E.O. Ospedali Galliera di Genova I costi standard ... · delle Asl 1 Imperiese e Asl 4 Chiavarese,...
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I costi standard amministrativi
Dr. Luciano Grasso
Direttore Amministrativo
www.galliera.it
18 ottobre 2012 - San Giovanni Rotondo
E.O. Ospedali Galliera di Genova
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I costi standard amministrativi
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Quando nella realtà sanitaria si parla di:
• Direzione e organizzazione delle aziende ospedaliere
• Meccanismi operativi e nuove tecniche gestionali
• Controllo direzionale come strumento strategico
• Gestione delle risorse umane e strumentali
• Problema delle risorse decrescenti
• Temi della qualità e comunicazione
• Sviluppo della tecnologia e della ricerca
• Etica comportamentale e domanda di salute
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Si tende a ribaltare ogni tema sulla realtà oggetto
di disamina prescindendo dai fenomeni:
Storici
Culturali
Geografici
Economici
Logistici
In buona sostanza vi è identica applicabilità dei
meccanismi operativi a ricaduta sui sistemi
organizzativi che prescinde dalle variabili suddette.
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Quando parliamo peraltro di analisi
gestionale, controllo direzionale e di
progettazione di un sistema sinottico
occorre porsi in un'ottica differente.
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L'esperienza ci insegna che è necessario:
• uniformare i comportamenti
• creare processi condivisi
• dare uniforme applicabilità alla normativa
• conoscere, programmare e verificare
l'attività di ricovero
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Pur in una situazione di turbolenza data da:
• Differenza tra Asl e Aziende ospedaliere
• Una “autoreferenzialità” quasi fisiologica delle
aziende
• Diverse modalità di approccio al problema
• Interventi statali e regionali spesso non
compatibili, se non inesistenti, con i vari sistemi
• Differente dimensionamento di ogni singola
azienda
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2012 Di conseguenza emerge che per sviluppare
in ottica strategica un moderno sistema di controllo è necessaria :
• “Integrazione” tra Aziende ospedaliere e Asl
• Utilizzo di indicatori gestionali non arbitrari
• Indicatori coerenti con le finalità regionali e aziendali e “strategicamente” corretti
• Il passaggio dalla autoreferenzialità al “network”
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Quadro normativo costi standard
• D.M. 15-4-1994 del Ministero della sanità
• L. 27-12-1997 n. 449
• D.P.R. 23-7-1998
• D.Lgs. 30-12-1992 n. 502
• L. 6-8-2008 n.133
• L. 5-5-2009 n. 42
• L. 31-12-2009 n. 196
• Conferenza Stato-Regioni e Prov. Autonome di
Trento e Bolzano, Provvedimento 3-12-2009
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Costi standard
I costi standard sono valori rigorosamente
predeterminati in modo da rappresentare i
costi tipici di oggetti variamente definiti .
II loro impiego è da attribuire al controllo dei
costi. A tal fine permettono di misurare
l'efficienza dei processi attuati dall'impresa,
tramite la determinazione delle variazioni tra
costi consuntivi e costi standard, e di
analizzare le cause che le hanno originate.
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Uno sguardo sul passato:
anno1999 - Asl 1 Imperiese
“La valutazione del budget delle unità ospedaliere
dell'Asl 1 imperiese: principi e regole”
CONSEGNATO AI RESPONSABILI DELLE UNITA' OPERATIVE 19/02/1999
Il processo si attua attraverso il confronto dei risultati con i
costi obiettivo:
• Aziendali, cioè i costi medi delle prestazioni dell'Asl 1
• Sovra-aziendali, costituiti dai costi medi delle prestazioni
delle Asl 1 Imperiese e Asl 4 Chiavarese, presso la quale è
in corso lo stesso progetto.
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Bacino d'utenza di circa 217.000 persone
Tre presidi ospedalieri:
Bordighera
Sanremo
Imperia
Posti letto 715
Bacino d'utenza di circa 150.000 persone
Tre presidi ospedalieri:
Lavagna
Sestri levante
Rapallo
Posti letto 529
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I costi standard sanitari e amministrativi
possono trovare applicabilità solo in
contesti dinamici e continuamente flessibili
soprattutto per quanto riguarda le risorse
umane:
• Bilancio delle competenze
• Tecniche lean
• Costi standard
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Bilancio delle competenze
Il bilancio delle competenze ha già mostrato, a livello
aziendale, la sua validità e in base al suo utilizzo offre
la possibilità di affrontare in modo scientifico:
La definizione dei profili professionali che
caratterizzeranno il nuovo modello organizzativo
L'approfondimento della competenza di ogni singola
posizione nell'ambito dei singoli processi
amministrativi
Il reperimento e la formazione delle persone
L'identificazione degli elementi di continuità rispetto
all'attuale configurazione organizzativa
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Tecniche lean
Ottimizzare l'efficacia delle attività amministrative
L'utilizzo di tali tecniche permette di analizzare e sviluppare
una nuova visione dei processi amministrativi (che
costituiscono i prodotti dei costi standard) , in una dinamica
di miglioramento continuo, finalizzato alla conoscenza
analitica dei singoli processi ed alla conseguente
reingegnerizzazione.
OBIETTIVO
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2012 A differenza dei costi standard sanitari
per i quali ci sono varie esperienze in
sanità, per i costi standard amministrativi
la prima esperienza in Italia è stata fatta
dal E.O. Ospedali Galliera di Genova.
Nel calcolo di tali costi il personale è la
risorsa maggiormente impiegata.
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Da dove si è partiti:
Tutte le strutture dei Dipartimenti
Amministrativi, la S.C. Controllo di
gestione e la S.C. Spedalità della
Direzione Sanitaria
Definizione dei soggetti coinvolti
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DIREZIONE
GENERALE
UFFICIO DI
SEGRETERIA
GENERALE
S.C.
CONTROLLO DI
GESTIONE
S.C.
PREVENZIONE E
PROTEZIONE
S.C.
SIET
S.C. QUALITA' E
COMUNICAZIONE
S.S.AREA
SISTEMISTICA
(INFRASTRUTTURE E
TELECOMINCAZIONI)
S.S. AREA
APPLICATIVA
(APPLICAZIONI,
STANDARD E
FLUSSI)
UFFICIO RELAZIONI
CON IL PUBBLICO
(URP)
DIPARTIMENTO DI STAFF
DELLA DIREZIONE GENERALE
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DIPARTIMENTO GESTIONE RISORSE UMANE,
ORGANIZZAZIONE, AFFARI GENERALI E LEGALI
DIREZIONE AMMINISTRATIVA
DIPARTIMENTO GESTIONE ECONOMICO FINANZIARIA,RISORSE STRUMENTALI,
LOGISTICA
DIPARTIMEN TO GESTIONE
OPERE EDILI, MANUTENZIONI, GRANDI PROGETTUALITA'
S.C. AFFARI GENERALI
S.S.D AFFARI LEGALI
S.C. GESTIONE
RISORSE UMANE
S.S.
FORMAZIONE
S.C.GEST. TECN. E
PROGR. LAVORI
S.S. MANUTENZIONE E CONDUZIONE SERVIZI TECNICI
S.S. MACROAREA
TECNICO CONTRATTUAL.
S.C. BILANCIO E
CONTABILITA'
S.S.BILANCIO E PROGR.NE
S.C.APPROV. E
GEST.RISORSE
S.C. ECONOM. E
ALBERGHIERO
S.S. LOGISTICA
S.S. ORGANIZZAZIONE, COSTI, MONITORAGGIO
OBIETTIVI
S.C.RUP-
NUOVO
GALLIERA
SEGRETERIA
DIREZIONALE
S.S.. GARE
E
CONTRATTI
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Esperienza E.O. Ospedali Galliera
PRODOTTO AMMINISTRATIVO
E' il risultato, intermedio
finale, di un processo
operativo.
PROCESSO AMMINISTRATIVO
Il processo aziendale è un insieme
di attività interrelate, svolte
all'interno dell'azienda, che creano
valore trasformando delle risorse
(input del processo) in un prodotto
(output del processo) destinato ad
un so ggetto interno o esterno
all'azienda (cliente).
≠
E' necessaria una premessa
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Procedimento di definizione dei costi
standard amministrativi
più di 300 prodotti
espressi dalla funzione
amministrativa
Individuazione di una tassonomia dei
prodotti
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Identificato un prodotto occorre,
anche al fine di meglio precisare quali
sono gli operatori coinvolti, analizzare
i diversi processi che lo costituiscono.
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Quali caratteristiche deve avere il
prodotto?
Il prodotto deve essere misurabile, può
derivare da un input interno e in questo
caso parleremo di prodotto fisso o da un
input esterno generando quindi un
prodotto variabile.
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Le risorse
Quali risorse sono coinvolte nella
creazione del prodotto:
• Personale: tutte le qualifiche
• Beni e servizi: tutto ciò che viene
utilizzato per l'attività (es: carta, penne,
toner...)
• Altri costi: es. utenze
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Il personale
Una volta stabilita la tassonomia dei
prodotti e le risorse impiegate, si è passati
alla rilevazione e pesatura del personale
impiegato nella realizzazione del singolo
prodotto.
La quantificazione per qualifica del costo
del personale è stata fatta sulla base del
costo medio aziendale sul timbrato 2010.
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Altri elementi di costo
Rilevazione dei costi di beni e servizi e
degli altri costi comuni riferibili al
prodotto.
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Dopo la quantificazione di tutti gli elementi
di costo riferiti ai singoli prodotti e
l'individuazione del numero dei prodotti, si
è potuto determinare il costo di ogni
singolo prodotto.
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Esempio
PRODOTTO DELLA S.C. AFFARI GENERALI:
LA CONVENZIONE ATTIVA
DENOMINAZIONE PRODOTTO
PROCESSI INTERNI
INPUT INTERNO/ESTERNO
DESTINATARIO FINALE
GESTIONE CONVENZIONI
ATTIVE (stipula, rinnovo)
Contatti, corrispondenza preliminare con Direttori medici e/o Aziende Ospedaliere, attività
correlate attività istruttoria interna ed esterna elaborazione
e stesura provvedimento elaborazione e stesura
documenti originali contatti, corrispondenza
conclusiva ed attività correlate registrazione ed archiviazione
pratica
esterno soggetti terzi
richiedenti
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Elementi da individuare
DENOMINAZIONE PRODOTTO QUANTITA'
GESTIONE CONVENZIONI ATTIVE 150
a) la quantità del prodotto nell'anno
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Elementi da individuare
RISORSE UMANE PROFILI PROFESSIONALI IMPEGNO %
Rossi Collaboratore amministrativo
10%
Bianchi Assistente amministrativo
40%
Verdi Coadiutore amministrativo
20%
b) le risorse umane specificatamente dedicate, con i rispettivi
profili professionali
c) l'impiego % nell'anno oggetto di analisi di ogni singolo
operatore per quel determinato prodotto
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RISORSE UMANE
PROFILI PROFESSIONALI
COSTO ANNUO
ORE ANNUE
COSTO ORARIO
IMPEGNO %
% ORE DI
ATTIVITA'
Rossi Collaboratore amministrativo
€ 28.000 1.872 € 14,96 10% 187
Bianchi Assistente amministrativo
€24.000 1.872 € 12,82 40% 748
Verdi Coadiutore amministrativo
€ 20.000 1.872 € 10,68 20% 374
Individuati gli elementi evidenziati, occorre:
a) trasformare l'impegno percentuale nell'effettivo
numero di ore di ciascun operatore dedicate a
quel prodotto rispetto al totale complessivo delle
ore di lavoro.
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(*) Per ottenere il costo pieno del prodotto è necessario sommare al costo del personale altre voci di
costo quali:
- altri costi
- costi comuni
b) definire, sulla base del costo orario del/degli operatore/i
coinvolti, il costo complessivo del prodotto nell'anno di
riferimento e quindi il costo unitario.
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Un altro esempio: la procedura concorsuale
PROCEDURA CONCORSUALE
(*) Per ottenere il costo pieno del prodotto è necessario sommare al costo del personale altre voci di costo
quali:
- altri costi
- costi comuni
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Un altro esempio: la gara europea
GARA EUROPEA
(*) Per ottenere il costo pieno del prodotto è necessario sommare al costo del personale altre voci di costo
quali:
- altri costi
- costi comuni
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Perché calcolare i costi standard amministrativi?
• Analisi dei costi: dal costo del singolo prodotto a quello di Dipartimento
• Possibilità di confronto con anni precedenti e con altre realtà: studi comparativi
• Ribaltamento dei costi amministrativi sulle strutture che hanno richiesto il
prodotto
• Strumento utile ai fini della programmazione dell'attività interna:
budget e rendicontazione
• Strumento utile per il raffronto tra procedure amministrative dello stesso
Dipartimento e tra Dipartimenti.
• Strumento per la definizione quantitativa e qualitativa delle risorse umane
• Strumento di analisi per provvedimenti di mobilità o riconversione delle figure
professionali
• Strumento per valutare eventuali esternalizzazioni di attività
• Strumento di “contrattazione” con l'Ente Regione ai fini del budget annuale
• Possibilità di integrazione del sistema col “Bilancio delle competenze” e con le
“Tecniche lean”
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Spesso nelle aziende è facile
teorizzare “i sistemi” ma nella
pratica...
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La nascita del DRG
“amministrativo”
Una piccola rivoluzione nella
gestione delle attività
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L'attuale strategia
Oggi definire la strategia per le risorse umane significa:
• Comprendere gli obiettivi a lungo termine dell'azienda e delle strutture esistenti e le capacità e competenze richieste;
• Prendere consapevolezza delle necessità, delle competenze e delle esigenze degli operatori delle singole componenti aziendali;
• Allineare le necessità di crescita professionale con le esigenze dei singoli ambiti di attività;
• Creare un reale piano del personale, sia individuale che generale, comprensivo dei costi di riferimento, monitorarlo e aggiornarlo.
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Direzione Amministrativa
Dott. Luigi BERTORELLO responsabile Dip. gestione risorse umane,
organizzazione, affari generali e legali
Dott.ssa Maria Laura ZIZZO responsabile Dip.gestione economico finanziaria,
risorse strumentali, logistica
Dott.ssa Cinzia CRAVISANA responsabile Dip.gestione opere edili, manutenzioni,
grandi progettualità
Dott.ssa Alessia PAVIA responsabile S.S. Organizzazione, costi,
monitoraggio obiettivi
Dott.ssa Cristina PERI S.S. Organizzazione, costi, monitoraggio obiettivi