Esperienze di organizzazione negli Studi professionali: punti di forza, criticità, rischi ed...
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Roma, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili“Strumenti per l’organizzazione dello studio professionale: web, software e social network”
15 dicembre 2010
Esperienze di organizzazione
negli Studi professionali:punti di forza, criticità, rischi e opportunità
Alessandra DamianiManaging Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti
Consulente per l’organizzazione degli Studi professionali
via Riva di Reno 65 – 40122 Bologna – T. 051 231125 - [email protected]
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Cosa si propone il mio intervento?
• Sottolineare l’importanza
dell’organizzazione interna quale leva per il
governo dello Studio
• Offrirvi spunti d’esperienza per analizzare la
vostra attuale realtà alla luce del contesto
esterno / interno
• Suggerire modalità operative “sostenibili”
per gestire un eventuale riassetto
organizzativo
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Dalla nostra esperienza diretta e dal confronto con
altri studi attenti all’organizzazione sono emersi:
• i punti di forza (S)
• le criticità (W)
• le opportunità (O)
• i rischi (T)
ricorrentemente connessi ad un progetto di
riorganizzazione nello studio professionale.
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Fino a poco tempo fa i professionisti non erano molto sensibili all’organizzazione, ma per effetto:
• della crisi economico finanziaria (dei clienti e
propria)
• dell’ evoluzione del mercato
• dell’ evoluzione dei rapporti personali con i
clienti e con i collaboratori
• della sempre maggiore difficoltà delle
materie trattate e degli adempimenti
normativi
• dell’ accrescersi delle responsabilità personali
• ecc.
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sta emergendo sempre più frequentemente
l’esigenza di “prendere in considerazione” la
propria organizzazione e sviluppare un piano
strategico per la gestione dei problemi
prioritari.
• L’evoluzione in atto sta fortemente minacciando gli
equilibri delle strutture professionali. Il
perseguimento di nuovi equilibri è fattibile solo
mediante l’individuazione di nuove soluzioni
organizzative.
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L’esigenza, per poter fronteggiare la crisi economica e le richieste (nuove e diverse) dei clienti, di:
• fornire nuovi servizi
• lavorare meglio degli altri
• lavorare più in fretta degli altri
• fare di più
• imparare cose sempre nuove
• formare nuovi collaboratori
• (e tant’ altro)
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impatta inevitabilmente sulla nostra attuale
organizzazione a scapito, talvolta:
• della qualità del servizio (efficacia)
• dell’efficienza con cui il servizio viene
realizzato
• dello sfruttamento delle potenzialità
operative
• dello sfruttamento delle opportunità di
sviluppo
• della qualità della vita
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Riesaminare la propria organizzazione …
… è quindi una doverosa necessità.
• (IFAC – International Federation of
Accountants / 123 nazioni / 2.500.000
accountants - PM Guide)
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L’importanza di definire un piano
strategico/operativo
• VISIONCome lo studio si vuole vedere nel proprio contesto
MISSIONCosa fare per cogliere le opportunità
OBIETTIVI STRATEGICIStrategie per perseguire la mission
PIANO OPERATIVO DI MARKETING
(es. Branding, promozione, CRM)
STRATEGIE SUI SERVIZI(es. quali servizi vogliamo
offrire)
STRATEGIE FINANZIARIE(es. come generare e
sviluppare i ricavi, come ottimizzare l’equilibrio
finanziario)
STRATEGIE SULLE PERSONE
(es. di quanti e quali tipologie di collaboratori
abbiamo bisogno)
STRATEGIE TECOLOGICHE
(es. quali hardware e software ci servono)
STRATEGIE DI CAMBIAMENTO
(es. quali sistemi usare per monitorare e
rispondere al cambiamento)
STRATEGIE DI MARKETING
(es. quali tipologie di clienti e quali mercati
vogliamo servire)
PIANO OPERATIVO SUI SERVIZI
(es. determinazione offerta servizi)
PIANO FINANZIARIO(es. patrimonio, liquidità, capitale, ricavi e costi)
PIANO OPERATIVO R.U.(es. reclutamento,
fidelizzazione, successione,
pianificazione)
PIANO OPERATIVO TECNOLOGICO
(es. hardware, software, applicazioni, sistema
gestione CRM)
PIANO OPERATIVO PER IL CAMBIAMENTO
(es. principi di gestione del cambiamento)
SWOT ANALYSISPunti di forza e di debolezza, opportunità e rischi
PIANO STRATEGICO
PIANO OPERATIVO
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L’importanza di una buona analisi
• Effettuare un’analisi sistematica della
propria organizzazione può rivelarsi
estremamente utile per conoscersi di più, e
porre le basi per la definizione di un
“proprio” modello organizzativo.
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Gestione della leadership
• Vision e mission dello studio
• Responsabilità e autorità
• Funzioni
• Comunicazione
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Gestione delle risorse umane e
materiali
• Posizione dei collaboratori v/lo studio
• Criteri di valutazione
• Formazione e addestramento
• Coinvolgimento
• Percorsi di carriera
• Tecnologie disponibili e grado di utilizzo
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Rapporti con fornitori e partner
• Criteri di valutazione
• Monitoraggio
• Condivisione delle modalità operative
• Partnership
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Rapporto con i clienti
• Atteggiamento verso i clienti (passivo,
proattivo, CRM, ecc.)
• Approccio agli incarichi
• Comunicazioni con i clienti (circolari, sito
web, ecc.)
• Gestione dei feedback (reclami, espressioni
di soddisfazione ..)
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Gestione trasversale delle attività
• Sistematicità
• Analisi dei rischi
• Definizione di modalità e criteri di controllo
• Condivisione
• Monitoraggio costante
• Gestione dei feedback
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Gestione puntuale delle attività
• Regole operative (chiare e condivise?)
• Controllo di qualità puntuale
• Gestione dei feedback (criticità,
performance, ecc.)
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Criticità e possibili miglioramenti
• Criticità
• Analisi delle cause
• Spunti e proposte
• Obiettivi e azioni di miglioramento
• Monitoraggio e verifica di efficacia
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Processo decisionale
• Intuitivo
• Basato su dati oggettivi
• Formalizzato
• (controllo di gestione)
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Se da questa analisi sono emersi aspetti a voi
“familiari”, o anche solo spunti interessanti…
• … apportare alla vostra organizzazione i
miglioramenti desiderati, tenendo conto
delle vostre effettive esigenze e disponibilità,
• non è impossibile !!!
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Piuttosto, è indispensabile definire ed
attuare puntualmente…
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2
3
4
… un piano di azione adeguato rispetto ai vostri ritmi ed
alle vostre esigenze
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Senza dimenticare che:
• i partner dello studio non possono sottrarsi al
proprio ruolo di orientamento e guida
• alla base di ogni buona organizzazione sta
l’ impegno personale e costante di chi la
conduce
• (managing partner, office manager, ecc.)
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La qualità, non come “bollino” ma
come opportunità
Edizione 2010 22
requisiti
clienti
clienti
soddisfazione
input output
miglioramento continuativo
responsabilitàdella direzione
misure, analisie miglioramento
realizz.delservizio
gestionedelle risorse
Lo standard ISO 9001:2008
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Gli standard organizzativi attualmente
riconosciuti a livello internazionale possono
fornirci linee guida (es. UNI EN ISO
9004:2009) per perseguire non solo
strategie di successo, ma anche finalità
importanti quali:• rispetto dell’ambiente
• sicurezza
• responsabilità sociale
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Ma solo il nostro impegno diretto
nell’organizzazione può consentirci di
raggiungere risultati concreti, tra i quali:
• economicità
• stabilità
• gratificazione professionale
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…e perché no, anche qualità della vita !!!
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Grazie!
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Roma, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili“Strumenti per l’organizzazione dello studio professionale: web, software e social network”
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Barbieri & Associati Dottori CommercialistiSistema Qualità Certificato UNI EN ISO 9001:2008
Via Riva di Reno 65
40122 Bologna
T. 051 23 11 25
F. 051 23 75 53
www.barbierieassociati.it