai i suggerimenti vedrai piacevoli e gratificanti trasformazioni. Non ti dicoche sia facile, ma realistico e possibile si, tutto dipende da quanto sei motivato amigliorare te stesso e l’ambiente che ti circonda.

Inizia da una piccola cosa ogni giorno, quella che ritieni più importante in questomomento. Falla diventare un’abitudine quotidiana fino a quando il tuo cervello l’avràrecepita (21-30 giorni) in modo da farla per abitudine positiva, ovvio!

Immagina di salire in macchina e scoprire che si sono dimenticati di mettere ilvolante, come fai a guidarla? Hai il pilota automatico? Da qualche parte hai inserito ilviaggio che vuoi fare o viaggi senza sapere dove vai, probabilmente senza una veradirezione e guardi sempre nello specchietto retrovisore per paura che qualcuno titamponi o ti sorpassi? O sei come i guidatori della domenica che salgono inmacchina senza una direzione e vanno non si sa dove, infatti non guidano, anzi il piùdelle volte intralciano e creano incidenti. Ti è mai capitato?Coloro che hanno una meta vanno dritti e spediti, arrivano prima e si fermano pocodurante il tragitto. Com’è la tua vita in questo momento? Il tuo lavoro? La tua salute?Stai decidendo o aspetti che qualcuno o qualcosa ti tolga dall’impiccio! Credi neimiracoli o crei e pianifichi la tua esistenza in modo che sia il più coerente e allineatacon ciò che sei e desideri? Credi davvero che qualcuno ti venga a salvare?Sbagliato! Nessuno ti salva, solo tu lo puoi fare!

Il tuo cervello e il tuo cuore sono le macchine più potenti che possiedi, ma nessunoprobabilmente ti ha informato. Non ti hanno dato il libretto delle istruzioni, anzi tihanno disallenato. Ti hanno fatto credere di non essere abbastanza capace, credibileed autorevole e tu ci sei cascato, come me!

Abbi fiducia in te stesso, scopri le tue potenzialità per farle diventare talenti, usa i tuoivalori, allenati e vedrai come la tua vita cambierà in meglio, almeno farai fatica permigliorare invece che per evitare di affogare!

Buon divertimento e buona vita!

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Svolgo corsi formativi in aula, azienda e studi professionalipersonalizzati alle esigenze del cliente.

Team coaching e sessioni di coaching individuali presso lesedi dei clienti.

Durante il percorso di consulenza e coaching seguo i clienti,nei loro spostamenti, per osservare e dare feedback mirati ecostruttivi in modo da accelerare il processo di trasformazionevoluto.

Per conoscermi meglio e vedere cosa faccio visita il sito:

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