Comunicazione Pubblica

La semplificazione del linguaggio

amministrativo

Obiettivi della giornataConoscere il dibattito sulla semplificazione del linguaggioApplicare le regole sulla semplificazione del linguaggio amministrativo

La semplificazioneSemplice = privo di complessità, di

complicazioni, che non presenta difficoltà, facile da interpretare, attuare,

applicare, lineare, che si sviluppa in modo chiaro

Preambolo“Le parole sono fatte, prima che per essere dette,

per essere capite:  proprio per questo, diceva un filosofo,  gli dei ci hanno dato una lingua e due orecchie.  Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoi ascoltatori.  È un maleducato, se parla in privato e da privato.  È qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante,  un dipendente pubblico, un eletto dal popolo.  Chi è al servizio di un pubblico  ha il dovere costituzionale di farsi capire” (Tullio De

Mauro)   

SommarioLa semplificazione e il linguaggio burocraticoProgettare la semplificazioneLa semplificazione in alcuni ambiti specifici: moduli, lettere, e normeParlare chiaro con le nuove tecnologie

La semplificazione e il linguaggio burocratico

Parte I

Che cosa significa semplificare

Non significa per forza rendere il messaggio più sempliceSignifica adeguare il messaggio alle competenze del destinatario minimizzando le ambiguitàSemplificazione + chiarezza = efficacia comunicativa

Perché semplificare1. Per rispettare la Costituzione

Una pubblica amministrazione realmente al servizio dei cittadini, come prevede l'articolo 98 della Costituzione italiana, deve garantire una

comunicazione chiara e univoca.

2. Per rispettare i cittadiniIl censimento del 1991 rivela che oltre il 60% della popolazione non

possiede un grado di istruzione sufficiente a comprendere il linguaggio burocratico.

3. Per rispettare i principi della legge sul procedimento amministrativo 241/90

Un linguaggio semplice e chiaro consente ai cittadini un controllo sull'attività svolta dalla pubblica amministrazione, rendendo effettivo il principio della trasparenza amministrativa. Inoltre, il principio che garantisce l'accesso agli atti amministrativi presuppone che questi

siano comprensibili ai cittadini che li richiedono.

Storia della semplificazione

Codice di Stile (Cassese, 1993)Manuale di Stile (Fioritto, 1997)Circolare del 2 maggio 2001 (emanata dal Dipartimento per gli Affari Giuridici e Legislativi)Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi 8 maggio 2002 (emanata dal Dipartimento della Funzione Pubblica)Lancio del progetto Chiaro! (www.funzionepubblica.it/chiaro)

Dipartimento della funzione pubblicaDirettiva sulla semplificazione del linguaggio dei

testi amministrativi8 maggio 2002

10 regole di comunicazione e di struttura giuridica10 regole di scrittura del testo

Il linguaggio burocraticoTecnicismiPeriodare complessoStrutture ellittichePluralità di pubblici (interno ed esterno)Frutto di negoziazioniCircolaritàRegole e formalità

Chiaro!Il nuovo progetto per semplificare il linguaggio

amministrativo

www.funzionepubblica.it/chiaro/

Ambiti del linguaggio della PA

Testi diversi: leggi, bandi, avvisi, comunicati stampa, moduli, ecc. Media diversi: newsletter, web, ecc.Rapporti comunicativi diversi (lettera vs. manifesto) Pubblici diversi (settoriali, generalisti, interni ed esterni)

Progettare la semplificazione

valutare correttamente il destinatario della comunicazione;considerare con attenzione qual è l’obiettivo che si intende raggiungere con la comunicazione;pianificare il contenuto del testo, attraverso la costruzione di un ordine logico degli argomenti;elaborare uno stile di relazione coerente con il contesto della comunicazione

Il processo di scritturaLa pianificazione è solo il primo passo

attraverso il processo di scrittura:Analisi e pianificazioneRaccolta ideeOrganizzazione (scaletta)Scrittura (prima bozza)Rilettura e riscrittura

Tipologia di interventiRedazionali

ParoleFrasiOrganizzazione complessiva del testo

Grafici

FontImpaginazioneElementi grafici di compendio

Le paroleBurocratiche (sostituire) vs. Tecniche (spiegare con glosse…)Evitare le abbreviazioni (o scioglierle)

Afferente, all’atto, apposito, demandare, emolumenti, in ragione di, nonché, previo, quota parte, vigenti. ecc.

La fraseSono da preferire:

Frasi brevi (spezzare i periodi, 20-25 parole)CoordinateCostruzione personaleCostruzione attiva

Il testoImportanza di identificare l’oggetto

La suddivisione in paragrafi e sezioni

La tecnica della piramide rovesciata

La rete dei riferimenti

La graficaFont: la scelta del carattere

le famiglie generiche di font sono 5: serif (graziati), sans-serif (bastoni), monospaced (monospazio), cursive, fantasy.

L’impaginazione: la cura nel disporre il testo secondo certe regole

La suddivisione in paragrafi, la titolazioneBianco è bello, margini, interlinea, giustezza

Elementi grafici di compendio: inserimento di quegli elementi che danno personalità e piacevolezza a un documento

Attenzione: li ornamenti non devono mai essere gratuiti, ma devono sostenere e migliorare la leggibilità e la comprensione di un testo.

Il paratestoLa cura degli apparati che

accompagnano il testo possono diventare strumento di semplificazione:

Cappelli introduttivi, Note, Glossari, Sintesi, Indici, Introduzioni, ecc.

Limiti alla semplificazioneNon si può semplificare proprio tutto…

Molti documenti pubblici sono frutto di intense negoziazioni e per questo è impossibile eliminare all’origine ogni ambiguità

Il lavoro del semplificatore in questi casi si svolge tramite l’introduzione di adeguati apparati paratestuali

L’atto amministrativoIntestazioneData

ProtocolloDestinatario

OggettoPreambolo (richiamo delle norme e dei provvedimenti in base ai

quali l’atto viene emanato) Motivazione (In questa parte vanno indicati i motivi che hanno

portato alla decisione)Decisione (Bisogna indicare con la massima precisazione che

cosa l'amministrazione ha deciso nel caso concreto)Procedure (Ciò che il cittadino destinatario dell'atto deve,

eventualmente, fare dopo averlo ricevuto. Per procedura si intende il percorso completo, quindi: quali documenti sono richiesti, cosa bisogna fare, dove si deve andare)

Il manuale di stile internoDati i numerosi elementi ricorrenti,

sarebbe utile che ogni amministrazione potesse sviluppare un manuale di stile interno per la redazione di documenti

Scopo del manuale è dare uniformità e riconoscibilità ai documenti dell’ente, oltre che diffondere le buone norme sulla semplificazione fra gli uffici

Le nuove tecnologieAlcuni errori:

Riproposizione di contenuti realizzati per altri mediaPensare che bastino i contenutiIgnorare il marketingAssumere che l’utente sia “attivo”

Perché un buon sito webImportanza di un sito usabile e accessibile: altrimenti si corre un

grave rischio di inefficienza e esclusione

Circolare Funzione Pubblica n. 3 13 marzo 2001

Circolare AIPA n. 32 6 settembre 2001

L’usabilitàCapacità di un sito di soddisfare “i

bisogni informativi dell’utente finale che lo sta visitando e interrogando, fornendogli facilità di accesso e di navigabilità e consentendo un adeguato livello di comprensione dei contenuti” (Visciola, Usabilità di siti web, Milano, 2000, p. 22).

Principi di usabilitàIl modello SCANMIC (by Shazissan Hassan

e Feng Li 2001)Screen design (scannability, ecc.)Contenuto (5 Ws)AccessibilitàNavigabilitàMedia UseInterattivitàConsistenza

L’accessibilitàConcetto di handicap tra il fisico e

tecnologico

Di un sito accessibile possono beneficiare TUTTI

Un Test: www.webxtutti.it

Benchmarking della comunicazione pubblica

online

I livelli eEuropeLivello 0: nessuna informazione online per il servizioLivello 1: informazioniLivello 2: moduli da scaricareLivello 3: comunicazione bidirezionaleLivello 4: erogazione di tutto il servizio online

I sottoindicatori Ervet (I)LIVELLO eEurope 0:

Ufficio, anagrafica, orariNominativo del referenteMail ufficio o personale del responsabile

LIVELLO 1 eEurope 1:Cosa fare per Personalizzazione del servizio in base particolari categorie della cittadinanza Informazioni aggiuntive e di approfondimento

I sottoindicatori Ervet (II)LIVELLO eEurope 2:

Disponibilità della modulisticaModulistica in diversi formatiDisponibilità di viewer e readerIstruzioni per compilare la modulistica

LIVELLO eEurope 3:Inoltro online della richiestaIdentificazione ufficio/responsabile a cui è inviata la richiestaPossibilità di autenticazione (forte o debole)Assistenza nel’invioEsplicitazione criteri di privacy e sicurezza

Utilizzo sistemi di crittografia (es. SSL)

I sottoindicatori ErvetLIVELLO eEurope 4:

Rilascio del documento/comunicazione della sua disponibilitàPresenza di modalità di autenticazione della PA, privacy, sicurezza della transazionePossibilità di utilizzare sistemi di pagamento diversi · verifica stato di avanzamento della pratica

Il metodo Arpa-l del CensisMetodo sviluppato nel 2000: disponibili 3 rapportiApplicato ai siti di regioni, province, capoluoghi, e campione di comuni con più di 5000 abitantiSviluppo di un rating

Il metodo Arpa-lAree di interesse degli indicatori:

Contenuti istituzionali e trasparenzaQualità e interattività dei serviziUsabilità e accessibilitàCooperazioni, relazionalità, communitiesMarketin territoriale e sviluppo del territorioProfessionalizzazione dei dispositivi tecnologici