Come ho pensato la mia agenzia

Organizzazione tecnologica

Perché al Travelcamp?

• Me lo ha chiesto Giovanni Frenda sul blog AdVItalia.org

• I cambiamenti in atto a livello globale (leggi “Wikinomics” e intervento di Paolo Zaccheo al Travelcamp di Rimini) impongono un ripensamento interno

Sistema Informativo Elettronico

• Ogni giorno lavoriamo, spesso inconsapevolmente, con una mole enorme di dati che diventano informazione solo quando hanno utilità per qualcuno (soprattutto il cliente ma anche l’agente di viaggi)

• Chi vive ogni giorno in agenzia archivia questi dati nella propria testa e spesso conosce molto bene i clienti, i fornitori, le offerte, etc.

Sistema Informativo Elettronico

• A volte si prende qualche appunto su carta, a volte si scrive sul computer…

• comunque molto spesso i dati e le informazioni sono legate alla persona che ne viene a conoscenza per prima

• e spesso anche alla scrivania nel cui computer o nei cui cassetti sono conservate

Sistema Informativo Elettronico

• con il risultato che aumentano i tempi di produzione delle informazioni e quindi:

– i costi dell’agenzia

– i tempi di attesa dei clienti

• e in un epoca in cui i clienti sono sempre più informati e abituati a pretendere risposte veloci spesso veniamo giudicati senza appello alla prima domanda

Sistema Informativo Elettronico

• Quando invece si mettono insieme computer, strumenti di comunicazione e procedure per la gestione delle informazioni si comincia a parlare di sistema informativo elettronico

• Il principio fondamentale (a cui fra l’altro i clienti non sono abituati e che li stupisce in positivo) è che tutti devono essere in grado di dare risposte veloci e precise ai clienti e ai fornitori.

Sistema Informativo Elettronico

Infrastruttura Server - Client

• Rete: sistema di comunicazione con o senza fili tra diversi computer

• Server: computer dedicato alla gestione dei dati all’interno di una rete (archiviazione, condivisione, protezione)

• Client: personal computer connessi alla rete e fruitori dei servizi del server

Sistema Informativo Elettronico

Cosa facciamo• Tutti i documenti vengono salvati sul Server secondo una

regola di “naming” e solo i contratti vengono stampati. Fatture, estratti conto, contabili di bonifici, documenti dei clienti, tutto è archiviato in forma elettronica

• Tre volte a giorno il server effettua il backup su un computer dedicato di tutti i dati e della configurazione della rete e a sera posso portare via il disco rigido.

• Utilizziamo un gestionale che – memorizzando tutti i dati di una pratica di viaggio – genera automaticamente la contabilità, le scadenze attive e passive e fornisce informazioni utili per la gestione (redditività a vari livelli,…)

Cosa facciamo

• Abbiamo un software fax che archivia i fax sul server, con potenti funzionalità di ricerca, e permette l’invio da qualunque applicazione, anche da remoto

• Utilizziamo una sola rubrica condivisa (con una sezione per i clienti e una per i fornitori)

• Ci stiamo attrezzando per gestire le email tramite un Exchange Server (praticamente da qualunque computer si può avere il proprio outlook)

• Integriamo in un unico database le informazioni dei nostri clienti per gestire attività di mobile marketing e comunicazioni (sms e mailing)

Cosa facciamo

Con quali vantaggi?• Risparmio di carta

• Risparmio del tempo necessario a cercare le informazioni fra le carte

• Maggiore velocità di risposta ai clienti

• Maggiore attenzione al cliente

• Maggiore controllo della gestione

• Libertà dalla postazione di lavoro e dal personale (essenziale è il lavoro di squadra)

Vantaggi

E quindi..

• Più tempo disponibile per l’unica attività in grado di creare valore: la relazione con il cliente sia in modo diretto che mediato

Vantaggi