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Excel – basi, funzioni, graficiLezione frontale

Prof. Raffaella FolgieriDEMM – Dipartimento di economia, management e metodi quantitativi

Cenni storici (1)

• comparsa foglio elettronico: 1979, Dan Bricklin, studente di

Harward.

– alla base: concetto di tabella

– obiettivo generale di un foglio elettronico: trattamento di

qualsiasi tipo d’informazione strutturabile in forma di

tabella.

• primo foglio elettronico in commercio: VISICALC.


Cenni storici (2)

• 1985: prima comparsa di Microsoft Excel

– pressoché invariato da allora

– inizialmente concepito per creare ed aggiornare

velocemente modelli economici

• oggi enorme versatilità

– possibilità di introdurre numeri, testo, formule, grafici e

creare delle relazioni tra questi elementi.



I fogli elettronici (MS EXCEL: concetti di base)

• strumenti per organizzare e gestire dati e calcoli

• dati immessi organizzati in tabelle. Si possono

immagazzinare informazioni di vario tipo:

• risultati numerici (medie, massimi, minimi, somme..)

• grafici (diagrammi a barre, a torta, tanti altri tipi)


I fogli elettronici (MS EXCEL: concetti di base)

foglio elettronico costituito da:

• Colonne • Righe • Celle: intersezione tra una riga e una colonna

… un po’come la battaglia navale… chi di voi non ci ha mai giocato??


IL CONCETTO DI COLONNA La posizione di ogni colonna è indicata da una lettera

Esempio: colonna D


IL CONCETTO DI RIGA La posizione di ogni riga è indicata da un numero

Esempio: riga 4


CELLA: INCROCIO COLONNA-RIGA

La posizione di ogni cella è indicata da un nome, costituito dalla lettera della colonna e dal numero della riga che si intersecano in quella cella

Esempio: cella D4

Perché questa struttura? (1)

• Molto potente– Più fogli di lavoro possono essere collegati tra

loro (interdipendenti)– I fogli di lavoro possono essere protetti (si

possono creare, ad esempio, form in cui è possibile cambiare i valori ma non intervenire sulle formule)

– Possibilità di elaborazione statistica piuttosto avanzata (vari tool)

(continua)


Perché questa struttura? (2)• (continua)

– Possibilità di rappresentare dati e risultati graficamente

– Possibilità di attribuire ai dati un formato di presentazione (strumenti per intervenire su formato e aspetto, come in Word)

– Possibilità di inserire macro (scritte in VBA, Visual Basic For Application, un subset di VB, Visual Basic)

– Possibilità di condividere fogli di lavoro– La cella è un contenitore e ha riferimenti

(approfondiremo)


Excel ha dei limiti? Quali sono?

È una domanda che ci si pone quasi subito, quando si comincia ad utilizzare Excel…


Limiti dei fogli e delle cartelle di lavoro (1)• Da specifiche Microsoft (si riportano le più importanti)


Limiti dei fogli e delle cartelle di lavoro (2)


Limiti di calcolo (1)


Limiti di calcolo (2)


Limiti dei grafici

• Altre specifiche (meno importanti per i nostri scopi) su: http://office.microsoft.com/it-it/excel-help/specifiche-e-limiti-di-excel-HP010073849.aspx


La cella come contenitore

• Nel senso di variabile– può contenere dati numerici, alfanumerici,

testuali (es. per creare form – il foglio può essere protetto, in cui i dati possono essere variati e aggiornati automaticamente)

• può contenere– riferimenti ad altre celle, fogli, documenti– formule e funzioni– riferimenti ipertestuali– query internet e risultati di query


La cella come contenitore: esempio di form


La cella come contenitore: tipi di formule


La cella come contenitore: valori


Tipi di dati

• Essenzialmente tre tipi di dati:

– NUMERICI– ALFANUMERICI– DATE


Tipi di dati NUMERICI

• costituiti da numeri e cifre• si utilizzano per effettuare operazioni di tipo

aritmetico e vengono indicati col termine NUMERI o VALORI.

• rappresentazione e il numero di precisione decimale é vario e dipende dal tipo di notazione utilizzata– é possibile usare notazioni di tipo monetario,

scientifico etc.


Tipi di dati ALFANUMERICI

• costituiti da lettere e numeri• hanno funzione descrittiva ed esplicativa dei dati contenuti

nel foglio di lavoro– tipo di dati indicato col termine ETICHETTA o

semplicemente TESTO– Un’etichetta é quindi una qualsiasi sequenza di lettere e

numeri che cominci con una lettera o un qualsiasi simbolo DIVERSO da: / , + , - , $ o . .

• se fosse necessario utilizzare dei numeri non preceduti da lettera in un’etichetta, durante la fase di immissione dell’etichetta, iniziare la stringa numerica con un carattere speciale L’APICE ( ‘ ).


Tipi di dati DATA/ORA

• tipo di dato particolare• composti da valori numerici e caratteri grafici ( es:

21/12/95 , 21 Dicembre 1995, 21-12-1995), possono essere utilizzate in espressioni matematiche.

• quando vogliamo introdurre in una cella una data, dobbiamo specificare al sistema che il dato che stiamo per introdurre é di tipo DATA

• esempio: immettendo la data 21/12/95, senza specificare che si tratta di una data, il sistema interpreterà diversamente il dato, a seconda che ci sia o meno l’uguale (provare)


La cella come contenitore: riferimenti (1)


Ipertesti, celle, altri fogli

La cella come contenitore: riferimenti (2a)

Query relative a pagine Internet: creazione


La cella come contenitore: riferimenti (2b)

Query relative a pagine Internet: risultato


La cella come riferimento

• La cella ha riferimenti (colonna, riga)– Cui possono riferirsi formule, alte celle, celle in altri

fogli di lavoro.– In questo modo, al cambiare dei dati in una cella,

cambiano automaticamente tutti i valori ad essa collegati o da essa dipendenti

• I riferimenti possono essere– Assoluti– Relativi



I RIFERIMENTI RELATIVI

Si adeguano in relazione alle celle di partenzaquando si copia o si sposta una formula


I RIFERIMENTI ASSOLUTI Non comportano nessun adeguamento durante la copia della formula

Rif. assoluto: =$A$1

Rif. misto: =$A4

Rif. misto: =A$7

Copia della formula =A$7 nelle celle adiacenti

Le formule (1)

• Le formule iniziano con l’operatore =

• Possono contenere:

1.Costanti(numeri o stringhe)

2.Riferimenti(indirizzi di celle, es. A1)

3.Funzioni(operazioni predefinite)

• Vengono aggiornate automaticamente quando le

celle cui fanno riferimento vengono modificate


Le formule (2)• FORMULA: combinazione di valori ed operatori che

genera un nuovo valore quale risultato dell’operazione– il dato prodotto dalla formula viene visualizzato

nella cella in cui la funzione risiede– non appena l’utente ha terminato di inserire la

formula in una cella, tale formula viene rimpiazzata dal valore numerico frutto di tale operazione

• Si possono utilizzare tutti gli operatori conosciuti (che vedremo nell’esercitazione)


Le funzioni (1)• caratterizzate da un nome, un elenco di argomenti

(arg1;arg2;…)• restituiscono un valore nella cella ospitante • Esistono vari tipi di formule. Principali:

– Aritmetiche– Di testo– Logiche

– Ci sono anche formule statistiche, finanziarie, ecc…


Le funzioni (2)

• Aritmetiche:– utilizzano dati numerici per realizzare operazioni di tipo

aritmetico• di testo:

– utilizzano le etichette, ed effettuano operazioni di confronto e concatenazione di stringhe di testo

• Logiche:– sono enunciati che producono come risultato il valore 1 (

vero) se l’espressione é corretta ed il valore 0 (falso) se l’espressione é errata

– ricordate le tabelle di verità?...


Le funzioni nidificate

• Le funzioni (tutte) possono essere inserite una nell’altra– Possono essere combinate tra loro

• Si dicono funzioni nidificate (nested)

• Esempio (in pseudolinguaggio):– Dividi (somma di due numeri) per altro numero– In questo caso la funzione «dividi» contiene la funzione

«somma» il cui risultato fornisce il dividendo da utilizzare


HELP, WIZARD, TABELLE PIVOT E GRAFICI

Seconda parte


RiepilogoAbbiamo visto sia in teoria che nella pratica:• Cenni storici• Colonne, righe, celle• Limiti di Excel: fogli e cartelle di lavoro, calcolo, grafici• Cella come contenitore

• dati, riferimenti• tipi di dati: numerici, alfanumerici, data/ora

• formle e funzioni• riferimenti ipertesutali e query internet

• Cella come riferimento• riferimenti assoluti e riferimenti relativi

• Formule e funzioni• Funzioni nidificate


Help in linea

• Mai imparare a memoria! Imparate ad utilizzare l’Help!• Excel offre una guida alle funzioni, che può essere consultata

direttamente dalla barra del menu standard oppure dal bottonedi aiuto nella finestra che compare quando si richiedel’inserimento di una funzione

• La guida in linea delle funzioni fornisce: • La sintassi della funzione

• Una breve descrizione della funzione (la funzionematematica calcolata) e qualche esempio di utilizzo

• È sempre utile controllare cosa fa esattamente una funzionepredefinita prima di utilizzarla.


Funzioni: help in linea

Help in linea per la funzione E che restituisce VERO se tutti

gli argomenti hanno valore vero, FALSO altrimenti


I wizard (1)

• sono procedure guidate che facilitano alcune operazioni piùcomplesse

• quando scegliete di inserire una funzione selezionandone ilnome dalla lista predefinita, quello che compare è un wizard


I wizard (2)

• ci sono wizard per tutte le pocedure più complesse• ad esempio il wizard per l’importazione di dati


I wizard (3)

un altro esempio è il wizard per la creazione di una tabella pivot

Nota: nella versione più recente di Excel l’aspetto è leggermentediverso…


I wizard (4)Un altro esempio è il wizard per l’inserimento di un grafico

Nota: nella versione più recente di Excel anche in questo caso il wizard appare diverso…


Tabelle pivot (1)

• tavola riassuntiva interattiva contenente i dati più significativi presenti in Excel

• comodo strumento di analisi veloce dei dati immessi

• paragonabile ad una vista logica dinamica di un database

• facilmente modificabile di volta in volta• la si può manipolare per analizzare sotto vari

aspetti i dati


Tabelle pivot (2)

figura, e di dover rispondere a domande del tipo: ‐ Che quantità del prodotto A è stata spedita a Febbraio? ‐ Cosa ha ricevuto il cliente Rossi? ‐ Che quantità del prodotto C ha ricevuto Bianchi?‐ Che quantità, in totale, è stata spedita del prodotto C?

Si provi ad immaginare di avere i dati riportati nella tabella in

Tabelle pivot (3)• dati di questo tipo hanno carattere multidimensionale

• possono essere interpretati in vario modo a seconda dell’aspetto che si desidera evidenziare.

• occorre organizzare i dati secondo più dimensioni, utilizzando una tabella pivot.

In una tabella pivot si hanno:• campi riga, ovvero le intestazioni delle righe• campi colonna, cioè le intestazioni delle colonne• item ovvero le sottocategorie• campi pagina, cioè i criteri (etichette) cui è sottoposta

l’intera tavola pivot• dati contenuti nella tavolaProf. Raffaella FolgieriDEMM – Dipartimento di economia, management e metodi quantitativi

Tabelle pivot (4)

Per creare una tabella pivot a partire da una lista:• si seleziona la lista.• si sceglie il comando rapporto tabella pivot e grafico

pivot dal menu dati.• si seguono le indicazioni del wizard (procedura guidata)

che appare.

Nell’ultima versione di Excel non è presente un vero e proprio wizard, ma lo vedremo meglio nell’esercitazione pratica…


Grafico (rapporto) pivot

• a partire da una tabella pivot o direttamente da una lista in Excel si può creare un grafico (o rapporto) pivot

• si tratta di una visualizzazione grafica dei dati, create sempre secondo il concetto di consolidamento dei dati, tipico della tabella pivot

• anche in questo caso è possibile manipolare il grafico (rapporto) a seconda di quello che si desidera evidenziare


Rappresentazione grafica dei dati

• I dati possono essere visualizzati graficamente

• per renderli più presentabili o per evidenziare i risultati

ottenuti

• dettaglio importante dell’analisi

• non va trascurata

• rende leggibili i risultati ottenuti e le informazioni di

partenza


Presentazione dei dati (1)

Dati in forma tabellare (contenuti in un foglio di lavoro):• dare sempre un aspetto organizzato alle tabelle

• in modo da completare la visione analitica del problema

Vari modi:• comandi di formato presenti nella barra dei bottoni

(sotto la barra dei menu) o comandi menu formato;• farsi guidare da Excel, utilizzando il wizard di

formattazione automatica (menu formato)• è possibile scegliere il layout più adatto

• utilizzare formattazione condizionale (menu formato)



• tre bottoni che consentono la modifica dell’aspetto delle celle:• bordi, per impostare il contorno della/delle celle

selezionate (stesso effetto menu formato>celle>bordo)• colore di riempimento, per impostare lo sfondo della/delle

celle selezionate (stesso effetto menu formato>celle>motivo)

• colore carattere, per impostare il colore del carattere con cui sono rappresentati i dati nella/nelle celle selezionate (stesso effetto menu formato>celle>carattere)

• comando celle (ma anche le voci riga, colonna e foglio) dal menu formato• presenta varie schede



wizard di formattazione automaticamenu formato>formattazione automatica.


Presentazione grafica

I dati devono essere presentati anche in modo grafico• facilita la lettura

modalità: • wizard di creazione grafico (menu inserisci)• apposito bottone presente nella barra dei bottoni

introdurre, ove occorra:• il boxplot dei dati• una tabella pivot, o un grafico o un rapporto pivot

Vi sono alcune considerazioni importanti…


I grafici

• Un grafico evidenzia i dati o i risultati ottenuti rendendoli più presentabili e interpretabili

• Gli utenti tendono a scegliere un grafico

• in base ai gusti personali

• non adeguatamente al tipo di dati che intendono

presentare

• la scelta del tipo di grafico dipende invece

dall’organizzazione dei dati!


I grafici: tipi (1)

• istogrammi (i grafici a barre) utili per rappresentare valori numerici associati ad una o due categorie di dati (anche più di una, ma salvando leggibilità).

• grafico a torta (il vostro preferito ) utile per rappresentare le porzioni di un intero

• sarà utile quando i dati sono categorizzati in modo tale da formare, nel complesso, un’unità (si pensi alle percentuali)


I grafici: tipi (2)• grafici a linee particolarmente indicati per rappresentare

una o più sequenze di dati temporali• infatti, anche se in alcuni casi è possibile utilizzare un

grafico a colonne per rappresentare una singola sequenza temporale, un grafico a colonne per più sequenze temporali può risultare confuso

• Excel richiede che i punti sull’asse orizzontale di un grafico a linee siano equamente distanziati (è proprio il caso delle sequenze temporali).

• Se i punti lungo l’asse orizzontale non fossero equamente distanziati, è preferibile utilizzare un grafico a dispersione, utile per esaminare la relazione fra due variabili numeriche


I grafici: tipi (2)

• grafico a dispersione: quando si vuole evidenziare la distribuzione dei dati in un’area, rispetto a due assi

• boxplot è uno strumento grafico di sintesi dei dati• non semplice. Legato a interpretazione statistica dei

dati• si compone di una scatola i cui bordi corrispondono a

Q1 e Q3 (quartili)• si segna la posizione della mediana• vengono aggiunti un baffo superiore e un baffo

inferiore.

• Excel fornisce possibilità di grafici 2D e 3DProf. Raffaella FolgieriDEMM – Dipartimento di economia, management e metodi quantitativi

Conclusioni• Excel utile per trattare dati (vario tipo, ovviamente in

particolare numerici, alfanumerici, data/ora…)• A disposizione vari operatori per creare funzioni personalizzate• Molto ricco di funzioni predefinite• Condivisione dati tra più fogli, utenti• Protezione del foglio (per formule, per creare form)• Query Internet• Presentazione dei dati (importante sia per tabelle che per

grafici – scegliere il tipo di grafico adeguato)• Help e wizard permettono di orientarsi anche con argomento

nuovo o difficile• Possibilità macro automatiche e VBA (Visual Basic for

Application)Prof. Raffaella FolgieriDEMM – Dipartimento di economia, management e metodi quantitativi

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