Cruscotto Candidati · 2020. 2. 13. · Cruscotto Candidati Doumento aggiornato al 17 &eraio 2020...

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Versione 07.05.04 Data rilascio 31/05/21

Cruscotto Candidati

Documento aggiornato al 31 Maggio 2021 Applicativi coinvolti: HUMAN CAPITAL MANAGEMENT

PREMESSA ..................................................................................................................................................... 3

STRUTTURA CRUSCOTTO “CANDIDATI” ......................................................................................................... 4

› ARCHIVIO CV ............................................................................................................................................... 4

› ARCHIVIO CV – VISTE RAGGRUPPATE ......................................................................................................... 4

› RICHIESTE DI PERSONALE ........................................................................................................................... 4

› ARCHIVIO HR ............................................................................................................................................... 5

CONFRONTO FUNZIONALITÀ ......................................................................................................................... 6

FUNZIONI AGGIUNTIVE SUL SINGOLO CANDIDATO ....................................................................................... 8

› ASSOCIA A RICHIESTA DI SELEZIONE ........................................................................................................... 8

› CAMBIO STATUS CANDIDATURA ................................................................................................................ 8

› STORICO STATUS CANDIDATURA ................................................................................................................ 8

› CAMBIO STATUS RICHIESTA ........................................................................................................................ 9

› STORICO STATUS RICHIESTA ....................................................................................................................... 9

› RICHIESTA FEEDBACK .................................................................................................................................. 9

› FEEDBACK ................................................................................................................................................... 9

› COLLOQUI E TEST ...................................................................................................................................... 10

› VISUALIZZA ALLEGATO .............................................................................................................................. 11

› STORICO ALLEGATI.................................................................................................................................... 11

› INVIO E-MAIL ............................................................................................................................................ 12

› STORICO E-MAIL ....................................................................................................................................... 12

› STAMPA CV EUROPEO .............................................................................................................................. 12

› STORICO CANDIDATURE ........................................................................................................................... 12

› STORICO VISUALIZZAZIONI ....................................................................................................................... 12

› SEGNA COME DA VISUALIZZARE/SEGNA COME VISUALIZZATO ................................................................ 13

› CREA PROPOSTA DA MODELLO ................................................................................................................ 13

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› PROPOSTA DI ASSUNZIONE ...................................................................................................................... 13

› CREA RAPPORTO DI LAVORO .................................................................................................................... 14

› ESTRAZIONE DATI ..................................................................................................................................... 14

› MAPPA DOMICILIO CANDIDATO ............................................................................................................... 14

› PERCORSO CASA-LAVORO ........................................................................................................................ 14

› SEGNA COME COMPLETO/NON COMPLETO ............................................................................................ 15

› CANCELLA CV ALLEGATO .......................................................................................................................... 15

FUNZIONI AGGIUNTIVE MASSIVE SUI CANDIDATI ....................................................................................... 16

› ASSOCIA A RICHIESTA DI PERSONALE ....................................................................................................... 16

› CAMBIO STATUS CANDIDATURA .............................................................................................................. 16

› CAMBIO STATUS RICHIESTA ...................................................................................................................... 16

› INVIO E-MAIL ............................................................................................................................................. 16

› RICHIEDI FEEDBACK .................................................................................................................................. 17

› RICHIEDI TEST/COLLOQUIO ...................................................................................................................... 17

› CREA PROPOSTA D’ASSUNZIONE DA MODELLO ....................................................................................... 18

› CREAZIONE MASSIVA RAPPORTO DI LAVORO ........................................................................................... 18

› RICERCA TESTO IN CV ALLEGATI ............................................................................................................... 18

STRUMENTI DI FILTRO ................................................................................................................................. 19

› FILTRI RAPIDI ............................................................................................................................................. 19

› FILTRO PER NOMINATIVO ......................................................................................................................... 19

› FILTRO “STATUS CANDIDATURA” .............................................................................................................. 19

› FILTRO AVANZATO .................................................................................................................................... 19

STAMPA ELENCO CANDIDATI ....................................................................................................................... 21

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PREMESSA

Il presente documento ha lo scopo di facilitare gli utenti nell'utilizzo e nella gestione del cruscotto “Candidati”, utile per le operazioni di consultazione e ricerca dei curricula ricevuti. Il vantaggio principale derivante dall'utilizzo di questo cruscotto è quello di poter effettuare tutte le operazioni direttamente su Human Capital Management, senza dover accedere all'applicativo CV Online: questo permette quindi di sfruttare le utenze già esistenti sul Portale HR. Il cruscotto “Candidati”, inoltre, rende visibili in automatico tutte le informazioni presenti sul database del Cv Online, senza che siano necessarie ulteriori operazioni di allineamento tra i due db. Attenzione! Per poter usufruire di questa funzionalità, è necessario possedere il modulo Selezione all'interno della propria licenza.

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STRUTTURA CRUSCOTTO “CANDIDATI”

Il cruscotto “Candidati” presenta una struttura immediata e funzionale: le viste e i profili standard permettono di analizzare tutti gli aspetti peculiari delle candidature, sia le informazioni compilate dai soggetti che i Curricula allegati. Viene anche data la possibilità di configurare le viste e i profili, aggiungendo o togliendo i campi utili per l'analisi e il confronto dei candidati. Di seguito il dettaglio delle categorie:

› ARCHIVIO CV

In questa prima categoria il focus sui candidati è rappresentato dalle informazioni anagrafiche e curriculari inserite dai soggetti all'interno del proprio profilo. Viene data anche la possibilità di fissare i colloqui ai quali sottoporre i soggetti. Le viste predefinite messe a disposizione sono le seguenti:

• Candidati con dati anagrafici e di residenza • Candidati per titolo di studio principale • Colloqui • Feedback sui candidati

› ARCHIVIO CV – VISTE RAGGRUPPATE

In questa seconda categoria il focus sui candidati è rappresentato sempre dalle informazioni anagrafiche e curriculari, che in questo caso vengono raggruppate per argomento. Le viste predefinite messe a disposizione sono le seguenti:

• Candidati raggruppati per titolo di studio • Candidati raggruppati per tipologia e indirizzo di studio • Candidati raggruppati per lingua

› RICHIESTE DI PERSONALE

In questa terza categoria il focus sui candidati è rappresentato dalle richieste e dalle relative campagne di personale a cui si sono iscritti i soggetti. In queste viste vengono visualizzati anche i dipendenti che si sono iscritti alle campagne, nel caso in cui queste siano state pubblicate anche all'interno dell'azienda. Le viste predefinite messe a disposizione sono le seguenti:

• Candidati raggruppati per richiesta di personale

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• Candidati raggruppati per richiesta di personale e status

› ARCHIVIO HR

In questa quarta categoria vengono visualizzati i candidati già importati nell'applicativo HR. I soggetti presenti nella vista “Candidati in fase di assunzione” sono stati trasferiti con l'obiettivo di avviare il processo di inserimento in azienda; in questa schermata infatti viene data la possibilità di creare la proposta di assunzione, sia in modalità standard (compilando la relativa sezione) che da “modello” (utilizzando la configurazione preimpostata nell’apposita tabella). Per facilitare la visualizzazione dei soggetti da gestire, vengono messi a disposizione alcuni filtri legati allo stato della proposta (attive, non attive, senza proposta). Dopo aver gestito le proposte di assunzione è possibile inserire anche i rapporti di lavoro, sia sul singolo che sul gruppo di dipendenti. Nella vista “Colloqui”, invece, si possono registrare gli appuntamenti e gli incontri fissati con i collaboratori interni all’azienda. Tutte queste informazioni vengono registrate esclusivamente nel database di Risorse Umane. Le viste predefinite messe a disposizione sono la seguente:

• Candidati in fase di assunzione • Colloqui e test

Caratteristica comune a tutte le viste risulta essere la possibilità di raggiungere i profili predefiniti “Scheda del candidato” e “Profilo candidato”, nei quali è possibile consultare tutte le informazioni inserite dal candidato all'interno del proprio Cv ed eventualmente anche i dati compilati dall'Ufficio del Personale. Per la configurazione tecnica delle viste, fare riferimento al manuale operativo “Configurazione avanzata – Personalizzazione maschere”.

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CONFRONTO FUNZIONALITÀ

Le funzionalità e i menu utilizzati in precedenza sul CV Online sono stati trasferiti e accorpati all'interno del menu “Candidati”, presente nel modulo “Selezione” dell'applicativo Human Capital Management. Questo cambio di filosofia permette di ottenere diversi vantaggi: in primo luogo viene garantita una maggiore sicurezza perché i dati dei candidati vengono mostrati solo nell'applicativo di Human capital Management. L'accesso all'applicativo CV Online deve essere eseguito solo per effettuare operazioni puramente tecniche quali, per esempio, la configurazione del parametro di selezione e la gestione degli utenti. Accedendo con l'utenza del Portale HR, quindi, è possibile consultare tutte le informazioni inserite dai soggetti all'interno dei propri curricula. Un altro beneficio è dovuto al fatto che tutte le funzioni utili per filtrare i candidati sono state raggruppate in un unico cruscotto. Inoltre sono state implementate nuove funzionalità che permettono di coinvolgere i dipendenti nel flusso di ricerca e assunzione dei candidati: alcuni esempi delle novità introdotte sono la richiesta di feedback, la definizione dei colloqui con diversi valutatori e l'invio del relativo appuntamento sulla casella di posta elettronica. Di seguito un confronto tra “vecchie” e “nuove” funzioni, con relativo posizionamento all'interno del cruscotto.

CV Online Cruscotto “Candidati”

Cv Rapido In tutte le viste della categoria “Archivio CV” e “Archivio CV – Viste raggruppate” è presente il seguente pulsante che permette di registrare un nuovo candidato.

Ricerca candidati In tutte le viste del cruscotto, cliccando sui 3 pallini in alto a destra è presente la funzione “Filtro avanzato”: al suo interno è possibile configurare ricerche avanzate per analizzare i dati inseriti dai candidati.

Ricerca posizioni In tutte le viste della categoria “Richieste di personale” i candidati vengono raggruppati automaticamente sulla base della singola campagna/richiesta a cui si sono iscritti.

Ricerca a gruppi In tutte le viste del cruscotto viene data la possibilità di filtrare i candidati completi/incompleti o scaduti.

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Risorse Umane Cruscotto “Candidati”

Transazioni di status La funzionalità in oggetto è stata realizzata per consentire di gestire il processo di valutazione dei candidati in modo automatizzato. Viene data la possibilità di provocare determinate azioni (come, per esempio, l'import dell'anagrafica in Risorse Umane) sulla base di particolari eventi verificatisi sulla candidatura (inserimento giudizio, inserimento feedback, cambiamenti di status ecc). Per maggiori indicazioni fare riferimento al manuale operativo “Manuale transazioni status”.

Candidati Tutte le informazioni anagrafiche e curriculari dei candidati possono essere consultate direttamente nel cruscotto, all'interno dei profili predefiniti “Scheda del candidato” e “Profilo candidato”.

Cv Rapido Nelle viste “Candidati con dati anagrafici e di residenza” e “Candidati per titolo di studio principale” della categoria “Archivio CV” è presente il seguente pulsante che permette di registrare un nuovo candidato.

Ricerca personale Nelle viste delle categorie “Richieste di personale” e “Archivio HR” è possibile filtrare sia i candidati che i dipendenti (che per esempio si sono iscritti alle campagne di personale interne).

Cancellazione candidati La funzionalità in oggetto provvisoriamente è stata mantenuta. Permette di cancellare le anagrafiche dei candidati una volta che sono stati importati nell'applicativo HR.

Calendario colloqui Nelle categorie “Archivio CV” e “Archivio HR” sono state create due viste che permettono di fissare i colloqui ai quali sottoporre, rispettivamente, i candidati ancora in fase di valutazione e quelli già importati in Risorse Umane che, presumibilmente, verranno assunti.

Gestione assunzioni Le funzionalità contenute in questa maschera sono state implementate all’interno della vista “Candidati in fase di assunzione”. Viene data la possibilità di inserire e filtrare le proposte di assunzione (sia in modalità standard che da modello) e creare i relativi rapporti di lavoro (anche massivamente).

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FUNZIONI AGGIUNTIVE SUL SINGOLO CANDIDATO

Cliccando sui tre pallini posti sulla riga del singolo candidato, viene visualizzata la lista con tutte le operazioni disponibili. Di seguito il dettaglio di tutte le funzionalità configurabili nelle varie viste a disposizione.

› ASSOCIA A RICHIESTA DI SELEZIONE

Questa funzionalità permette di associare un candidato ad una o più campagne (e alle relative richieste di personale) pubblicate online. Gli utenti del gruppo “Ufficio del personale” o “Ufficio del personale – modulo selezione”, quindi, possono legare una determinata candidatura ad una o più ricerche, anche se il candidato in questione non si era iscritto. Nella schermata di assegnazione del candidato all'annuncio è obbligatorio indicare lo status richiesta, vale a dire la situazione reale in cui si trova il soggetto relativamente alla specifica campagna. Alcuni esempi di status richiesta, configurabili nell'apposita tabella “Status” (Tabelle – Soggetto – Candidature), possono essere “Screening Cv positivo/negativo”, “Colloquio telefonico positivo/negativo” ecc. Nelle viste della categoria “Richieste di personale” la colonna “Autocandidatura” permette di capire all'istante se un candidato si è iscritto alla richiesta in modo autonomo (Autocandidatura = Sì) oppure se è stato associato dall'Ufficio del personale (Autocandidatura = No).

› CAMBIO STATUS CANDIDATURA

Questa funzionalità permette di cambiare lo status candidatura, vale a dire lo status generale del candidato. Questo status, configurabile dall'Ufficio del personale nell'apposita tabella “Status” (Tabelle – Soggetto – Candidature), rappresenta il giudizio complessivo sulla candidatura; alcuni esempi possono essere “Interessante”, “In valutazione”, “In assunzione” ecc.

› STORICO STATUS CANDIDATURA

Questa funzionalità permette di visionare lo storico di tutti gli status candidatura attribuiti al soggetto. Nella schermata di dettaglio viene visualizzato l'elenco degli status con la data di variazione, l'utente che ha effettuato l'operazione ed eventualmente anche le note inserite.

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› CAMBIO STATUS RICHIESTA

Questa funzionalità permette di cambiare lo status richiesta, vale a dire lo status specifico del candidato in relazione alla singola campagna che si sta analizzando. È consigliabile visualizzare questa funzione solamente nelle viste appartenenti alla categoria “Richieste di personale”, in quanto fa riferimento all'analisi del candidato sulla specifica campagna/richiesta.

› STORICO STATUS RICHIESTA

Questa funzionalità permette di visionare lo storico di tutti gli status richiesta attribuiti al soggetto. Nella schermata di dettaglio viene visualizzato l'elenco degli status con la data di variazione, l'utente che ha effettuato l'operazione ed eventualmente anche le note inserite.

› RICHIESTA FEEDBACK

Questa funzionalità permette di richiedere un feedback generico ad uno o più dipendenti, il cui compito sarà quello di valutare il Curriculum Vitae del candidato. È previsto l'invio di una mail di sistema che avvisi il valutatore della presenza di un Curriculum Vitae da valutare: il testo dell'avviso “SEFEEDBACK – Richiesta feedback di un candidato al valutatore” va configurato nell'apposita sezione “Messaggio mail” (Sistema – E-mail). Per inserire il giudizio i valutatori possono utilizzare l'apposito link all'interno dell'activity list, dopo aver effettuato l'accesso all'Area HR. Nelle viste appartenenti alla categoria “Richieste di personale” vengono messi a disposizione altri due tipi di “attori” ai quali richiedere il feedback: il richiedente, cioè il responsabile che ha creato la richiesta, e i valutatori, cioè i dipendenti con particolari conoscenze che vengono incaricati di valutare la candidatura (indicati anch'essi in fase di creazione della richiesta).

› FEEDBACK

Questa funzionalità permette di visualizzare lo storico dei feedback richiesti e pubblicati sul singolo candidato; l'Ufficio del personale, inoltre, può inserire altri feedback oppure “sostituirsi” ai valutatori e compilare il giudizio al loro posto. Nella schermata di riepilogo è presente l'elenco dei feedback collegati al candidato e, per ognuno di questi, sono indicati: nominativo del valutatore che ha in carico l'inserimento del giudizio, tipologia del feedback (se generico oppure specifico su una determinata campagna/richiesta), data di registrazione del feedback, status (se richiesto, in bozza o pubblico) e giudizio.

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Cliccando sull'icona viene data la possibilità di inserire un nuovo feedback; nella schermata di dettaglio l'utente del gruppo “Ufficio del personale” o “Ufficio del personale – modulo selezione” deve compilare il codice del valutatore, la tipologia di feedback (se generico oppure specifico su una particolare campagna/richiesta), lo status, il giudizio ed eventualmente il campo note. Cliccando sull'icona è possibile modificare alcune informazioni relative al feedback, nel dettaglio: lo status, il giudizio ed eventualmente il campo note. Cliccando sull'icona è possibile rimuovere il feedback precedentemente inserito. Cliccando sull'icona (posta sulla destra di ogni giudizio) vengono mostrate alcune informazioni aggiuntive, vale a dire data e ora dell'ultima variazione, l'utente che l'ha effettuata ed eventualmente le note inserite. I feedback possono essere gestiti anche dall’apposita vista “Feedback sui candidati” (Selezione – Candidati - Archivio Cv).

› COLLOQUI E TEST

Questa funzionalità permette di fissare un colloquio o un test su più candidati contemporaneamente. Nel tab “Definizione” possono essere inserite informazioni quali per esempio la tipologia di colloquio/Test, il logo, l’ora, se il colloquio o il test è legato ad una specifica campagna di selezione e le informazioni riguardanti Ruolo/Settore (o Mansione/Area) e il Richiedente. Nel caso il colloquio o il test sia legato ad un questionario (di valutazione o online) viene visualizzata anche questa informazione. NB: Compilando il luogo del colloquio, il sistema in automatico invia l'appuntamento sulla casella di posta Outlook: per far sì che l'agenda venga bloccata correttamente, nell'apposito punto di menu Sistema – E-mail – Messaggio mail, è necessario configurare la mail di sistema con codice “SETALKAPP – Invia un appuntamento al valutatore”. Il tab “Valutatori”, invece, viene utilizzato per inserire i soggetti che partecipano al colloquio o al test e che in seguito dovranno inserire un giudizio utilizzando l'apposito link all'interno dell'action list, dopo aver effettuato l'accesso all'Area HR. La maschera in oggetto si presenta suddivisa in due parti: nella sezione superiore viene data la possibilità di inserire uno o più valutatori interni all'azienda (scegliendo tra gli utenti del gruppo “Ufficio del personale” oppure “Ufficio del personale – modulo selezione” oppure tra tutti i dipendenti) mentre, nella sezione inferiore, è possibile registrare un valutatore generico (il nominativo e la mail devono essere compilati manualmente).

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Nelle viste appartenenti alla categoria “Richieste di personale” vengono messi a disposizione altri tre tipi di “attori” da includere nel colloquio: il richiedente, cioè il responsabile che ha creato la richiesta; i valutatori, cioè i dipendenti con particolari conoscenze che vengono incaricati di valutare la candidatura (indicati anch'essi in fase di creazione della richiesta); i referenti, cioè i soggetti del gruppo Uff. del personale che hanno il compito di gestire la richiesta. Cliccando sull'icona è possibile modificare alcune informazioni relative al colloquio/test: l’Ufficio del personale quindi può modificarne la tipologia, i campi note e, inoltre, può aggiungere o rimuovere i valutatori (sostituendosi anche ad essi nell'inserimento dei giudizi). Cliccando sull'icona è possibile rimuovere il colloquio/test precedentemente inserito. Cliccando sull'icona posta sulla destra di ogni colloquio viene aperto un riquadro di dettaglio con alcuni dati, nello specifico: data, ora e utente dell'ultima variazione salvata ed eventuali osservazioni compilate. Cliccando sull'icona posta sulla destra di ogni valutatore vengono visualizzati altri elementi di dettaglio, tra cui le note e il flag che informa se l'appuntamento è stato inviato o no.

› VISUALIZZA ALLEGATO

Questa funzionalità dà la possibilità di visualizzare il Curriculum Vitae allegato dal candidato all'interno del proprio profilo. Questa opzione viene automaticamente nascosta se il soggetto non ha allegato il Cv.

› STORICO ALLEGATI

Questa funzionalità dà la possibilità di visualizzare lo storico dei Curriculum Vitae allegati dal candidato all'interno del proprio profilo. Nella schermata di dettaglio l'Ufficio del personale può visionare le varie versioni del Cv allegate dal candidato, verificando eventualmente quanti e quali dati sono stati modificati tra un file e l'altro; per ogni versione vengono indicate anche data e ora dell'ultima variazione. Questa opzione viene automaticamente nascosta se il soggetto non ha allegato il Cv oppure se ha caricato una sola versione del documento.

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› INVIO E-MAIL

Questa funzionalità dà la possibilità di inviare al candidato una mail dal contenuto “predefinito”, configurabile nell'apposita maschera “Tipologie e-mail soggetto” (Sistema – E-mail): a tal proposito, il flag “Utilizzo” va impostato su “Ricerca personale”. Nel tab “Anteprima” è possibile visualizzare il testo mentre non possono essere apportate modifiche; il flag “Inviata” si valorizza in automatico se la mail viene spedita correttamente.

› STORICO E-MAIL

Questa funzionalità dà la possibilità di visualizzare lo storico di tutte le mail inviate al candidato. L'elenco contiene sia la mail di sistema inviate dal cruscotto “Candidati” che quelle configurate nell'applicativo CV Online quali, per esempio, la conferma registrazione.

› STAMPA CV EUROPEO

Questa funzionalità dà la possibilità di visualizzare e stampare il Curriculum Vitae del candidato nel formato europeo.

› STORICO CANDIDATURE

Questa funzionalità dà la possibilità di visualizzare lo storico di tutte le campagne alle quali si è iscritto il candidato. Nel riquadro di dettaglio, la colonna “Autocandidatura” informa se il candidato si è iscritto autonomamente all'annuncio (Autocandidatura = Sì) oppure se è stato associato dall'Ufficio del personale (Autocandidatura = No).

› STORICO VISUALIZZAZIONI

Questa funzionalità permette di monitorare il numero e la “tipologia” di visualizzazioni di un candidato: ciò

significa che il sistema registra chi ha aperto il profilo, la scheda o il Cv del candidato e quante volte ha

effettuato questa operazione.

Nel riquadro di dettaglio vengono riportati i nominativi di chi ha esaminato la candidatura, data e ora di prima

e ultima visualizzazione, il numero di visualizzazioni complessivo e nel dettaglio quante volte è stato aperto il

profilo (in questo caso si intendono sia la scheda che il profilo del soggetto) e il Curriculum Vitae.

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› SEGNA COME DA VISUALIZZARE/SEGNA COME VISUALIZZATO

Queste funzionalità danno la possibilità di monitorare in modo immediato la consultazione delle candidature ricevute: esattamente come avviene nella casella di posta elettronica, è possibile mettere in risalto un candidato già visualizzato ma interessante oppure, al contrario, scartare un soggetto da non prendere in considerazione (per esempio, un serial applicant). Una candidatura viene considerata visualizzata quando vengono aperti o la scheda/profilo del candidato

oppure il Curriculum Vitae allegato dallo stesso.

Queste funzioni vengono rese visibili all’utente una in alternativa all’altra (dipende se il candidato è già stato “visto” o meno) e devono essere abilitate nelle “Proprietà” di ogni singola sezione “Elenco candidati” (quindi in ogni vista del cruscotto).

› CREA PROPOSTA DA MODELLO

Questa funzionalità dà la possibilità di creare la proposta di assunzione del candidato partendo da un “modello” di riferimento. Al clic viene data la possibilità di scegliere quale configurazione utilizzare per la creazione rapida della proposta di assunzione. Dopo aver confermato la scelta, il sistema permette di modificare solamente i dati organico (che potrebbero essere diversi rispetto a quelli impostati nel “modello”) mentre tutte le altre informazioni vengono compilate in automatico (per esempio: dati contrattuali, termini dell’apprendistato e dati retributivi). Tale operazione può essere eseguita solamente nelle viste della categoria “Archivio HR”, quindi dopo che il candidato è stato importato in Risorse Umane. La maschera che viene visualizzata, infatti, è la stessa presente nell’anagrafica soggetto (HR Anagrafici – Soggetto – RU – Candidatura – Proposta di assunzione).

› PROPOSTA DI ASSUNZIONE

Questa funzionalità dà la possibilità di creare la proposta di assunzione “standard” del candidato. Al clic viene visualizzata la maschera completa nel quale inserire tutte le informazioni relative all’inserimento del candidato in azienda (per esempio: dati contrattuali, dati organico e dati retributivi). Tale operazione può essere eseguita solamente nelle viste della categoria “Archivio HR”, quindi dopo che il candidato è stato importato in Risorse Umane. La maschera che viene visualizzata, infatti, è la stessa presente nell'anagrafica soggetto (HR Anagrafici – Soggetto – RU – Candidatura – Proposta di assunzione).

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› CREA RAPPORTO DI LAVORO

Questa funzionalità dà la possibilità di creare il rapporto di lavoro, dopo aver gestito la proposta di assunzione del candidato. Tale operazione può essere eseguita solamente nelle viste della categoria “Archivio HR”, quindi dopo che il candidato è stato importato in Risorse Umane. Questa opzione viene visualizzata solo se nella proposta di assunzione è stato valorizzato il flag “Attiva”.

› ESTRAZIONE DATI

Questa funzionalità dà la possibilità di visualizzare il report standard hvre_rsubjdatapro che contiene tutti i campi relativi alla proposta di assunzione. Tale operazione può essere eseguita solamente nelle viste della categoria “Archivio HR”, quindi dopo che il candidato è stato importato in Risorse Umane.

› MAPPA DOMICILIO CANDIDATO

Questa funzionalità dà la possibilità di visualizzare graficamente il domicilio o la residenza del candidato all’interno della cartina geografica. Verrà preso in esame in primo luogo il domicilio, se assente, la residenza. Prerequisito fondamentale per una corretta visualizzazione dei dati risulta essere la configurazione all’interno del setup di installazione del tipo di servizio da utilizzare (Sistema – Setup – Setup di installazione – Strumenti esterni - Mappe). Le opzioni disponibili sono: - OpenStreetMap: Programma Open installato su Server Zucchetti. Da implementare, gratuito. - Gmaps: Servizio a pagamento che deve essere accompagnato da una chiave licenziata. La funzionalità in esame, anche se configurata, viene nascosta nel caso in cui nei dati del candidato non sia registrato né il domicilio né la residenza.

› PERCORSO CASA-LAVORO

Questa funzionalità dà la possibilità di visualizzare graficamente il percorso tra il domicilio del candidato (se assente, la residenza) e il posto di lavoro. La sede di lavoro viene reperita dall’unità locale o dalla filiale inserita nella richiesta di personale (se una campagna di selezione non ha richieste specifiche associate, i dati organico di riferimento vengono letti direttamente dalla campagna stessa). L’utilità in esame può essere configurata solo nelle viste raggruppate per richieste di personale. Nella presentazione grafica oltre al percorso viene specificata anche la distanza in Km, e il tempo di percorrenza in ore, in auto.

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Prerequisito fondamentale per una corretta visualizzazione dei dati risulta essere la configurazione all’interno del setup di installazione del tipo di servizio da utilizzare (Sistema – Setup – Setup di installazione – Strumenti esterni - Mappe). Le opzioni disponibili sono: - OpenStreetMap: Programma Open installato su Server Zucchetti. Da implementare, gratuito. - Gmaps: Servizio a pagamento che deve essere accompagnato da una chiave licenziata. La funzionalità in esame, anche se configurata, viene nascosta nel caso in cui nei dati del candidato non sia registrato né il domicilio né la residenza.

› SEGNA COME COMPLETO/NON COMPLETO

Questa funzionalità dà la possibilità di rendere completo il profilo di un candidato anche quando non ha compilato tutte le sezioni obbligatorie sul cv, e viceversa.

› CANCELLA CV ALLEGATO

Questa funzionalità dà la possibilità all’utente loggato di cancellare un CV allegato da un candidato. Confermando l’operazione il documento allegato non sarà più disponibile né nel database di Risorse Umane ma nemmeno in quello del CV Online. Questa opzione viene automaticamente nascosta se il soggetto non ha allegato il CV.

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FUNZIONI AGGIUNTIVE MASSIVE SUI CANDIDATI

Selezionando più candidati e cliccando sui tre pallini posti in alto a destra, viene visualizzata la lista delle operazioni eseguibili massivamente. Di seguito il dettaglio di tutte le funzionalità configurabili nelle varie viste a disposizione.

› ASSOCIA A RICHIESTA DI PERSONALE

Questa funzionalità permette di associare più candidati ad una o più campagne (e alle relative richieste di personale) pubblicate online. L’Ufficio del personale quindi può legare diverse candidature ad una o più ricerche, anche se i candidati in questione non si erano iscritti. Nella schermata di assegnazione dei candidati all'annuncio è obbligatorio indicare lo status richiesta: in questo caso, quindi, lo status richiesta viene attribuito a tutti i soggetti selezionati.

› CAMBIO STATUS CANDIDATURA

Questa funzionalità permette di cambiare lo status candidatura a tutti i soggetti selezionati.

Questo status, configurabile dall'Ufficio del personale nell'apposita tabella “Status” (Tabelle – Soggetto – Candidature), rappresenta il giudizio complessivo sulla candidatura; alcuni esempi possono essere “Interessante”, “In valutazione”, “In assunzione” ecc.

› CAMBIO STATUS RICHIESTA

Questa funzionalità permette di cambiare lo status richiesta a tutti i candidati selezionati. Questa funzione massiva è visibile solamente nelle viste appartenenti alla categoria “Richieste di personale”, in quanto fa riferimento all'analisi dei candidati sulle specifiche campagne/richieste.

› INVIO E-MAIL

Questa funzionalità permette di inviare una mail massiva al gruppo di candidati selezionati. Il contenuto della mail è “predefinito” ed è configurabile nell'apposita maschera “Tipologie e-mail soggetto” (Sistema – E-mail): a tal proposito, il flag “Utilizzo” va impostato su “Ricerca personale”. Nel tab “Anteprima” è possibile visualizzare il testo mentre non possono essere apportate modifiche; il flag “Inviata” si valorizza in automatico se la mail viene spedita correttamente.

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› RICHIEDI FEEDBACK

Questa funzionalità permette di richiedere un feedback generico ad uno o più dipendenti, il cui compito sarà quello di valutare il Curriculum Vitae dei candidati selezionati. Nelle viste appartenenti alla categoria “Richieste di personale” vengono messi a disposizione due tipi di “attori” ai quali richiedere il feedback: il richiedente, cioè il responsabile che ha creato la richiesta, e i valutatori, cioè i dipendenti con particolari conoscenze che vengono incaricati di valutare la candidatura (indicati anch'essi in fase di creazione della richiesta). Nelle viste delle categorie “Archivio CV” “Archivio CV – Viste raggruppate”, al contrario, non viene mostrato nessun gruppo di “attori” in quanto viene visualizzata l'intera popolazione aziendale. È previsto l'invio di una mail di sistema che avvisi il valutatore della presenza di più Curricula da valutare: il testo dell'avviso “SEFEEDBACK – Richiesta feedback di un candidato al valutatore” va configurato nell'apposita sezione “Messaggio mail” (Sistema – E-mail). Per inserire il giudizio i valutatori possono utilizzare l'apposito link all'interno dell'action list, dopo aver effettuato l'accesso all'Area HR.

› RICHIEDI TEST/COLLOQUIO

Questa funzionalità permette di fissare un colloquio o un test su più candidati contemporaneamente. Nel tab “Definizione” possono essere inserite informazioni quali per esempio la tipologia di colloquio/Test, il logo, l’ora e se il colloquio o il test è legato ad una specifica campagna di selezione. Nel caso il colloquio o il test sia legato ad un questionario (di valutazione o online) viene visualizzata anche questa informazione. Il tab “Valutatori”, invece, viene utilizzato per inserire i soggetti che partecipano al colloquio o al test e che in seguito dovranno inserire un giudizio utilizzando l'apposito link all'interno dell'action list, dopo aver effettuato l'accesso all'Area HR. La maschera in oggetto si presenta suddivisa in due parti: nella sezione superiore viene data la possibilità di inserire uno o più valutatori interni all'azienda (scegliendo tra gli utenti del gruppo “Ufficio del personale” oppure “Ufficio del personale – modulo selezione” oppure tra tutti i dipendenti) mentre, nella sezione inferiore, è possibile registrare un valutatore generico (il nominativo e la mail devono essere compilati manualmente). Nelle viste appartenenti alla categoria “Richieste di personale” vengono messi a disposizione altri tre tipi di “attori” da includere nel colloquio: il richiedente, cioè il responsabile che ha creato la richiesta; i valutatori, cioè i dipendenti con particolari conoscenze che vengono incaricati di valutare la candidatura (indicati anch'essi in fase di creazione della richiesta); i referenti, cioè i soggetti del gruppo Uff. del personale che hanno il compito di gestire la richiesta.

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Il tab “Candidati selezionati” permette di visualizzare l’elenco dei soggetti ai quali si sta associando il test/colloquio.

› CREA PROPOSTA D’ASSUNZIONE DA MODELLO

Questa funzionalità dà la possibilità di creare la proposta di assunzione dei candidati partendo da un “modello” di riferimento. Al clic viene data la possibilità di scegliere quale configurazione utilizzare per la creazione rapida delle proposte di assunzione. Dopo aver confermato la scelta, il sistema permette di modificare solamente i dati organico (che potrebbero essere diversi rispetto a quelli impostati nel “modello”) mentre tutte le altre informazioni vengono compilate in automatico (per esempio: dati contrattuali, termini dell’apprendistato e dati retributivi) per tutti i candidati selezionati. Tale operazione può essere eseguita solamente nelle viste della categoria “Archivio HR”, quindi dopo che i candidati sono stati importati in Risorse Umane. La maschera che viene visualizzata, infatti, è la stessa presente nell’anagrafica soggetto (HR Anagrafici – Soggetto – RU – Candidatura – Proposta di assunzione).

› CREAZIONE MASSIVA RAPPORTO DI LAVORO

Questa funzionalità dà la possibilità di creare i rapporti di lavoro, dopo aver gestito le proposte di assunzione dei candidati. Tale operazione può essere eseguita solamente nelle viste della categoria “Archivio HR”, quindi dopo che i candidati sono stati importati in Risorse Umane. Questa opzione viene visualizzata solo se nelle proposte di assunzione è stato valorizzato il flag “Attiva”.

› RICERCA TESTO IN CV ALLEGATI

Questa funzionalità dà la possibilità all’utente loggato di cercare in modo molto rapido dei CV direttamente nella maschera dei candidati cercando parole o frasi al loro interno. L’indicizzazione dei Curriculum avviene dopo 2 minuti, infatti se viene allegato un CV per poter usufruire di questa funzionalità e quindi per cercarlo bisogna attendere questo breve lasso di tempo.

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STRUMENTI DI FILTRO

In tutte le viste presenti all'interno del cruscotto “Candidati” vengono messi a disposizione diversi strumenti di filtro. Di seguito il dettaglio delle modalità con le quali è possibile filtrare le candidature ricevute.

› FILTRI RAPIDI

I filtri rapidi sono presenti in tutte le viste, indipendentemente dalla categoria a cui si fa riferimento. Posizionandosi con il mouse sotto ogni singolo campo, vengono visualizzati tre pallini che, al clic, consentono di impostare una ricerca rapida sul campo selezionato oppure sugli altri dati presenti nella schermata.

› FILTRO PER NOMINATIVO

Il filtro per nominativo viene visualizzato in tutte le viste, indipendentemente dalla categoria a cui si fa riferimento. I campi del “Nome” e del “Cognome” vengono mostrati sopra l'elenco dei candidati ma, eventualmente, possono essere nascosti dall'utente amministratore.

› FILTRO “STATUS CANDIDATURA”

Selezionando i tre pallini posti in alto a destra e cliccando su “Status candidatura”, viene messa a disposizione la schermata che permette di filtrare i candidati in possesso di un determinato status. Lo status in questione è quello generale della candidatura, non quello specifico sulla singola richiesta/campagna. È consentita anche la selezione multipla degli status per ottenere un bacino più ampio di soggetti. Nel caso in cui alcuni status venissero resi non visibili dall’Ufficio del personale (configurando l’apposita tabella “Status”), i relativi flag verrebbero automaticamente disabilitati all’interno di questa maschera; di conseguenza, i candidati in possesso di questi status non verrebbero mostrati nel cruscotto.

› FILTRO AVANZATO

Selezionando i tre pallini posti in alto a destra e cliccando su “Filtro avanzato”, viene messo a disposizione lo strumento che permette di definire ricerche più complesse.

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La funzione in oggetto dà la possibilità di utilizzare numerosi filtri, relativi sia ai dati anagrafici che alle informazioni curriculari dei candidati. Ogni ricerca eseguita può essere salvata, in modo da poterla richiamare ogni volta che si desidera. Possono essere create delle graduatorie sulla base dei filtri inseriti; gli utenti dei gruppi “Uff. del personale” o “Uff. del personale – modulo selezione”, inoltre, hanno la possibilità di salvare dei “modelli” di ricerca ed essere avvisati via mail nel caso in cui fossero presenti candidature idonee. Per approfondire, fare riferimento al manuale operativo “Filtro_Avanzato_Candidati”.

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STAMPA ELENCO CANDIDATI

Selezionando i tre pallini posti in alto a destra, viene visualizzata la funzionalità che permette di stampare l'elenco di candidati presenti a video. La stampa dell'elenco tiene conto di eventuali filtri impostati nel momento di lancio del report, sia che si tratti di filtri rapidi (es. ricerca per nominativo) sia che si tratti di analisi complesse (es. filtro avanzato). All'interno della stampa vengono mostrate alcune informazioni essenziali della candidatura, quali per esempio l'indirizzo mail, i contatti telefonici, la città e la provincia di residenza e lo status generale assegnato al candidato.

Cruscotto Candidati · 2020. 2. 13. · Cruscotto Candidati Doumento aggiornato al 17 &eraio 2020...

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