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EXCEL 2000 (e successivi) - corso base

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SOMMARIO INTRODUZIONE A MICROSOFT EXCEL 2000 .................................................................................. 3 CONCETTI DI BASE .............................................................................................................................. 3

CELLA, RIGHE E COLONNE............................................................................................................ 3 VALORI NUMERICI , ALFANUMERICI E DATE .......................................................................... 3 FORMULE E FUNZIONI .................................................................................................................... 4 OPERAZIONI CON LE CELLE.......................................................................................................... 5 GRAFICI............................................................................................................................................... 5 DATABASE ......................................................................................................................................... 6 MACRO................................................................................................................................................ 6

WORKAREA - IL MENU........................................................................................................................ 6 COME ENTRARE ED USCIRE DA EXCEL ..................................................................................... 8 COME CREARE UN NUOVO WORKBOOK.................................................................................... 8

L’INTERFACCIA DI EXCEL ................................................................................................................. 8 LO SCHERMO......................................................................................................................................... 9

LA BARRA DEI BOTTONI .............................................................................................................. 11 EXCEL STEP BY STEP: GIUSTIFICAZIONE DEL TESTO............................................................ 13

ELIMINAZIONE DELLA GRIGLIA ................................................................................................ 14 RICERCA / SOSTITUISCI ................................................................................................................ 15 EDITING DI CELLA ......................................................................................................................... 15 FORMATO DI UNA CELLA ............................................................................................................ 16 COPIA DI UNA CELLA.................................................................................................................... 17 COPIA DI UNA CELLA SU RIGHE CONTIGUE ........................................................................... 17 COPIA DI UNA CELLA.................................................................................................................... 17 COPIA DEI VALORI O DELLA FORMULA DI UNA CELLA...................................................... 18 SPOSTAMENTO DEL CONTENUTO DI UNA CELLA................................................................. 18 DIMENSIONAMENTO DI RIGHE E COLONNE ........................................................................... 18 PROTEZIONE DI UNA CELLA E DI UN FOGLIO DI LAVORO ................................................. 19 PER TOGLIERE LA PROTEZIONE:................................................................................................ 20 INSERIMENTO DI UNA FORMULA .............................................................................................. 21 UTILIZZO DELLA MODALITA’ DI INSERIMENTO GUIDATA DI UNA FUNZIONE ............ 21 IMMISSIONE DIRETTA................................................................................................................... 22

CREAZIONE DI UN GRAFICO ........................................................................................................... 23 LA TOOLBAR GRAFICA..................................................................................................................... 25

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INTRODUZIONE A MICROSOFT EXCEL 2000 Rispetto ai suoi predecessori, Excel 2000 presenta poche novità, tra le quali la maggiore facilità

d’uso di tutti i comandi ed il fatto che i menu presentano le voci relative ai comandi utilizzati più di frequente. Ripetiamo comunque i concetti di base che regolano l’utilizzo in generale di un foglio di calcolo ed in particolare di Microsoft Excel. Quanto esposto, molto facilmente, si estende anche alle versioni successive di Excel.

CONCETTI DI BASE

CELLA, RIGHE E COLONNE Come già accennato, il foglio elettronico é costituito da un’enorme tabella. Questa tabella é rappresentata a video come una griglia, vale a dire un insieme di linee orizzontali e verticali che si intersecano tra di loro dando al nostro foglio di lavoro un aspetto simile a quello di una pagina di un quaderno a quadretti. Ogni singolo quadratino, frutto dell’intersezione di due linee orizzontali e due linee verticali é detto CELLA , il gruppo di celle disposte una sull’altra formando una striscia verticale é detto COLONNA, mentre l’insieme di celle poste l’una a lato dell’altra é detto RIGA. Il numero di righe e di colonne, varia a seconda del costruttore del programma, per EXCEL, la dimensione standard di un foglio di calcolo é di 256 colonne e 8192 righe per un totale di 2.097.152 celle. Per poter contraddistinguere le righe dalle colonne, si é adottato il seguente criterio: le colonne sono indicate tramite le lettere dell’alfabeto A,B,C..AB,AC,AD... mentre le righe sono indicate tramite una numerazione progressiva, 1,2,3,4.... la nostra cella quindi, essendo frutto dell’intersezione di una riga e di una colonna, é specificata dal nome DELLA COLONNA E DELLA RIGA CORRISPONDENTE, (es: la cella all’intersezione tra la riga 2 e la colonna C é indicata come cella C2 ), come nelle battaglie navali che si fanno tra i banchi di scuola (chi non ci ha giocato?).

VALORI NUMERICI , ALFANUMERICI E DATE Analizziamo ora quali tipi di dati vengono utilizzati all’interno del foglio elettronico e come questi dati vengono interpretati. Esistono principalmente tre tipi di dati : • NUMERICI • ALFANUMERICI • DATE I primi sono costituiti da numeri e cifre coi quali é possibile effettuare operazioni di tipo aritmetico e vengono indicati col termine NUMERI o VALORI. La rappresentazione di tali valori ed il numero di precisione decimale con la quale si intende lavorare é vario e dipende dal tipo di notazione utilizzata, é possibile quindi usare notazioni di tipo monetario, scientifico etc. I dati alfanumerici, invece, sono costituiti da lettere e numeri e non vengono utilizzati per effettuare operazioni aritmetiche, ma hanno una semplice funzione descrittiva ed esplicativa dei dati contenuti nel foglio di lavoro. Quest’ultimo tipo di dati viene indicato col termine ETICHETTA o semplicemente TESTO. Un’etichetta é quindi una qualsiasi sequenza di lettere e numeri che cominci con una lettera o un qualsiasi simbolo DIVERSO da: / , + , - , $ o . . Qualora fosse necessario utilizzare dei numeri in un’etichetta e questi numeri non sono preceduti da alcuna lettera, per specificare ad Excel che il dato che stiamo introducendo é un’etichetta e non un

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valore numerico é necessario, durante la fase di immissione dell’etichetta, iniziare la stringa numerica con un carattere speciale L’APICE ( ‘ ). Le date possono essere considerate come un tipo di dato tutto particolare infatti, nonostante a prima vista sembrino dei dati alfanumerici, essendo composte da valori numerici e caratteri grafici ( ex: 21/12/95 , 21 Dicembre 1995, 21-12-1995), possono essere utilizzate in espressioni matematiche. Data la loro natura particolare, quando vogliamo introdurre in una cella una data, dobbiamo specificare al sistema, mediante pressione di una appropriata sequenza di tasti, che il dato che stiamo per introdurre é di tipo DATA, in caso contrario il sistema interpreterà in maniera differente questo dato. Ad esempio: digitando la data 21/12/95, senza specificare che si tratta di una data, il sistema interpreterà che abbiamo introdotto un’operazione aritmetica: infatti il carattere / indica l’operazione di divisione.

FORMULE E FUNZIONI Una FORMULA é una combinazione di valori ed operatori che genera un nuovo valore quale risultato dell’operazione. Il dato prodotto dalla formula viene visualizzato nella cella in cui la funzione risiede. Non appena l’utente ha terminato di inserire la formula in una cella, tale formula viene rimpiazzata dal valore numerico frutto di tale operazione. Esistono tre tipi di formule: • Numeriche • Di testo • Logiche Le formule numeriche utilizzano dati numerici per realizzare operazioni di tipo aritmetico. Le formule di testo utilizzano le etichette, ed effettuano operazioni di confronto e concatenazione di stringhe di testo. Le formule logiche invece sono enunciati che producono come risultato il valore 1 ( vero) se l’espressione é corretta ed il valore 0 (falso) se l’espressione é errata. Volendo immettere una formula in una cella, ci si deve posizionare sulla cella desiderata e digitare i valori numerici con i quali si desidera operare e gli operatori indicanti l’operazione da realizzare. I valori numerici utilizzati possono essere di due tipi: numeri oppure indirizzi di cella ex: = 12 + C4 in questo esempio viene specificato di immettere nella cella in cui verrà scritta questa formula, il risultato prodotto dalla somma del valore 12 e del valore contenuto nella cella C4, utilizzando formule di questo tipo, siamo in grado di produrre degli schemi di calcolo generici e risultati aggiornati in tempo reale. Particolari tipi di formule vengono indicati col termine di FUNZIONI. Le funzioni sono formule predefinite incluse generalmente in ogni foglio elettronico che consentono all’utente di semplificare operazioni molto complesse. La sintassi di una Funzione é molto semplice: NOME FUNZIONE (parametro1, parametro2 ... parametro n) ed in questo caso l’operatore di una funzione é costituito dal nome della funzione stessa, mentre gli

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operandi sono rappresentati dagli indirizzi delle celle forniti come parametri alla funzione. Sia in Excel che in Lotus 123, per introdurre una funzione o una formula in una cella é necessario introdurre come primo carattere il simbolo di uguale (=). Analogamente alle formule, anche le funzioni vengono rimpiazzate dal valore numerico prodotto come risultato della funzione.

OPERAZIONI CON LE CELLE Come già detto in precedenza, l’unità di allocazione dei dati in un foglio elettronico é la cella. Una delle caratteristiche principali di Excel e degli applicativi analoghi é quella di poter lavorare su gruppi di celle simultaneamente. Con BLOCCO o INTERVALLO si intende un insieme di una o più celle contigue che formano una struttura rettangolare e viene indicato specificando l’indirizzo delle celle site negli estremi opposti, generalmente gli indirizzi della cella in alto a sinistra e quella in basso a destra, separati da un separatore che a seconda del tipo di foglio elettronico utilizzato può essere il carattere ( : ) oppure ( ; ). E’ possibile quindi effettuare delle operazione su di un intero blocco di celle ad esempio: la funzione SOMMA (B2:B11) effettua la somma di tutti I valori compresi nel blocco di celle delimitato dalle celle B2 e B11. Le operazione di base con le celle, sono quelle che consentono di muovere, cancellare, copiare il contenuto delle stesse. Tali operazioni come già accennato sono applicabili anche ai blocchi di celle, selezionando un blocco di celle e selezionando il comando di cancellazione dei dati, il contenuto dell’intero blocco verrà cancellato, lo stesso dicasi per le operazioni di copia e di spostamento, in questi ultimi casi però, se una cella contiene delle formule che fanno riferimento ad altre celle del blocco, l’operazione di copia o di spostamento avrà un effetto di modifica di tale formula tenendo presente il nuovo indirizzo delle celle referenziate nella formula. Tale caratteristica semplifica enormemente operazioni ripetitive come la riproduzione di parti di un foglio elettronico che svolgano le stesse operazioni su insiemi di dati differenti. Qualora non si desideri che lo spostamento di una cella contenente una formula comporti il cambiamento degli indirizzi di cella presenti nella formula stessa, bisogna introdurre negli indirizzi di cella il carattere ( $ ). Ad esempio: scrivendo l’indirizzo $C$4 in una mia formula, spostando la cella contenente la formula, il riferimento alla cella C4 rimarrà inalterato. Altro tipo di operazione eseguibile su cella/e é quello di FORMATO di una cella. Specificare un formato per una cella, significa specificare un insieme di proprietà della cella stessa che vanno ad impattare sul modo in cui il dato contenuto nella cella verrà mostrato. Tale formato può riguardare il tipo di carattere con cui il dato va visualizzato, lo stile, il colore, l’allineamento, il grado di precisione (qualora ci si trovi di fronte ad un numero decimale) ecc.. I formati permettono di migliorare la lettura dei dati e la loro presentazione rendendo più facile e comodo il lavoro all’utente.

GRAFICI Il modo più efficace ed immediato per poter analizzare i dati contenuti in una tabella é quello di utilizzare dei GRAFICI, rappresentare cioé i dati tramite dei disegni. Per poter costruire un grafico é necessario avere una SERIE di dati, dove con serie si intende una colonna oppure una riga di valori posti in modo contiguo, il numero minimo di dati costituenti una serie é due. Data la varietà degli utilizzatori di un foglio elettronico, Excel mette a disposizione dell’utente una vasta gamma di tipi di grafici. E’ possibile ottenere, ad esempio, istogrammi, torte e grafici tridimensionali. La creazione di un

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grafico inoltre crea un legame attivo tra i dati ed il grafico, una qualsiasi variazione di uno dei valori della serie su cui é basato il grafico stesso determina, infatti, un cambiamento immediato nella rappresentazione grafica.

DATABASE Un database é uno strumento che permette di eseguire operazioni di manipolazione dei dati immagazzinati nel computer vale a dire immissione, cancellazione e aggiornamento dati. Excel, data la struttura tabellare, la possibilità di definire delle relazioni tra i dati immagazzinati nelle celle e le funzioni messe a disposizione dell’utente, può essere utilizzato per la realizzazione di semplici basi di dati. Con l’ultima versione di Excel é più semplice utilizzare le funzioni di database, visto che i wizard (composizione guidata) introdotti costituiscono una valida guida all’utente.

MACRO Lavorando con un elaboratore e svolgendo un certo tipo di attività, spesso si é costretti ad

eseguire più volte le stesse operazioni. Excel, grazie al suo linguaggio di programmazione, consente di definire delle MACRO che consentono di risparmiare tempo e semplificare notevolmente molte operazioni (soprattutto quelle ripetitive). Tramite MACRO é possibile cioé specificare ed avviare con un singolo comando, tutta una serie di operazioni.

WORKAREA - IL MENU Come sicuramente già sapete, tutte le applicazioni operanti in ambiente Windows presentano interfacce simili e stessi nomi per menu e comandi. In tal modo l’utente può facilmente orientarsi sulla scia di programmi analoghi e non già conosciuti. In Excel, come in ogni altro programma Windows-like, troveremo un menu FILE (Archivio), EDIT (Modifica), FORMAT (Formato), TOOLS (Strumenti), WINDOWS (Finestre), HELP (Aiuto) ed altri specifici per Excel. All’apertura di Excel apparirà per default un nuovo documento, ovvero un nuovo Workbook, contenente più sheet (fogli singoli selezionabili con un click sulle linguette sottostanti), pronto per essere utilizzato ed inoltre uno schermo con menu, bottoni, barre di scorrimento ed indici di riga e colonna. Uno sheet, come quello che vi appare (per default lo sheet 0) vi apparirà composto da righe con relativi indici numerici e colonne con indici alfabetici. L’elemento all’incrocio tra una riga ed una colonna (cioè la singola casellina) è detta cella.

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Il Menu presentato per default all’apertura di Excel è composto dagli item File, Edit, View,Insert, Format, Tools, Data, Window, Help, alcuni dei quali simili in tutto a quelli degli altri programmi (basti pensare al menu EDIT ed ai comandi taglia, copia e incolla), altri invece specifici di Excel (ad esempio DATA, che però non tratteremo in questo corso, se non superficialmente con brevi cenni, trattandosi di comandi avanzati di database). Ogni item di menu, se selezionato, rivela una “tendina” contenente i comandi. Inoltre è presente, come in tutte le finestre Windows, il menu di finestra, appunto, per la minimizzazione, massimizzazione, chiusura, ecc. della finestra corrente di Microsoft Excel. Non vedremo item per item tutti i comandi dei menu, ma illustreremo piuttosto con esempi pratici come effettuare le operazioni principali in questo potente foglio elettronico, in modo da fornire al lettore una guida “step by step” di veloce consultazione. Come prima cosa introduciamo le operazioni che consentono di entrare ed uscire dall’ambiente di Excel.

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COME ENTRARE ED USCIRE DA EXCEL Per avviare Excel occorre aprire la cartella che lo contiene (la voce corrispondente nel Menu Avvio), solitamente denominata proprio Excel, oppure Office (in cui spesso è contenuto il pacchetto), e fare click due volte sull’icona corrispondente. Il nome di default del foglio Excel che si presenta a inizio lavoro può essere cambiato in fase di salvataggio (registrazione) su disco in due modi: 1. se registro per la prima volta il mio lavoro devo scegliere SAVE (Salva) dal menu FILE (Archivio); 2. altrimenti sceglierò SAVE AS (Salva col nome) sempre da menu FILE per creare una copia del

Worksheet con un nome diverso (ed eventualmente anche con un differente formato).

COME CREARE UN NUOVO WORKBOOK 1. Selezionare New (Nuovo) dal menu FILE; 2. indicare il tipo di documento desiderato.

COME USCIRE DA EXCEL E’ sufficiente scegliere FILE/Exit (Archivio/Esci).

L’INTERFACCIA DI EXCEL L’interfaccia è il sistema di comunicazione che consente l’interazione ed il dialogo tra due entità distinte (ad es. il sistema operativo consente il dialogo tra uomo ed elaboratore). La caratteristica saliente di un’interfaccia dovrebbe essere la semplicità d’uso, anche se non sempre ciò è vero. Nel caso di Excel l’interfaccia è grafica, come tutti i programmi che si eseguono in ambiente Windows, ed é costituita da oggetti sensibili al click del mouse (menu, bottoni, ecc..), presenti sullo schermo. Vi sono differenti azioni che si possono compiere per interagire con Excel: Input introdurre, cioé informazioni nelle celle del foglio attraverso l’uso della tastiera; Selezione selezionare (rendere attivi) uno o più elementi o parti di essi (grafici, valori, ecc.); Comandi agiscono sulla selezione corrente e si inviano ad Excel scegliendoli da menu con il mouse o dalla tastiera, tramite combinazioni di tasti; Dialogo spesso Excel richiede parametri ulteriori per l’esecuzione dei comandi, attraverso una finestra di dialogo. In essa l’utente può specificare differenti opzioni e preferenze. La selezione solitamente viene eseguita prima di inviare un comando (così Excel può individuare l’oggetto o gli oggetti su cui operare). La selezione può essere: 1. semplice se avviene con un click del mouse; 2. estesa se avviene tenendo premuto il tasto del mouse mentre lo si sposta (trascinamento,

drag&drop). E’ usata per selezionare più celle contigue; 3. multipla se mentre si esegue la selezione si tiene premuto il tasto CONTROL su tastiera, potendo

così selezionare più celle non contigue; 4. di apertura se avviene in seguito ad un doppio click (es. per scoprire le not contenute in una cella).

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LO SCHERMO Le videate di Excel si presentano come tutte le altre finestre Windows. Infatti potete notare i bottoni (sulla destra e sulla sinistra del bordo superiore della finestra) di resizing e di chiusura.

Nella parte superiore appare la TITLE BAR (la barra del titolo), che reca il titolo del book corrente. Al di sotto della barra dei titoli vi è la barra dei menu. Sotto la barra dei menu troverete la riga dei bottoni di scelta rapida, tramite i quali potete eseguire le principali operazioni di menu in maniera piu veloce ed immediata. Vi sono poi altri elementi quali la linea di stato (in basso) su cui vengono evidenziati i messaggi di Excel; le barre di scorrimento orizzontale e verticale; lo sheet corrente (foglio), ed i separatori (linguette) per accedere agli altri fogli del book corrente.

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LEGENDA A) seleziona tutte le celle G) caselle di selezione colonna O) conferma editing B) casella di riferimento H) casella di selezione riga P) testo selezionato C) annulla editing I) barra di stato Q) cella attiva D) nome del book L) pulsante di scrolling orizzontale della finestra R) barra di scorrimento orizzontale E) sheet corrente M) barra dei Menu S) barra di scorrimento verticale F) barra della formula e di editing

N) barra della finestra del documento T) separatori di sheets

A

B

C

D

E

F

G

H

I L

M

N

O

TESTO

TESTO

P Q

R

S

T

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LA BARRA DEI BOTTONI

I primi quattro bottoni svolgono comandi tipici del menu FILE, rispettivamente: 1. NEW (nuovo)........il bottone recante un foglio bianco come icona, per creare un nuovo documento 2. OPEN (apri)...........ha come icona una cartella che si apre e serve per aprire un documento Excel 3. SAVE (salva/registra)........l’icona è in questo caso un floppy disk per indicare l’archiviazione del

file corrente 4. SEND (invia mail) ….. per inviare il documento corrente via email Il secondo gruppo, composto da tre bottoni, propone invece opzioni di layout (controllo dell’aspetto) di un documento. Troviamo: 1. PRINT (stampa)................per la stampa automatica di una copia di tutto il documento 2. PRINT PREVIEW (anteprima di stampa)......per visualizzare il documento così come verrà stampato 3. SPELLING (correttore ortografico)......per controllare (sulla base del dizionario standard o di uno

personalizzato) l’esattezza ortografica di quanto scritto prima della stampa definitiva. Il terzo gruppo, che riunisce comandi tipici del menu EDIT, contiene i quattro bottoni di cui segue descrizione: 1. CUT (taglia)...........un paio di forbici ne costituisce l’icona. Con questo bottone è possibile inviare il

comando di taglia (elimina dalla corrente posizione) di una selezione, mantenendola in memoria per “incollarla” (vedi di seguito) nella nuova posizione.

2. COPY (copia).........copia (senza tagliare - vedi sopra) la selezione per riportarla in altra posizione del documento.

3. PASTE (incolla).....completa le operazioni di CUT o COPY, posizionando nel nuovo punto prescelto la selezione precedentemente tagliata o copiata.

4. FORMAT PAINTER (pennello di formato)......è una nuova opzione che permette di selezionare un testo, copiarne lo stile (font, dimensione carattere, colore) e riportalo su un nuovo testo.

Segue questo gruppo un insieme di due bottoni (due frecce) che consentono rispettivamente di fare l’UNDO (annulla ultima operazione) e REDO, esegui nuovamente (utilissimo in caso di pentimento!!) Il quinto gruppo contiene: 1. LINK (inserisci collegamento ipertestuale) …. Per inserire un collegamento (link) ad una altro

foglio di lavoro o ad un altro documento qualunque 2. AUTOSUM (somma automatica)....per funzioni di sommatoria sulle celle precedentemente

selezionate 3. FUNCTION (incolla funzione per l’inserimento automatico delle funzioni)......consente di accedere

alla guida per inserire con estrema facilità le funzioni desiderate, dalle matematiche alle finanziarie e così via...

4. ORDINA … per ordinare in senso crescente o decrescente il contenuto delle celle selezionate Il gruppo successivo è solitamente molto amato ed utilizzato dagli utenti Excel. Vediamo da quali bottoni è composto: 1. INSERT CHART (inserisci grafico).....tramite wizard guida nell’inserire e formattare un grafico 2. DRAWING (disegno)......mostra o nasconde gli strumenti di disegno (barra nella parte inferiore

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della finestra) Troviamo poi un pop up contenente dei numeri percentili: lo ZOOM CONTROL (il controllo di ingrandimento), che consente, appunto, di scegliere il fattore di scala della visualizzazione del documento in fase di editing (immissione del testo). Vi sono poi i bottoni e le caselle per la formattazione del testo: • tipo testo • dimensione • grassetto, corsivo e sottolineato • allinea a sinistra, al centro e a destra

Vi sono poi: • unisci e centra …. Per unire più celle (se per esempio il testo va oltre la prima) • euro … per impostare automaticamente la valuta ad EURO • eventuali bottoni per la formattazione (bordi, sfondo…) della cella e per il colore del testo • Segue, poi, il bottone di help. Gli ultimi bottoni di questa barra (come icona hanno rispettivamente una lampadina ed una freccia con punto di domanda) sono i tasti che consentono di accedere rapidamente alle schede di suggerimento ed all’HELP di Excel. Chiaramente la vostra barra dei bottoni potrebbe apparire diversa, soprattutto nell’ordine dei bottoni, ma questo dipende solo dalle personalizzazioni che avete utilizzato. Abbiamo comunque analizzato i bottoni più importanti e di utilizzo più frequente. Una cosa interessante e molto utile consiste nel fatto che semplicemente fermandovi al di sopra di un bottone o di un pop up, senza fare click con il mouse, (provare per credere!) compare una casellina gialla contenente una breve descrizione dell’operazione che è possibile eseguire con quel bottone. A completamento di questa, compare simultaneamente una descrizione più dettagliata del comando nella riga di stato.

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EXCEL STEP BY STEP: GIUSTIFICAZIONE DEL TESTO Un foglio elettronico può contenere dei testi abbastanza lunghi. Già con la versione 5.0 di Excel l’utente aveva a disposizione, per quanto riguarda i comandi di formattazione del testo, le stesse opportunità che avrebbe utilizzando un word-processor. Così avviene anche con Excel 2000. Ricordiamo al lettore, prima di proseguire nell’analisi di questo argomento, che nonostante a video il testo introdotto appaia essere disposto su più celle, in realtà può essere contenuto in una singola cella. Per questo motivo la dimensione del testo, immesso dopo aver selezionato una cella, é limitata e per formattare e/o modificare il testo bisogna selezionare la cella che lo contiene, vale a dire la cella posta all’inizio del testo stesso.

Una volta selezionata tale cella, possiamo scegliere quale operazione effettuare, vale a dire

allineare il nostro testo a sinistra, a destra oppure giustificarlo. Per fare ciò é sufficiente selezionare uno dei quattro bottoni della toolbar standard posta sopra al nostro foglio di lavoro rappresentanti graficamente i quattro tipi di allineamento del testo. Volendo effettuare la stessa operazione da menu-bar, bisogna:

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• Nel menu FORMAT (Formato) selezionare la voce CELLS (celle) • Selezionare la voce ALIGNMENT nella finestra che verrà aperta • Selezionare il tipo di allineamento del testo desiderato (si può anche allineare il testo verticalmente

nel modo desiderato oppure scegliere se riportare il testo a capo, ridurlo e adattarlo alla cella o effettuare l’unione di più celle per contenere il testo)

• Selezionare il bottone OK

ELIMINAZIONE DELLA GRIGLIA Normalmente il foglio elettronico si presenta ai nostri occhi come una enorme tabella. Nonostante ciò faciliti l’immissione dei dati e delle formule, può risultare sgradevole in fase di visualizzazione ed analisi dei dati in esso contenuti. Per far scomparire la griglia di sfondo, ed ottenere quindi un testo più leggibile, bisogna effettuare le seguenti operazioni: • Selezionare nella men-bar la voce Tools (strumenti) • Selezionare Options (Opzioni) • Selezionare la scheda contrassegnata dalla scritta View (Vista) • In questa scheda effettuare un clic sulla scritta Grideline (griglia) • Confermare l’operazione cliccando sul bottone OK

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NOTA: Nella stessa scheda, come si può notare, é possibile rendere visibile o meno oltre che alla griglia delle celle anche: le formule, le scroll-bar orizzontali e verticali ed i valori uguali a zero.

RICERCA / SOSTITUISCI Analogamente ai programmi di trattamento dei testi Excel mette a disposizione dell’utente la possibilità di ricerca e di sostituzione automatica di dati all’interno di un documento. • Dal menu EDIT selezionare la voce Find (Cerca). • Nella finestra di dialogo che viene mostrata, immettere il testo da ricercare specificando le modalità

di ricerca (ricerca per riga o per colonna) selezionando le voci presenti nei due menu sottostanti il campo in cui si é immesso il testo.

• confermare con il bottone Find Next (Trova Successivo) • Se la parola trovata dal sistema non é quella desiderata, cliccare nuovamente sul bottone Trova

Successivo, la finestra di dialogo infatti non scompare finché tutto il contenuto del foglio elettronico non é stato analizzato oppure non viene selezionato il bottone Cancel (Annulla).

EDITING DI CELLA La cella, come già accennato, é l’unità di immagazzinamento dati in Excel. Per immettere un valore di tipo numerico o alfanumerico é sufficiente posizionarsi sulla cella desiderata, tramite l’utilizzo del mouse o dei tasti freccia sulla tastiera, e digitare direttamente il valore. Per poter modificare il dato immesso bisogna: • selezionare la cella contenente il dato da modificare • selezionare col mouse nella barra di editing, situata solitamente tra il foglio di lavoro e la barra degli

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strumenti contenente i comandi per la formattazione del testo, quello che si intende modificare • digitare il nuovo valore • premere il tasto di invio oppure uno qualsiasi dei tasti freccia.

FORMATO DI UNA CELLA Quando un dato viene immesso in una cella é necessario specificare in quale modo questo dato deve essere mostrato. Se noi ad esempio digitiamo un valore numerico, senza specificare alcun formato di cella, questo valore verrà mostrato come numero generico vale a dire come un intero positivo. Dovendo invece utilizzare dei numeri che presentino dei valori decimali é necessario specificare che il valore contenuto nella/e cella/e indicata/e é un numero che può assumere sia valori positivi sia negativi e che deve essere mostrato con un determinato numero di cifre decimali.

• Selezionare il gruppo di celle, o la singola cella, che devono avere la stessa formattazione. Ricordiamo che per selezionare più celle CONTIGUE bisogna, partendo dalla cella sita nell’angolo in alto a sinistra dell’area che si intende selezionare, tenere premuto il tasto sinistro del mouse e trascinare il cursore in modo da annerire il gruppo di celle desiderato.

• Selezionare nel menu Tools (Strumenti) la voce Cell (Celle) • Selezionare la scheda recante il nome Number (Numero) • Selezionare nel campo a scorrimento di sinistra , Category (Categorie), la categoria cui il dato da

immettere o immesso appartiene: numerica, percentuale, testo, valuta ... • selezionare nel successivo campo il formato che il dato deve assumere. • confermare l’operazione col tasto di OK

Per una maggiore comprensione dei formati specificati nel campo formato di celle ricordiamo che:

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• #.##0 mostrerà un numero con separazione automatica delle migliaia tramite un punto • #.##0,00 mostrerà un numero con due cifre decimali • #.##0; [red] -#.##0 mostrerà un numero con valori negativi preceduti dal segno “-” e con una

colorazione rossa. Per specificare dei formati non presenti in elenco é possibile scrivere il formato desiderato nel campo Code (codice). Tutti i formati personalizzati immessi, verranno memorizzati nella categoria Custom (personalizzati). Esempio: Volendo specificare un formato numerico con quattro cifre decimali: • selezionare dalla categoria numero il formato #.##0,00; -#.##0,00 • nel campo codice modificare questo formato aggiungendo i due valori decimali mancanti

#.##0,0000; -#.##0,0000 • confermare col bottone OK. Nella finestra Format Cells (Formato celle) é possibile specificare con meccanismo analogo a quello visto per i numeri, tutti i formati delle celle: bordi, colore dello sfondo, formato del testo, colore del testo ... Dalla versione 2000 di Excel è ovviamente presente anche il formato EURO.

COPIA DI UNA CELLA Volendo copiare una cella bisogna tenere presente che essa può contenere vari tipi di informazione: un testo, un valore, una formula, oltre ai parametri di formattazione riguardanti i bordi, i colori dello sfondo etc. per cui se una cella contiene una funzione o dei parametri di formattazione, dovendone effettuare una copia bisogna considerare quali di questi parametri devono essere conservati.

COPIA DI UNA CELLA SU RIGHE CONTIGUE • Selezionare la cella che deve essere copiata mediante un clic con il mouse • posizionare il puntatore del mouse in corrispondenza dell’angolo in basso a destra della cella (la

forma del cursore cambia diventando una croce) • tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinare il mouse verso il basso in modo da

selezionare il gruppo di celle all’interno delle quali deve essere copiato il valore o la formula contenuta nella prima cella selezionata.

• rilasciare il pulsante del mouse

COPIA DI UNA CELLA • posizionarsi sulla cella, oppure selezionare un gruppo di celle, che si desidera copiare • dal menu Edit (Modifica) selezionare la voce Copy (Copia) • posizionarsi col mouse o con i tasti freccia sulla cella/e ove si desidera effettuare la copia • dal menu Edit selezionare Paste (Incolla) in questo modo verranno copiate tutte le impostazioni di valore e formato della cella originale.

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COPIA DEI VALORI O DELLA FORMULA DI UNA CELLA • posizionarsi sulla cella, oppure selezionare un gruppo di celle, che si desidera copiare • dal menu Edit (Modifica) selezionare la voce Copy (Copia) • posizionarsi col mouse o con i tasti freccia sulla cella/e ove si desidera effettuare la copia • dal menu Edit selezionare Paste Special (Incolla Speciale) • selezionare nella finestra che viene mostrata, quello che si intende copiare: tutto, solo i valori, solo

le formule, i bordi... • selezionare il bottone OK

SPOSTAMENTO DEL CONTENUTO DI UNA CELLA • Selezionare la cella che si desidera spostare • posizionarsi col cursore su uno qualsiasi dei lati della cella, il cursore cambia forma e diventa ina

freccia bianca • tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la cella nella nuova posizione oppure: • selezionare la cella • dal menu Edit (Modifica) selezionare la voce Cut (Taglia) • posizionarsi sul punto in cui la cella deve essere copiata • dal menu Edit cliccare sulla voce Paste (Incolla)

DIMENSIONAMENTO DI RIGHE E COLONNE • Posizionarsi col cursore sulla linea che separa la colonna da ridimensionare dalla colonna successiva

(sulla riga contenente i nomi delle colonne) • effettuare un doppio click veloce col bottone del mouse oppure: • selezionare con un clic il nome della colonna da ridimensionare ( la colonna verrà annerita, indice

che é stata selezionata) • dalla voce di menu Format (Formato) selezionare la voce Column (Colonna) e di seguito la voce

Lenght (Larghezza) - stessa cosa per l’altezza delle righe, come mostrato in figura • specificare la nuova larghezza di colonna nella finestra che viene mostrata • selezionare OK

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Analogamente, per ridimensionare una riga, bisogna effettuare le stesse operazioni necessarie per ridimensionare una colonna selezionando però la voce Row (Riga) e di seguito la voce Height (Altezza) sempre dal menu Format.

PROTEZIONE DI UNA CELLA E DI UN FOGLIO DI LAVORO Excel é nato e viene utilizzato soprattutto in campo contabile. Per questo motivo é desiderabile, una volta impostato il foglio di lavoro, rendere le informazioni contenute protette da accessi indesiderati oppure restringere il numero dei valori modificabili da un utente qualsiasi. Le operazioni da eseguire per proteggere il foglio da eventuali manomissioni sono le seguenti: • Selezionare la cella/e che si desidera proteggere in scrittura • dalla voce di menu Format (Formato) selezionare la voce Cells (celle) • sulla finestra di dialogo che viene mostrata, effettuare un clic sul titolo Protection (Protezione) • potete a questo punto, selezionando una delle due voci presenti, decidere se: rendere visibile la

cella/e selezionata proteggendola in scrittura oppure rendere invisibile tale cella/e a personale non autorizzato. Le due voci in questione sono: Locked (Proteggi) e Hidden (Nascondi).

• confermare l’operazione selezionando il bottone OK.

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Dopo aver indicato quali celle devono essere protette, per rendere effettiva tale operazione é necessario proteggere il foglio di lavoro (le celle selezionate vengono protette se e solo se il foglio che le contiene viene protetto). • Dalla voce di menu Tools (Strumenti) fare un clic su Protection (Protezione) e selezionare Protect

Sheet (Proteggi Foglio). Volendo proteggere non il singolo foglio ma l’intero documento bisogna selezionare Protect Book (Proteggi Quaderno).

• selezionare ciò che si desidera proteggere all’interno del foglio/documento: il contenuto delle celle, gli oggetti (disegni, grefici..) oppure lo scenario.E’ possibile inserire nel campo Password una parola chiave di accesso al foglio o all’intero documento che consenta esclusivamente a coloro che siano a conoscenza di tale parola chiave di effettuare eventuali modifiche alla struttura del foglio/documento ed ai dati in esso contenuti.

• confermare la scelta col bottone OK.

PER TOGLIERE LA PROTEZIONE: • Dalla voce di menu Tools (Strumenti) fare un clic su Protection (Protezione) e selezionare Unprotect

Sheet (Sproteggi Foglio). • se il foglio é stato protetto con una parola chiave, questa vi verrà richiesta per poter effettuare

l’operazione richiesta, in caso contrario il foglio verrà sprotetto e sarà possibile modificarne il contenuto.

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INSERIMENTO DI UNA FORMULA Per inserire una formula esistono due modi distinti: l’utilizzo della modalità guidata e la modalità diretta. L’uso della modalità guidata é indicato per quelle persone che utilizzano da poco Excel e quindi non hanno ancora acquisito dimestichezza con i comandi e la sintassi delle formule oppure per chi deve utilizzare complesse formule di tipo statistico o contabile, la funzione di Wizard infatti guida l’operatore passo passo nella corretta costruzione della formula guidandolo nelle sue scelte. La modalità diretta invece é consigliata a chi ha una certa padronanza dei comandi Excel o a chi deve utilizzare delle funzioni banali quali la somma, differenza o il prodotto tra più celle.

UTILIZZO DELLA MODALITA’ DI INSERIMENTO GUIDATA DI UNA FUNZIONE • posizionarsi sulla cella che deve contenere la formula • dal menu Insert (inserisci) fare clic sulla voce Function (Funzione)

• selezionare nella finestra di dialogo che verrà aperta la funzione che si desidera utilizzare. Le funzioni disponibili sono raggruppate per categorie; selezionando la categoria nel campo a scorrimento di sinistra chiamato Function Category (Categoria di funzione) appaiono nel campo di destra Function Name (Nome della funzione) le funzioni disponibili per quella categoria.

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• fare clic sul bottone Next (Successivo) per proseguire nella costruzione della funzione. La funzione wizard richiederà di specificare gli indirizzi delle celle contenenti i valori da utilizzare come parametri della funzione prescelta.

• seguire le indicazioni fornite via via e selezionare ogni volta, ad istruzioni eseguite, il bottone di Next (successivo) finché tale bottone non viene disabilitato. A questo punto la vostra funzione é stata costruita e selezionando il bottone Finish (Termina) richiedete che venga eseguita.

IMMISSIONE DIRETTA • Selezionare la cella in cui immettere la formula • digitare il carattere “=“ (uguale) • posizionarsi col cursore sulla barra di editing e digitare la funzione desiderata • una volta inserita la funzione, premere invio oppure fare un clic sul pulsante color verde a lato della

barra di editing.

Supponiamo ad esempio di voler immettere nella cella B4 il valore risultante dalla somma dei valori contenuti nelle celle A1,A2,A3 e A4. Dopo esserci posizionati sulla cella B4 ed aver eseguito i primi tre passi dell’immissione diretta, digitare: • A1+A2+A3+A4

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• premere invio oppure • digitare SOMMA(A1:A4) • premere invio durante l’immissione di formule dovendo specificare l’indirizzo delle celle contenenti i valori che la formula utilizzerà come parametri é possibile, anziché scrivere l’indirizzo della cella, cliccare col mouse sulla cella stessa, l’indirizzo della cella verrà riportato automaticamente nella barra di editing. Dovendo inserire l’indirizzo di un gruppo di celle, posizionarsi con un clic sulla cella in alto a sinistra dell’area che si intende referenziare quindi tenendo premuto il tasto del mouse, evidenziare l’area desiderata. Rilasciando il tasto del mouse l’indirizzo del gruppo di celle verrà riportato direttamente nella barra di editing. Questo meccanismo é consigliato soprattutto quando si intende referenziare una cella/e presente su di un foglio diverso da quello corrente, e non si ricorda la corretta sintassi di tale indirizzamento.

CREAZIONE DI UN GRAFICO Come già accennato per le formule, anche per i grafici esiste, già dalla versione 5.0 di Excel, la possibilità di utilizzare strumenti guida per la creazione e la personalizzazione di grafici.

Per utilizzare il wizard di autocomposizione, possiamo usare indifferentemente il bottone presente nella toolbar di Excel, oppure selezionare dal menu Insert (inserisci) la voce Chart (Grafico).

• il cursore cambia forma e diventa una croce con a fianco un piccolo disegno raffigurante un grafico, posizionatevi quinti nel punto in cui desiderate inserire il grafico e, tenendo premuto il pulsante del mouse, delimitate la zona che dovrà essere utilizzata a tale scopo .

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• se non lo avete già fatto, selezionate col mouse l’insieme di righe e di colonne contenenti i dati di cui desiderate ottenere la rappresentazione grafica, dopodiché effettuate un clic sul bottone Next (seguente) della finestrella di dialogo comparsa.

• seguite via via le indicazioni fornite dal sistema che vi richiedono: il tipo di grafico da utilizzare, il titolo del grafico, I titoli degli assi X e Y...Ogni volta, dopo aver fornito le informazioni richieste, selezionate il tasto Next finché non verrà disabilitato. A questo punto selezionate il bottone Finish (termina).

Qualsiasi operazione successiva di personalizzazione del grafico é ottenibile effettuando un doppio clic sull’oggetto del grafico che si intende modificare. Ad esempio; volendo cambiare il colore dello sfondo del grafico, effettuate un doppio clic sul grafico, nella finestra che comparirà potrete selezionare il colore desiderato con cui colorare lo sfondo... Per spostare o ridimensionare il grafico invece é sufficiente un singolo clic sul grafico, l’area circostante (prima invisibile) assumerà la forma di un rettangolo contenente il grafico con, in prossimità degli angoli, dei quadratini neri. Posizionandovi su uno di questi quadratini, il cursore cambierà forma indicando il tipo di ridimensionamento possibile mediante selezione del quadratino stesso e trascinamento del mouse, tenendo premuto il bottone sinistro durante il trascinamento, nel senso indicato dal cursore stesso. In alternativa all’autocomposizione, per i più pratici esiste un metodo più veloce: • selezionare tramite il mouse il gruppo di celle contenente i dati da rappresentare graficamente

• selezionare il pulsante presente sulla toolbar dei grafici • tenendo premuto il pulsante del mouse, selezionare l’area destinata a contenere il grafico il grafico in questo modo verrà creato utilizzando il tipo di grafico indicato di preferenza. Per volere un’altro tipo di grafico: a torta, a barre, tridimensionale, a linee... é sufficiente selezionare con un singolo clic il grafico appena creato e scegliere il nuovo tipo di grafico tra quelli presentati tenendo premuto il bottone del mouse sul bottone.

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In figura potete osservare la finestra per la modifica di un grafico che appare se selezionate il grafico stesso. Ultima opzione che prenderemo in esame é quella di aggiornamento dei dati all’interno di un grafico: supponiamo di aver appena generato un grafico e di voler aggiungere ai dati ivi rappresentati, quelli presenti in una colonna. • selezionare la colonna di dati che si desidera aggiungere al grafico • posizionarsi col mouse su di uno qualsiasi dei quattru lati della selezione, il puntatore del mouse

diventa una freccia bianca. • tenendo premuto il mouse, trascinate la selezione sul grafico da aggiornare e rilasciate il pulsante del

mouse. in questo modo vedrete che al grafico già esistente verrà aggiunta una nuova serie di dati, quella da voi indicata.

LA TOOLBAR GRAFICA

La funzione della toolbar grafica é quella di mettere a disposizione dell’utente un valido strumento per inserire nel foglio di calcolo delle forme geometriche, delle linee etc. Grazie al concetto di icone grafiche é immediato intuire la funzione di questi bottoni. Supponiamo di voler disegnare un rettangolo: • effettuare un clic sul bottone raffigurante la forma di un rettangolo • posizionarsi nel punto in cui si desidera inserire tale figura

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• tenendo premuto il tasto sinistro del mouse dimensionare il rettangolo • rilasciare il bottone del mouse Per modificare le caratteristiche di ogni oggetto grafico: spessore e colore dei bordi, colore di riempimento e pattern, basta effettuare un doppio clic sull’oggetto da modificare e variare questi parametri nella finestra di dialogo che viene mostrata.

E’ possibile dare sfogo alla propria fantasia per rendere più gradevole l’aspetto del documento, mediante i numerosi tool grafici, oppure servirsi di questi per evidenziare (anche servendosi di colori differenti) i vari risultati ottenuti. La toolbar grafica (illustrata in figura all’inizio di questo paragrafo) è di immediato utilizzo e del tutto simile a quella che siamo abituati ad utilizzare in Word.

CONCLUSIONI

Finisce qui il corso base di Excel. Per quanto riguarda le funzioni avanzate, i comandi di database, le formule più complesse, le macro, bottoni, dialog ed uno studio più approfondito dei grafici, dovremo rimandare la trattazione ad un corso avanzato di Excel. Non resta che la pratica e l’esercizio per impadronirsi sempre di più delle tecniche che consentono l’uso ottimale di Excel.

EXCEL 2000 (e successivi) - corso base · = 12 + C4 in questo esempio viene specificato di...

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