digitale 10 maggio 2019 SMART TECHNOLOGIES · Facciamo il punto sulla conservazione digitale a...

sulla conservazione digitale 10 maggio 2019

SMART TECHNOLOGIESè una società del Gruppo Maggioli

Facciamo il punto sulla conservazione digitale a norma - 10 maggio 2019

percorso di oggi• perché è un obbligo

• il giro di vite su cosa conservare in più dal 2019

• come funziona e come deve essere organizzata la conservazione digitale a norma

• come organizzarsi per attivare la conservazione oltre a RGP e FE

• come possiamo aiutarvi

Facciamo il punto sui pagamenti elettronici verso la PA, pagoPA - 12 aprile 2019

Conservazione, un obbligo di legge

che contribuisce alla strategia di crescita economica e sociale

APKAPPA


strategia e piano europeo

Entro il 2020 le PA nell'Unione europea dovrebbero essere

aperte, efficienti e inclusive e fornire

servizi pubblici digitali end-to-end (i.e. completi)

senza frontiere, personalizzati e intuitivi a tutti i cittadini e

a tutte le imprese nell'UE.

Il ricorso ad approcci innovativi permette di progettare e fornire servizi migliori, in linea con le esigenze e le richieste di cittadini e imprese.

Le PA sfruttano le opportunità offerte dal nuovo ambiente digitale per interagire più

facilmente tra di loro e con le parti interessate.

per per favorire l’innovazione, la crescita economica e la competitività


una strategia adottata anche in ItaliaStrategia in Italia

progressivo switch off dell’analogico per la fruizione dei servizi pubblici,

progettando la digitalizzazione della PA in un’ottica centrata sull’utente e coordinando e mettendo a sistema le diverse azioni avviate da tutte le PA

diffusione di cultura digitale nei cittadini

sviluppo competenza digitale nelle imprese

garanzia di crescita economica e sociale, nuova offerta capace di competere sui mercati globali

accresciuta domanda capace a sua volta di stimolare offerta innovativa e qualificata rendere più efficiente il sistema paese

coordinazione in materia unitaria la

programmazione e gli investimenti pubblici in innovazione digitale e ICT

+=

1

2


dalla strategia al piano di azione

azioni operative per applicare la strategia

once only: le PA devono evitare di chiedere ai cittadini e alle imprese informazioni già fornite

digital identity only, le PA devono condurre azioni propedeutiche all’adozione di sistemi generalizzati di identità digitale (le PA italiane devono adottare SPID)

inclusività e accessibilità dei servizi: le PA devono progettare servizi pubblici digitali che siano per definizione inclusivi e che vengano incontro alle diverse esigenze delle persone, ad esempio degli anziani e delle persone con disabilità;

inclusività territoriale: le PA devono progettare servizi pubblici digitali che siano inclusivi anche per le minoranze linguistiche presenti sul territorio nazionale;

apertura e trasparenza dei dati e dei processi amministrativi;

transfrontaliero per definizione: le PA devono rendere disponibili a livello transfrontaliero i servizi pubblici digitali rilevanti;

interoperabile per definizione: i servizi pubblici devono essere progettati in modo da funzionare in modalità integrata e senza interruzioni in tutto il mercato unico;

fiducia e sicurezza: sin dalla fase di progettazione devono essere integrati i profili relativi alla protezione dei dati personali, alla tutela della vita privata e alla sicurezza informatica.


dalla strategia al piano di azione

azioni operative per applicare la strategia

digital by default, ovvero “digitale per definizione”: le PA devono fornire servizi digitali come opzione predefinita


mappa del modello strategico

rappresenta i macro-ambiti che raggruppano per tema (blocco) gli elementi del PIANO STRATEGICO per centrare l’obiettivo di fornire

servizi pubblici digitali end-to-end


piattaforme

Le Piattaforme sono soluzioni che offrono funzionalità

fondamentali

trasversali

riusabili

nella digitalizzazione dei procedimenti amministrativi delle PA

evitano le PA investimenti per farle in casa

riducono costi e tempi di realizzazione dei servizi che le usano


suddivisione delle piattaforme

process service: piattaforma che gestisce tutto il servizio (es. e-Procurement) task service: piattaforma che eroga una funzionalità trasversale da integrare in un proprio servizio (es. SPID) data service: piattaforma che assicura accesso a dati validati (es. ANPR)

Conservazione è un task service



previsto dal CAD riformato e dalle linee guida AgID

APKAPPA


Conservazione: perché è obbligatorio…

la PA è obbligata a formare gli originali esclusivamente in

modalità informatica

il ciclo di vita del D.I. deve essere digitale

dematerializzare i flussi documentali all’interno della

PA è un preciso ed improrogabile precetto

normativo

art. 40 CAD Le PA formano gli originali dei propri documenti, inclusi

quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice

e le linee guida.

dematerializzazione:

non semplice sostituzione del documento cartaceo con quello informatico

ma gestione del ciclo di vita del D.I.

totalmente informatica con l’obiettivo di limitare, o azzerare del tutto,

la produzione di nuovi documenti cartacei


ciclo di vita del documento amministrativo informatico

gestione

formazione

versamento

conservazione

art. 3 DPCM 13 novembre 2014

produzione

acquisizione

registrazione informatica

generazione raggruppamento

associazione metadati

riferimento temporale

classificazione

fascicolazione

scarto

sottoscrizione

validazione temporale

trasmissione

copie-duplicati-estratti

pubblicazione

accesso esibizionecontrassegno

stamparicerche

archiviazionedistribuzione

scarto

invio

ricezioneprotocollo smistamento,

assegnazione


formazionesolo una corretta formazione del documento amministrativo

informatico

garantisce

una gestione efficace e una valida conservazione a

lungo termine

la corretta formazione rispetta i criteri

art. 3 DPCM 13 novembre 2014

comma 1-bis art. 20 CAD L’idoneità del documento informatico a soddisfare il

requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle

caratteristiche di sicurezza, integrità ed immodificabilità.

tanto più elevato e incontestabile è il livello

delle caratteristiche

tanto più è semplice valutarne il valore probatorio

o addirittura non c’è bisogno di valutare perché di

incontestabile valore probatorio


formazione, attenzione ai formatiLa scelta dell’applicazione con cui

formare il D.I. ne determina il formato.

E’ importante che il D.I. nella sua versione finita e definitiva sia in un

formato indipendente dall’applicazione che l’ha generato

La scelta del formato idoneo alla conservazione è strumentale affinché il

D.I. possieda le caratteristiche di

immodificabilità e staticità

non si possono alterare contenuto e forma durante

l’intero ciclo di gestione il D.I. non contiene elementi dinamici (macro-istruzioni, riferimenti esterni, codici

eseguibili), dati di supporto alla redazione gestiti

dall’applicazione utilizzato per la formazione (annotazioni,

revisioni, segnalibri)

E’ consigliato scegliere standard internazionali

o, in assenza, formati proprietari con specifiche

tecniche pubbliche

RFC 2822/MIME


formazione “controllata” per proteggere l'archivioIl manuale di gestione va dichiarato quali

sono i formati scelti e quali verifiche vengono fatte per verificarne la congruità al

formato. Così gli esterni sanno in quale formato

presentare il D.I.

Solo così si può vigilare sui D.I. in ingresso nel sistema documentale della PA: si sottopongono ad un processo di

validazione (semplificato!!!) che porta all’accettazione o al rifiuto

JPGPDFPD

F/ATIFF

OOXML

ODFXM

LTXT

solo così si assicurano D.I. idonei

alla conservazione


gestione informatica dei documentilinee guida AgiD sulla conservazione

Prerogativa necessaria affinché il D.I. possieda elevate caratteristiche di immodificabilità, integrità e sicurezza è

che venga gestito all’interno di un Sistema di Gestione Documentale

(comma 4 lett.d) art.3 DPCM 13 novembre 2014)protocollazione con le regole DPCM 3 dicembre 2013

trasmissione solo con strumenti informatici

pubblicità legale nei siti informatici

conservazione o scarto


conservazione

conservare i documenti è una funzione essenziale del loro

ciclo di vita

conservare i documenti per la PA è una funzione di carattere istituzionale: è un obbligo per

la PA conservare come

testimonianza diretta delle azioni della PA al servizio della collettività

memoria storica (archivi e documenti della

PA sono beni culturali)(PSN)

(conservatori accreditati)



il giro di vite su cosa conservare dal 2019

APKAPPA


fino ad oggi sapevamo che …

• dal 12 ottobre 2015, va versato ogni giorno il registro giornaliero di protocollo

• per le PA locali, dal 2016 entro l’ultimo trimestre dell’anno vanno versate le fatture elettroniche

• le ricevute telematiche del pagoPA vanno versate in conservazione

• modulo MMS, di implementazione delle Misure Minime di Sicurezza

comma 5 art. 7 DPCM 3 dicembre 2013

regole tecniche protocollo informatico

comma 3 art. 3 Decreto MEF

17 giugno 2014

4° periodo, § 8.3.1 Linee Guida AgiD

pagoPA ver.17 dicembre 2018

art. 4 Circolare AgID 18 aprile

2017 n. 2/2017


dall’ultima riforma del CAD

• applicata con D.Lgs. 13 dicembre 2017 n. 217

• entrata in vigore il 27/01/2018

• si stabilisce che è obbligatorio versare tutti i documenti almeno una volta all’anno, senza badare al fatto che possano appartenere a procedimenti aperti

ultimo periodo del comma 1-bis art. 44 CAD Almeno una volta all'anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi.

il primo anno in cui andava

applicata era il 2018,

entro il 27/1/2019


occhio ai fascicoli• classificazione e

fascicolazione devono garantire, tra l’altro, un rapido rinvenimento dei documenti

a ciascun D.I. deve essere attribuito un indice (indice di

classificazione)

ottenuto da una struttura di voci (piano di classificazione)

e poi deve essere associato ad un fascicolo

(unità archivistica)

così i D.I. vengono ordinati in modo logico

e inseriti in un sistema di gestione documentale in grado di governare i

procedimenti amministrativi in cui i D.I. vengono prodotti o acquisiti


occhio ai fascicoli

• è un D.I.

• va conservato

• il Responsabile della Gestione Documentale deve stabilire per le diverse tipologie di fascicoli i tempi entro cui versarli in conservazione, tramite il sistema di classificazione e piano di conservazione

definizione allegato 1 DPCM 13 novembre 2014

Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati

informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico

procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo

informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le

disposizioni stabilite dall’articolo 41 del CAD.

comma 2 art. 15 DPCM 13

novembre 2014


Conservazione, una necessità

improrogabile per tutti i documenti informatici

APKAPPA


conservare per prolungare l’efficacia giuridica• documenti informatici firmati digitalmente hanno

necessità di veder prolungata l’efficacia probatoria della firma (che di solito non va oltre i 3 anni) e del documento stesso (che con una firma “scaduta” equivale al non essere firmato; alcuni tipi di documenti privi di firma non sono validi giuridicamente)

• la PA può usare la conservazione come validazione temporale

• mettere in conservazione prima che scada la firma, si risparmiano marche temporali.


la conservazione deve preservare …

autenticità integrità

affidabilità leggibilità reperibilità

del documento


come funziona la conservazione

nel rispetto delle regole tecniche

APKAPPA

ruoli ...

produttore produce i documenti informatici o, se PA, amministrativi informatici

produce e assicura la trasmissione dei pacchetti di versamento al sistema di conservazione

utente richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti informatici e/o amministrativi informatici

conservatore, svolge il servizio di conservazione a norma dei documenti informatici e/o amministrativi informatici

regolamentati dall’accordo di servizio

ruolo del responsabile della conservazione nella PA...

• il responsabile del trattamento dei dati personali

• il responsabile della sicurezza ICT

• il responsabile dei sistemi informativi

• il responsabile della gestione documentale

• definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti da conservare

• gestisce il processo di conservazione

• genera il rapporto di versamento

• genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione

• monitora la corretta funzionalità del sistema

• assicura la verifica periodica, con cadenza non oltre 5 anni, dell’integrità degli archivi

• garantisce l’accesso e adotta misure per garantirlo (superando ostacoli quali obsolescenza)

• duplica o copia documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico

• adotta misure per garantire sicurezza fisica e logica del SC

• assicura la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è richiesto il suo intervento

• assicura assistenza e risorse per le verifiche e la vigilanza

• provvede al versamento dei documenti conservati agli archivi di Stato quando previsto

• predispone il manuale di conservazione

opera d’intesa con compiti (art. 7 DPCM 3/12/2013):

come “confezionare” gli oggetti da conservare ...vanno organizzati in PACCHETTI di ...

... VERSAMENTO; il Produttore seleziona i documenti, li raggruppa, ne produce e associa un indice secondo regole pattuite con il conservatore, firma digitalmente e lo consegna al conservatore

... ARCHIVIAZIONE; il Conservatore verifica che i contenuti e l’indice del PdV ricevuto siano conformi a quanto pattuito con il Produttore e, se tutto è conforme alle regole, produce e associa un indice di archiviazione (per recuperarlo in caso di necessità), firma digitalmente, e appone riferimento temporale opponibile ai terzi e lo archivia.

... DISTRIBUZIONE; un utente esterno ha necessità di reperire un documento conservato, ne fa richiesta al Produttore; Produttore inoltra la richiesta a Conservatore che lo recupera, lo mette in un pacchetto con un indice, firma digitalmente il pacchetto, vi appone riferimento temporale e lo consegna al Produttore. Produttore consegna il pacchetto all’utente.


organizzazione dei sistemi informatici

backoffice (formazione, produzione,

gestione)

ambiente di preparazione al versamento, monitoraggio e

gestione esibizione

sistema di conservazione

ambiente di frontoffice per

gestire richieste di esibizione


è un servizio SaaS, attenzione alla qualifica…

• tutti i servizi di conservazione esterni sono erogati in “modalità Cloud-SaaS”

• si faccia attenzione alle qualifiche ai sensi delle circolari AgiD 9 aprile 2018 nn. 2 e 3 relative ai requisiti dei servizi cloud e SaaS per la PA


come organizzarsi per conservare ….

alcuni suggerimenti

APKAPPA


le fasi di lavoro1. stabilire regole sulla formazione (formati

idonei alla conservazione), gestione e conservazione che eliminino “fasi analogiche”

2. verificare ed eventualmente aggiornare le nomine

3. individuare i documenti informatici, le serie e le aggregazioni che non si stanno ancora versando in conservazione

4. stabilire un piano temporale di avvio in conservazione

5. attivare/aggiornare il sistema di conservazione integrato al S.I.

6. aggiornare il manuale di gestione


regole del ciclo di produzione• controllare in tutti i settori le modalità di formazione, gestione

e conservazione delle unità documentali e delle unità archivistiche

• compilare una gap analysis rispetto ai requisiti delle Linee Guida AgID sulla conservazione

• stabilire come colmare il GAP rivedendo le regole di formazione, gestione e conservazione

il tutto per assicurare la corretta conservazione


nomine

• Responsabile della Conservazione

• Responsabile del Servizio di Protocollo Informatico, della Gestione Documentale e degli Archivi

• Delegato al Servizio di Conservazione

• Delega a Responsabile Esterno al Trattamento dei Dati Personali


censimento• vanno censiti i “prodotti” mai versati:

• i documenti informatici ricevuti e prodotti

• le serie documentali

• le aggregazioni documentali

• i fascicoli

• vanno “categorizzati”

• vanno stabilite le regole di conservazione (vedi slide successiva)


aggiornare il sistema di conservazione

• classe di conservazione di appartenenza (classe documentale, categoria)

• metadati obbligatori

• eventuali metadati facoltativi

• check obbligatori (per avviso o rifiuto) su

• firma digitale

• formato atteso

• software usato per la produzione

• frequenza temporale di versamento

per ogni nuovo tipo di documento (ancora mai versato in conservazione) va stabilito

ACCORDO DI SERVIZIO con il conservatore


piano temporaleè necessario garantire

• le caratteristiche di integrità e validità giuridica dei documenti (si pensi alla firma)

• la completezza delle aggregazioni documentali

è ragionevole impostare il piano che preveda

• il versamento subito delle unità documentali

• il versamento dei fascicoli, serie o altre aggregazioni documentali informatiche al loro completamento

salvo diverse disposizioni normative(es. RGP)

§ 2.2 Linee Guida AgiD per la Conservazione ver. dicembre 2015


aggiornare il manuale di gestione• tutte le modifiche riferite

alla formazione, gestione e conservazione dei documenti vanno riportate sul manuale di gestione del protocollo informatico e procedimenti amministrativi

• il manuale deve essere pubblicato sul sito istituzionale

art. 5 DPCM 3 dicembre 2013


come possiamo aiutarvi

conservatore accreditato

APKAPPA


il ruolo di CONSERVATORE ACCREDITATO APKAPPA

• acquisizione pacchetti di versamento

• controllo di congruità dei documenti con le regole stabilite nel disciplinare e conseguente gestione (acquisizione con warning, rifiuto)

• produzione e conservazione pacchetti di archiviazione

• generazione e consegna pacchetti di esibizione

sistema di conservazionebackoffice

(produzione/ricezione D.I., gestione documentale)

ambiente di preparazione al

versamento, monitoraggio e

gestione esibizione

ambiente di frontoffice per gestire richieste di esibizione

in corso di qualificazione AgID come SaaS nel Cloud della PA

interamente svolto con nostre persone e mezzi riconosciuto da AgiD, siamo nell’elenco dei conservatori attivi


accordo di servizio

• ruoli

• responsabilità

• metodo di attivazione

• metodo di dismissione

• disciplinare tecnico

• nomine

§ 2.2 Linee Guida AgiD sulla conservazione ver. dicembre 2015

Il trasferimento al conservatore deve

avvenire a seguito di specifica accordi tra

produttore e conservatore che

definiscano, oltre alle rispettive

responsabilità, le tipologie dei documenti

e degli oggetti informatici da

conservare, stabilendo in particolare le

modalità di preparazione e

trasmissione del pacchetto di versamento.


il ruolo di SW HOUSE di APKAPPA

• preparazione pacchetti di versamento in accordo alle regole stabilite nel disciplinare

• riempimento dei pacchetti con i documenti individuati nel sistema hyperSIC

• acquisizione pacchetti con wss o upload

• chiusura pacchetti di versamento

• consegna dei pacchetti al servizio di conservazione

• ricezione e gestione dei warning/rifiuti

• richiesta di esibizione

backoffice hyperSIC/SICI o altro (produzione/ricezione

D.I., gestione documentale)

ambiente di preparazione al versamento, monitoraggio e

gestione esibizione

sistema di conservazione

ambiente di frontoffice per gestire richieste di esibizione

hyperSIC.Archivio


supporto alla riorganizzazione

• supporto al Responsabile della Conservazione

• supporto al Responsabile del Servizio di Protocollo Informatico e Gestione Documentale

• supporto al Responsabile per la Transizione Digitale (art. 17 CAD)

SMART TECHNOLOGIESè una società del Gruppo Maggioli

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