Dire & Fare 2004

Firenze, 14 ottobre 2004Saletta azzurra, ore 9,30

ConvegnoIn Comune con un clic

Il progetto di egovernment di Impruneta.I primi dieci mesi di attuazione

dr. Antonio Le DonneSegretario generale Direttore generale

segretario@comune.impruneta.fi.it

Ing. Massimo MichelottiResponsabile sistemi informativi

m.michelotti@comune.impruneta.fi.it

Dire & Fare 2004

Firenze, 14 ottobre 2004Saletta azzurra, ore 9,30

ConvegnoIn Comune con un clic

Il progetto di egovernment di Impruneta.I primi dieci mesi di attuazione

dr. Antonio Le DonneSegretario generale Direttore generale

segretario@comune.impruneta.fi.it

Ing. Massimo MichelottiResponsabile sistemi informativi

m.michelotti@comune.impruneta.fi.it

RIFLESSIONE SUGLI SVILUPPI FUTURI:da “chi fa che cosa” a “come si fa che cosa”

1. I nuovi orizzonti non sono più contrassegnati dall’ulteriore aumento del personale, ma dall’ottimizzazione delle risorse umane esistenti.

2. Il Comune è di fronte a un passaggio che porta dalla fase contrassegnata dalla necessità dell’aumento quali-quantitativo delle persone alla fase contrassegnata dalla necessità della razionalizzazione qualitativa dei procedimenti.

3. Sostanzialmente la fase è analoga a quella in atto a livello nazionale, dove è ormai tempo che si passi dalla logica della riforma delle leggi, alla logica della riforma dei processi: l’attenzione dei decisori strategici, dunque, si sposta da “chi fa che cosa” a “come si fa che cosa”.

DUE GRANDI PROGETTI

• LA COSIDDETTA RIVOLUZIONE COPERNICANA DELL’URP

• LA INFORMATIZZAZIONE INTEGRALE DELL’ATTIVITA’ COMUNALE

DUE GRANDI PROGETTI

• LA COSIDDETTA RIVOLUZIONE COPERNICANA DELL’URP

• LA INFORMATIZZAZIONE INTEGRALE DELL’ATTIVITA’ COMUNALE

COMUNE DI IMPRUNETA (FI) La “rivoluzione copernicana” dell’U.R.P.

Dalla concezione dell’URP in staff agli uffici a quella degli uffici in staff all’URP

Servizi “in line” (micro back-office di servizio)

(micro front-office di servizio)

Utente Utente Utente

TUTTI I SERVIZI IN “STAFF” ALL’U.R.P. (macro back-office)

U.R.P. in “line” (macro front-office)

Sportello unico polifunzionale Utente Utente Utente

Impostazione “tradizionale”

sseerrvviizziioo

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serv

izio

serv

izio

serv

izio

Impostazione “nuova”

U . R . P.

U.R.P. in

“staff”

QUAL E’ LA NOVITA’ ? L’attuale URP del Comune di Impruneta evolverà progressivamente fino a diventare

uno SPORTELLO UNICO POLIFUNZIONALE e non più un semplice luogo di informazione e ascolto dell’utente. Ciò consentirà due enormi vantaggi:

1) NON SI DOVRA’ FARE UNA FILA PER OGNI UFFICIO PER CIASCUNA PRATICA, MA BASTERA’ RECARSI IN UN SOLO UFFICIO PER TUTTE LE ESIGENZE.

2) L’EROGAZIONE DEL SERVIZIO AVVERRA’ CON MODALITA’ CHE GARANTISCANO “AMICHEVOLEZZA E COLLOQUIALITA’”.

COMUNE DI IMPRUNETA

INPUT Istanza, richiesta, nota interna, ecc

PROTOCOLLO INFORMATICO Registra e invia l’input verso una destinazione interna.

REGISTRAZIONE AUTOMATICA DELL’INPUT

Dal protocollo si genera un procedimento su una base codificata che riconosce il procedimento, attiva un timer che certifica il destinatario interno e contabilizza i tempi di risposta

2° INPUT ED EVENTUALI SUCCESSIVI Il primo destinatario invia al secondo destinatario (se necessario,) tramite il protocollo informatico, il documento conclusivo della prima fase. In caso non esistano fasi ulteriori invia tutto all’URP.

CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO

Il secondo, o il successivo, destinatario conclude il procedimento e invia il “prodotto” all’URP per la consegna (se vi è consegna) oppure eroga direttamente il servizio

REGISTRAZIONE DATI In ogni passaggio vi sarà una registrazione automatica del compimento del processo con invio dei dati in tempo reale all’ufficio di direzione per il controllo di gestione di tipo organizzativo (profilo dell’efficacia).

L’UFFICIO DI DIREZIONE: L’ufficio di direzione redige periodicamente i report sull’attività. I destinatari saranno i dirigenti, la Giunta, il nucleo di valutazione per i controlli di competenza.

INDICE SINTETICO DI ATTIVITA’ (ISA) Viene identificato sempre più precisamente un indice sintetico giornaliero di attività in base sia ai dati concernenti la presenza in servizio delle risorse umane, provenienti dal sistema automatico di rilevazione, sia ai dati concernenti i tempi di risposta a ogni singola fase di composizione dei processi lavorativi di input e output, sia ai dati attestati in base alla metodologia di rilevazione dei carichi di lavoro e dei tempi medi standardizzati di ogni singola operazione.

L’OUTPUT E L’URP In base all’output ricevuto e ai dati reperibili in tempo reale sulla intranet comunale l’URP è in grado di rapportarsi con l’utente, sia erogando informazioni sui procedimenti, sia erogando il prodotto conclusivo dei procedimenti stessi.

IL NUCLEO DI VALUTAZIONE In base ai dati elaborati dall’ufficio di direzione procede sia alla verifica degli scostamenti dagli standard fissati e dagli obiettivi stabiliti, sia alla valutazione delle prestazioni.

SOGGETTO DEPUTATO AL CONTROLLO STRATEGICO

In base alla elaborazione dei dati da parte dell’ufficio di direzione e del nucleo di valutazione trae le conclusioni sulle coerenze complessive della programmazione e della conseguente attività ai fini del controllo e della pianificazione strategica.

FLUSSO PROCEDIMENTALE AI FINI DEL CONTROLLO INTERNO

(in fase di progettazione interna con informatizzazione assistita esternamente)

QUALITA’ Il progetto di certificazione si avvale dei dati complessivi per orientare l’azione dei soggetti e dei processi verso un sistema di qualità a partire dal primo input (ottica integrata e circolare). Ciò consentirà la conseguente ridefinizione della pianificazione da un lato e la riprogettazione dei servizi dall’altro.

Normativa di riferimento al momento del concepimento

del progetto di egovernment (estate 2001)

• R.D. n. 35/1900 (abrogato con il DPR 428/98)• Legge 15 marzo 1997 n. 59 • DPR 10 novembre 1997 n. 513• Legge 6 giugno 1998 n. 191• Deliberazione AIPA 30 luglio 1998 n. 24• DPR 20 ottobre 1998 n. 428• Decreto PCM 8 febbraio 1999• DPR 8 marzo 1999 n. 70• Circolare AIPA 26 luglio 1999 n. 22• Direttiva PCM 28 ottobre 1999• DPCM 31 ottobre 2000• DPR 28 dicembre 2000 n. 445• Deliberazione AIPA 23 novembre 2000 n. 51• Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001 n. 42• Circolare AIPA 7 maggio 2001 n. 28• Circolare AIPA 21 giugno 2001 n. 31

Direttiva Presidente Consiglio dei Ministri 28.10.1999

Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche ammministrazioni

“….. occorre, inoltre, un ulteriore sforzo organizzativo, professionale e culturale che consenta di passare dalla concezione tradizionale di sistema informatico a quella di sistema informativo, consistente in un flusso di informazioni continuo e pluridirezionale, finalizzato a fornire il supporto conoscitivo alle attività decisionali.”

Direttiva Presidente Consiglio dei Ministri 28.10.1999

Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche ammministrazioni

“.....Allorché, difatti, la gestione dell’insieme dei flussi informativi e, in particolare, documentali, viene affidata alla tecnologia informatica e telematica, questa non si presenta più quale mero strumento tecnico di automazione delle attività di ufficio (office automation) ma come vera e propria risorsa strategica, necessaria per la migliore efficacia delle politiche della singola amministrazione”

I livelli di realizzazione di un sistema

di protocollo informatico e gestione dei procedimenti

Ogni Amministrazione, in base alla propria situazione organizzativa tecnologica, dovrà valutare la possibilità di adottare uno dei seguenti approcci:

Nucleo minimo Gestione documentale Workflow procedimentali

Nucleo Minimo

Cosa occorre:• registrazione in un archivio informatico

delle informazioni riguardanti un documento (numero, data, mittente/destinatario, oggetto, ecc.);

• segnatura sul documento delle informazioni riguardanti il documento stesso (numero, data, AOO);

• classificazione d’archivio per una corretta organizzazione dei documenti

Nucleo MinimoCosa si ottiene:

• circoscrive l’obiettivo dell’intervento alla registrazione dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema documentario;

• prende in considerazione solamente i documenti protocollati;

• coinvolge nel processo di informatizzazione esclusivamente l’Ufficio Protocollo;

• consente l’accesso in via informatica alle informazioni relative ai documenti, ma non ai documenti stessi.

Gestione Documentale

Cosa occorre:• registrazione con trattamento del

documento informatico;• assegnazione per via telematica al

destinatario;• gestione avanzata della

classificazione dei documenti (gestione pratiche);

• collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti

Gestione Documentale

Cosa si ottiene:• privilegia l’obiettivo della creazione

di patrimonio informativo;• prende in considerazione tutti i

documenti, non solamente quelli protocollati;

• coinvolge nel processo di informatizzazione tutti gli uffici;

• consente l’accesso in via informatica direttamente ai documenti.

Workflow procedimentale

Cosa occorre:• informatizzazione dei processi relativi

ai flussi documentali in entrata, in uscita ed interni;

• integrazione con gli eventuali workflow relativi ai processi primari.

Workflow procedimentale

Cosa si ottiene:• privilegia l’obiettivo della

razionalizzazione ed informatizzazione dei flussi documentali;

• prende in considerazione tutti i documenti, anche quelli relativi agli iter di processo;

• coinvolge nel processo di informatizzazione tutti gli uffici;

• consente l’accesso in via informatica agli iter di processo.

Sintesi dei vantaggi incrementali di ciascuna fase

alla luce della gestione di un documento

1. Con il nucleo minimo si conosce che il documento esiste e quale sia la sua segnatura protocollare

2. Con la gestione documentale si conosce l’esistenza (e la segnatura) e si può vedere il documento

3. Con la gestione procedimentale si conosce l’esistenza e la segnatura del documento, lo si può vedere e si può seguirne l’iter nell’ambito del procedimento

Obiettivi del Progetto Protocollo Informatico

(Direttiva Ministero Innovazione Tecnologica)

• Migliorare l'efficienza interna delle amministrazioni attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali.

• Migliorare la trasparenza dell'azione amministrativa attraverso degli strumenti che consentano un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed i relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese).

Obiettivi da attuare e attuati entro il 1° gennaio 2004

• Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO)

• Istituzione di un “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”

• Individuazione del Responsabile del “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”

• Nomina del Vicario del Responsabile• Realizzazione o revisione del sistema di protocollo -

nucleo minimo

Manuale di gestione

• È lo strumento che descrive e specifica le

modalità di trattamento dei documenti

cartacei e informatici del Comune

Titolario di classificazione

• È un sistema logico che gestisce la

classificazione dei documenti permettendo

di organizzarli in maniera omogenea

Requisiti di un sistema di gestione informatica dei documenti

(DPR 445/2000)

Le componenti innovative Cosa ha deciso introdotte dal DPR 445 il Comune di

Impruneta

• Documento Informatico • Firma Digitale • Interoperabilità dei sistemi • Accesso esterno a documenti • Archiviazione documenti informatici

Attuare un sistema di gestione informatica dei documenti e dei procedimenti con questi requisiti significa attuare innovazione e non semplicemente automazione.

“IN COMUNE CON UN CLIC”

Il progetto di informatizzazione integrale dei procedimenti comunali

La filosofia del progetto:

• Oggettivizzazione

• Procedimentalizzazione

• Multicanalità

L’informatizzazione integrale dei procedimenti si fonda su due processi interni all’ente e su un processo che coinvolge l’utenza esterna.

Il primo processo interno: DINAMICA DIPENDENTE ENTE

• Attua l’“oggettivizzazione” del sapere comunale attraverso il trasferimento delle conoscenze dei dipendenti al database del sistema, nel senso che la conoscenza non è più legata alla persona fisica del dipendente, ma diventa patrimonio dell’ente, condivisibile da tutti.

Il secondo processo interno: DINAMICA ENTE DIPENDENTE

• Interviene sul capitale umano messo in comune e su tutta l’attività istituzionale. Su tale sapere oggettivizzato agisce la “procedimentalizzazione automatizzata”, che costituisce una funzione di guida giornaliera, attimo per attimo, al lavoro degli operatori.

Il processo esterno: DINAMICA ENTE + DIPENDENTE UTENTE

• Trae origine dall’instaurarsi dei due flussi interni all’ente. Esso consiste nell’attivazione di un altro importantissimo flusso bidirezionale che supera i confini della sede comunale: i vari interlocutori esterni (cittadini, aziende, enti, associazioni, pubbliche amministrazioni, ecc.), che interagiscono con il Comune mediante i numerosi canali messi a disposizione (“multicanalità”).

La prima fase è stata l’individuazione del partner commerciale mediante una gara di appalto che si è conclusa a luglio 2003. Le caratteristiche principali del procedimento:

• Capitolato approvato con determinazione• Lettera di invito a trattativa privata con

gara ufficiosa• Pluralità di sessioni di gara caratterizzate

da “demo” illustrate da ciascuna ditta nell’ambito di quattro ore sulla base di una cinquantina di domande poste dalla Commissione

LE FASI

La seconda fase, rappresentata dall’implementazione del sistema, può essere schematizzata in una serie di tappe, alcune delle quali sono già state raggiunte, mentre altre devono ancora essere realizzate

LE FASI

• Viene effettuato il censimento integrale di tutti i procedimenti amministrativi del Comune; • I procedimenti amministrativi censiti vengono “tradotti” in linguaggio organizzativo (flow chart);

• Viene effettuata una ulteriore “traduzione” dei procedimenti dal linguaggio organizzativo al linguaggio informatico tramite il costruttore di procedimenti (iter builder);

LE FASIsegue la seconda

• Viene gradualmente implementato il software di gestione dei procedimenti;

• Viene introdotta tutta la modulistica preformata connessa ai vari procedimenti memorizzati;

• Viene effettuata la fase di addestramento degli oltre cento utilizzatori, inclusi tutti gli amministratori che desiderano ricevere formazione in materia.

LE FASIsegue la seconda

Numero procedimenti amministrativi censiti: n. 602Numero procedimenti amministrativi distinti per ufficio:

93

30

175

6147

30

15

13

32

2

34

4

20

46

Direzione

URP

Segreteria demografici

Polizia municipale

Socio educativo

Cultura e sport

Sviluppo economico

Finanziario

Tributi

Opere pubbliche

Manutenzioni

Urbanistica

Edilizia privata e pubblica

SUAP

E’ prevedibile che, sulla base della reingegnerizzazione dei processi, si verifichi una riduzione del numero dei procedimenti in quanto una parte di questi hanno natura trasversale, cioè interessano più uffici, e quindi possono, nella fase di primo censimento, essere stati indicati più volte con denominazione diversa.

LE FASI ATTIVATE

Saranno necessari altri due anni per completare il progetto, ma ecco ciò che è stato compiuto nei primi dieci mesi del 2004:

* il 1° gennaio avvio del protocollo elettronico; * il 21 gennaio avvio dei procedimenti informatizzati di delibere e determine;* a marzo acquisizione delle due prime due firme digitali (segretario e  vicesegretario) in attesa che la Regione venda le altre richieste* l’11 ottobre avvio ufficiale dell’acquisizione ottica * l’11 ottobre avvio ufficiale, tramite il sito web comunale, dell’accessibilità all’albo pretorio con la possibilità di visualizzare e scaricare le deliberazioni del Consiglio comunale e della Giunta, le determinazioni dirigenziali, i decreti e le ordinanze* l’11 ottobre avvio, tramite il sito web comunale, del servizio di segnalazioni on line* il 14 ottobre avvio di alcuni servizi riservati ai consiglieri comunali (atti preparativi alle sedute del consiglio comunale, risposte ad interrogazioni ed interpellanze pubblicate sul sito web, mozioni, ordini del giorno)* il 18 ottobre avvio ufficiale del portale interno* entro il 31 ottobre avvio degli altri procedimenti selezionati e verifica delle condizioni di avvio della posta elettronica certificata..

I VANTAGGI (prima parte)

1.l’introduzione del protocollo informatico, come imposto dalla normativa in vigore (D.P.R. 428/98, D.P.R. 445/2000) a decorrere dal 1° gennaio 2004;

2.la digitalizzazione di tutti i futuri archivi e la conseguente progressiva riduzione della veicolazione su carta della documentazione amministrativa (acquisizione ottica);

I VANTAGGI (seconda parte)

3. l’introduzione della firma digitale;

4. la compatibilità con le condizioni per l’interoperabilità tra le pubbliche amministrazioni;

I VANTAGGI (terza parte)

5. l’assistenza al controllo strategico degli amministratori e al controllo direzionale da parte dei responsabili: sarà possibile raccogliere informazioni oggettive per la banca-dati del sistema permanente di valutazione dei dirigenti e dei dipendenti, monitorare in tempo reale tutti i procedimenti attivi e misurarne i tempi di attuazione, oltre a predisporre e a verificare in modo semplificato il PEG il PDO;

I VANTAGGI (quarta parte)

6. l’accesso immediato a tutte le informazioni per consentire all’U.R.P. e a tutti i dipendenti di dare risposte in tempo reale alle richieste dei cittadini, delle aziende e dei professionisti, che potranno avviare il procedimento “da casa”, utilizzando la multicanalità per l’interazione con il Comune e le sue informazioni (U.R.P., portale Internet, posta elettronica, ecc.).

IL PORTALE INTERNO prima parte

intranet comunale

Nel corso del 2004 il Comune di Impruneta, utilizzando software free ware, ha progettato un Portale Interno (intranet)

Si tratta innanzitutto dell’ambiente nel quale ciascun operatore si troverà a lavorare non appena acceso il proprio pc.

In esso saranno reperibili tutti gli “attrezzi del mestiere”: applicativi software, normativa esterna e interna, informazioni, link utili, rubriche, rassegna stampa quotidiana, messaggi e news.

Le news saranno prodotte direttamente dai vari operatori e messe a conoscenza di tutti i destinatari dopo che l’amministratore interno del portale (l’Ufficio di direzione) avrà vagliato la loro congruenza rispetto alle finalità dello strumento.

IL PORTALE INTERNO seconda parte

intranet comunale

Tra le utilità del portale troviamo:• Strumenti: Protocollo, gestione documenti e

procedimenti; Albo pretorio; Banche Dati; Elenco telefonico e di posta elettronica; accesso File Server; Liste di distribuzione e.mail.

• News Rassegna Stampa Pubblicazione di News suddivise per argomenti; Novità dell’ente; Notizie Sindacali; Comunicazioni Eventi.

• Sondaggi tra gli utenti del portale• Indirizzi Internet (Elenco di Web-Links di interesse

per i dipendenti suddivisi per argomento).• Archivio Documenti: Regolamenti; Statuto; atti

fondamentali dell’ente (Bilancio, PEG, PDO, Piano assunzioni, ecc)

• Delibere collegate a Statuto, regolamenti, atti fondamentali.

HOME PAGE DELLA INTRANET COMUNALE

INTRANET COMUNALE

INTRANET COMUNALE

ESEMPIO DI PROTOCOLLO IN INGRESSO

CON INDIVIDUAZIONE DEL PROCEDIMENTO

PROCEDIMENTO DI BILANCIO prima parte

Diagramma di Flusso in linguaggio organizzativo

Il sito web del Comune di Impruneta Un esempio di concept site

La home page del sito web del Comune di Impruneta è stata progettata in tre distinte ma comunicanti parti:1. La colonna a sinistra contiene le informazioni concernenti l’interno del comune inteso come apparato2. La colonna destra contiene le informazioni concernenti l’esterno del comune inteso come territorio3. La parte centrale contiene le informazioni scambiate tra questi due mondi comunicanti

HOME PAGE DEL SITO WEB COMUNALE

Soggetti e oggetti dei servizi on line attivi a ottobre 2004

• Cittadini: accesso all’albo pretorio virtuale e al servizio segnalazioni

• Imprese: accesso all’albo pretorio virtuale, al servizio segnalazioni e a pagoclic

• Pubbliche amministrazioni: accesso all’albo pretorio virtuale e al servizio segnalazioni

• Consiglieri comunali: accesso all’albo pretorio virtuale, al servizio segnalazioni e all’area riservata di gestione degli ordini del giorno del consiglio comunale

PAGINA DI ACCESSO DELL’UTENTE

DALLA HOME PAGE DEL SITO WEB COMUNALE

Antonio Le Donne