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COME INFORMATIZZARE LA GESTIONE DELLE FATTURE DI VENDITA

TAGSFatture, prodotti, clienti, rubrica, calcolo IVA, consegna, destinatario, partita IVA, IBAN, codice fiscale, indirizzo, intestazione, condizioni di pagamento

Informatizzazione, pmi, piccola impresa, media impresa, azienda, commercianti, produttori, fatturazione elettronica, archivio digitale

Database, Microsoft Access, anteprima di stampa, report, maschera, combo box, importazione dati, logo

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VANTAGGI DELLA GESTIONE INFORMATIZZATA DELLE FATTURE

La gestione delle fatture di vendita in molte imprese di piccole dimensioni viene effettuata ancora su carta. In questa guida vi spieghiamo quali sono i vantaggi derivanti dall’informatizzazione del processo di inserimento clienti, prodotti e fatture ed emissione della fattura da stampare o inviare in formato elettronico.

LO STRUMENTO DATABASE FATTURE: COME SI USAInoltre, vi forniamo uno strumento gratuito utilizzabile nella gestione quotidiana della vostra attività che gira in Access, il programma di Microsoft Office che consente di gestire i database, e vi spieghiamo come utilizzarlo

LO STRUMENTO DATABASE FATTURE: COME FUNZIONAA questa guida sono correlati dei tutorial su Microsoft Access che ripercorrono i momenti chiave della costruzione del tool e descrivono come è costruito il database, quali sono le principali funzioni e operazioni utilizzate, etc.

COME ESTRARRE I DATI E COSTRUIRE DEI REPORTInfine in un tutorial successivo verrà spiegato come estrarre i dati relativi alle fatture emesse ed analizzarli in Excel

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VANTAGGI DELLA GESTIONE INFORMATIZZATA DELLE FATTURE

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Archivio informatizzato dei clienti, non più biglietti da visita o foglietti difficili da catalogare e facili da perdere!

Possibilità di creazione di una lista dei prodotti venduti

Quando abbiamo bisogno di ricercare una fattura passata lo facciamo semplicemente inserendo la data o il numero o il nome del cliente

La lista clienti e prodotti ci permette di velocizzare l’inserimento delle fatture

I calcoli dei totali, dell’IVA e delle ritenute sono automatizzati, è impossibile sbagliarli!

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2 LO STRUMENTO DATABASE FATTURE: COME SI USA

La schermata START

La maschera INSERIMENTO FATTURA

L’ANAGRAFICA CLIENTI

La maschera INSERIMENTO PRODOTTO

Inserimento manuale e importazione dei dati

L’ANTEPRIMA DI STAMPA

Inserire il logo aziendale nell’intestazione fattura

STAMPARE LA FATTURA

Alcuni suggerimenti per un corretto funzionamento del database

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2 LO STRUMENTO DATABASE FATTURE: COME SI USA

Il database si apre con la schermata “START”, da cui è possibile selezionare il tipo di operazione che si intende fare. Se non si apre automaticamente, fare doppio clic su “START” nella barra di ricerca sulla sinistra

Per creare una nuova fattura

Per inserire un nuovo cliente in rubrica

Per inserire un prodotto nella lista prodotti

Per utilizzare il database occorre attivare le macro(Opzioni->Attiva contenuto)

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Nell’intestazione va inserito il numero

progressivo della fattura. Per evitare problemi di numerazione dovuti a correzioni fatte dopo

l’inserimento, si è scelto di farlo inserire direttamente

dall’utente. Le date sono di default uguali

all’attuale, ma possono essere modificate

direttamente nella cella. Il flag con ritenuta, se

selezionato, permette di calcolare e mostrare in

fattura la ritenuta d’accontoIn questa parte ci sono i

pulsanti di navigazione, per salvare, stampare,

duplicare, scorrere tra le fatture nel database o

creare una nuova fattura

Qui si inseriscono i campi, con la descrizione dei prodotti o dei servizi oggetto della prestazione. Se la lista prodotti è compilata, è possibile selezionarli da un menù a tendina ed il prezzo verrà aggiornato automaticamente. Non resterà che inserire la quantità ed eventualmente lo sconto applicato. Gli imponibili sono calcolati in automatico. Quando si inseriscono dati nella riga, viene mostrata la riga successiva che può essere compilata, fino ad un massimo di XXX righe.

Nell’anagrafica cliente ci vanno i dati del cliente che andranno nell’intestazione della fattura. Possono essere immessi direttamente in questa schermata o nella maschera rubrica clienti. Il nome cliente può essere anche selezionato da un elenco che punta alla rubrica clienti. In tal caso tutti gli altri campi relativi al cliente si autocompilerannoNella parte dei pagamenti si inseriscono le condizioni di pagamento e l’IBAN su cui dovrà essere accreditato l’importo.

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2 Esempio maschera inserimento dati fattura compilata

Per modificare le voci presenti negli elenchi a discesa:

Poi selezionare il campo “IBAN associato al cliente” e visualizzare la finestra proprietà

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2Questa è la maschera per la compilazione dell’indirizzario clienti, inserimento nuovi clienti. Oltre ai dati generali (Nome, indirizzo, indicazioni sulla consegna se prevista, codice fiscale o partita IVA) c’è la possibilità di selezionare da un elenco a discesa le condizioni di pagamento concordate con il cliente e il proprio IBAN associato ai pagamenti da quel cliente.

Selezionare Visualizza>Struttura

Cliccare sul pulsante evidenziato

Inserire gli IBAN da mostrare in fattura e il valore predefinito (che corrisponde di solito a

quello più utilizzato)

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2 Esempio maschera inserimento dati cliente compilata

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2In questa maschera si possono inserire nuovi prodotti, con la descrizione, il codice, la categoria merceologica, il prezzo unitario e l’unità di misura, nonché l’Aliquota IVA, i cui valori sono selezionabili da un elenco a discesa (4, 10 e 22%)

Esempio maschera inserimento dati prodotto compilata

Il tool è stato pensato per un’applicazione il più possibile generalizzata. Pertanto non è necessario compilare sempre tutti i campi, ad esempio se i prodotti non sono codificati il campo codice può essere lasciato in bianco, oppure se non esiste un elenco prodotti o servizi standard, si può evitare di compilare il database prodotti ed inserire la descrizione dei campi di volta in volta quando si crea la fattura.

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Qualora si disponga già di un elenco clienti o prodotti, questi possono essere importati o inseriti manualmente direttamente nelle tabelle sottostanti le maschere.

INSERIMENTO MANUALE DEI DATI

Selezionare la tabella Prodotti o rubrica_clienti con doppio clic nella barra di ricerca

L’uso delle maschere è più adatto per l’aggiornamento degli elenchi che per il primo inserimento, a meno che non si scelga di inserire nuovi clienti o prodotti di pari passo con l’emissione delle fatture, che può rivelarsi una tecnica vincente per basse frequenze di emissione fatture.

Immettere il testo direttamente nelle celle della tabella. Per spostarsi agevolmente tra una colonna ed un’altra si può utilizzare il tasto TAB. L’asterisco sulla sinistra sta ad indicare che il record è nuovo, deve essere compilato. L’inserimento di dati in questa riga comporta la creazione automatica di un nuovo record.

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IMPORTAZIONE DEI DATI DA EXCEL

• Aprire la tabella “rubrica clienti” in modalità Visualizzazione struttura• Modificare le intestazioni della tabella in Excel riportando i nomi dei campi del database

Dati da importare

NOMI CAMPO IN VISUALIZZAZIONE STRUTTURA

• Dati esterni > Excel

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IMPORTAZIONE DEI DATI DA EXCEL

Seguire la procedura guidata di importazione dei campi nella rubrica_clienti, i quali sono automaticamente associati alle colonne corrispondenti nel database e saranno accodati ai record esistenti.La stessa procedura può essere applicata al database prodotti.

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2 La fattura finale: visualizzare l’anteprima di stampa e stampare o salvare la fattura

Ecco come appare la fattura in anteprima di stampaSelezionare

anteprima di stampa nella schermata di inserimento dati fattura

Per stampare selezionare stampa, per salvare il documento utilizzare la stampante Document XPS writer o una stampante PDF

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2 Inserire il logo aziendale nell’intestazione della fattura

1. Fare clic su campi fattura con il tasto destro del mouse ed aprire il report in visualizzazione struttura

2. Selezionare “Logo” e scegliere l’immagine che si intende inserire

3. Aggiustare le dimensioni e la posizione trascinando gli angoli dell’immagine all’interno del report

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2 Alcuni suggerimenti per il buon funzionamento del database

• Compilare le maschere seguendo l’ordine in cui compaiono i campi

• Per cancellare una fattura: aprire la tabella “intestazione fattura” con doppio clic nella barra di ricerca

• L’inserimento della numerazione delle fatture è manuale, non indicizzato: questo permette una maggiore flessibilità di modifica o cancellazione di record

• Valori consentiti o suggeriti per i campi seguenti

Selezionare la riga che si vuole cancellare cliccando sul quadratino blu adiacente; clic con il tasto destro del mouse e selezionare “Elimina record”: a cascata verranno eliminati anche i campi fattura (quantità e importi) associati a quella intestazione

IVA 0,04

0,10

0,22

Se le aliquote dovessero variare, verrà pubblicato un aggiornamento su come modificare il database

Uom Pz. Kg. Lt. Valori suggeriti, il campo è a libera compilazione, il prezzo è riferito all’unità (es. prezzo al kg, prezzo per pezzo)

Imponibili

Gli imponibili vengono calcolati IVA esclusa. L’IVA verrà incorporata nel totale direttamente nel report finale