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Contratti e Ordini GUIDA OPERATIVA vers.2.0

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INDICE

INDICE................................................................................................ 2

MODALITA’ DI ACCESSO ................................................................ 4

GESTIONE DEGLI ACQUISTI ............................................................ 8

CONTRATTO GENERICO ................................................................. 9

Inserimento nuovo Contratto ............................................................. 10

Inserimento Riga Contratto ................................................................. 14

Inserimento Onere Accessorio ........................................................... 16

Associazione PNI .................................................................................... 18

Fascicolo Elettronico ............................................................................. 22

Rendere esecutivo il Contratto .......................................................... 23

CONTRATTO PER LAVORI............................................................. 25

Inserimento nuovo Contratto ............................................................ 26

Inserimento Riga Contratto ................................................................ 30

Oneri e Sicurezza .................................................................................. 33

Cronoprogramma dei lavori .............................................................. 34


Associazione PNI ................................................................................... 36

Rendere esecutivo il contratto ........................................................... 40

Cronoprogramma dei lavori – gestione SAL ................................. 42

CONTRATTO DI SOMMINISTRAZIONE ....................................... 45

Inserimento Nuovo Contratto di Somministrazione .................... 46

Inserimento Somministrazione Annuale ......................................... 49

Inserimento Righe di Somministrazione Annuale ......................... 50


Rendere esecutivo contratto - Consolida somministrazione ..... 59

Rilavorazione Contratto ........................................................................ 61

Consultazione righe somministrazione ........................................... 63


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Inserimento Somministrazione Annuale per Esercizi Futuri ....... 64

ORDINE DIRETTO ........................................................................... 65

Inserimento nuovo Ordine ................................................................. 66

Inserimento Riga di Ordine ................................................................ 69

Inserimento Onere Accessorio .......................................................... 72

Associazione a PNI ............................................................................... 74

Fascicolo elettronico ............................................................................. 78

Firma dell’ordine.................................................................................... 79

ORDINE SU CONTRATTO .............................................................. 80

Gestione Ordine su Contratto............................................................ 80

Inserimento nuovo Ordine su Contratto esistente ....................... 82

Inserimento Righe Ordine ................................................................... 85

Inserimento Onere Accessorio .......................................................... 87

Firmare Ordine ...................................................................................... 88


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MODALITA’ DI ACCESSO

La nuova modalità di accesso al Sistema Ciclo Acquisti Integrato, avviene attraverso

l'autenticazione sul sistema SICOGE, inserendo le proprie credenziali.


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L’autenticazione permette all’utente di accedere all’Area Riservata, dalla quale potrà,

digitando sul link “VIDEO”, visualizzare il tutorial che illustra le principali funzionalità del

Sistema Ciclo Acquisti Integrato.

Per poter invece accedere alle funzionalità di SCAI, l’utente dovrà procedere nell’accesso

al sistema SICOGE, digitando nuovamente le proprie credenziali


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A questo punto, dal menù di SICOGE è possibile accedere alle funzionalità di Scai,

selezionando la terza voce del menù “Ciclo Acquisti – Contratti e Ordini”

ed infine selezionando la voce “Accesso”.


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L’utente accede alla funzione di scelta del profilo SCAI, solo nel caso in cui l'utente sia

abilitato a più profili

Se invece l’utente è abilitato ad un solo profilo, accederà direttamente al “Ciclo Acquisti –

Contratti e Ordini”


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GESTIONE DEGLI ACQUISTI

L’utente, dopo aver acceduto al suo profilo nell’ambito della Gestione degli Acquisti, avrà

la possibilità di effettuare le varie attività descritte nel menù contenuto nella seguente

schermata


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CONTRATTO GENERICO

Per accedere alla gestione di un contratto, selezionare nella voce di menù “Contratti”, il

link “Contratto Generico”.

È possibile effettuare una ricerca dei contratti già presenti in anagrafica, digitando il tasto

“Vai alla ricerca”, oppure inserirne uno nuovo, digitando il tasto “Nuovo contratto”.


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Inserimento nuovo Contratto

Il Sistema propone una schermata con i dati generali del contratto, dove è necessario

inserire nei campi gialli i dati obbligatori dello stesso.

Per effettuare la scelta del soggetto contraente, occorre selezionare il pulsante che attiva

la finestra pop-up “Soggetto Contraente”.


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É possibile ricercare il soggetto contraente in anagrafica, digitando il tasto “Ricerca”, e

nel caso in cui non sia presente, inserirne uno nuovo, digitando l’apposito tasto “Inserisci

Persona Fisica” o “Inserisci Persona Giuridica”.

Per l’inserimento di una Persona Giuridica o di una Persona Fisica, è necessario

valorizzare i campi obbligatori e selezionare il tasto “Salva”.


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Il Sistema segnalerà che l’inserimento è stato eseguito correttamente.

Per dettagliare il contratto con gli oggetti di fornitura, è necessario procedere con

l'inserimento delle righe, selezionando il tasto “Salva e continua”.


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Per procedere all'inserimento della o delle righe è necessario effettuare la scelta tra Riga

contratto o Onere accessorio, selezionando l’apposito check. E successivamente, nel

primo caso, selezionare il pulsante che attiva la finestra pop-up “Oggetto di Fornitura”.

Invece nel secondo caso, ossia nel caso si tratti di una riga di Onere accessorio, è

necessario effettuare la scelta del “Tipo” di onere accessorio, selezionando tra quelli

disponibili nell’apposito menù, e valorizzare gli altri campi obbligatori in giallo.


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Inserimento Riga Contratto

È possibile ricercare nella finestra pop-up l’oggetto di fornitura, se presente in anagrafica

digitando il tasto “Ricerca”, e nel caso in cui non sia presente, è possibile inserirlo

digitando il tasto “Inserisci Oggetto di Fornitura”. Dopo aver valorizzato i campi

obbligatori, è necessario salvare l’oggetto di fornitura digitando il tasto “Salva”.


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Dopo aver valorizzato tutti gli altri campi obbligatori per l’inserimento della riga

contratto, è richiesto di dichiarare Centro di Costo, solo se l'oggetto di fornitura è un

bene.

Per salvare quanto inserito o se si è completato l’inserimento dei dati, è possibile tornare

alla schermata precedente, selezionando il tasto “Salva ed esci”.

Altrimenti per inserire una nuova Riga contratto o un Onere accessorio, selezionare il

tasto “Salva e continua”.


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Inserimento Onere Accessorio

Per inserire un Onere accessorio è necessario compilare i campi obbligatori.

L’indicazione del Centro di costo, in questo caso non è obbligatoria, poiché l'Onere

accessorio è assimilato ad un servizio.

Successivamente selezionare il tasto “Salva e continua”, al fine di permettere

l’inserimento di altre Righe contratto o altri Oneri accessori. In alternativa, se si è

completata la registrazione del Contratto, digitare il tasto “Salva e esci”.


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Il sistema prospetta la seguente schermata che permette di salvare i dati del contratto,

mediante la selezione del tasto “Salva”.


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Associazione PNI

Una volta perfezionato il contratto generico si può procedere all’associazione delle righe

al programmato non impegnato, precedentemente inserito utilizzando la funzione

Cronoprogramma di Sicoge. Si procede pertanto con la selezione del tasto “Completa

contratto”. Se non si effettua tale associazione non è possibile rendere esecutivo il

contratto generico.

Indicare l’importo nel campo apposito e selezionare l’icona di ricerca relativa al PNI


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Il sistema propetterà la seguente pop-up nella quale sarà necessario indicare l’anno e il

capitolo a cui afferisce il PNI che si intende associare. Selezionando il tasto “Ricerca” il

sistema presenta la lista dei PNI afferenti al capitolo indicato.

Ripetere tale associazione per ogni riga contratto.


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È possibile suddividere l’importo di ogni riga su annualità future indicando l’importo e

selezionando il PNI afferente all’esercizio di gestione.

È inoltre possibile suddividere l’importo di ogni riga su annualità future, indicando

l’importo e selezionando il PNI nella pop-up, relativo all’esercizio successivo, ad esempio

l’esercizio 2018, precedentemente inserito con la funzione Cronoprogramma di Sicoge.


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Nell’ambito dello stesso contratto generico non è possibile associare PNI diversi che

afferiscano allo stesso capitolo piano gestione per lo stesso esercizio. È invece possibile

per le diverse righe del contratto generico associare PNI diversi, se afferenti a capitoli

piani di gestione differenti.

Nella sezione “Anni programmabili” è possibile aggiungere annualità future valorizzando

i campi appositi “Anno da” e “Anno a” selezionando il tasto “Aggiungi”.

Una volta completata l’associazione per tutte le righe che compongono il contratto

generico, selezionare il tasto “Conferma”. Il sistema restituisce un messaggio di avvenuta

associazione.

Per modificare il contratto è necessario rimuovere l’associazione con il PNI eliminando

l’importo indicato e selezionare il tasto “Conferma”.

Per procedere con la rettifica selezionare il tasto “Modifica” nei dati generali del

contratto.

Per tornare ai dati generali del contratto selezionare il tasto “Indietro”.

A questo punto è possibile rendere esecutivo il contratto generico.


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Fascicolo Elettronico

Contestualmente alla registrazione del contratto generico viene generato un fascicolo

elettronico relativo allo stesso che può essere incrementato con la documentazione in

qualsiasi fase dell’iter del contratto.

Per allegare al contratto stesso la documentazione è necessario indicare la descrizione

del documento selezionare il tasto “Sfoglia” e successivamente effettuare l’upload del

documento.

È inoltre possibile effettuare il download del documento appena caricato.

Per eliminare il documento allegato è sufficiente selezionare il tasto “Elimina”.


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Rendere esecutivo il Contratto

Per rendere esecutivo il Contratto, e quindi non più modificabile, si seleziona il tasto

“Rendi esecutivo”.

Dopo aver inserito le date di stipula e di inizio/ fine validità del contratto, se sarà

necessario inserire ulteriori ordini in seguito, è necessario selezionare il tasto “Contratto

esecutivo con ordini successivi, altrimenti, per concludere definitivamente la registrazione

del contratto, si seleziona il tasto “Contratto esecutivo”.


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Il sistema restituisce la seguente schermata con lo stato aggiornato del contratto.

Il Contratto definitivo sarà visualizzabile sul sistema Sicoge nell’ambito della Contabilità

finanziaria, selezionando la macro-funzione “Impegno”, e nell’ambito della Contabilità

economica patrimoniale, selezionando la macro-funzione “Operazioni di gestione”.


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CONTRATTO PER LAVORI

Per accedere alla gestione di un contratto per lavori, selezionare nella voce di menù

“Contratti”, il link “Contratto per Lavori”.

È possibile effettuare una ricerca dei contratti già presenti in anagrafica, digitando il tasto

“Vai alla ricerca”, oppure inserirne uno nuovo, digitando il tasto “Nuovo contratto”.


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Inserimento nuovo Contratto

Il Sistema propone una schermata con i dati generali del contratto, dove è necessario

compilare nei campi gialli i dati obbligatori dello stesso.


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In particolare l’utente dovrà indicare l’oggetto dell’appalto selezionando nella tendina

“Modalità di prestazione” il tipo di appalto

“A CORPO”,

“A MISURA”

“A CORPO E A MISURA”.

In base alla Modalità di Prestazione selezionata il sistema prospetterà il tab

corrispondente.

Per effettuare la scelta del soggetto contraente, occorre selezionare il pulsante per

attivare la finestra pop-up “Soggetto Contraente”.

É possibile ricercare il soggetto contraente in anagrafica, digitando il tasto “Ricerca”, e

nel caso in cui non sia presente, inserirne uno nuovo, digitando l’apposito tasto “Inserisci

Persona Fisica” o “Inserisci Persona Giuridica”.


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Per l’inserimento di una Persona Giuridica o di una Persona Fisica, l’utente dovrà, dopo

aver selezionato l’apposito tasto, valorizzare i campi obbligatori, e successivamente

selezionare il bottone “Salva”.

Oltre alle informazioni generali del contratto, l’utente inserirà anche quelle tipiche dei

contratti per lavori:

Garanzia: indicandone la presenza o meno e l’importo in termini percentuali;

R.U.P.: indicando il cognome e nome RUP

Direttore dei lavori: indicando il cognome e nome del direttore dei lavori

Data avvio lavori: dato fondamentale per la generazione del documento

“Certificato di Pagamento”


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Dopo aver completato l’inserimento dei dati del contratto l’utente dovrà selezionare il

tasto “Salva” per confermare l’inserimento, oppure selezionare il tasto “Annulla” per

tornare al menù principale senza salvare i dati inseriti.


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Inserimento Riga Contratto

Per procedere alla lavorazione del contratto è necessario selezionare il tasto “Nuova riga

contratto SAL”.

Il sistema propone nella sezione in alto i dati generali del contratto precedentemente

inseriti e salvati, nella parte sottostante il tab relativo all’inserimento delle righe di

contratto per lavori che potrà essere “Riga Contratto a corpo” , “Riga Contratto a misura”

o “Riga Contratto a corpo e a misura”.

L’utente dovrà valorizzare il campo “Numero Riga”, e attraverso l'apposita pop-up il

campo “Oggetto di fornitura”, a seconda della modalità di prestazione selezionata

precedentemente.


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È possibile ricercare nella finestra pop-up l’oggetto di fornitura se presente in anagrafica,

digitando il tasto “Ricerca”; la finestra proporrà la lista delle Categorie Omogenee

attraverso la quale è possibile selezionare l’oggetto precedentemente censito per quella

categoria.

Nel caso in cui non fosse presente, è possibile inserire l’oggetto di fornitura, digitando il

tasto “Inserisci Oggetto di Fornitura”, valorizzando i campi obbligatori “Voce di

Fabbisogno”, Categoria omogenea” e “Descrizione” e selezionando il tasto “Salva”.

Dopo aver valorizzato gli ulteriori campi obbligatori: “Imponibile”, “Aliquota IVA” e

“Importo totale”, per completare l’inserimento della riga occorre selezionare il tasto

“Salva”.


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L’utente avrà comunque la possibilità di continuare con l’inserimento di altre righe,

selezionando nuovamente il bottone “Nuova riga Contratto SAL”.


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Oneri e Sicurezza

Attraverso il tab “Oneri Sicurezza” è possibile inserire eventuali Oneri di Sicurezza

presenti sul contratto, selezionando il tasto “Modifica”

attraverso la selezione del pulsante “Aggiungi Oneri Sicurezza”.

Valorizzando i campi obbligatori e selezionando il tasto “Salva”, il sistema restituirà il

messaggio di aggiornamento contratto eseguito correttamente.


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Cronoprogramma dei lavori

All’interno del tab “Cronoprogramma dei Lavori”, selezionando il tasto “Modifica”,

l’utente potrà inserire i dati richiesti.

L’utente dovrà indicare la data di inizio e di fine dei lavori della singola riga di contratto e

la periodicità del SAL e successivamente selezionare il tasto “Salva” per confermare

l’inserimento.


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Contestualmente alla registrazione del Contratto viene generato un Fascicolo Elettronico

relativo allo stesso, che può essere implementato con la documentazione in qualsiasi

fase dell’iter del contratto.

L’utente per inserire la documentazione nel fascicolo dovrà selezionare l’apposito tab.

L’utente dovrà indicare la descrizione del documento, selezionare il tasto “Sfoglia” e

scelto il documento, effettuare l’upload del file.

L’utente avrà inoltre la possibilità di effettuare il download del documento appena

caricato selezionando l’apposito tasto, per eliminare il documento caricato dovrà

selezionare il tasto “Elimina”.


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Associazione PNI

Una volta perfezionato il contratto per lavori si può procedere all’associazione delle righe

al programmato non impegnato, precedentemente inserito utilizzando la funzione


contratto”. Se non si effettua tale associazione non è possibile rendere esecutivo il

contratto per lavori.

Indicare l’importo nel campo apposito e selezionare l’icona di ricerca relativa al PNI


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Il sistema prospetterà la seguente pop-up nella quale sarà necessario indicare l’anno e il

capitolo a cui afferisce il PNI che si intende associare. Selezionando il tasto “Ricerca” il

sistema presenta la lista dei PNI afferenti al capitolo indicato.

Ripetere tale associazione per ogni riga contratto.


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Nell’ambito dello stesso contratto per lavori non è possibile associare PNI diversi che

afferiscano allo stesso capitolo piano gestione per lo stesso esercizio. È invece possibile

per le diverse righe del contratto per lavori associare PNI diversi, se afferenti a capitoli

piani di gestione differenti.

Una volta completata l’associazione per tutte le righe che compongono il contratto per

lavori, selezionare il tasto “Conferma”. Il sistema restituisce un messaggio di avvenuta

associazione.

Per modificare il contratto è necessario rimuovere l’associazione con il PNI eliminando


Per procedere con la rettifica selezionare il tasto “Modifica” nei dati generali del

contratto.



Per tornare ai dati generali del contratto per lavori selezionare il tasto “indietro”.

È possibile a questo punto rendere esecutivo il contratto per lavori.


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Rendere esecutivo il contratto

Per completare la registrazione del contratto per lavori, sarà necessario selezionare il

tasto “Rendi Esecutivo”, una volta reso esecutivo lo stesso non sarà più modificabile.

Dopo aver inserito le date di stipula e di inizio e fine validità del contratto, l’utente dovrà

confermare l’operazione selezionando il tasto “Contratto esecutivo”.


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Il sistema restituirà un messaggio, che il contratto è stato reso definitivo.


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Cronoprogramma dei lavori – gestione SAL

Il contratto, reso definitivo, è stato inserito nel cronoprogramma dei lavori. L’utente a

questo punto, entrando nell’apposito tab potrà selezionare il tasto “Lista SAL”.

Cliccando sul tasto “Modifica” si attivano i tasti “Nuovo SAL” e “Genera SAL”.

Se nell’inserimento delle date nel Tab “Cronoprogramma dei Lavori” è stata indicata un

tipo di periodicità tra MENSILE, BIMESTRALE, TRIMESTRALE, SEMESTRALE O ANNUALE,

l’utente mediante la selezione del tasto “Genera SAL”, otterrà automaticamente dal

sistema una lista di SAL tanti quanti sono i mesi previsti nell’arco di tempo indicato.


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Per ognuno di essi, indicando la data di emissione nell’apposito campo, e selezionando il

tasto “Salva”, sarà possibile rendere definitivo e non più modificabile ciascuno dei SAL

generato.

Nel caso in cui non fosse stata indicata la “Data Avvio Lavori”, presente nei dati generali

del contratto, è obbligatorio inserirla prima del salvataggio.

Il sistema restituirà il messaggio di aggiornamento riga contratto SAL eseguito

correttamente. Tale operazione, che ha reso definitivo e non più modificabile la riga SAL,

renderà disponibile il Certificato di pagamento, che potrà essere visualizzato attraverso

la selezione dell’apposito tasto presente nella lista dei SAL.


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Selezionando il tasto “Indietro” si ritorna ai dati generali del contratto.

L’utente selezionando il tasto “Salva”, renderà definitivo il salvataggio.

Il Contratto definitivo sarà visualizzabile sul sistema Sicoge nell’ambito della Contabilità




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CONTRATTO DI SOMMINISTRAZIONE

Per accedere alla gestione di un contratto di somministrazione, si seleziona nella voce di

menù “Contratti”, il link “Contratto di somministrazione”.

È possibile effettuare una ricerca dei contratti già presenti in anagrafica, oppure inserirne

uno nuovo, selezionando l’apposito tasto.


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Inserimento Nuovo Contratto di Somministrazione

Il Sistema propone una schermata con i dati generali del contratto di somministrazione.

Una volta valorizzati i campi gialli obbligatori, si procede con la valorizzazione del

soggetto contraente, selezionando il pulsante che attiva l’apposita finestra pop-up

“Soggetto Contraente”.

É possibile ricercare il soggetto contraente in anagrafica e nel caso in cui non sia

presente, inserirne uno nuovo, selezionando l’apposito tasto “Inserisci Persona Fisica” o


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“Inserisci Persona Giuridica”. È necessario valorizzare i campi obbligatori e selezionare il

bottone “Salva”.

Dopo aver valorizzato tutti i campi obbligatori, è possibile concludere temporaneamente

la registrazione del contratto selezionando il tasto “Salva”; per procedere con la stipula

del contratto selezionare il tasto “Salva e continua”.


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Il sistema visualizza una finestra pop-up nella quale viene esposta la data di stipula

indicata in precedenza; se non presente, occorre valorizzarla prima di procedere alla

selezione del tasto “Salva e Continua”.


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Inserimento Somministrazione Annuale

È possibile inserire una sola somministrazione annuale per lo stesso Anno Esercizio.

Per inserire i dati relativi alla somministrazione annuale, dopo aver valorizzato i campi

obbligatori, è necessario procedere selezionando il tasto “Salva”.


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Inserimento Righe di Somministrazione Annuale

Per inserire la riga di somministrazione annuale è necessario selezionare il tasto “Nuova

Riga Somministrazione Annuale”

È possibile inserire righe di somministrazione annuale o righe di onere accessorio,

selezionando l’apposito check.

Per inserire la riga di somministrazione annuale, è obbligatorio inserire l'oggetto di

fornitura, selezionando il pulsante che attiva l’apposita finestra pop-up “Oggetto di

fornitura”.


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Attraverso la finestra pop-up, è possibile effettuare la ricerca, per voce di fabbisogno,

impostando il flag sul check relativo alla “Ricerca per voce di fabbisogno”, o per oggetto

di fornitura, valorizzando uno dei parametri disponibili, selezionando successivamente il

tasto “Ricerca”.

Nel caso in cui non sia presente l’oggetto di fornitura, è possibile inserirne uno nuovo,

attraverso la selezione del tasto “Inserisci Oggetto di Fornitura”.

Valorizzati i campi gialli obbligatori, tra i quali quello della voce di fabbisogno mediante

la selezione del pulsante che attiva l’apposita finestra pop-up, occorre successivamente

selezionare il tasto “Salva”.


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A questo punto l’utente deve valorizzare gli altri campi per l’inserimento della riga di

somministrazione annuale.

L'importo da indicare, è un importo presunto che potrà essere modificato in seguito.

Nell’ambito della sezione “Gestione Centri di Costo associati alla Riga Somministrazione

Annuale ”possono essere indicati uno o più centri di costo.

Nell’ambito della sezione “PNI”, sarà possibile selezionare il “Programmato Non

Impegnato”, precedentemente inserito utilizzando la funzione “Cronoprogramma” di

Sicoge; e associarlo alla riga stessa.


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Il sistema prospetta la seguente finestra pop-up nella quale sarà necessario indicare

l’anno e il capitolo a cui afferisce il PNI che si intende associare. Selezionando il tasto

“Ricerca”, il sistema presenta la lista dei PNI afferenti al capitolo indicato. Selezionando il

PNI da associare, questo verrà automaticamente riportato nel campo “Programmano

Non Impegnato”della riga in lavorazione.

Per rimuovere l’associazione del PNI alla riga occorre selezionare il link “Rimuovi

selezione”


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Per completare l’inserimento della riga occorre selezionare il tasto “Conferma e Salva”.


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Dopo aver inserito le varie righe di somministrazione annuale con e senza PNI associato,

qualora si volessero inserire ulteriori righe di somministrazione o righe di onere

accessorio, o modificare le righe precedentemente inserite è necessario selezionare il

tasto “Modifica”.


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Verranno visualizzate le icone di “Modifica” e/o "Elimina" a fianco di ogni

singola riga.

Se la riga inserita è stata già associata ad un PNI verrà visualizzata solo l’icona , che

permetterà di entrare nel dettaglio della riga ed effettuare modifiche o eliminarne del

tutto l’inserimento, previa rimozione del PNI.

Se la riga inserita non è stata associata ad un PNI verranno visualizzate le icone e

, sia per la modifica che per l’eliminazione diretta della stessa.

Inoltre per aggiungere ulteriori righe di somministrazione annuale, sarà necessario

selezionare il tasto “Nuova Riga Somministrazione Annuale”.

Per completare l'inserimento della somministrazione annuale, con le sue righe di

dettaglio, occorre selezionare il tasto “Salva”.


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Il sistema ritorna ai dati generali della somministrazione e, qualora si volessero effettuare

ulteriori rettifiche, sarà possibile selezionando il tasto “Modifica”.


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Contestualmente alla registrazione del contratto di somministrazione viene generato un

fascicolo elettronico relativo allo stesso che può essere incrementato con la

documentazione in qualsiasi fase dell’iter del contratto.

Per allegare al contratto stesso la documentazione è necessario indicare la descrizione

del documento, selezionare il tasto “Sfoglia” e successivamente effettuare l’upload del

documento.

È inoltre possibile effettuare il download del documento appena caricato.

Per eliminare il documento allegato è sufficiente selezionare il tasto “Elimina”.


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Rendere esecutivo contratto - Consolida somministrazione

Per completare la registrazione del contratto di somministrazione, dopo aver associato

tutte le righe di somministrazione ai PNI, è necessario selezionare il link relativo al

numero di somministrazione annuale da completare.


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Successivamente è necessario selezionare il tasto “Consolida”, che risulta abilitato

entrando nella somministrazione.

Il sistema espone una finestra pop-up in cui risulta valorizzata la data di registrazione, se

già indicata nei dati generali della somministrazione annuale; qualora non fosse stata

indicata, tale data deve essere valorizzata prima di rendere esecutivo il contratto tramite

la selezione del tasto “Consolida”.


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Rilavorazione Contratto

Nel caso si volesse procedere, dopo il consolidamento della somministrazione, alla

rilavorazione della somministrazione, occorre selezionare il tasto “Rilavora”.

Verrà visualizzata l’icona di "Modifica" a fianco delle righe inserite ed il tasto di

“Nuova riga Somministrazione annuale”:

- se è necessario modificare le righe di somministrazioni parzialmente impegnate,

sarà possibile entrare nel dettaglio della riga e aumentare o diminuire l'importo

fino a al tetto del totale impegnato (sarà possibile gestire eventuali variazioni

negative registrate su Sicoge e tornare indietro su tutto a fronte di un atto di

annullamento)

- se è necessario modificare le righe di somministrazioni totalmente impegnate,

sarà possibile entrare nel dettaglio della riga e aumentare l'importo

precedentemente indicato o in alternativa sarà possibile inserire una nuova riga di

somministrazione (sarà possibile gestire eventuali clausole di variazione positive

registrate su Sicoge)

- se è necessario eliminare una riga di somministrazione (sempre se non è l’unica

presente nella somministrazione annuale), sarà necessario precedentemente

entrare nel dettaglio della riga e rimuovere il PNI tramite il link Rimuovi selezione

- successivamente alle modifiche, alle cancellazioni o ai nuovi inserimenti di righe

non è necessario consolidare nuovamente la somministrazione annuale in quanto

lo stato della stessa rimarrà sempre Consolidato, anche dopo aver selezionato il

pulsante “Rilavora”

- quando una somministrazione annuale è nello stato “Consolidata” non sarà

possibile eliminare tutte le righe, dovrà quindi rimanere almeno una riga di

somministrazione.


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Dopo aver effettuato e salvato le modifiche, il sistema restituirà la schermata con

l’informazione “Aggiornamento Somministrazione Annuale eseguito correttamente”.


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Consultazione righe somministrazione

Tornando nella schermata iniziale, mediante la selezione del tasto “Indietro”, sarà

possibile, selezionando il tasto “Visualizza ass. PNI”, consultare gli importi totali relativi ai

PNI/impegni e fatture associati alla somministrazione.


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Inserimento Somministrazione Annuale per Esercizi Futuri

È possibile inserire una nuova somministrazione annuale per esercizi futuri, attraverso la

selezione del tasto “Inserisci Nuova Somministrazione Annuale”.

Dopo aver valorizzato i campi gialli obbligatori della somministrazione annuale per

l’esercizio futuro, è necessario selezionare il tasto “Salva” e quindi procedere con

l’inserimento delle righe di somministrazione come descritto in precedenza.

Il contratto di somministrazione stipulato e con somministrazioni annuali consolidate sarà

visualizzabile sul sistema Sicoge nell’ambito della Contabilità finanziaria, nella macro-

funzione “Impegno”, e nell’ambito della Contabilità economica patrimoniale, nella

macro-funzione “Operazioni di gestione”.


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ORDINE DIRETTO

Per accedere alla gestione di un ordine, selezionare nella voce di menù “Ordini”, il link

“Ordine diretto”.

È possibile effettuare una ricerca degli ordini già presenti in anagrafica, digitando il tasto

“Vai alla ricerca”, oppure inserirne uno nuovo, digitando il tasto “Nuovo ordine”.


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Inserimento nuovo Ordine

Nella prima schermata il Sistema richiede l’inserimento dei dati generali dell’ordine; per

procedere sarà necessario valorizzare almeno i dati obbligatori evidenziati dal colore

giallo e selezionare il tasto “Salva”


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È possibile indicare un fornitore tra quelli già censiti in anagrafica aprendo l’apposita

finestra popup e digitando il tasto “Ricerca”; nel caso il fornitore non sia presente, è

possibile censirlo digitando il tasto “Inserisci Persona Fisica” o “Inserisci Persona Giuridica”


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Nel caso in cui l’utente scelga di inserire un nuovo fornitore, dopo aver valorizzato i dati

obbligatori richiesti, dovrà selezionare il bottone “Salva”

Dopo aver completato l’inserimento dei dati generali dell’ordine, l’utente può selezionare

il tasto “Salva” oppure, per continuare con la digitazione dei dati di dettaglio dell'ordine,

selezionare il tasto “Salva e continua”.


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Inserimento Riga di Ordine

Per procedere nell'inserimento della riga dell'ordine, occorre indicare se inserire una riga

afferente ad un oggetto di fornitura “Riga ordine” oppure ad un “Onere accessorio”.

Nel primo caso, l’utente aprendo la finestra pop-up “Oggetto di fornitura” potrà

ricercare l'oggetto di fornitura tra quelli già censiti in anagrafica, oppure inserirne uno

nuovo.


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Nel caso in cui decida di inserire un nuovo oggetto di fornitura, l’utente dovrà

selezionare l’apposito tasto.

Successivamente l’utente, dopo aver valorizzato i campi obbligatori “Voce di

Fabbisogno”, Codice Articolo Produttore” e “Oggetto fornitura”, dovrà selezionare il

tasto “Salva” per concludere l’inserimento dell’oggetto di fornitura.


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Per terminare la registrazione della Riga Ordine è obbligatorio indicare la “Quantità Da

Ordinare” e il “Prezzo Unitario” della merce oggetto dell’ordine e selezionare l'Aliquota

Iva da applicare.

Sarà obbligatorio inserire il centro di costo, selezionando l’apposito tasto, nel caso in cui

l'oggetto di fornitura sia un bene. È facoltativo indicare il centro di costo nel caso in cui

l'oggetto della fornitura sia un servizio (gli oneri accessori sono assimilati ai servizi).

Per salvare quanto inserito o se si è completato l’inserimento dei dati, è possibile tornare

alla schermata precedente, selezionando il tasto “Salva ed esci”.

Altrimenti per inserire una nuova Riga ordine o un Onere accessorio, selezionare il tasto

“Salva e continua”.


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Per inserire un Onere accessorio è necessario compilare i campi obbligatori.

L’indicazione del Centro di costo, in questo caso non è obbligatoria, poiché l'Onere

accessorio è assimilato ad un servizio.

Successivamente selezionare il tasto “Salva e continua”, al fine di permettere

l’inserimento di altre Righe ordine o altri Oneri accessori. In alternativa, se si è completata

la registrazione dell’ Ordine, digitare il tasto “Salva e esci”.


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Il sistema prospetta la seguente schermata che permette di salvare i dati dell’ordine,

mediante la selezione del tasto “Salva”.


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Associazione a PNI

Una volta perfezionato l'ordine diretto si può procedere all’associazione delle righe al

programmato non impegnato, precedentemente inserito utilizzando la funzione


ordine”. Soltanto dopo aver associato interamente l’ordine al PNI, sarà possibile renderlo

esecutivo.

Indicare l’importo nel campo apposito e selezionare l’icona di ricerca relativa al PNI.


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Il sistema prospetterà la seguente pop-up nella quale sarà necessario indicare l’anno e il

capitolo a cui afferisce il PNI che si intende associare.

Selezionando il tasto “Ricerca”, il sistema presenta la lista dei PNI afferenti al capitolo

indicato.

Ripetere tale associazione per ogni riga dell'ordine.


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Nell’ambito dello stesso ordine diretto non è possibile associare PNI diversi, per lo stesso

esercizio, che afferiscano allo stesso capitolo piano gestione.

È possibile associare a righe diverse dell'ordine PNI differenti, afferenti a capitoli piani di

gestione differenti.



Una volta completata l’associazione per tutte le righe che compongono l’ordine,

selezionare il tasto “Conferma”; il sistema restituisce un messaggio di operazione

correttamente eseguita. E questo punto è possibile firmare l’ordine.

Per modificare l’ordine è necessario rimuovere l’associazione con il PNI eliminando


Per procedere con la rettifica selezionare il tasto “Modifica” nei dati generali dell’ordine.

Per tornare ai dati generali dell'ordine selezionare il tasto “Indietro”.

A questo punto è possibile firmare l’ordine.


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Fascicolo elettronico

Contestualmente alla registrazione dell’Ordine viene generato un Fascicolo Elettronico

relativo allo stesso, che può essere implementato con la documentazione in qualsiasi

fase dell’iter dell’ordine.

L’utente per inserire documentazione nel fascicolo dovrà selezionare l’apposito tab.

L’utente dovrà indicare la descrizione del documento, selezionare il tasto “Sfoglia” e

scelto il documento, effettuare l’upload del file.

L’utente avrà inoltre la possibilità di effettuare il download del documento appena

caricato selezionando l’apposito tasto, per eliminare il documento caricato dovrà

selezionare il tasto “Elimina”.


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Firma dell’ordine

L’utente per completare l’Ordine in modo definitivo e non più modificabile dovrà

selezionare il tasto “Firma”

Il sistema propone una finestra pop-up di conferma nella quale l’utente dovrà impostare

la Data di Registrazione dell’Ordine, qualora non digitata nelle fasi precedenti, e quindi

selezionare il tasto “Firma”.

Il sistema restituisce la seguente schermata con lo stato aggiornato dell’ordine.

L’Ordine firmato sarà visualizzabile sul sistema Sicoge nell’ambito della Contabilità




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ORDINE SU CONTRATTO

Gestione Ordine su Contratto

Per accedere alla gestione di un Ordine su Contratto, selezionare nella voce di menù

“Ordini”, il link “Ordine su Contratto”.

Per inserire un nuovo ordine di acquisto, è necessario effettuare una ricerca o per

“Ricerca ordine” o per “Ricerca Contratto”, ed in base alla scelta interessata cliccare sul

tasto “Ricerca”.

È possibile effettuare la ricerca per ordine, se già un ordine esistente è stato associato

precedentemente ad un contratto ed eventualmente modificarlo.


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Oppure effettuare una ricerca per contratto, per creare uno o più ordini da associare ad

un contratto già esistente.


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Inserimento nuovo Ordine su Contratto esistente

Per poter utilizzare la funzione “Nuovo ordine su contratto esistente”, devono essere

stati inseriti contratti per i quali, nella fase di rendere esecutivo il contratto è stata scelta

l’opzione di registrazione con ordini successivi. L’utente dopo aver effettuato la ricerca

del contratto, può procedere con l’inserimento di un nuovo ordine cliccando sul

contratto interessato. Il sistema visualizza il dettaglio del contratto inserito

precedentemente.


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Cliccando sul tasto “Registra Ordine” il sistema rimanda ad una nuova finestra per

l’inserimento dei dati generali del nuovo ordine.

Il sistema propone il fornitore già inserito nel contratto. Se il fornitore risulta differente da

quello precedentemente inserito, è possibile indicare un nuovo fornitore, scegliendo tra

persona fisica o giuridica, tramite la selezione dell’apposito tasto.


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Si procede quindi alla valorizzazione dei dati obbligatori e alla conferma dell’inserimento

cliccando sul pulsante “Salva”.


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Inserimento Righe Ordine Per procedere nell'inserimento della riga dell'ordine, occorre indicare se inserire una riga

afferente ad un oggetto di fornitura “Riga ordine” oppure ad un “Onere accessorio”.

Per procedere nell’inserimento della riga dell'ordine occorre selezionare il pulsante che

attiva l’apposita finestra pop-up “Oggetto di fornitura”.

Il sistema propone l’oggetto di fornitura indicato nella riga di contratto precedentemente

inserito.

Una volta selezionato l’oggetto di fornitura, l’utente ha la possibilità di indicare una

quantità minore o uguale alla quantità contrattualizzata. È obbligatorio inoltre inserire il


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centro di costo nel caso in cui l'oggetto di fornitura sia un bene, tale indicazione è

facoltativa nel caso in cui l'oggetto della fornitura sia un servizio (gli oneri accessori sono

assimilati ai servizi).

Se è necessario inserire altre Righe Ordine o Righe di Onere accessorio utilizzare il

bottone “Salva e Continua”, altrimenti, se l'inserimento dell'ordine è stato completato si

può procedere selezionando il tasto “Salva ed Esci”.


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Per registrare un Onere Accessorio selezionare il pulsante apposito.

Per inserire un Onere accessorio è necessario compilare i campi obbligatori (l’indicazione

del Centro di costo, in questo caso non è obbligatorio, poiché l'Onere accessorio è

considerato un servizio e non un bene) e successivamente selezionare il tasto “Salva e

continua”; in tal modo è possibile inserire altre Righe contratto o altri Oneri accessori.

In alternativa, se si è completata la registrazione del Ordine, selezionare il tasto “Salva ed

esci”.


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Firmare Ordine

Per firmare l’Ordine, e quindi renderlo non più modificabile, occorre selezionare

l’apposito tasto “Completa Ordine”.

Il sistema propone una finestra pop-up di conferma nella quale impostare la data di

registrazione dell'ordine, qualora non sia stata già inserita nelle fasi precedenti.

Selezionando il tasto “Firma” l'ordine verrà posto nello Stato di firmato e sarà possibile

riconciliare i documenti contabili ad esso relativi.


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Il sistema restituisce la seguente schermata con lo stato aggiornato dell’ordine.

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