Dott.ssa Marilena Cerati Gli archivi degli uffici giudiziari - ipotesi e prospettive future...

dott.ssa Marilena Cerati

Gli archivi degli uffici giudiziari - ipotesi e prospettive future

Intervento del dirigente la cancelleria della Corte d’Appello di Bologna


Quali atti o provvedimenti caratterizzano il materiale archivistico di un ufficio giudiziario?


I nostri atti non sono se non in minima parte di natura amministrativa o burocratica, sono prevalentemente di natura giudiziaria.


Ogni scrittura o documento è contenuto in un fascicolo processuale che viene definito corrente non se dello stesso anno, ma se ancora pendente, quindi ancora nella fase della trattazione. Per la durata media di un procedimento civile o penale l’archivio sarà in continua implementazione e ripopolamento, quindi vivo.


Fascicoli pendenti civili nel gennaio 2009


Fascicoli pendenti civili al gennaio 2009


Fascicoli pendenti civili nel gennaio 2009


Quanti spazi per gestire i fascicoli correnti?

Presso la Corte d’Appello di Bologna sono pendenti oltre 15.000 procedimenti civili e oltre 12.000 procedimenti penali;

ogni faldone di 20 cm può contenere mediamente 5 fascicoli;

L’archivio corrente dovrebbe essere di 108.000 cm quindi di 1.080 metri lineari


Se l’archivistica si occupa dell’ordinamento e riordinamento del materiale d’archivio, chi si occupa di archivistica negli uffici giudiziari?


Prima che venissero istituiti gli archivi, in alcune regioni della Grecia vi erano i così detti mnemones, specie di archivi viventi, persone che vincolate da un giuramento davano di solito notizie relative al possesso degli immobili. Negli uffici giudiziari si può dire che spesso la gestione degli archivi sia affidata a moderni mnemones, dipendenti che si tramandano oralmente la conoscenza della collocazione degli atti.


La mancanza tra i personale degli uffici giudiziari di figure che per qualifica e formazione possano seguire gli sviluppi dell’archivio, ha fatto sì che questo servizio fosse rilegato alla semplice gestione del corrente, senza una visione di insieme del patrimonio culturale che l’archivio di un ufficio giudiziario, meglio, degli uffici giudiziari di un territorio, rappresenta.


Situazione attuale Presso al Corte d’Appello di Bologna ove ho preso

possesso il 3/11/2008, la situazione degli archivi era confusa, con commistione anche fisica tra atti e procedimenti pendenti e procedimenti definitivi, con spazi non adeguatamente attrezzati, con scarti d’archivio anche recenti, ma con evidente presenza di ulteriore materiale da scartare ( in questi casi o lo scarto non è stato sufficientemente preparato attraverso contatti preliminari con i membri della Commissione, oppure vi è stata una dispersione di energie).


Struttura degli uffici giudiziari nel territorio

La mission stessa di un ufficio giudiziario: rendere giustizia, può portare a considerare secondaria l’esigenza di conservare, scegliere e preservare, o quanto meno in situazioni di scarsità di risorse, a destinarvi minor energie di quanto sia necessario.


Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi degli uffici periferici dello Stato

costituiscono un'attività specificamente rivolta agli archivi correnti dell'amministrazione dello Stato.

Ogni ufficio statale (se il territorio di competenza non è inferiore alla provincia) ha l'obbligo di istituire una commissione di sorveglianza sul proprio archivio.


Segue le Commissioni Si tratta di un organo collegiale misto, formato da

quattro componenti: due funzionari dell'ufficio di appartenenza, uno dell'Archivio di Stato e uno del Ministero dell'Interno (Prefettura).

La commissione si riunisce periodicamente, per valutare quali atti siano destinati alla conservazione perenne, e quali possano essere eliminati; può intervenire anche sull'organizzazione dell'archivio corrente.


La costituzione delle Commissioni di Sorveglianza sugli archivi è prevista dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (approvato con decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 41, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 45 del 24 febbraio 2004); la composizione e il funzionamento sono disciplinati dal regolamento approvato con DPR 18 aprile 1994, n.344, pubblicato in G.U. n. 132 dell'8 giugno 1994.


Prospettive future Un ufficio un archivio, potrebbe essere ipotizzabile una

centralizzazione per ambiti territoriali? Con la collaborazione di quali partners

esterni?


Compiti della Commissione vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di

deposito, collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione,

gestione e conservazione dei documenti, proporre gli scarti di cui al comma 3 (nessun versamento può

essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto),

curare i versamenti previsti al comma 1, identificare gli atti di natura riservata.


Lo scarto Lo scarto si basa su appositi massimari di

scarto (elenco delle tipologie delle serie con la previsione dei tempi massimi di conservazione), quando questi siano stati predisposti dalle Amministrazioni competenti. Negli altri casi la Commissione ricorre alla prassi, alla consuetudine e al giudizio dei membri.


Conservazione atti al termine del cosiddetto processo di

"trasmissione archivistica" essi confluiranno nell'Archivio di Stato competente, per essere conservati indefinitamente.

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