Corrispondenza Commerciale

Corrispondenza commerciale - come si scrive una lettera

commerciale

DEFINIZIONE DI CORRISPONDENZA COMMERCIALE

Si definisce corrispondenza commerciale ciò che è rappresentato dall’insieme delle comunicazioni scritte

che intercorrono tra le aziende con lo scopo di avviare, incrementare o concludere affari.

Tutta la corrispondenza aziendale è soggetta alle norme contenute negli artt. 2214 e 2220

del codice civile, che prescrivono la conservazione per almeno 10 anni e le riconoscono un valore legale

e giudiziale in caso di controversia.

I documenti relativi alla corrispondenza commerciale sono diversi: lettere d’affari, fax, telegrammi, telex,

documenti commerciali e contabili, relazioni e tutto ciò che la realtà delle relazioni economiche impone

nel suo iter quotidiano.

La lettera commerciale è il documento attraverso il quale avviene la normale comunicazione fra le

aziende: essa, in particolare, associa il messaggio da trasmettere all’immagine del mittente e,

pertanto, deve risultare curata in ogni suo aspetto, a garanzia di rapporti economici soddisfacenti e

duraturi. È sbagliato ritenere che tali finalità possano essere perseguite unicamente attraverso un

linguaggio articolato e ricercato.

La lettera commerciale nasce e circola all’interno del mondo economico reale, che fa della praticità e

della chiarezza i suoi pilastri.

La corrispondenza commerciale ha alcune regole dettate dalla consuetudine e dal buon senso che è bene

rispettare:

La presentazione grafica del documento deve essere chiara e le diverse parti che lo compongono devono essere chiaramente leggibili e comprensibili.

Il testo della lettera deve essere:o chiaro, poiché il testo non deve recare dubbi di interpretazioneo preciso, in quanto la trasmissione dei messaggi non può tollerare errori o

imprecisioni

o conciso in modo che l’attenzione del destinatario sia posta essenzialmente (e dal primo momento) sull’oggetto della questione;

o posto in forma educata e rispettosa (la gentilezza non guasta mai, sia nei rapporti d’affari che nei rapporti personali!)

o corretto, dal punto di vista grammaticale (non sono ammessi errori d’ortografia, di battitura e di sintassi).

Solo avendo riguardo di a tutto ciò si potrà essere certi che l’immagine del mittente non risulterà mai

trascurata e che la lettera commerciale, qualunque sia il suo contenuto, raggiungerà sempre il suo scopo.

Una lettera commerciale quindi richiede precisione nella stesura di tutte le parti del testo, chiarezza e

brevità nell’esposizione e un linguaggio formale.

Quando si scrive una lettera commerciale è necessario esprimersi con la massima precisione, chiarezza e

concisione evitando espressioni complicate, frasi contorte e lunghe, banali complimenti e inutili

ripetizioni.

Il linguaggio deve essere semplice e corretto, accurato e rispettoso, evitando qualsiasi tono confidenziale.

Scrivendo una lettera commerciale si assumono degli impegni o quanto meno delle responsabilità. I

pronomi personali e gli aggettivi possessivi riferiti al destinatario vanno scritti per esteso e con la lettera

iniziale maiuscola; questa regola vale anche quando il pronome personale consiste in una particella unita

ad un’altra parola.

SCHEDA PER L’AUTOCORREZIONE DI UNA LETTERA COMMERCIALE

La lettera contiene l’intestazione, la data, l’indirizzo del destinatario e la firma?

Sono state trasmesse informazioni precise, motivate, complete e particolari?

La comunicazione è precisa, chiara nell’esposizione? Viene usato un linguaggio formale, usando termini appropriati? E’ stato effettuato il controllo ortografico? La lettera è stata riletta?

Solo dopo aver risposto in modo affermativo a tutte queste domande, posso stampare la lettera.

DISPOSIZIONE ESTETICA DI UNA LETTERA COMMERCIALE

Il FORMATO più usato è l’A4 che, con l’avvento delle stampanti al laser o a getto d’inchiostro, ha preso il

sopravvento sul formato Quadrotta (cm 22 x 28).

Per i MARGINI, di norma, si lasciano le seguenti misure: superiore cm 1,5; inferiore cm 2; sinistro cm 2,5 e

destro cm 2.

Con i programmi di videoscrittura dei personal computer esistono comandi per l’impostazione della

pagina diversa da quella standard presentata (margini dimensione del foglio di carta).

Per la disposizione del testo di una lettera commerciale sono previsti vari stili, e l’applicazione dell’uno e

dell’altro dipende dalla lunghezza del testo e dal tipo di lettera (circolare, personale ecc.).

Tutti gli stili prevedono per il corpo del testo l’allineamento giustificato e la sillabazione. Le dimensioni del

carattere non devono essere superiori a 14.

La documentazione commerciale contribuisce a dare all’esterno l’immagine dell’azienda: rappresenta cioè

un “biglietto da visita” che viene inviato a clienti, fornitori, banche, enti pubblici, ecc. Per questo motivo

tutti gli aspetti contenutistici e formali devono essere vagliati attentamente, tenendo conto anche della

specificità dell’azienda e del destinatario. Inoltre, la complessità delle relazioni commerciali richiede la

stesura di documenti caratterizzati da stili diversi a seconda degli scopi e dei destinatari.

Al termine di ogni lavoro si deve sempre eseguire una revisione critica, sia con un controllo ortografico e

sintattico accurati, sia verificando che tutti gli elementi siano stati disposti con le giuste distanze e che il

testo si presenti con un buon layout.

MODELLI DI LETTERE COMMERCIALI

Blocco americanaTutti gli elementi sono allineati al margine sinistro

BloccoCome Blocco americana, a differenza della data e della firma allineate al margine destro.

SemibloccoCome Blocco, a differenza del corpo della lettera, in cui i paragrafi rientrano da 1 a 2 cm.

Classica

Come Semiblocco, a differenza dell'indirizzo posizionato verso destra, sotto l’iniziale della città nella data.

PersonaleIl contenuto, particolarmente curato, riguarda comunicazioni personali. Il corpo della lettera è preceduto

dal vocativo e l'indirizzo viene posto in calce, dopo la firma.

BreveUtilizzata per brevi comunicazioni, prevede margini laterali più ampi e una interlinea maggiore, che resta

tale anche fra i capoversi che presentano il rientro iniziale.

MemorandumIl testo, molto breve, e disposto su mezzo foglio, la cui base è costituita dal lato più largo. Prevede una

diminuzione degli spazi di separazione fra i vari elementi.

QuartinaIl testo, molto breve, è disposto su mezzo foglio, la cui base è costituita dal lato più stretto. Prevede una

diminuzione degli spazi di separazione fra i vari elementi.

Per buste a finestra(posizione fissa dell’indirizzo collocato in uno spazio ben determinato). Può riportare la dicitura

“all’attenzione” per far prevenire la lettera a una determinata persona, in genere quella che segue la

trattativa.

Circolare:Prevede l’omissione del destinatario (indicato sulla busta, su etichetta o in campi variabili) sostituito o dal

vocativo seguito dalla virgola (ad esempio: Spettabile Ditta, Egregio Dottore, ecc.) o da una forma

generica di indirizzo (ad esempio: A tutti i nostri rappresentanti, ecc.) o dai campi variabili. La data viene

spesso sostituita dalla dicitura “data del timbro postale”. Con le circolari si utilizzano, generalmente, le

ETICHETTE oppure si inseriscono in esse i CAMPI VARIABILI collegati all’ARCHIVIO INDIRIZZI.

Con più indirizzi:è rivolta a più destinatari. L’indirizzo principale viene allineato a sinistra o a destra e gli altri, preceduti

dalla dicitura “e p.c.”, vengono elencati, in colonna, a destra. Più indirizzi possono essere disposti in linea

orizzontale a circa 2cm dal margine sinistro. Nei vari esemplari della lettera è opportuno porre una freccia

accanto al nominativo a cui è diretta per evitare confusione al momento del suo inserimento nella busta.

Con sottotitoli:

i sottotitoli si utilizzano per mettere in risalto più argomenti strettamente collegati tra loro. I sottotitoli si

indicano al margine sinistro e il testo può continuare sul rigo successivo o sullo stesso rigo.

GLI ELEMENTI INDISPENSABILI

Per una razionale compilazione della lettera commerciale occorre precisare che esistono contenuti che

non possono essere tralasciati (elementi essenziali) ed altri la cui presenza arricchisce la comunicazione

(elementi accessori), senza per questo risultare necessari.

Sono elementi essenziali:

L’intestazione; La data; L’indirizzo del destinatario; Il testo o corpo della lettera; La firma.

L’intestazioneè l’insieme di informazioni che individuano in modo univoco il mittente e comprende:

Ragione sociale o cognome e nome; Indirizzo (via, numero civico, CAP, città); Numero di telefono o di telefax (completato di prefisso), indirizzo

telegrafico, telex, c/c postale; Numero di codice fiscale e/o di partita IVA (quest’ultimo vale come codice

Fiscale per i soggetti diversi dalle persone fisiche); Numero di registrazione presso il Tribunale (Registro delle Imprese); Numero di registrazione presso la C.C.I.A.A. (Camera di Commercio,

Industria, Artigianato e Agricoltura); Capitale sociale (nelle società di capitali);

La data

va scritta preferibilmente per intero indicando la località di partenza della missiva, il giorno, il mese

espresso in lettere con l’iniziale minuscola, l’anno. Ad esempio: Lissone, 28 maggio 2008. Va collocata a

3-4 interlinee dall’intestazione. La data nelle lettere circolari viene generalmente sostituita dalla dicitura

“data del timbro postale”.

L’indirizzo del destinatariova sempre preceduto da un vocativo (ad esempio Egregio, Gentile, Spettabile) e va posta a 3-4 interlinee

dalla data. Deve comprendere:

Nome e cognome della persona fisica o ragione sociale ; Indirizzo (via e numero civico; il numero civico va preceduto dalla virgola); CAP, città del destinatario, targa automobilistica della Provincia. Il tutto in

maiuscolo, senza sottolineature e/o parentesi.

Il contenutoè il nucleo fondamentale della lettera commerciale e va posto a circa 3 interlinee dal destinatario,

utilizzando, di norma, l’interlinea 1. Fra un capoverso e l’altro si lascia la doppia interlinea. Il contenuto

con può aprirsi con il vocativo che deve essere scritto per esteso. In genere si usa enfatizzare gli

aggettivi, i pronomi e le particelle pronominali che riguardano il destinatario scrivendoli con l’iniziale

maiuscola.

La firmaè situata a 3 interlinee dalla fine del testo, allineata con la data, deve essere autografa e accompagnata

anche da una stesura a macchina. Solitamente è composta dal nome dell’azienda sotto la qualifica di

colui che firma e sotto tra parentesi nome e cognome. Queste righe devono essere centrate.

GLI ELEMENTI FACOLTATIVI

L’oggetto

Descrive in breve il contenuto della lettera commerciale (ad esempio: oggetto: assemblea degli azionisti)

e diventa particolarmente utile quando si prevede di dover citare più volte nel testo un medesimo

argomento. Va allineato al margine di sinistra a 2-3 interlinee (1-2 righe vuote) dal destinatario.

I riferimentiHanno la funzione di collegare la lettera commerciale a comunicazioni precedenti, facilitandone la ricerca.

Vanno collocati negli spazi loro riservati oppure in alto a sinistra, prima o dopo la data, oppure dopo la

firma (nel caso di sigle del mittente).

Essi comprendono:

Il numero di protocollo

il protocollo è un registro, in partenza e in arrivo, sul quale le aziende annotano, in ordine di progressione

e di data, i nominativi dei destinatari e missive in partenza, è buona norma vidimare sempre le lettere in

arrivo con il timbro della ditta e indicare la data di ricevimento;

Le sigle

che possono riferirsi tanto al destinatario quanto al mittente (ad esempio: Vs.rif. 10/12/…/CL/ab; ns.rif.

12/5/…/FR/ar); le sigle si indicano in maiuscolo quando si riferiscono alla persona che ha redatto la lettera

e in minuscolo quando si riferiscono alla persona che ha digitato la lettera e vanno separate le une dalle

altre con una sbarretta; quando si riferiscono alla missiva in partenza, di norma si indicano dopo la firma o

gli eventuali allegati.

Varie Diciture possono essere di diverso tipo:

Raccomandata, espresso, personale, riservata

sono tutte espressioni da esporre in alto a sinistra e sulla busta

Allegati:

tale dicitura si riferisce a documenti uniti alla lettera e va collocata in calce, allineata al margine sinistro,

a 2,5 righe vuote dalla firma;

Post-scriptum (P.S.), nota bene (N.B.)

si trovano di rado nella corrispondenza commerciale e si pongono allo stesso modo degli allegati.

LE BUSTE

Le buste ammesse dalle Poste sono: formato UNI (cm 11,4 x 11 x 23).

Esistono poi le buste a finestra trasparente (per utilizzare l'indirizzo digitato sulla lettera) le cui misure

sono quelle delle buste americane.

Supponendo di dividere la busta in quattro parti, ciascuna di esse ha un indirizzo ben determinato:

Nel riquadro superiore sinistro in genere è stampata la ragione sociale dell'azienda; al di sotto vengono apposte diciture varie (ASSICURATA, RACCOMANDATA, ESPERESSO ecc.) su talloncini autoadesivi forniti dalle Poste o, in mancanza di essi, scritte a mano;

Nel riquadro superiore destro vengono incollati i francobolli o viene impressa l'affrancatura con la macchina affrancatrice oppure viene stampata la dicitura "Tassa a carico del destinatario", utilizzata dagli Enti pubblici per le comunicazioni ai privati;

Nel riquadro inferiore destro viene digitato l'indirizzo del destinatario, identico a quello contenuto nella lettera, con la località preceduta dal CAP.

TABELLA COMPARATIVA DEGLI

ELEMENTI

DI UNA LETTERA COMMERCIALE NELLE LINGUE STUDIATE

Elementi della

lettera

indispensabili

Italiano Inglese Francese

Intestazione

heading

en-tête

generalmente

prestampata, contiene

tutti i dati del mittente

generalmente

prestampata, contiene

tutti i dati del mittente

generalmente prestampata,

contiene tutti i dati del mittente

Data

date

date

- si scrive prima del

destinatario, allineata a

destra;

- la città è seguita dalla

virgola;

- il giorno è indicato con

il numero cardinale;

- il mese è scritto per

esteso con l'iniziale

minuscola;

- deve essere inserita

l'indicazione dell'anno.

- si scrive prima del

destinatario, allineata a

sinistra;

si scrive senza la città di

partenza;

- il giorno è indicato con

il numero ordinale (2nd

3rd 21st) o cardinale;

- il mese è indicato in

lettere con l'iniziale

maiuscola (prima o dopo

il giorno);

- indicazione dell'anno,

talvolta preceduto dalla

virgola.

- posizionata a destra, va scritta

dopo l'indirizzo del

destinatario;

- l'indicazione della città di

partenza è seguita della virgola;

- il giorno viene indicato con il

numero cardinale preceduto da

le;

- il mese viene indicato in

lettere con l'iniziale minuscola;

- deve essere inserita l'indi-

cazione dell'anno.

Indirizzo del

destinatario

receiver's

address

vedette

- è preceduto dal

vocativo

(Egr. Sig. - Spett. Ditta)

- l'indicazione della via è

seguita della virgola e

dal numero civico;

- il codice postale

precede la città e la sigla

della provincia;

quest'ultima riga va

scritta in maiuscolo

senza sottolineature né

parentesi.

- si indica il semplice

nome della ditta

preceduto da Messr o il

nome della persona

preceduto da Mr, Mrs,

Miss o Ms;

- il numero civico va

indicato prima della via;

- il nome della città va

seguito dal codice

posale.

- disposto a destra, prima della

data;

- il nome della ditta è preceduto

da Messieurs, Maison o

Etablissement;

- il nome della persona è

preceduto da Monsieur, Ma-

dame o Mademoiselle;

- il numero civico va indicato

prima della via ed è seguito

dalla virgola;

- la città è preceduta dal codice

postale.

Corpo della

lettera

- il margine sinistro è più

largo del destro;

- si utilizza di norma il

modello all'americana

- di norma i capoversi sono

rientrati e distanziati tra di loro

body

corps de la lettre

I saluti

complimentary

close

formule de

politesse

- i capoversi sono distan-

ziati tra di loro da una

doppia interlinea;

- fanno parte del corpo

della lettera e quindi

sono distanziati da una

doppia interlinea dal

capoverso precendente.

(full-blocked);

- i capoversi sono distan-

ziati tra di loro da una

doppia interlinea;

- generalmente seguiti

dalla virgola e posti a

destra:

Yours faithfully, Yours

sincerely (GB)

Yours truly, Yours truly

yours (USA)

da una doppia interlinea;

Il vocativo va scritto sempre

con l'iniziale maiuscola:

Veuillez agréer, Vocativo, nos

salutations distinguées

l'expression de nos sentiments

dévoués

Firma

signature

signature

- è posta a tre interlinee

dai saluti,

- solitamente disposta a

destra.

Si riporta la funzione e

sotto il nome e il

cognome.

- solitamente disposta a

sinistra, (a volte a

destra)

sotto la complimerntay

close

- all'americana tutti gli

elementi sono a sinistra.

- solitamente disposta a destra.

- si riporta la funzione poi si

lascia lo spazio per la firma

autografa e poi sotto il nome e

il cognome.

Elementi

della lettera

facoltativi

Italiano Inglese Francese

Riferimenti

references

références

- sono posti solitamente

sotto l'intestazione:

Vs. rif: ns. rif:

-- sono posti solitamente sotto

l'intestazione:

Your ref: Our ref:

- si indicano a sinistra,

sotto l'intestazione, sulla

stessa riga della data

Vocativo

salutation

appellation

- è seguito dalla

virgola: Egregio Signore,

Spettabile Ditta, Gentile

Signora;

- va scritto per esteso.

Dear Sir, Dear Madam, Dear

Sirs (GB)

Gentlemen (USA)

- è seguito dalla

virgola: Messieurs,

Monsieur, Madame,

Mademoiselle;

- il testo seguente vuole

l'iniziale maiuscola.

Oggetto - viene posto a sinistra, - viene posto dopo il vocativo, a - viene posto

subject line

objet

senza rientranza, dopo

l'indirizzo del

destinatario.

sinistra o al centro della lettera;

- si può sottolineare;

- è facoltativa l'indicazione del

termine subject.

generalmente a sinistra.

Allegati

enclosures

pièces

jointes

- si indicano a fine

pagina, a sinistra,

preceduti daAll.

- si indicano a fine pagina, a

sinistra, preceduti dalle

abbreviazioni Encl o Enc.

- si indicano a fine pagina,

a sinistra, dopo la firma,

preceduti da P.J.

Fonte:

http://www.ipsiameroni.it/files/Materiali_didattici/ADB/Romanini/CORRISPONDENZA_COMMERCIALE.doc

sito web: http://www.ipsiameroni.it/

Autori del testo: 3a OGA

Corrispondenza commerciale come si scrive una lettera commerciale

Norme basilari di corrispondenza commerciale

a) Esempi di lettere commerciali

Le lettere riprese in questa prima parte non hanno la pretesa di esaurire tutte le possibili transazioni

commerciali. Figurano come esempi delle principali comunicazioni scritte tra aziende e costituiscono il

materiale su cui possono essere elaborate le attività didattiche presentate nella seconda parte.

Facciamo anche osservare che l'impostazione delle lettere presentate si riferisce al modello "blocco" e

non a quello "classico". Per maggiori spiegazioni, rinviamo al volume di N. Cherubini (N. Cherubini:

L'italiano per gli affari, Roma, Bonacci editore, 1992)

Vendere/acquistare: chiedere/dare informazioni

1. Modello

Bruxelles, 18 giugno 2001

Spettabile ditta .......

C.so Garibaldi 200

I - 20121 Milano

e p.c. Dott.ssa Maria Bianchi

V.le Mazzini 100

I - 00195 Roma

Prot. N. ..............

Oggetto: Richiesta di catalogo, prezzi, sconti e condizioni di pagamento.

Gradiremmo ricevere, con cortese sollecitudine, il catalogo dei vs. prodotti e il relativo listino prezzi.

Vi preghiamo di indicarci cortesemente anche gli eventuali sconti che potreste praticare in caso di

acquisto di una certa quantità per un dato prodotto.

Desidereremmo conoscere inoltre

a) le condizioni di pagamento,

b) come verrà imballata la merce,

c) i termini di consegna della merce,

d) se potete fornire eventuali pezzi di ricambio,

e) se la merce è assicurata durante il trasporto,

f) quali sono le condizioni di garanzia,

g) se vi occupate dell'assistenza alla clientela,

h) quali sono le pratiche per lo sdoganamento.

In attesa di un vostro riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

2. Vocabolario

Abbreviazioni

Gent.- Gentile

Gent.mo - Gentilissimo

Gent.ma - Gentilissima

Egr. - Egregio

Sig. - Signor(e)

Sig.ra - Signora

Prof. - Professor(e)

Prof.ssa - Professoressa

Dott. - Dottor

Dott.ssa - Dottoressa

Spett. - Spettabile

Spett./le – Spettabile

Preg.mo – Pregiatissimo

Preg.ma – Pregiatissima

Prot. - protocollo

Vs. - vostro/a

Ns. - nostro/a

u.s. - ultimo scorso

p.v. - prossimo venturo

p.c. - per conoscenza

c.a.p. - codice di avviamento postale

V. - Via

V.le - Viale

P.za - Piazza

Fraseologia

Esprimere una richiesta

Gradiremmo ricevere il catalogo.

Vi preghiamo di indicarci gli eventuali sconti.

Si prega di indicare gli eventuali sconti.

Desidereremmo conoscere le condizioni di pagamento.

Desideriamo conoscere le condizioni di pagamento.

Vogliate inviarci il vostro listino prezzi.

Voglia inviarci il suo listino prezzi.

Vi saremmo grati di volerci inviare il vostro listino prezzi.

Vi saremmo riconoscenti di un rapido riscontro.

Formule di chiusura

Gradite/Gradisca i nostri/miei migliori saluti.

Gradite/Gradisca i nostri/miei più distinti saluti.

Vi porgiamo/Le porgo i nostri/miei migliori saluti.

Vi porgiamo/Le porgo i più distinti saluti.

Vogliate/Voglia gradire i più distinti saluti.

Vogliate/Voglia gradire i nostri/miei ringraziamenti e i più distinti saluti.

Vi/Le inviamo/invio i più cordiali saluti.

Cogliamo/Colgo l'occasione per porgervi distinti saluti.

Con i migliori saluti.

Distinti saluti.

Cordiali saluti.

Distintamente vi/la salutiamo/saluto.

Cordialmente vi/la salutiamo/saluto.

Vendere/acquistare: proporre

1. Modello

Prot. N. ..............

Oggetto: Risposta alla richiesta di catalogo, prezzi, sconti e condizioni di pagamento

Con riferimento alla vostra lettera del 5.5.01 vi spediamo il catalogo dei nostri prodotti con il listino prezzi,

validi a partire dal 1 settembre 2001.

Possiamo praticare sconti del 10% a partire dalle quantità indicate sul listino. Per la prima ordinazione

possiamo proporvi un'offerta speciale con uno sconto del 5 %.

a) Per le condizioni di pagamento, si prega di pagare in contrassegno, oppure a mezzo vaglia postale o

versamento su conto corrente bancario o postale, a vostra scelta.

b) L'imballaggio è accurato.

c) La merce sarà consegnata entro 15 giorni dall'ordine.

d) Possiamo fornire pezzi di ricambio.

e) La merce sarà assicurata durante il trasporto.

e) L'assicurazione della merce durante il trasporto è a carico vostro.

f) I prodotti sono sotto garanzia durante un anno dall'acquisto.

g) La nostra azienda ha attivato un numero verde per l'assistenza alla clientela.

h) Le pratiche per lo sdoganamento sono da effettuarsi al momento del ricevimento della merce.

Restando a vostra disposizione per ulteriori informazioni ed eventuali ordini, vi porgiamo distinti saluti.

2. Vocabolario

Sistemi di pagamento

Pagamento immediato alla consegna della merce.

Pagamento anticipato: prima della consegna della merce.

Pagamento a rate: in più volte.

Pagamento in contrassegno: in contanti a chi trasporta la merce.

Pagamento a mezzo vaglia postale: il versamento viene fatto alla posta.

Pagamento a mezzo versamento in conto corrente bancario.

Pagamento con assegno bancario.

Pagamento a mezzo tratta a vista: ordine di pagamento ad una data scadenza.

Pagamento a mezzo bonifico bancario.

Vendere/acquistare: accordarsi

1. Modelli

Prot. N. ..............

Oggetto: Nostro ordine n°....

Con riferimento al vostro catalogo, vorremmo ordinare

- art. 22 (vs. ref. cat.) : 2 unità,

- art. 24: 5 unità,

- art. 26: 20 unità.

Vi preghiamo di applicare gli sconti proposti (ref. vs. del 4.3.01), di comunicarci l'importo totale, il

termine e le modalità di consegna.

a) In attesa di un vostro riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

b) In attesa di una vostra risposta, vi porgiamo distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Vostro ordine n° …

Facendo seguito alla vs. cortese richiesta del 3.2.2001 vi confermiamo l'ordine per i prodotti e le quantità

indicate.

Vi comunichiamo il prezzo unitario e il prezzo totale per i prodotti ordinati, gli sconti e le offerte speciali

che possiamo proporvi. Si prega di pagare a mezzo di vaglia postale. Vi rimanderemo la fattura

debitamente quietanzata.

a) La merce vi perverrà entro 15 giorni a mezzo pacco postale.

b) La spedizione è stata fatta in data odierna a mezzo ferrovia.

Vogliate gradire i nostri migliori saluti.

Prot N. ………….

Oggetto: Assicurazione merce.

Si prega di assicurare per nostro conto e contro ogni rischio la merce seguente, che dovrà essere

trasportata a mezzo ferrovia:

- art. 22 (ref. cat. in allegato) : 2 unità,



per la somma di 1000 euro.

Vi preghiamo di inviarci la vostra polizza di assicurazione.

In attesa di un vostro riscontro, vogliate gradire i più distinti saluti.

2. Vocabolario

Sistemi di trasporto

Il trasporto sarà fatto :

a mezzo pacco postale

a mezzo camion

a mezzo ferrovia

a mezzo aereo

a mezzo corriere

Formule di riferimento

Con riferimento alla vostra lettera del ...

In riferimento alla vostra lettera del ...

Facendo seguito alla vostra lettera del ...

Ci è pervenuta la sua lettera del ....

Ci riferiamo alla vostra lettera del ...

Abbiamo ricevuto la merce ordinata il ....

Vendere/acquistare: modificare gli accordi

1. 1. Modelli

Prot. N. ..............

Oggetto: Vostro ordine n° 23/01.

Facendo seguito alla vs. cortese richiesta del 5.4.01 vi comunichiamo il prezzo totale per i prodotti

ordinati, gli sconti e le offerte speciali che possiamo proporvi.

Siamo però spiacenti di informarvi che il nostro articolo N. 222 non è più disponibile, essendo stato

sostituito dall'articolo N. 322, che presenta la stessa qualità, e che le quantità richieste per l'articolo N°

221 non sono attualmente disponibili. Potremo disporre delle quantità indicate solo tra un mese.

I termini di ricevimento della merce saranno di 15 giorni a partire dalla conferma dell'ordine da parte

vostra.

Si prega di pagare in contrassegno.

Il trasporto sarà fatto a mezzo ferrovia.

Distinti saluti.

Prot. N. .........

Oggetto: Ritardo per la consegna.

In riferimento al vs. ordine del 3.2.2001, siamo spiacenti di informarvi che ci è impossibile consegnare la

merce alla scadenza indicata nella ns. conferma del 6.3.2001. Ci occorreranno 15 giorni supplementari.

Vogliate scusarci per il ritardo.

Ringraziandovi per la vostra comprensione, vi porgiamo distinti saluti.

Prot. N. .........

Oggetto: Ritardo per il pagamento.

Siamo spiacenti di informarvi che non potremo effettuare il pagamento alla data prevista. Pensiamo di

saldare la fattura entro la fine del mese. Ci scusiamo per il ritardo, sperando che non vi causi gravi

inconvenienti.

Ringraziandovi per la vostra comprensione, vi porgiamo distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Ordine n° …


- art. 22 (vs. ref. cat.) : 2 unità

- art. 24: 5 unità

- art. 26: 20 unità

Desidereremmo ordinare anche l'art. 415, ma il prezzo non è di nostra convenienza. Potreste farci un'altra

proposta, tenuto conto della quantità che pensiamo di acquistare ?


2. Vocabolario

Esprimere rammarico

Siamo spiacenti di informarvi che ...

Ci dispiace informarvi che ...

Ci dispiace dovervi informare che ...

Scusarsi

Vi preghiamo di scusarci per ...

Vogliate scusarci per ...

Ci scusiamo per ...

Esprimere piacere

Siamo lieti di informarvi che ...

Abbiamo il piacere di informarvi che ...

Ci pregiamo informarvi che ...

Il tempo

Entro 15 giorni

Fra 15 giorni

15 giorni fa

15 giorni a partire da oggi

In data odierna

A tutt'oggi

Ringraziare

1. Modelli

Prot. N. ..............

Oggetto: Ricevimento della merce.

Vi informiamo che abbiamo ricevuto i prodotti da noi ordinati in perfette condizioni e ve ne ringraziamo.

a) Il pagamento è stato fatto in contrassegno alla persona incaricata del trasporto.

b) Abbiamo già provveduto a spedirvi un vaglia postale.

c) Troverete in allegato un assegno bancario.


Prot. N. ..............

Oggetto: Ricevimento del pagamento.

Vi informiamo che abbiamo ricevuto il pagamento da voi effettuato per i prodotti consegnati in data

10.6.01.

Vi ringraziamo per la vostra fiducia e siamo a vostra disposizione per ulteriori informazioni o ordini.


2. Vocabolario

Ringraziamenti

Vi ringraziamo per la fiducia.

Vi ringraziamo della fiducia.

Vogliate gradire i nostri ringraziamenti ed i migliori saluti.

Grazie per ...

Grazie di (del, dello, della) ...

Vi ringraziamo e vi salutiamo cordialmente.

Ringraziandovi, vi porgiamo i migliori saluti.

Vi ringraziamo in anticipo e vi porgiamo ...

Ringraziamenti e cordiali (distinti) saluti.

Sollecitare il pagamento

1. Modelli

Prot. N. ..............

Oggetto: Sollecito per il ritardo di pagamento

In data 2.1.01 abbiamo spedito presso la vostra ditta i prodotti da voi ordinati.

a) Siamo spiacenti di informarvi che a tutt'oggi non abbiamo ancora ricevuto il saldo della fattura. Vi

preghiamo pertanto di provvedere affinché ci pervenga al più presto.

b) Ci permettiamo di ricordarvi che la fattura speditavi in data 2.1.01 non è ancora stata saldata. Siamo

certi che si tratta di un disguido da parte vostra. Vi preghiamo pertanto di provvedere al più presto.


Al telefono

- ABC, buongiorno.

- Pronto, buongiorno, vorrei parlare con la dottoressa Bianchi ?

- Un attimo, vedo se è in stanza. Chi la desidera ?

- Sono Alain Dupont, chiamo da Bruxelles.

- Sì, ecco, gliela passo subito.

- Sì, pronto ...

- Pronto, dottoressa Bianchi, buongiorno, sono Alain Dupont.

- Buongiorno.

- La chiamo per la fattura n° 87/01, perché non abbiamo ancora ricevuto il saldo da parte vostra ...

- Mi può ripetere il numero della fattura ?

- 87/01

- Un attimo per favore che controllo. ... Effettivamente c'è stato un disguido. Pensavamo di averla pagata.

Ci scusi tanto. Non si ripeterà più. Spero che non vi abbia causato grossi problemi.

- Non è grave, ma vorremmo ricevere il saldo al più presto.

- Non si preoccupi, provvederemo oggi stesso.

- Restiamo in attesa, allora. Buongiorno.

- Buongiorno.

Sollecitare la consegna della merce

1. Modelli

Prot. N. ..............

Oggetto: Sollecito per la consegna delle merce.

In data 23.4.01 abbiamo ordinato i prodotti seguenti presso la vostra ditta.

Siamo spiacenti di informarvi che a tutt'oggi non abbiamo ancora ricevuto la merce.

Vi preghiamo pertanto di provvedere affinché i prodotti in questione ci pervengano il più presto possibile

e di comunicarci con la massima celerità la data di consegna.

Se non riceveremo i prodotti richiesti entro la fine del mese, il nostro ordine è da considerarsi annullato.

In attesa di un vostro cortese riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

Al telefono

- ABC, buongiorno.

- Pronto, buongiorno, vorrei parlare con la dottoressa Bianchi ?

- Un attimo, vedo se è in ufficio. Chi la desidera ?

- Sono Alani Dupont, chiamo da Bruxelles.

- Sì, ecco, gliela passo subito.

- Sì, pronto ...

- Pronto, dottoressa Bianchi, buongiorno, sono Alain Dupont.

- Buongiorno.

- La chiamo per i prodotti che abbiamo ordinato presso la sua ditta. Non li abbiamo ancora ricevuti ...

- Mi può dare il numero di ordine o i riferimenti della lettera ?

- Sì, ecco. Il numero di ordine è 87/01 e la lettera è stata spedita il 6.4.01.

a)

- Un attimo per favore che controllo. ...Effettivamente c'è stato un disguido. Non li abbiamo ancora

spediti. Ci scusi tanto. Non si ripeterà più. Spero che non vi abbia causato grossi problemi.

- Non è grave, ma vorremmo riceverli al più presto.

- Non si preoccupi, provvederemo oggi stesso.

- Restiamo in attesa, allora. Buongiorno.

- Buongiorno.

b)

- Un attimo per favore che controllo. Li abbiamo spediti una settimana fa per posta. Deve esserci stato un

ritardo. Li riceverà probabilmente tra poco.

- Nessun problema allora. La ringrazio per l'informazione. Buongiorno.

- Buongiorno

Reclamare per la merce danneggiata o incompleta

1. Modelli

Prot. N. ..............

Oggetto: Reclamo per merce danneggiata.

In data 23.2.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Vi informiamo che una parte di

questi ci è pervenuta danneggiata, a causa di un imballaggio inadeguato. Vi preghiamo pertanto

a) di voler provvedere alla sostituzione della merce in questione.

b) di rivedere la fattura per la sola merce pervenuta in buone condizioni.

I prodotti danneggiati saranno restituiti a vostre spese a mezzo pacco postale.

Distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Reclamo per merce incompleta.

In data 15.2.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Siamo spiacenti di informarvi

che la quantità di merce ricevuta non corrisponde alla quantità di merce ordinata (rif. ns. lettera del

1.2.01). Vi preghiamo pertanto

a) di procedere ad una modifica della fattura.

b) di provvedere all'aggiunta della parte mancante.

c) di provvedere al ritiro della merce in eccedenza.

Distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Reclamo per merce non ordinata.

In data 15.2.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Siamo spiacenti di informarvi

che gli articoli non sono quelli richiesti.

Vi preghiamo pertanto di provvedere alla sostituzione della merce con la massima urgenza.

Distinti saluti.

2. Vocabolario

Esprimere rammarico e disappunto




Ci rammarichiamo del fatto che ...

Costatiamo con rammarico che ...

Costatiamo con disappunto che ...

Vi informiamo che passeremo a vie giudiziarie ...

Si suggerisce all'insegnante, per un rinforzo delle abilità scritte, di fare riprodurre ai partecipanti delle

lettere sul modello di quelle presentate precedentemente.

Reclamare per il pagamento

1. Modelli

Prot. N. ..............

Oggetto: Reclamo per un errore di fatturazione.

In data 15.2.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Siamo spiacenti di

a) informarvi che abbiamo rilevato un errore nella fattura inviataci.

b) il prezzo non corrisponde a quello indicato nel vostro catalogo/listino e ripreso nella vostra lettera di

offerta.

Vi preghiamo pertanto di inviarci una nuova fattura.

Distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Reclamo per il ritardo di pagamento.

In data 15.2.01 abbiamo spedito presso la vostra ditta i prodotti da voi ordinati. Costatiamo con

disappunto che a tutt'oggi non abbiamo ancora ricevuto il pagamento, nonostante un sollecito da parte

nostra (ref. ns. del 4.6.01).

Vi informiamo che passeremo a vie giudiziarie.

Distinti saluti.

2. Vocabolario

Esprimere rammarico e disappunto




Ci rammarichiamo del fatto che ...

Costatiamo con rammarico che ...

Costatiamo con disappunto che ...

Vi informiamo che passeremo a vie giudiziarie ...

b) Attività generali

Molte delle seguenti attività sono in rapporto con gli esempi di lettere commerciali presentati

nella parte a).

Completare con le parole mancanti

Facendo riferimento alla vs. cortese richiesta del 22.2.2001 vi comunichiamo il prezzo totale per i prodotti

ordinati, gli sconti e le offerte speciali che possiamoconcedere/praticare (praticare uno sconto,

un forte sconto, etc.).

Siamo però spiacenti di informarvi

a) che il nostro articolo N. 222 non è più in vendita/disponibile, essendo stato sostituito dall'articolo N.

322, che presenta la stessa qualità.

b) che le quantità richieste per l'articolo N° 222 non sono attualmente disponibili. Potremo disporre delle

quantità indicate solo tra un mese.

I termini di consegna della merce saranno di 15 giorni a partire dalla data di spedizione dell'ordine da

parte vostra.

Si prega di pagare in contanti (= contrassegno, cioè in contanti alla consegna)/anticipo/tempo.

Il trasporto sarà fatto a mezzo ferrovia.

Distinti saluti.

In riferimento al vs. ordine del 3.2.2001, siamo spiacenti di informarvi che ci è impossibile consegnare la

merce alla data indicata nella ns. conferma del 6.3.2001. Cioccorrono/servono (so-so)/ necessitano 15

giorni supplementari. Vogliate scusarci per il ritardo.

Ringraziandovi per la vostra cortesia/pazienza, vi porgiamo distinti saluti.

Risposta:

Siamo spiacenti di informarvi che non potremo effettuare il pagamento alla data prevista. Pensiamo

di pagare (so-so)/ saldare / regolare (antiquato) la fattura entro la fine del mese. Ci scusiamo per il

ritardo, sperando che non vi causi gravi inconvenienti.

Vogliate gradire i più distinti saluti.


- art. 22 (vs. ref. cat.) : 2 unità

- art. 24: 5 unità

- art. 26: 20 unità

Vorremmo ordinare anche l'art. 415, ma il prezzo non è di nostro gradimento. Potreste farci un'altra

proposta, tenuto conto della quantità che pensiamo di acquistare?

In attesa di un vostro (cortese) riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

Vi informiamo che abbiamo ricevuto i prodotti da noi richiesti/ ordinati in perfette condizioni e ve ne

ringraziamo.

a) Il pagamento è stato fatto in contrassegno alla persona incaricata del trasporto.

b) Abbiamo già provveduto a spedirvi un vaglia/bollettino di conto corrente postale.

c) Troverete in allegato un assegno/ certificato di bonifico bancario.

Con i più distinti saluti.

In data 1.6.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Siamo spiacenti di informarvi che

la quantità di merce ricevuta non corrisponde alla quantità di merce ordinata (rif. ns. lettera del 15.5.01).

Vi preghiamo pertanto

a) di procedere ad una modifica della fattura.

b) di provvedere all'aggiunta della parte mancante.

c) di provvedere al ritiro della merce in consegna/magazzino (??).

Distinti saluti.

In data 2.5.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Siamo spiacenti di

a) informarvi che abbiamo rilevato un errore nella fattura inviataci.

b) il prezzo/ prezzo praticato non corrisponde a quello indicato nel vostro catalogo/listino e ripreso nella

vostra lettera di offerta.

Vi preghiamo pertanto di mandarci/inviarci/emettere una nuova fattura.

Distinti saluti

In data 10.1.01 abbiamo consegnato presso la vostra ditta i prodotti da voi ordinati. Constatiamo

con dispiacere (so-so)/ rammarico che a tutt'oggi non abbiamo ancora ricevuto il vs. assegno/ saldo/

pagamento, nonostante un sollecito da parte nostra (ref. ns. del 1.4.01).

Vi informiamo che passeremo a vie giudiziarie.

Distinti saluti

Frasi scomposte

La lista seguente comprende frasi estratte dalle lettere commerciali presentate nella parte a). Le frasi

sono scomposte in due parti:

Gradiremmo ricevere

Restando a

In attesa di

Vogliate gradire

Facendo seguito

Desidereremmo conoscere

Ringraziandovi per la vostra comprensione

Vi porgiamo

Vi informiamo che

Vi ringraziamo

In riferimento

Ci permettiamo di ricordarvi

Siamo spiacenti di informarvi

Se non riceveremo i prodotti entro la fine

del mese

Vi informiamo che

il catalogo dei prodotti

il listino prezzi

vostra disposizione per ulteriori

informazioni

un vostro riscontro

una vostra risposta

i più distinti saluti

alla vostra cortese richiesta del

5.6.2001

le condizioni di pagamento

come verrà imballata la merce

i termini di consegna della merce

la fornitura di pezzi di ricambio

se la merce è assicurata

le condizioni di garanzia

l’assistenza alla clientela

vi porgiamo distinti saluti

distinti saluti

abbiamo ricevuto i prodotti

della fiducia accordataci

alla vostra lettera del 5.6.2001

che la fattura non è ancora stata

saldata

che non abbiamo ancora ricevuto la

merce

il nostro ordine è da considerarsi

annullato

passeremo a vie giudiziarie

Le due parti di frasi vengono disposte sulla parete. Il gruppo si dispone a cerchio. Un partecipante con in

mano una pallina inizia a giocare dicendo l’inizio di una frase e passando la pallina ad un altro

partecipante. Una volta completata la frase, questo secondo partecipante può dire l’inizio di un’altra frase

e passare un’altra volta la pallina. Se la frase non è composta correttamente la pallina ritorna a chi ha

proposto la parte iniziale.

Il gioco continua fino all’esaurimento di tutte le frasi.

Variante: sono attaccati alla parete solo gli inizi delle frasi, che verranno completate dai partecipanti

senza supporto scritto.

Ricomposizione di lettere

Le frasi di tre lettere sono ritagliate e ricopiate su biglietti, che vengono mescolati. Diamo come esempio i

"ritagli" seguenti:

1. Vi preghiamo di indicarci cortesemente anche gli eventuali sconti che potreste praticare in caso di

acquisto di una certa quantità per un dato prodotto.

2. Se non riceveremo i prodotti richiesti entro la fine del mese, il nostro ordine è da considerarsi annullato.

3. Siamo però spiacenti di informarvi che il nostro articolo N. 222 non è più disponibile, essendo stato

sostituito dall'articolo N. 322, che presenta la stessa qualità

4. Desidereremmo conoscere inoltre

a) le condizioni di pagamento,

b) come verrà imballata la merce

5. Il trasporto sarà fatto a mezzo ferrovia.

6. Siamo spiacenti di informarvi che a tutt'oggi non abbiamo ancora ricevuto la merce.

7. In attesa di un vostro cortese riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

8. e) se la merce è assicurata durante il trasporto,

f) quali sono le condizioni di garanzia

9. Gradiremmo ricevere, con cortese sollecitudine, il catalogo dei vs. prodotti e il relativo listino prezzi.

10. In attesa di un vostro riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

11. Facendo seguito alla vs. cortese richiesta del 5.4.01 vi comunichiamo il prezzo totale per i prodotti

ordinati, gli sconti e le offerte speciali che possiamo proporvi.

12. Distinti saluti.

13. e che le quantità richieste per l'articolo N° 221 non sono attualmente disponibili. Potremo disporre

delle quantità indicate solo tra un mese.

14. c) i termini di consegna della merce,

d) se potete fornire eventuali pezzi di ricambio,

15. I termini di ricevimento della merce saranno di 15 giorni a partire dalla conferma dell'ordine da parte

vostra.

16. Si prega di pagare in contrassegno.

17. In data 23.4.01 abbiamo ordinato i prodotti seguenti presso la vostra ditta.

18. g) se vi occupate dell'assistenza alla clientela,

h) quali sono le pratiche per lo sdoganamento.

19. Vi preghiamo pertanto di provvedere affinché i prodotti in questione ci pervengano il più presto

possibile e di comunicarci con la massima celerità la data di consegna.

Si possono formare dei piccoli gruppi e ogni gruppo ha il compito di ricomporre le lettere. Vince chi ha

fatto la ricomposizione per primo e in maniera esatta.

La lettera pieghevole

Scopo dell’attività è comporre una lettera in cui siano presenti i seguenti elementi:

data

indirizzo

oggetto

testo

formula di chiusura

Il primo partecipante scrive su un foglio bianco il primo elemento, poi passa questo foglio al partecipante

alla sua destra, che scrive il secondo elemento e piega la lettera in modo tale che non sia più visibile il

primo elemento. La lettera viene dunque passata al terzo giocatore continuando il giro. Questi deve

scrivere un’altra frase e piegare la lettera in modo che non sia visibile la frase scritta da chi lo ha

preceduto. Il gioco continua finché non si raggiunge la chiusura della lettera, cioè i saluti finali. A questo

punto l’insegnante dispiega la lettera e la legge ad alta voce. I partecipanti possono valutare se il

prodotto scritto è coerente o meno.

All’inizio del gioco, bisognerà scegliere l’ "oggetto" della lettera tra quelli riportati nella lista seguente:

Richiesta di catalogo

Richiesta di prezzi

Richiesta di sconti

Richiesta di condizioni di pagamento

Nostro ordine n° ...

Vostro ordine n° ...

Assicurazione merce

Ritardo per la consegna

Ritardo per il pagamento

Ricevimento della merce

Ricevimento del pagamento

Sollecito per il ritardo di pagamento

Sollecito per la consegna della merce

Reclamo per merce danneggiata

Reclamo per merce incompleta

Reclamo per merce non ordinata`

Reclamo per errore di fatturazione

Reclamo per ritardo di pagamento

Composizione su dettato

Si distribuisce ad ogni studente una frase ritagliata da una lettera (tutte le frasi provengono da una sola

lettera). I ritagli non sono numerati. L’insegnante chiede agli studenti di cominciare a dettare. Tutti

scrivono. Inizierà a dettare lo studente che pensa di avere la prima frase del testo. Dopodiché continua lo

studente che crede di avere la seconda frase e via di seguito.

Alla fine si rileggerà il testo dettato e gli studenti faranno proposte su come modificare eventualmente

l’ordine delle frasi.

Domande

1. Comunica il prezzo di un prodotto.

2. Proponi uno sconto.

3. Comunica l'arrivo dell’ordine.

4. Resta fermo un giro.

5. Comunica come verrà trasportata la merce.

6. Comunica le condizioni di pagamento.

7. Vai alla casella 15.

8. Ringrazia per il ricevimento della merce.

9. Dai il nome di due multinazionali italiane dell’abbigliamento.

10. Sollecita il pagamento.

11. Comunica che la merce è stata assicurata.

12. Di' quale termine si usa in italiano per il pagamento diretto al postino.

13. Sollecita l’arrivo della merce.

14. Richiedi la fattura.

15. Di' almeno quattro nomi di istituti bancari italiani.

16. Di' quale espressione si usa in italiano quando si effettua un versamento da un conto bancario ad un

altro.

17. Richiedi il catalogo.

18. Comunica la non disponibilità di articoli.

19. Di' cosa significa l’espressione “franco porto”.

20. Comunica l’annullamento di un ordine.

21. Scusati per il ritardo della merce.

22. Di' quale espressione si usa per in italiano per indicare che la merce sarà trasportata con il treno.

23. Scusati per il ritardo del pagamento.

24. Chiedi l’indirizzo e-mail della ditta.

25 Comunica l’arrivo di merce danneggiata.

26. Di' qual è il nome del documento rilasciato da un negoziante per l’acquisto di merce.

27. Chiedi che la merce sia sostituita.

28. Chiedi di pagare a rate.

29. Chiedi che la fattura venga modificata.

30. Torna indietro al punto di partenza.

31. Chiedi che i tuoi clienti paghino in contrassegno.

32. Chiedi che i tuoi clienti paghino a mezzo bonifico bancario.

33. Chiedi le coordinate bancarie (codici ABI e CAB).

Attività WEB

Informati sulle fiere campionarie italiane che possono interessare la tua attività aziendale.

Collegamenti pertinenti

http://www.aziende.it

http://www.virgilio.it (motore di ricerca)

Corrispondenza Commerciale

Documents

Transcript of Corrispondenza Commerciale