Dott. Paolo DeSantis, MIURDott. Alfredo Giorgi, HP ESDott. Saverio Francesco Passaro, HP ES

MIUR: Ministero dell’Istruzione, Università RicercaMIUR: Ministero dell’Istruzione, Università Ricerca

Il Ministero amministra e coordina leattività svolte da:

750,000 Insegnanti

250,000 Personale Amministrativodelle scuole

10,500 Scuole con 45.000 diversi puntidi erogazione

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Il MIUR e’ una struttura ad alta intesita di capitale umano con un budget di 47,3 BLNEur di cui 33 BLN sono costi per il personale.

I sistemi IT sono utilizzati da circa 70,000 utenti distributi su tutto il territorio

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Il forte legame tra innovazione, ICT, trova nel settore pubblico la suamassima espressione: l’innovazione diventa tanto più efficace quanto piùincorpora tecnologie e soluzioni ICT; l’introduzione di tecnologie neiprocessi interni del MIUR migliora l’efficienza operativa e favorisce larazionalizzare della spesa per il funzionamento interno; una PubblicaAmministrazione più efficiente è, a sua volta, in grado di offrire servizi“migliori”.

Perché il MIUR possa svolgere un ruolo di attore in un percorso dimodernizzazione dell’intero Sistema Scolastico Nazionale è necessario unforte utilizzo nei processi delle tecnologie ICT accompagnato da interventi dire-ingegnerizzazione dei processi che favoriscano condivisione di dati einformazioni tra amministrazioni, interoperabilità, riuso delle applicazioni ereplicabilità di best practice.

Il ruolo del MIUR e dell’ICTIl ruolo del MIUR e dell’ICT

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35 anni di storia35 anni di storia

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Il sistema inforamatico del MIUR nasce nella prima metà degli anni settanta per automatizzarele procedure per i trasferimenti dei docenti da una sede allle procedure per i trasferimenti dei docenti da una sede all’’altraaltra

Nei suoi 35 anni di storia il S.I si è evoluto spinto dalla tecnologia e dai cambiamentilegislativi ed organizzativi del mondo della scuola

Anni Leve tecnologica Leva organiz.Amministr

Tecnologia

’70 MF – DBMS Procedimenti amministrativitroppo complessi per essere

fatti “a mano”

MF ADABAS Cobol

’80 MF – CICS – DBMS Estensione procedimentiamministrativi automatizzati

’90 PC – DBMS Relationali – Client-Server – LAN

Autonomia ScolasticaTrasformazione del S.I da

strettamente gestionale astrumento di conoscenza econtrollo

MF COBOL DB2 – PC

2000 www – Object Oriented Incremento della iresponsabilità dei processi verso

la scuolaSpostamento di parte deiprocessi amministrativi verso leDirezioni Regionali

J2EE – Oracle -

....dopo l’ultima “trasformazione degli anni ‘90....dopo l’ultima “trasformazione degli anni ‘90

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•Il Sistema è evoluto nel tempo con soluzioni puntuali in funzionedei cambiamenti organizzativi/amministrativi e dei nuovi requisiti

•Le nuove opportunità fornite dalla tecnologia (www – internet)sono state colte in modo destrutturato ed estemporaneo

• Di volta in volta sono state adottate soluzioni con tecnologiediverse spesso non integrate

Sviluppo frammentato e con "navigazione a vista"

Necessità di ottimizzare i costi di manutenzione e

degli investimenti del MIUR in sistemi e personeAlti costi

Necessità di acquisire velocità e agilità attraverso

architetture flessibili estendendo i servizi al

supporto Web

Scarsa

flessibilità

Tempo di reazione lento, alto effort di aggiornamento,

linguaggi e metodologie superati, interfacce

scarsamente flessibili

Tempi lunghi

di realizzazione

Le conseguenzeLe conseguenze –– lo stato del S.I.lo stato del S.I.

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Incremento della decentralizzazione di responsabilità dei processi verso la scuola

Spostamento di parte dei processi amministrativi dal Centro verso le Direzioni Regionali

Inadeguatezza

all’organizzazione

L’idea del SIDI:L’idea del SIDI:Pianificazione strategicaPianificazione strategica

Definizione di obiettivi (generali e relativi ai SI)

Elaborazione di un quadro di riferimento complessivo,relativamente a dati, applicazioni e tecnologie

Individuare e selezionare le iniziative (sistemi eservizi)

Stimare e allocare risorse umane e finanziarie (persviluppoe gestione, dirette e indirette)

Monitorare l'andamento delle attività

Valutare il raggiungimento dei risultati

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I numeri del S.I.I numeri del S.I. 70.000 utenti

12.000 siti

16 aree applicative

200.000 punti funzione

20.000.000 linee di codice

19.000 programmi

> 20.000.000 transazioni mese

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Un sistema informativo e’ come un Iceberg

SIDI

Tracciabilità delle operazioni

Rinnovamento organizzazione e processi

Integrazione con altre amministrazioni

Architettura flessibile

Servizi di cooperazione applicativa

Rinnovo Tecnologico

ManagementServices

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Approccio nel governo del progettoApproccio nel governo del progetto

La complessità di reingegnerizzazione del SIDI, ha suggerito fin dall’iniziol’utilizzo di un approccio di “Programma”

Uno degli aspetti più delicati era rappresentato dalla “trasformazione” incontemporanea sia delle componenti hardware che software. Questo ciha “obbligati” ad innalzare il livello di attenzione e criticità sugli aspetti“normalmente” trattati nelle attività di Project Management.

Era inoltre indispensabile garantire la continuità delle operazioni, senzaarrecare danno ai processi amministrativi in corso nel rispetto di tutti ilivelli di servizio.

Approccio nel governo del progettoApproccio nel governo del progetto

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Abbiamo adottato tecniche di program management per:

• migliorare la comunicazione tra gli stakeholders

• rendere efficace ed efficiente la gestione dei progettiinterdipendenti

• gestire in modo rigoroso e coordinato i rischi del programma

• risolvere tempestivamente eventuali criticità

• negoziare le varianti e integrare i conseguenti cambiamenti inmodo tempestivo e con riferimento ad uno scenario d’insieme

• focalizzare l’attenzione alle interfacce tra progetti interdipendenti.

Come èCome è statastata coltacolta questaquesta opportunitàopportunità??

La soluzione ha richiesto un mix di competenze amministrative e tecnologiche e unforte riferimento alle pratiche di project e program management

Proposta di una serie di progetti pluriennali a supporto della trasformazione

del MIUR inseriti e governati attraverso un programma articolato

Completato un assessment per definire l’inventario delle applicazioni

esistenti

Definizione di una serie di progetti e la mappa generale delle applicazioni

e dell’infrastruttura esistenti e della loro evoluzione

Progetto di

modernizzazione

Disegno di una soluzione architetturale che supportasse il MIUR nel suo

modello organizzativo

Soluzione

globale

Forte apporto da parte di partner tecnologici per componenti chiave

della soluzione (Oracle, Relativity, ...)

Partner

tecnologici

Assessment

Strategia

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ApplicationsTransformation

•Re-learn, Re-factor

•Re-host, Re-architect

•Re-interface, Replace•Retire

Management Services

ApplicationsAssessments

•ModernizationOpportunity Workshop

•Portfolio Assessment

•ModernizationAssessment•Best ShoreAssessment

CapireCapire –– TrasformareTrasformare -- GovernareGovernare

Agility

Conoscenza dell’ambientedi legacy

Definizione delprogetto di

modernizzazione

Disegno e costruzione dellasoluzione

Mitigazione del rischiodurante la

trasformazione

Realizzare il pieno valore, fornendo servizi di supporto, gestione delle applicazioni, supportoper l’infrastruttura tecnica, monitoraggio e controllo, coordinamento della formazione e

distribuzione delle applicazioni

I rischiI rischi

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Catergoria Stragegia Attraverso....

Finanziari Trasferire Contratto RTI HP

Tecnologici Mitigare Utilizzando strategiediverse di “trasformazione”

Piano Fall Back –Simulazioni (stress e loadtest)

Simulazioni (stress e loadtest)

Trasferire Partner(Oracle, Relavitivy)

Evitare Conoscenza dell’ambientelegacy

Organizzativi Mitigare Program Mngt

Mitigare Steering Commitee

Articolazione del programmaArticolazione del programmaHa stabilito ruoli e responsabilità chiari per tutte le organizzazioni e gli individui partecipanti. Haconsentito di supervisionare e coordinare i vari progetti in cui si e’ articolato il programma, perassicurare che ci sia un adeguato ritorno dell’investimento che il MIUR ha fatto ( “ValueManagement”)

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Il puzzle degli stakeholderIl puzzle degli stakeholder

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Networking

Formazione

Gestione Contratto

Direzioni

Regionali

DG

PS

DGPFB

Monitore

La struttura di governo del programmaLa struttura di governo del programma(program board)(program board)

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32 Progetti “tecnologici”

4 diverse WBS di riferimento x tecnologia e strategia di trasformazione

4 Progetti “change management organizzativo”

Formazione

Infrastruttura

Avvio in esercizio

Fall Back

10 Organizzazioni coinvolte

36 SAL Mensili

Status Report

Master schedule/traking

Avanzamento attraverso l’Earned Value

Rac Rischi/Issue/Assunzioni

Action Log

Avanzamento piano fianziario

I “numeri” delI “numeri” del programmaprogramma

StrategiaStrategia didi TrasformazioneTrasformazioneIB

M30

90

Co

resy

stem

s

Contabilità –

Gestione Personale

Sistema Online - CobolCICS DB2

Batch Cobol

DB2

Sist. Informativo delle scuole

Power Builder Informix

Prima DopoOracle Applications

Batch CobolMicrofocus Oracle

J2EE Oracle Lin

ux

Ora

cle

Re-host

Replace

Re-factor

Re-write

90%

10%

Re-architect

Per ogni gruppo di applicazioni è stata scelta la più appropriata strategia ditrasformazione

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Transformation &UAT

La roadmapLa roadmap

Gen ‘06 - Mar ‘06 Apr ‘06 - Giu ‘06 Lug ‘06 - Set ‘07

Transformation & UATTransformation PilotTechnical assessmentAssessment tecnico Trasf. pilotaAvvio in

esercizio

Ott ‘07 - Feb ‘09

Recupero interventi di MEV

Stress Test

Collaudo Integrato

Profilatura utenti

Piano di fall back

Trasformazione &

Collaudo

Assessment CMMI 2

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I risultati finanziariI risultati finanziari

Saving 2008 Saving 2009

AMOD project costs 11,000,000

APPS Corrective Maintenance 1,100,000 1,100,000

APPS Enhancement and NewDevelopment 3,700,000 3,700,000

ITO (Mainframe & Server Hosting) 2,000,000 3,400,000

Total Saving 6,800,000 8,200,000

Cost Recovery 18 months

Costo totale del progetto 11 Millions €. Cost Recovery realizzato in 18 mesi apartire dal primo rilascio.

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II RisultatiRisultati -- MiglioreMigliore supportosupporto aiai processiprocessi di Businessdi Business

* Dati stimati

FP

AnnoContrattuale

SIDI

I risultatiI risultati -- obiettivi raggiunti e punti di forzaobiettivi raggiunti e punti di forza Flessibilità e Scalabilità

Tutti i servizi sono accessibili da public internet e molti H24

La nuova infrastruttura ha consentito/facilitatol’avviodi nuoviservizi, la cooperazione con altreamministrazioni, l’estensionedei processi agli utenti finali.

Minori costi

Infrastruttura

Sviluppo e manutenzione evolutivadel sw applicativo

Utilizzo prodotti Open Source

Sicurezza

Logica (gestione utenze, Oracle SSO, architettura multilayer)

Fisica (https, security firewall, archietturamultilayer)

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II RisultatiRisultati -- MiglioreMigliore supportosupporto aiai processiprocessi di Businessdi Business

• Migliore interfaccia utente (da 3270 a GUI)

• Migliore navigazione

• Migliore perfomance di sistema

• produttività degli utenti finali addirittura raddoppiato in termini di operazioni giornaliereper alcuni processi di business (es. contratti giornalieri per gli insegnanti da 10.304 a17.312)

RiconoscimentoRiconoscimento

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Grazie

Paolo De Santis (paolo.desantis@istruzione.it)

Alfredo Giorgi (alfredo.giorgi@hp.com)

Saverio Passaro (saverio-francesco.passaro@hp.com)

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