COMUNE DI MALTIGNANO Provincia di Ascoli Piceno

MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO,

DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO

(Regolamento adottato ai sensi

dell'art. 5 del D.P.C.M. 3/12/2013)

Adottato con Delibera di Giunta Municipale

n. 82 del 12 ottobre 2015

INDICE GENERALE SEZIONE I – PRINCIPI GENERALI Art. 1: Oggetto Art. 2: Definizioni essenziali e normativa di riferimento Art. 3: Area Organizzativa Omogenea (AOO) Art. 4: Unità Organizzative Responsabili (UOR) Art. 5: Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi Art. 6: Conservazione delle copie del registro informatico di protocollo Art. 7: Firma digitale e firma elettronica qualificata. Art. 8: Caselle di Posta elettronica Art. 9: Sistema di classificazione dei documenti Art. 10: eliminazione protocolli diversi dal protocollo informatico Art. 11: Tutela della riservatezza dei dati e delle informazioni personali e sensibili SEZIONE II – FORMAZIONE GESTIONE E SCAMBIO DI DOCUMENTI Art. 12: Il documento amministrativo nel sistema di protocollo informatico: definizioni Art. 13: Formazione dei documenti Art. 14: Il documento amministrativo nel sistema di protocollo informatico: tipologie Art. 15: Documento ricevuto dall’Amministrazione Art. 16: Documento prodotto o inviato dall’Amministrazione Art. 17: Documento interno formale Art. 18: Documento interno informale SEZIONE III – DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 19: Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale Art. 20: Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili Art. 21: Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale Art. 22: Errata ricezione di documenti digitali Art. 23: Errata ricezione di documenti cartacei Art. 24: Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici Art. 25: Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei Art. 26: Documenti in partenza Art. 27: Verifica formale dei documenti da spedire Art. 28: Spedizione di documenti informatici Art. 29: Spedizione di documenti cartacei a mezzo posta Art. 30: Ricezione e trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax Art. 31: Registrazioni di protocollo e segnatura dei documenti in partenza e interni Art. 32: Ricevute di trasmissione SEZIONE IV – ASSEGNAZIONE E SMISTAMENTO DEI DOCUMENTI RICEVUTI Art. 33: Regole generali Art. 34: Assegnazione e smistamento di documenti ricevuti in formato digitale Art. 35: Assegnazione e smistamento di documenti ricevuti in formato cartaceo Art. 36: Assegnazione della corrispondenza da parte del Responsabile del Servizio Art. 37: Corrispondenza consegnata con ricevuta SEZIONE V – U.O. RESPONSABILI DELLE ATTIVITA’ DI PROTOCOLLAZIONE, DI ORGANIZZAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI. ABILITAZIONI E PROFILI DI ACCESSO. Art. 38: Ufficio Protocollo e Archivio comunale Art. 39: Servizio per la conservazione elettronica dei documenti Art. 40: Abilitazioni di accesso alle funzionalità di protocollo e gestione documentale Art. 41: Profili di accesso Art. 42 : Rete delle comunicazioni di avvenuta protocollazione SEZIONE VI – SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 43: Generalità

Art. 44: Classificazione Art. 44: Titolario di classificazione Art. 45: Prontuario per la classificazione Art. 46: Il fascicolo Art. 47: Tipologie di fascicoli Art. 48: Il sistema di Fascicolazione dei documenti Art. 49: Fascicolazione dei documenti Art. 50: Apertura e chiusura del fascicolo Art. 51: Modifica delle assegnazioni dei documenti ai fascicoli Art. 52: Consultazione dei Fascicoli Art. 53: Repertorio dei fascicoli SEZIONE VII – LA PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 54: Protocollazione dei documenti Art. 55: Il registro di protocollo Art. 56: Registro giornaliero di protocollo Art. 57: Documenti soggetti a registrazione di protocollo Art. 58: Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Art. 59: Documenti soggetti a registrazione particolare Art. 60: La registrazione di protocollo: elementi obbligatori Art. 61: La registrazione di protocollo: elementi facoltativi Art. 62: Segnatura di protocollo dei documenti Art. 63: Registrazione di protocollo dei documenti informatici Art. 64: Registrazione di protocollo dei documenti analogici Art. 65: La segnatura di protocollo dei documenti Art. 66: Livello di riservatezza Art. 67: Annullamento delle registrazioni di protocollo Art. 68: Termini per la protocollazione dei dcumenti Art. 69: Protocollazione urgente Art. 70: Protocollazione differita SEZIONE VIII – PROTOCOLLAZIONE DI DOCUMENTI PARTICOLARI Art. 71: Documenti con destinatari plurimi Art. 72: Documenti con oggetti plurimi Art. 73: Telegrammi Art. 74: Fax Art. 75: Corrispondenza digitale già pervenute cartacea Art. 76: Protocollazione di un numero consistente di documenti Art. 77: invii multipli e successivi di documenti Art. 78: Arrivi multipli e successivi di documenti Art. 79: Corrispondenza relativa alle gare d’appalto Art. 80: Corrispondenza pervenuta per posta raccomandata Art. 81: Documenti anonimi, non firmati o con firma illeggibile Art. 82: Documenti ad accesso limitato (corrispondenza personale o riservata) Art. 83: Integrazioni documentarie SEZIONE IX – SCANNSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO Art. 84: Documenti soggetti a scansione e uffici autorizzati Art. 85: Modalità di svolgimento del processo di scansione SEZIONE X – MODALITA’ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO DI EMERGENZA Art. 86: Registro di emergenza Art. 87: Apertura del registro di emergenza Art. 88: Utilizzo del registro di emergenza Art. 89: Chiusura e recupero del registro di emergenza SEZIONE XI – ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 90: Archiviazione

Art. 91: Archivio corrente Art. 92: Archivio di deposito Art. 93: Archivio storico Art. 94: Serie archivistiche Art. 95: Repertori generali Art. 96: Repertori particolari Art. 97: Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei dell’archivio corrente Art. 98: Versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio di deposito Art. 99: Scarto archivistico Art. 100: Piano di conservazione Art. 101: Consultazione degli archivi Art. 102: Conservazione e memorizzazione dei documenti. Principi generali Art. 103: Il registro giornaliero di protocollo Art. 104: Conservazione delle informazioni del sistema. Art. 105: Manuale della conservazione dei documenti informatici. SEZIONE XII– SICUREZZA INFORMATICA E ACCESSIBILITA DEI DOCUMENTI Art. 106: Piano per la sicurezza informatica Art. 107: Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione Art. 108: Accesso esterno SEZIONE XIII – NORME TRANSITORIE E FINALI Art. 109: Approvazione del MdG Art. 110: Modifiche e revisioni del MdG Art. 111: Modifica/revisione straordinaria del MdG Art. 112: Pubblicazione e divulgazione del MdG Art. 113: Entrata in vigore ALLEGATI: Allegato “A” - Definizioni Allegato “B” - Normativa di riferimento Allegato “C” - Descrizione della AOO Allegato “D” - Elenco documenti esclusi dalla registrazione di protocollo Allegato “E” - Elenco documenti soggetti a registrazione particolare Allegato “F” - Schema riassuntivo del piano di classificazione per l'archivio comunale Allegato “F-bis” - Titolario Allegato “F-ter” - Prontuario per la classificazione Allegato “F-quater” - Linee guida per l'organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti in riferimento al piano di classificazione

SEZIONE I – PRINCIPI GENERALI Art. 1: Oggetto 1. Il presente Manuale di Gestione, adottato ai sensi della normativa vigente, disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali ed archivistici, in relazione ai procedimenti amministrativi del Comune di Maltignano 2. Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti e/o processi, di accesso agli atti e alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno dell’amministrazione, anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento. Art. 2: Definizioni essenziali e normativa di riferimento 1. Ai fini del presente manuale di gestione si intende per: a) “AMMINISTRAZIONE”, il Comune di Maltignano; b) “TESTO UNICO”, il D.P.R. 20.12.2000, n. 445 recante “Testo Unico delle disposizioni legislative e

regolamentari in materia di documentazione amministrativa”; c) “C.A.D.”, il D. Lgs. 7.3.2005, n. 82 recante “Codice dell’amministrazione digitale”; d) “REGOLE TECNICHE PI”, il D.P.C.M. 3.12.2013 recante “Regole tecniche per il protocollo

informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del C.A.D.”; e) “REGOLE TECNICHE CONS”, D.P.C.M. 3,12,2013 “Regole tecniche in materia di sistema di

conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”

f) “PEC”, il servizio di Posta Elettronica Certificata, così come disciplinata dal DPR 11 febbraio g) 2005, n. 68; h) “Posta elettronica istituzionale”, la casella di Posta Elettronica Certificata individuata come i) punto di accesso dei documenti amministrativi informatici trasmessi per via telematica e gestita

dall’Ufficio Protocollo j) “AOO”, l’Area Organizzativa Omogenea; k) “MdG”, il Manuale di Gestione, documento che descrive il sistema di gestione informatica dei l) documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi del D.P.C.M.

31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni m) “MdC”, il Manuale di conservazione: strumento che descrive il sistema di conservazione dei

documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione; n) Responsabile della conservazione: soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate

nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione o) “RSP”, il Responsabile per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e

degli archivi; p) “UOP”, l’Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo, cioè l'ufficio che svolge attività di

registrazione di protocollo; q) “RPA”, il Responsabile del Procedimento Amministrativo. r) “UOR”, l’Unità Organizzativa Responsabile, cioè un insieme di uffici che, per tipologia di mandato

istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato e che corrispondono ai Settori in cui è articolata la gestione dell’Amministrazione

s) “UU”, l’Ufficio Utente, cioè l’ufficio destinatario del documento, così come risulta dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali; in linea di massima ogni UU corrisponde ad un Servizio dell’Amministrazione.

2. Per le altre definizioni si rimanda all’Allegato “A” del presente MdG. 3. Per la normativa di riferimento si rimanda all’Allegato “B” del presente MdG.

Art. 3: Area Organizzativa Omogenea (AOO) 1. Per la gestione unica e coordinata dei documenti, l’Amministrazione ha individuato un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Comune di Maltignano, come meglio specificato nella scheda riportata nell’Allegato “C” del presente MdG. 2. Ai sensi della codifica richiesta dall’Indice della Pubblica Amministrazione (IPA), per le finalità di cui all’art. 57-bis del CAD, l' AOO è univocamente identificata con il codice c_868. 3. Alla AOO è assegnato l'indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC), definito “indirizzo di posta elettronica istituzionale” anagrafe.comune.maltignano@emarche.it Art. 4 – Unità Organizzative Responsabili (UOR) 1. Alla AOO afferiscono più Unità Organizzative Responsabili (UOR), sovrapponibili con i Settori dell’Amministrazione 2. Allo stato attuale, ciascuna UOR ha un indirizzo di posta elettronica certificata. Art. 5: Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi 1. Ai sensi della normativa vigente, l’Amministrazione è dotata del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuato nella Unità Organizzativa cui afferiscono le funzioni del Protocollo e dell’Archivio e più precisamente nell’Area Amministrativa. 2. Al Servizio è preposto il Responsabile della predetta Unità Organizzativa. 3. Il “responsabile della gestione documentale”, nominato con specifico atto, è il Responsabile (o altro dipendente, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica), preposto al Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Per i casi di vacanza, assenza o impedimento del responsabile della gestione documentale, è nominato, con specifico atto, un responsabile vicario. 4. Il Servizio svolge i seguenti compiti: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra

abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto

della normativa vigente; c) garantisce la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) cura, di concerto con il Servizio Informatico, che le funzionalità del sistema, in caso di guasti o

anomalie, vengano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

e) cura, di concerto con il Servizio Informatico, la conservazione delle copie di cui alla normativa vigente3 in luoghi sicuri differenti;

f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi;

g) autorizza, con appositi provvedimenti, le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente MdG da parte del personale autorizzato e degli incaricati;

i) cura, ai sensi della normativa vigente4 , il trasferimento dei documenti dagli uffici agli j) archivi e la conservazione degli archivi medesimi; k) cura il costante aggiornamento del presente MdG e di tutti i suoi allegati. Art. 6: Conservazione delle copie del registro informatico di protocollo 1. Ai sensi della normativa vigente, al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il registro giornaliero di protocollo deve essere trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, e deve essere conservato dal Responsabile della conservazione appositamente nominato dall’Amministrazione. 2. Si rinvia all’art. ?? del presente MdG per maggiori informazioni.

Art. 7: Firma digitale e firma elettronica qualificata. 1. Per l’espletamento delle attività istituzionali, l’Amministrazione fornisce la firma digitale o elettronica qualificata ai dipendenti da essa delegati a rappresentarla nell’ambito delle attività procedimentali. Art. 8: Caselle di Posta elettronica 1. La posta elettronica e la posta elettronica certificata (PEC) rappresentano uno dei mezzi di comunicazione e di trasmissione di documenti, informazioni e dati dell'Ente. I servizi di posta elettronica e di posta elettronica certificata sono destinati al conseguimento dei fini istituzionali dell'Ente. 2. Gli indirizzi di posta elettronica e di posta elettronica certificata assegnati dal Comune di Maltignano ai propri dipendenti si intendono essere di pubblico dominio in quanto forniti per consentire una raggiungibilità anche elettronica da parte dei cittadini, singoli o associati, potenziali interlocutori 3. L’AOO è dotata della casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita, pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA): anagrafe.comune.maltignano@emarche.it. Tale casella costituisce l’indirizzo virtuale dell’AOO e di tutti gli uffici che ad essa fanno riferimento. 4. L’elenco delle caselle di posta elettronica ordinaria, e delle caselle di posta elettronica certificata (PEC) assegnate ai dipendenti del Comune di Maltignano, è sempre disponibile ed aggiornato sul sito internet istituzionale dell’Ente, ai sensi delle disposizioni di cui al D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33. Le caselle di posta elettronica certificata (PEC) associate al sistema di gestione dei documenti informatici ed al protocollo informatico sono pubblicate, aggiornate e consultabili presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) all’indirizzo www.indicepa.gov.it, ai sensi delle disposizioni di cui all’art. 57-bis del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 5. La trasmissione e la ricezione del documento informatico ai fini del procedimento sono disciplinate, in particolare, dal DPR 28 dicembre 2000, n.445 agli artt.14, comma 1, e 43, comma 6, così come modificati ai sensi del D. Lgs. 30 dicembre 2010 n.235, nonché dall'art.65, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82 (CAD) così come modificato dal D.Lgs. 30 dicembre 2010 n.235. 6. Ai sensi dell'articolo 40-bis del D.Lgs 7 marzo 2005, n.82 (CAD), così come modificato dal D.Lgs. 30 dicembre 2010 n.235, le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli Artt. 47, comma 1 e 3, 54 comma 2-ter, 57-bis comma 1 del CAD, nonché le istanze e dichiarazioni di cui all'art.65 del CAD, formano oggetto di registrazione di protocollo. 7. Il servizio di posta elettronica certificata (PEC) ha funzione giuridicamente rilevante, ed è utilizzato per la formale trasmissione verso l'esterno, ovvero ricezione dall'esterno, di atti o documenti giuridicamente rilevanti nell'ambito dell'attività procedimentale. 8. Di norma, gli atti e i documenti nell'ambito dell'attività procedimentale transitano per la casella di posta elettronica istituzionale (PEC) della UOP; nondimeno può darsi la necessità da parte di un Responsabile di UOR di gestire la corrispondenza elettronica e la conseguente trasmissione di atti o documenti giuridicamente rilevanti nell'ambito dell'attività procedimentale, ovvero nelle fasi istruttorie di uno stesso procedimento, direttamente dalla casella di posta elettronica certificata assegnata alla UOR, ovvero nominalmente assegnata al dipendente. 9. La trasmissione di corrispondenza alle caselle di posta elettronica certificata (PEC) dell'Ente da parte di privati cittadini si intende regolata dalle disposizioni di merito di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82 (CAD), nonché dal DPCM 6 maggio 2009, relativamente al servizio definito CECPAC (Comunicazioni Elettroniche Certificate tra la PA e il Cittadino). Art. 9: Sistema di classificazione dei documenti 1. A seguito dell’introduzione del protocollo unico di cui al successivo art. 51 e per garantire la corretta classificazione e organizzazione dei documenti nell’archivio, a partire dalla fase corrente, viene adottato il “Titolario di classificazione” di cui al successivo art. 45 del presente MdG. Art. 10: Eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico

1. Tutti i documenti inviati e ricevuti dall’Amministrazione sono registrati all’interno del registro di protocollo informatico. Pertanto, con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica del protocollo, tutti i registri particolari e di settore sono aboliti ed eliminati 2. Sono consentite, tuttavia, forme di registrazione particolari per alcune tipologie di documenti come specificato al successivo art. 59. Art. 11 – Tutela della riservatezza dei dati e delle informazioni personali e sensibili 1. Il personale preposto all’apertura e alla registrazione della corrispondenza deve essere regolarmente autorizzato/incaricato al trattamento dei dati personali, ai sensi delle disposizioni di cui al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 SEZIONE II – FORMAZIONE, GESTIONE E SCAMBIO DI DOCUMENTI Art. 12 – Il documento amministrativo nel sistema di protocollo informatico: definizioni 1. Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle Pubbliche Amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. 2. Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. 3. Per versione cartacea di un documento informatico si intende una rappresentazione in copia di un documento prodotto, o acquisito, in originale su supporto informatico; la sostituzione, nell’ambito del procedimento amministrativo, di un originale informatico con una sua rappresentazione cartacea è disciplinata dall’art. 23 del CAD, cui si rinvia. Art. 13: Formazione dei documenti 1. Secondo quanto previsto dalla normativa vigente , l’Amministrazione forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici. Pertanto, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria. 2. Allo stato attuale, l’Amministrazione, avendo da poco avviato il processo di gestione dei documenti con mezzi informatici secondo quanto previsto dalla normativa vigente, forma ancora gli originali dei propri documenti in formato prevalentemente cartaceo elaborandoli attraverso strumenti informatici (Office Automation), ciò, però, in un’ottica di graduale digitalizzazione di tutta la documentazione amministrativa. 3. Per “originale” s’intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, firma ecc.), comprendente tutti gli elementi di garanzia. 4. La definizione di cui al precedente comma 3 si intende applicabile tanto ai documenti cartacei quanto ai documenti informatici; nel caso dei documenti informatici, gli elementi di garanzia sono identificabili nelle caratteristiche tecniche di cui alle previsioni dell’art. 71 del CAD, nonché nelle caratteristiche tecniche della sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata 5. Ogni documento per essere inoltrato in modo formale, all’esterno o all’interno dell’Amministrazione:

a) deve trattare un unico argomento indicato in modo sintetico ma esaustivo, a cura dell’autore, nello spazio riservato all’oggetto; b) deve riferirsi ad un solo protocollo; c) può fare riferimento a più fascicoli.

6. Le firme necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione. 7. Il documento deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione mittente attraverso le seguenti informazioni:

a) la denominazione e il logo dell’Amministrazione; b) l’indirizzo completo dell’Amministrazione; c) il codice fiscale dell’Amministrazione;

d) l’indicazione completa dell’ufficio dell’Amministrazione che ha prodotto il documento corredata dai numeri di telefono e fax.

8. Il documento, inoltre, deve recare almeno le seguenti informazioni: a) il luogo di redazione del documento; b) la data (giorno, mese, anno); c) il numero di protocollo; d) il numero degli allegati (se presenti); e) l’oggetto del documento; f) se trattasi di documento informatico, la firma elettronica qualificata da parte del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale; g) se trattasi di documento cartaceo, la sigla autografa da parte del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale.

Art. 14 – Il documento amministrativo nel sistema di protocollo informatico: tipologie. 1. Il documento amministrativo, in termini operativi, è classificato in:

a) ricevuto; b) prodotto o inviato; c) interno formale; d) interno informale.

2. Il documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificato in: a) informatico; b) analogico.

Art. 15: Documento ricevuto dall’Amministrazione 1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione possono essere documenti originali cartacei e documenti originali informatici, secondo i canali definiti dalla organizzazione della AOO. 2. Il documento informatico può essere recapitato all’Amministrazione:

a) a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata; b) su supporto rimovibile (cd rom, dvd, floppy disk, chiave usb, etc.) consegnato direttamente

all’Amministrazione o inviato per posta convenzionale, posta raccomandata o corriere; c) tramite servizi di e-government on line. d) 2. Il documento su supporto cartaceo può essere recapitato: e) a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere; f) a mezzo telefax o telegramma; g) a mezzo consegna diretta all’Amministrazione

Art. 16: Documento prodotto o inviato dall’Amministrazione 1. Per documento prodotto o inviato si intende quello formato dal personale dell’Amministrazione nell’esercizio delle proprie funzioni, avente rilevanza giuridico-probatoria e quello destinato a essere trasmesso a privati, ad altro ente ovvero ad altro ufficio dell’Amministrazione. 2. I documenti informatici, compresi gli eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati, di norma, per mezzo della posta certificata o delle e-mail istituzionali non certificate. 3. In alternativa, il documento informatico può essere riversato su supporto rimovibile non modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasporto al destinatario. 4. Durante la fase transitoria di migrazione verso l’utilizzo di un sistema di gestione documentale interamente digitale, il documento può essere anche in formato analogico. In quest’ultimo caso, la corrispondenza viene inviata, ai sensi della vigente normativa e delle disposizione del presente manuale:

a) a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere; b) a mezzo telefax o telegramma; c) a mezzo consegna diretta al destinatario.

5. Ogni documento cartaceo in partenza, per l’esterno o per l’interno, è di norma redatto in due esemplari, cioè un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare nel fascicolo relativo al procedimento o all'affare. 6. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, formulario amministrativo, firma, ecc. ). 7. Per minuta si intende l’originale del documento conservato agli “atti”, cioè nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo trattato. 8. Sia l’originale che la minuta sono corredati di firma autografa dal responsabile del procedimento amministrativo. Art. 17: Documento interno formale 1. I documenti interni formali sono quelli aventi preminente carattere giuridico-probatorio, redatti dal personale nell’esercizio delle funzioni, che vengono scambiati tra i diversi uffici dell’Amministrazione, al fine di documentare fatti inerenti l’attività svolta e la regolarità dell'azione amministrativa ovvero qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi. 2. I documenti interni dell'Amministrazione sono formati con tecnologie informatiche. 3. Lo scambio tra gli uffici dell’Amministrazione di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria, quando essi non siano assistiti da procedure informatiche che ne garantiscano altrimenti la tracciabilità, avviene, di norma, per mezzo della procedura di protocollo informatico e, più precisamente, attraverso le funzionalità di gestione documentale parte integrante del sistema di protocollo informatico. Di norma, il documento informatico scambiato viene prima sottoscritto con firma digitale e poi protocollato. La loro registrazione è effettuata una sola volta dal responsabile del procedimento mittente, mentre il destinatario del documento interno non deve effettuare alcuna registrazione del documento in arrivo 4. In questa fase di transizione, o quando risultasse necessario, il documento interno formale può essere anche di tipo analogico e lo scambio all’interno dell’Amministrazione può aver luogo con i mezzi tradizionali; in questo caso il documento viene prodotto con strumenti informatici, stampato e sottoscritto in forma autografa e successivamente protocollato. Art. 18: Documento interno informale 1. I documenti interni informali sono quelli di preminente carattere informativo come memorie informali, appunti, brevi comunicazioni scambiate tra uffici, note, osservazioni o chiarimenti. 2. Per documenti interni informali si intendono anche le proposte di tutti gli atti amministrativi in generale. 3. Per comunicazione informale si intende lo scambio di informazioni tra uffici, con o senza documenti allegati, delle quali è facoltativa la conservazione. 4. Questo genere di comunicazioni possono essere ricevute e trasmesse per posta elettronica interna, non interessano il sistema di gestione informatica dei documenti e quindi non sono soggetti alla obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione, né di conservazione obbligatoria. SEZIONE III – DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 19: Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale 1. La casella istituzionale di Posta Elettronica Certificata è accessibile all’Ufficio Protocollo, che procede alla registrazione di protocollo previa verifica dell'integrità e leggibilità dei documenti stessi. 2. Qualora il messaggio di posta elettronica non sia conforme agli standard indicati dalla normativa vigente, la valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quella di una missiva non sottoscritta e comunque valutabile dal RPA. 3. Le disposizioni di cui al precedente comma 2 si applicano anche a tutte le caselle di posta elettronica non certificata istituite per i vari Servizi per consentire a tutti i cittadini l’accesso e la comunicazione dall’esterno, ferme restando le caratteristiche di rilevanza giuridica che sono assegnate esclusivamente alle comunicazioni di posta elettronica certificata ed ai sistemi di comunicazione elettronica certificata tra le PA e i cittadini .

4. Per le caselle di posta elettronica non certificata è a discrezione del Responsabile del Servizio, o del dipendente a cui è affidata la gestione della casella di posta elettronica, la trasmissione al protocollo per un'acquisizione formale. Art. 20: Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili 1. Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, l’Amministrazione si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che riesce a decifrare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione; superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli adempimenti del caso. 2. Qualora il documento informatico su supporto rimovibile venga consegnato direttamente all’Amministrazione e sia accompagnato da una lettera di trasmissione, è quest’ultima ad essere protocollata; qualora, invece, manchi la lettera di trasmissione, sarà protocollato previa la compilazione dell'interessato di un documento autografo di presentazione. Art. 21: Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale 1. Il personale dell’Ufficio Protocollo provvede a ritirare la corrispondenza quotidiana. 2. Le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell’indirizzo e del destinatario sugli stessi apposti, e successivamente aperti per gli ulteriori controlli preliminari alla registrazione. Le buste dei documenti analogici pervenuti non si inoltrano agli uffici destinatari e non si conservano; le buste di assicurate, corrieri, espressi, raccomandate si inoltrano insieme ai documenti per la parte relativa ai timbri postali. 3. La corrispondenza relativa a procedure negoziali aperte o ristrette è registrata e successivamente consegnata chiusa all’ufficio responsabile della gara, con le modalità stabilite al successivo articolo 79. 4. La corrispondenza recante la dicitura “RISERVATA” o “PERSONALE” viene trattata con le modalità stabilite al successivo articolo 82. 5. La corrispondenza ricevuta via telegramma o via telefax, per ciò che concerne la registrazione di protocollo, viene trattata con le modalità descritte nei successivi artt. 73 e 74. 6. Per la corrispondenza relativa ad altri documenti particolari si rinvia alla Sezione VIII del presente MdG. 7. Il personale preposto all’apertura e alla registrazione della corrispondenza deve essere regolarmente autorizzato/incaricato al trattamento dei dati personali. Art. 22: Errata ricezione di documenti digitali 1. Nel caso in cui pervengano sulle caselle di posta elettronica certificata messaggi dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l’operatore di protocollo rispedisce il messaggio al mittente con la dicitura : “MESSAGGIO PERVENUTO PER ERRORE – NON DI COMPETENZA DI QUESTA AOO”. 2. La stesso comportamento si applica alla ricezione delle e-mail istituzionali non pec da parte degli

addetti alla loro gestione.

Art. 23: Errata ricezione di documenti cartacei 1. Nel caso in cui pervengano all’ufficio di Protocollo documenti non indirizzati all’Amministrazione e, se dall’indirizzo della busta si capisce a quale ente devono essere inoltrati, questi vengono recapitati direttamente al destinatario con un usciere o rinviati all’ufficio postale apponendo sulla busta la dicitura “Pervenuta per errore - non di competenza di questo Amministrazione, inviare a …”. 2. Nella circostanza in cui venga erroneamente aperta una lettera destinata ad altro ente, questa viene richiusa e rispedita al destinatario scrivendo sulla busta la dicitura “Pervenuta ed aperta per errore”. 3. Nel caso in cui venga erroneamente protocollato un documento non indirizzato a questa Amministrazione, l’Ufficio Protocollo ne dà atto sul registro protocollo e il documento erroneamente pervenuto viene re-inviato al destinatario con la dicitura “Protocollato per errore” Art. 24: Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici

1. Nel caso di ricezione di documenti informatici mediante la casella di posta elettronica certificata, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dagli specifici standard del servizio di posta elettronica certificata dell’AOO. 2. Nel caso di ricezione di documenti informatici mediante la casella di posta elettronica non certificata, la notifica al mittente dell'avvenuto recapito del messaggio è a discrezione del dipendente che gestisce la casella di posta . Art. 25: Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei 1. Gli addetti al protocollo non possono rilasciare ricevute per i documenti che non sono soggetti a protocollazione. 2. Quando il documento cartaceo non soggetto a protocollazione è consegnato direttamente alla UOP ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, la UOP che lo riceve è autorizzata a fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento e apporvi il timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore. 3. La semplice apposizione del timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore sulla copia non ha alcun valore giuridico e non comporta alcuna responsabilità del personale dell’UOP in merito alla ricezione e all’assegnazione del documento. 4. Nel caso, invece, si tratti di documenti soggetti a protocollazione, quando il documento cartaceo è consegnato direttamente alla UOP ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, la UOP che lo riceve deve rilasciare la ricevuta in questione o in alternativa è autorizzata a fotocopiare gratuitamente la pagina del documento su cui è stata apposta la segnatura di protocollo. 5. Nella residua eventualità che una UOR riceva brevi manu documenti soggetti a protocollazione, specie durante gli orari di chiusura dell’Ufficio Protocollo, gli addetti sono tenuti a rimettere immediatamente gli stessi documenti alla UOP (Ufficio Protocollo) per la normale procedura di registrazione e assegnazione. Gli addetti della UOR non possono rilasciare alcuna ricevuta di attestazione dell’avvenuta ricezione, per la quale, ove richiesta, occorre procedere esclusivamente presso l’Ufficio Protocollo con le modalità di cui al precedente comma. Art. 26 – Documenti in partenza 1. Il documento in partenza è quello formato, nell’esercizio delle proprie competenze, dagli organi burocratici o politici, e destinato a terzi. 2. Ogni UOR provvede a protocollare autonomamente i documenti in uscita, in base al livello d’accesso al sistema protocollo informatico e gestione documentale. In mancanza di abilitazione, i documenti da spedire, siano essi in formato digitale o analogico, sono inoltrati all’Ufficio Protocollo secondo le procedure opportune. Art. 27: Verifica formale dei documenti da spedire 1. I documenti da spedire devono essere sottoposti, a cura degli uffici mittenti, a verifica formale dei loro requisiti essenziali ai fini della spedizione: oggetto sintetico ed esaustivo, corretta indicazione del mittente, corretta indicazione del destinatario e del suo indirizzo fisico o pec, sottoscrizione digitale o autografa, presenza di allegati se dichiarati, etc. 2. Se alla protocollazione provvede l’Uffici o Protocollo, il documento da spedire sarà protocollato solo se è completo; in caso contrario è rispedito all’ufficio mittente con le osservazioni del caso. 3. In nessun caso gli operatori dell’Ufficio Protocollo sono tenuti a prendere cognizione del contenuto dei documenti da spedire e quindi essi non devono operare alcun controllo nel merito dei contenuti dei documenti stessi. Art. 28: Trasmissione di documenti informatici 1. Salvo i casi in cui non siano stata ancora abilitata, ciascuna UOR, nell'ambito della propria attività procedimentale, provvede a formare, classificare, registrare, segnare e archiviare nelle forme previste dalla disciplina del CAD e secondo le funzionalità previste dal sistema di protocollo informatico e gestione documentale, i documenti in partenza.

2. I documenti informatici da inviare all’esterno dell’Amministrazione sono trasmessi, a cura degli uffici interni mittenti, direttamente o per il tramite dell’Ufficio Protocollo, mediante le caselle di posta elettronica certificata, previa la verifica di cui al precedente articolo 27. 3. La spedizione di documenti informatici al di fuori della posta elettronica certificata istituzionale è considerata una mera trasmissione di informazioni, da valutarsi da parte dell’operatore ai fini di valenza giuridica-probatoria 4. Se il documento informatico è inoltrato all’Ufficio Protocollo su supporto rimovibile, la trasmissione avviene a mezzo posta ordinaria, salvo diversa indicazione da parte dell’ufficio interno mittente. 5. Nel caso della corrispondenza informatica, tanto le operazioni di protocollazione, registrazione e segnatura del documento, quanto le operazioni di archiviazione, non devono dar luogo alla stampa degli originali informatici, fatte salve le eventuali necessità di lavoro (stampa bozze di lavoro). Art. 29: Spedizione di documenti cartacei a mezzo posta 1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi al personale addetto alle procedure di spedizione presso l'Ufficio Protocollo dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione ed eventuale fascicolazione. 2. il documento in uscita viene prodotto in due esemplari originali corredati di firma autografa, uno dei quali è inviato al destinatario. 3. Laddove le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione ed eventuale fascicolazione del documento da spedire vengano eseguite dall’Ufficio Protocollo, un originale viene spedito mentre l’altro viene restituito con la segnatura del protocollo all’ufficio mittente, il quale avrà cura di inserirlo all’interno del relativo fascicolo. 4. L’Ufficio Protocollo provvede direttamente a tutte le operazioni necessarie alla spedizione della corrispondenza. 5. Al fine di consentire il regolare svolgimento di tali operazioni gli uffici dell’Amministrazione devono far pervenire la posta in partenza all’Ufficio Protocollo nelle ore stabilite dall’Ufficio stesso. 6. Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal RSP che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse da quella standard descritta. Art. 30: Ricezione e trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax 1. Fermo restando che l’uso del fax, secondo la normativa vigente, deve essere limitato solo a casi e situazioni particolari, i documenti trasmessi tramite fax vanno protocollati e la segnatura va apposta sul documento o sulla fotoriproduzione qualora il supporto cartaceo con cui è stato trasmesso non fornisca adeguate garanzie per una corretta e duratura conservazione. 2. Il documento ricevuto o trasmesso mediante telefax soddisfa il requisito della forma scritta e, pertanto, ad esso, di norma, non deve far seguito la trasmissione dell’originale. 3. Qualora al documento faccia seguito l’originale su quest’ultimo deve essere apposta la dicitura “GIA’ PERVENUTO VIA FAX IL GIORNO…” dopodiché allo stesso, considerata l’unicità sostanziale del documento, deve essere attribuita la stessa registrazione e segnatura propria del primo, salvo che al documento originale siano state apportate alcune modifiche, nel qual caso è registrato con un nuovo numero di protocollo, trattandosi in tale circostanza di documento diverso 4. Il documento trasmesso dall’Amministrazione mediante telefax reca una delle seguenti diciture:

a) “ANTICIPATO VIA TELEFAX”, se il documento originale viene successivamente inviato al destinatario;

b) “LA TRASMISSIONE VIA FAX DEL PRESENTE DOCUMENTO NON PREVEDE L’INVIO DEL DOCUMENTO ORIGINALE”, nel caso in cui l’originale non venga spedito.

5. L’ufficio è, comunque, tenuto a spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta. Art. 31: Registrazioni di protocollo e segnatura dei documenti in partenza e interni 1. Le operazioni di registrazione e di apposizione della segnatura del documento in partenza sono effettuate presso l’Ufficio Protocollo oppure direttamente dall’Ufficio mittente abilitato dell’Amministrazione.

2. In nessun caso gli operatori dell’ufficio protocollo o degli altri Uffici comunali abilitati sono autorizzati a prenotare numeri di protocollo per documenti non ancora resi disponibili. 3. La compilazione dei moduli se prevista (ad esempio: ricevute di ritorno per raccomandate, posta celere, corriere) è a cura del personale addetto all'ufficio Protocollo. 4. I documenti cartacei in partenza o interni, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, prima della spedizione o dell'inoltro all'ufficio competente, vengono acquisiti digitalmente e il formato da usare, ai fini della conservazione, è il pdf/a. 5. L'Ufficio protocollo verifica la leggibilità, la accessibilità e la qualità del file acquisito e verifica che il file sia associato alla rispettiva registrazione di protocollo. 6. Tutti i tipi di documenti in formato A4, comunque separabili o leggibili dal supporto tecnico vengono digitalizzati con lo scanner. In caso di planimetrie o volumi non sperabili si potrà comunque procedere a digitalizzare con lo scanner il frontespizio. La digitalizzazione con lo scanner potrà comunque avvenire anche in un secondo tempo rispetto alle procedure di protocollazione. Art. 32 Ricevute di trasmissione 1. L’Ufficio Protocollo cura anche l’invio delle ricevute di trasmissione o di ritorno (fax - raccomandate A/R) all’ufficio interno mittente che si fa carico di archiviarle nel relativo fascicolo fisico. 2. Per quanto riguarda le ricevute pec, l'archiviazione avviene in modo automatico tramite la procedura di protocollo, associando a ciascuna pec le relative ricevute di consegna ed accettazione. SEZIONE IV – ASSEGNAZIONE E SMISTAMENTO DEI DOCUMENTI RICEVUTI Art. 33: Regole generali 1. Con l’assegnazione si procede all’individuazione dell’UU destinatario del documento, mentre l’attività di smistamento consiste nell’inviare il documento protocollato e segnato all’UU medesimo, come meglio specificato negli articoli successivi. 2. L’assegnazione può essere estesa a tutti i soggetti ritenuti interessati. 3. L’UU, mediante il sistema di protocollo informatico, provvede alla presa in carico dei documenti assegnati o al rinvio alla UOP degli stessi se non di competenza. 4. Nel caso di assegnazione errata, l’UU che riceve il documento, lo restituisce all’UOP che procede ad una nuova assegnazione e ad un nuovo smistamento. 5. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che, eventualmente, prende avvio dal documento, decorrono, comunque, dalla data di protocollazione. 6. Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i singoli passaggi conservandone, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’operatore, la data e l’ora di esecuzione. 7. La traccia risultante dalle operazioni di cui al comma precedente definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità Art. 34: Assegnazione e smistamento di documenti ricevuti in formato digitale 1. I documenti ricevuti dall’Ufficio Protocollo per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati e smistati all’UU competente attraverso canali telematici interni al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e memorizzazione su supporti informatici in forma non modificabile. 2. La gestione del documento informatico prevede che la presa visione dello stesso avvenga esclusivamente per via telematica, non dandosi luogo, di norma, ai fini dello smistamento e della assegnazione, alla stampa del documento. 3. L’UU competente ed il Responsabile d'Area a cui sottendono i vari UU hanno notizia, immediatamente, al termine della procedura di protocollazione, dell’arrivo della posta indirizzata agli UU, direttamente o per conoscenza, tramite il sistema informatico (Sezione Comunicazioni della procedura in dotazione all'Ente). 4. Gli addetti all'UU possono visualizzare i documenti attraverso l’utilizzo dell’applicazione di protocollo informatico e, in base alle abilitazioni previste, potranno:

a) visualizzare gli estremi del documento; b) visualizzare il contenuto del documento.

5. La presa in carico dei documenti informatici viene registrata dal sistema di protocollo informatico in modo automatico e la data di ingresso dei documenti negli UU competenti coincide con la data di assegnazione degli stessi. 6. Ogni responsabile degli UU ha la possibilità di archiviare e/ sub assegnare le pratiche al personale dell'UU che ritiene più opportuno. Art. 35: Assegnazione e smistamento di documenti ricevuti in formato cartaceo 1. Per l’assegnazione e lo smistamento dei documenti ricevuti in forma cartacea, la procedura sarà la seguente:

a) La compilazione/firma per ricevuta dei moduli se prevista (ad esempio: ricevute di ritorno per raccomandate, posta celere, corriere) è a cura dell'ufficio Protocollo o, in mancanza, del personale all’uopo appositamente incaricato.

b) I documenti cartacei ricevuti, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, prima dell'inoltro all'ufficio competente vengono acquisiti digitalmente e il formato da usare ai fini della conservazione è il pdf/a.

c) L'Ufficio protocollo verifica la leggibilità, la accessibilità e la qualità del file acquisito e verifica che il file sia associato alla rispettiva registrazione di protocollo.

d) Tutti i tipi di documenti in formato A4, comunque separabili o leggibili dal supporto tecnico vengono digitalizzati con lo scanner. In caso di planimetrie o volumi non sperabili si potrà comunque procedere a digitalizzare con lo scanner il frontespizio.

e) Al termine delle operazioni di cui ai punti b), c) e d) precedenti, il sistema di protocollo informatico segnala automaticamente ai vari UU ed ai loro Responsabili gli estremi dei documenti assegnati;

f) l’Ufficio Protocollo smista i documenti in cartelle, una per ogni area di competenza; g) Il responsabile dell’UOR in cui sottendono i RPA E gli UU provvede alla presa in carico ed al

prelievo fisico dei documenti di competenza o all’eventuale rifiuto se non di competenza. 2. Il prelievo della corrispondenza da parte degli addetti presso l’Ufficio Protocollo avviene di norma ogni mattino per le pratiche ricevute durante tutta la giornata precedente; eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal RSP che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse. 3. Ciascun Responsabile di UOR è tenuto, quotidianamente, attraverso l'accesso al sistema di protocollo informatico e gestione documentale, a verificare l'assegnazione della corrispondenza cartacea, in modo da garantire l'allineamento tra la registrazione sul sistema informatico e la corrispondente gestione dei documenti cartacei. 4. Alla verifica della corrispondenza cartacea pervenuta, il Responsabile di UOR è tenuto a segnalare contestualmente al dipendente addetto al servizio monitoraggio eventuali documenti assegnati e non pervenuti. Art. 36 – Assegnazione della corrispondenza da parte del Responsabile del Servizio. 1. Il Dirigente o Responsabile del Servizio, attraverso l'apposita funzione del sistema di protocollo informatico e gestione documentale, accede quotidianamente alla propria scrivania virtuale che riporta la corrispondenza assegnata e provvede alla presa in carico direttamente o all'assegnazione di ciascun documento in arrivo al responsabile del relativo procedimento amministrativo (RPA). 2. La UOR competente è incaricata della gestione del procedimento o dell’affare cui il documento è relativo e può prendere in carico il documento ricevuto. 3. Il RPA è individuato, all’interno della UOR, in base all’organizzazione delle competenze della suddetta Unità Organizzativa così come definita dal Responsabile. Qualora non sia diversamente specificato, il RPA coincide con il responsabile della UOR. 4. Spettano al RPA le incombenze relative alla gestione del documento: l’inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo fascicolo, l’integrazione o la correzione del codice di classificazione assegnato dal Protocollo generale, l’effettuazione, tramite la procedura del protocollo informatico, dei collegamenti ai protocolli precedenti

Art. 37: Corrispondenza consegnata con ricevuta 1. In casi particolari, a giudizio del RSP, la corrispondenza in arrivo può essere consegnata agli uffici interni di destinazione, dopo le operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura, unitamente ad una ricevuta, appositamente predisposta dall’ufficio protocollo, in duplice copia, delle quali una viene trattenuta dall’ufficio di destinazione e l’altra, firmata da un addetto alla ricezione, viene restituita all’ufficio protocollo. SEZIONE V – U.O. RESPONSABILI DELLE ATTIVITA’ DI PROTOCOLLAZIONE, DI ORGANIZZAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI. ABILITAZIONI E PROFILI DI ACCESSO. Art. 38: Ufficio Protocollo e Archivio comunale 1. Secondo quanto stabilito al precedente articolo 5, è istituito il Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuato nell'Area Amministrativa cui afferiscono le funzioni del Protocollo e dell’Archivio. 2. Il Responsabile della predetta UOR è stato individuato, con apposito atto, Responsabile della Gestione documentale, salvo futura diversa riorganizzazione degli Uffici e dei Servizi. 3. Nell’ambito della predetta Area Amministrativa, il Servizio Protocollo e Albo Pretorio svolge le funzioni relative alla tenuta e alla gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali, così come ampiamente descritte in tutto il presente MdG. Esso inoltre:

a) costituisce il punto centralizzato di apertura al pubblico per il ricevimento della corrispondenza indirizzata all’Amministrazione;

b) costituisce il punto centralizzato di spedizione della corrispondenza in partenza dall’Amministrazione;

c) cura il ritiro della corrispondenza indirizzata all’Amministrazione; d) cura la consegna agli uffici postali della corrispondenza in partenza dall’Amministrazione; e) cura la tenuta e la gestione dell’Albo Pretorio; f) cura lo smistamento agli uffici competenti di destinazione della corrispondenza ricevuta

dall’Amministrazione e di quella interna tra gli uffici; g) gestisce le caselle di Posta Elettronica Certificata dell’AOO, relativamente alla posta in arrivo ed

in partenza; h) gestisce il ricevimento delle gare; i) gestisce la corrispondenza delle persone residenti presso la Casa comunale.

4. Sempre nell’ambito della predetta Area Amministrativa, l’Archivio comunale svolge le funzioni relative alla tenuta e alla gestione dell’Archivio di deposito e dell’Archivio storico, come meglio descritto nella Sezione IX del presente MdG. Art. 39: Servizio per la conservazione elettronica dei documenti 1. Il Servizio per la conservazione elettronica dei documenti è svolto dal “Servizio Informatico” dell’Amministrazione che cura la gestione del Server in cui sono memorizzati i dati dell'Ente. 2. Il Sistema informatico, implementato presso l'Ente per la conservazione dei dati dello stesso, garantisce che le informazioni in esso memorizzate siano sempre consultabili ed estraibili. 3. E' nominato un responsabile per la conservazione a norma (cosiddetta “conservazione sostitutiva”) che sovrintende al processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, secondo quanto previsto dalla normativa vigente9; egli inoltre, d’intesa con il RSP e valutati i costi e i benefici, può proporre l’operazione di conservazione sostitutiva dei documenti analogici su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo, in conformità alle disposizioni vigenti. Art. 40: Abilitazioni di accesso alle funzionalità di protocollo e gestione documentale 1. Il controllo degli accessi è attuato al fine di garantire l’impiego del sistema informatico di protocollo esclusivamente secondo modalità prestabilite 2. Come già più volte evidenziato nel presente MdG, per la protocollazione dei documenti è adottato un modello organizzativo di tipo decentrato che prevede la gestione centralizzata per i documenti in

entrata e una gestione decentralizzata per i documenti in uscita come descritto al successivo articolo, con la partecipazione attiva di più soggetti e uffici utenti autorizzati a svolgere soltanto le operazioni assegnate. 3. Gli utenti ed operatori del servizio di protocollo hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle tipologie di operazioni richieste dall’ufficio di appartenenza e alle rispettive competenze. 4. Ad ogni operatore di protocollo è assegnata, oltre alla credenziale di accesso al sistema delle procedure in uso presso l'Ente , consistente in “userID” e “password”, una autorizzazione d’accesso, definita “profilo” al fine di limitare le operazioni di protocollo e gestione documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’ufficio a cui l’utente appartiene. 5. Il sistema di protocollo e gestione documentale consente di attribuire i seguenti livelli di abilitazione: a) Consultazione b) Protocollazione c) Annullamento d) Attività (Presa in carico/Attività assegnate/Attività eseguite) Art. 41: Profili di accesso 1. Sulla base delle richieste avanzate dagli uffici dell’Amministrazione, i diversi livelli di autorizzazione ed i conseguenti differenti profili sono assegnati agli utenti dal RSP il quale, inoltre, provvede all’assegnazione di eventuali nuove autorizzazioni, alla revoca o alla modifica di quelle già assegnate. 2. A tal fine sono individuati i seguenti profili di accesso, cui corrispondono altrettanti livelli diversificati di accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico:

a) Amministratore di sistema (UOR); b) Responsabile di protocollo (RSP); c) Operatore di protocollo (UOP); d) Utente di consultazione (UU).

3. Ai fini del sistema di gestione documentale, l’Amministratore di sistema svolge compiti di supervisione complessiva, avendo accesso anche al Protocollo Riservato. 4. Il Responsabile del protocollo informatico è il soggetto che gestisce l’applicazione informatica e provvede, tra l’altro, a:

a) individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all’uso di funzioni della procedura, con apposito atto di incarico, distinguendo quelli abilitati alla mera consultazione dell’archivio, o di parti di esso, da quelli abilitati anche all’inserimento, modifica e aggiunta di informazioni;

b) assicurare che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate delegando a tal fine il Responsabile dei Sistemi Informativi individuato secondo le forme previste dall'Ordinamento dell'Ente;

c) garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di protocollazione;

d) provvedere, su richiesta formale e motivata dell'operatore, alle operazioni di annullamento del protocollo;

e) controllare l’osservanza delle norme da parte del personale addetto f) può delegare alcuni dei suindicati compiti, con esclusione dei punti a) ed e), ad un eventuale

vicario. 5. L’operatore di protocollo (UOP) è la persona che ha l’autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti, sia in arrivo, sia in partenza; può acquisire (secondo i diritti e il profilo con cui è registrata la sua utenza nel sistema) l’immagine elettronica del documento mediante uno scanner oppure associare il file prodotto da un programma di composizione testi o di elaborazione di fogli elettronici, o disegno tecnico. L’immagine elettronica od il file di testo devono essere registrati nel sistema nel momento della registrazione del documento e in ogni caso non sono modificabili dopo la registrazione. Tutte le operazioni abilitate devono essere condotte nel rispetto della disciplina del trattamento dei documenti digitalizzati ovvero degli originali informatici di cui al capo III del CAD.

6. Gli utenti abilitati alla consultazione (UU) sono gli Uffici abilitati ad accedere al sistema di protocollo e gestione documentale limitatamente ai documenti della rispettiva UOR, e con le restrizioni formalmente indicate dal Responsabile del Protocollo (RSP). Art. 42 : Rete delle comunicazioni di avvenuta protocollazione. 1. In relazione alla struttura organizzativa dell'Ente, su indicazione del Responsabile di Area, è individuata la corrispondenza fra gli UU e gli operatori che ricevono la comunicazione di avvenuta protocollazione di un documento diretto o in partenza da quella UU. 2. I responsabili di Area ricevono la comunicazione di avvenuta protocollazione di ogni documento partito o arrivato agli UU che sottendono alla propria Area. SEZIONE VI – SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI. Art. 43: Generalità. 1. Gli addetti alla UOP a seguito di una verifica di congruità in base alle proprie competenze, classificano il documento sulla base del titolario e del prontuario associato e lo inseriscono nei fascicoli di destinazione. In caso di errore il documento è ritrasmesso alla UOP, mentre in caso di verifica positiva l’UU esegue l’operazione di presa in carico del documento smistandolo al proprio interno. 2. Per la fascicolazione si procede ad inserire il documento nel fascicolo opportuno, se chiaramente individuabile, altrimenti gli addetti alla UOP interagiscono con l'UU per procedere all'individuazione dello stesso. Art. 44: Classificazione 1. La classificazione è operazione logica in base alla quale ciascun documento, che riguarda una singola e specifica questione concreta, viene ricondotto, in base alla materia che tratta, a grandi raggruppamenti di ordine generale e di carattere astratto, indicati nel titolario o piano di classificazione. 2. La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di conservazione di cui al successivo articolo 100 e del titolario di cui al successivo articolo 45. 3. Ai sensi della normativa vigente:

a) gli archivi e i singoli documenti dell’Amministrazione sono beni culturali inalienabili; b) gli archivi non possono essere smembrati a qualsiasi titolo e devono essere conservati nella

loro organicità; c) lo spostamento della sede dell’archivio storico e dell’archivio di deposito è soggetto ad

autorizzazione d) lo spostamento della sede dell’archivio corrente non è soggetto ad autorizzazione; e) lo scarto dei documenti degli archivi dell’Amministrazione è soggetto ad autorizzazione.

Art. 45: Titolario di classificazione 1. Il titolario di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti di archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’ente e si suddivide in titoli, classi, sottoclassi. 2. E' adottato il titolario “ANCI”, il cui “Schema riassuntivo del piano di classificazione per l'archivio comunale” è riportato all'allegato “F”; 3. I titoli in cui è suddiviso il titolario individuano le funzioni primarie e di organizzazione dell’Amministrazione; le successive partizioni corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macro funzione descritte dal titolo. 4. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario. 5. Il titolario può essere aggiornato a seguito di modifiche intervenute nelle funzioni e nelle competenze dell’Amministrazione in forza di leggi e regolamenti statali e/o regionale, ovvero rivisto qualora sorgesse l’esigenza di riorganizzarne la struttura interna.

6. Il RSP, anche in accordo con gli uffici eventualmente interessati, cura l’aggiornamento e/o la revisione del titolario provvedendo, dopo ogni modifica, ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. 7. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello della loro approvazione e valgono almeno per l’intero anno. 8. Il sistema di protocollo informatico garantisce che per ogni modifica di una voce del titolario venga riportata la data di introduzione e la data di variazione della stessa; il sistema, inoltre, garantisce la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario rispetto al momento della produzione degli stessi. 9. Il titolario adottato dall’Amministrazione così come acquisito nel programma informatico è riportato nell’allegato “F-bis ” del presente Mdg. Art. 46: Prontuario per la classificazione 1. Tutti i documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati usando il prontuario, predisposto anche esso da Anci, in supporto al titolario di classificazione, al fine di una classificazione omogenea da parte di tutti gli operatori di protocollo. 2. Il prontuario per la classificazione è un sistema concreto ed operativo a sostegno di chi effettua la classificazione. 3. Nel prontuario le voci, disposte in ordine alfabetico, sono indicative in parte dei procedimenti trattati dal Comune e in parte delle materie e degli affari. 4. Ad ogni “voce” del prontuario c’è il rinvio al titolo e alla classe relativi oppure al repertorio se usato (in alcuni casi si trovano spiegazioni sul trattamento archivistico di un documento particolare). 5. Il prontuario può essere aggiornato a seguito di modifiche intervenute nelle funzioni e nelle competenze dell’Amministrazione in forza di leggi e regolamenti statali e/o regionale, ovvero rivisto qualora sorgesse l’esigenza di riorganizzarne la struttura interna. 6. Il RSP qualora siano effettuate delle modifiche provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove voci di prontuario. 7. Il prontuario adottato dall’Amministrazione è riportato nell’allegato “F-ter ” del presente Mdg. Art. 47 - Il fascicolo 1. Il fascicolo rappresenta l’ultimo grado della classificazione di un documento e consiste nell’insieme dei documenti ricevuti o prodotti in corrispondenza del trattamento di un affare: ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto. Oltre ai documenti protocollati è possibile associare a un fascicolo anche documenti non protocollati. 2. Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l’Amministrazione esercita in base alla propria missione istituzionale, i fascicoli rappresentano in concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività. 3. Il fascicolo è individuato “fisicamente” da una copertina “camicia/etichetta” nella quale deve essere indicato:

l’anno di apertura;

il titolo e la classe;

il repertorio a cui appartiene con il relativo numero attribuito progressivo da 1 (uno) a n con cadenza annuale;

l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, nonché l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti;

l’ufficio a cui è assegnato;

il responsabile del procedimento;

l’annotazione sullo stato della pratica a cui il fascicolo si riferisce (pratica in corso da inserire nell’archivio corrente, pratica chiusa da inviare all’archivio di deposito, pratica chiusa da inviare all’archivio storico o da scartare).

4. Il fascicolo viene aperto dal responsabile del procedimento amministrativo che ne cura anche la chiusura e il relativo trasferimento all’archivio di deposito. Art. 48 - Tipologie di fascicoli 1. I fascicoli si dividono nelle seguenti tipologie: a) fascicoli relativi ad affari, attività o procedimenti amministrativi; b) fascicoli delle persone fisiche o giuridiche; c) fascicoli del personale dell’Amministrazione, che costituiscono una serie archivistica e sono ordinati per matricola o, se assente, per cognome e nome in ordine alfabetico. Il fascicolo viene aperto al momento dell’assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro. Art. 49: Il sistema di Fascicolazione dei documenti 1. Il sistema di fascicolazione dei documenti è organizzato secondo le “Linee guida per l’organizzazione i fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione” riportato all'allegato “F-quater” del presente Mdg. 2. I fascicoli hanno una numerazione progressiva, non può essere assegnata la stessa numerazione a due o più fascicoli, neanche se aperti in anni diversi. 3. Per i documenti in arrivo/interni, qualunque sia il loro formato, gli addetti al Protocollo fasci coleranno procedendo ad inserire il documento nel fascicolo opportuno, se chiaramente individuabile, altrimenti gli addetti alla UOP interagiscono con l'UU per procedere all'individuazione dello stesso; qualora il fascicolo non è esistente gli addetti alla UOP provvederanno a crearne uno nuovo. 4. Per i documenti in partenza qualunque sia il loro formato, ciascun ufficio provvederà ad indicare, nel documento, il fascicolo di appartenenza, in modo tale che l'ufficio protocollo in fase di protocollazione possa inserire il documento nel fascicolo corrispondente. 5. Qualora il fascicolo da indicare all'ufficio protocollo non sia presente, sarà l'ufficio mittente stesso che provvederà a crearlo, prima di indicarlo all'ufficio protocollo. 6. In questa prima fase transitoria di avvio del processo di fascicolazione, così come illustrato negli articoli seguenti, il personale dell'Ufficio Protocollo e quello di tutti gli altri Uffici/Servizi dell’Amministrazione interagiranno per concordare le soluzioni operative migliori in termini di efficienza, efficacia e semplificazione. Art. 50: Fascicolazione dei documenti 1. Per ogni procedimento l'Amministrazione raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati. Tutti i documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. 2. Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. 3. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo o, all’occorrenza, sotto fascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione. 4. Quando un nuovo documento viene recapitato all’Amministrazione, l’ufficio competente stabilisce, anche con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se il documento debba essere collegato ad un procedimento in corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente, oppure se il documento si riferisce ad un nuovo procedimento per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo. 5. Ogni ufficio può creare e gestire fascicoli autonomamente, inserendo al proprio interno tutti i documenti che ritiene necessari. 6. Un documento può stare all'interno di più fascicoli diversi. Art. 51: Apertura e chiusura del fascicolo

1. Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento amministrativo, l’ufficio competente provvede alla formazione di un nuovo fascicolo mediante l’operazione di “apertura” che comprende la registrazione delle seguenti informazioni essenziali:

a) indice di classificazione (Categoria, Classe , Sottoclasse); b) numero, oggetto e data di apertura del fascicolo; c) indicazione dell’ufficio che ha aperto il fascicolo; d) eventuale livello di riservatezza e/o gli uffici che vi possono accedere.

2. Il fascicolo, di norma, viene aperto all’ultimo livello della struttura gerarchica del titolario e le informazioni di cui ai punti da a) a d) del precedente comma 1 compaiono sulla copertina del fascicolo del presente MdG. 3. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo e archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura; quest’ultima si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Art. 52: Modifica delle assegnazioni dei documenti ai fascicoli 1. Quando si verifica un errore nell’assegnazione di un documento ad un fascicolo, l’ufficio che ha avuto in carico il documento e si è accorto dell'errore provvederà a segnalarlo all'Ufficio Protocollo che ha effettuato l’operazione e lo stesso provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il documento all’ufficio di competenza. 2. Il sistema di gestione informatizzata dei documenti tiene traccia di tutti i relativi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificazione dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora dell’operazione. Art. 53 - Consultazione dei fascicoli 1. Per i documenti cartacei l’affidamento temporaneo di un fascicolo ad una UOR diversa da quella responsabile del procedimento, ovvero della custodia dello stesso per mezzo di personale autorizzato, deve avvenire per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo. 2. L’affidamento temporaneo avviene mediante richiesta espressa, di cui rimane traccia nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio, con apposita annotazione di carico e scarico, nella quale sono riportate la data della richiesta, la data della restituzione ed eventuali note sullo stato della documentazione. 3. Nel caso di fascicoli informatici, l'accesso ovvero la visione di uno o più fascicoli di competenza di una UOR da parte di una UOR diversa sono regolati secondo i profili di autenticazione del responsabile ovvero dei suoi delegati all'interno del Settore. I profili di autenticazione sono i medesimi che consentono infatti l'accesso per competenza al registro di protocollo e l'assegnazione per competenza dei documenti presi in carico dalla UOR. 4. L'accesso ai fascicoli e, quindi, ai documenti dell'archivio informatico che risiede sul sistema di gestione documentale, è sempre tracciato tramite i log di ingresso al sistema stesso. 5. Vengono fatti salvi i requisiti di interoperabilità del sistema per l'accesso da parte di altre PP.AA. ai fascicoli detenuti dall'Ente secondo la disciplina dell'accesso degli atti e dei documenti amministrativi. Art. 54: Repertorio dei fascicoli 1. Il repertorio dei fascicoli, è l'elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli, riportante tutti i dati del fascicolo. Esso costituisce uno strumento di descrizione e di reperimento dell'archivio corrente. Il repertorio dei fascicoli è costituito dai seguenti elementi:

a) anno di creazione; b) classificazione completa (categoria, classe e sottoclasse); c) numero di fascicolo (ed eventualmente di sottofascicolo); d) anno di chiusura; e) oggetto del fascicolo (ed eventualmente l'oggetto del sottofascicolo); f) annotazione del passaggio dall'archivio corrente all'archivio di deposito (tempo conservazione).

SEZIONE VII – LA PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 55 - Protocollazione dei documenti 1. Le operazioni di protocollazione dei documenti si intendono tutte quelle operazioni relative alle fasi della gestione del flusso dei documenti. 2. La classificazione dei documenti è effettuata in sede di protocollazione Art. 56: Il registro di protocollo 1. Nell’ambito della AOO, l’Amministrazione istituisce un unico registro di protocollo informatico generale, articolato in modo tale che sia possibile determinare se il documento sia in arrivo o in partenza, ovvero se si tratti di un documento interno. 2. La numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo è unica, si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal 1° gennaio dell’anno successivo. 3. Ai sensi della normativa vigente, il numero di protocollo e costituito da almeno sette cifre numeriche; esso individua un solo documento e, pertanto, ogni documento deve recare un solo numero di protocollo. 4. I dati relativi a numero di protocollo, data di registrazione sono generati automaticamente dal sistema e non sono modificabili da alcuno, nemmeno dall'amministratore. 5. Non è consentita la protocollazione di documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. 6. Non è consentita, in nessun caso, né la protocollazione di un documento già protocollato, né la cosiddetta “registrazione a fronte”, vale a dire l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza. 7. Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede dell’effettivo ricevimento o spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici; esso, pertanto, è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela delle situazioni giuridicamente rilevanti previste dalle norme. Art. 57: Registro giornaliero di protocollo 1. Il responsabile della gestione documentale o suo delegato provvede, in fase di chiusura giornaliera dell'attività di protocollo, alla produzione del registro giornaliero di protocollo su supporto informatico, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno. 2. Nell’ambito del servizio di gestione informatica del protocollo, al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo dovrà essere riversato, nel rispetto della normativa vigente, su supporti informatici non riscrivibili, garantendone l'immodificabilità del contenuto, e dovrà essere trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva. 3. Come già stabilito al precedente art. 6, il contenuto del registro informatico di protocollo è conservato a cura del responsabile della conservazione dei documenti informatici. 4. Per ulteriori informazioni in merito alla conservazione obbligatoria del Registro giornaliero del protocollo informatico si rinvia all’art. 103 del presente MdG. Art. 58 - Documenti soggetti a registrazione di protocollo 1. I documenti ricevuti, quelli prodotti e quelli spediti dagli uffici dell’Amministrazione in modo formale, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo. 2. I documenti relativi agli atti di polizia giudiziaria (funzione svolta dalla Polizia Municipale in base agli artt. 55 e 57 del codice di procedura penale e dall’art.5, comma 1, lettera a) della legge 7 marzo 1986, n.65) non appartengono alla attività propria del Comune e quindi non rientrano nella gestione

obbligatoria del protocollo. Essi sono gestiti autonomamente dalla Polizia Locale, confluendo eventualmente nell’archivio comunale come archivio aggregato. Art. 59 - Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti che, per loro stessa natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente o futura. L’elenco indicativo di tali documenti è riportato nell’Allegato “D”. 2. I documenti interni informali non vanno protocollati. Questo genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse per posta elettronica ordinaria e non interessano il sistema di protocollo informatico; è ammessa comunque la loro classificazione e fascicolazione. Art. 60 - Documenti soggetti a registrazione particolare 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo generale e sono soggetti a registrazione particolare le tipologie di documenti riportati nell’Allegato “E” e all’interno del piano di classificazione. 2. Questi documenti sono raccolti in repertori di carattere generale (di cui al successivo articolo 95) contenente le seguenti informazioni:

codice identificativo dell'Amministrazione;

codice identificativo dell'AOO;

codice identificativo del registro;

data e numero di repertorio, costituito da un numero progressivo annuale, avente valenza giuridica;

i dati identificativi di ciascun atto. 3. Tale tipo di registrazione consente comunque di eseguire su tali documenti tutte le operazioni previste nell’ambito della gestione dei documenti, in particolare la classificazione e la fascicolazione. In particolare, le ordinanze e i decreti sono soggetti alla protocollazione. 4. La classificazione dei documenti presenti nei repertori generali non risulta necessaria. Art. 61: La registrazione di protocollo: elementi obbligatori 1. Ai sensi della normativa vigente e con le eccezioni previste ai precedenti artt. 59 e 60, su ogni documento ricevuto o spedito dall’AOO e sui documenti interni formali, viene effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei seguenti dati obbligatori: a) il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non

modificabile; b) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma

non modificabile; c) il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti

spediti, registrati in forma non modificabile; d) l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) la data e il numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza

di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

Art. 62: La registrazione di protocollo: elementi facoltativi 1. La registrazione di protocollo di un documento, oltre ai dati obbligatori di cui al precedente articolo 61, può contenere i seguenti elementi facoltativi: a) la classificazione del documento (necessaria per mantenere il vincolo archivistico tra i documenti

riguardanti lo stesso affare e desunta dal Titolario allegato al presente MdG); b) il luogo di provenienza o di destinazione del documento; c) il mezzo di ricezione/spedizione del documento (ad esempio: raccomandata o fax); d) il collegamento ad altri documenti; e) il riferimento agli allegati;

f) il nominativo dei destinatari delle copie per conoscenza; g) l’UU competente; h) il nominativo del RPA. 2. In caso di errore di registrazione, gli elementi facoltativi di cui al comma precedente sono modificabili senza ricorrere alla procedura di cui al successivo articolo 67, fermo restando che il sistema informatico di protocollo registra tali modifiche. Art. 63: la Segnatura di protocollo dei documenti 1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. 2. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo. Entrambe le operazioni hanno natura di atto pubblico. 3. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti in un file conforme alla specifiche tecniche previste dalla normativa vigente. La segnatura dei documenti informatici, sia in entrata che in uscita, avviene garantendo l'associazione in forma permanente e non modificabile tra la registrazione del documento e la sua archiviazione all'interno del sistema di gestione documentale. 4. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione su di esso di un segno grafico il quale, di norma, è realizzato con un’etichetta autoadesiva corredata da codice a barre o, in alternativa, con un timbro tradizionale. In alcun caso è data la possibilità di produrre una segnatura del documento cartaceo successivamente alla chiusura della operazione di registrazione. 5. La segnatura di protocollo, sia per i documenti informatici che per quelli cartacei, deve contenere obbligatoriamente, ai sensi della normativa vigente, le seguenti informazioni: a) l'indicazione in forma sintetica dell'Amministrazione; b) data e numero di protocollo del documento. 6. Ad integrazione degli elementi obbligatori di cui al precedente comma 5, la segnatura di protocollo può contenere le seguenti informazioni facoltative: a) denominazione dell’AOO; b) indice di classificazione. c) la tipologia di protocollo Arrivo/Partenza 7. L’acquisizione dei documenti cartacei in formato immagine è effettuata solo dopo che l’operazione di segnatura di protocollo è stata eseguita in modo da acquisire con l’operazione di scansione, come immagine, anche il segno sul documento; in tali casi il segno deve essere apposto sulla prima pagina dell’originale. Art. 64 - Registrazione di protocollo dei documenti informatici 1. La registrazione di protocollo di un documento informatico viene effettuata a seguito delle procedure previste nella sezione III del presente MdG. In particolare:

Il documento ricevuto tramite la casella istituzionale di posta elettronica certificata è riversato automaticamente nel sistema informatico di protocollo. L'addetto al protocollo provvede sempre alla registrazione di protocollo, salvo ricezione di duplicati o di documenti non soggetti a protocollazione, indipendentemente dal contenuto della PEC.

La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti nella casella di posta elettronica certificata istituzionale è effettuata in modo da far corrispondere a ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati.

la registrazione contiene dati obbligatori e dati facoltativi

Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto.

Qualora il messaggio di posta elettronica non sia conforme agli standard indicati dalla normativa vigente, la valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quella di una missiva non sottoscritta e comunque valutabile dal responsabile del servizio e/o del procedimento amministrativo.

Qualora il documento informatico su supporto rimovibile venga consegnato direttamente all’Amministrazione e sia accompagnato da una lettera di trasmissione, è quest’ultima ad essere protocollata; qualora, invece, manchi la lettera di trasmissione, è protocollato un apposito documento autografo di presentazione che l’interessato deve compilare preventivamente.

Art. 65 - Registrazione di protocollo dei documenti analogici 1. La registrazione di protocollo di un documento cartaceo viene effettuata a seguito delle procedure previste nella Sezione III del presente MdG. In particolare:

Ciascuna registrazione di protocollo è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.

Essa contiene dati obbligatori e dati facoltativi. Art. 66 - Livello di riservatezza 1. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento, su indicazione del responsabile del procedimento amministrativo, attribuisce allo stesso il livello di riservatezza che il RPA ritiene necessario, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema. 2. In modo analogo, il responsabile del procedimento amministrativo che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne fissa anche il livello di riservatezza. 3. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è acquisito automaticamente da tutti i documenti che vi confluiscono, se a questi è stato assegnato un livello di riservatezza minore od uguale. I documenti che invece hanno un livello di riservatezza superiore lo mantengono. Art. 67: Annullamento delle registrazioni di protocollo 1. Ai sensi della normativa vigente, l’annullamento e/o la modifica anche di uno solo dei dati obbligatori della registrazione di protocollo di cui al comma 1 del precedente articolo 61, devono essere richieste, con specifica nota motivata tramite apposita funzione del software di gestione documentale, al RSP o suoi eventuali delegati che sono i soli che possono autorizzare lo svolgimento delle relative operazioni. 2. Le modifiche effettuate direttamente dal RSP o dai suoi delegati equivalgono implicitamente ad autorizzazione, fermo restando che, in ogni caso, per l’annullamento di un numero di protocollo, occorre sempre l’adozione di apposito atto. 3. Nel caso di una segnatura riportata su documento cartaceo per il quale è richiesta l'operazione di annullamento, una volta perfezionata, sullo stesso documento viene apposta la dicitura “Annullato” cui farà riscontro la traccia dell'annullamento sul sistema di gestione documentale. Il documento cartaceo annullato va conservato, anche foto riprodotto, a cura del Servizio Protocollo. 4. I dati annullati e/o modificati rimangono memorizzati nella procedura del protocollo informatico unitamente alle informazioni relative all’ora, alla data, al nominativo dell’operatore che effettua l’operazione. 5. L’annullamento del numero di protocollo comporta l’annullamento di tutta la registrazione di protocollo. 6. Nel caso di errore materiale occorso in fase di registrazione dei dati obbligatori ad esclusione di quelli automatici, l'operazione di annullamento è riscontrata esclusivamente sul sistema di gestione documentale. Art. 68 – Termini per la protocollazione 1. L’Ufficio Protocollo riceve la documentazione negli orari di apertura al pubblico, pubblicati sul sito internet comunale. 2. Nei giorni festivi e nelle ore di chiusura dell'Ufficio Protocollo è possibile procedere alla registrazione e segnatura di protocollo (in entrata e in uscita), classificazione ed assegnazione dei documenti relativi ai trattamenti sanitari obbligatori, alle ordinanze del Sindaco e dei dirigenti e agli atti di polizia giudiziaria.

3. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate di norma nell'arco della giornata lavorativa in cui sono pervenuti e al massimo entro le ore 10:00 del giorno lavorativo successivo, salvo quelle aventi scadenze determinate. 4. Il sistema informatico mantiene traccia della data di ricevimento dei documenti e/o del differimento della registrazione Art. 69: Protocollazione urgente 1. Relativamente alla posta in arrivo, il RSP può disporre la protocollazione immediata dei documenti urgenti o perché ritenuti tali dal RSP medesimo o perché il carattere d’urgenza è reso evidente dal contenuto del documento stesso. 2. Analogamente si procede per la posta in partenza, anche su richiesta motivata dagli uffici mittenti, avendo cura che la protocollazione può avvenire solo per documenti resi effettivamente disponibili, come già stabilito in tal senso al comma 2 del precedente articolo. Art. 70 – Protocollazione differita 1. Nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro, che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nei tempi di cui all’art. 68, e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella stessa giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio nel casi di registrazione di un numero consistente di domande di partecipazione ad un concorso in scadenza), con motivato provvedimento del RSP è autorizzato l’uso del protocollo differito. 2. Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione. Nel provvedimento di differimento sono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve essere comunque effettuata. 3. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il RSP deve descrivere nel provvedimento. 4. Ai fini giuridici i termini decorrono dalla data di ricezione riportata sul documento analogico tramite apposito timbro. 5. Il sistema informatico mantiene traccia della data di ricevimento dei documenti e/o del differimento della registrazione. SEZIONE VIII - PROTOCOLLAZIONE DI DOCUMENTI PARTICOLARI Art. 71 - Documenti con destinatari plurimi 1. Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni interne che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo generale; i destinatari, se in numero consistente, sono contenuti in appositi elenchi allegati alla minuta del documento. 2. Le stesse disposizioni di cui al comma precedente si applicano per i documenti in partenza con più destinatari. 3. Di un documento analogico prodotto o pervenuto, di cui necessita la distribuzione interna all’Amministrazione, si fa una sola copia informatica per la sua distribuzione interna. 4. Nel caso di documenti cartacei in uscita, qualora i destinatari siano in numero maggiore di uno, la registrazione di protocollo è unica e viene riportata sia sul documento originale sia sui documenti inviati agli altri destinatari. Art. 72 - Documenti con oggetti plurimi 1. Qualora un documento in entrata presenti più oggetti relativi a procedimenti diversi e pertanto da assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche”per competenza” dello stesso documento e successivamente registrarle, classificarle e fascicolare. L’originale va smistato al destinatario dell’oggetto principale e le copie per competenza agli altri responsabili. In caso di oggetti di uguale importanza o di destinatari plurimi, l’originale va smistato al primo destinatario in indirizzo. 2. Nel caso in cui l’individuazione di più oggetti venga effettuata successivamente da parte del destinatario, questi deve inviare all’Ufficio Protocollo apposita comunicazione affinché si provveda con le stesse modalità di cui al comma precedente.

3. La documentazione in partenza deve avere un unico oggetto per ciascuna comunicazione. Art. 73 - Telegrammi 1. I telegrammi ricevuti dall’Amministrazione, ad eccezione di quelli esclusi dalla registrazione di cui all’allegato “D” del presente MdG, sono regolarmente protocollati e su di essi viene apposta la segnatura di protocollo. 2. I telegrammi spediti dall’Amministrazione, con le medesime eccezioni di cui al comma precedente, vengono anch’essi protocollati, tuttavia, poiché su di essi non è possibile apporre la segnatura di protocollo, gli elementi obbligatori di tale segnatura, di cui al comma 5 del precedente articolo 55, faranno parte del testo del telegramma medesimo. Art. 74 - Fax 1. Sulla base della normativa vigente, la corrispondenza fra Pubbliche amministrazioni deve avvenire di norma tramite l’uso della posta elettronica. Pertanto non si dovrebbe spedire documenti via fax. In caso di necessità, è consentito l’uso del fax verso destinatari coi quali risulti impossibile comunicare in altro modo o in particolari situazioni contingenti. 2. I documenti ricevuti tramite fax vanno comunque protocollati; la segnatura va apposta sul documento o sulla fotoriproduzione qualora il supporto cartaceo con cui è stato trasmesso non fornisca adeguate garanzie per una corretta e duratura conservazione. 3. Qualora al documento ricevuto mediante telefax faccia seguito l’originale, l’operatore addetto alla registrazione di protocollo deve attribuire all’originale la stessa segnatura del documento ricevuto mediante telefax. 4. Qualora, invece, si riscontri una differenza, anche minima, tra il documento ricevuto mediante telefax e il successivo originale, quest’ultimo deve essere ritenuto un documento diverso e, pertanto, si deve procedere ad una nuova registrazione di protocollo. 5. La segnatura di protocollo deve essere apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione. 6. La copertina del telefax e il rapporto di trasmissione vengono inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell’avvenuta spedizione. Art. 75 - Corrispondenza digitale già pervenute cartacea 1. fermo restando quanto stabilito all’art. 22 del presente MdG, qualora il documento ricevuto in formato cartaceo sia seguito da un invio digitale dello stesso, l’operatore addetto alla registrazione di protocollo deve in ogni caso apporre una nuova registrazione di protocollo, e, nel caso abbia già protocollato il documento cartaceo, indicare “ARRIVATO CARTACEO E PROTOCOLLATO IN DATA --- AL N. ----” Art. 76 - Protocollazione di un numero consistente di documenti 1. Qualora si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in ingresso che in uscita, l’ufficio interessato deve darne comunicazione all’UOP di riferimento con sufficiente anticipo, al fine di concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione. Art. 77 - Invii multipli e successivi di documenti 1. Qualora le dimensioni complessive del materiale da trasmettere siano eccessive e tali da richiedere l’invio di più messaggi consecutivi, gli stessi messaggi dovranno essere singolarmente composti e deve essere assolutamente chiaro che trattasi di invii multipli di un unico argomento. 2. A tale proposito, l'oggetto dei messaggi dovrà essere unico e ognuno dovrà differire solo per la scritta “INVIO x di n” con x progressivo da 1 ad n ed n costante, pari al totale degli invii. 3. Qualora, in relazione ad una medesima istanza, si effettuino invii successivi degli stessi documenti, l’invio successivo si intende ad integrazione o in sostituzione degli invii precedenti in base alle dizioni contenute nel nuovo messaggio. Art. 78 – Arrivi multipli e successivi di documenti

1. Qualora le dimensioni complessive del materiale trasmesso abbiano necessitato l’invio di più messaggi consecutivi da cui si evince che trattasi della stessa pratica, l'oggetto dei messaggi multipli dovrà essere integrato con la scritta “ARRIVO x di n” con x progressivo da 1 ad n ed n costante, pari al totale degli invii. 2. Ognuno degli invii multipli avrà un numero di protocollo diverso e dovrà contenere nella nota che trattasi di invio multiplo e se possibile dovrà essere riportato il numero di tutti gli altri protocolli dello stesso invio multiplo. 3. Qualora, in relazione ad una medesima istanza, si abbiano arrivi successivi degli stessi documenti, l’invio successivo si intende ad integrazione o in sostituzione degli invii precedenti in base alle dizioni contenute nel nuovo messaggio. L'ufficio protocollo procederà in ogni caso alla protocollazione, sarà cura dell'UU procedere all'archiviazione dello stesso qualora ritenga che trattasi di duplicato. Art. 79: Corrispondenza relativa alle gare d’appalto 1. La corrispondenza relativa alla partecipazione alle gare d’appalto, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisca alla partecipazione a gare di appalto relative alle procedure aperte, ristrette, negoziate e quante altre previste dalla vigente normativa, non deve essere aperta ma protocollata con l’apposizione della segnatura e dell’ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili e deve essere inviata all’ufficio competente che la custodisce sino all’espletamento della gara stessa. 2. Per le gare telematiche, per ragioni di sicurezza, si riceve di norma solamente la documentazione di partecipazione alla gara con i relativi allegati, mentre per l’offerta economica è prescritto l’invio in modalità cartacea o tramite sistemi informatici di criptazione dell’offerta. 4. Rimane cura dell’Ufficio che gestisce il procedimento, dopo l’apertura dei plichi, riportare gli estremi della registrazione di protocollo sulla domanda di partecipazione. 2. Per motivi organizzativi, legati alla protocollazione, tutti gli uffici sono tenuti ad informare preventivamente il RSP in merito alla scadenza di concorsi, gare e bandi di ogni genere. Art. 80: Corrispondenza pervenuta per posta raccomandata 1. Tutta la corrispondenza pervenuta tramite posta raccomandata viene sottoposta alle operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura, anche nel caso in cui la tipologia rientri nel novero dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, di cui all’allegato “D”, o dei documenti soggetti a registrazione particolare, di cui all’allegato “E” del presente MdG. Art. 81: Documenti anonimi, non firmati o con firma illeggibile 1. I documenti anonimi sono sottoposti alle operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura e su di essi viene apposta la dicitura “MITTENTE ANONIMO”. Non spetta a chi protocolla effettuare verifiche sulla veridicità del documento. 2. Analogamente si procede per i documenti in cui vi è l’indicazione del mittente ma manca la sottoscrizione, e su di essi viene apposta la dicitura “DOCUMENTO NON SOTTOSCRITTO”. Agli addetti alla registrazione spetta solo il compito di certificare in quale modalità è pervenuto il documento. 3. Le lettere con firma illeggibile vengono protocollate con la dicitura “Firma illeggibile” quale mittente. 4. Relativamente ai documenti di cui ai commi precedenti, spetta al Responsabile della UOR valutare la loro validità e trattarli di conseguenza. Art. 82: Documenti ad accesso limitato (Corrispondenza personale o riservata) 1. La corrispondenza personale è regolarmente aperta dall’ufficio protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “RISERVATA” o “PERSONALE” o formula equivalente. 2. La corrispondenza recante la dicitura “RISERVATA” o “PERSONALE” viene consegnata in busta chiusa al destinatario, accompagnata dalla ricevuta di cui all’articolo 37. 3. Il destinatario, se reputa che i documenti ricevuti debbano essere, comunque, protocollati, provvede a trasmetterli all’ufficio protocollo.

4. Qualora la corrispondenza riservata personale venga recapitata per errore ad un ufficio dell’Amministrazione quest’ultimo, a tutela dei dati personali eventualmente contenuti, non apre le buste o i contenitori e li rinvia, nella stessa giornata, all’Ufficio Protocollo Art. 83: Integrazioni documentarie 1. Gli addetti al ricevimento della corrispondenza e alle registrazioni di protocollo non sono tenuti a verificare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta, ma unicamente a verificare la corrispondenza fra gli eventuali allegati dichiarati e gli allegati effettivamente presentati con la pratica. 2. La verifica di cui al comma 1 spetta all’ufficio competente o al RPA che, qualora ritenga necessario acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente con le comunicazioni del caso. SEZIONE IX - SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO Art. 84 - Documenti soggetti a scansione e uffici autorizzati 1. I documenti assegnati al responsabile del procedimento amministrativo ricevuti su supporto cartaceo, di formato inferiore o uguale all’A3, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, sono acquisiti in formato immagine con l’ausilio di uno scanner. 2. I documenti di formato superiore all’A3 sono acquisiti in formato immagine solo se esplicitamente richiesto dal responsabile del procedimento amministrativo, avvalendosi eventualmente dei servizi di una società esterna specializzata. Per questi documenti egli è tenuto a specificare le modalità e i tempi, diversi da quelli ordinari, per procedere alla loro digitalizzazione. Art. 85 - Modalità di svolgimento del processo di scansione 1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: a) acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione; b) Verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei; c) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non modificabile; d) memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile. 2. I documenti analogici soggetti a riproduzione sostitutiva si conservano nell’archivio dell’ente fino a procedimento legale di scarto. SEZIONE X – MODALITA’ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA Art. 86 - Registro di emergenza 1. Qualora si verificassero interruzioni, accidentali o programmate, nel funzionamento del sistema di protocollo informatico, l’AOO è tenuta, ai sensi della normativa vigente, ad effettuare le registrazioni di protocollo su un registro di emergenza. 2. Presso l’Ufficio Protocollo il registro di emergenza viene predisposto su indicazione del RSP e a secondo delle particolari condizioni o in forma cartacea oppure in forma digitale. 3. Al ripristino della funzionalità del sistema di protocollo informatico tutte le registrazioni effettuate mediante i registri di emergenza vengono recuperate dal sistema, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. 4. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. Art. 87 - Apertura del registro di emergenza 1. Il RSP autorizza, con proprio provvedimento, l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di emergenza.

2. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento del sistema informatico di protocollo. 3. Qualora l’interruzione nel funzionamento del sistema di protocollo informatico si prolunghi per più di ventiquattro ore, il RSP, ai sensi della normativa vigente , autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana; in tali casi sul registro di emergenza, oltre alle notizie di cui al precedente comma 2, vengono riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Art. 88 - Utilizzo del registro di emergenza 1. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza può essere liberamente scelta ma deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati. 2. Il formato delle registrazione di protocollo di emergenza, ovvero i campi obbligatori delle registrazioni sono gli stessi previsti per il sistema di protocollo informatico di cui al comma 1 del precedente articolo 61. 3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni registrate. Art. 89: Chiusura e recupero del registro di emergenza 1. Quando viene ripristinata la piena funzionalità del sistema di protocollo informatico, l’Ufficio Protocollo provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando sullo stesso il numero delle registrazioni effettuate e la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema. 2. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico di protocollo. 3. Durante la fase di recupero dei dati a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo generale che deve mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. SEZIONE XI – ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 90 – Archiviazione 1. L'attività di archiviazione e di gestione degli archivi di lavoro sono svolte in autonomia dalle UOR istituzionalmente competenti alla trattazione del procedimento. Art. 91 – Archivio corrente 1. L’archivio corrente è costituito da documenti relativi ad attività in corso di svolgimento. 2. Tale documentazione è custodita direttamente dai responsabili dei Settori, per ciascun Settore, ovvero dei responsabili delle UOR ai fini della gestione del Protocollo. Essi sono responsabili anche della corretta organizzazione e gestione e della classificazione di documenti che trattano. 3. Ciascuna UOR provvede ad organizzare il proprio archivio corrente in conformità al Piano di classificazione (Titolario) adottato dall'Ente. In particolare, i fascicoli sono individuati da tre elementi: anno di apertura; numero; oggetto. 4. Per i fascicoli informatici ciascuna UOR provvede autonomamente all'alimentazione dei fascicoli di competenza la cui conformità ai criteri di archiviazione è data direttamente dal sistema di gestione documentale. Art. 92 – Archivio di deposito 1. Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da meno di 40 anni, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. Art. 93 – Archivio storico

1. Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione permanente per finalità storiche e culturali. 2. L’Amministrazione provvede al riordinamento del proprio patrimonio documentario e all’inventariazione dell’archivio storico, e a consentire la consultazione per finalità storiche e scientifiche e, dove di necessità procedimentali. Art. 94 - Serie archivistiche 1. Ai fini dell’archiviazione, i documenti possono essere organizzati in serie archivistiche. 2. La serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche (fascicoli, registri, ecc.) riunite o per caratteristiche omogenee, quali la natura o la forma dei documenti (ad esempio, le determinazioni o i contratti) oppure in base alla materia trattata, all’affare o al procedimento al quale afferiscono. 3. La serie è costituita a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane) oppure a livello di classe (ad esempio, la serie dei fascicoli dei soggetti a trattamento sanitario obbligatorio nel titolo X Tutela della salute, classe 2 Trattamento sanitario obbligatorio). 4. La numerazione risultante dalla serie e attribuita ai singoli fascicoli non ha valenza giuridica. 5. Le serie archivistiche sono formate dai registri e dai relativi fascicoli compresi in un arco d’anni variabile. Art. 95 - Repertori generali 1. I repertori di carattere generale e trasversale sono forme di archiviazione di singoli documenti in base alle quali essi, tutti appartenenti alla medesima tipologia, ma con oggetti diversi fra loro e quindi trasversali a tutti i titoli del piano di classificazione, sono disposti in ordine cronologico e numerati progressivamente (secondo un numero di repertorio appunto), senza obbligatorietà di protocollazione, ad eccezione dei casi di invio all'esterno del documento. 2. Ogni repertorio quindi costituisce una serie documentale con rilevanza giuridica (per la numerazione) e non appartiene ad alcun titolo del piano di classificazione. 3. La numerazione del repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. 4. Per quanto concerne la gestione dei documenti informatici, ogni documento è, di norma, associato: a) al registro di repertorio generale con il numero progressivo di repertorio; b) al fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento amministrativo. 5. Con riguardo alla gestione dei documenti cartacei, è previsto che per ogni documento siano, di norma, prodotti almeno un originale e una copia, di cui: a) l’originale viene conservato assieme al registro di repertorio generale con il relativo numero progressivo di repertorio; b) la copia, viene conservata nel relativo fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento amministrativo. 6. Nel repertorio generale sono riportati gli elementi obbligatori del documento (data, numero di repertorio, persona fisica o giuridica che adotta il documento, oggetto) che identificano il documento all’interno del repertorio stesso. 7. Il repertorio è costantemente aggiornato. Art. 96 - Repertori particolari 1. I repertori particolari (riportati al termine di ogni titolo del piano di classificazione) sono forme di archiviazione di singoli documenti tutti appartenenti allo stesso Ufficio con caratteristiche omogenee in relazione all’oggetto disposti in ordine cronologico e numerati progressivamente (in base al numero di repertorio), al fine precipuo di facilitare la consultazione e la conservazione, con obbligo però di protocollazione e classificazione.

2. La numerazione risultante dal repertorio particolare e attribuita ai singoli documenti non ha valenza giuridica. 3. La loro formazione, gestione e conservazione spetta ai dirigenti, sotto la vigilanza del responsabile della gestione documentale. 4. Ad essi si applicano le disposizioni del precedente articolo in quanto compatibili. 5. I repertori particolari sono gestiti in un arco d’anni variabile. Art. 97 - Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei dell’archivio corrente 1. I fascicoli cartacei dell’archivio corrente, formati a cura dei responsabili dei procedimenti amministrativi, sono conservati negli uffici degli stessi ovvero in appositi locali. 2. Ciascuna UOR è autonoma nelle modalità di conservazione dei fascicoli. Art. 98 - Versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio di deposito 1. Periodicamente, e compatibilmente con la disponibilità di spazi nell’Archivio di deposito, il RSP provvede a trasferire i fascicoli e i documenti facenti parte delle serie archivistiche, relativi a procedimenti conclusi, nell’archivio di deposito dell’Amministrazione, stabilendo modi e tempi del versamento dagli archivi correnti dei vari uffici a quello di deposito. 2. Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente, secondo modalità che oggetto di separata regolamentazione. Art. 99 - Scarto archivistico 1. Sulla base del piano di conservazione di cui al seguente articolo, l’Amministrazione, periodicamente, effettua la selezione della documentazione da conservare perennemente e lo scarto di quella che non si ritiene più opportuno conservare ulteriormente. 2. Le operazioni di selezione e scarto sono effettuate dal personale addetto all’archivio di deposito, sotto la vigilanza del responsabile dell’archivio medesimo Art. 100 - Piano di conservazione 1. Il piano di conservazione definisce i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli nella sezione di deposito dell’archivio dell’Amministrazione. 2. Il piano di conservazione adottato dall’Amministrazione corrisponde a quanto elaborato dal Ministero per i beni e le attività culturali. Art. 101 - Consultazione degli archivi 1. La consultazione degli archivi dell’Amministrazione (corrente, di deposito e storico) avviene nel rispetto della normativa vigente. Art. 102 - Conservazione e memorizzazione dei documenti. Principi generali 1. I documenti dell’amministrazione, in formato analogico, sono conservati a cura del Responsabile della Conservazione. La documentazione corrente è conservata a cura di ciascun Responsabile del procedimento o di servizio fino al trasferimento in archivio di deposito. 2. I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, secondo le norme vigenti, in modo non modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo e conservati nell’archivio informatico a cura del Responsabile della Conservazione. 3. I documenti ricevuti in via telematica sono resi disponibili agli uffici dell’Amministrazione, attraverso la rete interna, subito dopo l’operazione di smistamento e di assegnazione 4. Le rappresentazioni digitali dei documenti originali su supporto cartaceo, acquisite con l’ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione. 5. Per ulteriori disposizioni di dettaglio si rinvia al Manuale della Conservazione da adottarsi a cura del Responsabile della Conservazione. Art. 103 - Il registro giornaliero di protocollo.

1. Fermo restando quanto già disposto agli articoli 6 e 56 del presente MdG, il contenuto del registro e del sistema di protocollo informatico alla fine di ogni giorno è salvato su apposito server gestito in remoto dalla software house: le copie vengono effettuate automaticamente di notte sull’hard disk interno e conservate sul supporto magnetico esterno 8nastri o hard disk). 2. Delle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica. 3. In via assolutamente provvisoria e transitoria, in attesa che la Software House fornitrice del servizio di protocollo informatico adotti le soluzioni funzionali necessarie e indispensabili per procedere alla produzione e alla conservazione del registro giornaliero di protocollo, il RSP procederà come segue:

- Il contenuto del registro giornaliero del protocollo informatico viene memorizzato alla fine di ogni giorno lavorativo nel server gestito in remoto dalla software house.

- Quotidianamente vengono create copie di backup della memoria informatica dell’ente che poi vengono versare su supporti di memorizzazione rimovibili e conservate.

- Ogni giorno il RSP estrapolerà dal software gestionale del protocollo, tramite apposita funzione, il contenuto del registro di protocollo della giornata lavorativa precedente e lo memorizzerà, in formato pdf/a, in un’apposita cartella.

- Il file pdf/a così ottenuto sarà firmato digitalmente dal RSP e così acquisirà una data e provenienza certe.

- Il file sottoscritto digitalmente sarà fatto confluire, per la memorizzazione e conseguente conservazione, nel server ove si realizza il backup quotidiano.

Art. 104 - Conservazione delle informazioni del sistema 1. Il Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. 3. Il Responsabile della conservazione, ai fini della conservazione digitale dei documenti informatici e dei documenti amministrativi informatici, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate (soggetti conservatori esterni accreditati). Tale delega/incarico dovrà essere formalizzata/o esplicitando chiaramente il contenuto della/o stessa e in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato/incaricato. 3. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione digitale Art. 105 – Il Manuale della conservazione dei documenti informatici Ai fini della conservazione dei documenti informatici, in attuazione delle nuove regole tecniche prescritte dalla normativa vigente in materia, il comune di Maltignano si doterà di un Manuale della Conservazione, nel quale, oltre a far confluire le disposizioni contenute nella presente Sezione, verranno meglio disciplinate ed illustrate tutte le fasi e le procedure necessarie per dare attuazione al processo di conservazione digitale dei documenti. SEZIONE XII – SICUREZZA INFORMATICA E ACCESSIBILITA’ DEI DOCUMENTI Art. 106 - Piano per la sicurezza informatica 1. E' messo in atto ai sensi della normativa vigente il Piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni, d'intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi. Art. 107 - Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione 1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.

2. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame, altrimenti il sistema applica automaticamente l’inserimento di un livello standard predeterminato. 3. In modo analogo, al momento dell’apertura di un nuovo fascicolo, deve esserne determinato il livello di riservatezza. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo si estenda a tutti documenti che ne fanno parte. 4. Per quanto riguarda i documenti riservati, sii rinvia alle normative che regolano tutte le possibilità di accesso, consultazione e riproduzione dei documenti. 5. L’accessibilità e la riservatezza delle registrazioni di protocollo sono garantite dal sistema attraverso l’uso di profili utente e password. Art. 108 - Accesso esterno 1. L’accesso al sistema informatico da parte di utenti esterni può avvenire nei casi di particolari procedimenti amministrativi con credenziali di accesso rilasciate dall’Ente. 2. Come previsto dal D.Lgs. n°33/2013 è garantito a tutti i cittadini, mediante l’istituzione dell’Accesso Civico, l’accesso e la libera consultazione a tutti gli atti dell’ente per i quali è prevista la pubblicazione. 3. Sul sito istituzionale dell’ente è consultabile l’apposita sezione “Amministrazione Trasparente” a cui il cittadino ha libero accesso e nella quale sono disponibili informazioni integre e conformi all’originale. 4. Per ogni altro obbligo inerente la pubblicazione di documenti e atti dell’ente sul sito internet istituzionale, si fa riferimento al D.Lgs. n°33/2013 e per quanto riguarda il diritto di accesso alle leggi specifiche in materia. SEZIONE XIII – NORME TRANSITORIE E FINALI Art. 109 – Approvazione del MdG 1. Il presente Manuale di Gestione è adottato con deliberazione di Giunta comunale, su proposta del RSP. Si procede analogamente in caso di sue modifiche, integrazioni e revisioni. Art. 110 – Modifiche e revisioni del MdG 1. Essendo strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo informatico ed alla gestione del flusso documentale e dell’archivio, il Manuale di gestione dovrà essere costantemente aggiornato e rivisto, su iniziativa/proposta del RSP, secondo le seguenti cadenze temporali: - ordinariamente ogni due anni - prima di tale scadenza ordinaria quando lo richiedono:

o sopravvenute norme o regolamenti vincolanti per l’Amministrazione, atteso il rapido evolversi della legislazione in materia di gestione documentale e di digitalizzazione della P.A.

o innovazioni tecnologiche e/o modifiche organizzative interne dell’ente o introduzione di miglioramenti in termini di efficacia ed efficienza dell’azione

amministrativa, di trasparenza e di ottimizzazione generale del sistema di gestione documentale

o inadeguatezze rilevate in corso d’opera con l’esercizio delle attività correnti, specie in questa fase di prima applicazione del Manuale

2. La modifica o l’aggiornamento di uno e di tutti i documenti allegati a presente manuale non comporta necessariamente la revisione del manuale stesso. Art. 111 – Modifica/revisione straordinaria del MdG 1. Fermo restando quanto previsto dal precedente articolo 110, il presente MdG sarà sottoposto ad imminente modifica/revisione subito dopo che la Software House fornitrice del programma gestionale del Protocollo avrà messo a punto e distribuito a tutti i propri clienti la soluzione tecnologica completamente funzionante e a regime per eseguire l’invio al conservatore del “Registro giornaliero di Protocollo” .

2. In occasione della modifica/revisione straordinaria di cui al comma precedente, potranno essere apportate al Manuale, ove necessario, aggiustamenti in funzione delle inadeguatezze ed irregolarità che fino a quella data saranno state rilevate da tutti gli Uffici comunali nella fase di prima applicazione del presente MdG. Art. 112: Pubblicazione e divulgazione del MdG 1. Copia del presente MdG: a) sarà pubblicata all’albo Pretorio on line unitamente agli atti di adozione b) sarà divulgata mediante pubblicazione sul sito internet dell’Amministrazione c) sarà resa disponibile a tutto il personale dell’Amministrazione mediante spedizione via e-mail Art. 113: Entrata in vigore 1. Il presente MdG entra in vigore il giorno contestuale a quello della sua approvazione, e in ogni caso il giorno 12 ottobre 2015.