COSA E' IL GTD E COME CI AIUTA NELLA GESTIONE DELLE NOSTRE ATTIVITA'

Il GTD

Roberta Longoni MACSE Italia

www.macseitalia.it

6 novembre 2013

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PREMESSA



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Il GTD: cos’è

Detto, fatto! (Getting Things Done), è il titolo di un libro di David Allen,

che tratta un sistema di gestione del tempo e di organizzazione delle proprie attività.

E’ LA BIBBIA DELLA PRODUTIVITA’




Il GTD: cos’è

Il GTD è un sistema di gestione del tempo e di organizzazione delle proprie attività – SIA LAVORATIVE CHE PERSONALI.

Parte dal presupposto che le persone hanno necessità di sgombrare la propria mente dall'assillo di ricordare compiti, appuntamenti e dettagli.

Il metodo ha lo scopo di

«liberare la mente dal lavoro di ricordare ogni cosa che deve essere fatta» e, quindi, concentrarsi pienamente sull'«eseguire questi compiti».




Il GTD: cos’è

Con un ribaltamento di prospettiva, si è infatti osservato che in realtà lo scopo finale del metodo è quello di avere la mente libera e rilassata, non quello di essere organizzato.

L'organizzazione è un male necessario per sgombrare la propria mente dagli assili e dalle pressioni quotidiane,

per liberarsi dallo STRESS.




Il GTD: cos’è

E’ un METODO che si può utilizzare con l’ausilio di qualunque supporto:

CARTACEO, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente su carta

DIGITALE, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente in modo digitale

IBRIDO, una via di mezzo dei primi due tipi, come per esempio scrivere le liste al computer e poi stamparle per gestirle su carta.




Il GTD: cos’è

Io appartengo strenuamente alla seconda categoria e nello specifico alla sottocategoria mobile. I grossi vantaggi del digitale a mio parere sono:

è sempre disponibile (cioè puoi averlo sempre a portata di mano e si accende immediatamente, non ha cioè bisogno di un lungo avvio come per i PC)

metti le informazioni immediatamente al posto giusto

hai sempre tutte le informazioni con te

puoi sincronizzare tutte le informazioni con il PC

in pochi secondi puoi fare in qualsiasi momento un backup di tutte le informazioni su una scheda di memoria rimovibile.



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Superare i sentimenti di confusione, ansia e sovraccarico

Stabilire obiettivi, strategie, visione e aree di interesse

Affrontare la vita, il lavoro e il multitasking

Gestire un elenco delle attività in modo efficiente ed

efficace

Essere in pace su ciò che si sceglie di non fare.

IL MENTORING: COS'E' E COME FUNZIONA

I RUOLI NEL MENTORING

Obiettivi del metodo




Le basi del GTD I modi con cui Allen suggerisce di organizzarsi sono i seguenti: • Sviluppare un "sistema fidato" a tenuta stagna - tutte le azioni devono essere registrate e gestite in qualche modo (ad esempio un blocco note, un sistema informatico, etc)

• Raggruppare le azioni da fare - Allen suggerisce di categorizzare non per progetti ma per luoghi dove queste azioni vanno compiute (ad esempio al computer, al supermercato, a casa, in vacanza)

• Non fare distinzioni fra lavoro e compiti privati - per la nostra mente questa distinzione è inutile e complicherebbe il sistema di lavoro

• Seguire la regola dei 2 minuti - se un'azione può essere fatta in meno di due minuti va fatta subito

• Processare tutti gli input - organizzare uno, o pochissimi, punti in cui lettere, files, oggetti, vengano raccolti e analizzati in seguito

• Fare una revisione settimanale - rivedere le priorità delle attività private e lavorative della settimana passata e pianificare quelle della settimana seguente.




I processi del GTD




1. RACCOGLIERE Si tratta di METTERE IN UN UNICO POSTO TUTTE LE INFORMAZIONI CON CUI VENIAMO IN CONTATTO durante la nostra giornata. Un unico posto perché dobbiamo essere sicuri che in quell’unico posto noi troveremo TUTTO quello che dobbiamo processare: una scatola fisica, un’agenda, una casella di posta elettronica, un registratore, un notebook, o una semplice combinazione di questi.

Bisogna raccogliere TUTTO:

• Info cartacee • Info digitalizzate • IDEE IL TRUCCO E’ DI FARE IN MODO CHE NON SFUGGA NULLA : fai uscire ogni cosa dalla tua mente e mettila nel bucket, pronto per essere elaborato. NON FARE AFFIDAMENTO SULLA TUA MEMORIA.




1. RACCOGLIERE

Bisogna raccogliere TUTTO, anche le idee, i messaggi di posta, TUTTO quello che non dobbiamo dimenticare!!

OBIETTIVO : ELABORARE UN TRUSTED SYSTEM




1. RACCOGLIERE

La prima attività consiste nel perlustrare l’ambiente (sia di lavoro che casa), cercare TUTTE LE COSE FUORI POSTO e metterle in un unico contenitore di raccolta.

Dovete raccogliere ciarpame, appunti, foglietti, note, scarabocchi, documenti, in un unico contenitore di raccolta: Comunicazioni (segreteria telefonica, email, lettere, post it ecc.) Memo di Riunioni / Verbali Finanze / Amministrazione (estratti conto della banca, scontrini ecc.) Clienti / Marketing Materiale da ufficio (manuali / garanzie / procedure / etc) Cose da acquistare Commissioni da fare Libri / articoli da leggere Sviluppo personale e professionale (questa è molto importante, fate sempre che ci sia

almeno una di queste attività nel vostro contenitore) Manutenzione da fare x casa, automobile, ufficio (vivere in un ambiente organizzato e

salubre è indispensabile)




1. RACCOGLIERE La seconda attività consiste nello svuotare la vostra RAM, cioè la vostra testa.

Vi consiglio di scrivere ogni PENSIERO, IDEA O PROGETTO su fogli separati. POI li riuniremo in una lista. Metteteci tutto, cose che forse farete tra un anno o più, cose che dovete fare tra mezz’ora, cose che rimandate da mesi. Puntate sulla QUANTITA’: è molto meglio rischiare di esagerare che di dimenticarsi qualcosa. Potete sempre buttare via DOPO. Registrate TUTTO in ordine sparso, dall’idea della vita alla commissione più semplice. Spremete bene tutto fuori dal cranio, anche riordinare il sottoscala, pulire sotto i divani, affittare quel film in videoteca o restituire quel libro al vostro amico Caio. Tecnicamente, più avanti, alcune di queste cose saranno da considerare progetti, alcune semplici azioni, ma per ora potete mettere tutto assieme.




1. RACCOGLIERE Fate una lista delle cose da fare, TUTTO quello che vi viene in mente.

La chiameremo PROTO-MEGA-LISTA perché da questa ne scaturiranno tante altre. Nella proto-mega-lista deve comparire tutto quello che si ha in mente di voler fare, è importante che al termine di questo la mente sia completamente sgombra. E’ molto probabile che facendo questo esercizio saltino fuori cose alle quali non pensate da mesi. Questo è dovuto al fatto che ci sono angoli remoti della mente che hanno conservato quella roba per tutto questo tempo. E’ quello che vogliamo evitare. La mente si deve occupare di creare, di generare idee, di godere l’attimo che fugge. Non deve fare da magazzino.




1. RACCOGLIERE

Un ultima nota sui contenitori di raccolta: è bene averne sempre uno “temporaneo” a portata di mano. Qualsiasi metodo per catturare idee e promemoria va bene.

In conclusione non è importante il mezzo, ma che abbiate qualcosa per svuotare la testa appena questa raccoglie informazioni che necessitano di un seguito.

Per una persona dai pensieri multipli e in continua evoluzione come me, conosciuta per saltare sempre di “palo in frasca”, con un gravissimo senso di responsabilità e col terrore di dimenticare le cose, questa prima abitudine è stata di fondamentale importanza. Da quando adotto questo sistema, sono sicura che non dimenticherò (quasi) mai più nulla. Pare poco eh?




1. RACCOGLIERE

GLI STRUMENTI DI RACCOLTA DEVONO DIVENTARE PARTE DELLA VOSTRA VITA.

DEVONO ESSERE TENUTI VICINI, in modo da poter annotare un pensiero potenzialmente utile in qualsiasi momento.

Devono diventare indispensabili come lo spazzolino da denti!!




2. PROCESSARE

Dopo aver raccolto dobbiamo PROCESSARE le informazioni che abbiamo raccolto, dobbiamo cioè smistarle, eliminarle, eseguirle in modo ottimale. Dobbiamo toglierle dalla nostra mente. Questa fase deve essere svolta in sequenza : una attività dopo l’altra, SISTEMATICAMENTE. L’obiettivo alla fine della giornata è INBOX ZERO: l’inbox deve essere completamente vuoto. TUTTO deve essere smistato in una cartella. NIENTE DI QUELLO CHE ESCE DALL’INBOX DEVE TORNARCI.

L’obiettivo è quello che Allen chiama INBOX ZERO.




2. PROCESSARE




2. PROCESSARE

Se sai già che l’elemento che stai esaminando non ti servirà in futuro, è inutile conservarlo, sarebbe uno spreco di soldi/spazio: BUTTALO!!




2. PROCESSARE

Se invece quello che stai esaminando non ti serve nell’immediato, ma potrà tornarti utile, inseriscilo

nella lista PRIMA O POI FORSE.

Cosa metterci dentro? • Riferimenti a pagine web • Riferimenti a brochure • Articoli da leggere • Libri da comprare • Musica da acquistare • Etc




2. PROCESSARE

Allen suggerisce di impostare l’archivio in 3 macro-categorie.

Archivio a breve termine : materiale a supporto alle attività di progetto, che serve nel quotidiano. Deve essere letteralmente «a portata di mano»

Archivio a medio termine : materiale a supporto dei progetti in corso, non di uso quotidiano, ma che sappiamo dovremo usare spesso.

Archivio a lungo termine : materiale relativo a progetti chiusi.




2. PROCESSARE




2. PROCESSARE

Bisogna identificare un’azione CONCRETA

necessaria per smaltire gli elementi dall’INBOX.




2. PROCESSARE

Se fare l’attività che stai esaminando richiede meno di 2 minuti, falla subito, e passa all’elemento successivo. In questo modo hai eseguito 2 processi contemporaneamente (PROCESS & DO).




2. PROCESSARE

Se l’elemento richiede l’azione di qualcun altro, delegalo. Ricordati la cosa più importante : Inserisci tale elemento nella lista WAITING FOR, Cioè nella lista dove riunirai tutti gli elementi in attesa di risposta. Questo contribuisce a realizzare quello che Allen chiama MIND LIKE WATER, cioè di avere la mente libera da preoccupazioni su ciò che devi fare o dalle risposte che ti aspetti.




2. PROCESSARE

Oppure ….




2. PROCESSARE

L’ultima scelta è di inserire l’elemento in una lista di AZIONI DA FARE.




3. ORGANIZZARE

In questa lista metterai tutte le telefonate che devi fare, ma solo quelle che non hanno un giorno/ora precisi di chiamata (queste le metterai nell’agenda)




3. ORGANIZZARE

In questa lista inserirai solo le cose che puoi fare al computer, indipendentemente da dove ti trovi. Si possono creare sottoliste, quali: @online @offline @mail Basta non esagerare!




3. ORGANIZZARE

Questa lista conterrà le commissioni che possiamo fare solo quando siamo in giro….




3. ORGANIZZARE

E I PROGETTI COSA SONO???? David Allen definisce progetto qualsiasi cosa che richieda più di un’azione. Esagerato? Forse si. Ma stiamo comunque parlando di PROGETTI GTD!! Anche un’azione semplice come l’acquisto di una stampante richiede azioni da eseguirsi in momenti diversi, necessità di raccogliere informazioni che sarebbe bene avere a disposizione in modo facile ed organizzato. Ecco perché tutto ciò lo chiamiamo PROGETTO.




3. ORGANIZZARE




3. ORGANIZZARE

Che metodo usare? Il loop infinito in cui molte persone cadono nell’implementazione di un metodo per la gestione del tempo è proprio questo: focalizzarsi sull’aspetto dello strumento e della tecnologia.

Il consiglio che vi do, vista anche la mia esperienza, è quello di concentrarsi sull’aspetto organizzativo e lasciare in secondo piano l’aspetto tecnologico. Più il vostro sistema è semplice e meglio funzionerà. Scegliete quello che fa al caso vostro, senza cercare di copiare quello che fanno i vari guru ed esperti che trovate su internet. La cosa veramente importante è capire il flusso del metodo ed imparare ad applicarlo, con costanza e disciplina, senza avere fretta. E’ fondamentale capire che devi imparare a fare le cose al momento giusto e nel posto giusto.




3. ORGANIZZARE




3. ORGANIZZARE

RIASSUMENDO ….. Allen descrive e consiglia una serie di liste (o categorie) per tener traccia delle voci che richiedono attenzione: Prossime azioni Per ogni voce che richiede attenzione, si decida qual è la prossima azione che è oggettivamente possibile e fisicamente necessario svolgere in merito. Per esempio, se la voce è "Scrivi rapporto progetto", la prossima azione potrebbe essere "Scrivi mail a Paolo per le minute riunione", o "Chiama Gianni per chiedere i requisiti del rapporto", o qualcosa di simile. Sebbene possano esserci molte azioni e vari passi necessari a completare la voce, ci sarà sempre qualcosa che hai bisogno di fare prima delle altre, e questa dovrebbe essere registrata nella lista delle prossime azioni. Preferibilmente, queste sono suddivise in sotto-liste in base al contesto nel quale possono esser fatte, come per esempio in ufficio, al telefono, o nel magazzino.




3. ORGANIZZARE

Progetti Ogni anello aperto, che richiede più di una singola azione fisica da completare, diventa un progetto. I progetti vengono tracciati e rivisti periodicamente per assicurarsi che ognuno di essi abbia una prossima azione associata e perciò possa essere proseguito..

In attesa Quando si è delegato un'azione a qualcun altro, o si sta aspettando qualche evento esterno prima di poter proseguire un progetto, lo si deve tracciare nel sistema e controllare periodicamente la correttezza dell'azione o valutare l'invio di un sollecito.

Prima o poi / Forse Cose che a un certo punto si vuole o si pensa di fare, ma non ora. Esempi potrebbero essere "imparare il tedesco", o "fare vacanze subacquee". Anche un calendario è importante, per tener traccia degli appuntamenti e impegni; comunque, Allen raccomanda in modo particolare che il calendario sia riservato a ciò che lui chiama "panorami difficili": cose che devono essere fatte assolutamente entro un termine stabilito, o riunioni e appuntamenti fissati nel tempo e in un luogo.




3. ORGANIZZARE

L’archiviazione

Un ultimo componente organizzativo chiave di GTD è il sistema d'archiviazione. Detto, fatto! spiega che un sistema d'archiviazione, se occorre usarlo, dev'essere facile, semplice e divertente. Persino un singolo foglietto, se ti occorre come riferimento, dovrebbe meritare una propria posizione in archivio se non rientra in una cartella già esistente. Il suggerimento di Allen è di tenere un unico sistema d'archiviazione, organizzato alfabeticamente, per renderlo adatto a conservare e ritrovare il più rapidamente e facilmente possibile le informazioni che occorrono.




3. ORGANIZZARE

IL MIO CONSIGLIO E’ DI ORGANIZZARE NELLO STESSO MODO: LA VOSTRA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA IL VOSTRO SISTEMA DI «TO DO LIST» ELETTRONICO LA VOSTRA AGENDA IL VOSTRO ACCOUNT EVERNOTE etc Sarà più «comfortable» per la vostra mente avere un unico modo di gestione dei contenitori di raccolta. LE MIE SONO STRUTTURATE IN QUESTO MODO:




4. RIVEDERE

VERIFICA SIA GIORNALIERA CHE SETTIMANALE DI QUELLO CHE AVREMMO DOVUTO FARE E DI QUELLO CHE ABBIAMO IN REALTA’ FATTO. LO SCOPO E’ DI NON VIVERE ALLA GIORNATA, DI AVERE UNA VISIONE DI INSIEME DI TUTTE LE ATTIVITA’ IN CORSO. Serve ad aggiornare lo stato delle attività. Deve essere veloce.

REVIEW GIORNALIERA : da fare al mattino o alla sera, ha lo scopo di preparare la giornata successiva cecando di recuperare quello che non si è fatto, e quello che è nato di nuovo. REVIEW SETTIMANALE : rivedere tutto quello che era stato pianificato per la settimana, e capire se le cose si stanno realizzando. Almeno una volta la settimana, la disciplina di GTD richiede che si rivedano tutte le azioni di rilievo, i progetti e le voci in attesa, assicurandosi che ogni nuovo compito o prossimo evento siano stati inseriti nel sistema, e che esso sia bene aggiornato.




5. FARE

Qualunque sistema organizzativo non funziona se si passa tutto il tempo a organizzare i compiti invece di svolgerli effettivamente! La tesi di David Allen è che se può rendere semplice, facile e divertente svolgere le azioni da compiere, si sarà meno inclini a procrastinare o ad essere sopraffatto da troppi anelli aperti della catena di azioni e informazioni.




IL WORKFLOW




IL RISULTATO?



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Buon lavoro!



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