I documenti aziendali

Ogni azienda necessita di gestire documenti per svolgere e supportare i propri processi

indipendentemente dal loro ambito o scopo. I documenti sono un patrimonio informativo di

indiscutibile valore per l'azienda, ma la loro archiviazione, organizzazione, gestione e reperimento

rappresentano un costo che diventa ancora più ingente quando i documenti sono in forma cartacea.

La gestione documentale, anche quando avviene utilizzando documenti digitalizzati, deve affrontare

una serie di problematiche: gestire l'onerosità dei tempi legati alla ricerca delle informazioni,

garantire la conservazione, la reperibilità dei documenti, la sicurezza e la correttezza delle

informazioni in essi contenute, gestire le politiche di accesso alle informazioni e abolire le

ridondanze e le copie multiple.

Da indagini effettuate risulta che il 19% del tempo lavorativo di un impiegato viene speso per

gestire e ricercare documenti.

Il 38% dei documenti viene replicato anche 3-4 volte e l’81% non vengono più consultati; di molti

di questi, inoltre, l’azienda ne ignora l’esistenza e per questo spesso vengono ricreati.

Per scrivere nuovi documenti sovente è necessario recuperare informazioni da altri; ciò può risultare

difficoltoso ed anche una volta recuperati i documenti utili è possibile imbattersi in versioni

contenenti informazioni errate od obsolete.

I numeri forniti dalle statistiche confermano le criticità dello scenario: il 45% degli addetti trova

difficoltoso recuperare informazioni da altri reparti della propria azienda, dimostrando che è più

facile trovare informazioni esterne sul web (Google) piuttosto che all'interno della propria azienda.

Il 7% dei documenti non è più reperibile, mentre il 20% non è disponibile quando serve; a ciò si

aggiunga che il 42% degli addetti mediamente usa l'informazione sbagliata almeno una volta per

settimana.

La situazione è ancora peggiore se i documenti sono in formato cartaceo: alle problematiche già

menzionate si aggiungono la riduzione progressiva degli spazi fisici e la sicurezza fisica degli

archivi.

Un sistema di gestione documentale risolve in modo razionale i problemi elencati, contribuendo ad

aumentare la produttività della propria organizzazione e a elevare la qualità delle informazioni e dei

risultati prodotti, aumentando l'efficienza, abbattendo i costi e riducendo gli sprechi.

1. Perché utilizzare un DMS e non un file system condiviso

La soluzione più comune per gestire i documenti aziendali è l'archiviazione su un server o un disco

di rete condiviso, in una gerarchia di cartelle articolata e complessa, con l'opportuna

digitalizzazione dei documenti presenti in sola forma cartacea.

In questo scenario si evidenziano problematiche, complicazioni e inefficienze, connaturate

all’utilizzo del File System:

i documenti sono rintracciabili solo per mezzo della posizione occupata nella struttura di

cartelle o del loro nome;

la gestione degli accessi dipende dalla definizione delle utenze del dominio con il rischio di

non mostrare o nascondere correttamente i documenti;

l'accesso concorrente in modifica non è disciplinato;

la gestione delle versioni deve essere effettuata impiegando nomenclature artificiose, difficili

da trattare, la cui modifica può comportare sviste ed errori e le variazioni del contenuto non

possono essere organizzate in modo solido e cronologico;

l'interazione di un gruppo di lavoro sui medesimi documenti non è supportata ed è

necessario ricorrere ad un uso intensivo delle e-mail per coordinare le attività ed informare

gli utenti coinvolti dalle modifiche;

la tracciatura delle operazioni compiute sui documenti è minima;

non è possibile creare legami logici tra i documenti;

non è possibile applicare flussi di workflow che ne definiscano uno stato in relazione

all'avanzamento dei processi aziendali e alla loro evoluzione nel tempo.

Rispetto alla soluzione di cui sopra, l'impiego di un DMS offre molti vantaggi:

possibilità di gestire gli attributi e le categorie dei documenti, per facilitare la ricerca;

gestione di cicli di workflow di approvazione (es. bozza -> approvato -> rilasciato)

gestione automatica del versionamento dei documenti e possibilità di accedere alle vecchie

versioni;

ricerca avanzata dei documenti, per attributi e per contenuto (full text search);

gestione dei permessi e dei diritti di accesso ai documenti (lettura, scrittura, modifica

attributi, modifica dello stato di workflow...) per utenti e gruppi;

possibilità di aggiungere note/commenti ai documenti

possibilità di gestire in modo coordinato le attività di lavoro in squadra;

accesso ai documenti sia da applicazione web (via browser) sia attraverso WebDAV (disco

di rete);

tracciamento delle operazioni effettuate dagli utenti (log);

possibilità di sviluppare funzionalità aggiuntive (es. trasformazione dei documenti,

manipolazione delle proprietà dei documenti Office...);

possibilità di associare documenti tra loro (es. fattura e relativa ricevuta di pagamento, ecc);

possibilità di accedere in maniera esclusiva alla modifica dei documenti (lock, check out e

check in).

2. Panoramica di SeedDMS SeedDMS è una piattaforma di Gestione Documentale (DMS, Document Management System)

open source. È un'applicazione web, accessibile da browser con un’interfaccia semplice e

funzionale.

3.1 Architetture

SeedDMS può essere installato su una delle due seguenti infrastrutture tecnologiche:

web server (Apache2 o IIS) con modulo PHP;

database MySQL o Sqlite;

sistema operativo Linux o Windows.

3.2 Utenti, ruoli e gruppi

SeedDMS consente una gestione flessibile e potente degli utenti e dei gruppi. Ogni utente può

appartenere ad un ruolo: Utente, Guest o Administrator.

Il ruolo Utente è proprietario dei documenti e delle cartelle che ha creato, su cui ha pieni diritti,

incluso quello di definire i diritti di accesso per gli altri utenti e gruppi.

Il ruolo Guest prevede l’accesso in sola lettura a specifiche cartelle e/o documenti.

Il ruolo Admin ha accesso a tutte le funzioni di amministrazione e ha pieni diritti su ogni cartella e

documento.

Gli utenti possono essere organizzati in gruppi diversi; all’interno di un gruppo è possibile nominare

uno o più utenti Manager che hanno poteri particolari nella gestione delle liste di notifica e in altri

specifici ambiti.

SeedDMS

SeedDMS

3.3 L’archiviazione dei documenti

SeedDMS gestisce i documenti e le cartelle in un modo pratico, ma offre molto di più di un file

system memorizzando metadati come autore, parole chiave, descrizioni e attributi.

L’interazione può essere resa ancora più semplice grazie a WebDAV, che consente di accedere

direttamente al documentale da una finestra del proprio sistema operativo; l’utente può agire in

totale trasparenza, con la praticità e l’impressione di visualizzare una cartella locale della propria

macchina; con una consueta operazione di drag-and-drop è possibile trasferire i documenti dalla

propria macchina a SeedDMS.

Un documento è molto più di un file. Possiede metadati aggiuntivi, può avere più revisioni, essere

collegato ad altri documenti, contenere allegati e il suo ciclo di vita può essere governato da un

workflow prima di essere rilasciato ufficialmente.

Un documento può avere anche un tempo di vita: è possibile fissare una data di scadenza superata la

quale il documento raggiunge automaticamente lo stato Scaduto.

È possibile definire i permessi di accesso a cartelle e documenti, e le operazioni consentite a livello

di utente o di gruppo.

SeedDMS consente l’accesso a contenuti specifici in sola visualizzazione ad un utente generico

denominato Guest; la funzione è utile quando si desidera rendere consultabile materiale pubblico

che può essere condiviso con il mondo esterno senza alcuna restrizione.

3.4 Gestione delle versioni

Ogni documento ha almeno una versione. Ogni aggiornamento provoca la creazione di una nuova

versione; le altre versioni vengono conservate, sono accessibili e possono essere ripristinate.

Quando si scarica o si visualizza un documento, SeedDMS fornisce l’ultima versione disponibile,

detta anche versione corrente.

Il versionamento è garantito anche utilizzando WebDAV; se si trasferisce un documento modificato

già trasferito in precedenza in SeedDMS, esso viene automaticamente versionato.

3.5 Ricerca

SeedDMS possiede un’interfaccia di ricerca semplice ed efficace. È possibile ricercare i documenti

per mezzo di metadati quali proprietario, titolo, keyword, categorie, attributi, commenti; è anche

possibile effettuare ricerche approfondite filtrando per i valori di singoli attributi, componendo

query complesse. Altre dimensioni di ricerca sono lo stato del documento, la data di creazione e la

data di scadenza.

3.6 Ricerca full text

I tipi di documento più comune come PDF, MS Word, MS Excel possono essere indicizzati per

potere effettuare la ricerca full text all’interno del contenuto, annullando i tempi di ricerca.

SeedDMS utilizza il motore di indicizzazione Lucene, noto per potenza e affidabilità.

3.7 Allegati e relazioni

È possibile corredare un documento con altre informazioni allegando altri documenti.

Gli allegati sono relativi al documento archiviato e sono resi disponibili a tutti gli utenti che

possono visualizzarlo.

Una relazione può essere stabilita tra documenti già presenti nel documentale, dotati di una propria

autonomia, ma che possono essere aggregati in ragione dell'attinenza delle informazioni contenute o

degli interessi di un utente; la relazione può essere pubblica o nascosta agli altri utenti.

Ogni documento può fare parte liberamente di più relazioni.

3.8 Workflow e workgroup

SeedDMS consente l’autenticazione esterna (login come utente Guest) ed è dotato di un raffinato

meccanismo per la notifica delle modifiche a documenti e cartelle.

L’utente può iscriversi liberamente alla lista di notifica di una cartella e di un documento e può

visualizzare tutte le liste di notifica a cui è iscritto.

SeedDMS possiede un ambiente visuale di amministrazione in cui è possibile progettare workflow,

definendo stati, transizioni e i relativi attori; è anche possibile definire interazioni complesse

combinando subworkflow semplici.

Un’apposita area del profilo utente permette di visionare tutti i documenti per cui è attivo un

workflow e in cui l’utente può intervenire eseguendo una delle azioni possibili.

3.9 Manutenzione e reportistica

Nell’area di amministrazione SeedDMS possiede funzioni per l’aggiornamento, la correzione o la

ricostruzione totale degli indici dei documenti, il back up e report di statistica sui documenti.

4 W4Y Functionality layer

W4Y ha sviluppato alcune funzionalità aggiuntive legate alla gestione delle categorie documentali e

degli attributi di cartelle e documenti, e altre inerenti alla diffusione e condivisione dei documenti.

4.1 Categorie documentali e attributi

SeedDMS consente all’utente con ruolo di amministratore di definire le categorie e gli attributi di

cartelle e documenti. Il W4Y Functionality Layer dà l’ulteriore vantaggio di associare uno o più

attributi a una specifica categoria documentale (ad esempio, categoria Fattura passiva e attributi

Ragione sociale, Partita Iva, Codice Fiscale, Indirizzo di fatturazione); in questo modo,

assegnando una categoria ad un documento si associano al documento gli attributi ad essa collegati

che, opportunamente valorizzati, forniscono preziose informazioni e consentono di ricercare il

documento stesso.

Ogni attributo è dotato della proprietà ERP import-key, in cui si trova il nome di un campo

equivalente all’attributo stesso, all’interno di un flusso dati proveniente dal sistema gestionale/ERP.

Il nome del campo all’interno del flusso e l’attributo sono quindi legati e ciò consente il

caricamento automatico di documenti e dei relativi attributi o il loro aggiornamento, attraverso i

W4Y Web Services (v. paragrafo Interfaccia W4Y di web services).

Una cartella può essere creata assegnando una categoria. Le sottocartelle create e i documenti

caricati all’interno di tale cartella saranno associati alla stessa categoria. Ciò rende razionale e

strutturata l’organizzazione dei documenti e delle cartelle.

Solo un utente amministratore può creare o assegnare una categoria ad una cartella.

L’amministratore può quindi creare o modificare le categorie documentali e attributi in modo

dinamico e flessibile, seguendo le nuove esigenze dell’azienda, definendo nuove categorie o nuovi

attributi.

4.2 Download massivo ed esportazione in PDF

Il W4Y Functionality Layer aggiunge altre funzionalità per la diffusione dei documenti.

Il download massivo consente di selezionare più documenti e di scaricarli in un unico file in

formato zip; le azioni di download sono tracciate in un log in cui si trovano tutte le informazioni di

ogni singolo download.

La funzione di esportazione in PDF consente con un click di convertire e scaricare documenti

Office e immagini in PDF.

5 Interfaccia W4Y di web services

W4Y ha progettato e sviluppato un'interfaccia di servizi web per consentire ad applicazioni esterne

di interagire col DMS e le sue funzioni.

Sono state sviluppate sia le funzioni base (servizi “core”) sia alcune funzioni più complesse e

specifiche derivanti da esigenze dei clienti (servizi “custom”).

5.1 Servizi core

Sono le funzioni tipiche del DMS, tra cui ad esempio:

inserimento, modifica, cancellazione dei documenti e dei loro attributi;

ricerca dei documenti per nome, attributi, autore, contenuto, ...

visualizzazione e download dei documenti;

azioni di workflow (modifica dello stato del documento attraverso un ciclo di approvazione).

5.2 Servizi custom

Sono funzioni che svolgono operazioni complesse, sia di generica utilità sia mirate a risolvere

problemi specifici.

Esempi:

trasformazione dei documenti tra diversi formati, es. da DOC a PDF;

aggregazione (merge) di più documenti in uno unico secondo determinati criteri;

applicazione di watermark;

apposizione di elementi grafici ai documenti (es. logo, QR code, firma olografa);

generazione di copia in bianco e nero;

download multiplo di documenti con o senza compressione;

interfacciamento servizi di email per invio di documenti o notifiche;

conservazione sostitutiva: funzione per l'invio dei documenti all'ente incaricato dal cliente.

6 Interfacciamento di un sistema ERP con SeedDMS

6.1 Gestione allegati

6.1.1 Scenario attuale

I documenti aziendali vengono salvati all'interno di un File System (disco di rete) accessibile da

Impresa24.

Per tenere traccia delle revisioni dei documenti, spesso la nomenclatura del file è legata alla

versione (es. DOCUMENTO_V1.DOC, DOCUMENTO_V2.DOC, ecc...)

Questo comporta che, per i documenti legati a Impresa24, al variare della versione occorre

ridefinire gli allegati in modo che il puntamento avvenga sulla revisione più recente.

6.1.2 Scenario successivo

I documenti aziendali risiedono in un DMS (Sistema Documentale) anziché in un disco di rete.

L'adozione di un DMS presenta numerosi vantaggi rispetto all'archiviazione dei documenti in un

disco di rete come visto nel paragrafo 3.

Si può accedere al DMS e al suo contenuto attraverso l'interfaccia WebDAV, che permette di vedere

i documenti come se fossero presenti in un disco di rete.

Il principale vantaggio di questo scenario consiste nel fatto che il documento allegato in Impresa24

rimane sempre allineato alla versione più recente.

Inoltre si può implementare un ciclo di workflow sui documenti presenti nel DMS, in modo che essi

siano accessibili dal sistema ERP solamente dopo essere stati rilasciati.

Un ulteriore vantaggio è rappresentato dalla possibilità di sviluppare uno strato di servizi (web

services), accessibili da SAM ERP2, che si interfacciano al DMS e trasformano i documenti in base

alle esigenze. Ad esempio possiamo ottenere una copia in bianco e nero del documento (fac-simile),

aggiungere un watermark alle pagine, etc.

7 Applicazioni che utilizzano i W4Y web services

7.1 Caricamento massivo di documenti e attributi

W4Y ha sviluppato un software client, WDI (W4Y Document Interface), il quale, interfacciandosi

con il DMS, carica i documenti unitamente ai rispettivi attributi presenti in uno o più file di dati

(CSV o XML).

7.2 Gestione dei documenti fiscali

Il DMS può essere utilizzato come archivio robusto e affidabile per memorizzare tutti i documenti

fiscali inerenti sia al ciclo attivo sia al ciclo passivo. La funzione del documentale non si esaurisce

nel solo immagazzinamento dei documenti; ogni documento può essere corredato da un insieme di

proprietà (attributi) e tramite una ricerca basata sui valori degli attributi stessi può essere recuperato.

Ogni documento appartiene ad una classe documentale differente (ad es. fattura attiva, nota di

credito passiva, etc.) e ad ogni classe documentale può essere associato un diverso insieme di

attributi; l'organizzazione delle informazioni può quindi essere gestita in modo preciso e strutturato.

Gli attributi dei documenti possono anche essere caricati e associati in modo automatico; W4Y ha

creato un software in grado di interfacciare da un lato il sistema gestionale o ERP del cliente, nel

ruolo di sorgente dati e dall'altro il DMS, che carica o aggiorna il flusso di informazioni ricevuto.

L'interazione tra i sistemi presenta differenze in relazione al fatto che i documenti e i relativi

attributi appartengano al ciclo attivo o a quello passivo.

7.3 Ciclo attivo

La gestione del ciclo attivo prevede che il sistema gestionale generi il documento e il flusso dati

contenente i relativi attributi. I file prodotti sono successivamente catturati dal software automatico

WDI e caricati nel DMS unitamente agli attributi. Se nel sistema gestionale si modificano delle

informazioni relative ad un documento la variazione è trasmessa al WDI che provvede ad effettuare

l'aggiornamento dei metadati nel DMS.

7.3.1 Scenario alternativo

Il sistema gestionale può invocare direttamente l'interfaccia di servizi DMS per svolgere le

operazioni di inserimento dei documenti nel DMS, escludendo quindi l'impiego di WDI.

7.4 Ciclo passivo

La gestione del ciclo passivo si articola in due momenti: l'acquisizione del documento e

l'associazione dei metadati provenienti dal sistema gestionale al relativo documento.

7.4.1 Acquisizione

L'acquisizione si divide in due operazioni, il cui svolgimento può avvenire in un qualunque ordine:

la scansione ottica del documento e la registrazione nel DMS.

Il personale amministrativo sarà munito di etichette autoadesive recanti un codice a barre univoco.

L'utente del personale amministrativo deve applicare un'etichetta sul documento cartaceo e in

seguito effettuare una qualunque delle due operazioni. Il codice univoco dell'etichetta consente di

associare i documenti fiscali passivi caricati nel DMS e le informazioni gestite dal sistema

gestionale.

7.4.2 Scansione ottica

La scansione ottica, effettuata attraverso uno scanner opportunamente configurato, invia il

documento al WDI che decifra il codice a barre apposto sul documento e lo carica nel DMS. Al

termine dell'operazione, il documento si trova in un apposito folder del DMS e possiede un attributo

specifico a cui è stato attribuito il valore univoco del codice a barre decifrato dal WDI.

7.4.3 Registrazione

La registrazione del documento nel sistema gestionale prevede che l'utente, accanto ai dati consueti

inserisca il valore del codice a barre. Il sistema gestionale deve essere opportunamente modificato

per gestire tale informazione.

7.4.4 Associazione

Il sistema gestionale deve essere in grado di produrre con cadenza periodica un flusso di

informazioni che contenga il codice univoco e i dati relativi al documento a cui appartiene il codice

stesso e di inviarlo al WDI.

Il WDI elabora il flusso ricevuto e, per ogni codice ricevuto, ricerca il corrispondente documento

nel DMS inserendo (o aggiornando, qualora si trattasse dell'invio di una modifica) gli attributi

trasmessi; se non si tratta del primo invio, ma della trasmissione di una modifica, gli attributi del

documento sono aggiornati.