Manuela MontiManuela MontiManuela MontiManuela Monti

Manuela MontiManuela MontiManuela MontiManuela MontiClinicalClinicalClinicalClinical ResearchResearchResearchResearchCoordinatorCoordinatorCoordinatorCoordinator

Gestione e Coordinamento degli Studi Clinici nei

Sarcomi

Documentazione degli studi clinici

Documentazione degli studi clinici

CoordinatorCoordinatorCoordinatorCoordinatorUnità di Biostatistica e Unità di Biostatistica e Unità di Biostatistica e Unità di Biostatistica e Sperimentazioni Sperimentazioni Sperimentazioni Sperimentazioni Cliniche Cliniche Cliniche Cliniche I.R.S.T.I.R.S.T.I.R.S.T.I.R.S.T. ---- IRCCS IRCCS IRCCS IRCCS MeldolaMeldolaMeldolaMeldola (FC)(FC)(FC)(FC)

Sarcomi

1° Corso ISG di Formazione per la Ricerca Clinica

Un’organizzazione/struttura che si occupa (anche per delega del promotore), della

gestione di uno o più studi clinici multicentrici (no profit)

Centro di CoordinamentoCentro di Coordinamento

multicentrici (no profit)

Studi su sarcomi (patologie rare)- No profit (ridotto interesse delle Pharma)- Multicentrici (scarsa casistica)

La ricerca clinica priva di sponsorizzazione

“commerciale”, cioè quella svolta e sostenuta

da promotori indipendenti (aziende ospedaliere, ASL,

associazioni scientifiche, IRCCS, Università)

La ricerca no profitLa ricerca no profit

associazioni scientifiche, IRCCS, Università)

Garantire elevati

standard di

qualità

• DM 15 luglio 1997 : Good Clinical Practice (GCP)

• DLgs 211 24 giugno 2003: Attuazione della direttiva

Com’è regolamentata la ricerca no profit?

Com’è regolamentata la ricerca no profit?

• DLgs 211 24 giugno 2003: Attuazione della direttiva

europea relativa all’applicazione della buona pratica clinica

nell’esecuzione delle sperimentazioni cliniche

• DM 17 dicembre 2004 : Sperimentazioni no profit

• DM 21 dicembre 2007: Modalità di inoltro della

richiesta di autorizzazione alle AC e richiesta di parere al CE

• Definire le modalità di collaborazione con tutte le parti coinvolte ed formalizzare la comunicazione fra queste

• Sviluppare le CRF (e-CRF) e il data base

• Stabilire le procedure autorizzative e di avvio dello studio

Compiti del Centro di Coordinamento

Compiti del Centro di Coordinamento

• Stabilire le procedure autorizzative e di avvio dello studio

• Stabilire le procedure per l’assicurazione della qualità

• Stabilire le procedure di randomizzazione e/o registrazione

• Stabilire le procedure di data management, incluso di data entry e data validation

• Richiesta codice Eudract (codice internaz. per SC)

• CTA form + lista 1a/1b (DM 21 dic 2007)

• Lettera d’intenti

• Investigator’s brochure o foglio informativo sul farmaco

Preparazione dei documenti autorizzativi

Preparazione dei documenti autorizzativi

• Investigator’s brochure o foglio informativo sul farmaco in studio

• Proposta di contratto tra promotore e centro partecipante dove si svolgerà la sperimentazione

• Elenco Centri Partecipanti

• CV dello sperimentatore principale (PI)

• Dichiarazione di conflitti di interesse (appendice 15) firmato dal PI

• Preparazione dei documenti per l’avvio del centro:– Investigator’s Site File

• Organizzazione procedure per il controllo di qualità:

Centri partecipantiCentri partecipanti

• Organizzazione procedure per il controllo di qualità:– Addestramento degli sperimentatori

– Monitoraggio

• Distribuzione di aggiornamenti:– Relazione annuale sullo stato di avanzamento dello

studio per i CE e Partecipanti

– Newsletter

ISF- TMF

Documentazione degli studi clinici….

Documentazione degli studi clinici….

Source documents

CRF

I source data devono essere conservati in cartella clinica;lecartelle cliniche devono essere conservate per il periodo massimodi tempo previsto dalla struttura, comunque per non meno di 7anni (DLgs n° 200/2007 art 18 comma 3 e 4); i documentiessenziali devono essere conservati per almeno 7 anni dalcompletamento dello studio

Qualsiasi modifica dei dati deve essere Qualsiasi modifica dei dati deve essere rintracciabile (DLgs n° 200/2007 art 18 comma 2 e art. 21 comma 1 e 2)

L’accesso agli archivi deve essere limitato a persone responsabili nominate dal promotore e sperimentatore

� Il Trial Master File (TMF), conservato presso il Promotore/CC

Il File dello studio

� L’Investigator’s Site File (ISF) per ogni centro partecipante

• Protocollo di studio• Foglio informativo e consenso informato• Documenti regolatori (CE, AC)

Documenti principali nell’ISF

• Patient’s Log• Procedure di Randomizzazione • Informazioni sugli sperimentatori • Procedure per segnalazione dei SAE• CRF

E’ responsabilità del promotore e Sperimentatore

archiviare e conservare la documentazione dello studio

Deve essere facilmente disponibile se richiesta

da autorità competente

Attività svolta da un ente regolatorio per condurre una

revisione ufficiale dei documenti, delle strutture, della

registrazioni e delle risorse inerenti uno studio clinico

presso il centro o il centro di coordinamento

ISPEZIONE

ISPEZIONI AIFAISPEZIONI AIFA

� PEC per comunicare con Ufficio Ispettivo AIFA

� Occorre produrre tutta la documentazione in elettronico ma guardano il cartaceo

� Centro di coordinamento deve avere tutta la � Centro di coordinamento deve avere tutta la documentazione anche dei centri satellite

�.Ci vogliono SOPNuovo decereto Fasi 1

(Determina 809/2015 -

appendice 3): deve esserci una

SOP per tutto!!!

- LETTERA AL PROMOTORE/CENTRO SPERIMENTALE

(MA NON SOLO….)

- MOTIVO DELL’ISPEZIONE……?........??????

- TEMPISTICHE……….STRETTE!!!!!! (SIA PER PRODURRE DOCs

PRELIMINARI CHE PER AZIONI CORRETTIVE POST ISPEZIONE)

ISPEZIONI AIFAISPEZIONI AIFA

PRELIMINARI CHE PER AZIONI CORRETTIVE POST ISPEZIONE)

Archiviazione efficiente

(elettronica e cartacea)

Accesso controllato agli archivi

� Master file centro di coordinamento

� ISF

� Consensi informati (versioni – SOP per non sbagliare

ISPEZIONI AIFA: cosa ispezionano?ISPEZIONI AIFA: cosa ispezionano?

versione)

� Corrispondenza tra le Cartelle Cliniche e le CRF e ilprotocollo

� SAE (tempistica di comunicazione, corrispondenza conCE, verifica intestazione fax, etc)

• verifica dei consensi informati

• Verifica completezza souce documents e registrazione in CRF

• verifica che gli strumenti utilizzati per la registrazione dei dati

siano stati opportunamente validati e rispondano a requisiti che

Ispezione GCP al Centro Sperimentale - ISF

Ispezione GCP al Centro Sperimentale - ISF

siano stati opportunamente validati e rispondano a requisiti che

assicurino l’origine e la tracciabilità del dato registrato (ci si

riferisce, in particolare, ai moderni sistemi telematici)

• verifica dei documenti presenti nell’archivio dello sperimentatore

secondo quanto è previsto dal capitolo 8 della GCP-ICH

• verifica delle condizioni e delle procedure relative alla

conservazione dei documenti della sperimentazione clinica

(conformità al Capo IV del dlgs 200/2007)

• Organizzazione generale della ricerca clinica

• Formazione del personale

• Gestione delle SOP

• Monitoraggio

Ispezione GCP al promotore - TMF

Ispezione GCP al promotore - TMF

• Monitoraggio

• Assicurazione della Qualità e controllo di qualità

• Contratti con Sponso/CRO

• Sistemi elettronici computerizzati applicati alla ricerca

clinica

• Farmacovigilanza e gestione del farmaco sperimentale

• Archivi

Findings……

SOP mancanti o incomplete o non

aggiornate

Iter decisionale non documentato, controlli

in process non documentati

Sistemi computerizzati non validati

Training del personale non documentato

Sono stati anche aggiornati gli standard che

riguardano le registrazioni elettroniche e i

documenti essenziali destinati ad aumentare la

qualità e l’efficacia degli studi clinici (fonte EMA).

1.11.1. Certified copy

A paper or electronic copy of the original record that has been verified (e.g. by a

dated signature) or has been generated through a validated process to produce an

exact copy having all of the same attributes and information as the original

1.60.1. Validation of computerized systems

A process of establishing and documenting that the specified requirements of a

computerized system can be consistently fulfilled. Validation should ensure

accuracy, reliability and consistent intended performance, from design until accuracy, reliability and consistent intended performance, from design until

decommissioning of the system or transition to a new system.

4.9.0. 886

The investigator should maintain adequate and accurate source documents and trial

records that include all pertinent observations on each of the site’s trial subjects.

Source data should be attributable, legible, contemporaneous, original, accurate, and

complete. Changes to source data should be traceable, should not obscure the

original entry and should be explained if necessary (e.g. via an audit trail).

8. Essential documents….

• The sponsor and investigator/institution should maintain a record of the

location(s) of their respective essential documents. The storage system

(irrespective of the media used) should provide for document identification,

search and retrieval.

• Depending on the activities being carried out, individual trials may require

additional documents not specifically mentioned in the essential document list.

The sponsor and/or investigator/institution should include these as part of the trial

master file.

• The sponsor should ensure that the investigator has control of and continuous

access to the CRF data reported to the sponsor. The sponsor should not have

exclusive control of those data.

• When a copy is used to replace an original document, the copy should fulfill the

requirements for certified copies. Guideline for good clinical practice E6(R2)

EMA/CHMP/ICH/135/1995 Page 64/75

• The investigator/institution should have control of all essential documents and

records generated by the investigator/institution before, during and after the trial.

Grazie a Bernadette Vertogen e Linda ValmorriCentro di Coordinamento Studi IRST

manuela.monti@irst.emr.it