Informazioni sul cliente Deegenbergklinik di Bad Kissingen è una clinica specializzata nella riabilitazione di pazienti con problemi cardiaci, vascolari e circolatori, malattie metaboliche e disturbi dell'apparato motorio e di sostegno. Presso la clinica, ogni anno 189 dipendenti si prendono cura di oltre 4.500 pazienti.

IL TEMPO NECESSARIO PER LA GESTIONE DEGLI ORDINI È STATO RIDOTTO DEL 99,9%

Deegenbergklinik a Bad Kissingen

Settore d'impiego: sanità Soluzione: Managed Print Services Luogo: Germania

Case study OKI

La sfidaLa Deegenbergklinik si occupa di rimettere in piedi le persone: qui i pazienti con disturbi metabolici, ma anche quelli che soffrono di malattie cardiache o con problemi ortopedici, intraprendono il loro percorso di guarigione e trattamento. I pazienti possono trovare un nuovo approccio alla nutrizione e ricevere consigli su come integrare esercizi e sport nelle loro vita quotidiana, anche dopo aver lasciato la clinica. Ma alla clinica non sono solo i pazienti ad aver bisogno di una riabilitazione: anche la gestione dell'output presso la clinica aveva urgente necessità di una totale ristrutturazione.

Un gruppo di progetto di dipendenti composto da un tecnico IT, uno sviluppatore di programmi e un assistente esecutivo, Dorothea Deeg in possesso di un master in dirigenza aziendale, ha affrontato la questione della riorganizzazione pianificata del sistema di gestione dell'output all'inizio del 2014. Nel complesso, Deegenbergklinik attribuiva una grande importanza all'idea di prendere in considerazione le esigenze e l'esperienza del maggior numero di dipendenti possibile: "Il nostro obiettivo era quello di ridurre il carico di lavoro di tutte le parti coinvolte", ecco come Deeg descrive il bando di gara per il progetto presentato nel gennaio 2013.

In precedenza disponevano di 30 diverse stampanti, fotocopiatrici e scanner di vari produttori in uso presso la reception, l'ufficio, le sale mediche, gli uffici per le terapie, e perfino la cucina. Questi dispositivi richiedevano materiali di consumo diversi, dei quali veniva effettuato centralmente l'approvvigionamento e l'acquisto tramite un provider di servizi esterno. La scadenza del contratto è sembrata l'occasione perfetta per standardizzare la situazione con i dispositivi e riorganizzare la gestione dei consumabili. Il magazzinaggio di tanti materiali di consumo diversi era laborioso e necessitava di troppo spazio. Gli ordini dei materiali da sostituire venivano immessi manualmente, il che richiedeva molto tempo. Della situazione precedente Deeg afferma: "Prima di tutto, il dipendente doveva notare

che la stampante necessitava di un nuovo toner perché le prestazioni non erano sufficientemente buone. Quindi, doveva compilare un ordine. L'ordine arrivava in magazzino. Da lì veniva inviato ai nostri precedenti provider di servizi. La spedizione arrivava al magazzino centrale, dove qualcuno doveva individuare l'acquirente. Solo allora era possibile consegnare l'ordine e si poteva cambiare il toner. Il tutto richiedeva almeno 30 minuti per ogni ordine ed era troppo complicato e dispendioso in termini di tempo. E, cosa più importante, i nostri costi di stampa erano aumentati vertiginosamente". Pertanto era giunto il momento di cambiare qualcosa e la strada da percorrere era chiara: le stampanti e i dispositivi multifunzione dovevano provenire da un'unica fonte e dovevamo disporre di un processo automatico di ordinazione dei materiali di consumo.

La soluzione Il progetto è stato annunciato nel gennaio 2013: "In totale, abbiamo analizzato le offerte di quattro provider", ricorda Deeg. "La scelta di OKI è andata di pari passo alla scelta dei rivenditori". Bürocenter Langer è una società di grande reputazione e dall'esperienza consolidata con sede a Bad Kissingen. Poiché Langer è un Partner premium e di assistenza del produttore, OKI ha preso parte alla gara d'appalto e ha convinto Deegenbergklinik con i suoi prodotti e le sue condizioni.

"Si sono occupati immediatamente del problema e lo hanno risolto rapidamente. Al termine tutto ha funzionato correttamente anche con il sistema di monitoraggio. Tutti i dispositivi hanno funzionato in modo ottimale e con notevoli risparmi in termini di tempo e denaro. In poche parole: non potremmo essere più soddisfatti". Dorothea Deeg, Assistente esecutivo, Deegenbergklinik

Panoramica dei vantaggi • Costi di stampa ridotti

• Risparmio di tempo grazie alle procedure automatizzate e agli efficienti processi di ordinazione

• Trasparenza e controllo dei costi ottimizzato

Nel mese di novembre 2013 i nuovi dispositivi sono stati installati nel corso di soli tre giorni senza interrompere alcuna operazione. Mentre l'implementazione dell'hardware, inclusa la connessione di rete, è stata completata in modo rapido e senza alcun problema, c'è voluto del tempo prima che il software venisse eseguito in modo ottimale: "Mi ci è voluto un po' per realizzare che i rapporti non corrispondevano. Noi usiamo il PrintSuperVision System, un sistema di monitoraggio che trasmette i dati, ad esempio chi stampa, quanto stampa e su quale dispositivo. Allo stesso tempo, i processi di ordinazione vengono eseguiti automaticamente. Solo dopo alcune settimane ho notato che le informazioni presenti nei rapporti giornalieri non portavano agli stessi risultati dei dati dei rapporti automatizzati", spiega Deeg. Di conseguenza, il software è stato corretto da OKI. "Si sono occupati immediatamente del problema e lo hanno risolto rapidamente. Al termine tutto ha funzionato correttamente anche con il sistema di monitoraggio. Tutti i dispositivi hanno funzionato in modo ottimale e con notevoli risparmi in termini di tempo e denaro. In poche parole: non potremmo essere più soddisfatti", è così che Deeg riassume il risultato del progetto per Deegenbergklinik.

Oltre ai classici requisiti di tutti i dispositivi, vale a dire risparmio ed ecocompatibilità, l'azienda aveva anche dei

requisiti specifici: "Nelle attività quotidiane della clinica, la funzione di scansione verso Word ci aiuta enormemente", spiega Deeg riguardo al profilo di requisiti per i sistemi multifunzione. "Se da una scansione riceviamo un documento Word invece di una foto, possiamo incorporarlo molto più facilmente nella cartella elettronica del paziente. OKI è stata immediatamente in grado di offrirci questa utile funzionalità. È stato un vantaggio enorme", afferma Deeg. Il cliente ha scelto un contratto di noleggio completo che include tutti i servizi, come i materiali di consumo, l'assistenza e la consegna.

I vantaggi Con queste condizioni, la clinica di riabilitazione ha usufruito dei benefici derivanti dai costi notevolmente inferiori nei periodi con elevati volumi di stampa rispetto alla soluzione precedente. Non solo i costi di stampa sono diminuiti, ma la quantità di tempo risparmiato dai dipendenti, grazie all'efficace processo di ordinazione e ai brevi flussi di lavoro, ha avuto un impatto significativo. In caso di guasti, solo i dipendenti autorizzati possono accedere alle stampanti e ai dispositivi predefiniti o a quelli che li sostituiscono. L'impostazione predefinita per la stampa è ora il bianco e nero, il che aiuta l'azienda a rimanere entro la quota del contratto.

Le immagini sono mostrate esclusivamente a scopo illustrativo e provengono da archivi fotografici, pertanto non riflettono gli effettivi prodotti o servizi dell'azienda.

La soluzione Smart Managed Print Services di OKI comprende una serie di analisi e metodi pratici per mezzo della quale OKI può controllare e determinare i costi e i processi legati alla stampa dell'azienda. OKI analizza quindi le esigenze e i requisiti del cliente e crea un'offerta su misura.

I dipendenti nei nostri reparti di vendita e sviluppo operano a stretto contatto con i Partner principali per garantire che i nostri clienti possano trarre il massimo vantaggio possibile dalla nostra soluzione Managed Print Services.

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"Nelle attività quotidiane della clinica, la funzione di scansione verso Word ci aiuta enormemente. Se da una scansione riceviamo un documento Word invece di una foto, possiamo incorporarlo molto più facilmente nella cartella elettronica del paziente. OKI è stata immediatamente in grado di offrirci questa utile funzionalità. È stato un vantaggio enorme".Dorothea Deeg, Assistente esecutivo, Deegenbergklinik

Oggi ogni stampante avvisa automaticamente OKI quando c'è la necessità di materiali di consumo, in base a un'impostazione che può essere definita singolarmente. L'ordine viene inviato, i dipendenti IT vengono informati da un messaggio automatico e il toner viene fornito tramite un servizio di consegna direttamente all'utente del dispositivo nell'ufficio corretto, anche prima che il toner sia completamente esaurito! "Il sistema è incredibilmente efficiente e ci facilita il lavoro, eliminando il 99,9% del tempo necessario per la gestione degli ordini”, afferma allegramente Deeg. "Le sostituzioni sono davvero semplici, ciononostante abbiamo ricevuto la corretta formazione e ora tutti possono essere responsabili della propria stampante", spiega Deeg. Ciò lascia al team IT più tempo libero da utilizzare per cose più importanti. "Trovo inoltre

eccellente il modo in cui funziona la sostituzione dei toner. Non vi sono più sprechi, perché il vecchio toner viene inserito nella confezione di quello nuovo. I cartoni vengono raccolti nel nostro magazzino centrale e quindi da OKI a intervalli regolari, dopodiché entrano in un processo di riciclaggio sostenibile. In tal modo noi non dobbiamo fare più niente e in più abbiamo una coscienza ambientale pulita". Il futuro Da quando sono stati installati le stampanti e i sistemi multifunzione di OKI la clinica ha risparmiato non solo in termini di costi di stampa diretti, ma anche di processi di lavoro, tempo e denaro. Grazie a questa ottimizzazione, la clinica può concentrarsi su ciò che è davvero importante: lo stato di salute dei pazienti.